如何规避入职手续办理风险

第一篇：如何规避入职手续办理风险

以上手续办理要求繁琐而细致，要确保有序合理地细心安排，否则，稍有不慎，即存隐患并留下不必要的法律风险。具体怎样做得更好并如何规避这些风险，结合我公司做法与个人经验，分享如下：

面试合格并经审批通过才发offer。道理很简单，面试合格不一定全是你说了算，得由公司相关领导点头同意或审批了面试评估表后，才可安排通知录用，发了offer又不要他显然是有损企业声誉和形象的。（尤其是有驻外子公司/分公司的机构，需要总部相关人员先确认再录用的，更应注意这一点，否则领导追究下来不同意那就要自己买单啦！）

Offer设计要规范。一份好的offer包含录用结论、具体报到时间、担任岗位、岗位职责和任职资格（有的还有试用期考核要求）、入职报到准备事宜及所需资料等内容。Offer在员工办理入职时也要由其签名确认存档，以防后患（员工被证明试用期不合格又没签其它文件时，它就有用啦）。

为了稳妥起见，录用前的背景调查对于重要岗位来说是少不了的（我们公司是经理级以上人员和财务人员），通过背景调查进一步核实新员工的真实身份、了解其是否已与原单位解除劳动关系、是否有签竞业避止、工作经历及所取得的业绩、是否有严重违纪行为、人品和职业道德如何等等。身份、工作经历或人品不符者一律不予入职。注意在背景调查前一定要针得员工本人的同意，否则有侵犯隐私之嫌（一般在面试结束前跟员工说会有这道程序，并要求其提供相关人员的真实姓名与联系方式等），而背景调查范围不局限于其所提供的人员进行360度调查会更全面和真实。

入职体检建议还是要做（乙肝两对半我们的不检），主要是胸透和常规体检，有高血压、糖尿病或传染病的人员不予入职（以其它理由委婉拒绝）。

学历验证是必须的（现在造假太多、太方便了），我们一般会在入职前了解到员工的毕业证号和毕业年限在学信网上查询，查询不到的再要求其到人才大市场去做学历验证，还是不行的我们会打电话到其原毕业学校了解其学籍情况，查验是否有此人，是否合格毕业，毕业证书号等。再不行的，那就自己看着办吧。（像我们公司原则上验证不了学历是不予入职的，不过曾经有一名45岁的高工因其毕业时间久，其学校早被合并，未能验证学历，但其经验技能经考核后确实很不错，我们就申请总经理特批招进来了）

身份证用二代，有条件可与当地派出所联网排查，杜绝虚假身份及犯罪人员入职（像我们一个月会与其对一次新员工身份证信息）。原单位离职证明是需要员工入职时提供并查验是否有盖其公章，如未能提供的（有的中小企业还真没提供）要求其写一份声明，声明中包含“未能取得离职证明，特此声明已与原单位解除劳动关系、没有竞业避止限制、如与原单位发生任何经济纠纷由本人负责并全额承担，与XX公司无关”等核心内容，并要求员工签名、写日期和按手印。

入职登记表填写一定要规范，字迹清晰，该填的一定要填，如个人基本信息、教育培训经历、工作经历等，证明人要写清楚真实姓名和联系方式（最好是办公座机），那些填写潦草或过于简单的要求其重写或补充完整，免责承诺书可单独制作或在入职登记表中体现，并要让员工签名。

及时签订劳动合同（我们是入职当天就签，发放合同有签收登记表）、及时培训员工手册和规章制度（重点是考勤制度、奖惩制度、严重违纪行为规定等）并要求员工签名确认。及时购买社保/公积金（入职一个月内，我们以15号为界）和即时购买意外险等就不多说了。员工入职时提供的代发工资银行卡、社保卡和公积金卡等复印后要让员工在旁边重新抄写一份其号码并签字确认，以免除企业的相关责任（如冒用他人卡片等）。

最后，与员工确认签署保密协议/竞业避止协议（重要岗位）、岗们职责说明书、薪资核定表、试用期工作要求和转正考核评估标准等。

总之，该调查的要调查、该查验的要验、该告知的要告知、该签署的要签，多留个心眼，把更多防范风险工作做在入职前或办理手续时，可减少许多不必要的麻烦和法律风险。

第二篇：入职手续办理

入职准备

1、人力中心向合格者发送《录用通知书》

2、用人部门助理负责依据《新员工入职通知单》内容落实各项工作：--用人部门负责安排办公位，申领电脑、电话；--行政办负责发放办公用品；--信息组负责开通邮箱、帐号、调试电脑设备等。

