电子档案的科学管理模式和发展战略

第一篇：电子档案的科学管理模式和发展战略

电子档案的科学管理模式和发展战略

电子档案的长久保管、有效利用正在成为国家档案工作的重要组成部分。在新形势下我们的目标是：管好新型档案文件，以备现在和将来利用。

从管理方向、管理方式、管理功能等不同角度可以有不同区分。我们所指的新一代档案馆主要表现在管理对象的数字化和管理手段的自动化，开创了档案馆事业的新时代。

开幕致辞结束后，研讨会进入主题报告阶段，首先由布劳因馆长作题为“档案馆数字化转型中战略伙伴的重要性”主题报告。报告首先对美国密歇根大学的历史进行介绍，对比了纸质档案与电子档案，接着指出我们将面临电子档案带来的各种挑战，如何把一个围绕纸质档案转圈的档案工作向数字化转型将是我面临的最大挑战，因此我们需要重新思考图书馆在密歇根大学的定位，必须以非常严肃的方式与密歇根大学的其他活动结合起来。图书馆的员工们必须重新思考档案工作的真谛和目的。同时，在迎接新技术带来的挑战的同时，图书馆必须重视和强化自己的首要职责，即长期保护密歇根大学的历史文件。这就要求我们在档案格式从纸质向数字化转化时，明确并保持文件保管在性质和内容上的某些连续性。

其后，美国密歇根大学本特利历史图书馆馆长助理南希•露丝•巴特莱特作题为“变化给选择型文化带来的挑战：调整并增强大学档案馆的作用”主题报告。报告指出，技术、组织机构、观念都会对新一代档案馆造成重大影响。她尤为重视文件保管的连续性，并强调纸质档案和电子档案保管观念上的对接。电子档案面临集成化与多样化的挑战，因此我们要明确档案馆的需求，设立专门委员会，建立更强有力的政策，实施具有战略意义的项目，唯有如此，方能达到成功。

中国人民大学信息资源管理学院张斌副院长代表学院作题为“面向新一代档案馆：信息时代档案教育的使命与改革”主题报告。报告指出，信息时代，新一代档案馆需要怎样的档案工作者，是我们必须要回答的问题。通过比较中、俄、英、日等国对档案工作者的要求，我们可以得出新时代档案教育工作的使命：

1、培养掌握档案专业知识和技能的，兼具历史和技术背景的知识管理者；

2、推动档案学研究，构建以电子文件管理为核心的信息时代档案学新体系；

3、加强理论与实践的联系，为新一代档案馆发展提供智力支持和知识服务。报告还以中国人民大学信息资源管理学院为例，向与会来宾介绍了我院档案教育的改革实例，展示了我院已取得的一些优秀成果。

茶歇过后，美国密歇根大学协理副校长兼首席信息官劳拉•麦凯恩•帕特森作题为“新一代：密歇根大学未来信息技术和技术服务发展战略规划”主题报告。报告指出，技术不仅仅带来了管理上的变革，而且还促使我们积极应对这种变革。以往密歇根大学的各个分院自主决定规范框架，导致了管理上的一些问题，因此，经过19个分院同意，新一代统一的技术平台正在构建起来，目的在于应对社会环境的变化，建立严谨的档案管理系统，统一管理框架，整合数字资源，为新一代档案馆管理做好充分准备。同时，在构建这一平台时，必须满足安全、保密上的要求，但也要积极与外界沟通，达到分布式管理向资源共享的转变，还要努力应对数据迁移所带来的挑战。

随后，北京市政府外事办公室信息中心主任姜伟为大家作题为“数字时代的可视化知识发现”主题报告。报告指出，信息时代，信息的增速远超过知识的增速，视觉思维的作用越来越大，传统文本视觉的形式面临突破。知识发现和可视化结合使用，使我们便于利用计算机的计算能力和人类的思维能力，催生高效复杂的数据处理和模式识别并有助于启发思考、验证直觉、理解模式、发现差异、识别游离点，进而加速知识创新。报告通过维基百科和UDC的分类对比、美国总统就职典礼演讲分析、参考消息的可视化知识发现这三个案例来说明可视化的优点，并提出：可视化的电子文件面临历史机遇，现有的侧重真实性保障的电子文件元数据标准完全可以借鉴并吸收schema.org的组织架构和语义词表的优点，为电子

