第一篇：档案收集方法
档案收集方法
一、依法收集档案。向档案馆移交档案和档案馆接收档案是《档案法》赋予的权利和义务，档案形成单位必须依法移交,档案馆则必须依法接收。
二、协议接收。档案馆与有关单位本着互利原则或出于共同的社会责任感，自愿就移交档案达成协议；法定接收范围以外的单位（主要是非国有组织和个人），可以采取协议接收的办法处理；法定移交档案的组织，在接收时限上可经过协商视情况提前接收或延期接收。
三、社会捐赠和寄存。通过经常性地接受捐赠和寄存，收集产生或收藏在不属于法定向档案馆移交档案的组织和个人手中对国家和社会有利用价值的档案。
四、有选择地购买。对散存于社会和民间，收藏者不愿捐赠、寄存但愿意出售，而对国家和社会确有保存价值的档案材料，档案馆可根据其价值和经济能力，有选择性地购买。
五、主动生成。档案馆主动参与本地区一些重大活动、重大工程、重大事件的拍照或拍摄，生成声像档案，可填补馆藏不足，同时降低档案收集成本。
第二篇：档案整理方法步骤
干部人事档案整理的方法步骤
整理的第一个环节是鉴别，也是对准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于归档范围，是否符合归档要求。鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；对经过鉴别不符合归档要求的材料，要区别不同情况，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。除了鉴别以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤: 第一步。分类 按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。
第一类:履历材料。包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。主要有：1988年、1999年两版履历表，参加工作后填写，填写1999版可以填当前时间，填写要规范，前后一致，培训两个月以上的填写，需在四类中有材料。还要有属于履历性质的登记表，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归此类。
第二类:自传材料。报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。一些以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。第二类中新增加了报告个人有关事项的材料。
第三类:考察、考核、鉴定材料；审计材料。包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。具体有：定期考核材料，考核登记表,每年需归档，援青、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业、学校、党校学习纯属鉴定不带成绩的各类鉴定（带成绩的归在第4类中）；调任时审计材料（经济责任审计结果报告）；后备干部登记表。
第四类:学历学位材料。职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。需要注意的是过去学生登记表归第一类，学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类，此次统一调整到第四类。其中：
1、学历学位材料：高中毕业登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推荐免试登记表，专家推荐表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明。归二级分类的1类中。
2、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。归二级分类2类中。
3、反映个人科研学术水平的材料：青海省存在此类情况的较少，主要是科研单位和院校，归二级分类3类中。
4、培训材料：为其两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记表等材料（培训学习时间明确为两个月以上）归二级分类4类中。
第五类：政审材料。更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到第五类。档案审核工作中形成的“三龄一历”（年龄、党龄、工龄和学历学位）认定材料也归在第五类。这里重点讲一下关于确认出生日期和参加工作时间如何确认。档案材料中出生日期更改的情况主要有：虚、实岁换算造成出生年份不一致；阴阳历换算误差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填写中的笔误；个人早期为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意将出生日期提前或拖后填写。中组部、人事部、公安部关于干部出生日期问题的文件有两个：一个是现行的文件，即《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字［2006］41号）。文件规定，“从2006年10月起，不再办理审批干部本人要求确定或更改出生日期的事项；对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”中组部2007年1月印发《关于做好公务员登记中干部档案相关工作的通知》（组通字［2007］4号）规定，“对个别干部的出生日期、参加工作时间等信息，档案记载前后不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”干部档案中，最先记载干部出生日期的材料一般为入团志愿书，或者高中毕业生登记表、入伍登记表、招工登记表等。