档案管理模式

第一篇：档案管理模式

学校档案管理模式报告

一个学校成长和奋斗的沉淀和记录，能树立学校自身形象和体现学校的价值，促进学校的各项管理。学校档案是学校直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文 件材料的总称。它一方面记述了学校树立自我形象和价值观建设的过程，为新时期学校建设提供借鉴和依据；另一方面，也是学校自我形象和价值观建设工作的重要 组成部分。它是凝聚学校内部各种力量的“粘结剂”，它是促进学校内部管理的“助推力”，它为学校教育教学工作的发展带来勃勃的生机和活力。现将我校档案管理模式报告如下：

一、基本情况

我校从1989年建立档案室，1990年初建综合档案室，年底经县档案局和县教委考核认定为县级达标档案室。1997年经过市档案局验收合格，认定为市二级档案室，2001年档案管理升省二级，2005年省一级。学校现有68平方米的库房、办公室和阅览室。设有档案橱14只，能容纳15年形成的各类档案，配备了电脑、空调、去湿机、灭火机、温湿度机和防磁柜，并安装防盗门，四周无危及档案的隐患。档案室内温湿度符合要求，二、领导重视、加强知道，提高档案工作重要性的认识

加强档案工作，开展学校档案综合管理和上等级工作是实施《档案法》的重要内容之一。为了使这项工作领导（鉴定）小组，由校长亲自兼任领导小组组长，由校办主任具体负责统一组织实施，为档案综合管理提供了有力的组织保证。第二我们组织有关人员学习《档案法》、《实施办法》和上级对有关档案工作的指示，又认真学习档案管理的文件，促进对档案管理重要意义的认识，从而为加强档案综合管理奠定了坚实的思想基础。为了提高全体教职工对档案工作的认识，在全体教职工会议上进行宣传教育，并且开展“档案宣传周”活动，并建立档案咨询室，提供有关人员咨询。

三、落实经费，改善档案硬件设施

校领导重视档案室硬件设施，根据综合档案室的实际需要，把原档案室从60平方米扩大到172平方米，分成库房室、阅览室、办公室和校史陈列室。备足档案橱14幢，保证文书、教学、会计、基建、设备、声像、实物等档案实行集中管理。同时配备了电脑、去湿机、防磁柜、温湿度机、空调、灭火机等设备，改善了档案的保管条件，重新装修校史陈列室，室内建校至2005年学校发展史图片资料和校园模型已经荣誉实物等，供人们参观。近期又投入5万元，用语档案室硬件设施的添置。

四、落实人员，责任到人，健全档案管理网络

为了使档案工作顺利展开，综合单干配备了政治素质较好的专职档案员和兼职档案员。全校各处室，各职能部门设立档案工作网络，分19个类别，收集和整理本部门档案工作，分工细致，责任到人，与考绩挂钩。从而确保各种档案材料及时、完整、准确归档，并及时有效地反馈档案管理和提供利用的各种信息，从整体上提高档案的综合管理水平。

五、健全制度、规范档案管理

建立健全的档案管理规章制度，促使档案管理逐步达到工作标准化、规范化、制度化，是开展档案工作必不可少的基础。根据有关规定，结合我校实际，制订了《学校各类档案管理制度》、《学校档案归档范围及保管期限规定》、《学校档案管理暂行规定》、《学校归档文件整理办法（试行）》等档案管理制度以及档案分类方案、编号办法、保管期限等规章制度，使档案工作有章可循、井然有序、职责明确，提高了档案工作的质量和效率。

六、注重平时的监督指导，抓好档案业务建设

为了使档案能够及时准确的收集和归档，我们加强了对档案工作平时的监督和指导，并要求各职能部门，互相协作，互相配合，认真地作好档案的各项工作，使其符合档案管理要求。例如：为了搞好文书档案，学校严格规定，按收文、发文程序办理，直到办毕文卷，形成档案止，要求业务人员牢记“准确、及时、安全、简便”和集中统一要求；教学档案是学校档案的重要组成部分，能为教学目标管理以及学生学历等提供已经，为此我们对教学当那的收集特别是教师的教研活动，政教活动等内容，加强收集力度，确保教学档案的完整性。

七、编制检索工作和编写年鉴资料

根据档案综合管理的有关要求，编制案卷目录、全引目录、人事任免专题目录、专业职称评聘专题目录，表彰先进专题目录及科档目录、声像目录、实物目录等检索工作。学校综合档案室编有学校《全宗介绍》、《校志》、《大事记》、《年鉴》、《组织机构沿革》、《基础数字汇编》、《教科研课题汇编》等多种参考资料。