文件可视化奠定基础。

上午报告结束后，与会人员进行了热烈的讨论。例如，辽宁大学丁海滨老师对密歇根大学搜集大量电子邮件的行为很感兴趣，中国人民大学信息资源管理学院安小米教授就国际化标准相关问题与美国专家进行了交流，马林青老师就档案管理部门与文件形成部门的合作问题与各位专家进行了探讨，索传军老师对电子文件的可视化很感兴趣，与姜主任进行了深入交流。

下午的研讨会由国家档案局外事办主任吴宏达先生主持。美国密歇根大学本特利历史图书馆数字保管部首席档案员南希•德罗梅迪因故未能出席，由南希•露丝•巴特莱特代为作题为“新一代档案馆——密歇根大学本特利历史图书馆的数字保管”主题报告。报告指出，随着一系列新型沟通方式的出现，如Facebook、Twitter、UTube等的兴起，新一代档案馆面临新的挑战，档案工作者应积极应对这些挑战，尤其是对电子邮件和网站信息的管理，因此，本特利历史图书馆于2011年4月创建了数字保管处，其职能就是在文件生命周期中维护、保存和挖掘数字信息的价值。同时，报告指出本特利历史图书馆需要可信赖的数字保管系统，采用开放档案信息系统概念模型，以及ISO 14721:2003标准，对电子档案进行保管。这是一种可信赖的数字保管系统，文件形成者的访问权限需要获得该系统的许可。该系统还对组织、技术和保管对象提供了政策框架，以达到规范化管理的目的。

随后，重庆大学档案馆馆长助理喻玲作题为“乘风破浪把机遇，善谋思变显成效——重庆大学数字档案馆建设实践与构想”主题报告。报告对重庆大学档案馆馆情以及数字档案馆建设工程进行了介绍，对该工程的目标、实施步骤、建设框架进行了梳理。从报告中可以看到，重庆大学数字档案馆建设成效显著，具体表现在基础环境大为改善，档案管理方式、立卷归档方式发生深刻变革，并实现了OA系统电子文件的文档一体化管理及档案基本业务管理的信息化和服务利用的网络化、多元化，人事档案实现条码管理、智能化控制，档案安全保管也达到智能化控制要求。基本建立了较为完善的数字档案资源体系、数字档案馆安全体系和档案开发、服务利用体系。今后，重庆大学档案馆将继续走“一个平台，三个体系”的内涵发展的道路。

麦当劳公司高级档案经理迈克尔•布林顿作题为“秘方——企业档案馆的信息技术”主题报告。报告指出，过去麦当劳由于在档案管理方面投入经费较少，导致企业营销过程中遇到法律侵权行为时缺乏凭证。因此，麦当劳金色档案馆应成为麦当劳公司的历史资产的集中信息与研究中心。其档案所保存及提供的信息为保持麦当劳品牌的凝聚力和支持其现在和将来的商业活动都起到了重要作用。美国的企业档案与电子文件保管正面临前所未有的挑战，但也为档案工作者带来了机遇。正如理查德•寇克斯（Richard J.Cox）所说的那样，档案工作者需要成为系统设计团队的一部分，并与企业法律顾问以及其他管理者合作来促进文件管理的发展，以期实现企业的持续价值。报告以两个成功案例呼吁企业在新时期应加大对档案管理，尤其是电子档案管理的投入。目前许多企业档案馆正在开始应用电子文件保护的“秘密配方”，即提升重视、增强责任、增加人员编制并提高预算。

其后，国家档案局经济科技档案业务指导司副司长王岚作题为“资产概念的引入及其对 中国企业档案工作的影响”主题报告。报告指出，档案信息的资产价值观的建立、全球化与企业法规遵从的要求以及信息技术发展带来的深刻影响是影响企业档案工作的三个主要因素。王司长特别强调了观念的价值和力量，指出领导、技术人员、业务人员必须重视档案部门的需求，档案部门才能对其提供好的服务。同时，档案部门也应主动参与到前端电子文件的管理活动中去。报告还详细介绍了一些企业档案工作规范，以期为企业档案工作者提供借鉴。

主题报告阶段结束后，会议进入讨论阶段。下午的讨论比上午更为热烈，涉及的问题有电子文件长久保存概念的争议、档案管理人员职责的具体变化、企业文档一体化系统的可行

性、档案信息网络化、最优保管介质等等。信息资源管理学院的同学也积极参与到讨论中来，如2011级档案学硕士研究生周文泓同学就电子文件的法律地位与真实性保障问题与美国专家进行了探讨。

