档案的作用与管理

第一篇：档案的作用与管理

档案的作用与管理

——以在济南市长清区档案局实习为例

摘要：档案是人类文明的伴生物，真实记录了人类社会实践和文明的进程，富有大量原始的信息资料。因此，它具有独特的、其他事物无可替代的作用和社会价值。正确地认识档案的作用和价值，对于科学有效地管理档案和充分发挥档案的社会效益和经济效益具有重大的意义。

关键字：档案、作用、管理

我们本学期校外实习周恰逢是在长清区档案局工作，结合所学《文书与档案管理》的内容与在档案局的工作经历，简要谈谈档案的作用与管理。

档案的基本作用主要包括凭证作用和参考作用。

在长清区档案局我们参观了里面储藏的各种文献与政府各部门的档案资料，其中镇馆之宝——康熙十四年圣旨让我们大开眼界，再现了当时的政治举措。还参阅了保存了几十年的《大众日报》、《齐鲁晚报》等资料，浩瀚的文史资料见证了我国的政治、经济、文化生活的历程。并且在那里也目睹了有群众去查询自己的结婚档案等实例。

档案作用的发挥是一个永恒的话题。传统的档案管理理论将档案的作用划分为档案的一般作用、档案作用的性质(档案的基本价值)以及档案作用的规律性三个方面。认为档案是行政管理的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材,又是维护国家、集体和个人权益的法律依据;档案具有凭证和依据价值或作用;档案具有参考作用。总之,档案非常重要,在社会实践与发展中具有不可或缺和不可替代的作用。

一、档案的第一外脑作用———档案是实践活动的原始的记忆载体

档案的第一外脑作用是档案效力之本。档案是实践活动的原始的记忆载体,可以称为外脑原储作用。档案是人们的第二信息原储大脑,它存储和记忆人们的社会实践活动真实面貌,档案的这种信息存储和记忆功能具有本源性,即外脑原储,是其他信息载体形态所不具备的。

二、档案的智力引擎作用———档案是创新思维的可靠的知识平台

档案的智力引擎作用是档案作用的动力之源,具体体现为档案是创新思维的可靠的知识平台。人们从事社会实践活动需要智力支持,更需要创新思维,需要站在巨人的肩膀上。能提供这种支持和动力的信息载体有许多,如大众传媒、图书情报部门等,但只有档案的智力引擎作用才具有可靠性,这是档案的完整、准确、系统的基本属性决定的。

档案是人类开展各项工作的智力引擎。档案既是工作保障工具,也是一种智力产品和精神财富,它是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,记载了社会的、政治的和智力的各个方面发展状况和过程。

三、档案的信息传承作用———档案是信息资源的权威的传承媒介

档案的信息传承作用是档案工作的活力之脉。档案是信息资源的权威的传承媒介。信息传递与交流的媒介有多种,如口头传递、示范传递、文物传递、书籍传递等等,但只有档案的信息传递才具有权威性。因为口头、示范和书籍的信息传递存在一定的误差,文物传递需要考证和探究,只有档案的信息传递具有原始性、直接性、持续性和无可争辩的权威性。档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录,是重要的信息源之一。

由此可见，档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的不同形式的资料历史记录，记载了人们在各种活动中用文字、语言、图象等方式形成的信息材料，记录了整个国家在政治、经济、文化、科学技术、教育、卫生等各行各业各方面的情况，记载着人们改造客观世界和主观世界的特定实践活动的过程。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节，是构建社会主义和谐社会活动的真实记录，在和谐社会建设中具有凭证参考的作用。