八、重视档案的开发利用

学校建立了档案借阅记录，效果反馈记录。学校档案室能主动为学校领导、各部门及教职工提供信息。当学校领导要研究处理问题时，档案室能提供上级有关规定和学校当时会议记录，使问题得到及时解决；在争创国家级重点职高时，争创领导小组成员调阅了历年大量档案材料及基础数据；在重新装修校史陈列室时，依靠档案材料中的照片档案及悠远资料，使陈列室的内容充实准确；在筹备校庆活动编写校志有关材料时，借助于学校档案使校庆资料顺利而真实地编汇；在总结后备军人学校调研课题时，依靠档案室所库藏的材料得到借鉴。又如历年毕业生毕业政见遗失或学生参军时需要签发政审意见，就依据档案给予办理。

学校档案工作是维护学校历史面貌的一项重要事业。只有管好学校档案，才能为学校留下一份良好的记录，学校自身形象和价值观建设的工作才能源远流长。新的时代 赋予档案工作新的要求。我们将不断强化学校档案工作，加强学校档案的基础工作，拓展学校档案

工作的内容。把我校档案室建成学校的文化基地，充分利用档案参 与学校教职员工的文化生活，积极参与学校自身形象和价值观建设，促进学校各项管理，使学校真正成为社会主义精神文明建设的摇篮。

自述背景：

我从1998年至今担任学校的档案管理工作。本报告制定于2010年10月。我校从1989年建立档案室，1990年初建综合档案室，年底经县档案局和县教委考核认定为县级达标档案室。1997年经过市档案局验收合格，认定为市二级档案室，2001年档案管理升省二级，2005年省一级。学校现有68平方米的库房、办公室和阅览室。设有档案橱14只，能容纳15年形成的各类档案，配备了电脑、空调、去湿机、灭火机、温湿度机和防磁柜，并安装防盗门，四周无危及档案的隐患。一个学校成长和奋斗的沉淀和记录，能树立学校自身形象和体现学校的价值，促进学校的各项管理。学校档案是学校直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文 件材料的总称。它记述了学校树立自我形象和价值观建设的过程，为新时期学校建设提供借鉴和依据。

证人证词：

关于档案管理模式的报告符合学校的实际情况，句句属实。经过相关专业人员仔细分析，报告对我校的现状分析十分到位，方法和方式具体可行。此方案不仅对学校目前的现状做了仔细分析，并且对学校今后的发展做了详细规划，具有一定的预见性和前瞻性。我深信此报告一定会对学校档案的管理有很大的帮助。

第二篇：档案管理模式报告

国家职业资格二级秘书业绩评估材料档案管理模式

重庆长江水运股份有限公司

关于档案管理模式的报告

公司：

公司上市后，因兼并重组四川省轮船公司、重庆纺织品批发公司、重庆船厂三家传统国有企业，公司档案管理工作面临制度不健全、机构设置不合理、设备老化、设施短缺等不利局面，档案管理及有效利用工作严重滞后，影响了公司的生产经营，阻碍了公司发展的步伐。为适应公司发展规划，使档案管理工作更好地为生产经营服务，现将公司档案管理模式报告如下：

一、公司基本情况

公司成立于1948年，1993年改制为股份有限公司，2001年获准公开发行股票上市，是全国内河客、货运及旅游运输首家上市公司，总资产140000万元，净资产57000万元，员工3000多人，下辖10家控股子公司和4家参股子公司，旗下拥有由10艘“长江观光”系列游船组成的长江三峡旅游大型一流船队，是重庆市水上客运旅游运输骨干企业。

二、公司档案管理工作现状

公司从1948年成立伊始，即建立了文书档案室，1989年设置了档案室，1993年起至今连年被四川省、重庆市档案局评为档案管理省级先进单位。目前共有库藏档案11694卷，其中文书

1档案1073卷、科技档案125卷、会计档案8339卷、干部职工档案2000卷、声像档案47卷、荣誉档案110卷。

公司档案机构设置为分立型档案工作机构。党、团、行政设有文书档案室，设备、科技部设有科技档案室，计财部设有会计档案室，人力资源部设有人事档案室，由各个部门分管副总经理直接领导。

三、档案管理模式的设置

目前，公司分立型档案工作机构，存在着公司内部设置了若干个不相统属、各司其职的档案室，各档案室的领导关系各不相同，缺乏业务上的联系，且档案工作内容单一，涉及的档案类型不多，利用率不高等缺点。随着企业的不断壮大，分立型档案工作机构已不能适应公司发展及档案工作的需要，暴露出档案材料归属不清，难以提供综合性信息，查找不方便，不便于统筹管理，管理成本高等问题。

