办公室管理(简答题)

第一篇：办公室管理(简答题)

三、简答题

1． 什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？p37

答：受意是指文员接受和领会上司意图。受意有两种：

1、直接受意

2、间接受意。运用受意的方法：

一、一一用心倾听；

二、认真记录；

三、弄清意图；

四、及时实施 2． 公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。P274

答：公文的完全格式包括18项：①.版头，②.发文字号，③.印刷顺序序号，④.密级，⑸.紧急程度，⑥.签发人姓名，⑦.公文标题，⑧.主送机关，⑨.正文，⑩.附件，⑾.发文机关，⑿.成文日期，⒀.机关印章，⒁.注释，⒂.阅读，⒃.主题词，⒄.抄送单位，⒅.印发说明。

3． 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？P136

答：

一、以决定事项为重点，逐项列出较易明了；

二、简洁而有概念地写出会议经过，不必写所有人员的发言；

三、要注意的是，要写什么议题？以怎样的顺序提了？这些议题是什么人发言？有什么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要地写上；

四、要写正确、写清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观地记录内容，不可写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记录内容。

4． 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？p244

答：应适当地利用口头评议的特点，以自己的说法去表示，并在传达时不使对方产生误会。为此必须正确掌握说话的目的和重点。要领：

一、语句要简短；

二、由结论先说；

三、利用重复的效果；

四、说话完之后要整理；

五、说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言。

5． 单位印章主要有哪些？P251印章的刻制和使用有哪些规定？P252-253

答：单位印章主要有：

1、落款章

2、更正章；

3、骑缝章；

4、骑边章；

5、见证章；

6、密封章；

7、封存章。印章的刻制必需按照有关规定执行，不得私自刻制。刻制公章有两种情况：一是由上级主管机关刻制颁布发；二是由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制。

国务院规定：国家行政机关和企业单位、社会团体的公章一律为圆形，外资单位通常为椭圆形。其他印章如收发章、财务章可用长方形、三角形或椭圆形。领导人和法人代表的印章一般用方形。6． 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？P274答：有十三类十四种：①.命令（令）；②.决定；③.公告；⑤.通告；⑥.通报；⑦.议案；⑧.报告；⑨.请示；⑩.批复；⑾.意见；⑿.函；⒀.会议纪要。

7． 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？P38

答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的作用：

1、参谋作用；

2、补缺作用；

3、增进关系作用。进言的方法和要求：

1、适事；

2、适时；

3、适地、4、适度 8．什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？P284

答：文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为文书立卷。通常可以按照以下几种特征立卷：①.按问题特征立卷。将放映同一问题的文书组成案卷。②.按作者特征立卷。将同一作者为标准将有关资料组合成卷的方法。③.按文种特征立卷。将同一文种名称为标准将文书组合成卷。④.按时间特征立卷。以文书形成或文书内容的时间为标准组合立卷。⑤.按地区特征立卷。以文书的地区、地点、和部位因数为标准组合立卷，将涉及同一地区的文件组成案卷，可以放映该地区的工作情况和有关地区问题的处理。⑥按通讯者的特征立卷。以本单位与外单位或某些问题的往来文书为标准立卷。按照问题特征立卷的基本含义：将反应同一问题的文书组成案件，这种方法放映对某一问题或某一具体问题的相互关系和处理情况，运用最广泛。如关于“某型号产品”可以将开发设计、工艺安排。加工制造。商标，包装产品销售情况等方面组合一起立卷。9． 信访来信受理的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求什么？P106-108

答：(1).受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件；(2).及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订；(3).认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料；(4).逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办；(5).认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办；(6).及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。

10． 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？P241 答：基本方法：

一、不要失去报告的适当时机；

二、不要弄错报告对象及顺序。要求：报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作其中报告。要直接向指示工作的人报告，报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过。

11． 文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P278 答：①.拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。②.核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查核核实。③.签发。机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。④编号。已经签发的文件，由秘书统一编排发文字号。⑤.缮印。对已经签发的文件定稿进行誉清、复印、或排版印制。⑥.校对。指文件的誉写稿，打印稿或清样按定稿校对校正。⑦.用印。是指在完成文件上加盖机关印章。⑧.登记。一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找。⑨分发。对准备发出的文件进行分装和发送。

12．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？P176-177 答案:（1）要获得上司的许可；（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等；（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。（5）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

13.什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾方法有哪几种？一般应怎么做？P40

答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢

绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。14.提高会议效率可以有哪些做法？P162-165

答：

一、遵循法律法规；

二、合理确定会议目标；

三、确定必要的与会者；

四、减少会议数量；

五、缩小会议规模；

六、简化会议程序；

七、缩短会议时间；

八、控制会议经费；

九、分析会议成本。15.简述数码摄像机的使用技巧。P20

答：

一、稳。稳是摄像要点中的要点。

二、清。指画面图像力求清晰。

三、平。画面均应处于水平状态。

四、准。取景范围和实际录制内容相一致，色彩还原要准确。

五、匀。主要是指镜头运动时速度要均匀。17.国家秘密的范围包括哪些？P263 答：国家事务的重大决策中的秘密事项；

（二）国防建设和武装力量活动中的秘密事项；

（三）外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；

（四）国民经济和社会发展中的秘密事项；

（五）科学技术中的秘密事项；

（六）维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项；

（七）其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。不符合《中华人民共和国保守国家秘密法》第二条规定的，不属于国家秘密。政党的秘密事项中符合《中华人民共和国保守国家秘密法》第二条规定的，属于国家秘密。18.简述文书归档新规则的主要内容。P292 答：（1）整理单位，以“件”取代“卷”。（2）保管单位，以“案盒”取代“案卷”。（3）分类方式，以“年度、机构（问题）、保管期限”取代“六个特征”。19.简述电子文件的主要类型。P299 答：（1）文本文件。（2）格式文本文件。（3）数据文件。（4）图形文件。（5）图像文件。（6）视频文件。（7）声音文件。（8）程序文件。（9）演示文稿文件。（10）超文本文件。（11）Flash动画文件。（12）复合电子文件。（13）智能电子文件。

20.简述电子文档存储载体和设备管理的要求。P311 答：（1）管理部门每年应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。（2）对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽读检验，采用等距抽样或随机抽样的方式，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。（3）对磁性载体上的电子文件，应对4年进行逻辑检测，采用专用或自行编制的检测软件对载体上的信息进行读写校验。（4）存储电子文件的光盘或其他载体上应贴上标签，注明全宗号、归档年度、盘号和套别。（5）每件存储载体的根目录下应有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。

第二篇：办公室管理简答题

三、简答题：

1、文员所作的的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关资料；（10）下次会议预定日期。

2、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 答：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机。（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等。（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说明；（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词。（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣；（8）不可伤害对方的自尊心。

什么是受意？受意有几种？办公室人员应该

怎样运用受意方法？ 答：（1）受意是文员接受和领会上司意图。（2）一种是直接受意，另一种是间接受意。（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下批示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直到明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

4、公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。答：（1）版头、发文字号、印刷顺序号。（2）密级、紧急程度。（3）签发人姓名；（4）公文标题；（5）主送机关；（6）正文、附件；（7）发文机关、成文日期、机关印章；（8）注释、阅读范围。（9）主题词；（10）抄送单位、印发说明。

5、提高会议效率可以有哪些做法？ 答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。

6、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统；电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。

7、文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文过程。请说明这一过程。答：（1）拟稿；（2）核稿。指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。（6）校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印。指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记；（9）分发。

8、文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？

答：要获得上司的许可如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等。约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；公司有重大活动的那一天不宜安排约会；地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

9、文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（2）参谋作用；（3）补缺作用；（4）增进关系作用；（5）适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；（6）适时。考虑时机；（7）适地。看场合；（8）适度。要注意掌握分寸。