编辑本段入职报到

1、人力中心向新员工发放《新员工报到工作单》，并按要求办理入职手续：

--员工填写《员工登记表》，并交验各种证件：

一寸免冠照片3张；

身份证原件或户口复印件；

学历、学位证明原件；

资历或资格证件原件；

与原单位解除或终止劳动合同的证明；

体检合格证明

--与员工签订劳动合同、保密协议、职位说明书

--建立员工档案、考勤卡、--介绍公司情况，引领新员工参观公司、介绍同事

--将新员工移交给用人部门；

--OA网上发布加盟信息更新员工通讯录

2、用人部门负责的工作

--负责安置座位，介绍并帮助熟悉工作环境；

--制定专人作为新员工辅导员，介绍岗位职责和工作流程[1]。编辑本段入职手续

1、填写《员工履历表》。

2、发放向新员工介绍公司情况及管理制度的《制度汇编》，使其具备基本公司工作知识，要求其通过公司内部网络了解进一步情况。

3、按照《新员工入职手续清单》逐项办理入职手续。

4、确认该员工调入人事档案的时间。

5、向新员工介绍管理层。

6、带新员工到部门，介绍给部门总经理。

7、将新员工的情况通过E-mail和公司内部刊物向全公司公告。

8、更新员工通讯录。

编辑本段入职培训

1、组织新员工培训。

2、不定期举行由公司管理层进行的企业发展历程、企业文化、各部门职能与关系等方面的培训。

编辑本段转正评估

1、转正是对员工的一次工作评估的机会，也是公司优化人员的一个重要组成部分。

2、转正对员工来说是一种肯定与认可，转正考核流程的良好实施，可以为员工提供一次重新认识自己及工作的机会，帮助员工自我提高。

3、一般员工的转正由用人部门和人事部进行审批并办理有关手续。

4、新员工工作满实习期时，由人事部安排进行转正评估。员工对自己在试用期内的工作进行自评，由直接经理对其进行评估。直接经理的评估结果将对该员工的转正起到决定性的作用。编辑本段入职结束

新员工根据《新员工报到工作单》要求，待各项工作落实后，于试用期结束时，将此表签字后，归档人力中心[2]。

新员工入职流程

1、行政人事部给新录用员工发录用通知书（通知入职时间，报到时需提交的证件）。

2、行政人事部在新员工入职前为其办理好公司邮箱地址。

3、新员工到公司报到提交（身份证、毕业证、离职证明、照片等）个人资料并填写《入职登记表》。

4、按照《新员工入职手续清单》逐项办理入职手续。

5、给员工发放《员工手册》并由人事行政部门进行培训。

6、与新员工签订《试用期劳动合同》。

7、更新员工通讯录并通过 E-mail 告知公司员工。

8、新员工试用期满，填写《转正申请表》，交由部门经理进 行审核。

9、社保及档案移转的相关资料提交给人力资源。

10、签订《劳动合同》《保密协议》、《竞业限制协议》。

新员工入职流程

一、新员工未报到之前： 1.确认新员工报到日期； 2.通知新员工在报到之前来公司明确报到需注意事项：所需资料、体检以及其他须知；3.通知人事助理新员工报到日期，人事助理准备好新员工入职手续办理所需表单。

二、新员工正式报到：（入职手续办理）1.新员工提交所需资料及合格的体检报告，复印员工入职所需资料； 2.新员工编号，填写新员工入职的一系列表单。3.确认新员工公司邮箱的开通及工牌制作。4.带新员工到其所在部门，介绍给其直接领导。5.按照《新员工入职手续清单》巡签； 6.更新员工花名册；7.将新员工加入集团通讯录。

三、员工所在部门办理： 1.部门行政确认座位、办公用品、办公电话；2.部门直接领导为其入职引导人，带领参观部门，介绍部门情况、部门人员。

四、新员工入职培训： 1.人力资源部主管、培训专员对新员工进行入职培训，内容包括公司介绍、企业发展历程、企业文化与理念、各项制度等。2.其他专业内容培训、岗位技能培训。

