法院案卷管理解决方案

第一篇：法院案卷管理解决方案

法院案卷管理解决方案

一、关于法院案卷

法院的行业特点决定了对案卷管理的重要性，随着基层各级法院业务量的不断增加，案卷管理工作变得十分繁重。特别是在有法必依的现代化社会，越来越多的人采用法律的武器来维护自己的合法权益。法院的诉讼案例也随之越来越多。如何将各类诉讼案例的文档卷宗进行完整的永久保存，成为法院档案工作中一大瓶颈，所以加强信息化建设、提高办公效率成为法院工作建设的重点之一。

二、法院案卷管理现状

1、目前大多数法院的案卷是采用传统的档案管理模式，即：纸质物理管理模式，法院每年不断产生大量的案卷以及历史档案等，不仅占用办公空间而且统计数据、查阅、调用都需要人员物理操作，管理十分困难，付出巨大的管理成本得到极低的工作效率。

2、信息共享十分困难，案卷归档后需要大量的反复查阅，传统的方法查找少量信息需要翻阅大量卷宗、档案等材料，如果查看已归档的材料还需要到档案室办理借阅手续，占用大量时间。也给法院之间信息的传递带来诸多不便。

3、档案管理繁琐，办案过程中，法院工作人员以及当事人双方都需要调阅相关档案，繁琐的程序直接影响了办案进度，并加重了工作人员的负担。

4、档案维护困难，案卷的保存年限至少要在20年以上，传统的方法使相关人员接触到大量原始资料，势必造成一定的损坏，无法提高档案保存的安全系数，如果遭遇故意破坏或篡改，将影响司法公正造成严重后果。

三、解决思路

实现档案管理的电子化，进行安全的信息化建设，保障网络安全及信息存储的安全，通过网络调阅档案，做到只需键入索引号或关键词（如档案号）即可在数秒内将原始的案卷影像调阅出来，降低借阅非电子化材料的频率，保证档案材料的安全，简化维护工作，提高工作效率。

四、案卷管理系统简介

通过计算机及网络进行收发工作，即节省了时间又保证了准确性;设定不同的查询条件，使相关人员在权限允许范围内，足不出户就可得到信息并可方便地进行相互参照;大量的信息电子化，通过网络访问安全便捷，并极大的降低了借阅非电子化材料的频率，最大限度的保证了重要资料的安全;通过电子邮件等手段进行请示、汇报和批复，即方便快捷又将工作人员从繁重的文案工作解放出来。

主要表现在:

1.案卷信息流转、交换及时准确，存储管理简便，降低人工劳动强度。

2.使工作流程更加规范、标准，使信息更加易于交流。

3.方便而安全地实现了信息共享，加强了各级间的协作。

4.案卷的保存更加安全，保存年限更加久远。

五、案卷数字化简介：

融品基业案卷影像处理系统是利用图像数字化技术设备（如摄像机、高速扫描仪）将文件信息的影像录入计算机系统，主要包括案卷影像扫描、案卷影像管理应用两大部分，通过专业处理（如：条码、OCR识别）技术自动建立影像索引，使各级部门能及时调阅案卷电子影像数据，不仅在办公效率方面得到提升还有效的降低了成本。

1、案卷的扫描

使用高速文档扫描仪及扫描软件对案卷文件进行电子化扫描，并优化案卷电子文档图像，扫描过程中设置如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员也可根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理，确保扫描图像质量清晰方便系统检索、存储等应用。

2、图像处理

融品数字化系统采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像信息的质量。

（1）污渍、黑边、偏斜处理

（2）全文字面的扫描密度处理

（3）多种图像格式导出功能（如导出TIFF、PDF、JPEG、BMP等格式）

3.检索查询及存储

通过图像处理后，建立文件检索、影像管理、影像查询等模块，直接输入检索的字段,即可检索到该文件.方便查找。图像导入到系统数据库进行历史性存储。

第二篇：法院行业解决方案

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法院行业解决方案

1、系统概述

数字庭审系统严格按照最高人民法院《人民法院审判法庭信息化建设规范》等文件的技术要求和规范，对系统软、硬件进行精心设计，完全符合法院实际审判流程，全面规范数字法庭建设工作。

该系统通过加强计算机技术、图像数字化技术和信息技术的应用，将同步录音录像与庭审业务相结合，集本地庭审、网络直播点播、法庭预监、远程指挥、远程庭审、信息研判及系统运维等业务功能于一体，实现法院系统对审判的标准化建设，利用现有的网络对审判过程进行有效的监督和管理，贯彻科技法庭应用理念，提高了审判过程的真实性、有效性和公平性，加强了法院在办案、办公管理的信息化程度。