档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各项活动中的思想发展和社会实践中的经验教训，以及科学研究和文化艺术的创造成果。因此，它对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律，以及总结经验、吸取教训，都具有重要的参考作用。正如在当前构建和谐社会的大背景下，档案在人与自然和谐相处中的也起着重要的参谋作用。档案既是各级部门对社会实践活动中直接形成的具有保存价值的各种信息材料的历史记录，也是研究人与自然和谐相处的重要载体。千百年的发展历史告诉我们：“以破坏生态为代价的生产发展，必须受到自然的惩罚”—就是说当人的行为违背自然规律、资源消耗超过自然承载能力、污染排放超过环境容量时，就将导致人与自然关系的失衡，造成人与自然的不和谐。因此，要实现人与自然和谐相处，就是要通过自觉地调控人的社会行为，使经济社会发展的目标、手段与自然环境所提供的可能性相一致。在人与自然和谐相处的社会实践中，档案可以为党和国家制定经济社会与资源环境协调发展的目标和计划的科学决策，做好参谋的作用。

另外，档案也在其他方面发挥作用。一是档案作为工作查考的依据，为现实工作服务；二是档案为工农业生产和各项建设事业提供计划和管理的科学依据；三是档案为历史研究、理论研究和科学技术研究提供第一手资料，为科学研究事业服务；四是档案可以提供法律依据，维护国家、集体、个人的合法权益；五是档案是宣传教育的生动素材，充分利用档案部门丰富的档案资源，编印出反映当地社会发展历史，社会文化，社会风尚等广大群众喜闻乐见的历史传统材料，是为广大中小学生和市民接受传统文化教育，提供健康向上的精神食粮。把档案部门建成爱国主义教育基地，是增强社会凝聚力和向心力，对人们进行历史教育、国情教育、科学教育和爱国主义教育，激发人们爱党爱国热情的基地，起到在和谐社会建设中的社会教育作用。

但是,档案的重要作用与社会对档案的重视程度是不对等的。实际工作中,档案工作者常常抱怨业务主管对档案工作没有给予足够的关注与关心,出现重要与重视的失衡;档案的价值期望与档案价值的实现往往存在较大的偏差,出现理论与实际的失衡;档案的有用性无可置疑,但档案往往不能得到充分利用,出现有用与少用的矛盾;档案部门为提高人们的档案意识做了积极的宣传与努力,但成效却存在理想与现实的较大差距。这些失衡现象的原因在哪里呢?是人们的档案意识还有待进一步提高?是我们的档案服务机制创新力度还有待进一步加强?试想,即使社会的档案意识和我们的档案信息服务已达到最大高度,档案就能得到满意的社会重视度和效用度吗?恐怕也不尽然。就其原因,是传统的档案作用理论还不能完整地解释档案管理实践中的所有现象。因此,有必要对档案作用与价值的本质进行更深入、更切合实际的探讨，并且完善档案管理的有关制度。

在长清区档案局为期一周的实习中学到了很多实用的知识，熟悉了档案资料的整理、录入、检索等流程。与人交往、团队合作、社交礼仪方面受益颇丰。但同时也发现不少问题，主要的是档案工作制度不明确，工作效率低下，我们实习生一周的工作量差不多要那里工作人员两个月才能完成吧。

一、档案管理工作中存在的问题。

1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没

有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

3、档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

二、档案管理工作的对策

1、提高档案管理人员素质。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

2、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3、改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

4、采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和

管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

5、做好档案管理工作,强化服务意识,提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务,是我们档案工作者义不容辞的责任。

另外，档案的信息传承作用,决定了档案收藏的需要和档案信息库不断构建、充实和丰富的需要。积极有效地利用各种现代技术进行信息资源的开发和利用,全方位实现档案资源共享,坚持档案开放,主动适应和满足社会各项工作的需要,以最大限度地发挥档案的作用成为档案工作的必然选择。充分发挥档案的信息传承作用,需要大力加强档案宣传,弘扬档案文明,积极开展档案编研工作、档案编撰工作和信息研究工作,充分利用现代化手段加强档案信息化建设,提升档案的作用效力。档案是重要的社会资源,具有稀缺性,因此需要纳入信息资源管理的范畴,使档案的信息传承作用在更广阔的空间内充分发挥。

同时，为加强长清区档案事业管理、进一步规范区内各单位的档案工作，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》等有关法律法规制定适合长清区档案管理有效办法。总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，在发挥档案作用的同时，积极探索档案现代管理模式，建立更加完善、更具中国特色的档案管理体制，更加促进档案工作的流畅，更加有力地为广大人民群众服务，更加促进社会主义和谐社会建设。

