第一篇：浅析不同企业管理模式下的档案信息化工作
浅析不同企业管理模式下的档案信息化工作
——以地产行业为例
不同的企业有着不同的管理模式，即使同一家企业在不同的发展阶段，其管理模式也会有所不同。不同的企业管理模式下，档案信息化工作的方向也有着很大的区别，下面就地产行业几种常见的企业管理模式谈谈档案信息化工作的区别。
一、地方小企业的档案信息化
上世纪90年代，广州地区出现中国第一批房地产企业，当时这些企业都处在创业期，档案数量比较小，而且都在公司集中整理归档，档案信息化方面就是用办公软件来制作电子目录，作为档案信息化管理的基本手段。这种简单的方式在现在看来基本上算不上档案信息化，但是在当时看来却是最适用的方法，因为公司规模比较小，都在一片办公区域，借阅实体档案很方便，应用需求只局限在检索上，由于在一个地方，更不用通过网络方式去查阅。如果一定要采用现代的档案管理软件等系统，不仅不会提高多少工作效率，反而会增加信息化建设和维护费用。所以对于少量档案集中管理的情况，电子目录式的管理就是最合适的。
二、集团内地区公司自治型模式下的档案信息化
有很多地产企业都采用这种管理模式，每个地区分公司虽然从属于一个集团，但都对自己辖区的业务有绝对主导权。在这种企业管理模式下，档案管理也呈现出另一番景象，每个分公司对自己的档案独立管理，包括在信息化的建设上也相对独立，常常会选择不同的服务商。这一点上会感觉，这种分散自治的模式像是一群独立的公司，但是由于同属于一个集团，又不同于独立的公司群，公司间的业务交流和资源共享会较多，最高战略上的决策也相对统一，反映在档案上就是有一部分相同性质的档案，同时公司间的档案共享会较独立公司之间多的多。这种情况下，企业对档案信息化就有了更高的要求，它需要借助信息化来解决档案跨地域共享这一难题。
三、集团总部管理模式下的档案信息化
地产行业的龙头企业中普遍都采用了一种“总部+地区公司”的管理模式，这样有利于项目在全国的顺利拓展。这种管理模式下，集团总部对全国地区公司有直接管理的职能，对地区公司的业务涉入较多，反映在档案管理方面就是档案的“地区式存放、总部式管理、跨地区利用”，这种档案管理模式对档案信息化建设提出了比较高的要求，主要体现在以下三方面：①管理权限分级——总部管理模式要求有多个层级的管理员，最简单的可以分为项目档案员、分公司档案员、总部档案员、系统管理员等，这种多级的管理模式对信息化中权限的分配提出了很高的要求。②紧密的总部管理——由于总部对地区公司的档案管理情况要有实时的掌握，所有地区公司的档案信息必须实时通过网络传输到总部的系统中，这对网络和服务器都提出了很高的要求。③频繁的跨地区利用——由于在管理上紧密联结在一起，档案资源的共享上也极为频繁，这就对档案数字资源建设及共享平台建设提出了极高的要求。综上，对于不同管理模式的企业，档案信息化建设的方式有着很大的区别，可以说没有定式。最重要是根据企业的实际情况，去选择最合适的方式，让档案的信息化融入到企业特有的管理模式中去，满足企业档案管理的实际需求，为企业实实在在地创造价值。
第二篇：信息化企业管理模式创新
三横一竖联成丰，三级管理蕴其中，一个丰道集三级；内联为王外联丰。
管理融合信息化，现实结合虚拟网；
管理创新丰模式，企业践行咸相宜。
丰模式
——企业集团管理模式创新
雷民政
摘要：本文作者基于施工企业集团“集团公司——分子公司——项目部”三级组织项目管理组织架构与信息流等理论的结合，总结提出施工企业集团项目化管理三级组织协同运行平台及其对应的业务数据信息集成平台——“丰”模型，提出了施工企业集团三级组织一体化协同运作的丰模式。丰模式是企业集团项目化管理的必然模式。
关键词丰模式企业管理模式创新
一．引 言
施工企业集团以项目为基本单元展开经营管理，以项目为导向组织战略的实施，以项目为依托确保战略实施的成功。而要取得项目管理的成功必须运用现代项目管理理念与方法改进管理手段与管理模式，构建企业多级组织项目管理协同运行平台并有效运行，使企业组织能根据环境的变化和任务的需要动态地定义业务流程与配置资源，保障项目成功实施。因此按照现代项目管理思想（即项目化管理）构建“集团公司——分子公司——项目部”三级组织一体化协同运作平台与运作机制显得十分必要，但要完美实现企业战略意图还需要借助信息技术手段的支撑。笔者以科学发展观思想为指导，通过长时间的总结研究提出了信息化企业管理模式创新的丰模式。丰模式为施工企业三级组织项目化管理构建了一个“丰”模型运行平台，为施工企业信息化系统架构设计呈献了一个“丰”架构模型，为施工企业三级组织项目化管理运营数据信息集成管理呈献了一个“丰”模型平台，为施工企业三级组织项目化协同管理呈献了一个“丰”运行平台，亦为施工企业项目化管理呈献了一个创新模式。丰模式很好地诠释了现代项目管理思想，能实现“集团公司——分子公司——项目部”三位一体的协同联动。