为解决目前档案管理存在的储多问题，公司拟设置综合型档案工作机构，将公司的全部档案统一归口负责管理。

（一）综合型档案工作机构有利于组织机构的稳定。实行档案综合管理后，有的档案室成了内部直属单位，其稳定性增强，受内部机构改革的冲击减弱，在一定程度上保证了档案工作的持续、稳定、健康发展，对外联系更加便利、有效、密切。

（二）综合型档案工作机构有利于档案工作职能的稳定发挥。实行档案综合管理后，综合档案室归口统一管理公司档案工

作的所有事务，其业务管理和行政管理双重职能的行使及相关的编制、经费等问题得到落实。

（三）综合型档案工作机构有利于档案工作所需人力、物力、财力的保障。实行档案统一管理后，档案工作所需的人力、物力、财力可以得到进一步的保证，节约管理成本。

（四）综合型档案工作机构有利于档案工作业务的开展。实行档案综合管理后，统一了各类档案的业务管理制度和要求，使管理更规范，保管更安全，查找更便捷，利用更有效。

四、档案管理机构的设置

设立综合档案室，配备具有档案管理专业职称、业务素质较好的工作人员3名，由分管办公室工作的副总经理直接领导，办公室主任负责日常管理事务。

五、档案管理方法

（一）建立健全档案管理制度。针对公司兼并三家国有传统企业给档案管理工作带来的结构复杂、涉及面广、管理难度大等现状，根据国家《档案法》的要求，按照集中统一管理原则，结合公司实际，制定《公司档案管理办法》、《档案归档制度》、《档案借阅制度》、《档案保管制度》、《档案鉴定工作制度》、《档案保密制度》、《档案人员岗位责任制》，对档案管理制度进行修订和完善，以适应企业改革和公司经营体制的发展要求，从而使档案管理工作逐步走上制度化、标准化、规范化的轨道。

（二）增添设备设施，实现自动化管理。随着现代信息技术的高速发展对档案管理工作提出了更新、更高的要求，公司的档案管理硬件设施已不能满足当今信息发展的需要。因此，档案管理工作需增添计算机、打印机、档案管理专业软件、专用库房、空调、档案专用柜等设施设备，组织档案人员参加业务培训，订阅专业档案书籍、报刊，适应新时期档案管理工作的要求，切实保证公司电子政务、办公自动化工作的顺利进行。

（三）随着公司经营体制的转变和改革的进一步深化，公司所属分公司、控股子公司及参股子公司日益增多，各分公司、控股子公司及参股子公司的档案管理工作与公司档案管理出现管理漏洞与冲突。公司制定分公司、控股子公司及参股子公司档案管理办法，要求各分公司、控、参股子公司必须配备专兼职档案人员，负责对本单位的综合档案进行收集、整理、归档，分别编制档案目录并报公司备案，同时，公司应加强对分公司、控、参股公司档案工作的指导、检查和监督，各分公司、控股公司的档案在本单位保管两年后交公司综合档案室，以保证公司档案的完整性、连续性。

六、档案管理模式的形成过程

2004年5月27日，公司分管理办公室副总经理黎明召集办公室主任、档案人员、文秘人员、各分公司、控、参股公司负责人在公司一会议室召开专门会议，对公目前的档案工作提出要求，并明确指出：随着企业改革的不断深入和公司规模的不断壮大，档案管理工作严重影响公司的发展，改进档案管理工作刻不

容缓。

会后，办公室根据会议精神，以《档案法》为准绳，以规范化、制度化、标准化为目的，以符合公司发展要求、保证档案完整、安全便于使用查阅、节约档案管理成本为原则，学习借鉴其他兄弟单位的档案管理先进方法，总结历史经验，召集各单位档案人员集思广益，拟定了《关于档案管理模式的报告》。

以上报告，请审阅。

二○○四年六月十日

第三篇：档案管理模式报告

档案管理模式报告

为确保我县档案管理模式改革工作顺利进行，根据省委办公厅、省政府办公厅《关于印发<安徽省档案管理模式改革实施方案>的通知》(皖办发[2006]2号)文件精神，结合我县实际，特制定本实施方案。

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻党的十六大和十六届五中全会精神，坚持以科学发展观统领档案工作全局，按照档案工作全面融入、主动服务第一要务的原则和“四变”思路，整合档案信息资源，创新档案服务机制，破除经费国家投入、资源部门分割、难以服务社会的旧模式，建立起国家档案资源集中统一管理、开展“一站式”服务的新模式，促进我县档案事业与经济社会协调发展。