2、解诀方案

3、系统特点

语音激励，视频自动跟踪：根据法庭现场陈述人的发言，话筒激励视频切换、跟踪，同时进行手动／自动切换，能对激励的优先级及延时进行设置。

H.264压缩：采用H.264算法压缩，支持双码流网络传输，视频分辨率支持IOSOr/72Or/Dl/C工F等多种模式，根据实际带宽调节传输的码流。

l/2/4/6/8多画面合成显示：具备1/2/4/6/8多画面拼接合成录制模式和画面分路单独录制模式，可实现两种模式的选择。满足不同场合的用户需求。

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双光盘同步刻录：双DVD光盘同步刻录、事后补刻两种方式，支持H.264/MrE份4的存储，包括庭审全程录音录像以及庭审笔录、电子示证数据等。

集中控制管理：系统支持法庭现场的证据展示。具备灯光、音响等设备的集中控制。

第三篇：法院访客管理系统-法院访客机解决方案

访客管理系统|访客登记系统-智能现代化访客系统

德生智盟访客易事业部为您详细解析访客管理系统在当今社会的作用，已经为什么要使用访客管理系统，以及如何更好地使用访客管理系统跟现在的其他的设备系统更好地结合在一起。1.1 访客系统使用背景概述

随着经济高速发展，流动人口总量急剧膨胀，犯罪率呈现出越来越高的趋势，各单位案件频发。人员流动性加大，犯罪率上升，给社会治安管理带来了巨大的挑战。传统的外来人员登记管理方式漏洞太多，给犯罪份子太多的可乘之机，已不能满足日益增高的安全要求。

各企事业单位、军队、监狱、政府、工厂、公司、学校、酒店、小区物业等单位每天都要面对众多的因公、因私会见的外来人员，其安全保卫工作的重要性勿庸置疑。如何对访问量众多、身份复杂特殊的外来人员进行简便、规范、人性化、有效的管理，更好地杜绝一切外来安全隐患呢？答案当然是防患于未然，拒隐患于门外！然而这些美好的愿望又如何能实现呢？

针对各类单位访客登记方面的现实需求，我们通过大量的市场调研，结合国家相关部门对技防的相关要求，研发出了“访客自动登记管理系统”，轻松解决了单位来客登记管理问题。系统充分利用现代信息技术，保证整体运作的安全性，做到人员、证件、照片三者统一。实现了“进门登记、出门注销、人像对应、随身物品登记、分级管理、历史记录查询、报表汇总”等功能，能够高效记录、存储、查询汇总访客的相关信息。

1.2 传统访客管理方式的现状与弊端

目前，大多数单位门卫管理采取传统的手工登记管理模式，或辅之以监控系统，这种方式存在如下弊端：

监控系统无法实现人员、信息与图像对应，没有照片，人证不符，查找比对工作相当繁杂； 来访人员的证件真伪难辨，假证登记，事故频发； 抵押证件管理成本高，缺少人性化； 来访人员携带物品、车辆无实际的证据；

来访人员在单位的逗留时间无记录信息，下班后不能及时发现滞留人员； 来访人员自行手写登记，速度慢，造成人员聚集排队；

来访人员自行手写登记，书写繁杂，字迹潦草，无法准确识别，信息不全面、可信度差，效率低； 单位有多个出入口时，访客可能从A入口进入，B出口离开，无法准确确定来访人员是否滞留； 纸质登记簿易丢失、破损，不易保存，不便查找，流于形式，难以进行有效管理； 经常发生安保人员服务不周的矛盾冲突事件；

单位部门众多，人员调动频繁，门卫很难及时准确地了解部门的具体情况，即使来访人员胡乱登记，也很难判断来访者到访的真实性；

难以全面收集和管理来访人员的相貌以及相关资料，不便于为今后管理、查找、确认等工作提供有效的帮助，即使有事发生，也不能有效快速的查找证据。1.3 改善门卫管理的意义 人防与技防相结合，利于提高单位的公共安全保卫系数，创建文明单位；

利于实现管理规范化、智能化、现代化、数字化，提升信息化办公形象和综合实力； 利于领导及时掌握情况、沟通信息、发布命令、提高工作效率；

利于领导对管理岗位的监督、查询、调取资料十分简便，满足管理要求； 可与多种设备外接，保证了系统的扩展性；

通过门卫管理设备联网后，可实现网络化同步管理。2.0 系统介绍

针对众多单位当前访客登记管理的现状与需求，我们以当前先进的信息技术、网络技术，借助公安部指定专用证件验证机具，推出智能访客登记管理系统。系统集二代身份证验证信息读取与真伪识辨，一代身份证、驾驶证、军官证、护照及港澳台等国家有效证件扫描并做OCR录入、访客摄像、手写、RFID技术及打印为一体，结合访客登记管理软件，高效记录访客的证件信息，出入图像信息及来访信息，可灵活查询与管理来访历史资料，极大提高门卫的工作效率。仅需数秒即可实现对一个来客登记流程，将隐患人员拒之门外，同时种种真实信息对所有人的不良行为起到威慑作用。2.1 系统目标