会议闭幕式上，王健教授为大家奉上一段与开幕式呼应、精心制作的视频，差不多每一位与会者都能在视频中找到自己的身影。在与大家共同回顾这一天来整个会议的丰硕成果的同时，她再次代表中国人民大学信息资源管理学院对这次会议的巨大成功表示祝贺，对这次会议的演讲嘉宾，尤其是国际友人表示衷心的感谢。并感谢所有与会者，感谢为此次会议的成功举办提供辛勤周到服务的学生志愿者。

本次研讨会得到了各方面较好的反响，美国专家在接受采访时说：“此次会议举办得相当成功！从开始到结束都很吸引眼球，使我们留下了深刻的印象。在此次会议中，中美双方深入探讨了很多重要的学术问题，为进一步开展合作研究提供了重要借鉴。同时，我们也对学院师生的热情参与留下了深刻的印象。”

数字时代，我们需要广泛的国际合作与密切的国际交流。正如布劳因馆长在演讲时所提到的那样：“虽然我们现在面临很多挑战和问题，一时没有完善的解决方案，但是我相信通过努力与合作，也许两年以后我们便能找到更好的方法去解决这些问题。”

第二篇：档案管理模式

学校档案管理模式报告

一个学校成长和奋斗的沉淀和记录，能树立学校自身形象和体现学校的价值，促进学校的各项管理。学校档案是学校直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文 件材料的总称。它一方面记述了学校树立自我形象和价值观建设的过程，为新时期学校建设提供借鉴和依据；另一方面，也是学校自我形象和价值观建设工作的重要 组成部分。它是凝聚学校内部各种力量的“粘结剂”，它是促进学校内部管理的“助推力”，它为学校教育教学工作的发展带来勃勃的生机和活力。现将我校档案管理模式报告如下：

一、基本情况

我校从1989年建立档案室，1990年初建综合档案室，年底经县档案局和县教委考核认定为县级达标档案室。1997年经过市档案局验收合格，认定为市二级档案室，2001年档案管理升省二级，2005年省一级。学校现有68平方米的库房、办公室和阅览室。设有档案橱14只，能容纳15年形成的各类档案，配备了电脑、空调、去湿机、灭火机、温湿度机和防磁柜，并安装防盗门，四周无危及档案的隐患。档案室内温湿度符合要求，二、领导重视、加强知道，提高档案工作重要性的认识

加强档案工作，开展学校档案综合管理和上等级工作是实施《档案法》的重要内容之一。为了使这项工作领导（鉴定）小组，由校长亲自兼任领导小组组长，由校办主任具体负责统一组织实施，为档案综合管理提供了有力的组织保证。第二我们组织有关人员学习《档案法》、《实施办法》和上级对有关档案工作的指示，又认真学习档案管理的文件，促进对档案管理重要意义的认识，从而为加强档案综合管理奠定了坚实的思想基础。为了提高全体教职工对档案工作的认识，在全体教职工会议上进行宣传教育，并且开展“档案宣传周”活动，并建立档案咨询室，提供有关人员咨询。

三、落实经费，改善档案硬件设施

校领导重视档案室硬件设施，根据综合档案室的实际需要，把原档案室从60平方米扩大到172平方米，分成库房室、阅览室、办公室和校史陈列室。备足档案橱14幢，保证文书、教学、会计、基建、设备、声像、实物等档案实行集中管理。同时配备了电脑、去湿机、防磁柜、温湿度机、空调、灭火机等设备，改善了档案的保管条件，重新装修校史陈列室，室内建校至2005年学校发展史图片资料和校园模型已经荣誉实物等，供人们参观。近期又投入5万元，用语档案室硬件设施的添置。

四、落实人员，责任到人，健全档案管理网络

为了使档案工作顺利展开，综合单干配备了政治素质较好的专职档案员和兼职档案员。全校各处室，各职能部门设立档案工作网络，分19个类别，收集和整理本部门档案工作，分工细致，责任到人，与考绩挂钩。从而确保各种档案材料及时、完整、准确归档，并及时有效地反馈档案管理和提供利用的各种信息，从整体上提高档案的综合管理水平。

五、健全制度、规范档案管理

建立健全的档案管理规章制度，促使档案管理逐步达到工作标准化、规范化、制度化，是开展档案工作必不可少的基础。根据有关规定，结合我校实际，制订了《学校各类档案管理制度》、《学校档案归档范围及保管期限规定》、《学校档案管理暂行规定》、《学校归档文件整理办法（试行）》等档案管理制度以及档案分类方案、编号办法、保管期限等规章制度，使档案工作有章可循、井然有序、职责明确，提高了档案工作的质量和效率。