二、工作目标和主要任务

档案管理模式改革的工作目标是，用2年的时间，在全县范围内建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的国家档案资源管理利用新模式，实现档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化，进一步增强档案部门对国家档案资源的监督管理职能和公共服务能力，开发和实现档案资源的最大效益，为我县经济建设、政治建设、文化建设和社会建设提供更好更快的服务。其主要任务是：

1、整合资源，创新模式。全县所有经济、政治、科技、文化等领域的档案资源都属于此次档案资源整合范围。通过对国家档案资源归属和流向的调整、档案工作机构的归并等多种措施，进一步理顺档案行政管理部门与主管部门在专业档案工作中的关系，建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源。按照重点发展国家综合档案馆的原则，专业档案资源规范整理后按规定移交县档案馆。县档案馆做好进馆档案质量验收工作，及时接收。

2、建章立制，规范管理。加强制度建设，制定并发布有关专业档案管理制度，明确档案部门与各主管部门在专业档案形成、流转和管理工作中的关系与职责，建立流转新机制，确保各类专业档案及时、顺利、完整地移交到县档案馆。加强县档案馆内部管理，建立健全各项规章制度，提高人员素质，发挥档案专业管理优势，实现业务建设标准化，为综合开发档案信息资源打好基础。

3、科技兴档，强化服务。采用现代科学技术手段，建立馆藏档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库。改进服务方式，实现信息共享，全面提升县档案馆现代化管理水平和整体服务能力。围绕县委、政府中心工作和人民群众利

用需求，加大综合开发力度，实行“一站式”服务，努力实现档案资源的最大效益。

三、实施时间和方法步骤

全县档案管理模式改革工作实施时间从2007年初开始，2008年底结束。分三个阶段进行：

第一阶段是调查研究、制定方案阶段，时间为2007年1-3月。一是开展调查研究，拟订实施方案（草案），报送省、市档案局审核和县委、县政府批准。二是建立组织，落实责任。三是做好整合档案的接收准备。

第二阶段是分类指导、实施整合阶段，时间为2007年5月-2008年6月。对分散在各部门的专业档案进行实体整合，分两批进行：第一批实施单位为县建委、国土资源局、交通局、水务局、林业局、民政局和财政局等7个单位，完成时间从2007年5月至12月底；其余单位列为第二批实施单位，在2008年6月底前全部完成。实体整合的方法是，按照建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门相配合的国家档案资源建设监管体制的要求，参照专业档案管理的相关规定，由县档案局分别与各主管部门联合制发各专业档案收集、整理、移交的具体规定，明确各自的职责，建立专业档案有序流转的正常机制。在此基础上，由县档案局派人指导，主管部门组织人员对专业档案进行规范整理，按规定及时将专业档案移交县档案馆集中统一管理。针对部分单位专业档

案较多，缺乏档案专业人员，来不及规范整理的问题，可以采取档案局聘用人员代为整理，所需费用由各单位自理。

第三阶段是完善整合、巩固提高阶段，时间为2008年7-12月。一是组织档案管理模式改革的自查工作，制定和落实整改措施，巩固改革成效。二是打造档案信息利用的平台，建设档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库，开通档案信息网站，为党政机关和社会公众提供快捷、高效的档案信息利用服务，实现档案信息资源社会共享。

四、工作要求

1、提高思想认识，精心组织实施。全县各级各部门要充分认识开展档案管理模式改革的重要性和紧迫性，进一步增强责任感和使命感，切实把档案管理模式改革摆上重要工作日程，加强领导，精心组织，确保档案管理模式改革任务顺利完成。

2、加强组织领导，密切协调配合。成立县档案管理模式改革领导小组，负责全县档案管理模式改革工作的组织领导和协调指导，具体工作由县档案局负责办理。各专业档案主管部门的主要负责同志要负总责，自觉服从改革，支持改革，确定专人抓这项工作，积极完成改革任务。

3、做好舆论宣传，加强督促检查。要大力宣传档案管理模式改革的重要性和必要性，增强全社会档案改革意识，营造良好的改革氛围。为确保改革的扎实推进，由县委

督查室、县政府督办室和县档案局联合对全县档案管理模式改革工作进行定期督查，督查情况及时上报县委、县政府，并编发督查通报。

第四篇：和县档案管理模式改革情况汇报材料

和县档案管理模式改革情况汇报材料

和县人大副主任、和县档案局局长 王竹梅

尊敬的各位领导：

欢迎大家来到和县，对我们的档案工作给予指导。下面我就档案工作情况向各位领导一一汇报，敬请指教。

一、基本情况

和县地处皖东，滨临长江，国土面积1412平方公里，人口65万，辖10个镇、139个村（社区）。

和县档案馆成立于1958年9月，属县委直属事业单位，现核定编制8名，现有工作人员9名。

馆藏全宗102个，馆藏纸质档案212754卷，3514件，其中专业档案148006卷，内容涉及建设工程、房产、地籍、人事、会计、婚姻登记、审计、纪检案件、职工养老保险、公安、公证、计划生育等方面。