参考文献:

1.冯惠玲等:《档案管理学》,中国人民大学出版社1999年版。

2.刘东斌:《档案利用和档案价值的反思》,《档案管理》2004年版。

3.覃兆刿:《双元价值的视野中国档案事业的传统与现代化》,中国档案出版社2003年版。

4.刘萌等：《文书与档案管理》，首都经济贸易大学出版社2010年版。

许晓龙

2010-11-13

第二篇：学校教师业务档案的作用与管理探讨

学校教师业务档案的作用与管理探讨

摘 要：教师业务档案是教师在学术活动以及各类培训中形成的能体现出教师水平的历史资料以及对真实的职称、学历、科研成果等情况的真实写照，是作为教学管理工作中的重要补充。本文主要对教师业务档案的一些作用及管理进行分析，供同行借鉴参考。

关键词：业务档案;档案管理

业务档案的建立有利于学校教育事业的发展，一些科研活动或教师外出实验教学以及评定教案，这些档案资料可以反映出教师的教学水平、质量，同时也是教学业务的水平标志的衡量资料。学校的人才战略需要这些作为参考、支撑，才能得到精益求精之目的。

一、学校教师业务档案的作用

1.评定职称，考核、选拔人才的重要依据

教师业务档案是随着专业技术人员职务的评聘而兴起的产物，它对专业技术人员的过去与现在的业务情况有较为详细的反映，教师业务档案中记载有教师的学历、考核成绩、对其业务水平的评价、论文、论著、科研成果等内容，这些材料成为教师评定职称和晋升的最可靠材料。它与人事档案共同为历史地、全面地考核、选拔和合理使用人才提供依据。利用教师业务档案来考核、选拔人才，从而改变过去那种取决于领导的“印象”，同志间的“人缘”不能客观地评价的做法;也可以克服过去那种只凭人事档案中对业务能力几笔定性评语的弊端。将业务档案展示出来，让材料说话，用档案这把“尺子”去度量，就会更客观、更公正，减少许多麻烦和人际矛盾。

2.能为学校管理决策服务

教师业务档案能反映学校教师队伍的状况、业务水平。学校必须根据教师队伍的状况，提出学校规划、专业设置、各级职称配置、优化师资结构等管理决策。如学校在开设新专业之前必须了解教师所学专业，课程情况，从而确定其是否能胜任某门课程的教学。学校的师资管理部门也可以从教师业务档案中了解到教师的学历和业务水平等情况，从而制定出合理的使用教师，有目的培训教师的计划和制度。

3.能反映一所学校的学术水平，关系到一所学校的声誉

教师业务档案，尤其是学术论文、专著，对教师本人而言，它忠实地体现出自己在教学、科研中的真实水平和地位，是社会评价其教学、科研工作较为客观的依据;对一所学校而言，一个教师在某一学科建设的发展取得成果，其实也是该校学术水平的反映。在国际上，都把发表论文、专著的多少作为评估一所学校的重要条件。世界名牌大学都是由于拥有超一流的学术成就而使学校声誉鹊起。

4.形成学术氛围，促进教学质量的提高

教师业务档案收集了大量高水平的学术论文、专著、教案及科研成果，有较高的学术参考价值。通过了解教师业务档案，教师之间相互学习，及时交流信息，促进教师之间的业务竟争，形成良好学术氛围，进一步促进教学质量的不断提高，为社会培养更多的合格人才。如从事自然科学研究的教师必然会利用过去科研成果来从事创新研究。

二、教师业务档案管理

1.收集

哈佛大学就规定：本校教授在退休或逝世后，本人或其家属要将其全部文稿移交档案馆保存。教师业务档案的专业性决定其必须也只能采取专业归口、部门立卷的制度。由学校师资管理部门负责组织各系、部门收集、加工整理、立卷、归档，定期向学校综合档案（馆）室移交。由于种种原因，这些材料一部分分散在教师个人手中，很多教师认为个人的论著、论文是个人心血的结晶，可以不交。另外，教师认为自己保管更为保险，利用也方便，因此不愿交。这是许多学校没有开展这项工作的原因之一。要解决这一问题，首先应加强《档案法》宣传教育，使每个教师增强档案意识。其次，学校应制定出相应的制度和奖惩措施以保证收集工作的进行。

