做好重点建设项目档案工作的步骤和方法

第一篇：做好重点建设项目档案工作的步骤和方法

做好重点建设项目档案工作的步骤和方法

项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料，为使项目档案齐全完整准确，就需要一套行之有效的方法加以保证。建设项目档案工作的步骤和方法概括起来主要有以下几个方面：

1、健全档案管理体制

行文明确分管领导和档案人员。项目立项后，成立项目办，之后就要明确哪位领导分管档案工作，哪位同志负责档案工作。

2、制定档案工作规章制度、业务规范

主要制定《项目文件立卷归档办法》、《项目档案保管期限表》、《项目档案保管制度》、《项目档案利用制度》等。

3、跟踪了解建设项目招投标情况

档案人员要及时了解项目的招投标情况，一方面可以及时将招投标过程中产生的文件及时归档；另一方面，可以了解项目的参建单位，便于下一步指导项目文件材料的归档工作。

4、将项目档案管理纳入合同管理

将项目档案管理纳入合同管理，是保证项目档案齐全完整的有力措施。一个项目，参建的单位很多，少则五、六个，多则上百个。因此，档案人员应及时将建设项目过程中产生的文件材料的整理、归档、移交时间、份数、套数和违约责任等内容向有关领导和负责合同的人员沟通，以保证签订的合同中有项目档案管理的内容。

5、明确参建单位兼职档案人员，建立档案管理网络

项目办要和参建单位联系，要求每个参建单位都要明确一名兼职档案人员，负责文件材料的收集、整理、立卷归档工作。

6、对项目档案管理人员进行档案业务知识培训

培训内容：①《档案法》、《广西壮族自治区档案条例》的有关精神，提高档案意识。②标准办法，主要有国家档案局关于《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》，国家档案局、发改委《关于重大建设项目档案验收办法》以及有关行业关于档案工作的标准规范，以及结合本项目实际制定的项目文件材料归档办法等等。

7、设置必要的档案保管条件

①设置档案库房，具有八防措施；②购置必要设备，如计算机、复印机、空调等；③统一档案装具，如档案柜架、卷皮、卷盒等。

8、项目办档案人员阶段性的检查、指导

（1）开工之初，项目办档案人员要检查各参建单位在建设过程中形成的文件材料字迹材料是否符合要求，各种表格格式是否符合要求，有关文件材料盖章签字是否规范等等，除纸质文件外，其它载体的材料也要及时收集归档。

（2）竣工文件编制阶段

竣工图是反映工程实际状况的唯一依据。要注意竣工图的编制。①竣工图应准确、清晰、修改到位。②更改内容要在相关图纸上和相关部位上修改到位，并注明修改依据。③应逐件加盖竣工图章、竣工

图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签。④应有竣工图编制说明，设计变更清册，变更依据性文件上应标明被修改的图号。

（3）立卷整理阶段

建设项目试生产后，着重立卷归档工作。项目办档案人员要对参建单位的兼职档案人员进行业务指导，重点指导组卷、编号、卷内目录、备考表的填写，案卷题名的拟写、保管期限的划分等等。由于参建单位多，最好采取以点带面的方法进行，以一个参建单位为样板，其它参建单位学习观摩、既省时又省力，效果很好。

（4）监理审核阶段

监理审核的要点是竣工图是否符合现场实际，设计变更的内容是否反映到竣工图中，审核之后要编制竣工图审核报告。

9、办理移交手续

包括两个方面：一是设计、施工、监理等参建单位将整理好的档案向项目办移交；二是项目办向生产使用单位移交，移交手续齐全，有移交清册和经手人签名。

10、档案排架、编目

按分类方案进行档案的排架编目，一般来讲要有案卷目录和全引目录或专题目录。特别要注意，各种特殊载体的档案也要编制案卷目录。

11、自查

上述任务完成后，建设单位要对照重大建设项目验收办法和验收标准进行自查。

12、申请档案验收

项目建设单位应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项目档案验收申请表》，申请项目档案验收要符合《重大建设项目档案验收办法》中明确提出的4个条件，同时内容要完整、准确。

13、预验收与整改

这项工作很重要，是保证项目档案齐全完整和项目档案验收顺利通过的有力措施。预验收有两种方式：一是请组织验收的单位组织有关专家进行预验收；二是请当地档案行政管理部门会同主管机关档案部门进行预验收。预验收组提出意见后，生产单位或项目办领导要高度重视，拿出整改方案，由项目办会同有关参建单位共同整改。

14、验收

项目档案验收一般应在项目竣工验收3个月之前完成，项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目建设单位、设计、施工、监理单位的有关人员列席会议。检查项目档案采取质询、现场查验的方式进行。重点检查项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要的合同、协议等。

第二篇：档案整理方法步骤

干部人事档案整理的方法步骤

整理的第一个环节是鉴别，也是对准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于归档范围，是否符合归档要求。鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；对经过鉴别不符合归档要求的材料，要区别不同情况，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。除了鉴别以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤: 第一步。分类 按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。