10、什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？ 答：（1）文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；（2）按问题特征立卷;（3）按作者特征立卷；（4）按文种特征立卷；（5）按时间特征立卷；（6）按地区特征立卷；（7）按通讯者特征立卷；（8）在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

11、来信受访的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？ 答：（1）受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。（2）及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信、或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后。要一并装订。（3）认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需的资料。（4）逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。（5）认真处理。处理信件应该按照“分级负责、归口处理”的原则，进行转办、交办或自办。（6）及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。课诵信可采取收信人复信，或承办人复信两种方式进行。

12、文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？ 答：（1）不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作时，但有时也要在尚未完成之时作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人（上司）报告；（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是。。“。（4）一定要简短、扼要、流畅；（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否遗漏；（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

13、单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？

答：单位印章主要有（1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况：一是由上级主管机关刻制颂发；（4）另一种是由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整不歪斜、更不能颠倒。（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位章方能有效。

14、按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种。答：（1）命令；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。

四、设计题

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?(P13)

答：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。

2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P121)答：（1）接受任务；（2）了解来宾；（3）制订计划；（4）预订食宿；（5）迎接来宾；（6）商议日程；（7）安排会议；（8）陪同参加；（9）送别客人；（10）接待小结。3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？(P123)

答:他应考虑1)会议名称;(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间；（开始到结束的预定时刻）（4）地点；（具体在几楼几号会议室）（5）议题；（或议事日程）（6）主办者的联络处、电话号码等。（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）。（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等 4．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？(P145)

答：文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个总结结构的构思，简略记下发言的要点。会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。对发言内容加以引导，提醒时间有限。在会议上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某个人。最后作总结，统一认识。要求与会者笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹。以作查证。

5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？(P150)答：（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（4）主持人负责引导、组织、可不做记录；（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈。可使气氛轻松。

6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？(P134)答：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留言时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前，要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭。（7）桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。

7．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。(P161)答：（1）会议成本＝2×3[（G+S）×T]n+后勤开支＝6（G＋S）T.n＋后勤开；（2）G－参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，（2400÷30÷8）；（3）S－参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2.5元。（600÷30÷8）；（4）T－参加会议人员人均到会时间为5小时；（5）N－参加会议人数为50人（46+4）；（6）后勤开支－等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800（200+100+10×50）；（7）会议成本＝6×（10+2.5）×5×50+800＝18750+800＝19550（元）

8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？(P196)答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完成的工作。（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？(P186)履行哪些职责？(P1182)答：（1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。（3）为商务洽谈收集资料。（4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。（6）安排差旅费。（7）建立旅行－旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。

10．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？(P126)答：（1）客人的选择。确定名单，再请上司核定。（2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。（3）会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。（5）寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求，要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出；（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则 是：男女主人公地坐桌椅的两端，男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。11．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？(P223)

答：在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；（2）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；（3）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。（4）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。（5）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。（6）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。（7）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。（8）文秘人员应准备一张节日名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或提出一些其他的意见、以及标明价格范围。（9）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。

3、12．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P152)答：（1）接受任务。（2）了解来宾、制订计划。（3）预订食宿。（4）欢迎来宾、商议日程。（5）礼节性拜访、宴请。（6）正式会谈。（7）签订协议书。（8）陪同参观游览。（9）互赠礼品。（10）欢送来宾、接待小结。13．某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？(P223)

答：清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。14．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？(P248)答：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁vk因事外出，须经批准交他人代管。加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等详细登记。加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整。

五、案例分析题

1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下： 来电者：“是利达公司吗？” 陈小姐：“是。” 来电者：“你们经理在吗？” 陈小姐：“不在。” 来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？” 陈小姐：“是。” 来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？” 陈小姐：“1.8美元。” 来电者：“1.6美元一打行不行？” 陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”

陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？

答:(1)该问的没有问(指对方情况,手套的需要量);(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；（3）该说的没有说（没有及时向上汇报）；（4）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）；（5）不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）；（6）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；（7）不等对方说完，就“啪”挂上电话。

2．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：„„”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？ 请讲出理由并说明正确的做法。(P73)答：（1）收邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆；（2）应在清点后才能签字；（3）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆；（4）不能把回信地址剪掉；（5）检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去。（6）拆错信，应在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向对方道歉。（7）把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；（8）打印寄往美国的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。

3．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？ 答：（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示。（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这时文员执行主要决策人的意见。4．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？ 答：（1）河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；（2）把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；（3）12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动。（4）在回信上应签上自己的职称，发出前复印一份，留待上司过目；（5）发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；（6）没有订购的东西不能签收；（7）在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好；

5．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司„„”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说：“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢？”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好„„

你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对？ 答：（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主；（2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；（3）对提重要建议的来访者，应认真记录汇报上司；（4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽；（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。

6．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中„„这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！”

小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”

小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确？正确的做法应该是怎样的？

答：（1）小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；（2）小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；（3）小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；（4）小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；（5）小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；（6）小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。

7．小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”然后，自己坐在汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么„„

你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？

答：主人和客人之间，应该主人先伸手；（2）在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”，（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（6）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。

8．波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经9点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地方来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚„„突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有„„” 问题：

（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？

（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？

（3）从这件事中你得到了什么教训？ 答：（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请求该如何办；（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（4）得到总经理指示，可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音、停车场等问题；（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）

9．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。” 星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了·10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？ 答：（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；（2）打印好书面通知(3)在三天内，当面发放通知或电话通知到名单上的每个人；（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；（5）通知上应写清会议时间、地点；（6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备；（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作； 10．为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知： 会议通知

经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。问题一：小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？

过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。会议上，听完报告后，进人小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？ 答：问题一：会议通知缺少主题（议题），时间上缺少从几点到几点，请哪些人出席不明确，发放会议通知要交到会议出席手上，可进行说明解释。如本人不在，应请代收人签字，打电话确认是否出席。问题二：会前准备工作的每个细节问题都应认真对待。小万没有认真校对材料，最后也没能仔细审查所有会议材料，加以改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边，耳语几句，又拿出底稿解释了一翻，作了自我检讨，终于扭转了尴尬局面。代表们按原来小组划分展开了讨论。此办法是其中的一种。11．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：

（1）市教委关于2003年招生工作的通知；（2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；

（3）东方学院2003年招生工作计划；

（4）东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；（5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；

（6）东方学院院务会议关于调整系主任的决定；

（7）东方学院关于调整系主任的通知；（8）东方学院关于做好开学工作的通知；（9）东方学院各系关于开学准备工作的报告；（10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；

（11）东方学院各系关于提高教学质量的报告；

（12）东方学院2003工作总结；

答：立卷一：

1、市教委关于2003年招生工作的通知；

4、东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）；

5、市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请求、批复立卷二：

2、东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；

6、东方学院院务会议关于调整系主任的决定；

7、东方学院关于调整系主任的通知；

8、东方学院关于做好开学工作的通知；标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知立卷三：

3、东方学院2003年招生工作计划；

12、东方学院2003工作总结；标题：东方学院招生工作计划、工作总结

立卷四：

9、东方学院各系关于开学准备工作的报告；

10、东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；

11、东方学院各系关于提高教学质量的报告；标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告

12．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：

（1）利华公司2003年2月份经理会议记录；（2）利华公司2003年销售计划；（2）市工商局关于年检工作的通知；

（3）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；

（5）利华公司4月份经理会议记录；（6）市物价局关于物价检查的通知；

（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；

（8）利华公司2003年6月份经理会议记录；（9）利华公司与香港凯福公司会议纪要；（10）利华公司2003年8月份经理会议记录；（11）市税务局关于税务自查的通知；（12）利华公司2003年销售工作总结。答：案卷一：

