秘书怎样进行自我调控(一)

第一篇：秘书怎样进行自我调控(一)

秘书工作需要持续地集中注意力，因而要采取一些措施控制周围的噪音，改善办公室的环境以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序，对档案柜和办公台子的位置进行妥善安排。秘书的工作台上要把最为常用的设备如电话和日用品放在手头最近便的地方。办公室的照明应当均匀地分布，避开强烈的阳光和阴影，但是光度要足够照亮整个办公台。有95％以上的秘书都常常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子干净整齐的有效办法。

1、除了你手头事情以外，把台子上所有其他文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。

2、2、所有其他文件都必须放在文件夹里或者抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。

3、其他文件不要放到你正在进行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。

4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。

5、早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在工作台上。

6、经常查看你的工作台，保持工作台整洁。有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。调查表明，大约有82％的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域里的发展形势，对于管理者来说，这不能算是一个次要的事情。为了尽快阅读这些资料，采取分派阅读任务的办法比较有效。这种做法的好处包括：

1、保证这些资料马上在有关人员之间传阅。

2、使你的同事及时知道最新发展的情况。

3、看过资料的人要圈出最重要的章节和注明它们在应用上的可能性。

4、你可以知道什么资料对你的同事最重要。

5、你可以不再为阅读资料而苦恼，因为任务已经分配，最重要的资料可以保证有人看过。随便把文件摊开在桌上就离开的秘书，以及看到客人来时慌忙把文件收起来的秘书都不是谨慎的秘书。一个谨慎的秘书应该做到：

1、离开座位之前，把放在桌子上的文件收拾好，或者放在抽屉里。

2、必须能在一方面注意周围的动静，一方面也能安心地办事。如果只注意埋头做自己的事，对周围的动静一点都不关心，绝对不是一个好秘书。等到客人站在自己面前开口问，才知道有人来，慌乱中收起文件的做法会让所有人都很不自然。

第二篇：秘书怎样进行自我调控（二）

相信大家都听过一句话：看一个人阅览的报纸和书刊，便知道他是怎样一个人。有些人不喜欢别人去他的书房，知道他都收藏、阅读那些书籍，惟恐因此而暴露了他的内心世界或者思想倾向。对于秘书来说，在办公室放置什么书刊可是一门学问，它们可以成为他的“工具”，在别人心目中造成一种印象或者错觉，所以不能掉以轻心。

1、禁忌：如果您是一个男秘书的话，即使阁下是一位风流人物，也切不可在办公室内放置像《花花公子》一类的裸女杂志。一般人对色迷迷的人都不会产生什么好感。假若进入办公室的是一位女士，反感自然更大。对您的印象也会大打折扣。这些杂志只适合放在家里，而不是带到工作的地方。如果您是一个女士，也不要在桌子上放许多花花绿绿的时装、化妆等方面的书籍和杂志，这些东西可能会让领导觉得您总会时不时翻一下它们，不专心工作，不注重职业素质的提升。虽然只是可能，不如换成那些业务类的书籍、杂志来得更安全。

2、哪些杂志、报纸、书籍最为合适，也可“装门面”：如果您英文非常好的话，大可在案头放一些金融类的报纸或者《华尔街时报》，表示您是一个很关心经济、金融的行政人员。至于杂志和书籍，以此类推吧。由于格调高，水准高，如果注意到这些，您的上级领导会对你另眼相看的。同时，相信主管们也不会反对把书籍作为道具用，因为这毕竟也代表着公司工作人员的层次和水平，所以，选什么书放在桌子上一定要花些心思。

第三篇：秘书怎样进行自我调空（三）

任何工作都是从接受指示展开第一步的，如果连这个阶段都处理不好，就不能期望有良好的工作表现。这就要求秘书聆听上司指示工作的时候，有几点必须注意：

1、表现士气高昂的态度。在接受一项任务的时候抱着可有可无的态度，往往会使这个过程流于公式化。相反地，如果能表现出积极热情的反应，相信上司讲解起来也会格外卖力。

2、自始至终专心聆听。不要中途打断或者抢先回答上司的说明，即使心中有任何疑问，也必须等他全部说完后再提出。

3、不明白的地方必须问清楚。有些事情上司以为你已经知道而省略不提，结果问题往往就出现在那里。因此，如果发现任何不明白的疑点，都应该鼓起勇气问到清楚为止。

4、确认内容。囫囵地接受命令或者指示是冒险的行为，有时候甚至等到完成后提出报告时才发现自己彻头彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯，在上司说完后确认其内容与各项重点。上司交代下来的事情，无论是什么差事，都应该欣然接受。即使你内心认为负荷过重，或者根本不这个任务，也不可以说出“办不到”这样的字眼。因为上司通常是经过观察你的能力之后，认为你足以胜任，才会放心地将工作交给你，也才让你做他的秘书。如果贸然表示自己无法办到，那么也会使上司觉得他选错了人。因此，无论如何，拿出勇气，抱着决心一试的意志向工作挑战，即使最后真的无法完成，但上司知道你已经尽力了，也会对你另眼相看。但是有一点必须留意，如果限期内不能顺利达成工作目标，应该尽早向上司汇报，谋求补救的对策。