第二个文件是1990年印发的《关于办理干部退（离）休手续时认定出生日期问题的通知》（组通字［1990］24号）。在2006年10月以前，已经按照这个文件更改了出生日期的，档案中必须有个人申请、所在单位党委（党组）或组织人事部门的调查报告、证明材料（原户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件）、按照干部管理权限上级党委（党组）或组织人事部门的批复。干部档案中记载干部参加工作时间的早期材料一般为：录（聘）用审批（备案）表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表等，以及招生（入伍、招工）政审材料、知青上山下乡登记表证明等。确认干部参加工作时间的政策性文件包括：《中共中央组织部、劳动人事部关于确定建国前干部参加革命工作时间的规定》（中组发［1982］11号）、《国家教委、人事部、劳动部关于博士生和在职人员考取硕士生学习期间工龄计算问题的通知》（教高［1990］001号）、《人事部关于“文革”前赴苏联、东欧留学的本科生学习期间工龄计算的问题的通知》（人薪发［1992］11号）、《人事部、劳动部关于一九六六至一九六九届大中专毕业生参加工作时间和工龄计算问题的通知》（人薪发［1994］43号）、《劳动人事部关于解决原下乡知识青年插队期间工龄计算问题的通知》（劳人培［1985］23号）等等。
第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。包括干部参加党、团组织的有关材料。
第七类:表彰奖励材料。包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料，此次统一规定作为奖励材料，归第七类。
第八类:涉法违纪材料。
第九类:招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。包括干部职务变化、工资待遇、出国(境)等材料，以及各种代表会议代表登记表等材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》统一规定归在第九类。本条增加了对外国永久居留证、港澳永久居民身份证复印件的归档要求，删除了因公出国（境）人员备案表。这里的工资、待遇类材料应有：93年10月执行的工改表；95年10月正常晋档工资审批表；97年7月调整工资标准审批表；97年10月工资正常晋档审批表；98年元月正常晋级审批表（五年考核称职）；99年7月调整工资标准审批表；99年10月正常晋档审批表；2001年元月调整工资标准审批表；艰苦边远地区津贴审批表；2001年10月调标审批表和正常晋档审批表；2003年元月正常晋级工资审批表（五年考核称职）；2003年7月调标审批表和正常晋档审批表；2004年10月学历浮动工资审批表；2005年10月正常晋档审批表；2006年7月工资改革审批表、工作津贴和生活补贴审批表、完善艰苦边远地区津贴审批表。2006年至今正常晋级和调整艰苦边远地区津贴审批表。职务变动调整工资，要在职务变动工资审批表标表明工资文号，属于公务员的要有公务员定级表（97年或98年）；退休的要有退休住房补贴表、高原补贴表这两张表。任免：要求有副科级以上任免表及形成的考察材料及现实表现；按规定逐项如实、准确填写。要注明任免职务的批准机关、时间和文号，并加盖组织印章。2008年3月以后从其他单位调入机关或参照公务员法管理机关的干部，须有《公务员调任审批（备案）表》。
第十类：健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其他材料。
包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料;生平，非正常死亡调查报告等。省管干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也归入此类。
这里需要重点说明两个问题：
一是第四类、第九类材料的二级分类问题。第四类、第九类材料需要采用二级分类法，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说: 根据中组部1991年印发的《干部档案整理工作细则，第九类材料可以再分为:1.工资材料;2.任免材料;3.出国(境)材料;4.参加会议的代表登记表等其它材料。此外，第四类材料可以再分为: 1.学历学位材料;2.职业（任职）资格和评（聘）转业技术职务（职称）材料；3.反映科研学术水平的材料；4.培训材料等。第四类、第九类材料必须按新的分类标准进行二级分类。二是内容交叉材料的分类问题。部分档案材料，特别是一些制式表格，存在内容交叉的情况，可以根据材料的主要内容或用途来确定类别：
1、以自传为主的履历或简历表归第二类；
2、学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类；
3、享受政府特殊津贴材料归第七类；
4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；
5、中央和地方各级党委委员简历，人大常委会委员、政协委员简历放一类。
第二步，排序 排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。排序的具体方法有两种: 1.按材料形成的时间排序
适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。注意，第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。
2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序