1、利华公司2003年2月份经理会议记录；

5、利华公司4月份经理会议记录；

8、利华公司2003年6月份经理会议记录；

10、利华公司2003年8月份经理会议记录；标题：利华公司2003年经理会议记录

案卷二：

2、利华公司2003年销售计划；

12、利华公司2003年销售工作总结；标题：利华公司2003年销售工作计划、总结 案卷三：

3、市工商局关于年检工作的通知；

6、市物价局关于物价检查的通知；

11、市税务局关于税务自查的通知；标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知 案卷四：

4、利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；

7、香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；

9、利华公司与香港凯福公司会议纪要；标题：利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会议纪要

13．皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。

在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德

国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定

时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中圉的代表打来电话说：“代表团已与昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。” 皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的：罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？ 问题：

（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？

（2）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？（3）企业的机密有哪些？

（4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？ 答：（1）李丽在谈话中无意透露出的信息，给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会，得到了这笔生意。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德。（3）企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运作、客户资料、流通渠道等。上司正在考虑、讨论而未作定论，未公开宣布的内容。上司的隐私、疾病和公司内发生的事故、人事争端、内部失窃、经济纠纷等。（4）应做到不该说的不说，不该听的不听，不该记录的不记录，机密内容用专用记录本记并妥善保管，机密文件严密保管，自己的电脑设置密码等。

第三篇：办公室管理简答题

办公室管理

三、简答题 2006-1 1．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?

答：有电子提示系统和人工提示系统。

电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

人工提示系统的做法:（1）伤害对方的自尊心。

2007-1 5．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？

答：（1）受意是文员接受和领会一司意图。

（2）一种是直接受意，另一种是间接受意。

（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当中上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做意见；（9）函；（10）会议纪要。

2008-7

9． 文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。

答：（1）拟稿。（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行誊判断有无必要引见给上司，或

先作请示。

(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。2009-7

12．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？

答：合适的话题：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。（2）一般人喜闻乐见的话题。（3）显示地方或民族色彩的话题。（4）比较高雅设置基本办公日程表。（2）固定活动日期一览表。（3）使用提示性备忘录。（4）准备约会表。（5）准备特殊提示卡。（6）准备交往提示文件。2．提高会议效率可以有哪些做法？答：（1）遵循法律法规。（2）合理确定会议目标。（3）确定必要的与会者。（4）减少会议数量。（5）缩小会议规模。（6）简化会议程序。（7）缩短会议时间。（8）控制会议经费。（9）分析会议成本。2006-7 3．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？

答：（1）会议名称。（2）会议记录人的姓名、盖章。（3）时间（开始时间、结束时间）。（4）会议地点。（5）议题；（6）主持人、主席。（7）出席者名单。（8）会议的经过情形及结论。（9）相关的资料。（10）下次会议预定日期。4．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？

答：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机。（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等。（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，要努力加以说服。（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）。（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词。（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）。（8）不可

到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意思，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。6．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。

答：（1）版头、发文字号、印刷顺序号。（2）密级、紧急程度。（3）签发人姓名。（4）公文标题。（5）主送机关。（6）正方、附件。（7）发文机关、成文日期，机关印章。（8）注释、阅读（发送）范围。（9）主题词。（10）抄送单位、印发说明。

2007-7（无）2008-1

7． 单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？

答：（1）单位印章、套印章。（2）钢印、领导人签名章、其他印章。（3）刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颂发。（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制。（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用。（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名。（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒。（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

8． 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？

答：（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告，通告；（4）通知，通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复，清、复印或排版印制。（6）校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记。（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

10．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？

答：（1）要获得上司的许可。（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认。（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等。（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上，还应准备约会所需要的文件资料。（5）星期一早上，周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会。

（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要排约会。（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会。（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。2009-1

11．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应如何应对？

答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。

(2)来访挡驾。先问清来由，的话题，如中外名著、展览会等。（5）积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。

不合适的话题：（1）应当忌讳的话题。（2）令人不快的话题。过于敏感的话题。（3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。（4）庸俗的、色情的话题。（5）不宜谈论的保密的话题。2010-1 13．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样？

答:会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式:

(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。2010-7 14． 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？

答：（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。

（2）参谋作用、补缺作用、增进关系作用。

（3）进言的方法和要求是：适事、适时、适地、适度。

适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事。

适时。考虑时机。适地。看场合。

适度。要注意掌握分寸。办公室管理 2011-1(无)

2011-7

15．文员在处理上司指派的工

作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。

答：文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计

划，简要说明制定计划时应注

意的几个要点。

答：(l)充分了解即将开始的工作内容；（2)思考以什么方

法进行效率会最佳；(3)上司分

派两项以上工作时，必须为工

作排定优先顺序。

附：

1．什么是文书的立卷特征？通

常可以按照哪几种特征立卷？

答：（1）文秘或档案人员

把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；（2）按问题特征立卷；（3）按作者

特征立卷；（4）按文种特征立

卷；（5）按时间特征立卷；（6）按地区特征立卷；（7）按通讯

者特征立卷；（8）在运用六个

特征立卷时，需要运用两个或

两个以上的特征组合每一个案

卷。

2．来信受理的范围包括哪些？

受理与处更大的程序和基本要

求是什么？

答：受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信

件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。程序和基本

要求：

1、及时拆封；文秘人员

对收到的来信，在拆封前要检

查是否属于自己的受理范围，是否有“亲启”字样。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书

写内容的地方。

2、认真阅读。

要耐心细致地阅读，注意把握

信中主要内容，对陈述不清的，有条件的，可通知写信从补充，也可约请面谈。

3、逐项登记。

用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收信

日期、主要内容、要求、收信

单位（人）以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记

载，便于统计、查找和催办。

4、认真处理。处理信件应该按照

国家有关法律法规和各单位的规章制度，进行转办、交办或

自办。

5、及时复信。复信是取

信于职工群众的有效措施，增

加职工群众对组织的信任。复

信可采取收信人（单位）复信，或承办人（单位）复信两方式

进行。

简答题题纲 1．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 2．提高会议效率可以有哪些做法？ 3．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 4．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 5．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？ 6．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目 7． 单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ 8． 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？ 9． 文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。10．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？ 11．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应如何应对？ 12．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？ 13．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样？ 14． 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？ 15．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。附： 1．什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？ 2．来信受理的范围包括哪些？受理与处更大的程序和基本要求是什么？

第四篇：护理管理简答题汇总

1． 何谓管理? 所谓管理，就是管理者通过计划、组织、人事、领导、控制等各项职能工作，合理而有效地利用和协调组织所拥有的资源要素，让被管理者与自己共同去实现组织目标的过程。2． 科学管理的基本特征是什么?(1)管理的制度化：使人人都在制度的约束下工作，事事都有制度的规范。

(2)管理的程序化：指对拟完成的工作制定周密的程序，并且严格按照程序进行操作的管理 模式。

(3)管理的数量化：指在管理中普遍运用量化指标，使员工能准确把握对工作的要求与标准，管理者能准确的评价员工的贡献。

(4)管理的人性化：在管理制度、管理方法、管理过程等方面都力求符合人性的要求，体现 以人为中心，尊重人性，有助于人的发展。3． 程序化管理的重要作用? 通过制定科学的程序，严格执行程序，保证每个环节的工作质量，从而保证预期的工作结果。4． 如何体现管理的人性化? 在管理制度、管理方法、管理过程等所有管理活动中都力求符合人性的要求 5． 有效的目标应满足那些条件? 有效的目标应满足的条件：一是具体性，二是可实现性，三是可衡量性，四是已形成文本，五是内容简单明了，全体有关人员都能明白。6． 试分析管理二重性的基本内容。