标准化规范化专业化来访登记，单位来访登记服务水平能够通过系统获得极大提升，从而提升单位形象，强化安全防范能力；

历史来访的客户、内部人员能够实现快速进出； 来访客人登记时间短，方便快捷，无须排长队等候；

来访客人感觉备受尊重，无需扣押证件，不必每次接受询问； 系统易于学习和使用，操作简单方便；

历史登记资料能够自动联想，缩短登记时间，减轻工作压力；

能够有效减少安全漏洞，出现突发事件能立刻提供精准数据，满足安全防范要求； 管理人员随时掌控宾客进出情况，轻松实现数字化精准管理。2.2 系统结构

从组成看，整个系统可分成以下几个部分：

（访客管理系统结构图）

访客管理系统服务器。访客管理系统服务器负责数据的统一存储，整个系统只允许有一个服务器； 访客管理系统客户端。访客管理系统客户端实现具体的业务操作，如访客登记，离开登记，查询，员工管理，卡片管理等等功能。系统中允许一个或者多个客户端，客户端的数据都存储在服务器上，因此所有客户端的数据能够互相共享；

出入验证系统。出入验证系统用于在两个不同安全级别的区域间（通常是通道或者门）对进出人员进行权限检查。通常出入验证系统需要一名工作人员配合，系统通过与数据库中及时更新的信息进行对比，判断出当前人员是否合法，并通过颜色、人员详细信息、声音等多种方式揭示工作人员。工作人员负责对不合法的用户采取适当措施；

访客查询工具。访客查询工具主要用于管理人员了解当前来访情况，或查询某个具体访客的详细信息。本文由德生智盟访客易事业部（www.xiexiebang.com）友情提供。2.3 系统功能

证件阅读与识别功能：访客携带国家标准证件（如第一、二代身份证）来访，系统可自动读取身份证信息(内置经国家公安部授权生产的IC卡身份证阅读器)，录入系统保存，并自动形成来访登记格式，无需任何操作，整个登记过程仅需数秒，大大提高工作效率。对证件真伪具有一定的识别参考作用(含身份证防伪识别技术)，若假证则无法自动录入。有助于工作人员提高警惕或采取预防措施；

证件扫描和现场抓拍：访客没有携带有效标准证件时，如只携带名片、介绍信、联络函等非国家证件资料，系统先进的扫描模块提供了现场瞬间扫描功能，并根据需求现场抓摄访客照片保存在系统中，最大程度确保来访客资料的完整、准确；某单位曾发生盗窃，警方调取拍摄的实时照片，最终顺利破案； 被访者查询：访客登记时，可在预先设置好的内部人员名单中快速查找到被访人员；

个性化来访证设计：根据用户的要求，拜访凭条可行个性化修改，包括打印内容、凭条纸质类型、尺寸大小等；

黑、白名单提醒：为了加强对访客的身份管理，系统可对某些身份进行黑白名单管理。某些可疑人员或不受欢迎人员，可将其设置成黑名单人员，以便来访即时提醒，方便安保人员增强警觉性；重要客户、领导或业务往来频繁且熟悉的来访者则使用VIP功能，既让来访者感受到了VIP尊贵身份又避免不必要的尴尬和时间浪费； 多门进出管理：用户使用多套访客系统多门进出时，通过网络连接，系统可实时数据共享，即方便来访宾客任意选择进出口，便于实时掌握访客来访及离开情况；

条形码或IC卡注销：拜访凭条可使用条形码格式或IC卡，出门采用条形码扫描或IC卡读取方式自动进行注销，提高了通行效率(可选)；

数据海量保存：大容量存储设备，可将大量原始登记图像、数据(40万条以上)完全存入计算机系统，确保登记信息的完整性、连续性、可追溯性；

电子信息化管理：用户可按照自身需要，设定各种查询、统计条件，对以往的登记数据进行随意快速查询、统计、总结，在出现状况时能够及时、快速地提供有效信息；

操作简单：人性化设计，傻瓜式操作，简单联线即可使用，即使不会使用电脑，通过现场培训均可很快学会操作。

2.4 系统业务流程

（访客管理系统业务流程）

温馨提示：本文由德生智盟访客易事业部（www.xiexiebang.com）友情提供。2.5 访客系统系统优势

多种资料登记方式。二代身份证通过国家公安部认证安全模块自动采集个人信息，识别证件真伪，杜绝假证登记；一代身份证、护照、驾驶证等证件可进行扫描识别，实现自动录入个人信息，支持所有身份证件扫描存档及现场拍摄照片保存；

自有的文本识别OCR算法，支持更多的证件，并可根据需要进行快速扩展定制； 无纸化登记，更加环保，访客资料更准确、更全面，杜绝纸笔登记撩草，字迹不清； 工作量减少，岗位更加优化； 提高登记速度，数秒完成登记过程；