2.整理

教师业务档案的立卷按一人一卷或一人按不同年代多卷的方法。案卷排列先将院（系）、部、所分开，再按人头排列的方法。随着以计算机网络技术为核心的现代科学技术飞速发展，学校档案部门必须应用计算机网络技术管理教师业务档案，建立数据库，通过网络进行信息采集与核对，实现教师业务档案管理的自动化处理和网上查询。

3.利用

为了使教师业务档案更好地发挥作用，档案部门要建立严格和管理和借阅制度，并采取一些方便教师利用的措施。同时档案工作者要熟悉《著作权法》、《专利法》等法规条例，凡提供利用要履行有关手续，有的还要征得本人或家属的许可，任何人不得擅自提供利用。

三、处理好教师业务档案与其它档案的关系

1.教师业务档案与人事档案的关系

教师业务档案侧重在对个人学识水平、科研成果、业务活动的记录，对于业务情况的反映，它比人事档案更详细具体。人事档案是个人经历和社会实践的记录，主要反映生平、经历、政治态度、工作表现、职称等，是个人思想品德、业务能力及工作情况的反映。可以说：人事档案较教师业务档案全面，而教师业务档案是人事档案的具体补充。

2.教师业务档案与科研档案的关系

科研档案主要包括本校教师发表的论文、专著、科研成果等。它与教师业务档案中的这部分内容发生重复、交叉。为了避免这一问题，减少重复馆（室）藏档案数，教师的这些著作和科研成果应存入科研档案中。教师业务档案中的这部分内容可通过建立“索引卡”或“参见卡”来解决。这样，既可使馆（室）档案不重复，又能形成一个完整的信息资源。

3.教师业务档案与“名人档案”的关系

一些重点院校如南京大学档案馆建立了“名人档案”。“名人档案”的对象范围比教师业务档案的范围小，“名人”可以是教授、副教授、校（院）领导、优秀工作者等。“名人档案”收集内容所涉及的范围更广，既涉及名人个人经历、涉及其所从事的研究领域，也广泛涉及社会、政治、经济、文化各个领域。在学校档案馆（室）中，如建立了“名人档案”的这部分人物，可不再建其教师业务档案。

四、结语

综上所述，教师业务档案作为学校档案中的重要组成部分，同时也是尊重知识及老师的一种表现，对于教师业务档案的有效管理，可以说是学校的财富，也是教师的财富。教师可以通过教师业务档案清楚地看到自己的科研成果及教学质量，激发更大的热情投入到教育事业中去。因此，教师业务档案的有效管理及利用，才能体现其珍贵价值。

第三篇：档案数字化的意义与作用

档案数字化的意义与作用

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

一、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

第四篇：文书档案与管理范文

文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。行文规则：各机关在公文拟制过程中所必修遵循的原则拟办：对收到的文件提出初步处理意见，供领导审核和批示时参考。一般由办公室主任负责。批办：指单位领导对收文如何办理提出的最终的批示意见和要求。领导进行批办的结果体现为批示的意见。收文承办：根据来文要求或领导意见，按文件内容要求进行具体实施、或另起草文件、或将来文进行翻印和转发等的工作。签发指机关单位主管领导对审核过的文稿进行最后的审定并签署印发，文件据此生效。档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。归档：指文书部门或业务部门将办理完毕、有保存价值的文件整理之后，逐年移交给档案室集中保管的工作。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序划的过程。

1.文书、文件、公文的联系与区别，文件与档案的联系、文书工作与档案的联系。（1）①共同点：内容上都反映了人们的社会活动，都是在处理事务过程中形成的凭证性工具，都有一定的格式规范。②区别：