二、“丰”模型特征描述及释义。
1．“丰”模型的特征描述。丰模型是基于建筑施工企业的“集团公司——分子公司——项目部”三级组织项目管理组织架构与信息流结合的抽象模型。它将现实三级组织的“三”
字型信息基础平台与虚拟的“I” 字型信息通道相联结，即：“三”＋“I”=“丰”，形成三级组织的“丰”模型平台。它将单极组织使用的“局域网”、三级组织使用的“城域网”、组织与外部联通的“广域网”集成为一体，形成能满足三级组织项目经营管理一体化协同运作的“丰”模型平台，满足组织内外沟通协调需要。
2．“丰”模型的衍生拓展。“丰”模型直观形象地表现了“集团公司——分子公司－项目部”三级组织管理项目的业务流程与数据信息的集成模型，该模型不仅包含了“三级组织”管理项目模型，亦囊括了“集团公司－项目部”两级组织管理项目的“工”字型模型，因为“工”字型模型可以完全嵌套在“丰”字型模型之内，应用时只需将组织层级的职能权限重新调整划分，使业务流程随组织层级的变化而灵活调整，多层级组织的管理也是一样的道理。企业信息系统的每个功能子系统或模块（每个子系统设计成相对独立的模块）可任意置入或取出，就象搭积木拼图一样，企业并可根据需要随时调整，这些模块可搭出一个大“丰”字的管理架构，也可搭出一个小“丰”字的管理架构，大小“丰”的集成就构成“丰”模型平台。
可见，以“三级管理组织”为基本框架建立的丰模型具有灵活的业务流程重组管理功能，具有良好的可拓展性以及普遍适应性，可以适应不同层级组织业务管理模式的个性需求，丰模式思想很好的体现了系统模块化设计理念和企业信息化系统的架构理念。
3．“丰”模型特征释义。丰模型是建筑施工企业项目经营管理三级组织与运营信息流的有机结合而产生的，是现实三级组织项目管理模式与运营信息流结合的抽象模型；“丰”模型是三级组织一体化协同运作的业务数据信息集成平台，可以使三级组织项目管理业务数据信息在平台上交流共享；“丰”模型可以实现随企业组织层级的变化而进行灵活的业务流程调整并合理配置资源；“丰”模型是一个能满足三级组织内外管理需要的开放性模型，可以突破地域限制实现组织“零距离”的沟通，满足企业全球化竞争的需要。
丰模式使组织与流程、组织与网络、人与网络、组织与信息系统、人与信息系统融为一体。企业一旦运用信息系统处理日常业务、履行管理职能，将会出现“网在组织中，组织在网中，组织管理人，人亦管组织，辩证相统一，合谐共相生”的状况，“组织——人——计算机——信息系统——网络”将难以割裂，密不可分，丰模式会自然成为施工企业集团项目化管理的必然模式。
经过对中交股份、中国建筑、中铁建工、中国冶金、中国水利水电集团等特大型施工企业集团项目管理组织的研究发现，其旗下公司的项目管理模式都是 “集团公司——分子公司——项目部” 三级组织管理模式。以中交股份的一公局为例：中交一公局——中交一公
局一公司——一公司炎黄项目部。三级组织管理案例在工程项目管理实践中随处可见。
三．丰模式的构建
1．三级组织管理项目的“三”字型基础模型。目前施工企业的项目管理组织模式是“集团公司——分子公司——项目部”三级组织管理模式，集团公司与分子公司是长期性组织，具有稳固健全的组织机构，制定企业战略，经营管理项目；项目部为临时性组织，代表企业履行承包商的责任与义务，独立核算，自负盈亏，实现企业经营管理目标，项目完成后解体。由于三级组织在空间地域的不同，在空间上呈现似“三”字型模型。这种管理模式是自 “项目法管理”实行以来被我国建筑施工企业普遍采用。但这种管理模式依然遗留有浓厚的行政管理色彩，三级组织机构在结构上呈“金字塔”结构，权限划分互相制衡，业务管理条块分割，工作作风官僚主义，完成目标本位主义，信息传递滞后断续，组织响应速度迟缓，管理体系呈现离散，三级协同实现较难。因此必须改变管理理念，改变工作作风，改变落后的管理手段，进行企业的流程优化与组织创新，尊重现实组织，打通部门壁垒，合理设计权限，搭建企业集团三级组织一体化协同运作平台，构建“三位一体”协同运作机制。