第一类:履历材料。包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。主要有：1988年、1999年两版履历表，参加工作后填写，填写1999版可以填当前时间，填写要规范，前后一致，培训两个月以上的填写，需在四类中有材料。还要有属于履历性质的登记表，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归此类。

第二类:自传材料。报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。一些以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。第二类中新增加了报告个人有关事项的材料。

第三类:考察、考核、鉴定材料；审计材料。包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。具体有：定期考核材料，考核登记表,每年需归档，援青、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业、学校、党校学习纯属鉴定不带成绩的各类鉴定（带成绩的归在第4类中）；调任时审计材料（经济责任审计结果报告）；后备干部登记表。

第四类:学历学位材料。职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。需要注意的是过去学生登记表归第一类，学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类，此次统一调整到第四类。其中：

1、学历学位材料：高中毕业登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推荐免试登记表，专家推荐表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明。归二级分类的1类中。

2、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。归二级分类2类中。

3、反映个人科研学术水平的材料：青海省存在此类情况的较少，主要是科研单位和院校，归二级分类3类中。

4、培训材料：为其两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记表等材料（培训学习时间明确为两个月以上）归二级分类4类中。

第五类：政审材料。更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到第五类。档案审核工作中形成的“三龄一历”（年龄、党龄、工龄和学历学位）认定材料也归在第五类。这里重点讲一下关于确认出生日期和参加工作时间如何确认。档案材料中出生日期更改的情况主要有：虚、实岁换算造成出生年份不一致；阴阳历换算误差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填写中的笔误；个人早期为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意将出生日期提前或拖后填写。中组部、人事部、公安部关于干部出生日期问题的文件有两个：一个是现行的文件，即《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字［2006］41号）。文件规定，“从2006年10月起，不再办理审批干部本人要求确定或更改出生日期的事项；对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”中组部2007年1月印发《关于做好公务员登记中干部档案相关工作的通知》（组通字［2007］4号）规定，“对个别干部的出生日期、参加工作时间等信息，档案记载前后不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”干部档案中，最先记载干部出生日期的材料一般为入团志愿书，或者高中毕业生登记表、入伍登记表、招工登记表等。第二个文件是1990年印发的《关于办理干部退（离）休手续时认定出生日期问题的通知》（组通字［1990］24号）。在2006年10月以前，已经按照这个文件更改了出生日期的，档案中必须有个人申请、所在单位党委（党组）或组织人事部门的调查报告、证明材料（原户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件）、按照干部管理权限上级党委（党组）或组织人事部门的批复。干部档案中记载干部参加工作时间的早期材料一般为：录（聘）用审批（备案）表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表等，以及招生（入伍、招工）政审材料、知青上山下乡登记表证明等。确认干部参加工作时间的政策性文件包括：《中共中央组织部、劳动人事部关于确定建国前干部参加革命工作时间的规定》（中组发［1982］11号）、《国家教委、人事部、劳动部关于博士生和在职人员考取硕士生学习期间工龄计算问题的通知》（教高［1990］001号）、《人事部关于“文革”前赴苏联、东欧留学的本科生学习期间工龄计算的问题的通知》（人薪发［1992］11号）、《人事部、劳动部关于一九六六至一九六九届大中专毕业生参加工作时间和工龄计算问题的通知》（人薪发［1994］43号）、《劳动人事部关于解决原下乡知识青年插队期间工龄计算问题的通知》（劳人培［1985］23号）等等。

第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。包括干部参加党、团组织的有关材料。

第七类:表彰奖励材料。包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料，此次统一规定作为奖励材料，归第七类。

第八类:涉法违纪材料。

第九类:招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。包括干部职务变化、工资待遇、出国(境)等材料，以及各种代表会议代表登记表等材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》统一规定归在第九类。本条增加了对外国永久居留证、港澳永久居民身份证复印件的归档要求，删除了因公出国（境）人员备案表。这里的工资、待遇类材料应有：93年10月执行的工改表；95年10月正常晋档工资审批表；97年7月调整工资标准审批表；97年10月工资正常晋档审批表；98年元月正常晋级审批表（五年考核称职）；99年7月调整工资标准审批表；99年10月正常晋档审批表；2001年元月调整工资标准审批表；艰苦边远地区津贴审批表；2001年10月调标审批表和正常晋档审批表；2003年元月正常晋级工资审批表（五年考核称职）；2003年7月调标审批表和正常晋档审批表；2004年10月学历浮动工资审批表；2005年10月正常晋档审批表；2006年7月工资改革审批表、工作津贴和生活补贴审批表、完善艰苦边远地区津贴审批表。2006年至今正常晋级和调整艰苦边远地区津贴审批表。职务变动调整工资，要在职务变动工资审批表标表明工资文号，属于公务员的要有公务员定级表（97年或98年）；退休的要有退休住房补贴表、高原补贴表这两张表。任免：要求有副科级以上任免表及形成的考察材料及现实表现；按规定逐项如实、准确填写。要注明任免职务的批准机关、时间和文号，并加盖组织印章。2008年3月以后从其他单位调入机关或参照公务员法管理机关的干部，须有《公务员调任审批（备案）表》。