A.文书与文件是同义的，只是在习惯用法上有差别。B.文书：一般用于表达集合概念，不用于表达某一份文字材料。如文书处理、文书部门、文书工作、文书材料。而不会说“这份文书”、“XX号文书”、“市政府文书”。文件一词既指单份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1号文件，文件处理、文件材料。不会说文件部门、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文书。D.当仅指“公务文书”时，文书、文件、公文三者可通用。（2）①文件是档案的前身，档案是文件的归宿。②文件是档案的基础，档案是文件的精华。③文书工作是档案的工作的基础。④档案工作是文书工作的延伸和发展。

2.公文的特点是什么？公文按办理时限、行文方向、机密程度可分为哪些类别？（1）公文特点1由法定作者制发2具有法定的权威性和时效性3公文具有特定的格式4特定的处理程序（2）分类

按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分为上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名称有哪些？交拟时秘书人员应注意哪些事项？（1）公文的稿本名称(试行本、暂行本、修订本)（2）注意事项：①领会发文目的，为什么要起草这份公文。即领会领导意图。②把握主题思想，即主要写什么内容。③明确行文对象，从而确定行文方向、选择文种及公文用语等。④明确行文的时间要求。

4.文书工作的主要任务是什么？收文、发文处理的程序包括哪些环节？1）文书工作的主要任务发文的拟制、收文办理、发文办理，文件办理过程和办毕的管理。还包括印信管理与使用、打证明、电话接听等工作。2）收文处理的环节：签收、启封、审核、收文登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办与注办、立卷或归档或销毁。3）发文处理程序：交拟、起草、会商、审核、签发、发文登记、膳印和校对、用印和签署、核发、传递、立卷或销毁或归档

6.哪些文件需要签收？传阅文件不要“横传”，应由文书人员“中转”。（1）签收的范围1机要部门送来的密件和急件都要进行签收；2邮局（或快递公司）送来的挂号件等；3外单位派人直接送来的重要文件。拟办和批办有什么区别？拟办人：办公室主任 拟办的作用：对收文如何处理提出初步的意见，供领导批办时参考 批办人： 单位领导 批办的作用：是对收文如何处理作出的权威性的最后决定。（3）拟办、批办中文书人员的职责是什么？①呈送：根据文件重要程度送拟办和批办②保密：要对拟办和批办的一件保密，特别是人事敏感问题。③检查：检查拟办批办人员有无署名和签上时间，督促及时办理④送达：根据拟办、批办意见，将收文送有关部门和人员落实办理并督促办理（4收文登记的范围和不登记范围：上级指导性、参阅性和需要办理的文件；下级机关的请示性、报告性文件；带有密级的文件 特别注意帐外文件B.不登记范围：公开的出版物；一般性的各类简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等；注明领导亲启的文件（5）文件传阅的方式有哪些分送传阅：即将需传阅的文件直接送给阅读人员。最常用，可让阅读者看得比较仔细，但比较费时。集中传阅：把领导等阅读人员集中起来，利用开会时间等进行阅读，也较常用。设立阅文室，即将需要传阅的文件放在专门设立一个阅文室。

7.文件转化为档案需具备哪些条件？我国最早的档案是甲骨档案，产生于殷商时代。（1）文件必须完毕，即完成了文书处理程序； 2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值;3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。8.档案按内容和形成时间分，可分别分为哪些类别？按档案内容分：文书档案和专门档案。按档案形成时间分：建国前档案和建国后档案。建国前档案又称为历史档案—旧政权档案和革命历史档案

9.档案的基本价值包括哪些？档案作用的发挥有哪些规律？1）档案的基本价值-凭证作用：档案的凭证作用由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的充分肯定。参考作用：档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。“前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都说明了档案的参考价值。2）档案作用的发挥规律1档案作用范围的递增律（扩展律）：档案的作用范围随着时间的推移而不断扩大。2档案机密程度的递减律3档案作用发挥的条件 10.档案工作包括哪8个环节？档案工作的原则是什么？维护档案的安全：①档案的物质安全，尽量延长档案寿命。②档案的政治安全，即档案信息安全，档案内容不失密。（1）档案工作的环节-档案实体管理工作：收集、整理、鉴定、保管档案信息管理工作：统计、检索、编研、利用（2）档案工作的原则①统一领导，分级管理②维护档案的完整与安全③便于档案的利用