黑名单、VIP等特殊访客管理，特定人员到访时进行提示，方便对其进行有针对性的服务； 实时显示来访人员出入情况统计；

支持内部机构和人员的预先配置，实现被访人员的联想及快速定位，防止访客捏造被访人； 支持对访客的留言，访客到访时能够提供操作员与此访客相关的留言信息；

高效管理、便捷的查询统计，查找过往数据信息全面准确，无需翻阅厚厚的登记簿；

丰富完善的查询系统。支持查询当天滞留访客，支持各种方式的历史数据的查询追溯，方便进行安全排查； 资料存储更方便，更容易保管；

出现事故，按需调出某时间段登记人员记录，追朔信息更便捷准确；

支持访客单据打印及内部门禁系统的制卡发卡，系统直接控制门禁发卡授权，实现安全管理一体化； 支持访客年龄限制，访客年龄在预先配置的值时，系统将禁止登记，用于禁止特定年龄人访问的场合； 短消息提醒功能，客户登记时向被访人、或者客户滞留时向滞留客户发送提示短信；学校管理系统学生出入向校园向家长发送通知短信。紧急情况向领导或者管理人员，甚至全体人员发送短消息通知； 系统提供分级的操作权限，支持登录日志；

完全独立研发，拥有自主知识产权，可根据客户需要进行功能的扩展和个性化定制； 提供单机版本和网络版本。满足各种规模和具体情况的应用环境；

大数据量的智能处理与应对措施，使系统可流畅运行，不受数据量的影响。

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第四篇：执法案卷管理

执法案卷管理

加强案卷管理，首先要规范案卷的制作；而案卷制作的主要方面，就是各类行政文书的制作。

行政文书是案件内容的书面反映，是案卷的构成基础。如果行政文书不合法，那么这个案件办理的合法性也必然会受到质疑，例如行政处罚告知书未载明行政相对人依法享有的陈述、申辩的权利则可能导致办案程序不合法、违反《中华人民共和国行政处罚法》第三十条的规定；如果行政文书不规范，例如在打印完毕、已盖章的行政处罚决定书上手写改正错别字（数字），那么不仅会直接影响整个案件办理的严肃性、影响质量技术监督系统的形象，还可能引起案件的合法性纠纷，例如上述有瑕疵的行政处罚决定书成为行政相对人诉请撤销行政处罚决定的证据。因此，制作行政文书时要严格遵守合法性和规范性要求。

从案卷和案件的对应情况来看，案卷可以从大致的使用行政文书的具体种类的多少以及自身的繁简厚薄程度方面加以区分：一种是已经分局内部登记但不需立案也未实施任何行政处罚案件的案卷，这类案卷往往都只有寥寥的几份证据材料证明其经查明不需立案的事实和理由，整个案卷中不只没有案件办理审批表、行政处罚决定书等等，就连封面和目录也都不需制作，是使用行政文书具体种类最少的案卷，自然也几乎是最简最薄的；另一种是立案案件的案卷，由于立案案件基本上都是采用一般程序进行查处的案件、案情相对较为复杂，这些直接导致这类案卷中的行政文书的具体种类及数量相对最多（只有现场处罚决定书这一种文书不会被用到），案卷大都既繁且厚；还有一种是给予现场处罚的案件的案卷，由于是采用了简易程序来办理案件，而且案件本身的违法事实清楚、情节轻微，这类案卷使用的行政文书 的具体种类以及繁简厚薄程度介于以上两类案卷之间。这样对案卷进行区分，是为了更加突出案卷制作的重点，以便在办理不同类别案件的过程中，从宏观上明确把握住该案卷的类别特点后，再进一步从微观上规范案卷中各类具体的行政文书的采用组织以及书写细节，这样，就不会出现诸如现场处罚的案卷中会有没收涉案物品等等这样的记录。

具体的说来，在质量技术监督案卷中，需要制作的行政文书有：案件登记表、现场检查笔录、登记保存决定书、涉案物品清单、送达回证、立案审批表、法定代表人证明书、授权委托书、调查笔录、案件调查终结报告、案件办理审批表、案件讨论记录、案件审理决定、行政处罚告知书、行政处罚决定书、没收物品清单、解除登记保存决定书、解除登记保存物品清单、结案审批表、封面、卷内目录、现场处罚决定书、责令改正（更正）通知书等等。虽然这些文书的种类庞杂，但是，它们经过在长期的执法实践中的反复修改、完善，都已经有相对的稳定的格式、内容，在制作的时候，基本上是以“填空”的方式就能完成。因此，制作文书的要义更多的是在于工作人员细心和严谨的工作态度，在于执法人员的办案水平。当然，就制作文书本身来说，还是有些地方必须注意和完善：

1、容易忽视的主体表述问题。立案审批表、行政处罚决定书等文书要求简单介绍行政相对人的身份，现在的文书模板中基本是“法定代表人”、“个人”这样的表述，在遇到是其他组织等非公民、非法人的主体要相应的改动。

2、长期遗留的证据表述问题。虽然案件调查终结报告中已有案卷所列证据的介绍和简单的认定，但是还应当对案卷中所附的证据分别证明了什么情况予以说明。行政处罚告知书和行政处罚决定书中应当添加对证据认定情况的说明，尤其是行政处罚决定书：依据《中华人民共和国行政处罚法》第三十九条第一款第二项的规定，违反法律、法规或者规章的证据必须在行政处罚决定书中载明。