适用于第五、六、八类材料。其中，第五类、第八类材料的排列顺序一般为:上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页;有封面的材料从封面开始编写;空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。
第三步，编目 修订后的目录与旧目录的不同:一是把“类号”改成了“序号”；二是把“材料制成时间”改成了“材料形成时间”；三是删除了“份数”栏。
编目的具体要求： 1.档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。2.每类目录应首先注明材料类号和类别名称。3.“类号”下再依次填写排列序号。规范的序号栏填写方法应该是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级类号用
（一）至
（四），顺序号用阿拉伯数字。4.“材料名称”根据材料题目填写。一般来说，没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。5.“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全，如1985年9月1日，不能填为85年9月，或者1985年等。6.“页数”材料的页数。按照编好的页数如实填写。7.“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表；复印件等情况也应注明。8.书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，由于后续的材料比较多，为了留出足够的空格，不要在同一页中再填写其它类别材料的条目。
第四步，技术加工 1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。3.幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。5.为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。
第五步，装订。装订好的档案，档案目录臵于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。如果左侧的空白不够，要托裱出装订边，不能压字。注意，装订时只要求档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材料，右边、上边不能对齐是正常的，不需要刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订；分卷装订时，必须保证同一类材料分放在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附标签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。
第三篇：文书档案整理方法要点
2013.3
3、确定装订顺序
4、装订方式和要求
五、归档文件的分类
1、确定分类方法
2、制定分类方案
3、七、1、2、八、归档文件的编目1、2、九、装盒1、2、3、第三章
文件实体分类
六、归档文件的排列 归档文件的编号 盖印文件归档章 填写归档章
编制《文书档案归档文件目录》 装订《文书档案归档文件目录》
文件装盒要求
填写备考表、盒脊、封面 档案盒盒脊填写要求
机关档案工作需要把握的几个基本原则
2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；
3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。
4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。
5、另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等。(我们常说的业务主体档案）
五、档案的作用是什么？
一是凭证作用；二是参考作用。另外档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。
第二章 文件的收集工作
一、确立文件的收集(归档)范围
凡本单位在职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围。它包括三个方面：
1、本单位制发的正式文件(包括代上级机关起草的文件)。是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值、凭证价值、查考价值的文件材料。
2、外单位的来文。需要贯彻执行的上级机关同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。
3、本单位形成的没有文号的文件，例如：会议纪要、通报等。
几种特殊情况，也在归档范围之内：
1、重要文件材料的历次修改稿，例如：大事记、组织机构沿革等。
2、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的亲笔信
3、还有就是机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。例如：
一般有以下几种文件可以不归档
（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。
（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。
2、分开
文书档案是按进行整理的,如果单位几年未整理了,那么首先要将各的材料分开,同一个的文件材料放在一起,注意几点：
(1)一般以文件形成日期为准。