一、档案资源整合背景

在档案资源整合前，和县档案馆20多年未全面系统地接收档案，馆藏全宗档案绝大多数只接收到1980年，馆藏档案结构也不合理，3万多卷的馆藏档案中90%以上是文书档案，来馆查阅利用档案的寥寥无几，不少人不知道档案馆在哪里，有事干什 1 么的。

为了做好和县档案工作，2004年，我们对全县档案保管情况进行了调查。发现由于以前在接收档案时重文书，轻专业，导致大量的专业档案散存在各单位，保管也不好，而这些专业档案恰恰是利用率较高的档案。和县档案局及时将调查情况向省档案局汇报，省局领导高度重视，2004年5月13日，省档案局局长李学香同志率队来和县就此项工作进行调研，认为一是和县档案馆基础设施较好，二是县委、县政府领导重视档案工作，三是档案局（馆）工作人员工作激情较高，因此决定和县为安徽省县级档案资源整合试点县。

二、档案资源整合做法

总的来说就是围绕“两好”（干好工作、过好日子）的目标、按照“四变”（变冷门为热门、变传统管理为现代管理、变死档案为活信息、变自我发展为全面协调发展）的思路、达到“五化”（档案资源集约化、管理工作规范化、业务建设标准化、人员素质现代化、服务社会优质化）的要求。具体地讲，我们做了这几个方面工作。

1、大力整合县域档案资源。为了做好档案资源整合工作，我们确定县建设局、交通局、国土局、房管局为档案资源整合试点单位，并成立以县委常委、常务副县长为组长的和县档案资源整合工作领导组，负责组织、落实、协调档案资源整合工作并制定了《和县国家档案资源整合工作的实施方案》。经过一年多的努 力，到2005年10月，试点单位专业档案移交到档案馆。2005年11月30日由省委、省政府办公厅主持召开的市县分管领导参加的档案管理模式改革现场会在和县召开。自2006年省委办公厅以1号文件下发全省，要求全省自2006年起，用三年的时间在全省开展档案资源整合活动。从而我县全面整合县域档案资源的局面已完全打开，档案资源集约化这一观念也植根于各级党政领导脑海中。在这一轮县档案馆建设筹建计划工作中，县为主要负责人就强调全县档案都应集中在国家综合档案馆保管，机关档案室应尽减少保管档案的数量，以免人、财、物的浪费。在新农村建设档案工作中，我们沈巷镇党委书记就提出村档案镇管的设想，在镇综合档案室设臵各村专柜以保管村级档案。

2、档案信息化建设 在档案著录方面，我们根据省档案局《文书档案文件级目录数据库结构与著录》，确定必录项目。对专业档案，我们根据档案内容来确定录入项目，调整录入界面。我们根据因受资金影响，和县档案馆馆藏档案案卷级目录全部录入，文件级目录录入近20万条，做了部分全文目录扫描。10个镇和大部分县直机关都已经采用计算机管理档案。

3、提供档案优质服务。目前档案馆对外服务实行的是手工检索和计算机检索并用，同时将部分可公开的档案目录放在和县档案信息网上，便于群众查询。现在，在和县办理事务需要出具档案证明的单位，基本只承认县档案馆证明，其他单位出具的证明不认可。

4、档案业务标准化。我们依据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合和县档案工作的实际制订自己的的业务规范标准，专业档案则根据相关规定适时制定规范标准，从而有力地指导了我县的档案工作。

5、档案管理集约化，在试点之初，和县档案局分别与县建设局、交通局、国土局、房管局分别联合制订了相关专业档案管理规定。试点工作基本完成后，以县委办、县政府办名义联合转发了《和县国家综合档案馆接收档案进馆工作暂行规定》，改变了以往档案在单位档案室保管10年的规定，而是根据各单位情况的不同确定不同的档案接收范围和接收年限。

三、对资源整合的几点感受

回顾试点工作，和县这种被国家誉为破冰之举的创新的档案管理模式的大胆尝试，在全省乃至全国引起了震动，在改革中，特别是改革之初遇到的困难和阻力也是很多的，在整合过程中我们着力依靠县委主导、政府推动、档案局当好助手参谋的作用来实现资源整合和模式改革的。