3、非常重要的一致性问题。行政处罚告知书、行政处罚决定书、结案审批表、封面这些文书中对行政相对人违法事实的认定、处罚依据应当是一致的，这种一致不仅表现在内容上还包括表述上。没收物品清单或者是解除登记保存物品清单也需与涉案物品清单的记录相对 应。特别要注意涉案物品名称前后的一致性，如果出现有学名与俗称之分、现场判断的与通过鉴定的名称不符等的情况，一定要在调查笔录、案件调查终结报告中详细说明，最终以符合客观事实的学名为准。

4、不得不提的印刷文书的问题。随着无纸化办公的普及，在

办案过程中，大多数文书都已经是电脑打印了，但是仍有一部分文书由于需要提前为空白文书盖章而是统一批量印刷的文书。这些文书会出现因为格式设计上的问题影响到正常使用和行政文书的严肃性。例如：登记保存决定书中要求填写采取行政强制措施法律依据的地方必须要写明依据的法律条款，但是只预留了填写依据的法律名称、没有地方写几条几款；登记保存决定书中要求告知行政相对人起诉期限，这个期限大多是法定的三个月，但是该空格要求填写多少日；行政处罚告 知书预留的记载认定的违法事实的空格非常少，几乎所有的违法事实的表述都会写在空格之外；行政处罚告知书只预留了两条行政处罚的内容，可是半数以上立案案件的行政处罚都是三条，第三条就没地方写了；部分现场处罚决定书中有一段文字是这样表述的“给予下我处 罚”，应该是“给予下列处罚”，存在错别字；质量技术监督行政执法中并没有责令更正的行政处罚，只有责令改正，所以责令改正（更正）通知书可以直接改成责令改正通知书。

制作行政文书完毕后，最后再将这些文书及其他材料有序组织、装订成册，案卷就完成了。对案卷材料排序的问题上，一般不容易出现失误，因为除了将行政处罚决定书（或者是现场处罚决定书）提前到第一页以外，其余材料都是按时间顺序排列，实践中很容易操作。唯一要注意的，就是在案卷装订过程中，因为档案管理的要求，要除去案卷中所有的金属物品，例如回形针、订书钉等，然后对案卷进行线装，封皮、封底则要采用坚固耐磨的牛皮纸。虽然说，还有要求要尽量避免在案卷中使用胶水、浆糊一类的粘合剂，但对于需要将证据粘贴到证据卷页上的实际情况来说，要满足这一要求实在有些为难。

这些案卷制作方方面面的问题，很多看似细节琐碎、无伤大雅，但是对于具有履行质量技术监督执政执法权的各单位和每位工作人员都有举足轻重的意义，正如前所述，案卷是检验案 件办理情况的客观反映，是检验执法人员办案水平的重要依据、也是对工作人员给予奖励表彰或者追究行政责任的重要依据，更与我质量技术监督系统的形象生息相关，所以案卷上再小的错误也要尽力避免。所谓“细节决定成败”，这是每一位制作案卷的工作人员都应当警醒自己的。

但是，案卷管理远不止案卷制作这一个方面。对案卷流通过程的管理，是案卷管理的另一大重点。只有把握住对案卷流程的管理，才能做好对个案执法情况的把关与监督，才能提高案卷管理的科学化水平。

案卷的流程并不复杂，就是从案卷登记到案卷归档的过程，与案件办理的流程互相呼应。以流程最为复杂、最具有代表性的立案案件为例来看，一般是：经过单位登记的案件首先交由特定的科室承办，承办科室负责人再指定科内专门的执法人员负责，接着经由承办科室上一级领导立案审批后，交由承办科室合力进行查处，对需要作出行政处罚决定的案件由承办科室将查明的事实以及拟定的行政处罚意见呈报单位相关各级领导逐级审批，由专门的案审委员会决定最终的处理意见后再返回到承办科室执行处罚决定，最后由承办科室将执行完毕的案卷整理成册报单位各级领导逐级审批后结案，并由单位统一归档。

然而这并不复杂的案卷流程中，却比单纯的案卷制作更容易出现问题。例如，在已归档的案卷中会发现应该报领导逐级审批的文书上缺少部分领导的签字等极个别的情况。导致问题出现的原因并不复杂，究其根本，是案卷流程中各个环节的责任主体不明确所致。

结合我分局的实际情况，从登记环节开始说起，就案件登记本身而言，目前我分局的管理模式非常有效，所有的案件登记都是电脑备案，随时可供核实。但是，当登记案件流入办案科室开始，极少量的案件会不能及时签发到办案人员手中，案卷登记表副本也就不能及时回馈到登记部门，时效性就会出现问题。其实，处理这个问题，只要详尽的规定具体期限，采用“三次到期提醒、四次逾期上报”之类的方式即可解决。把握了这一点，不仅能保证案件及时承办到特定科室、具体承办到专门的执法人员，登记部门的登记工作也能全部圆满结束。这样，案卷的责任主体就转移到了承办科室。