第四篇：秘书怎样进行自我调空(四)

有时候工作一忙，秘书往往容易把老板交代的事情忘了。此时，除了规规矩矩地向上司道歉之外，别无选择。如果因为一时提不起勇气认错而置之不理，反而会使事情更加恶化。道歉也是有学问的。如果道歉时脸上挂着虚假的笑容，或者强词夺理地寻找各种借口和理由，也会使对方更加恼火，不如干脆以真诚的态度，坦白这是因为自己一时不慎而犯下的过错。但是这种情况只许一次，下不为例。如果三番两次地重蹈覆辙，那么不管你如何赔礼道歉，都挽回不了上司对你的评价。每个人的办事效率各有不同，有的人喜欢以平均的速度按部就班进行，有的人却老是拖到有了燃眉之急时才快马加鞭地一气呵成。当然，就一般情形来说，只要能在期限前完成工作，便不至于造成太大的困扰。问题是有些人作风怪异，明明早已经把事情办好了，却把它们压在抽屉里，非得等到有人催促他们才把东西交出来。其实这是非常不好的作风。早一天把工作做好，就早一天交上，不要因为想找清闲就故意积压，给人以不够爽快的感觉。对于秘书，这种作风更不可取。作为一名秘书，把上司交代的事情办好就是本分，但随着工作时间的增加，工作往往越来越多，责任也越来越大，可能加班也完不成当天工作，怎样才能使工作顺利进行呢？很简单，从一开始就做好计划的调配，有条不紊地安排一切，以便循序渐进地完成工作，以下是要点：

1、掌握工作的整体情况：忽略这一点将使工作轻重不分，效率低下。

2、善于借助他人力量：这里的人，包括后辈、资深同事和上司等，一切可以帮助你的人都在内。为了顺利借助他人的力量，秘书在平时工作中一定要注意广结好人缘，建立良好的人际关系。

3、了解自己的实力：知道自己的能力极限，才有可能有效地建立工作进度表。

4、尽快完成他人的委托：无庸置疑，这是表现你责任感的最好途径。

第五篇：秘书自我调控(五)-克服难堪

怎样克服难堪公开地被羞辱通常并不是一件滑稽可笑的事情，也不是一件小事。当感情被伤害时，大多数人会感到愤怒、口吃。但是，这里还有另外一种选择，就是理智地站在那里，控制局面。如果你的上级在你的同事面前训斥你，并且下次还要这么干，你可以平心静气地说：“我能不能私下谈这件事？”同样，如果受了同事的伤害，不能报以刻薄的诽谤，而要说明你的感情受到了伤害。如果这个人继续使你难堪，你就会认识到这个人已经很难使你信任了，下一次如果有人使你难堪，你就可以采取比较激烈的措施，有时你可以当场终止对你的伤害。对他说：“你真要使我难堪吗？你能不能告诉我，你这样做是为什么？”或者说：“你看起来失去了理智，你能不能告诉我你是否对我做的什么事情感到不愉快？”不管你说些什么，要避免发脾气。失去自控，只会使冒犯你的人占上风，只会使他们更加仇视你。不要用太多的时间来考虑：为什么这个人对我使坏呢？有些人故意使你难堪，是因为他们受到了威胁，或者是惩罚你过去曾经对他们做的什么事情。有些人是习惯给人找难堪，并不关心他们羞辱的对象是谁。在生活当中，面对复杂的社会，最好的办法通常是机智和幽默地处理。爱德华格旺斯讲过两个作家舌战的故事。其中一个作家刚刚写完了一本书，正在接受同行们的恭维。另外一个作家在他们的谈话中听出了什么就站起来说：“我也喜欢你的书，那是谁替你写的呢？”这位作家就说：“我很高兴你喜欢我的书，请问是谁替你读的呢？”的确，在使你难堪的情况下保持优雅风度，那才是真正的“报复”呢。