一项改革的成败决定负责人，特别是主要负责人重视与否。和县县委负责人，历来重视档案工作，档案工作能摆上位子，一是在档案馆建设时，因资金困难，县委的主要负责人和分管负责人亲自出面协调解决40余万元的建馆经费，二是资源整合之初，他们又就档案资源整合事宜多次听取档案部门的汇报，并对工作 进行部署要求相关部门各负其责，在整合的过程中遇到这样那样的困难，又出面协调，形成全县上下一盘棋的意识。三是政府负责人强有力的推进使资源整合工作得以顺利进行，特别是资金调度及时到位确保工作的顺利开展。四是省市档案部门在整个整合过程中的对档案业务的规划指导，确保了工作开展的规范有序。五是省、市局的精心谋划和指导，让我们坚定了克服工作中的困难的决心。五是各部门的大力支持和配合，确保资源整合按时、按质完成。六是全局职工同心协力当好助手和参谋的同时，还甘于吃苦、乐于吃累，并以低人一等的宽广胸怀，把该整理归档的专业档案整理好，完成了资源整合任务。

四、档案资源整合后的变化

档案资源整合是一项创新性的工作，之所以被国家档案局称为是破冰之举，是因为通过资源整合给档案部门带来的变化是巨大的，主要体现在以下几个方面

1、馆藏丰富，结构合理。2004年前，馆藏档案3万多卷，且90%为文书档案，现在馆藏21万多卷，专业档案占近70%。

2、综合服务功能增强。2004年以前，每年利用才300人次左右，以后是每年递增，2008年利用达9224人次。同时服务手段也从单纯的手工检索逐步向手工和电子检索并用，最终实现馆藏档案全部数字化利用。

3、档案部门知名度大了。和县书画界知名人士字画主动送档案馆保存，为方便群众查档，2路公交车特在档案馆门口设立 了一站设立档案馆站。

4、全社会档案意识强了。一是各单位重视档案管理，经常主动和我们联系档案指导、移交事宜。二是人们办事首先想到的是档案，无论政府部门老百姓遇到麻烦事就会想到是否能利用档案来解决问题。

5、档案工作环境改善了。一是档案事业经费逐年增加，2006年比2005年增近18%，2007年比2006年增121%，2008年比2007年增近32%，2009年，全县各单位财政预算压缩，但我们没有。二是档案部门工作人员到各单位开展工作受到了重视。

6、“一站式”模式深化。自从各门类档案逐步进库，老百姓办事无需四处奔波，在档案局一家就可查询到一系列的资料，因为办事效率高，“一站式”优质服务深化，和县档案局频繁出现在新闻媒体获得县内外一致好评。

五、对档案资源整合的几点思考

尽管档案理论界和有些档案管理工作者，对档案资源整合有不同的看法，但是，通过实践，我们认为：

1整合档案资源是必要的，可行的。尤其在县级，档案资源整合节约档案管理成本，方便社会利用，能更好地发挥档案部门的职能作用，突出档案部门档案管理的主体地位。

2档案资源整合成果的巩固与发展需要法律法规政策来规范。一是《中华人民共和国档案法》颁布于80年代，很多条款已经不能适应新时期的档案工作的需要，现实行的国家档案局八 号令各项要求较高目前还不能完全普及标准。二是档案部门执法主体地位不明确，许多县级档案部门只是县委直属事业单位，无独立的执法权，或只能受政府委托才能进行执法检查，执法力度削弱。三是随着机构的精简、编制的压缩，从事档案行政管理的人员逐级减少，难以形成精干的执法队伍。

3、资金寻求难，制约了资源整合的速度。和县现在的财政是典型的吃饭财政，资源整合、信息化进程必须要有大量的资金作为支撑，要政府拿出太多的资金来做好资源整合工作是件难事，这又是制约资源整合的瓶颈。

档案事业是一项功在当代，利在千秋的事业，档案管理模式的改革是一项开拓性和创造性的事业，同时又是一项艰苦的事业，只有充分发挥党委主导、政府推进、档案部门参谋助手的作用，才能真正克服阻力，把档案管理模式改革推向更深入的层次、更广阔的领域，真正实现“四变”思路和“两好”目标。