2．三级组织管理项目的“三”字型信息模型。与三级组织项目管理的“三”字型空间模型相对应，三级组织的信息基础架构在空间呈现的亦是“三”字型模型，这个模型犹如三级组织各自建立的“局域网”。在尚未建立联通三级组织的信息通道及集团级的信息集成平台情况下，三级组织各自的业务数据信息先各自在本级“局域网”内传递、加工、处理、共享，信息在三级组织的即时共享较难，上级组织也难以对下级组织进行实时监控，可供决策的信息量小且有失真，难以满足三级组织之间的信息沟通与一体化协同运作的需要。所以，要借助企业信息化建设契机，改变传统的管理手段，借助信息技术，开发建设企业信息系统、建立联结组织的信息通道及信息沟通机制、构建三级组织协同运作平台至关重要。
3．三级组织管理项目的“I”字型主干信息通道。随着全球经济的一体化，企业参与国际工程竞争需要大量的外界信息，企业作为社会大系统的一个子系统，需要与外部组织保持信息沟通交换，企业内部组织之间及组织内部也需要大量的信息交换，也要实现三级组织内部及组织与外部的协同。要实现协同，就要建立能满足三级组织内部及组织与外部信息沟通的信息通道，实现三级组织之间及组织内部部门之间的纵横联通，将真实且有价值的信息在三级组织内部按权限共享。因此，构建联结三级组织内部与外部组织的“I”字型信息主干通道，将“集团公司——分子公司——项目部”三级组织联结为一体，构建起三级组织一体化协同运作的“丰”运行平台，满足组织信息交换共享与协同管理的需要，保障以项目为导向的企业战略的成功实现。
4．三级组织管理项目的“丰”模型运行平台。从工程项目的招投标开始到项目竣工结束，会发生一系列的事件与活动，会产生物流、工作流、信息流等，当信息流在三级组织之间以及组织内部按照约定纵横流动的时候，就映照了企业的运营管理过程，用信息流映照企业的运营管理过程并辅助企业运营管理，是施工企业信息化建设“两化”融合的真谛，故施工企业的信息化建设必须努力谋求“两化”融合。“丰”模型的构建必须与三级组织管理项目的组织模型相结合，以企业管理为本、以信息技术为辅，运用现代项目管理思想与理论，运用系统思维进行组织创新与制度创新，进行企业流程的梳理优化，整合三级组织项目管理体系，利用信息技术，建立企业集团三级组织通畅的信息通道，搭建“丰”模型运行平台。
“丰”模型的构建需将现实三级组织的“三”字型信息基础平台与虚拟的“I” 字型信息主干通道相联结，即：“三”＋“I”=“丰”，形成企业组织的“丰”信息平台；将单极组织使用的“局域网”、三级组织使用的“城域网”以及组织与外部联通的“广域网”集成在“丰”模型平台上，形成能满足三级组织项目经营管理协同运作的“丰”平台。构建的“丰”平台应具备能对“集团公司——分子公司——项目部”三级组织项目管理信息进行集成，能作为三级组织业务流程集成管理平台，能集成企业应用信息系统，而且能根据企业不同的组织层级及不同的业务管理模式实现快速灵活的调整流程、配置资源、划分权限以实现组织协同与应变，实现“三位一体”的联动。
5．丰模式构建的流程。“丰”模型的构建需以项目为导向按一下流程实施：制定企业战略、梳理优化流程、实施组织创新、进行制度整合、构建信息通道、整合管理体系、设计系统功能、开发信息系统、利用企业门户、进行系统集成、运用信息平台、实现三级协同、利用企业门户、实行内外联通，夯实平台基础，打造企业文化。要重点关注组织创新，建立科学合理的责权体系，合理设计各级组织的职能权限，打破部门壁垒；梳理优化流程，使业务接口无缝衔接，整合管理体系使其和谐。在规划设计企业信息系统功能架构时，必须根据企业管理需求，建立企实用、灵活、先进、易升级的企业信息系统。作为施工企业集团，最起码要建立OA协同办公系统、招投标系统、合同管理系统、资金管理系统、进度管理系统、物资管理系统、设备管理系统、质量管理系统、安全管理系统、财务管理系统、成本管理系统、人力资源管理系统、档案管理系统、知识管理系统、决策支持系统等，并将这些信息系统与多媒体等系统集成在丰模型平台上，成为企业集团三级组织一体化协同运作的强大支撑。现阶段具有特级资质的260多家施工企业集团都在打造本企业的信息平台与运行平台，辅助企业管理。
四．丰模式的价值