11.档案工作的机构有哪些？档案馆、档案局、档案室.主要管理本单位档案并主要为本单位服务，是档案室与档案馆的最主要区别。

12.什么是归档范围？一个企业的归档范围主要包括哪些？1）归档范围：指一个单位收到或形成的所有文件材料中需要归档的有哪些2）企业归档范围-反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；具有凭证价值的文件材料，如合同、谈判记录等；本企业需要贯彻执行或具有重要参考价值的收文；下级报送的重要材料。无论来自上级还是同级或下级单位，只要与本企业工作有直接关系的，都应纳入归档范围。登载于上级简报、新闻媒体（网站、报纸、电视等）上的本企业需执行，或反映本企业工作活动的材料。如通过简报、新闻媒体发布的指导性文件、有关本企业工作活动的记述、奖励、表扬或批评等。

13.文书档案一般在形成后的第二年6月底前归档并移交档案室。档案室收集档案的主要途径是文件归档。14.文件之间的联系有哪些？（1）文件在来源方面的联系——文件之间的首要联系

同一单位形成的档案不能分散。因为文件都是由一定的机关单位及其内部机构形成的，形成文件的单位，构成了文件来源方面的联系。

2文件在时间方面的联系-人们的工作活动都有一定的过程和阶段，不同时期形成不同的档案文件，使文件间具有自然的时间联系。文件整理归档工作一般都分进行。（3）文件在内容方面的联系-文件是在工作活动过程中形成的，文件都记录了一定的工作活动内容。关于同一工作活动的文件必然有着紧密的联系。整理时把内容相关的文件材料集中放在一起，便于今后按问题查阅档案，也符合人们的查阅习惯。

如上级到本单位检查工作，必会形成：检查通知、接待方案、工作汇报、会议记录、新闻稿、照片等，这些材料因检查而形成，不同形式的文件材料内容上共同反映了检查活动的过程与结果。（4）文件在形式方面的联系：形式指文件的种类、名称、载体和记录方式等。特殊载体的档案应当单独保存，便于保管利用优先于保持档案文件之间的联系。

15.归档文件整理工作包括哪6个主要步骤？归档文件的固定排列顺序。步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒 固定排列顺序：正本、定稿；正文、附件；原件、复制件；请示、批复；转发文、被转发文；中文本、其它文本。

16.归档文件的档号包括哪几部分？全宗号、、保管期限、件号

会填写归档章、归档文件目录，会对归档文件进行分类。

17.17.档案分类的步骤。第一步：文件按形成分开；第二步：同一的文件按内容或机构分类；第三步：同一内容或机构的文件按不同的保管期限分开；如果文件数量较多，可先按机构分开，再按问题分开。18.归档文件的排列方法。（1）不同的文件分别排列。（2）不同保管期限的文件分别排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按时间先后顺序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次会议、一项活动中形成的文件应重要程度结合时间顺序排列在一起。

第五篇：浅议企业档案部门作用

内容摘要 本文以**冶炼厂重点工程档案管理为例，论述了企业档案部门在重点工程档案管理过程中应将自身定位为工程档案制度化管理的推动者、程序化管理的坚持者、数字化管理的耕耘者、关口前移式管理的创新者，通过准确的角色定位从而推动和改善工程项目档案管理。

关键词 档案管理 重点工程 角色定位

新时期企业发展速

度加快，重点工程建设项目接二连三。企业档案馆在重点工程项目建设中机遇和挑战并存。企业工程建设项目档案是企业档案馆档案信息资源建设的重点，通常也是个难点。收集难、归档难、整编难、数字化难……

江西铜业集团公司**冶炼厂（以下简称贵冶）建厂以来的二十几年间，一、二、三期和新30万吨铜冶炼等国家重点工程建设紧锣密鼓,1542、富氧工程、亚砷酸工程、净液挖潜、电炉废渣回收铜资源循环再利用等多项技改工程穿插其间。贵冶工程建设档案管理始终被作为一项重要工作，与工程建设同步进行、同步发展，既建了一流工程，又创了一流档案。这些成绩的得来，有赖于该企业档案部门在重点工程档案管理中的准确角色定位。角色定位的成功，带来观念的变革，引发主动服务，开创出重点工程档案管理的全新局面。