第五篇：高校教学档案三级管理模式初探

高校教学档案三级管理模式初探

[摘 要] 针对高校教学档案的特点以及目前档案管理中存在的不足，提出了在高校教学档案管理中实施三极管理模式，并对高校教学档案管理中实施三级管理模式提出了对策与建议。

doi ： 10.3969 / j.issn.1673-0194.2015.21.107

教学档案是指各类教学活动中形成的具有保存价值并归档保存的教学文件材料。教学档案是学校教学活动的真实记录，是改进教学工作，强化教学管理，规范教学活动、深化教学改革，不断提高教学质量必不可少的管理环节，同时也是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。随着高校学科建设、教学科研评估等重大活动的需要，教学档案的利用率也随之提高，其地位和作用越来越重要。因此，加强教学档案管理工作研究，对于进一步规范教学管理和教学活动，深化教学研究以及提高教育教学质量等方面具有重要意义。高校教学档案管理概况

1.1 高校教学档案的内容

高校教学档案涉及面很广，主要包含以下几方面：教育主管机关下达的指导性文件；综合性教学管理材料（制度、规定、统计表等）；招生工作材料、教学计划、大纲、总结；学籍管理材料；学生奖惩材料；课堂教学材料；教学实习材料；教学实验材料；师资培训、业绩材料；教学质量材料；优秀教案；学位授予材料；毕业论文；教材目录与自编教材；在职教育材料（学历教育、继续教育、远程教育及各类研讨班、培训班）；涉外教育材料等。

1.2 高校教学档案的特点

（1）内容广泛、综合性强

教学档案涉及的内容庞杂，仅与教学紧密相关的就包括专业设置、教学计划、教学大纲、教学总结、教材、课程信息、师生信息等。

（2）材料来源分散性较大

有来自上级主管部门的材料，有来自本校教学行政管理部门的材料，如学工处的招生、分配名册，教务处的学籍管理材料；有来自教师的教材、教案、辅导资料听课评课记录、科研成果等；有来自学生的优秀毕业论文、毕业设计、实验报告等。

（3）多样性、多学科性明显

高校教学档案的载体多种多样，以纸质材料为主，同时还有照片、图表、录像带、录音带、光盘、奖旗、奖杯、获奖证书、奖状等实物材料。

（4）周期性、层次性、成套性

高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培训班等多层次的教育模式并存，还有联合办学、跨校办学、国际合作办学等教学形式，使得教学档案的层次日趋多样化。由于教学周期的长短，教学活动的周期性、规律性，决定了教学档案的成套性。

1.3 高校教学档案传统管理模式

从管理方法上，现有的高校教学档案管理模式主要是分级、分类管理。分级管理的教学档案管理模式，是指对教学档案实行两级管理：校级管理和院级管理，即在校级主要对各教学档案部门做统一管理，各院系则设立具体的教学档案管理部门。具体分工：校级管理的重点是对教学档案的总体管理上，主要任务是制定教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序做出明确的规定；院系管理的重点是对教学档案的细节管理上，主要任务是保管各院系所产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等。

分类管理的校级教学档案管理，主要负责教学文件及规章制度、教师档案、科研成果档案、教务考务档案、学籍档案、学位档案等。分类管理的院级教学档案管理，主要负责教学建设档案，包括教材档案、课程档案、教学档案和实习档案；教学管理档案，包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案；教学成果档案包括科技制作、毕业生论文等三大类的教学档案。

1.4 高校教学档案三级管理模式

《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。高校教学档案分级管理符合这一原则。模式是指某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式，简单说，模式类似于定式，就是遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案。建立教学档案管理模式目的就是实现教学管理的统一和规范。

高校教学档案传统管理模式的优缺点

2.1 高校教学档案传统管理模式的优点

（1）组织体系

目前，大多数高校教学档案采用校、院两级管理，各职能部门在教学管理和教学实践活动中形成的具有一定保存价值的教学档案，由相关职能部门集中统一保管和利用；二级学院或教学部在教学管理活动中形成的具有一定保存价值的教学资料由二级学院或教学部集中统一保管和利用，这些材料由职能部门和院系或教学部的办公室秘书保管，等过了利用高峰期，再转交给档案馆保存。

（2）规章制度

健全了相应的管理规章制度。组织体系是管理工作的基础，有效的管理工作还要以规章制度为保障。规章制度由校档案馆统一制订。通过相关规章制度的贯彻执行，规范教学档案管理工作行为，使之形成良好的运行机制。

（3）人员素质

重视了档案人员的水平提高。目前各高校为提高教学档案管理人员自身素质与水平，都加强了对档案管理人员的业务培训，通过各种形式的培训，拓展档案工作人员的思维、知识面，提高其业务素质，使其能够熟练掌握新的档案管理技能和方法。