第十类：健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其他材料。

包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料;生平，非正常死亡调查报告等。省管干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也归入此类。

这里需要重点说明两个问题：

一是第四类、第九类材料的二级分类问题。第四类、第九类材料需要采用二级分类法，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说: 根据中组部1991年印发的《干部档案整理工作细则，第九类材料可以再分为:1.工资材料;2.任免材料;3.出国(境)材料;4.参加会议的代表登记表等其它材料。此外，第四类材料可以再分为: 1.学历学位材料;2.职业（任职）资格和评（聘）转业技术职务（职称）材料；3.反映科研学术水平的材料；4.培训材料等。第四类、第九类材料必须按新的分类标准进行二级分类。二是内容交叉材料的分类问题。部分档案材料，特别是一些制式表格，存在内容交叉的情况，可以根据材料的主要内容或用途来确定类别：

1、以自传为主的履历或简历表归第二类；

2、学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类；

3、享受政府特殊津贴材料归第七类；

4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；

5、中央和地方各级党委委员简历，人大常委会委员、政协委员简历放一类。

第二步，排序 排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。排序的具体方法有两种: 1.按材料形成的时间排序

适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。注意，第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序

适用于第五、六、八类材料。其中，第五类、第八类材料的排列顺序一般为:上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页;有封面的材料从封面开始编写;空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

第三步，编目 修订后的目录与旧目录的不同:一是把“类号”改成了“序号”；二是把“材料制成时间”改成了“材料形成时间”；三是删除了“份数”栏。

编目的具体要求： 1.档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。2.每类目录应首先注明材料类号和类别名称。3.“类号”下再依次填写排列序号。规范的序号栏填写方法应该是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级类号用

（一）至

（四），顺序号用阿拉伯数字。4.“材料名称”根据材料题目填写。一般来说，没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。5.“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全，如1985年9月1日，不能填为85年9月，或者1985年等。6.“页数”材料的页数。按照编好的页数如实填写。7.“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表；复印件等情况也应注明。8.书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，由于后续的材料比较多，为了留出足够的空格，不要在同一页中再填写其它类别材料的条目。

第四步，技术加工 1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。3.幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。5.为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。

第五步，装订。装订好的档案，档案目录臵于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。如果左侧的空白不够，要托裱出装订边，不能压字。注意，装订时只要求档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材料，右边、上边不能对齐是正常的，不需要刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订；分卷装订时，必须保证同一类材料分放在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附标签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

第三篇：浙江省重点建设项目档案工作情况汇报

依法监管、强化服务

--浙江省重点建设项目档案工作情况汇报

浙江省档案局

近年来，我省各级档案部门在国家档案局的指导下，按照《档案法》、《浙江省实施〈档案法〉办法》以及《浙江省重点建设项目管理办法》的要求，紧紧围绕省委“两创”总战略，以我省“五大百亿”工程为重点，积极推进重点建设项目档案的依法监管、规范管理和有效利用，使全省重点建设项目档案工作逐步走上了科学发展的轨道。现将有关情况和主要做法汇报如下。

一、我省重点建设项目档案工作的基本情况

近年来，我省以重点建设项目档案登记为基础，以档案专项验收、执法检查、档案目标管理认定等为手段，与有关专业主管部门积极配合、密切合作，加强对重点建设项目档案工作的全程监管和服务，积极推进重点建设项目档案工作的制度化、规范化、现代化建设，取得了显著成效。据统计，我省已有485个重点建设项目按照《浙江省重点建设项目档案管理登记办法》要求进行登记，占我省重点建设项目(含子项)的95.70%；自2004年我省重点建设项目档案专项验收列入档案行政许可事项以来，全省共有256项项目提出档案专项验收申请，253项已通过档案专项验收。从近年来我省几次重点建设项目档案专项执法检查的情况看，全省重点建设项目依法治档意识逐年增强，各单位档案管理日趋规范，档案工作在重点建设项目建 1 设中发挥了越来越重要的作用。

（一）重点建设项目档案工作环境不断改善。我省各级地方政府和有关部门按照《浙江省实施〈档案法〉办法》和《浙江省重点建设项目管理办法》规定，积极推进重点建设项目依法治档，切实加强对重点建设项目档案工作的领导，将档案工作纳入重点建设的整体安排中统筹考虑，有部署、有检查、有考核，有力地推动了重点建设项目档案工作的开展。如绍兴市、台州市、桐庐县等地在省有关规章的基础上，出台《重点建设项目档案管理实施办法》，进一步促进当地重点建设项目档案的规范管理。温州市政府将重点建设项目档案检查纳入市重点建设项目年检制度，促使档案管理与工程建设同步开展。衢州市政府把市档案局列入全市重点建设项目领导协调机构，使其更好地履行档案监管职责。不少地方政府还将档案管理列入重点建设项目考核办法中，强化对重点建设项目档案管理的目标责任制考核。