承办科室对检查后认为确需立案的案件报上一级领导审批后，就开始进一步的调查取证。在这期间由于案件查处的责任主体明确，由承办科室的专门人员负责，案卷一般不会出现流通上的问题。

然后，经过承办科室对案件情况的查处核实，对需要作出行政处罚的案件就要进入下一个环节――审批了。实践中，审批是案卷流程中最为混乱的环节。承办科室把案卷交给案件审理部门开始审批。客观的说，这个过程是非常规范的，在案卷转接程序中会经过签字确认。但是，随后案件审理部门负责人会将其初审通过的案卷再交回承办科室，由承办科室转交上一级领导审批。在此过程中，没有任何转接手续。接着，上一级领导审批后，不管是要求修改或是决定审批通过的，都会直接交给承办科室，由承办科室经过修改后重新送案审部门开始新一轮审批或者送案件审理委员会审理决定或者送本单位负责人阅签。需要上一级机关审理批准的，案卷再由承办科室直接送至本单位的案件审理部门，然后由案件审理部门送上一级机关的审理部门处理。这个过程中，由于案卷不在任何一个部门的掌控之中，不仅时间上容易出现拖延，案卷出现问题需要修改但是不同部门之间意见有所分歧又各自都确有理论依据的，还会直接影响到案件质量，更不提影响执法水平、追究行政责任了。要解决这个问题，可以参考市局机关的案卷审理办法：案卷到了上一级机关（市局机关）审批后，无论是要回承办科室修改还是审批通过交回承办科室，都会向原单位案件审理部门、承办科室逐级办理，并经过转接的签字手续，而且在这一阶段审理过程中，不管是由行政长官直接签字批准的案件还是需要由案件审理委员会集体审议批准的案件，都由其案件审理部门负责保管案卷，非常规范。因此，相比较而言，我分局在进行内部管理时，交由案件审理部门开始初审的案件，由负责安排组织案件审理会议、具有案件审理职责的案件审理部门，对经其初审通过的案卷负责最为合适。在由其上一级领导审批或者案件审理会议审批时出现争议时，案件审理部门可以及时直接提出或者汇报其审批意见，有利于统一各审批方的意见、形成最终的审批决定。另外，作为直接负责案件办理的承办科室要在案件审批过程中，尤其是在案件审理会议上和案件需要修改的时候向案审委员会或者提出修改要求的各级领导介绍详细案情，避免出现在文书制作存在过失的情况下，使办案脱离实际情况、沦为纸上谈兵。

在案卷随着案件审理决定回到承办科室进入执行的环节后，案卷的责任主体再次转移到承办科室，这时案卷的流程就不会再出现什么问题，包括最后的结案归档环节也一样。只是注意在案卷归档时，承办科室最好能指定专人办理向归档部门办理案卷的签字转接手续。当案卷进入档案室，整个案卷流程就告一段落了。

只有这样明确了案卷的责任主体，案卷制作的质量、案件办理的质量才会得到保证，才可能有后来执法水平的提高。但是，案卷从登记到形成的这一流通过程并不是案卷流通的全部。要提高执法水平，更重要的是建立一套案卷评价体系，来总结办案过程中的经验和不足。

因此，可以定期组织不同规模的案卷评查活动，在存档部门制定出科学的提档制度的前提下，将案卷有计划、有秩序的以完备的手续提档查阅，或以案件主题分类讨论如果办理某一特定类型案件的办理方法、或以案卷制作主题讨论如何完善案卷制作等等活动。

只有在充满严肃、民主的氛围里，以法律规定为出发点，通过开展实事求是的大讨论，集思广益，才能钻研出更加科学、高效的执法工作的方法。也只有通过这样的活动，将案卷如活水般引为活用，来指导办案实践，才能发挥出案卷的最大效用。而且将这种活动形成制度延续下来，才能在不断发展的新形势、不断提高的新要求中，不断提高我们每位工作人员的业务素质、工作能力，不断提升我们质量技术监督部门整体的执法水平。

第五篇：法院民事案件案卷的整理与归档

一是千万不要把材料搞丢，哪怕一个小纸片，问明白法官再做。

二是复写材料如发票、传真等要有复印件，有的还要有手写件，防止年久失真。三是千万不要把副卷材料订到正卷中去，比如合议庭材料，还有上访材料有的在副卷，要订到正卷，让当事人看到，可能就有人下台了啊。

民事案件案卷的整理与归档

档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容的鉴别，对档案内容的确定。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。

档案整理工作的原则：

1．整理档案必须保持文件之间有机的历史联系；

2．整理档案应当充分利用原有的整理基础；

3．整理后的档案必须便于保管和利用。

应对案卷整理与归档工作高度重视，注意积累。做到对庭审形成的材料调整定卷，即在平时积累的基础上，详细检查每一文件材料，进行适当的调整，并且最后确定组合案卷。

卷内文件排列和编号。卷内文件排列是指将每个案卷内的文件用一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后，应给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。