丰模式思想，不但很好解决了三级组织管理架构问题，更是解决了多层级组织管理架构问题，多级组织的最高层根据管理需要可以不经过中间层级直接对最底层进行管理，实现组织的扁平化管理。同级组织也可以根据公司的管理个性，按照丰模式思想进行管理体系架构的设计。“丰”架构不但反映了企业的管理组织架构，同时也反映了企业信息化系统功能架构，可以指导企业信息化建设的系统功能架构设计。丰模式为施工企业集团项目化管理呈献了一个业务流程集成管理的“丰”平台模型，可以根据组织层级的变化快速建立业务原型、灵活修改业务流程、灵活分配组织权限；它为施工企业集团项目化管理呈献了一个科学的数据信息集成管理的“丰”平台模型，将三级组织管理运营数据信息集成在一起，将组织的应用信息系统与其它信息沟通技术手段集成在一起，达到信息的快速传递与共享；丰模式将施工企业三级组织项目管理模式与信息流理论结合，为施工企业集团项目化管理搭建了一个科学的支持平台，为组织项目管理的成功提供强大支撑，保障项目化管理工作取得成功；它将现实组织与虚拟网络相融合，将施工企业项目管理与信息化建设相融合，为施工企业的信息化建设指出了正确的思路与方法、具有实用指导作用；丰模式是信息化条件下施工企业项目化管理与信息化相结合的最佳模式，其模型、理念、模式基于实践总结亦可用于指导实践，对施工企业改进项目管理手段与模式、提高项目管控能力与竞争能力具有实用价值；丰模式既能满足集团组织内部管控需要又能满足集团组织开放性经营需要，是施工企业集团项目化管理运营模式演进的必然趋势。
五．丰模式的践行
理论来自于实践又回到实践中去指导实践，是其最好的归宿与价值体现。丰模式是信息化企业集团项目化管理的实用模式，它赋予了传统的“集团公司——分子公司——项目部”三级组织项目管理崭新的内涵——以项目为导向的企业流程优化重组以及将信息技术与企业运营管理的完美融合。运行丰模式必须以现实与虚拟相结合的辩证思想来进行，因为“网在组织中，组织在网中，组织管理人，人亦管组织，辩证相统一，合谐共相生”。打造组织体系运行的必要条件，让企业组织与其信息系统和谐运动，使现实与虚拟两厢映照，让丰模式在实践应用中产生效益。
事实证明，企业践行丰模式不仅会大大地提高组织的工作效率，也会降低管理成本。例如OA协同办公系统在“集团总部——二级公司——项目部”之间的的应用，使三级组织之间的沟通迅捷顺畅，人与人之间的沟通突破了时空的限制，实现了零距离交流。再例如视屏会议系统的应用大大节省了会议成本，实现了三级组织异地的零距离沟通与快速决策。又如成本管理系统在企业项目管理运营中的应用，用项目实际成本数据表现项目实际运营状况，为三级管理层提供可靠的管理决策依据，使企业三级组织项目管理实现协同，以保障项目管理的成功。丰模式诠释了和谐理念，需要在应用中不断的探索、总结、完善、提高，丰模式的践行会为施工企业管理水平与竞争力的提升插上腾飞的翅膀。
六．结束语
企业管理与企业信息化是与时俱进的持续过程，丰模式的构建与践行也是一个交互融合的渐进发展过程。丰模式为施工企业呈献了一个生动形象的信息平台、一个灵活的业务流程管理集成平台、一个施工企业三级组织一体化协同运作的运行平台；丰模式是施工企业信息化功能架构设计的指导思想。
丰模式的原理与思想不仅适合于施工企业也适合于非施工企业或多级组织管理借鉴应用。丰模式承载了施工企业集团项目管理手段和管理模式两个创新的完美统一。丰模式将是施工企业集团项目化管理模式演进的必然趋势。
第三篇：信息化企业管理模式研究
信息化企业管理模式研究
摘要：随着信息时代的到来，同时其也成为了推动企业的管理变革的主要力量。在此背景之下，信息化的企业管理模式已成为许多企业在管理方式上的首选。信息化的企业管理不仅能够让企业在生产和管理的过程中可以广泛地利用网络信息技术，对于管理者而言，还能够对企业的信息数据亲自进行监控，减少了繁杂的人员工作量，节约人力成本的同时提高了企业效益。
关键词：企业信息化；管理系统
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）06-00-01
一、信息化企业管理
信息化的企业管理实际上是通过利用网络技术、计算机以及各种通讯技术支持企业管理的模式、理念、手段、制度等内容，从企业的产品开发到服务等各环节内实现系统化和网络化，最终形成电子商务。因此，企业信息化不仅代表着利用信息技术手段的进行企业管理，更是意味着企业管理变革的时代的来临。在企业的信息化管理过程中，传统的企业管理理念发生了彻底的变化，企业管理者在关注物质资源的同时也开始了对无形资产的关注，无形资产主要指的是企业的业务数据与信息等。因为信息化管理模式最大的特点是：
（一）注重系统地管理企业的知识资产，倡导企业有效地整合知识资源；
（二）顾客是企业最主要的服务对象；
（三）提高企业自身持续发展的能力；
（四）提高企业核心的竞争力。因此，针对企业的管理模式的变革，变革的关键就在于如何根据企业日益变化的生产环境以及信息化管理模式的要求来革新传统的运行机制与管理体制，从而使得企业的各个环节达到效能的系统化与最优化[1]。