（二）重点建设项目的档案监管、服务机制不断健全。近年来，我省各级档案行政管理部门在党委、政府的领导下，依法履行监管职能，采取制定规范、业务培训、现场指导、执法检查等多种形式，加强对重点建设项目档案工作的监督指导和服务，在重点建设项目档案管理工作中发挥了主导作用。各地重点办和行业主管部门大力支持档案行政管理部门开展工作，相互密切配合、齐抓共管，共同推动我省重点建设项目档案工作走上制度化、规范化的轨道。如台州、宁波、绍兴、丽水等地档案部门每年根据重点建设计划，加强对重点建设项目档案工作的监督指导，多次举办重点建设项目档案业务培训，并会同人大和有关主管部门联合开展经常性的档案执法检查活动，取得较 好的效果。各地还普遍重视发展档案中介服务，积极为重点建设项目单位提供整理档案、业务咨询、评估等服务，在重点建设项目档案管理工作中发挥了积极作用。

（三）重点建设项目档案管理水平得到全面提升。我省在重点抓好省以上重点建设项目档案管理的同时，积极督促各市、县加强本级重点建设项目监管和服务，全省重点建设项目档案管理水平有很大提升。一是各项目单位档案意识和法制观念明显增强。大多数在建的重点建设项目单位都明确了分管领导，建立档案工作机构，落实专兼职档案工作人员，为档案管理提供较好的基础设施保障。如杭州湾跨海大桥指挥部在项目启动前期就十分重视档案建设，建立健全档案管理体制机制，并配置了200平方米的档案库房和177立方米的全智能档案密集架。二是档案管理逐步走上制度化、规范化轨道。多数重点建设项目单位档案管理制度健全，将档案管理纳入工程质量领导责任制、项目法人责任制、招投标制、工程监理合同制和施工合同，从源头上加强项目档案管理。乐清电厂一期将档案管理工作纳入到项目的全程管理和质量管理，做到档案工作与工程建设同步进行。三是重点建设项目档案归档质量有明显提高。大多数重点项目建设单位都采取“三纳入”、“三参加”、“四同步”等有效措施，保证项目档案的完整、准确和规范。浙江巨化集团氟化厂将三期工程档案的归档要求列入工程监理制和合同管理制中，安排专职档案人员对勘察设计单位、施工单位、监理单位文件材料的收集工作实施监管，项目档案收集十分完整、准确。

（四）重点建设项目档案利用服务成效明显。档案的最终目的是 利用。我省重点建设项目档案工作积极为项目建设、管理、审计等工作提供基础保障，为各级政府和群众解决实际问题提供优质有效的服务，取得了较好的社会效益和经济效益。如沪杭甬高速公路股份有限公司在沪杭甬高速公路浙江段工程拓宽建设过程中，利用大量的工程档案，加快了工程进度，缩短了建设工期，减少了工程造价，仅拓宽牟山湖大桥一项工程就节约资金数百万元。我省的三峡工程移民档案建立后，其档案利用的社会效益和经济效益非常显著，在很大程度上化解了社会矛盾，维护了社会的安定团结。如德清有一位吴姓移民声称自己是优抚对象，要求德清移民部门按照规定发放优抚金，德清移民部门在档案中找到了该移民的退伍证书复印件，但没有发现移民移出地相关部门出具的相关材料，于是德清移民部门要求该移民出具退伍证书原件，结果发现该移民提供的是与复印件不符的另一人的退伍证书原件，避免了不必要的经济损失。又如桐乡市濮院镇星新村一户移民李发平与其丈夫2001年就已结婚，而他们隐瞒事实，伪造未婚材料，结果跟其父母和姐姐一同迁到桐乡。这时问题出现了，小孩和其丈夫户口都在奉节县，小孩到了上学的年龄，但因没有当地户口需支付借读费，而且土地房子都没有。其丈夫向得贵到处写信上访要求解决其父女的户口问题。桐乡市移民办根据档案中找到的未婚记录和自愿移民协议中保证不弄虚作假的相关内容，顺利解决了问题。

二、我省重点建设项目档案工作基本做法

（一）坚持依法行政，加快重点建设项目档案的法制化进程。目前，我省共有89%的各级档案行政管理部门获得当地法制部门批准，将重点建设项目档案专项验收列入行政许可项目。省档案局的重点建设项目档案专项验收行政许可每年均通过了省政府的检查。近三年来，我省各级档案行政管理部门把依法行政作为推动重点建设项目档案工作的重要载体，联合有关部门，先后组织了多次的执法检查。如今年7月省档案局与省发改委联合开展了对重点建设项目档案安全专项执法检查并向省“两办”专题汇报，省委常委、秘书长李强在汇报材料上做出重要批示。今年绍兴市档案局和监察局联合组织了全市重点建设项目档案工作的执法检查，对10多家存在问题的建设单位发出了《档案执法监督检查通知书》，责令限期改正。台州市档案局与市人大、市政府法制办、市重点办四家单位联合开展执法检查，有力地推进了该市的重点建设项目档案工作。