(2)计划,总结,预决算,统计报表,表彰等统一以文件的签发日期判定所属。
2、复制字迹模糊或易退变的文件。
3、超大纸张折叠。
4、去除易锈蚀的金属物。
文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。
二、装订要求以“件”为单位
1、“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范围时应注意以下情况：
（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；
（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。
三、确定装订顺序
《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：
（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;
2、机构(问题)分类法
3、保管期限分类法
在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的 , 我们在市直机关推荐使用“——保管期限”和“——保管期限——机构（问题）”这两种分类方法。
1、二级分类法：即“--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。例如：档案局、妇联、党史办等
2、三级分类法：即“--机构（问题--保管期限”分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“机构”，即使用“—机构--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。例如：人力资源与社会保障局、农牧局、住建局等
二、制定分类方案：
1、二级分类方案：
XXXX年—-永久
30年
10年
2、三级分类方案：
2、分问题：在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。
第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中； 第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中； 第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类；
第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中；
第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。
3、分保管期限：按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起。文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。
第六章 归档文件的排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
1、按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。
2、:要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年, 填写文件分类所属。如跨形成的文件应归入办结年 , 标时也应标办结,像 1999年的会议通知放在 2000年会议召开一并整理时,在一栏中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成填写 “1999”。
3、保管期限:填写归档文件具体的保管期限,即"永久“30”、“10”。
4、机构（问题）:此项为可选项,如是三级分类则必填,否则可不填。
5、页数:填写该份文件总页数,有图文的页面为一页。如二份文件(正文与附件、正件与定稿等)不止一个流水号时 , 可将文件各部分的页数相加, 如文件页码不全 , 数清页数或简单标注页码均可。
6、室编件号:在同一期限内按文件排列顺序从‘1’开始流水标注室编件号。
7、馆编件号:文件整理归档阶段不需编写。
8、盒号:一般单位不需填写。室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作 , 可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。
第八章归档文件的编目
1、一般一盒装满后顺次装入下一盒即可；
2、同一事由的文件不必特意装人同一盒内;
3、不同类别的文件应装入不同盒中。即不同、不同期限的文件不应装人同一盒中 , 按机构(问题)分类时 , 不同机构(问题)的文件不应装入同一盒中。
二、填写备考表、盒脊、封面
1、填写备考表：盒内应附备考表,置于所有归档文件之后,用以对盒内文件进行必要的注释说明，同时填写检查人、整理人、整理时间。
2、盖印封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称;
3、盖印档号：盒脊各检索项包括全宗号、、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。各项目的填写要求与归档章中相同。
至此 , 整理工作全部完成 , 按顺序上架排列就可以了。
8、对档案进行有效的开发和利用，可以进行档案利用成果申报工作。例如：编写《大事记》、《组织机构沿革》、《全宗介绍》、《利用效果汇编》、《统计数字汇编》、《规章制度汇编》、《工作要点和工作总结汇编》、《专题文件汇编》、《表彰汇编》等。
9、档案库房建设争取达到库房、办公、阅览三室分设，并做到“八防”和安全保卫