拟写案卷标题，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概括。它是案卷封面上最重要的项目，也是以后编制档案工作的主要依据。

编目成卷工作，是指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标志着整个立卷工作的基本完成。

案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录，备考表和案卷封皮等工作。它是进行手工检索的基本条件，也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和散失，便于保管和利用。

案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反映机关的工作话动。

审判业务部门，将处理完毕的文件整理立卷，根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷定期移交给人民法院档案室集中保存，就是归档。文书案卷的归档，既能保证本机关的档案完整，便于查找利用，又可为党、国家和社会积累档案财富。至此，标志着整个案卷整理归档工作的完结，文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。

一、人民法院案卷整理与归档

人民法院的诉讼文书，是国家的重要专业文书之一，它所形成的档案，是人民法院审判活动的真实记录，反映了人民法院贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律、法令的情况和人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判活动的依据和必要条件。各级人民法院必须严格按照诉讼文书立卷的要求，做好立卷归档工作。

（一）立卷

人民法院在收案以后，承办书记员应即开始收集有关本案的各种诉讼文书材料，着手立卷工作。在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补救，去掉与本案无关的材料，再行排列整理。

人民法院工作中形成的文书材料，分诉讼文书和行政文书两部分。诉讼文书和行政文书都是国家的重要档案，必须定期立卷归档，个人不得长期保留。根据文书处理部门立卷的原则，诉讼文书由各审判庭经办的书记员整理立卷、归档；行政文书由各单位指定专职或兼职人员负责立卷。诉讼文书由承办书记员汇集，进行立卷；行政文书由承办人在案件办理完毕以后，及时汇交本单位的文书管理人员归入文卷。

诉讼文书包括：起诉书、上诉状、审讯笔录、调查笔录、合议庭笔录、判决书、裁定书、调解书、审判委员会决定书、审理和宣判笔录、案件批复，以及围绕审理案件过程中所形成的传票、押票、提票、送达证、执行通知书等。

行政文书包括：收文、发文底稿、电报底稿、内部文件、会议记录、电话记录、出版物原稿、图表、照片、录音带、账册、报表等。

人民法院的诉讼文书，要根据刑事、民事、经济类别，按、审级、一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案、结案到归档保管以及所有的法律文书（判决书、裁定书、调解书、批复等）和公文、函电，都使用收案时编定的案号。审级改变的案件另行编号。由于审级不同，一个刑事或民事案件有两个不同卷号时，再审卷并入终审卷，申诉卷并入审判卷；刑、民申诉案件分成两个卷号的，应当并入最早的卷号。

卷内诉讼文书材料，一般只保存一份（有领导同志的指示除外），重份的文书材料一律剔除。多余的判决书、裁定书、调解书，为备日后查考，可保留三份夹在已装订好的卷内。

具有下列情况之一的刑、民申诉或人民来信，可以不立卷归档：(1)不属法院业务范围归口交办的人民来信；(2)答复来信来访人到有关法院直诉的信件或记录；(3)询问一般法律手续问题的来信来访；(4)没有参考价值的信封；(5)内容、地址不清的申诉信件；(6)确系精神病人的来信；(7)刑、民案件申诉中内容相同的重份材料。

各级人民法院的诉讼文书，都必须用毛笔或钢笔书写、签发，由审判庭经办案件的书记员负责整理立卷归档，归档前由案件主要承办人负责立卷质量的检查。

人民法院的诉讼文书材料，要单独立卷，不与公安机关预审卷、检察机关起诉卷混订或合订。

（二）卷内文书排列顺序

诉讼文书材料的排列顺序，总的要求是，按照诉讼程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。

民事一审诉讼文书材料的排列顺序：

1．卷宗封面；

2．卷内目录；

3．诉状或口诉笔录；

4．立案通知书（通知交纳诉讼费或免费手续）；

5．应诉通知书回执；

6．答辩书；

7．询问笔录；

8．调查笔录或调查取证材料；

9．调解材料和调解笔录；

IO.准备庭笔录；

11.诉讼代理人、法定代表人授权委托书、鉴定委托书，法定代表人身份证明；

12.开庭前的通知、传票等；

13.开庭公告；

14.审判庭笔录；

15．案情报告；

16.评议笔录；

17.调解书、撤诉书；

18.审判委员会决议或记录；

19.判决书或裁定书原本和正本； 20.宣判笔录； 21.送达回证； 22.上诉书；

23.上级法院退卷函；

24.上级法院判决书、裁定书正本； 25.证物处理手续材料； 26.执行手续材料； 27.备考表； 28.卷底。

民事二审诉讼文书材料的排列顺序： 1．卷宗封面； 2．卷内目录； 3．上诉移送书；

4．原审法院判决书、裁定书； 5．上诉书； 6．答辩状； 7．阅卷笔录； 8．询问笔录；

9．调查笔录或调查取证材料； 10.调解笔录； 11.撤诉书；

12.准备庭笔录；

13,开庭前的通知、传票等； 14.审判庭笔录； 15．案情报告； 16.评议笔录；

17.审判委员会决议或记录；

18,调解书、判决书、裁定书原本和正本； 19.宣判笔录； 20,送达回证； 21.备考表； 22.卷底。

一个案件的诉讼文书材料经过系统排列后，要逐张编号。卷宗封面、卷内目录、卷底、备考表不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。字体要整齐、清楚。