（二）主动围绕大局，解决重点建设项目档案工作中的热点、难点问题。近年来，我局与省发改委、省科技厅、省移民办等部门加强联系沟通，每年根据全省经济社会宏观形势变化，确定重点建设项目档案工作的重点、要点、难点，拓展重点建设项目档案工作新领域，解决重点建设项目档案工作中出现的一些新问题。如2006年，我局针对省委加快实施“两创”总战略，全省高技术产业化项目日益增多的情况，与省发改委等部门加强沟通和协调，依照《浙江省重点建设项目管理办法》的要求，同时根据高技术产业化项目的特点，在多方调研的基础上，与省科技厅联合出台了《浙江省专利档案管理办法》，对该类项目档案工作做出专门规定。2008年，为落实国务院《关于进一步加强移民后期扶持工作的意见》要求，我局与省移民办联合出 台了《浙江省大中型水利水电工程移民档案管理办法》，进一步规范全省移民档案管理，为我省“维稳促调”大局服务。

（三）实施两项制度，加强对重点项目档案管理的全程监管。“十五”以来，我省以实施重点建设项目档案管理登记制度和档案专项验收制度为抓手，基本实现了对全省重点建设项目档案工作的跟踪指导和全程监管，建设项目进行档案管理登记的比例和通过专项验收的比例逐年提高。2005年，307项省级重点建设项目，有280项报送档案管理登记表，登记率达到91%;到2008年，全省507项省级重点建设项目中有485项报送档案管理登记表，登记率为95.7%。通过档案专项验收的重点建设项目的数量呈现稳定的态势：2006年54项，2007年46项，2008年43项，2009年1月1日至9月10日46项，其中高技术产业化项目档案专项验收率达到100%。通过这两项制度的实施，为档案行政管理部门对重点建设项目档案工作的有效监管提供了保障。同时，我省还建立了重点建设项目竣工档案检查评估机制，对重点建设项目竣工档案实施等级评定，收到了较好效果。

（四）转变指导方式，提高对重点项目档案工作的监管效率和水平。2006年以来，我局逐步转变对重点建设项目档案工作的指导方式，由原来的天女散花式的微观指导逐步转为有重点、专题性的宏观指导，从而使对重点项目档案工作的监管效率和水平大大提高。一是注重调研，加强对共性问题的指导。如2007年我省会同省移民办对滩坑电站工程移民档案进行调研并形成调研报告，对我省其他重点建设项目起到了一定的参考、借鉴作用。二是开展培训。一方面是积极 参与省发改委每年举办的重点项目建设单位负责人培训，提升项目单位领导的档案意识；另一方面，每年都组织举办重点建设项目档案管理业务培训班，对重点项目建设单位、施工单位、监理单位的专兼职档案人员进行业务培训。三是召开会议，以会代训。如今年我们召开了全省业务指导人员座谈会，对一些地方的重点建设项目档案工作经验进行总结推广，取得很好的效果。四是加强重点指导。如我局对国家级重点杭州湾跨海大桥、舟山国家石油储备基地等重点项目单位多次上门指导，从项目档案编制办法的制定到信息化方案的修改，实现全过程参与。

（五）应用现代技术，提升重点项目档案管理信息化水平。重点建设项目档案数量多，内容杂，专业性强，整理难度大，从而影响重点建设项目档案在利用过程中的查准率、查全率。计算机与网络的出现使解决这一问题成为可行。近年来，我们积极推广电力、能源等行业系统的档案信息化建设经验，着力提高全省重点项目档案管理的信息化水平。仅2008年全省通过专项验收的43个项目中，有36个配备了计算机，其中有29个建立了项目档案数据库，17个运用了档案管理软件，3个实现了全文检索，较往年有了较大的进步。据统计，目前全省重点项目建设单位90%以上为档案机构配备了计算机，50%以上的参建单位配备了数码相机等高端数字设备，34个项目的建设单位完成了档案数字化工作，16个项目正在进行。

当前，我国经济正处于回稳的关键时期，重点建设项目作为一个地区经济发展的动力引擎，在我省经济社会发展中占用举足轻重的地位。抓好重点建设项目档案工作，更好地为我省经济社会发展服务，是各级档案部门义不容辞的使命。我们将按照省委、省政府和国家档案局的要求，进一步加强重点建设项目档案工作的依法管理，积极探索建立重点建设项目档案登记备份制度，完善重点建设项目档案备案制度，建立健全与我省经济社会发展要求和重点建设项目投资体制改革相适应的档案工作新机制，推动我省重点建设项目档案工作再上新台阶。