管理具有二重性，一是自然属性，二是社会属性。管理的自然属性，是指管理过程对人、财、物、时间、空间、信息等资源进行组合、协调和利用中，包含着许多客观的、不因社会制度和社会文化的不同而变化的规律和特性。管理的这种不因生产关系、社会文化的变化而变化，只与生产力发展水平相关的属性，就是其自然属性。管理的社会属性，是指因为人生存在一定的生产关系条件下和一定的社会文化和政治、经济制度中，必然要受到生产关系的制约和社会文化、政治、经济制度影响的特性。不同的生产关系、不同的社会文化和经济制度都会使管理思想、管理目的以及管理的方式方法呈现出一定的差别，从而使管理具有特殊性和个性，这就是管理的社会属性。

管理的自然属性为我们学习、借鉴发达国家管理经验提供了理论依据，使我们可以大胆地引进国外成熟的管理经验，以便迅速提高我国的管理水平。而管理的社会属性则告诉我们，决不能全盘照搬国外做法，必须考虑国情，建立有中国特色的管理模式。

7． 要求管理者和员工明确宗旨目标，对于实现目标责任制管理有什么意义？

对员工：第一，能够明确自己的岗位责任，对行动计划有准备，对自己的工作充满信心。第 二．有利于激发员工自我实现意识，在护理管理过程有参与感，为职业发展做全面规划。对管理者来说：第一．可以确保心中有数，并预先知道下级要做的事情。能够及时地制定工作计划进度安排，放手让下级做某些事情，培养人才，调动人的积极性。第二，能够准确地考核员工的绩效，客观地分析员工绩效以及目标和效果之间的差距，便于及时总结汇报工作，对下级给予指导和提出改进意见，确定新的目标。8． 韦伯的组织管理思想是什么?(1)提出了理性化的基本原则和观念(2)管理组织必须按照科层制设立。

(3)按照法理性认同原则进行组织的权利管理。(4)管理遵循对事不对人的原则。

(5)行政官员由委任产生，领取固定薪金，其升迁由上级决定。9． 团队的五个基本要素是什么?(1)人数不多。一般在2～25人之间，多数团队的人数达不到10人。(2)互补的技能。

(3)共同的目的和业绩目标。(4)共同的方法。(5)相互承担责任

10． 行为科学管理理论的特点是什么? 强调对人性的全面关注；重视非正式组织；主张在管理方式上由监督制裁转向人性激发，由专断转向民主。

11.简述学习型组织的特征。(1)组织成员拥有一个共同愿望。(2)组织有多个创造性团体组成。(3)善于不断学习。

(4)“地方为主”的扁平式结构。①.自主管理。②.组织边界将被重新界定。③.员工家庭与事业的平衡。

④.领导者的新角色为设计师、仆人和教师。12.“ERG”理论认为人的需要有几种? 生存的需要、相互关系的需要和成长发展的需要 13.泰勒创立的是什么类型的工作场所?(1)效率至上：科学管理的中心问题是提高劳动生产率。泰勒对工人工作的工时和动作进行 详细的分析，科学制定工作定额，以谋求最高的工作效率。

(2)挑选一流的人员：根据工作的要求，挑选最适合该项工作的一流人员，实现工作人员的 能力与所从事的工作最佳适配，并根据岗位要求培训人员。

(3)实行标准化管理：在科学分析的基础上确定有关标准，使工作人员掌握标准化的操作方 法，使用标准化的工具、机器和材料，并且使工作环境标准化，提高劳动生产率。

(4)实行奖励性的报酬制度：根据对工时和动作的分析制定科学的定额标准，按照标准使用 刺激性的报酬制度——“差别工资制”。

(5)劳资双方共同协作：在劳动过程中，雇主关心的是成本的降低，而工人关心的是提高工 资。泰勒认为，劳资双方必须变相互指责、怀疑、对抗为互相信任，共同为高劳动生产率而努力，从而使双方受益。

(6)实行计划职能与执行职能的分离：计划部门在科学研究的基础上制定计划工作，并对工人发布命令、进行控制；工人则专门从事执行职能，而且必须按照计划规定的标准执行。(7)实行“职能工长制”：泰勒认为，职能工长应具有9种素质，为了使工长职能有效的发挥，就要使每个工长只承担一种管理的职能，管理人员职能明确，容易提高效率。

(8)提出例外原则：即高级管理人员把例行事务授权给下级管理人员，自己只处理例外事务。这种例外原则，至今仍是管理中极为重要的原则之一。14.管理学的发展有哪些特点? 从管理学三个阶段理论的描述来看，管理学的发展具有如下特点：

(1)管理学的发展是从对管理中经济人、机械人的设定到对管理中社会人的设定的过程。正 是对于管理过程中人性看法的这种变化，使得管理学逐步趋向全面、完整和准确，同时，引起了管理方法和技术的重要变革。

(2)管理学的发展是从管理过程的单个因素、单个过程、单个侧面的研究到全面系统研究的过程。从对人的行为的研究扩展到对组织、制度和规范的研究，从对正式组织的研究扩展到对非正式组织的研究，从对管理的物资因素的研究扩展到对管理的文化的研究，从对单个因素的研究扩展带对系统的研究，表明了管理学研究呈现综合性和系统规范性的特点。

(3)管理学的发展是从以定性分析为主到定性与定量分析结合的过程。早期的管理学主要是管理经验的总结和归纳，以定性分析为特征。现代管理学借助数学、计算机和运筹学等自然科学方法，形成了管理分析的模型和方法。管理实践的经验表明，定性分析和定量分析各有长处，也各有缺陷，因此，管理学的发展呈现了两种方法的结合，各显其长的特点。

(4)管理学的发展是从学派分化到兼容并包，相互借鉴，吸收融合的过程。在管理学的发展中，学派的不断产生和分化，使得管理学呈现生机勃勃的发展势头。现代管理学则呈现学派不断分化和不断融合两种趋势并存的状况，这种状况必然使得管理学的研究更加深入和完善。

15． 简述计划在护理管理中的作用和意义(1)有利于实现组织目标。(2)有利于应对突发事件。(3)有利于合理使用资源。(4)有利于控制工作。(5)有利于提高护理质量。16． 简述计划的步骤

计划的步骤大致可分为分析形势，确定目标，评估资源，拟定可选方案，比较方案，选定方案，制定辅助计划，计划预算。15.简述目标的作用。

(1)主导作用。(2)激励作用。(3)协调作用。(4)推动作用。(5)标准作用。16.简述目标应满足的条件

(1)目标的陈述方式正确(2)强调时间概念。(3)明确约束条件。(4)目标必须能够落实。(5)目标必须可以测量或评价。17． 简述目标管理的特点。

①.管理者和被管理者与管理工作②.强调自主管理③.强调自我评价。④.强调整体性管理。⑤.具有目标特定性。18． 简述目标管理的优点。

①.明确各级人员的职责和任务。②.调动各级人员的积极性③.提高各阶层工作效率。④.提高管理效率⑤.提高生产力。⑥.启发员工自觉性。⑦.目标管理有利于控制。17.说明管理者为什么要用60％～80％工作时间去完成占工作量20％～30％的A类工作

根据重要的少数与次要的多数原理，20％～30％的工作量虽是少数，但是很重要，其工作内容与实现组织目标有很大的影响，需用大部分时间去完成。18.设计组织结构应考虑哪些基本原则? 组织设计的原则有：统一指挥的原则、专业化分工与协作的原则、管理层次的原瞄则、管理幅度的原则、职责与权限相应的原则、稳定性与适应性相结合的原则。

19.阐述组织变革动力有哪些?并分析你所了解的组织进行变革时所遇到的阻力来源于哪些 方面?