六、注重平时的监督指导，抓好档案业务建设

为了使档案能够及时准确的收集和归档，我们加强了对档案工作平时的监督和指导，并要求各职能部门，互相协作，互相配合，认真地作好档案的各项工作，使其符合档案管理要求。例如：为了搞好文书档案，学校严格规定，按收文、发文程序办理，直到办毕文卷，形成档案止，要求业务人员牢记“准确、及时、安全、简便”和集中统一要求；教学档案是学校档案的重要组成部分，能为教学目标管理以及学生学历等提供已经，为此我们对教学当那的收集特别是教师的教研活动，政教活动等内容，加强收集力度，确保教学档案的完整性。

七、编制检索工作和编写年鉴资料

根据档案综合管理的有关要求，编制案卷目录、全引目录、人事任免专题目录、专业职称评聘专题目录，表彰先进专题目录及科档目录、声像目录、实物目录等检索工作。学校综合档案室编有学校《全宗介绍》、《校志》、《大事记》、《年鉴》、《组织机构沿革》、《基础数字汇编》、《教科研课题汇编》等多种参考资料。

八、重视档案的开发利用

学校建立了档案借阅记录，效果反馈记录。学校档案室能主动为学校领导、各部门及教职工提供信息。当学校领导要研究处理问题时，档案室能提供上级有关规定和学校当时会议记录，使问题得到及时解决；在争创国家级重点职高时，争创领导小组成员调阅了历年大量档案材料及基础数据；在重新装修校史陈列室时，依靠档案材料中的照片档案及悠远资料，使陈列室的内容充实准确；在筹备校庆活动编写校志有关材料时，借助于学校档案使校庆资料顺利而真实地编汇；在总结后备军人学校调研课题时，依靠档案室所库藏的材料得到借鉴。又如历年毕业生毕业政见遗失或学生参军时需要签发政审意见，就依据档案给予办理。

学校档案工作是维护学校历史面貌的一项重要事业。只有管好学校档案，才能为学校留下一份良好的记录，学校自身形象和价值观建设的工作才能源远流长。新的时代 赋予档案工作新的要求。我们将不断强化学校档案工作，加强学校档案的基础工作，拓展学校档案

工作的内容。把我校档案室建成学校的文化基地，充分利用档案参 与学校教职员工的文化生活，积极参与学校自身形象和价值观建设，促进学校各项管理，使学校真正成为社会主义精神文明建设的摇篮。

自述背景：

我从1998年至今担任学校的档案管理工作。本报告制定于2010年10月。我校从1989年建立档案室，1990年初建综合档案室，年底经县档案局和县教委考核认定为县级达标档案室。1997年经过市档案局验收合格，认定为市二级档案室，2001年档案管理升省二级，2005年省一级。学校现有68平方米的库房、办公室和阅览室。设有档案橱14只，能容纳15年形成的各类档案，配备了电脑、空调、去湿机、灭火机、温湿度机和防磁柜，并安装防盗门，四周无危及档案的隐患。一个学校成长和奋斗的沉淀和记录，能树立学校自身形象和体现学校的价值，促进学校的各项管理。学校档案是学校直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文 件材料的总称。它记述了学校树立自我形象和价值观建设的过程，为新时期学校建设提供借鉴和依据。

证人证词：

关于档案管理模式的报告符合学校的实际情况，句句属实。经过相关专业人员仔细分析，报告对我校的现状分析十分到位，方法和方式具体可行。此方案不仅对学校目前的现状做了仔细分析，并且对学校今后的发展做了详细规划，具有一定的预见性和前瞻性。我深信此报告一定会对学校档案的管理有很大的帮助。

第三篇：档案管理模式报告

国家职业资格二级秘书业绩评估材料档案管理模式

重庆长江水运股份有限公司

关于档案管理模式的报告

公司：

公司上市后，因兼并重组四川省轮船公司、重庆纺织品批发公司、重庆船厂三家传统国有企业，公司档案管理工作面临制度不健全、机构设置不合理、设备老化、设施短缺等不利局面，档案管理及有效利用工作严重滞后，影响了公司的生产经营，阻碍了公司发展的步伐。为适应公司发展规划，使档案管理工作更好地为生产经营服务，现将公司档案管理模式报告如下：