第四篇：广州市重点建设项目档案工作管理办法

广州市重点建设项目档案工作管理办法

第一章 总则

第一条 为加强和规范我市重点建设项目档案工作的统一领导、分级管理，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《城市建设档案归属与流向暂行办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《广州市档案管理规定》、《广州市重点建设项目管理办法》、《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府[2013]9号）等法律、法规、规章和规范性文件的规定，结合我市实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于经市人大会议审议通过，由广州市发展改革行政主管部门印发的市重点建设项目（以下简称“项目”）。

第三条 本办法所称的重点建设项目档案（以下简称“项目档案”）是指在重点建设项目的立项、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收及后评价等活动中直接形成的，具有保存价值，并经整理归档的各种形式、载体的历史记录。

第四条 本办法所称重点建设项目档案工作（以下简称“项目档案工作”）是指项目建设单位在项目建设和管理活动中开展的档案工作组织管理、系统规范整理和安全保管等方面的一系列工作。

第二章 项目档案工作管理体系和职责

第五条 广州市档案行政管理部门负责监督、指导区、县级市档案行政管理部门、市直属单位、市城市建设档案管理机构开展项目档案工作的管理，负责统筹和组织项目档案管理登记、项目档案工作专项验收。

区、县级市档案行政管理部门负责对既属市又属所在区、县级市的市重点建设项目档案工作的监督、指导，组织项目档案管理登记和专项验收。

第六条 城市建设档案管理机构负责项目档案的监督、指导、进馆验收、接收保管和利用工作。

第七条 市发展改革行政主管部门应当与市档案行政管理部门建立项目信息共享机制，定期交换项目信息。

市直属单位负责对下属单位项目档案工作的监督、指导，并参与项目档案工作专项验收。

第八条 建设单位应对项目档案工作进行统筹规划、组织协调、监督、指导；明确项目档案工作管理机构与分管领导，配备具有档案专业技能的项目专、兼职档案人员，建立包括各参建单位在内的档案工作网络；项目档案工作经费列入项目预算；组织项目档案工作预检。

建设单位应在项目代建、勘察、设计、施工、监理等合同中设立专门条款，明确项目档案的套数、参建单位项目文件材料收集、整理、归档和移交责任。

第九条 建设单位项目档案管理机构的主要职责：

（一）制定项目档案工作计划，建立健全项目档案工作各项规章制度；收集、整理本单位形成的项目文件材料；除按规定向有关单位移交项目档案外，应归档一套从立项至后评价全过程的项目档案，并将其纳入本单位档案综合管理分类体系，实行集中统一管理。

（二）参加项目设计例会及工程例会等会议，参加工程的交工、竣工验收、设备开箱、科研课题鉴定验收，并形成记录。

（三）负责监督、指导勘察、设计、施工、监理等参建单位项目文件材料的收集、整理、归档、保管、移交等工作。实行代建制的项目，由代建单位按照合同约定履行本项职责。

第十条 项目勘察、设计、施工、监理单位的主要职责：

（一）明确分管档案工作的负责人，建立与项目相适应的档案管理机构，配备档案管理人员，制定档案管理制度，安全、集中统一管理本单位形成的项目档案。

（二）将档案工作纳入项目建设计划，纳入项目技术管理各个环节，纳入有关部门及人员的岗位职责和绩效考核体系。

（三）按规范要求和合同约定完成项目文件资料的收集、整理、归档和移交工作。

（四）监理单位除履行以上职责外，还应按照合同约定对项目建设活动中产生的文件资料的完整、准确、系统实施监督和审核。

第三章 项目档案管理登记、整理、保管和利用 第十一条 市重点建设项目档案管理登记应按隶属关系填报《广州市重点建设项目档案管理登记表》（附件1）。市直属单位及其下属单位实施的项目，由市直属单位档案工作机构负责组织业主单位填写，报广州市档案行政管理部门；区、县级市直属单位及其下属单位实施的项目，由区、县级市档案行政管理部门负责组织业主单位填写，报广州市档案行政管理部门；民营、外商企业等其他投资主体实施的项目，由建设单位向广州市档案行政管理部门填报。

新开工的项目建设单位应于项目开工后6个月内，开展项目档案管理登记，并开始项目档案工作；续建项目应于每年3月31日前进行登记。

第十二条 项目档案的整理原则上应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），具体应按《建设工程档案编制规范》（DBJ440100/T153-2012）的要求整理。

由建设单位归档保管的项目档案其归档范围除《建设工程档案编制规范》要求的项目文件材料外，还应包括项目工作全过程形成的工艺设备、科研项目、财务、审计、后评价等其他有保存价值的文件材料。

第十三条 项目建设过程中，各参建单位应配备与档案数量相适应的、符合安全保管要求的档案库房，配置必要的保管保护设施、设备；使用档案管理系统软件管理档案，开展项目档案数字化工作；加强项目档案的开发利用，为项目建设提供有效服务。