10、做好档案著录工作
有档案管理软件的单位要用软件进行著录；没有档案管理软件的单位，用EXCEL表格统一著录。
第四篇：学校档案分类方法
学校档案分类方案
一、文书档案
（一）党群工作类
1、上级党委下发的对本单位党务工作的批示、规定、意见和本单位党组织的请示、上级批复
永久
2、党支部（党委、总支）工作计划、总结，支委会、支部大会的会议材料
永久
3、党员名册、年报表、党内干部任免文件
永久
4、组织史资料
永久
5、党员党内奖励材料：获省级以上奖励材料 永久 其他奖励材料
长期
6、党员党内处分材料
永久
7、一般处分材料
长期
8、组织关系介绍信
长期
9、离休干部工作材料
离休干部更改任龄身份及上级机关的批复 永久
10、纪检工作的计划、总结、意见、规定等材料 长期
11、信访材料：省市级领导批示的重要信件 永久 一般的有保存参考价值的信件 长期
12、民主党派成员名册
长期
13、工会工作材料：工会会员名册
永久 工会工作计划、总结及有关活动材料 长期
14、教代会材料 长期
15上级团委下发的关于本校团组织工作的批示、意见、规定等材料
长期
16、团组织工作计划、总结、发展工作及有关活动材料 长期
17、团员名册、报表
长期
18、少先队员名册、工作计划、总结及有关活动材料 长期
19、上级党委召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料 短期
20、上级党委普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件
短期
21、学校行风、教风建设材料
短期
22、教工政治学习材料、政治思想工作计划、总结 短期
23、上级团委召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料 短期
24、上级团委普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件材料
短期
（二）行政管理类
1、上级行政部门下发的对本校政务工作的指示、规定、制度、意见和本校的请求、上级批复
永久
2、学校行政会议记录
永久
3、校史、大事记及学校发展规划
永久
4、学校工作计划、总结、行事历
永久
5、学校内部机构设置、撤并、名称更改等文件材料 永久
6、干部任免材料、学校领导、教职工名册、统计报表 永久
7、干部职工调资、晋级、定级材料
永久
8、学校荣誉记载材料：获省级以上奖励材料 永久 其他奖励材料 长期
9、政府、社会对学校的综合评价材料、重要的通讯报道 永久
10、一般有参考价值的通讯报道
长期
11、学校目标管理材料
长期
12、学校各项规章制度
长期
13、干部职工录用、调整、离退休、死亡等材料 长期
14、教职工职称评定、考核、专业技术职务聘任材料
长期
15、教职工调动行政介绍信、工资介绍信
长期
16、财务管理办法、意见、规定、措施、财务工作计划、预算 长期
17、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料 短期
18、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件
短期
19、安全保卫、依法治校的材料
短期 20、计划生育材料
短期
21、学校医疗、卫生工作方面的材料
短期
二、教学档案
（三）教学管理类
1、上级教育行政机关下达的关于本校教育工作的方针、政策、规定、办法
永久
2、各学科教育工作获奖材料：省级以上奖励或表彰材料 永久 其他获奖材料
长期
3、学校体育工作有关材料，获省级以上奖、破纪录奖材料 永久 其他获奖材料
长期
4、学校制定的教学常规、计划、总结
长期
5、学校的各科教学制度、办法、规定、条例、守则 长期
6、教学统计报表、教师任课表
长期
7、校刊（一般简讯短期）
长期
8、图书新增表、图书工作计划
长期
9、上级教育行政机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料 短期
10、上级教育行机关普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件
短期
11、教研工作计划、总结、教改计划、教学经验材料 短期
12、学校德育、艺术、科技、劳技等各学科教育的工作计划、总结及有关活动材料
短期
13、学生各科考试成绩
短期
14、课程表、作息时间表、课外活动安排表 短期
15、班主任工作手册、计划、总结有有关活动材料 短期
16、试卷、参考答案、计分标准、试卷分析 短期
17、学校各类高中、高校招生、考生花名册、上线名单等材料 短期
18、医疗保健卫生教学计划
短期
（四）教师业务类
1、教师教学基本情况登记表、教学鉴定、教学成绩、业务考核成绩、业务进修材料
长期
2、教学业务交流、观摩课、公开课、研究课等材料 长期
3、教研成果、学术论文、个人奖励等材料
长期
4、省级以上获奖材料
永久
5、各学科兴趣小组活动获奖记载，省级以上获奖材料 永久
其他材料
长期
6、教案评议记录、教研手册、教研活动有关材料 短期
7、教师在教育改革方面的成绩、经验、总结材料 短期
（五）学籍管理
1、学生学籍卡、学生学籍变更情况的材料
永久
2、学生成绩册
长期
3、学生奖惩材料
4、省级以上获奖材料
其他获奖材料
5、学生名册、转学、毕业材料
6、学生体质测试达标材料
7、行为规范达标材料
8、学生社会实践活动有关材料
三、科技档案
（六）设备类
1、学校教学仪器、使用说明书
2、装修单、保修卡、安装使用调试记录
3、报废设备申请、批复有关材料
4、固定资产明细表
5、设备维修计划、记录材料
（七）基建类
1、基建项目前期形成的文字、图纸、计算材料
2、预、决算书
3、竣工验收材料
4、建筑设计图、施工图、竣工图
5、优秀工程申报材料、验收材料
6、维修计划、方案、记录材料
说明：教育用房与辅用房分别立卷