五、新员工试用期： 1.招聘专员跟进，进行面谈2.进行员工试用期评估。

六、新员工转正： 1.招聘专员进行转正评估。

第三篇：如何规避新员工入职风险

我们公司的新员工办理入职手续的流程大致是这样的：

1、面试结束填写面试评估表，合格的在公司内部走完录用审批流程。

2、发录用通知书（offer），重要岗位在录用前还会做背景调查。

3、发offer时通知其在入职前到指定的医院做好入职体检、到协议照片馆照好一寸彩色照2张（一张贴于入职登记表上，另一张备用）

4、新员工如期报到，接待、并协助其办理相关入职手续：

如实详细按要求填写入职登记表，并签名确认

提供合格的体检表或健康证明（三个月内的）

提供身份证/毕业证等证件原件以备查验并复印

提供原单位离职证明或写承诺书

签订劳动合同

提供银行卡（或填写开户申请）/社保卡/公积金卡等原件并复印要求新员工签名

做好购买社保/公积金/商业意外险等的身份登记

仔细阅读员工手册并签字确认

签署职位说明书、薪资确认表和试用期转正考核方案或工作目标

办理工牌、登记考勤指纹、领用办公用品、安排办公室和座位等

5、介绍导师，并由导师带其熟悉办公环境和介绍同事认识。

6、开始安排系统的三级入职培训（公司级、系统或部门级、岗位级）。

7、开始上岗工作，进入试用期考核阶段„„

以上手续办理要求繁琐而细致，要确保有序合理地细心安排，否则，稍有不慎，即存隐患并留下不必要的法律风险。具体怎样做得更好并如何规避这些风险，结合我公司做法与个人经验，分享如下：

面试合格并经审批通过才发offer。道理很简单，面试合格不一定全是你说了算，得由公司相关领导点头同意或审批了面试评估表后，才可安排通知录用，发了offer又不要他显然是有损企业声誉和形象的。（尤其是有驻外子公司/分公司的机构，需要总部相关人员先确认再录用的，更应注意这一点，否则领导追究下来不同意那就要自己买单啦！）

Offer设计要规范。一份好的offer包含录用结论、具体报到时间、担任岗位、岗位职责和任职资格（有的还有试用期考核要求）、入职报到准备事宜及所需资料等内容。Offer在员工办理入职时也要由其签名确认存档，以防后患（员工被证明试用期不合格又没签其它文件时，它就有用啦）。

为了稳妥起见，录用前的背景调查对于重要岗位来说是少不了的（我们公司是经理级以上人员和财务人员），通过背景调查进一步核实新员工的真实身份、了解其是否已与原单位解除劳动关系、是否有签竞业避止、工作经历及所取得的业绩、是否有严重违纪行为、人品和职业道德如何等等。身份、工作经历或人品不符者一律不予入职。注意在背景调查前一定要针得员工本人的同意，否则有侵犯隐私之嫌（一般在面试结束前跟员工说会有这道程序，并要求其提供相关人员的真实姓名与联系方式等），而背景调查范围不局限于其所提供的人员进行360度调查会更全面和真实。

入职体检建议还是要做（乙肝两对半我们的不检），主要是胸透和常规体检，有高血压、糖尿病或传染病的人员不予入职（以其它理由委婉拒绝）。

学历验证是必须的（现在造假太多、太方便了），我们一般会在入职前了解到员工的毕业证号和毕业年限在学信网上查询，查询不到的再要求其到人才大市场去做学历验证，还是不行的我们会打电话到其原毕业学校了解其学籍情

况，查验是否有此人，是否合格毕业，毕业证书号等。再不行的，那就自己看着办吧。（像我们公司原则上验证不了学历是不予入职的，不过曾经有一名45岁的高工因其毕业时间久，其学校早被合并，未能验证学历，但其经验技能经考核后确实很不错，我们就申请总经理特批招进来了）

身份证用二代，有条件可与当地派出所联网排查，杜绝虚假身份及犯罪人员入职（像我们一个月会与其对一次新员工身份证信息）。原单位离职证明是需要员工入职时提供并查验是否有盖其公章，如未能提供的（有的中小企业还真没提供）要求其写一份声明，声明中包含“未能取得离职证明，特此声明已与原单位解除劳动关系、没有竞业避止限制、如与原单位发生任何经济纠纷由本人负责并全额承担，与XX公司无关”等核心内容，并要求员工签名、写日期和按手印。