一、公司基本情况

公司成立于1948年，1993年改制为股份有限公司，2001年获准公开发行股票上市，是全国内河客、货运及旅游运输首家上市公司，总资产140000万元，净资产57000万元，员工3000多人，下辖10家控股子公司和4家参股子公司，旗下拥有由10艘“长江观光”系列游船组成的长江三峡旅游大型一流船队，是重庆市水上客运旅游运输骨干企业。

二、公司档案管理工作现状

公司从1948年成立伊始，即建立了文书档案室，1989年设置了档案室，1993年起至今连年被四川省、重庆市档案局评为档案管理省级先进单位。目前共有库藏档案11694卷，其中文书

1档案1073卷、科技档案125卷、会计档案8339卷、干部职工档案2000卷、声像档案47卷、荣誉档案110卷。

公司档案机构设置为分立型档案工作机构。党、团、行政设有文书档案室，设备、科技部设有科技档案室，计财部设有会计档案室，人力资源部设有人事档案室，由各个部门分管副总经理直接领导。

三、档案管理模式的设置

目前，公司分立型档案工作机构，存在着公司内部设置了若干个不相统属、各司其职的档案室，各档案室的领导关系各不相同，缺乏业务上的联系，且档案工作内容单一，涉及的档案类型不多，利用率不高等缺点。随着企业的不断壮大，分立型档案工作机构已不能适应公司发展及档案工作的需要，暴露出档案材料归属不清，难以提供综合性信息，查找不方便，不便于统筹管理，管理成本高等问题。

为解决目前档案管理存在的储多问题，公司拟设置综合型档案工作机构，将公司的全部档案统一归口负责管理。

（一）综合型档案工作机构有利于组织机构的稳定。实行档案综合管理后，有的档案室成了内部直属单位，其稳定性增强，受内部机构改革的冲击减弱，在一定程度上保证了档案工作的持续、稳定、健康发展，对外联系更加便利、有效、密切。

（二）综合型档案工作机构有利于档案工作职能的稳定发挥。实行档案综合管理后，综合档案室归口统一管理公司档案工

作的所有事务，其业务管理和行政管理双重职能的行使及相关的编制、经费等问题得到落实。

（三）综合型档案工作机构有利于档案工作所需人力、物力、财力的保障。实行档案统一管理后，档案工作所需的人力、物力、财力可以得到进一步的保证，节约管理成本。

（四）综合型档案工作机构有利于档案工作业务的开展。实行档案综合管理后，统一了各类档案的业务管理制度和要求，使管理更规范，保管更安全，查找更便捷，利用更有效。

四、档案管理机构的设置

设立综合档案室，配备具有档案管理专业职称、业务素质较好的工作人员3名，由分管办公室工作的副总经理直接领导，办公室主任负责日常管理事务。

五、档案管理方法

（一）建立健全档案管理制度。针对公司兼并三家国有传统企业给档案管理工作带来的结构复杂、涉及面广、管理难度大等现状，根据国家《档案法》的要求，按照集中统一管理原则，结合公司实际，制定《公司档案管理办法》、《档案归档制度》、《档案借阅制度》、《档案保管制度》、《档案鉴定工作制度》、《档案保密制度》、《档案人员岗位责任制》，对档案管理制度进行修订和完善，以适应企业改革和公司经营体制的发展要求，从而使档案管理工作逐步走上制度化、标准化、规范化的轨道。

（二）增添设备设施，实现自动化管理。随着现代信息技术的高速发展对档案管理工作提出了更新、更高的要求，公司的档案管理硬件设施已不能满足当今信息发展的需要。因此，档案管理工作需增添计算机、打印机、档案管理专业软件、专用库房、空调、档案专用柜等设施设备，组织档案人员参加业务培训，订阅专业档案书籍、报刊，适应新时期档案管理工作的要求，切实保证公司电子政务、办公自动化工作的顺利进行。

（三）随着公司经营体制的转变和改革的进一步深化，公司所属分公司、控股子公司及参股子公司日益增多，各分公司、控股子公司及参股子公司的档案管理工作与公司档案管理出现管理漏洞与冲突。公司制定分公司、控股子公司及参股子公司档案管理办法，要求各分公司、控、参股子公司必须配备专兼职档案人员，负责对本单位的综合档案进行收集、整理、归档，分别编制档案目录并报公司备案，同时，公司应加强对分公司、控、参股公司档案工作的指导、检查和监督，各分公司、控股公司的档案在本单位保管两年后交公司综合档案室，以保证公司档案的完整性、连续性。