四、会计档案
（八）会计凭证类
长期
永久 长期 长期
长期
短期 短期
永久 长期
长期 长期
短期 永久
永久
永久 永久 长期 长期
1、原始凭证
15年
2、记帐凭证
15年
3、汇总凭证
15年
（九）会计帐簿类
1、总帐（包括日记总帐）
15年
2、明细帐
15年
3、日记帐（现金和银行存款日记帐25年）154、固定资产卡片（固定资产报废清理后保管5年）
5、辅助帐簿
（十）财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）
1、月、季度财务报告（包括文字分析）
32、财务报告（决算）（包括文字分析）
（十一）其他类
1、会计移交清册
2、会计档案保管清册
3、会计档案销毁清册
4、银行余额调节表
5、银行对帐单
五、特种载体档案
（十二）照片类
1、学校各项重大活动、工作成果的照片、底片
2、每届毕业生照片、底片
（十三）实物类
各类证书、领导题词、奖励、锦旗
（十四）声像类
学校各项重大活动的录音、录像带
（十五）电子文件类
1、重要活动的光盘
2、计算机软盘（有关教学教育工作）年 永久 15年 年 永久 年 永久 永久 5年 年 永久 永久 永久 永久 永久 长期
第五篇：学校档案分类方法
各位领导，同志们：为迎接我县星级学校验收，根据殷校长的会议要求，需要各处、室做好本学期档案整理工作：
从总务处领取档案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名称及编号，分类整理并逐步充实；一旦档案体系建立，下学期的档案整理工作就很顺利了。
12月31日晚，各处、室需要把整理完善的文字档案汇总到接待室（图片、音像资料打包复制到办公室吴光旺主任的移动硬盘上）,接受领导的检阅。
一、文书档案
（一）党群工作类(邵校长)A101、上级党委下发的文件 永久
A102、党支部工作计划、总结，支委会、支部大会的会议材料 永久
A103、党员名册、党内干部任免文件
永久 A104、组织史资料
永久 A105、党员党内奖励材料：获省级以上奖励材料
永久
其他奖励材料
长期 A106、党员党内处分材料
永久 A107、组织关系介绍信
长期 A108、离休干部工作材料
离休干部更改任龄身份及上级机关的批复
永久 A109、纪检工作的计划、总结、意见、规定等材料
长期 A110、信访材料：省市级领导批示的重要信件
永久
一般的有保存参考价值的信件
长期
A111、民主党派成员名册
长期 A112、学校行风、廉政建设材料
短期 …….以此类推。
各位领导，同志们：为迎接我县星级学校验收，根据殷校长的会议要求，需要各处、室做好本学期档案整理工作：
从总务处领取档案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名称及编号，分类整理并逐步充实；一旦档案体系建立，下学期的档案整理工作就很顺利了。
12月31日晚，各处、室需要把整理完善的文字档案汇总到接待室（图片、音像资料打包复制到办公室吴光旺主任的移动硬盘上）,接受领导的检阅。
孙校长：
A113、工会工作材料：工会会员名册
永久
工会工作计划、总结及有关活动材料
长期 A114、教代会材料
长期 A115、教工政治学习材料、政治思想工作计划、总结
短期
。。。
以此类推。
各位领导，同志们：为迎接我县星级学校验收，根据殷校长的会议要求，需要各处、室做好本学期档案整理工作：
从总务处领取档案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名称及编号，分类整理并逐步充实；一旦档案体系建立，下学期的档案整理工作就很顺利了。
12月31日晚，各处、室需要把整理完善的文字档案汇总到接待室（图片、音像资料打包复制到办公室吴光旺主任的移动硬盘上）,接受领导的检阅。
（二）行政管理类（吴威健主任）
A201、上级行政部门下发的文件
永久 A202、学校行政会议记录
永久 A203、校史、大事记及学校发展规划
永久 A204、学校工作计划、总结、行事历
永久 A205、学校内部机构设置、撤并、名称更改等文件材料
永久 A206、干部任免材料、学校领导、教职工名册、统计报表 永久 A207、干部职工调资、晋级、定级材料
永久 A208、学校荣誉记载材料：获省级以上奖励材料
永久
其他奖励材料 长期
A209、政府、社会对学校的综合评价材料、重要的通讯报道
永久 A210、一般有参考价值的通讯报道
长期 A211、学校目标管理材料
长期 A212、学校各项规章制度
长期 A213、干部职工录用、调整、离退休、死亡等材料
长期 A214、教职工职称评定、考核、专业技术职务聘任材料 长期 A215、教职工调动行政介绍信、工资介绍信
长期
A216、财务管理办法、意见、规定、措施、财务工作计划、预算
长期 A219、安全保卫、依法治校的材料
短期 A220、计划生育材料
短期
A221、学校医疗、卫生工作方面的材料
短期
六、特种载体档案
（一）照片类
F101、学校各项重大活动、工作成果的照片、底片 永久 F102、每届毕业生照片、底片
永久
（二）实物类
各类证书、领导题词、奖励、锦旗
（三）声像类
学校各项重大活动的录音、录像带
（四）电子文件类
F401、重要活动的光盘 F402、计算机软件（有关教学教育工作）。。。以此类推。
永久
永久
永久 长期 各位领导，同志们：为迎接我县星级学校验收，根据殷校长的会议要求，需要各处、室做好本学期档案整理工作：
从总务处领取档案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名称及编号，分类整理并逐步充实；一旦档案体系建立，下学期的档案整理工作就很顺利了。
12月31日晚，各处、室需要把整理完善的文字档案汇总到接待室（图片、音像资料打包复制到办公室吴光旺主任的移动硬盘上）,接受领导的检阅。
二、教学档案
（一）教学管理类