二、构建企业管理平台
企业的知识管理平台作为企业实施信息化管理的基础，主要构成部分为：企业的信息技术的基础建设与知识管理系统的构建。其中，企业知识管理的系统建设作为信息化管理的核心部分，而信心技术的基础建设是整个信息化管理的基础部分。
（一）构建知识管理的系统
知识管理系统即KMS，其以如何加强企业信息服务的准确性和及时性，增加企业的信息价值作为主要的目标，是一个能够将信息技术、智能技术、管理技术、网络技术与企业的管理进行有机结合的方式。在该系统中主要包括了全球网络、软件工具、知识库、知识的存储和加工的系统等方面。在KMS下，企业可以实现
以下管理内容：
1.管理、表示企业知识
2.积累、传递企业知识
3.挖掘新知识，使旧知识再生
（二）企业的信息技术的基础建设
若要构建信息化企业管理模式，企业的首要工作就是做好本企业的信息化建设工作。在社会信息化的背景之下，企业必须利用各种有效方式将自身的信息化系统与社会的信息化系统进行对接，以便共享资源。其次，根据企业的真实需求，将信息技术的结构建设与企业的发展战略以及长远规划相结合，最主要的是与企业的信息资源相结合。同时，为了能够使企业适应激烈的竞争环境与不断变化与发展的市场，企业的信息技术必须时刻结合企业的业务工作，以便随时能够重新对企业资源进行整合，根据需要重新去构建管理模式，以便达到优化系统效能的目标[2]。
三、构建企业信息化管理模式措施
企业的无形资产作为信息时代之下企业进行经营与管理的重要资源之一，整合、优化企业资源是实现企业有效管理的办法之一。
（一）企业管理者应树立现代化的管理意识
企业若想在不断变化发展的现代社会满足信息技术的发展要求，管理者必须加强企业的现代化管理。因此，对于企业的管理战略，管理者必须纵观全球，以提高企业的核心竞争力为主，因为企业信息化的最终目的就是有效整合、共享企业资源的同时能够利用该资源给企业的各种经济决策提供有效依据。
（二）建立企业信息化管理系统
在建立企业的信息化管理系统时必须要根据企业的实际情况来建立，并且注意其应满足适应性与先进性，不能够一味地认为高科技就是最好的而忽略了企业的实际需要。因此，信息系统的建立，首先要结合企业的实际发展状况，拟定出科学、合理的建设计划，根据与合作伙伴的经营关系做好各种市场调查，弄清企业的管理结构，在这些基础之上去探索出适合企业自身的信息化管理系统，保证随时的改革与更新[3]。
（三）日常工作信息化
企业在进行信息化管理的建设时，必须强制、严格要求企业的日常工作按照信息化流程进行操作。员工在业务在最初发生时就应该一次性地录入系统，后继的工作者便可以根据系统预定的流程进行规范处理，避免出现人为操作的虚假信息。同时，企业管理者可以根据业务需要，跟踪企业信息的处理过程，若发现问题可以及时采取措施，提升管理。
（四）建设信息化队伍
企业员工是企业实现信息化管理的主要人员。企业必须根据信息化管理的需要，强化对企业员工的信息技术培训，根据岗位的需求让员工掌握、革新相应的信息技术技能。同时，在引进信息化人才时企业必须严格按照标准，务必保证所有的员工都能够独立地利用计算机技术进行工作，促进企业员工整体的信息化水平。
（五）统筹规划信息网络
企业必须统筹规划信息网络，分步实施信息化系统的开发，从企业最突出的问题着手解决。一个好的统筹规划，必须与企业的管理思路、战略规划、周边环境等紧密结合，从而能够更好地位企业的整体发展服务。企业提供信息管理平台，建设、培养自身的信息化力量，最大限度发挥现有信息化作用，建立起一个属于企业自身的信息网络系统。
四、结束语
信息化时代的来临使得许多企业开始重视自身的信息化管理，不少企业更是已经进入了信息化的管理阶段。信息化管理主要是通过利用现代的信息技术手段来对企业的信息数据进行处理和整合，使分散的数据能够集中到信息中心，为企业制定决策提供有效依据，保障了决策的效率和质量。同时，决策者还能够通过信息中心对企业的数据信息进行监控，防止部分员工上报虚假的企业信息。总而言之，信息化的企业管理模式是企业实现现代化的重要手段，更是现代社会的迫切需要。
参考文献：
[1]高玉平，王嘉.浅谈信息化建设模式下的企业管理理念创新[J].现代营销，2013（05）：159.[2]翁江平.企业信息化建设与企业管理创新[J].商场现代化，2012（11）：48.[3]何宇超.生命周期理论下的企业管理模式创新[J].中国商贸，2013（10）：97.