六、档案管理模式的形成过程

2004年5月27日，公司分管理办公室副总经理黎明召集办公室主任、档案人员、文秘人员、各分公司、控、参股公司负责人在公司一会议室召开专门会议，对公目前的档案工作提出要求，并明确指出：随着企业改革的不断深入和公司规模的不断壮大，档案管理工作严重影响公司的发展，改进档案管理工作刻不

容缓。

会后，办公室根据会议精神，以《档案法》为准绳，以规范化、制度化、标准化为目的，以符合公司发展要求、保证档案完整、安全便于使用查阅、节约档案管理成本为原则，学习借鉴其他兄弟单位的档案管理先进方法，总结历史经验，召集各单位档案人员集思广益，拟定了《关于档案管理模式的报告》。

以上报告，请审阅。

二○○四年六月十日

第四篇：档案管理模式报告

档案管理模式报告

为确保我县档案管理模式改革工作顺利进行，根据省委办公厅、省政府办公厅《关于印发<安徽省档案管理模式改革实施方案>的通知》(皖办发[2006]2号)文件精神，结合我县实际，特制定本实施方案。

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻党的十六大和十六届五中全会精神，坚持以科学发展观统领档案工作全局，按照档案工作全面融入、主动服务第一要务的原则和“四变”思路，整合档案信息资源，创新档案服务机制，破除经费国家投入、资源部门分割、难以服务社会的旧模式，建立起国家档案资源集中统一管理、开展“一站式”服务的新模式，促进我县档案事业与经济社会协调发展。

二、工作目标和主要任务

档案管理模式改革的工作目标是，用2年的时间，在全县范围内建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的国家档案资源管理利用新模式，实现档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化，进一步增强档案部门对国家档案资源的监督管理职能和公共服务能力，开发和实现档案资源的最大效益，为我县经济建设、政治建设、文化建设和社会建设提供更好更快的服务。其主要任务是：

1、整合资源，创新模式。全县所有经济、政治、科技、文化等领域的档案资源都属于此次档案资源整合范围。通过对国家档案资源归属和流向的调整、档案工作机构的归并等多种措施，进一步理顺档案行政管理部门与主管部门在专业档案工作中的关系，建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源。按照重点发展国家综合档案馆的原则，专业档案资源规范整理后按规定移交县档案馆。县档案馆做好进馆档案质量验收工作，及时接收。

2、建章立制，规范管理。加强制度建设，制定并发布有关专业档案管理制度，明确档案部门与各主管部门在专业档案形成、流转和管理工作中的关系与职责，建立流转新机制，确保各类专业档案及时、顺利、完整地移交到县档案馆。加强县档案馆内部管理，建立健全各项规章制度，提高人员素质，发挥档案专业管理优势，实现业务建设标准化，为综合开发档案信息资源打好基础。

3、科技兴档，强化服务。采用现代科学技术手段，建立馆藏档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库。改进服务方式，实现信息共享，全面提升县档案馆现代化管理水平和整体服务能力。围绕县委、政府中心工作和人民群众利

用需求，加大综合开发力度，实行“一站式”服务，努力实现档案资源的最大效益。

三、实施时间和方法步骤

全县档案管理模式改革工作实施时间从2007年初开始，2008年底结束。分三个阶段进行：

第一阶段是调查研究、制定方案阶段，时间为2007年1-3月。一是开展调查研究，拟订实施方案（草案），报送省、市档案局审核和县委、县政府批准。二是建立组织，落实责任。三是做好整合档案的接收准备。

第二阶段是分类指导、实施整合阶段，时间为2007年5月-2008年6月。对分散在各部门的专业档案进行实体整合，分两批进行：第一批实施单位为县建委、国土资源局、交通局、水务局、林业局、民政局和财政局等7个单位，完成时间从2007年5月至12月底；其余单位列为第二批实施单位，在2008年6月底前全部完成。实体整合的方法是，按照建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门相配合的国家档案资源建设监管体制的要求，参照专业档案管理的相关规定，由县档案局分别与各主管部门联合制发各专业档案收集、整理、移交的具体规定，明确各自的职责，建立专业档案有序流转的正常机制。在此基础上，由县档案局派人指导，主管部门组织人员对专业档案进行规范整理，按规定及时将专业档案移交县档案馆集中统一管理。针对部分单位专业档