涉密档案的保管和利用，密级的变更和解密，应按照国家和省、市有关保密规定执行。

第四章 项目档案移交

第十四条 项目参建单位应及时向建设单位移交经整理的项目文件材料。

第十五条 建设单位应于建设工程竣工验收备案后3个月内向业主单位、使用单位移交项目档案；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。

建设单位应按有关规定向城市建设档案管理机构移交项目档案。

第五章 项目档案工作验收

第十六条 市重点建设项目应进行项目档案工作验收。项目档案工作验收分为预检、专项验收。未经预检不得进行专项验收。

第十七条 建设单位向城建档案管理机构移交全部单位工程项目档案后组织各参建单位对项目档案工作预检，预检通过后向项目档案工作专项验收组织单位提交一式两份《广州市重点建设项目档案工作预检登记表》（附件2），验收组织单位审核后通知建设单位提请专项验收。

档案工作预检的内容和要求依照国家档案局《重大建设项目档案验收办法》中有关“重大建设项目档案验收内容和要求”的规定执行。

第十八条 建设单位根据《重大建设项目档案验收办法》向专项验收组织单位提交项目档案工作报告、项目档案质量审核情况的报告、《广州市重点建设项目档案工作专项验收申请表》（附件3）和已填写自评分的《广东省重大建设项目档案验收评分表》（附件4）。

第十九条 项目档案工作报告的主要内容：

（一）项目建设概况及项目档案工作情况；

（二）保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施；

（三）各种载体项目文件材料的形成、收集、整理、归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

（四）档案在项目建设、管理、运行中的作用；

（五）存在的问题及解决措施。

第二十条 项目档案工作专项验收组织单位在受理验收申请后15个工作日内组织完成验收。

项目档案工作专项验收组由档案行政管理部门、项目主管部门、建设单位上级部门、城市建设档案管理机构、工程质量监督部门等单位的专业人员组成。

项目档案工作专项验收组成员人数一般为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。

第二十一条 项目档案工作专项验收原则上以会议的形式进行。项目档案工作专项验收组成员由验收组织单位召集，会务由建设单位负责。项目代建、施工、监理单位的有关专业人员列席会议，协助验收工作。

第二十二条 项目档案工作专项验收组依照《广东省重大建设项目档案验收评分表》，对项目档案工作进行综合评价。评价结果按百分制标准分为五个等级并评分：优秀（得分≥95）、优良（90≤得分＜95）、良好（85≤得分＜90）、合格（75≤得分＜85）、不合格（得分＜75分）。

第二十三条 项目档案工作专项验收组织单位将验收结果以书面形式通知建设单位。凡档案工作专项验收不合格的项目，建设单位应按验收意见限期对存在的问题进行整改，项目档案工作专项验收组对整改情况进行复查。

财政投资项目申请竣工财务决算评审时，建设单位应提供档案工作专项验收证明文件。

第二十四条 区、县级市档案行政管理部门应将项目验收结果抄送广州市档案行政管理部门。

第六章 奖惩措施 第二十五条 项目档案工作专项验收综合评价为优秀的，有关主管部门或建设单位对在项目档案工作中做出突出贡献的单位和人员予以表彰和奖励。

由省档案局委托组织且属于省以上重大建设项目的市重点建设项目，项目档案工作专项验收综合评价为优秀且案卷质量单项得分不低于57分的，建设单位可向广东省档案局申报“广东省重大建设项目档案金册奖”。

第二十六条 违反本办法规定的，由同级档案行政管理部门或项目主管部门责令有关单位及人员限期改正；逾期不改的，进行通报，造成档案损失的，由有关部门按照管理权限依法追究有关单位及人员的责任。

第七章 附则

第二十七条 区、县级市重点建设项目档案工作管理参照本办法执行。

第二十八条 本办法自印发之日起施行，有效期5年。相关法律政策依据变化或有效期届满，根据实施情况依法评估修订。

第五篇：档案的整理方法与步骤

科技档案的整理方法与步骤

科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。

第一步 分类

科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。

基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。

设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。

特别提示：

一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。

科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。第二步 组合

1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。

基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。

组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。

2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。

组卷顺序：市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）→安装调试→验收→使用维护→更新改造。

第三步 案卷和卷内文件材料排列

1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

3、卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

4、文字材料和图纸组在一卷的，应文字材料在前，图样材料在后。

5、有译文的外文材料译文在前，原文在后。

6、有编号的图纸按图纸编号排列。第四步 编号 编号有两种方式：

1、装订成卷的，案卷内科技文件材料要逐页编页号，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。图样页号编写在标题栏内。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

2、不装订的，案卷内应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。档号章有档号、序号两个栏目。

序号：卷内科技文件材料的顺序。

档号：填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。一般各单位的科技档案不向档案馆移交，档号可直接填写分类号和案卷号，如设备档案档号为：S．1．2－3（一级类目代号可采用英文字母如基建用“J”表示、设备用“S”表示，二级以下用阿拉伯数字表示，类与类间用间隔号“．”，类与案卷号间用“—”。）