2.2 高校教学档案传统管理模式的缺点

（1）教学档案管理部门权责不明

由于教学业务部门与档案部门是两个独立的部门，而教学档案主要来源于业务部门。现实状况是，关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，档案部门并不能参与到文件材料积累过程中，势必造成收集到的材料不全面。还有，部分二级学院或教学部领导对教学档案管理工作的忽视，没有把教学档案管理工作当成一项常规性的工作来做？，造成了教学档案建档困难，不能做到统一管理，资源共享，统一利用的良好运行模式。（2）教学档案管理制度不够完善

在日常的教学管理工作中，各二级学院或教学部缺乏有效的管理规定和监督措施。各二级学院或教学部教学办公室和教师缺乏建立及保存教学档案的意识，不能保证按时完成建档工作，相关的管理制度中对参与教学活动的全体人员责任和任务不明，规定时限要求未得到充分执行，未辅以相应的考核和奖惩措施。并且各个二级学院或教学部之间教学档案管理缺乏相互借鉴和交流。

（3）教学档案管理人员素质欠佳

一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性。二是有些教学部门、二级学院的档案管理是由兼职档案员做，这些兼职人员一方面忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余时间和精力学习档案专业知识；也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理，致使移交到档案馆教学档案材料不规范，不完整。开展教学档案三级管理模式的对策和建议

笔者就高校教学工作的实际情况，认为解决办法是建立第一级：档案馆，第二级：教务部门，学务部门、招生就业等部门，第三级：各二级学院或教学部的三级管理模式，从而优化教学档案的建档质量。

根据文件生命周期理论的含义：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的过程；根据文件的价值属性，文件生命周期可以划分为几个不同的运动阶段；在每一个运动阶段里，文件特定的价值属性，与文件的管理方式、存放场所之间存在着一种固有的内在关系。因此，高校档案馆根据高校全部教学档案的价值形态、服务对象来划分保存范围、场所，采取三级管理模式是符合文件生命周期理论的，完全具有可行性。

3.1 实行教学档案三极目标管理责任制

高校应成立 “教学档案管理领导小组”，领导小组按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校教学文件材料归档范围》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规和上级文件，统一制定本校的档案馆工作职责、档案馆馆长工作职责、各二级学院（部门）分管档案工作领导工作职责、各二级学院（部门）兼职档案员工作职责、以及本校档案管理办法实施细则、教学档案工作基本原则，教学档案归档范围和归档要求，教学档案的部门立卷和归档流程，教学档案的文件整理等各项规章制度，并且明确各级档案管理职权的分配，实行三级目标责任制，以便各教学管理部门、各二级学院、各教学部的档案材料能够按期保质向学校档案馆移交。

3.2 建立教学档案三级管理的体制

教学档案三级管理是由档案馆、教务处、学生处、以及各二级学院、教学部等组成的服务网络。借助这个网络体系建立一个良好的合作平台，在教务处、学生处、各二级学院和教学部设立专门的教学档案资料室和教学档案管理岗位，使得学校、教学管理部门、教学人员、各二级学院、教学部的档案工作能够遵守统一的规范和归档程序，按照本校的档案管理办法实施细则、文书档案归档范围和保管期限、本科教学档案管理办法等要求，并且按照形成者―时间―类别等分类标准收集、保管有关教学和学生管理方面的档案材料。定期由各二级学院、教学部将归档材料上交到学校教学管理部门进行信息汇总审核，审核后由学校教学管理部门把档案材料信息再次汇总后（纸质版和电子版）统一上交到学校档案馆，最后由学校档案馆进行合理规划、统一编目，入库上架，从而保证了教学档案的准确、完整、系统，使得高校教学档案管理工作走上有序化、科学化、规范化的轨道。

3.3 健全各层级档案管理人员约束机制。

要加强监督指导，对存在的问题和困难给予指导和帮助，对教学档案材料的积累进行督促。采取行政干预手段，把教学人员、学院和教学管理部门教学档案的归档情况与年终考核挂钩。并且制订出一套行之有效的教学档案管理业务考评制度和实施办法，定期或不定期地对本校教学档案的管理进行业务考核和评估，适时进行必要奖罚。

3.4 提高教学档案管理人员的工作能力

加强对高校专兼职档案人员进行档案意识的培养和档案管理专业化培训，不断提高其业务素质，提高专业管理水平。在教学档案管理的实际工作中摸索出一种教学档案管理人才培养的新模式，建立管理员的培训上岗制度、健全管理员的考核与激励机制，有计划定期对档案管理人员进行爱岗敬业教育、业务培训和理论研究，缩短档案管理人员能力与档案事业发展需求之间的差距，不断提高终身学习的意识和能力，使其成为具有较高的业务素质，较强的技术技能、管理能力和创新能力的新一代档案管理者。

主要