B101、上级教育行政机关文件 原件 永久 B102、各学科教育工作获奖材料：省级以上奖励或表彰材料
永久
其他获奖材料
长期
B103、体育工作材料： 获省级以上奖、破纪录奖材料
永久
其他获奖材料
长期
B104、教学常规、计划、总结
长期 B105、各科教学制度、办法、规定、条例、守则
长期 B106、教学统计报表、教师任课表
长期 B107、校刊（一般简讯短期）
长期 B108、图书新增表、图书工作计划
长期 B109、教研工作计划、总结、教改计划、教学经验材料 短期 B110、学生各科考试成绩
短期 B111、课程表、作息时间表、课外活动安排表
短期 B112、班主任工作手册、计划、总结及有关活动材料 短期 B113、试卷、参考答案、计分标准、试卷分析
短期 B114、学校各类高中、高校招生、考生花名册、上线名单等材料 短期 B115、医疗保健卫生教学计划
短期。。。以此类推。
（二）教师业务类
B201、教师教学基本情况登记表、教学鉴定、教学成绩、业务考核成绩、业务进修材
料 长期 B202、教学业务交流、观摩课、公开课、研究课等材料 长期 B203、教研成果、学术论文、个人奖励等材料
长期 B204、省级以上获奖材料
B205、各学科兴趣小组活动获奖记载，省级以上获奖材料其他材料
B206、教案评议记录、教研手册、教研活动有关材料 B207、教师在教育改革方面的成绩、经验、总结材料。。。以此类推。
永久 永久
长期
短期
短期
各位领导，同志们：为迎接我县星级学校验收，根据殷校长的会议要求，需要各处、室做好本学期档案整理工作：
从总务处领取档案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名称及编号，分类整理并逐步充实；一旦档案体系建立，下学期的档案整理工作就很顺利了。
12月31日晚，各处、室需要把整理完善的文字档案汇总到接待室（图片、音像资料打包复制到办公室吴光旺主任的移动硬盘上）,接受领导的检阅。
三．学生管理档案
（一）德育教育(含团队建设)C101、上级上级教育行政机关文件 长期 C102、。。C103、。。以此类推。
因各学校整理德育档案的出发点不同，形式、名称也不一样；从我校实际出发，整理出来就很好。
（二）安全教育
C201、各种安全文件 永久 C202、安全组织机构及责任分工（含护校队名单）永久 C 203、安全工作计划（含安全预案）和总结 永久
C 204、教师安全责任书（含班主任安全责任书）
C 205、学生安全类（含有安全因素的意见征求表）30年
C 206、行政、职工值班安排表 30年
C 207、安全教育、培训资料 永久 C 208、各类安全设施、器材定期检查记录，维修保养的记录 30年 C209、各类安全隐患及其整改情况的记录 30年 C
210、各类安全检查、巡查记录及专项整治资料 30年 C
211、各类安全事故处理记录 30年 C
212、各类应急疏散预案的演练记录 30年 C213、食品卫生管理档案 30年
（三）学籍管理
C301、学生学籍卡、学生学籍变更情况的材料 C302、学生成绩册
C303、学生奖惩材料
C304、学生名册、转学、毕业材料 C305、学生体质测试达标材料 C306、行为规范达标材料 C307、学生社会实践活动有关材料
永久 长期 长期 长期 长期 短期 短期
各位领导，同志们：为迎接我县星级学校验收，根据殷校长的会议要求，需要各处、室做好本学期档案整理工作：
从总务处领取档案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名称及编号，分类整理并逐步充实；一旦档案体系建立，下学期的档案整理工作就很顺利了。
12月31日晚，各处、室需要把整理完善的文字档案汇总到接待室（图片、音像资料打包复制到办公室吴光旺主任的移动硬盘上）,接受领导的检阅。
四、科技档案(戴主任)
（一）设备类
D101、学校教学仪器、使用说明书
永久 D102、装修单、保修卡、安装使用调试记录
长期 D103、报废设备申请、批复有关材料
长期 D104、固定资产明细表
长期 D105、设备维修计划、记录材料
短期
（二）基建类
D201、基建项目前期形成的文字、图纸、计算材料
永久 D202、预、决算书
永久 D203、竣工验收材料
永久 D204、建筑设计图、施工图、竣工图
永久 D205、优秀工程申报材料、验收材料
长期 D206、维修计划、方案、记录材料
长期
说明：教育用房与辅用房分别立卷
各位领导，同志们:为迎接我县星级学校验收，根据殷校长的会议要求，需要各处、室做好本学期档案整理工作：
从总务处领取档案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名称及编号，分类整理并逐步充实；一旦档案体系建立，下学期的档案整理工作就很顺利了。
12月31日晚，各处、室需要把整理完善的文字档案汇总到接待室（图片、音像资料打包复制到办公室吴光旺主任的移动硬盘上）,接受领导的检阅。
五、会计档案
（一）会计凭证类
E101、原始凭证 15年 E102、记帐凭证 15年 E103、汇总凭证
15年
（二）会计帐簿类
E201、总帐（包括日记总帐）15年 E202、明细帐 15年 E203、日记帐（现金和银行存款日记帐25年）15年 E204、固定资产卡片（固定资产报废清理后保管5年）永久 E205、辅助帐簿 15年
（三）财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）
E301、月、季度财务报告（包括文字分析）3年 E302、财务报告（决算）（包括文字分析）永久
（四）其他类
E401、会计移交清册
15年 E402、会计档案保管清册
永久 E403、会计档案销毁清册
永久 E404、计算机软盘（有关教学教育工作）
长期
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