案较多，缺乏档案专业人员，来不及规范整理的问题，可以采取档案局聘用人员代为整理，所需费用由各单位自理。

第三阶段是完善整合、巩固提高阶段，时间为2008年7-12月。一是组织档案管理模式改革的自查工作，制定和落实整改措施，巩固改革成效。二是打造档案信息利用的平台，建设档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库，开通档案信息网站，为党政机关和社会公众提供快捷、高效的档案信息利用服务，实现档案信息资源社会共享。

四、工作要求

1、提高思想认识，精心组织实施。全县各级各部门要充分认识开展档案管理模式改革的重要性和紧迫性，进一步增强责任感和使命感，切实把档案管理模式改革摆上重要工作日程，加强领导，精心组织，确保档案管理模式改革任务顺利完成。

2、加强组织领导，密切协调配合。成立县档案管理模式改革领导小组，负责全县档案管理模式改革工作的组织领导和协调指导，具体工作由县档案局负责办理。各专业档案主管部门的主要负责同志要负总责，自觉服从改革，支持改革，确定专人抓这项工作，积极完成改革任务。

3、做好舆论宣传，加强督促检查。要大力宣传档案管理模式改革的重要性和必要性，增强全社会档案改革意识，营造良好的改革氛围。为确保改革的扎实推进，由县委

督查室、县政府督办室和县档案局联合对全县档案管理模式改革工作进行定期督查，督查情况及时上报县委、县政府，并编发督查通报。

第五篇：电子档案管理办法

邑等档案室实行电子化管理实施方案

数字档案室

指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。文档一体化原则

各单位应坚持文档一体化原则，规划建设本单位的数字档案室，实现办公信息的顺畅交流。

统筹规划原则

数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。

确保安全原则

各位教师应健全各种设施，加强管理，确保档案数据的安全。

网络建设

1档案数据网建设

档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域，按照BMB17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入因特网。2接入单位办公网和业务网

档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的，应采取相应措施，确保档案数据安全。3数据交换

数据网与办公网、业务网的数据交换采用移动硬盘等介质实现。

软件系统建设

1应选择技术成熟、前瞻性好、后期维护有保障的操作系统和数据库管理系统，构建档案室基础管理平台。选择适宜的操作系统。采用与硬件选型相匹配的主流操作系统。选择适宜的数据库管理系统。目录数据推荐采用关系型数据库存储管理，其他数据可根据需要选用相应的数据库存储管理。应根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案进馆和报送管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、运行稳定、数据安全的档案管理应用平台。5 电子文件归档管理系统

是单位办公自动化系统的组成部分，应按照GB/T 18894和有关电子文件归档管理的规定设计开发，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。主要包括归档鉴定、整理编目、数据加工、数据报送等功能。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。6 数字档案室管理系统

应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心，涵盖整个档案室业务工作的管理系统。主要应包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等功能。7 档案进馆和报送管理系统

按照网络环境下馆室一体化业务建设的模式，按照国家规定的档案数据及其目录数据格式要求，整理应进馆的档案、资料及现行文件，形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交报送。8 档案查询利用系统

在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。电子文件归档管理系统和档案查询利用系统是单位办公自动化系统的子系统，应与办公自动化系统实现无缝连接。数字档案室一般应基于中间件技术，将业务规则逻辑与后台数据存储处理和前台展现程序进行分离，构架数据库服务器处理数据，应用服务器处理具体业务逻辑，客户端负责和用户交互的三层体系开发应用平台。

数据库建设

1数据库种类

档案室应建立面向全部室藏档案的档案资料目录数据库和电子档案数据库，集中存储管理数字档案数据信息。2 档案资料目录数据库

室藏档案应按照DA/T18和DB37/T53的规定设计著录项目，建立档案案卷级、文件级目录数据库。

室藏资料应按照GB3792.1和GB3792.2的规定设计著录项目，建立资料目录数据库。3 电子档案数据库

根据GB/T18894和国家及省制发的电子文件管理规定组织建立电子档案数据库。档案数据量大、种类丰富的单位可以区分类型建立数据库，分别存储文本型、图像型、图形型、音频型、视频型等电子档案数据。电子档案数据应与其目录数据进行有效挂接。4 数据采集和加工 档案资料目录数据的采集

按照DA/T18和DB37/T536的规定采集档案目录数据。按照GB3792.1和GB3792.2的规定采集图书资料目录数据。5 电子档案数据的采集 6 电子文件收集归档

单位应按照国家及省有关电子文件归档管理的规定，建立健全电子文件归档管理体制和责任体系，采取相应的技术手段和管理措施，逐步实现电子文件形成、处理、积累、归档的一体化管理，确保各种类型电子文件完整归档。