第四篇：档案管理模式
学校档案管理模式报告
一个学校成长和奋斗的沉淀和记录，能树立学校自身形象和体现学校的价值，促进学校的各项管理。学校档案是学校直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文 件材料的总称。它一方面记述了学校树立自我形象和价值观建设的过程，为新时期学校建设提供借鉴和依据；另一方面，也是学校自我形象和价值观建设工作的重要 组成部分。它是凝聚学校内部各种力量的“粘结剂”，它是促进学校内部管理的“助推力”，它为学校教育教学工作的发展带来勃勃的生机和活力。现将我校档案管理模式报告如下：
一、基本情况
我校从1989年建立档案室，1990年初建综合档案室，年底经县档案局和县教委考核认定为县级达标档案室。1997年经过市档案局验收合格，认定为市二级档案室，2001年档案管理升省二级，2005年省一级。学校现有68平方米的库房、办公室和阅览室。设有档案橱14只，能容纳15年形成的各类档案，配备了电脑、空调、去湿机、灭火机、温湿度机和防磁柜，并安装防盗门，四周无危及档案的隐患。档案室内温湿度符合要求，二、领导重视、加强知道，提高档案工作重要性的认识
加强档案工作，开展学校档案综合管理和上等级工作是实施《档案法》的重要内容之一。为了使这项工作领导（鉴定）小组，由校长亲自兼任领导小组组长，由校办主任具体负责统一组织实施，为档案综合管理提供了有力的组织保证。第二我们组织有关人员学习《档案法》、《实施办法》和上级对有关档案工作的指示，又认真学习档案管理的文件，促进对档案管理重要意义的认识，从而为加强档案综合管理奠定了坚实的思想基础。为了提高全体教职工对档案工作的认识，在全体教职工会议上进行宣传教育，并且开展“档案宣传周”活动，并建立档案咨询室，提供有关人员咨询。
三、落实经费，改善档案硬件设施
校领导重视档案室硬件设施，根据综合档案室的实际需要，把原档案室从60平方米扩大到172平方米，分成库房室、阅览室、办公室和校史陈列室。备足档案橱14幢，保证文书、教学、会计、基建、设备、声像、实物等档案实行集中管理。同时配备了电脑、去湿机、防磁柜、温湿度机、空调、灭火机等设备，改善了档案的保管条件，重新装修校史陈列室，室内建校至2005年学校发展史图片资料和校园模型已经荣誉实物等，供人们参观。近期又投入5万元，用语档案室硬件设施的添置。
四、落实人员，责任到人，健全档案管理网络
为了使档案工作顺利展开，综合单干配备了政治素质较好的专职档案员和兼职档案员。全校各处室，各职能部门设立档案工作网络，分19个类别，收集和整理本部门档案工作，分工细致，责任到人，与考绩挂钩。从而确保各种档案材料及时、完整、准确归档，并及时有效地反馈档案管理和提供利用的各种信息，从整体上提高档案的综合管理水平。
五、健全制度、规范档案管理
建立健全的档案管理规章制度，促使档案管理逐步达到工作标准化、规范化、制度化，是开展档案工作必不可少的基础。根据有关规定，结合我校实际，制订了《学校各类档案管理制度》、《学校档案归档范围及保管期限规定》、《学校档案管理暂行规定》、《学校归档文件整理办法（试行）》等档案管理制度以及档案分类方案、编号办法、保管期限等规章制度，使档案工作有章可循、井然有序、职责明确，提高了档案工作的质量和效率。
六、注重平时的监督指导，抓好档案业务建设
为了使档案能够及时准确的收集和归档，我们加强了对档案工作平时的监督和指导，并要求各职能部门，互相协作，互相配合，认真地作好档案的各项工作，使其符合档案管理要求。例如：为了搞好文书档案，学校严格规定，按收文、发文程序办理，直到办毕文卷，形成档案止，要求业务人员牢记“准确、及时、安全、简便”和集中统一要求；教学档案是学校档案的重要组成部分，能为教学目标管理以及学生学历等提供已经，为此我们对教学当那的收集特别是教师的教研活动，政教活动等内容，加强收集力度，确保教学档案的完整性。
七、编制检索工作和编写年鉴资料
根据档案综合管理的有关要求，编制案卷目录、全引目录、人事任免专题目录、专业职称评聘专题目录，表彰先进专题目录及科档目录、声像目录、实物目录等检索工作。学校综合档案室编有学校《全宗介绍》、《校志》、《大事记》、《年鉴》、《组织机构沿革》、《基础数字汇编》、《教科研课题汇编》等多种参考资料。
八、重视档案的开发利用
学校建立了档案借阅记录，效果反馈记录。学校档案室能主动为学校领导、各部门及教职工提供信息。当学校领导要研究处理问题时，档案室能提供上级有关规定和学校当时会议记录，使问题得到及时解决；在争创国家级重点职高时，争创领导小组成员调阅了历年大量档案材料及基础数据；在重新装修校史陈列室时，依靠档案材料中的照片档案及悠远资料，使陈列室的内容充实准确；在筹备校庆活动编写校志有关材料时，借助于学校档案使校庆资料顺利而真实地编汇；在总结后备军人学校调研课题时，依靠档案室所库藏的材料得到借鉴。又如历年毕业生毕业政见遗失或学生参军时需要签发政审意见，就依据档案给予办理。
学校档案工作是维护学校历史面貌的一项重要事业。只有管好学校档案，才能为学校留下一份良好的记录，学校自身形象和价值观建设的工作才能源远流长。新的时代 赋予档案工作新的要求。我们将不断强化学校档案工作，加强学校档案的基础工作，拓展学校档案
工作的内容。把我校档案室建成学校的文化基地，充分利用档案参 与学校教职员工的文化生活，积极参与学校自身形象和价值观建设，促进学校各项管理，使学校真正成为社会主义精神文明建设的摇篮。
自述背景：
我从1998年至今担任学校的档案管理工作。本报告制定于2010年10月。我校从1989年建立档案室，1990年初建综合档案室，年底经县档案局和县教委考核认定为县级达标档案室。1997年经过市档案局验收合格，认定为市二级档案室，2001年档案管理升省二级，2005年省一级。学校现有68平方米的库房、办公室和阅览室。设有档案橱14只，能容纳15年形成的各类档案，配备了电脑、空调、去湿机、灭火机、温湿度机和防磁柜，并安装防盗门，四周无危及档案的隐患。一个学校成长和奋斗的沉淀和记录，能树立学校自身形象和体现学校的价值，促进学校的各项管理。学校档案是学校直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文 件材料的总称。它记述了学校树立自我形象和价值观建设的过程，为新时期学校建设提供借鉴和依据。
证人证词：