组织变革的动力：劳动力的性质：文化的多元化；专业人员的增加；许多员工技术,培训不足；技术革新；更便利的交通；更快的通信；增速的信息网络将全世界的人联系起来；全面质量管理方案。全球经济一体化：减少关税；通过浮动的汇率使各国的货币联系起来；增加全球的资本流动。全球市场竞争：发达国家经济增长速度慢，市场趋于成熟；有竞争能力的出口商增多，兼并与联合的趋势，专门零售商的成长。社会趋势；高素质的劳动力增长；年轻人婚姻推迟；离婚率上升，家庭结构的变化；全球要口老化趋。世界政治：前苏联解体；北约战略调整。组织变革的阻力：组织对变革的抵制主要有六个方面：①结构惯性；②有限的变革点；③群体惯性；④对专业知识的威胁；⑤对已有的权力关系的威胁；⑥对已有原资源分配的威胁。

20.何谓管理幅度?它是如何确定的?管理幅度的影响因素有哪些?

管理幅度是指一个指挥监督者或管理人员能直接领导隶属人员的数量。一般来说，管理层级与管理幅度呈反比例关系，即管理幅度宽对应层级少，幅度窄对应层级多。在计算机技术广泛应用以前，管理学学者经过调查研究后发现，在组织结构的高层，管理幅度一般为4～8人，低层一般为8—15人。随着计算机技术的日益成熟和广为应用，有关组织结构管理幅度与管理层级的理论也发生着革命性的变化，最突出的体现就是组织中的中层功能正逐渐由计算机来处理完成，使得管理幅度变宽和管理层级变少，组织也日益由高耸型走向扁平型。管理幅度的宽与窄，与管理者的时间、精力、偏好及素质等因素有关，根据因素我们可以将相关的因素概括为以下四类：①管理素质；②管理内容；③管理条件；④管理环境。21.一个理想的学习型组织具有哪些特征? ① 组织具有适应性；②成员具有学习的欲望和能力；③组织具有强大的团队精神和优异的业绩。

22.非正式组织具有哪些特点?

非正式组织具有以下特点：由成员间共同的思想和兴趣互相吸引而自发形成，不一定有明确的规章制度；有较强的内聚力和行为一致性，成员间自觉进行互相帮助；具有一定行为规范控制成员活动，有不成文的奖惩办法；组织的领袖不一定具有较高的地位和权力，但一定具有较强的实际影响力。

23.为了提高管理效率，管理者应在何时选择矩阵结构?团队结构?虚拟结构?

矩阵式结构是按组织目标管理与专业分工管理相结合的组织形式，在此种组织中，命令路线有纵横两个方面。直线部门管理者有纵向指挥权，按职能分工的管理者有横向指挥权。在一个矩阵式护理组织中，按目标负责的护理部副主任与护理行政、质量、教学、科研等职能的副主任共同负责各护理单位工作。部门管理者对工作任务的完成负全面职责，职能部门的管理者拥有分管工作职能的重孽领导作用。护理部主任居于矩阵之外，基本职能是协调，包括平衡权力，处理各种关系和建立工作标准与目标。

团队结构是当今盛行的一种组织形式，团队是由同二等级不同 工作领域的成员为完成一项任务而组成的，通过成员的共同努力能够产生积极协同作用，团队成员努力的结果使团队的绩效水平远大于个体成员的绩效总和。例如质量管理中的质量圈就是一种解决问题型团队；可由于8～10名成员和基层管理者组成，共同承担解决质量问题的责任，定期聚会，讨论质量问题，探计问题形成的原因、提出解决建议，以及实施纠正的措施。

虚拟组织是社会及组织发展到一定阶段出现的产物。虚拟组织虽然不是因为国际互联网的出现才产生，但只有在国际互联网出现之后才得以全方位的发展。网络是虚拟组织产生的必要但并非充分条件，网络也不仅仅是指国际互联网，传统意义上的邮政网、电信网(包括电话、电报、传真)等都导致一下程度和数量的虚拟组织的产生。许多企业也曾利用低层次的虚拟组织为实体组织的目标实现发挥着难以替代的作用。虚拟组织不同于实体组织主要表现在以下几个方面：①组织结构的虚拟性；②构成人员的虚拟性；③办公场所的虚拟性；④核心能力的虚拟性。

24.简述建立控制系统时应遵循的原则。

①与计划相一致原则； ②同组织文化相匹配原则； ③指出控制关键点上的例外原则； ④直接控制原则； ⑤标准合理性原则； ⑥追求卓越原则。25.简述直接进行护理工时测定的主要步骤。① 首先确定被测定的护理人员能正确地、熟练地掌握测定项目的操作技术与方法； ② 列出所测项目的全部必需的操作程序；

③ 测定每一程序所需时间，每个步骤所耗工时之和称总工时；

④ 根据个人经验或用不同时间反复测定，对所测项目误差的百分比加减；

⑤ 有些操作者因精神紧张等因素而造成误差，病人个体差异也出出所需工时不等，这种情 况可由数名操作者对同一项目同时操作或在不同病人身上多次测定工时，取其平均值。26.简述在目标管理中确定目标值的要求。

①目标的词义表达必须清楚； ②要明确规定期限；

③要有一定的约束条件； ④目标值应尽量以量化指标来表示； ⑤目标值应具有良好的预测； ⑥目标值必须具有可行性。27.简述造成时间浪费的因素。

① 沟通交流方面的问题，如频繁的社交活动、会议； ② 缺乏计划及管理能力，如不会有效的授权； ③ 干扰过多，如突发事件、计划外的事情；

④ 处理书面工作方面的缺陷，如文档、物品管理混乱。28.简述Z理论在护理管理中的应用。

① 采用民主参与的护理管理，让护理人员充分参与决策过程； ② 建立长期的劳资管理制度，以减少护理人员的流失；

③ 提倡团队合作的精神及组织的整体形象，做好护理管理过程中的人员协调及合作； ④ 对新入院的护理人员进行岗前教育，并在不同的病房轮转，以掌握不同的专业护理知识，满足病人的需要；

⑤ 注意提高护理人员的福利待遇，如改善护理人员的住房条件、晋升机会等，以增加工作 满意度。

29.简述泰罗科学管理理论的主要观点。泰罗的科学管理理论的主要观点为：

①管理的中心问题是效率问题； ②提高工作效率； ③选拔和培训工人；

④双方密切配合； ⑤建立职能工长制； ⑥在组织机构和管理上实行例外原则。30.简述常见的计划方法。

计划的方法很多，最常见的有以下五种：

① 历史比较法；②现状预测法；③未来预测法；④综合分析法；⑤优先决策法。31.试述护理差错与事故的防范措施。

① 有针对性的思想教育，包括专业思想教育、普法教育、护士法和有关专题教育。

② 落实各项规章制度，把握关键环节，使各项工作规范化、程序化，严格执行各项规章制 度和各项技术操作规程，并辅以考核、督促、检查和奖惩手段，以保证护理安全。③ 发挥护理指挥系统的管理职能作用，建立分层质控和管理程序。④ 不断提高护理专业理论水平和操作技能，扩大知识面，发展专科护理，全面提高护理质量。⑤ 抓好易发生差错的关键环节，预防为主，护士长应尽早预见和采取必要措施加以控制，防止差错发生。⑥ 保证临床护理教学质量，有效防止实习生发生差错。⑦ 及时做好正反两方面的教育，加强对差错事故进行认真分析，明确责任，恰当的处理，使当事人和有关人员得到教育。⑧ 注意护理人员个人素质的培养。

33.简述泰罗的“科学管理理论”的主要内容。

①劳动方法标准化； ②协调集体活动； ③培训工人科学化； ④差别计件工资制度； ⑤管理职能专业化。34.简述组织的基本特征。①受环境的影响； ②由各种要素相互综合而成的系统； ③有共同的目的；

④在本质上属于一种特殊的人际关系； ⑤存在分工； ⑥组织运行是有秩序的活动 ⑦是一种运动中的团体。

35.根据控制措施的作用环节不同，可将控制分为哪几类？ 根据控制措施的作用环节不同可分为：

① 现场控制，是作用在正在进行的计划执行工作中，持续监督员工的行为与活动，使其与 绩效标准保持一致；② 前馈控制，是在系统运行的输入阶段进行的控制，能防止由于与绩效标准不符而产生的偏差；③ 反馈控制是通过指出过去的错误来对历史做出评价，以此来指导改进未来工作，但损失已经发生。36.简述护理人力资源规划的主要工作。