要认真登记好卷内目录。一份诉讼文书材料编一个顺序号，判决书、裁定书的原本和正本编一个顺序号。卷内目录应按卷内诉讼文书材料排列顺序逐件填写，标明起止张号，字迹要工整、清晰。

卷宗封面所列的各个项目，都要用毛笔或钢笔逐项填写齐全，书写要工整。其中结案日期填写正式宣判日期。

（三）案卷的装订

装订前要做好诉讼文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，要加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。外文材料应当译成中文附在后面。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要起掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。

卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏订。长度应在18公分左右。卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并用承办书记员名章加盖骑缝。

一个案件的诉讼文书材料，每卷以200张左右为宜，过多时应按形成的顺序分册订卷。一个案件的诉讼文书材料是否分立成正卷、副卷，根据法院内部规定和案件具体情况决定。

（四）案卷的保管

各级人民法院负责集中统一管理本院的全部档案（包括录音带、录像带、影片等音像材料），确保档案的完整、安全，严守档案机密，积极提供利用，为审判工作和国家现代化建设服务。

要在案件结案以后的一个季度内归档。案卷要根据《关于人民法院诉讼档案保管期限的规定》提出保管期限意见，向档案室移交，并办好交接手续。凡立卷不符合规定要求的，由有关书记员负责重新整理。

档案处、科、室要积极主动组织好诉讼档案的归档工作。随时了解案件的归档情况，对已办结的案件，要督促立卷承办人员及时立卷归档。接收档案时，必须逐卷查点清楚，按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》提出的要求，检查案卷质量，符合要求的，进行接收。

对已接收的案卷，要根据刑事、民事、经济类别，按、审级、案号分别在档案目录簿册上登记。登记要准确，字体要工整。接收后的案卷，要在卷皮的左上角盖“归档”章，以区别于未归档的案卷。

归档的录音带、录像带、影片等音像档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、案号，承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档。

归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷或装人证物袋，在证物袋上写明名称、数量、特征、来源。不便附卷保存的，应当另行包装，注明所属案件的、审级、案号、当事人姓名、案由以及证物的名称、数量、特征等，随同本案卷宗归档。易腐、易爆、易燃、有毒的证物，因不适于保存，可拍照附卷，经领导批准销毁或处理。

归档后的案卷，分别根据刑事、民事、经济类别，按、审级、案号的顺序排列，放进卷柜保管。随卷归档不能附卷的证物，可在拍成照片附卷后另行保管，但应标明证物的名称、数量、规格、特征、案号，并在卷内备考表记明其保管处所，以备查调。随卷归档的录音带、录像带、影片等音像档案，应单独存放，非经院长批准不得调用。、二、律师业务案卷整理归档

律师业务档案，是律师进行业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，体现律师的基本职能和社会作用。

律师接受委托并开始承办法律事务时，即应同时注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。律师应在法律事务办理完毕后，即全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料，要补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料。

立卷归档工作由承办律师或助理律师负责。律师业务档案分诉讼、非诉讼和涉外三类。诉讼类包括刑事（含刑事辩护和刑事代理）、民事代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理四种；非诉讼类包括法律顾问、仲裁代理、咨询代书、其他非诉讼业务四种；涉外类根据具体情况按前二类确定。

律师业务档案按和一案一卷、一卷一号的原则立卷。律师承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等，都必须用钢笔或毛笔书写、签发，要求字体整齐、清晰。律师立卷归档过程中，内容相同的文字材料一般只存一份，但有领导同志批示的材料除外。

下列文书材料，不必立卷归档：

1．委托律师办理法律事务前有关询问如何办理委托手续的信件、电文、电话记录、谈话记录以及复函等；

2．没有参考价值的信封；

3．其他律师事务所（法律顾问处）委托代查的有关证明材料的草稿； 4．未经签发的文电草稿，历次修改草稿（定稿除外）。

对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办律师应将或者本或复印件入卷归档。对不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。

律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列。民事诉讼代理案卷的具体排列顺序为：

1．律师事务所（法律顾问处）批办单； 2．收费凭证；

3．委托书（委托代理协议、授权委托书）； 4．起诉书、上诉书或答辩书； 5．阅卷笔录；

6．会见当事人谈话笔录；

7．调查材料（证人证言、书证）；

8．诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书； 9．承办律师代理意见； 10．集体讨论记录； 11.代理词；

12.出庭通知书； 13.庭审笔录；

14.判决书、裁定书、调解书、上诉书； 15．办案小结。