一、制度化管理的推动者

制度是做好工程项目档案管理的有力保证。在工程建设过程中应该始终注重项目档案管理制度的建立和完善。严格按照《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重点建设项目档案验收办法》等国家档案工作法律法规精神，建立文件材料归档制度、档案人员岗位责任制及档案收集、整理、保管、借阅、保密等一系列管理制度，为做好工程项目档案管理工作提供制度保障。制度很必要。但谁来制定、谁来执行、谁来监督呢？企业重点工程建设单位工作重点肯定在工程建设本身，档案工作“说起来重要、忙起来不要”的情况依然或多或少存在，能在工程建设过程中主动建立和完善档案管理制度的还不多见，另外，在档案专业知识方面一般不太丰富。企业档案部门与重点工程建设单位可能分属不同的法人，即便同属同一企业但一般没有直接的隶属关系。档案部门单方面制定制度不具有约束力，也谈不上执行。企业档案部门在工程建设项目档案制度化管理中就无所作为了吗？答案当然是否定的。贵冶档案部门把自身定位为制度化管理的倡导者，从而推动工程建设项目档案管理实现制度化。

《贵冶二期工程档案管理办法和要求》、《贵冶二期工程文件材料形成积累与归档审核责任制》、《关于做好二期工程随机资料归档的通知》、《二期工程交工资料及编制竣工图的质量要求》、《贵冶三期工程档案管理细则》、《三期项目经理部工程项目建设档案资料管理办法》、《贵冶新30万吨铜冶炼工程档案管理细则》等一系列具有较强针对性的项目档案管理制度就是在贵冶档案科的倡导和介入下得以及时制定、颁布执行和发挥制度保证作用的。贵冶档案部门在每项工程建设初期均及时与建设单位沟通，对工程项目档案管理制度建设提出建议和指导，并积极参与项目档案管理制度的制定和完善。建设初期档案部门建议和指导档案管理制度建设，避免了工程建设热火朝天、档案管理无人问津一头冷一头热状况出现。档案部门参与制度的制定和完善，保证了制度的科学性、专业性和针对性，提高了执行效果。

二、程序化管理的坚持者

工程项目档案管理是工程建设的重要组成部分，将档案工作与建设程序有机地结合起来并与时俱进对工程项目档案的规范管理起着重要作用。贵冶1996年曾全面推行程序化管理，对全厂38个机关科室258项管理制定了工作程序。**项目经理部也制定了工程招标、设计及设计变更管理、施工现场签证管理、隐蔽工程验收管理、试车管理、工程项目竣工验收管理、文件资料管理等38个工作程序，涵盖外事、办公、财务、计划、设备、工程等建设领域所有工作环节。厂档案部门要求这38项工作程序的最后一环均为“文件材料归档”。这些工作程序的建立和有效运行为贵冶工程项目文件材料的形成积累和收集归档提供了程序化的操作指导。同时针对新情况，及时在相关程序中增加了工程监理环节，并将工程监理作为工程建设中的重要环节加以强调，此举为工程质量和档案的准确性提供了有力的保证，取得了良好的效果。贵冶档案馆在文件材料归档工作程序和档案整编工作程序的基础上增加了档案数字化管理工作程序，为工程档案实现网络化管理提供了有效的作业指导。工程档案管理能有条不紊地顺利开展是贵冶档案部门长期不懈地坚持程序化管理并保持管理程序与时俱进的努力结果。

三、数字化管理的耕耘者

档案管理数字化是信息时代档案工作的一个重要特点，工程项目档案数字化是工程档案管理的一项重要内容。当前，纸质档案依然是工程项目档案的主体。贵冶工程项目档案绝大部分为纸质，要实现数字化绝大部分需要通过扫描或数码成像等设备进行转