①评价现有的护理人力资源； ②预估将来需要的护理人力资源； ③制定满足未来护理人力资源需要的行动方案。37.简述临床教学的特点。临床教学主要是在病房进行，患者的情绪变化或病情突变均可影响教学的实施，有时选择的病例还来不及充分分析讲授，患者病情突然恶化，就必须及时进行抢救，使整个教学过程具有强烈的时间紧迫感；临床教学面临的是真实的患者，教学中呀注意保护性医疗制度；由于涉及患者的情感和病情变化，临床教学准备相对较困难。38.简述社区儿童保健管理的具体措施。

①开展和指导儿童保健宣传工作，宣传加强儿童营养、母乳喂养和防病知识，编写宣传资料，普及科学育儿知识； ②培训儿童保健人员；

③建立和完善儿童保健管理统计资料和数据； ④配合医生进行常见病、多发病、儿童营养、体格锻炼、早期教养等方面的调查和研究工作； ⑤配合医生做好新生儿疾病筛查阳性病例的追踪、随访和治疗。39.简述弹性原则的表现形式。

(1)整体弹性和局部弹性；整体弹性决定局部弹性；局部弹性影响着整体弹性。(2)积极弹性和消极弹性；要提倡积极弹性，防止消极弹性。40.简述职能制组织结构的优点和缺点。

优点：能充分发挥职能机构的专业管理作用，减轻上级管理人员的负担，使上级管理人员更好地履行自己的职责。

缺点：实行多头领导，不利于组织的统一指挥；职能部门强调本部门的利益，部门之间缺乏交流与合作，增加了高层主管人员的协调难度。41.简述领导者有效沟通的技巧。

①注意语言和非语言技巧； ② 恰当的自我表露； ③合理的立场 ④积极的倾听和同感理解。

42.简述绩效考核的形式①直接领导评价 ②同行评价 ③下属评价 ④自我评价 43.简述PDCA循环的基本要求。

①PDCA循环周期制度变化； ②实行PDCA循环管理责任制； ③制定循环管理的相关标准，定期进行循环管理成绩考核； ④实现PDCA循环运作的程序化。44.简述护理教学查房的基本要求。

① 教学查房由带教老师、教学组长或护士长主持，全体实习学生、进修护士或低年资 护士参加；②教学查房一般每周一次，每次查房时间以1-2个学时为宜，每次查房后认真做好教学查房记录；③教学查房常选择典型病例，以常见病、多发病为主，一般不选诊断不明确的疑难病症，以确保教学查房质量；④教学查房前教师应充分准备，实习护士应熟悉患者病情，复习有关理论知识，并做好相关准备工作，以保证教学查房取得最佳效果； ⑤教师查房分析和学生汇报均要求使用普通话。45.简述社区慢性病患者随访的主要内容。① 了解患者病情，评估治疗情况；

② 了解慢性病治疗的效果，包括非药物治疗和药物治疗的执行情况； ③相关指标的检查和监测；

④健康教育和患者自我管理指导； ⑤高危人群定期体检，及早发现患者。

46.试述计划作为管理的最基本职能，在护理管理中的作用。

(1)为护理组织活动提供了方向和目标，有利于组织目标的实现：计划为组织中各级管理人 员的工作指明了方向和目标，有利于组织通过精心分工和协作来安排活动，把组织中全体成员的行动统一到实现组织总目标上来。

(2)促进护理活动的协调，有利于合理使用资源：当所有有关人员了解组织的目标以及为达 到组织目标他们应当做出什么贡献时，他们会自觉地协调他们的活动，互相协作，组成团体。（3）有利于控制工作：计划使护理管理工作的目标、措施、步骤和时间等要求更加明确，为管理工作提供了检查标准。

(3)有利于提高护理工作质量：护理管理计划可以帮助临床护士明确工作的目标，保证患者 的安全，提高患者的满意度。

(4)能弥补情况变化所造成的损失：护理管理计划可以预测未来可能发生的变化，建立紧急 应急预案，制定相应的补救措施，将情况变化所造成的损失减少到最少。47.试述护理管理控制的关键点。护理管理控制的关键点：

(1)核心制度的落实：消毒隔离、查对、抢救、安全管理制度等制度；

(2)护理人员：护理骨干、新上岗的护士、进修护士、实习护士以及近期遭遇重大生活事件 的护士等；

(3)患者：疑难危重患者、新入院患者、手术后患者、接受特殊检查和治疗的患者、有自杀 倾向的患者等；

(4)器材设备和药品：特殊耗材、监护仪器设备、急救器材与药品等；

(5)特殊科室：急诊室、手术室、供应室、监护室、婴儿室、待产室、血液透析室等；(6)时间；交接班时间、节假日、午间、夜间、工作繁忙时等。48.简述管理的对象和基本职能。

管理对象包括：人，财，物，时间和信息五要素

基本职能有：计划，组织，人员管理，指导与领导，以及控制。49.简述计划工作的步骤。

八个阶段：估量形势，确立目标，评估组织潜力和条件，发展可行方案，比较各种方案，选定最佳方案，制定辅助计划，编制预算。50.简述控制的基本原则。

与计划相一致的原则；确定标准的原则；组织机构健全的原则；控制关键点的原则；例外情况的原则；灵活控制的原则；行动的原则。51.简述管理层次和管理幅度的关系。

管理幅度与管理层次密切相关。较大的管理幅度就就意味着较少的管理层次；相反，较小的管理幅度就意味着较多的管理层次。52.简述管理的基本特征。（1）管理的二重性：（2）管理的科学性与艺术性（3）管理的普遍性与目的性（4）管理或管理人员任务的一致性 53.简述组织的基本原则。（1）统一指挥的原则。（2）专业化分工与协作的原则。（3）管理层次的原则。（4）管理幅度的原则。（5）职责与职权相对应的原则。（6）稳定性与适应性相结合的原则。54.简述产生冲突的处理方式。

（1）两维方式：强制、合作、回避、迁就、妥协（2）谈判或行政干预解决冲突（3）护理管理者处理冲突

55.简述影响护理人员编配的因素。

1、承担任务轻重和工作量的大小

2、人员数量和质量因素

3、人员比例和管理因素医学教,育网搜集整理

4、社会因素和条件差异 56.确定目标应满足的基本条件有哪些。

目标的叙述应词义表达明确；目标必须要有期限；目标一般要明确规定约束条件；目标必须能够落实；目标必须可以测量或评价。57.简述医院护理人才培养教育的内容。

基本功训练；专科理论知识和技能教育；专业骨干人才培养；培养管理人才。58.简述控制的基本原则。

与计划相一致的原则；确定标准的原则；组织机构健全的原则；控制关键点的原则；例外情况的原则；灵活控制的原则；行动的原则。59.简述PDCA循环的步骤。

1，找问题2，找原因，3，确定目标，4，计划对策，5，实施6，检查，7，巩固成果，8，处理遗留问题。

60.论述护理专业毕业实习的教学内容。

1）思想道德教育2）专业护理技术3）基本的法律、法规知识、素质教育 4）与病人的沟通技巧，建立融洽的医疗体系护患关系 61.何谓“人本”原理?在护理工作中如何运用?