入职登记表填写一定要规范，字迹清晰，该填的一定要填，如个人基本信息、教育培训经历、工作经历等，证明人要写清楚真实姓名和联系方式（最好是办公座机），那些填写潦草或过于简单的要求其重写或补充完整，免责承诺书可单独制作或在入职登记表中体现，并要让员工签名。及时签订劳动合同（我们是入职当天就签，发放合同有签收登记表）、及时培训员工手册和规章制度（重点是考勤制度、奖惩制度、严重违纪行为规定等）并要求员工签名确认。及时购买社保/公积金（入职一个月内，我们以15号为界）和即时购买意外险等就不多说了。

员工入职时提供的代发工资银行卡、社保卡和公积金卡等复印后要让员工在旁边重新抄写一份其号码并签字确认，以免除企业的相关责任（如冒用他人卡片等）。

最后，与员工确认签署保密协议/竞业避止协议（重要岗位）、岗们职责说明书、薪资核定表、试用期工作要求和转正考核评估标准等。

总之，该调查的要调查、该查验的要验、该告知的要告知、该签署的要签，多留个心眼，把更多防范风险工作做在入职前或办理手续时，可减少许多不必要的麻烦和法律风险。

第四篇：入职手续办理流程

1、入职手续办理流程（详见附图3）

⑴ 从招聘主管处接收各部门、各分公司已经签字同意，手续齐全的已经定岗、定薪的《应聘人员登记表》。（签字不全退回招聘主管）

⑵ 根据应聘人员岗位，提前一天准备新员工入职资料：员工登记表（表LVC—HR—06）、劳动合同（表LVC—HR—07）、员工到职通知单（表LVC—HR—08）、新员工培训试题（表LVC—HR—09）、保险事宜确认书（表LVC—HR—10）、甲乙双方关于工作情况的约定（表LVC—HR—11）。

⑶ 审查入职资料：身份证、毕业证、学位证、资格证、职称证、半年内体检证明，其它能证明自己特长及能力的相关证件。

⑷ 要求入职员工填写入职资料：员工登记表（各项均须填写完整）、签订劳动合同。

⑸ 提供给员工相关资料：①胸卡 ②员工到职通知单③入职培训试题辅导材料 ④工服押金交纳通知（营销体系员工）

⑹ 通知薪资主管录入指纹。分公司入职员工由分公司人事主管在工作地点所在地办理指纹录入。

⑺ 处理入职员工资料：

① 录入员工信息库

② 录入员工通讯录

③ 将员工卡片插入员工簿。

⑻ 员工资料归档：

① 入职人员资料齐全的，交薪资主管登记、归档。资料不齐全的，统一放置，及时督促其交齐入职资料。

② 入职资料欠缺的，纳入缺资料人员档案夹，通知其于工资发放之日前交齐所欠资料，否则缓发工资，直至资料交齐为止。

⑼ 通知培训主管安排新员工入职培训。

第五篇：新员工入职手续办理

新员工入职手续办理流程

新员工入职前

1）建立新员工个人档案

（将所有面试资料集中，装入透明文件袋，文件袋上用白色长方形小贴纸写上个人英文名字，按TEAM将员工资料放入）

2）安排座位/电脑/活动储物桌（带匙）

3）开通公司邮箱

a)先在263网站上增加新员工邮箱

b)在新员工个人电脑上开通邮箱

4）发放新员工入职通知给全体员工，通知内容如下：

-新员工姓名、性别、职务、加入日期、联系方式（包括公司邮箱，个人手机号码，Skype帐号）

5）通知相关客人/供应商新员工入职情况（业务人员新旧替换，应由旧业务人员通知相关客人/供应商新业务人员的到位情况）

-Direct Team 对客人的通知应由该组业务人员与常小姐商量后，合适时间通知

新员工入职后

1）开通新员工指纹门禁

2）发放办公文具并告知文具存放地点

3）发放储物柜及钥匙

4）告知企业邮箱帐号、密码及263外网登陆方式

5）介绍新员工给办公室人员

6）单独介绍新员工和准备交接工作的员工，准备工作交接

7）要求新员工提供以下入职资料：

a)个人身份证复印件

b)个人学历证明复印件

c)户口本户主页和个人信息页复印件

d)上家雇主离职证明（非刚毕业人员）

e)个人银行帐户名、帐号及开户行（中行）

8）要求新员工填写以下资料：

a)雇员登记表

b)保密协议

c)

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