关于档案管理模式的报告符合学校的实际情况，句句属实。经过相关专业人员仔细分析，报告对我校的现状分析十分到位，方法和方式具体可行。此方案不仅对学校目前的现状做了仔细分析，并且对学校今后的发展做了详细规划，具有一定的预见性和前瞻性。我深信此报告一定会对学校档案的管理有很大的帮助。
第五篇：企业档案信息化建设
公司档案信息化建设探讨
何细乃
（中冶南方工程技术有限公司信息网络中心，武汉430080）
摘要：本文通过探讨企业档案信息化建设的基本目标和主要内容，指出了本公司档案信息化建设的目标、原则和主要内容。针对本公司档案信息化建设的实际情况，本文提出了从信息管理过渡到知识管理的发展建议。关键词：档案管理；档案信息化； 知识管理
Study on Enterprise Archives Informatization
Construction
He Xi-nai
（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）
Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management
前言
随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业，也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。
1.企业档案信息化建设的误区
在很多人眼里，档案信息化与档案信息化建设往往被误读。
1.1 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设
许多档案管理人员，对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解，是将档案信息化建设等同于档案计算机管理，即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为，档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。
1.2 将档案信息化与档案数字化混为一谈
传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上，都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题，一是解决网上浏览的问题，二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说，企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此，很多企业档案数字化工作进行得比较早，主要工作是将档案实物进行数字化处理，变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。
但是正因为这一点，很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化
建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段，没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理，到电子档案管理及档案知识管理的转变。
2．档案信息化建设的目标
根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。
在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：
2.1 短期目标
以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。
2.2 中长期目标
在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。
2.3 远期目标
在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。
具体到本公司，目前基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此本公司档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。
3．公司档案信息化建设的原则
3.1 以档案信息资源开发与利用为中心的原则
档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。
当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。
3.2 效益最大化原则
企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上，是文书档案先上还是科技档案先上。再比如，科技档案扫描项目的选择上，就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。
3.3 标准、编码先行的原则
档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。
3.4 阶段性建设，逐步实施的原则。
要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改
革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。
4．档案信息化建设的主要内容
2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了档案信息化建设的六项核心内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设。
不同企业档案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建设内容与侧重点也不一样。根据中冶南方（原为武汉院）10多年来档案信息化工作发展进程来看，自1995年档案信息化系统的建设开始，走过了档案信息化基础设施建设、检索数据库的建立、电子文件的收集等过程，对于基础设施、应用系统、标准规范、人才队伍、信息安全保障，都有一定的认识与经验积累。