人本原理：在管理中应当把人看座最主要的管理对象和最重要的资源，一切管理活动都要围绕调动人的工作积极性、自主性和创造性进行，在实现组织目标的同时，最大限度的实现组织成员的最大价值。应用：1，加强护理文化建设。2，能级原则应用，3，动力原则应用。62.常用的激励方法有哪些？

① 目标激励；②评判激励；③榜样激励；④表率激励；⑤关怀激励；⑥荣誉激励； ⑥ 逆反激励；⑧许诺激励；⑨物质激励、63.系统的特征有哪些？

①目的性；②整体性；③层次性；④环境适应性；⑤相关性；⑥集合性、64.拟定计划时需论证哪些内容？

① 计划依据的可靠性；②计划方法的科学性；③计划手段的先进性；④计划实施的可行性； ⑤经费预算的合理性；⑥计划效益的显著性；⑦对社会和组织的影响性、65.简述护理管理者时间的组成

①专业时间，需要完成专业活动的时间；②管理时间，参与各项管理活动的时间； ③联系时间，组织内外界沟通联系的时间；④灵活时间，个人灵活处理及使用的时间、66.简述人力资源管理的职能。

人力资源管理职能是指通过确定劳动力的需求，储备招聘到的人员，招聘和选拔人员，安置、提升、考评，对任务作出计划、定报酬以及培训员工，使他们有效的完成任务，并不断充实组织机构中的职位，主要指的是对人力这一资源进行有效开发、合理利用和科学管理、67.简述权力性影响力和非权力性影响力的区别。

权力性影响力属于强制性影响力，对下属的影响有强迫性，使其心理与行为表现被动，服从，对其激励作用是有限的；权力性影响力随权力地位而产生，也随地位改变而改变；是外界赋予的，因而不稳定；权力性影响力常靠奖惩等附加条件而起作用、非权力性影响力属于自然性影响力，不随执权者的职权地位影响而改变，其影响力比较稳定和持久；潜移默化地起作用，使被管理者从心理上信服、尊敬、服从和信赖，并改变其行为、68.简述全面质量管理的含义。①强烈地关注顾客；②持续不断地改进；③改进组织中每项工作的质量；④精确地度量； ⑤向员工授权、69.试述决策在管理中的地位与作用。

①决策是重要的管理职能：决策的实质就是对未来行动方向、路线、措施等进行正确的选择，能指导组织朝向正确的方向和合理的路线行为，达到组织的最终目标、②决策贯穿于管理的全过程和各个方面：管理实际上是一个不断作出决策和实施决策的过程，首先，一切管理职能中都渗透着决策，其次，决策贯穿于管理始终，再则，一切管理者都是决策者，都必须在自己的职责范围作出决策，实施决策、③决策能力是管理者必须具备的最基本而又是最重要的能力、管理者首先应具备的是决策能力，—个人的决策能力是其它各方面能力的集中体现，一个管理者所处的层次越高，所应具备的能力就必须越强、70.试述护士长的管理艺术在临床中的应用。

① 决策艺术：决策艺术是管理艺术的核心、护士长应能够识别环境中现存的和潜在的矛盾 与冲突，依照科学的决策程序，运用一定的技巧做出正确的决策、决策时应注意方法，敢于决断，重大问题应采取群体决策法，处理突发事件应根据实际情况及时地进行非程序化决策、② 指挥艺术：决策的实施有赖于管理者的指挥，指挥是护士长运用权力指挥护理人员从事 护理活动、护士长的指挥效能通常体现在病区突发事件的处理上，如危重病人的抢救，大批伤员的抢救等、③ 交谈艺术：交谈是人际之间的交往方式，具有一定的感情色彩、护士长谈话时必须注意 自己的语调、态度、眼神、方式、场合与分寸、善于倾听、尊重对方，激发下属谈话愿望，表达意见时应使对方易于接受、④ 协调人际关系的艺术：护士长要善于与各种人打交道，平等待人、在护理工作中引导他 人朝着积极的人际关系发展、⑤ 激励艺术：激励是通过有针对性地采取某种刺激来激发人的内在动力，推动和控制人向 既有个人需求，又有组织需要而奋进的心理活动过程，护士长在管理活动中，要学会通过各种激励方法激发护理人员的主观能动性，提高护理工作质量与效率、71.何谓管理幅度？它的影响因素有哪些？

管理幅度是指一个指挥监督者或管理人员能直接领导隶属人员的数量，它与管理者的时间、精力、偏好及素质等因素有关，根据因素我们可以将相关的因素概括为以下四类：（1）管理素质，（2）管理内容，（3）管理条件，（4）管理环境。72.在决策中应遵循的原则有哪些。（1）目标原则，（2）信息真实原则，（3）可行性原则，（4）对比择优原则，（5）集体决策原则。73.激励的基本模式。

激励的基本模式为：需要—动机—行为—目标—需要被满足，通过反馈构成循环。从这个基本模式看，激励的过程就是满足需要的过程。通过满足人的需要，激发个体发挥高水平的主观能动性，向着预定目标奋斗。74.护理信息的特点和种类有哪些？（1）生物医学属性，（2）相关性，（3）准确性，（4）大量、分散、重复。

护理信息的种类有：护理科技信息、护理业务信息、护理教育信息和护理管理信息。

第五篇：绩效管理简答题

绩效管理简答题

1． 试说明绩效面谈的种类 按具体内容区分。以及提高绩效面谈质量的措施与方法。答：(1)绩效面谈的种类如下：

①绩效计划面谈。②绩效指导面谈。③绩效考评面谈。④绩效总结面谈。

(2)提高绩效面谈质量的措施与方法如下：

1)绩效面谈的准备工作

①拟定面谈计划，明确面谈和主题，预先告知被考评者面谈的时间、地点，以及应准备的各种绩效记录和资料。②收集各种与绩效相关的信息资料。

2)提高绩效面谈有效性的具体措施

①有效的信息反馈应具有针对性。②有效的信息反馈应具有真实性。③有效的信息反馈应具有及时性。④有效的信息反馈应具有主动性。⑤有效的信息反馈应具有适应性。

2． 试说明企业绩效管理总流程设计的五大阶段及工作内容。

答：企业绩效管理总流程设计的五大阶段及工作内容如下：

(1)准备阶段

1)明确绩效管理的对象。2)根据绩效考评的对象，正确选择考评方法。3)根据考评的具体方法。提出企业各类人员的绩效考评要素和标准体系。4)对绩效管理的运行程序、实施步骤提出具体要求，说明“如何组织实施绩效管理的全过程。有什么时间做什么事情”。

(2)实施阶段

1)通过提高员工的工作绩效增强核心竞争力。2)收集信息并注意资料的积累。

(3)考评阶段

1)考评的准确性。2)考评的公正性。3)考评结果的反馈方式。4)考评使用表格的再检验。5)考评方法的再审核。(4)总结阶段

1)对企业绩效管理系统的全面诊断。2)各个单位主管应承担的责任。3)各级考评者应当掌握绩效面谈的技巧。

(5)应用开发阶段

1)重视考评者绩效管理能力的开发。2)被考评者的绩效开发。3)绩效管理的系统开发。4)企业组织的绩效开发。

3． 试说明企业主管人员对员工绩效考评的具体工作流程。

答：企业主管人员对员工绩效考评的具体工作流程如下：

(1)确定绩效目标：主管与下属，根据部门绩效计划，结合下属能力和岗位的要求，确定绩效考评的计划。

(2)贯彻实施绩效计划。观察下属所作所为，不断进行评估和反馈，保证下属活动不偏离 既定的绩效目标。

(3)采集考评内相关信息，预定面谈时间、地点、内容，提前做好准备工作，根据考评标准评判下属的业绩。

(4)进行面谈，总结工作，检查计划完成情况，分析成败原因，鼓励下属增强信心，对考评结果达成共识。

(5)上下级共商工作计划，提出绩效改进的目标和要求，确定提高组织或个人工作绩效的措施和方法。

4． 简述企业绩效考评中设计考评方法可依据的基本原则。答：设计考评方法可依据以下基本原则：

(1)其成果产出可以有效进行测量的工作，采用结果导向的考评方法。(2)考评者有机会、有时间观察下属需要考评的行为时，采用行为导向的考评方法。

(3)上述两种情况都存在，应采用两类或其中某类考评方法。

(4)上述两种情况都存在，可以考虑采用品质特征导向的考评方法，如图解式量表评价法，或者采用综合性的合成方法，以及考评中心等方法。5． 简述目标管理法的基本步骤。答：目标管理法的基本步骤是：