归档文本型电子文件推荐采用XML格式，可以收集PDF、RTF、TXT格式文档；图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式；音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式；视频型电子文件推荐采用MPEG2或AVI格式。7 档案数字化加工

档案室应有计划地采用成熟的数字化技术对室藏非电子档案进行数字化加工。纸质档案按照DA/T31的规定进行数字化加工。

照片档案采用扫描方式进行数字化时，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；扫描仪光学分辨率应不低于600dpi；扫描后的照片应保存为TIFF格式，采用LZW格式压缩；扫描图像缩放比应为100%。

录音带数字化时应选用44.1kHz，16bit来进行立体声采样。数字化后存储格式应为WAV或MP3。

录像带数字化时数据传输率应不低于4Mb/s，采用MPEG2压缩存储标准。

数据管理与维护 应指定专人负责档案数据的维护与管理。2 数据入库

电子档案及其目录数据应进行齐全性、准确性、完整性、安全性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。3 数据修改

入库后的档案数据一般不能修改。入库数据确有错误，应形成书面报告，按相关制度的程序规定批准后方能修改。.4数据备份

档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存。并定期进行更新备份。有条件的单位，宜采用双机热备加磁盘阵列柜存储管理。5数据删除

入库数据不能随意删除。经价值鉴定确无保存价值的档案数据，按相关制度的程序规定审批同意后，按要求删除数据。删除数据应形成纸质记录存档。

查询利用 单位办公自动化系统应设置非涉密档案在线查询利用的功能链接。档案室应利用本单位办公网实现非涉密档案在线查询利用；利用电子邮件或其他通讯方式实现非在线查询利用。3 涉密档案不能上网利用。应建立完善的网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。编制提供本单位基础数字、重要工作和重大事件等信息资料，通过办公网络提供档案信息服务。

安全管理

1物理安全

档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件；采用温湿度自动控制系统，使库房温度保持在17—20℃之间，相对湿度保持在35%—45%之间；设置门控系统、监控报警系统，配备磁带备份系统、光盘刻录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备，健全环境安全和介质安全等功能，确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。电子档案库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。有条件的单位应建造标准的电子档案库房。2数据安全

档案室应健全系统备份、容灾恢复和电磁兼容等功能，配备防火墙、入侵检测等相应技术设备，建立操作日志，通过身份认证、访问控制、信息加密、信息完整性校验、入侵检测

等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护，防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。3 计算机病毒防治

采用国家有关主管部门审验通过的查毒、杀毒软件，实时对服务器和客户端查毒、杀毒，并健全各种防毒措施。4 网络入侵防护

采用通过国家鉴定的防火墙设备构建网络防护体系，并通过网络入侵检测设备，对网络可疑访问进行记录、跟踪，与防火墙及网络交换机联动，阻止非法访问，保护网络系统和应用系统的安全。5系统漏洞扫描防护

通过系统漏洞扫描系统，主动查找网络中存在的各种漏洞，及时采取相应的补救措施，避免可能引起的破坏。6 身份鉴别

采用各种有效措施对通过网络进行在线移交、信息检索等活动进行身份鉴别，保证用户身份的合法性。7访问控制

通过网络硬件设备和软件组合功能对用户进行操作权的限制，包括功能权限制和数据权限制，主要防范用户的越权访问。8 信息加密

包括传输加密和存储加密。网络设备应支持相应的加密协议。9安全审计

利用数据库、操作系统、安全保密产品和应用软件的审计功能进行安全审计、评估。10 保密管理

应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家有关保密规定切实做好保密管理。

制度建设 电子文件归档制度

明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法、时限和质量要求等。

2档案数字化规程

明确规定本单位各种门类、载体档案进行数字化的具体要求。档案安全保密制度

明确规定电子档案安全管理职责要求和措施方法，网上利用权限的划分标准，以及档案阅读使用范围。档案数据网上查询利用制度

明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。5 档案数据管理维护制度

明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。6 电子档案鉴定销毁制度

明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。7 档案数据网和信息设备维护使用制度

明确规定档案数据网操作管理要求和程序方法，规定计算机等信息设备维护使用要求。

施工、监理与验收 数字档案室应根据国家有关规定，由具有信息系统工程施工资质的公司进行施工，并聘请具有信息系统工程监理资质的监理公司进行全程监理。档案管理软件系统和数据安全管理，均应通过省档案局专业验收。

邑等档案室实行电子化管理实施方案

邑等完小