对于当前的中冶南方来说，档案信息化建设更多地是需要从档案管理信息化过渡到档案知识管理，具体就是侧重点应该从档案实体管理－档案信息管理，过渡到档案信息管理-档案知识管理。除了开发档案文件中蕴含的显性信息知识，更应该开发档案信息中潜在的隐性知识信息。
4.1 档案信息资源建设
4.1.1 实物档案的数字化
本公司在长期的经济建设中积累下来了大量的档案，包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则，对相应的档案进行优先排序，效益最大的优先数字化。
1)科技档案
中冶南方的科技档案主要是图纸档案，主要利用价值在于它的参考价值，从这个利用目的出发，对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案，进行优先数字化处理。
因此优先顺序可参考为：典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间，完成历史遗留档案的扫描工作。
2)专利档案
专利档案目前还不是很多，建议可优先实现，与公司专利管理系统结合起来，实现专利档案的全部数字化。
3)文书档案
文书档案数字化优先顺序参考为：典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案
4)人事档案
人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定：近年的人事档案-个人相关证件-其它
5)其它档案
4.1.2 电子文件的收集
目前公司的科技档案电子文件收集工作经过多年的努力，基本上达到了电子文件100%的收集率。对于设计外委、设计分包电子文件的收集工作正在研究中。
4.1.3 电子档案的收集
电子档案的收集与归档，是档案管理的高级阶段。
公司信息网络中心正在进行设计文件无纸化流转的流程设计，相应配置的系统建设正在进行。通过电子签名，系统授权，IT标准化检查，档案合规性检查等技术手段，实现电子档案的网络无纸化流转、收集、归档、打印、发出。
对于OA系统的开发与归档，也应该研究公文自动归档，实现发文归档的一体化。
4.1.4 档案知识库的建立与利用
传统档案管理只关注最终实物档案，档案信息化初级阶段重视档案数字化，档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息，还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程，档案信息之间的联系，甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。
不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。
1)技术专题汇编
在内容上要打破传统汇编只重罗列案卷号的形式，对每项技术的发展历史、不同类型、不同特点都应该有评述，在本企业不同项目中应用的历史，包括不同项目中的应用评价，历史查询、参考、复用率最高的本项技术档案，最近应用本技术的本公司的工程项目等等方面的信息，都应该涵盖。比如关于炼钢工程中应用的钢水罐的技术专题汇编，就可以概述钢水罐的发展史、最新钢水罐技术，本企业在各项工程中应用的钢水罐种类、技术参数、应用评价，历史上本企业查询、参考、复用最多的钢水罐的档案，本企业最近最新设计的钢水罐的有关情况等等。
2)隐性知识的管理
通过知识管理，对蕴含在档案信息中的管理知识信息进行提取。通过系统对每份文件本身信息的自动提取(电子档案流转实现后)，可记录图纸形成过程中所包含的人工时(图纸量)、修改信息、参与人、设计人、修改人、参加专业等，可形成项目信息知识库，为工程项目管理、设计管理提供服务。
3)通过利用反馈机制形成档案知识库
相对于传统的档案信息提供利用，可考虑进行主动服务。针对各专业设计人提交的档案利用需求，由档案人员通过定题服务，形成电子档案袋(一种包含多种档案信息链接或电子文件的文件包)。
通过设计人员的利用效果反馈，完善并保存积累电子档案袋。利用这种方式，就可通过设计人员亲身体会形成档案知识利用知识库。可以将设计人利用知识本身的过程和成果积累下来，形成庞大的知识利用库，方便后来者的使用。
4)通过档案信息导航地图建立档案知识库的利用新模式
建立各系统之间的联系方式，如链接、信息的加入等等，将档案信息、项目管理信息、设计信息、人员信息有机的联系起来。通过档案信息导航，让利用人员从一个入口进入，就可以遍历整个档案知识库，增加学习的效果。
4.2 档案信息化应用系统的建设
通过了解档案信息资源建设的内容，我们对于应用系统的建设有了方向，明确了应用系统开发的侧重点。系统开发过程中，除了一般档案信息系统应具备的收集、整理、提供利用功能外，具体要重视以下两个方面的问题。
4.2.1 重视过程管理与来源管理
档案信息化建设除了关于资源的数字化和利用信息化外，更主要地是要进行流程再造。通过流程的优化，将档案收集、整理提前到档案信息形成的过程中。不仅要重视档案结果信息的收集(纸质或电子档案)，更要重视档案产生过程信息、档案来源信息的收集。基于这些原因，系统开发应该做到：
1)文书档案信息管理与办公自动化结合起来
2)图纸档案信息管理与项目管理系统、设计管理系统结合起来
3)专利档案信息管理与专利数据库结合起来
4)人事档案信息管理与人力资源系统结合起来
4.2.2信息安全保障建设
信息安全始终是档案管理的重中之重，特别是对一家自主经营的企业来说。知识产权是企业的生命线，知识产权的保护是公司得以在市场上领先的关键所在。
档案信息化系统应该兼顾到开放与限制，利用与保密之间的关系。
1)通过技术类别、保密级别、特殊项目、档案类型等多种方式对档案信息进行分级。
2)通过部门、专业、人员、项目等多种角色对人员进行分级。
通过档案信息的分级以及人员的分级，实现对档案信息、档案知识的利用。
5．公司档案信息化建设的发展方向
企业档案信息化建设的发展方向，应该类似中国哲学中所说的大象无形。将档案管理嵌入到公司业务流程中去，在流程过程中进行档案信息收集，进行知识管理。
1)从传统的实体管理-信息管理过渡到知识管理
2)从传统的结果管理过渡到流程管理、全过程管理。
3)从传统的文书档案、科技档案、人事档案管理，发展到参与全公司业务范围的知识管理
参考文献：
[1]齐虹:《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社
[2]张海燕：《企业档案的知识化管理》，《机电兵般档案》2007年第1期
点击咨询 