第五步 编制卷内目录、备考表

卷内目录放在卷内文件之前，栏目有序号、文件号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。备考表放在卷内文件之后，栏目有说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号。互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保存的档案的档号。档号后应注明档案的载体形式，并用括号括起。

第六步 装订装盒

可采用装订和不装订两种形式：

1、采用装订方式的，用档案部门统一监制的软卷皮，将卷内目录、归档文件材料和备考表一起装订成册，装订方式用三孔一线。装订成册后再装入科技档案卷盒内保存。

2、采用不装订方式的，可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技档案卷盒内保存。特别提示：一个单位内采用装订或不装订的方法要相对统一。装订或装盒前，要把图纸叠成标准规格A4型，做到大小统一，并且标题栏露在右下角。破损的科技文件材料要先修复，案卷内的金属物要去掉。

第七步 编制案卷封面、脊背

案卷封面的编制：案卷封面印制在卷盒或软卷皮的正表面。封面项目有标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等。

特别提示：科技档案案卷题名“三要素”结构：科技项目（工程、设备）名称+文件材料的内容特征+文中名称。

案卷脊背的编写：案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名。保管期限填写永久、长期、短期，也可用色标区分：红色代表永久、黄色代表长期、蓝色代表短期；档号要填写准确，案卷题名可视情况填或不填。案卷脊背项目格式也可直接印在卷盒脊背上。

第八步 编制案卷目录

科技档案案卷目录有档号、总登记号、案卷题名、页数、份数、编制单位、保管期限、密级、归档日期、备注等项目。填写时要与案卷封面上内容相一致。

特别提示：在编制时，要在档案分类的最低一级类中按案卷流水号进行登记，如：基建档案是以一个工程为单位登记，换一个工程就要另起一页开始登记。

案卷目录填写完毕后，要装订成册，在相关的案卷目录页上用口取纸标出科技档案的类目，以便检索利用。

第九步 入库上架

科技档案排架按最小类目排列。因为一个项目的科技档案不是一次完成的，有一个不断积累的过程，所以入库上架时换个小类就要另起排列，每个类后面都要留出相应空间，以便存放新增加的档案。

科技档案的整理方法

一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点：

（1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。

（2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。（3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。

2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。

（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。

（2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。

（3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。

（4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。（5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。（6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。

以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。

二、案卷组织与排列

案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组织案卷、按名称或文件性质组织案卷。此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。案卷内科技文件的排列应注意以下几点：

1、图样材料的排列。有两种情况：一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。

2、文字材料的排列。可以按重要程度排列，可以按时间顺序排列。

3、图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后。

三、案卷编目

案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，是科技文件整理工作的一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。

案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有：编页号、填制案卷内科技文件目录，填写备考表，填制案卷封面和脊背标签。

1、编页号。为案卷内每页文件编制顺序号，以便固定案卷内科技文件的顺序，便于确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。其方法是：1）凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注；2）单面书写的文件在右下角编号，双面书写的文件，正面在右下角编号，背面在左下角编号；3）卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号。某些科技文件，如成套图样、说明书、计算书等，在编制时已有页号，不必另行编号。只有在案卷内科技文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯，或者排列次序不连贯，或者排列次序有了变动及出现差误时，才需要编页号或重新编页号。

2、填制卷内科技文件目录。案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。案卷内科技文件目录，其项目有：序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号；题名，指该份文字材料或图样的标题（全称）；编号，指该份文字材料的文件号或图样的图号；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名；日期，指该份文字材料图样的编制日期；以及备注和页次。

3、填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分：一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。

4、填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。所以，填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。封面的内容项目，主要由3部分组成。1）案卷题名。又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。案卷题名在结构上一般由3个部分组成：一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技文件的内容特征，如机械产品某组成部分（结构特征），工程设计某设计阶段（阶段特征）或某专业（专业特征）的科技文件，等等。三是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。拟定案卷题名，要注意概括性，做到文字简练，表达准确，不可繁杂冗长，防止卷内科技文件名称和简单罗列；同时要注意完整性，能够恰当地揭示案卷的内容和成分，避免不适当的简化。2）案卷的管理性内容项目。这一部分包括：编制单位（责任者），指案卷内科技文件是由何人、何部门编制的；编制日期，指案卷内科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填写经鉴别划定的保管期限；密级，根据保密规定填写。3）档号项。包括档号，即本案卷的科技档案号，由分类号和案卷排列顺序号组成；档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号；缩微号，填写缩微时给定的本案卷的编号。需要说明的是，在编制档号时，首先要编制同科技档案分类有关的代字、代号表，然后进行具体编制。

如某单位基建档案号：j·2·3 案卷顺序号 建筑项目代号 基建档案代号 分类号

5、编制案卷脊背标签。脊背标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有案卷题名和档案号。