(1)战略目标设定。由组织的最高层领导指定总体战略规划，明确总体发展方向，提出企业发展的中长期战略目标、短 期工作计划。

(2)组织规划目标。在总方向和总目标确定的情况下，分解目标，逐级传递，建立被考评者应该达到的目标，这些目标 通常成为对被考评者进行评价的根据和标准。

(3)实施控制。管理者提供客观反馈，监控员工达到目标的进展程度，比较员工完成目标的程度与计划目标，根据完成 程度指导员工，必要时修正目标。

6． 请简述绩效面谈按照具体内容可以划分为哪几类 ． 答：绩效面谈按照具体内容可以划分为：

(1)绩效计划面谈。即在绩效管理初期，上级主管与下属就本期内绩效计划的目标和内容，以及实现目标的措施、步骤 和方法所进行的面谈。

(2)绩效指导面谈。即在绩效管理活动的过程中，根据下属不同阶段上的实际表现，主管与下属围绕思想认识、丁作程 序、操作方法、新技术应用、新技能培训等方面的问题所进行的面谈。

(3)绩效考评面谈。即在绩效管理末期，主管与下属就本期的绩效计划的贯彻执行情况，以及其工作表现和工作业绩等 方面所进行的全面回顾、总结和评估。

(4)绩效总结面谈。即在本期绩效管理活动完成之后，将考评结果以及有关信息反馈给员工本人，并为下一期绩效管理 活动创造条件的面谈。

7． 考评阶段是绩效管理的重心。如何做好考评的组织实施工作?．

答：做好考评组织实施工作，应注意以下几点：

(1)确保考评的准确性。(2)重视考评的公正性。(3)慎重选择考评结果的反馈方式。(4)对考评使用表格进行再检验。(5)对考评方法进行再审核

8．请简要说明可以采取哪些方式来调整劳动关系?(P274)(10 分)

答：根据调节手段的不同，劳动关系的调整方式可以分为：(1)劳动法律法规。(2 分)(2)集体合同。(2 分)(3)劳动合同。(2 分)(4)民主管理制度。(1 分)(5)劳动争议处理制度。(1 分)(6)劳动监督检查制度。(1 分)(7)企业内部劳动规则。(1 分)

9、绩效管理系统设计的基本内容：

绩效管理制度的设计和绩效管理程序的设计

10、企业绩效管理包含哪五个具体阶段，每个阶段的工作内容和实施要点。

（1）准备阶段。

1、明确绩效管理对象，以通讯各个管理层级的关系。

2、根据绩效考评的对象，正确的选择考评方法。确定考评方法时要考虑a.管理成本；b.工作实用性；c.工作适用性。

3、根据考评的具体方法，提出企业各类人员的绩效考评要素（指标）和标准体系。

4、对绩效管理的运行程序、实施步骤提出具体要求。

（2）实施阶段。

1、通过提高员工的工作绩效增强核心竞争力。

2、收集信息并注意资料的积累。

（3）考评阶段。

1、考评的准确性。

2、考评的公正性。

3、考评结果的反馈方式。

4、考评使用表格的再检验。

5、考评方法的再审核。

（4）总结阶段。

1、对企业绩效管理系统的全面诊断。

2、各个单位主管应承担的责任。

3、各级考评者应当掌握绩效面谈的技项。

（5）应用开发阶段。

1、重视考评者绩效管理能力的开发。

2、被考评者的绩效开发。

3、绩效管理的系统开发。

4、企业组织的绩效开发。

11、为了绩效管理系统的有效运行，应采取哪些具体措施？

1、座谈法。通过如开不同人员参加的专题座谈会，可以广泛地征询各级主管、考评者与被考评者对绩效管理制度、工作程序、操作步骤、考评指标和标准、考评表格形式、信息反馈、绩效面谈、绩效改进等各个方面的意见，并根据会议记录写出发析报告书，针对目前绩效 理系统存在的主要问题，提出具体的调整和改进的建议。

2、问卷调查法。有时为了节约时间，减少员工之间的干扰，充分了解各级主管和下属对绩效管理系统的看法和意见，可以预先设计出一张能够检测系统故障和问题的调查问卷，然后发给相关人员填写，采用问卷调查的主法，好处是有利于掌握更详细、更真实的信息，能对特定的内容进行更深入全面的剖析。

3、查看工作记录法。为了检验管理系统中考评方法的适用性和可行性，可以采用查看各种绩效管理原始记录的方法，对其作出具体的评价。

4、总体评价法。为了提高绩效管理的水平，可以聘请企业内外的专家，组成评价小组，运用多种检测手段，对企业绩效管理系统进行总体的评价。

12、绩效面谈的种类，以及提高绩效面谈质量的措施与方法。

按具体内容区分：

1、绩效计划面谈。

2、绩效指导面谈。

3、绩效考评面谈。

4、绩效总结面谈。

按具体过程及特点分：

1、单向劝导式面试。

2、双向倾听式面谈。

3、解决问题式面谈。

4、综合式绩效面谈。

为提高和保证绩效面谈的质量和效果，考评者应注意：

1、拟定面谈计划，明确面谈的主题，预先告知被考评者面谈的时间地点，以及应准备和各种绩效记录和资料。

2、收集各种与绩效相关的信息资料。

除了应做好绩效面谈前的各种准备工作之外，更重要的采取有效的信息反馈方式，有效的信息反馈应具有针对性、真实性、及时性、主动性和适应性。

13、改进员工绩效的具体程序和方法。

（一）分析工作绩效的差距与原因。

1、分析工作绩效的差距，具体方法有目标比较法、水平比较法、横向比较法。

2、查明产生差距的原因，可借用因果分析图的方式进行分析。

（二）制定改进工作绩效的策略。

1、预防性策略与制止性策略。

2、正向激励策略与负向激励策略。

3、组织变革策略与人事调整策略。

14、绩效管理的考评类型和特点：（1）品质主导型；（2）行为主导型；（3）效果主导型。

绩效管理的考评特点：

1、按具体形式区分的考评方法。分为量表评定法、混合标准尺度法、书面法。

2、以员工行为为对象进行考评的方法。分关键事件法、行为观察法、行为定点量表法、硬性分配法、排队法。

3、按照员工的工作成果进行考评的方法，分生产能力衡量法、目标管理法。

类型：

15、各种绩效考评方法的适用范围和主要特点，在应用中应注意的问题。

从绩效管理的考评内容看，绩效考评可以分为品质主导型、行为主导型和效果主导型三种类型。

（1）品质主导型的绩效考评，采用特征性效标，以考评员工的潜质（如心理品质、能力素质）为主。品质主导型的考评很难具体掌握，并且考评操作性及其信度和效度较差，涉及员工信念、价值观、动机、忠诚度、诚信度，以及一系列能力素质。

（2）行为主导型的绩效考评，采用行为性效标，以考评员工的工作行为为主。行为主导型的考评，重在工作过程而非工作结果，考评的标准较容易确定，操作性较强。行为主导型适合于对管理性、事务性工作进行考评，特别是对人际接触和交往频繁的工作岗位尤其重要。

（3）效果主导型的绩效考评功，采用结果性效标，以考评员工或组织工作效果为主。由于考评注重的是员工或团队的产出和贡献，即工作业绩，而所以考评的标准容易确定，操作性很强。此类考评方法具有滞后性、短期性和表现性等特点，它更适合生产性、操作性，以及工作成果可以计量的工作岗位采用，对事务性工作岗人员的考评不太适合。

16、应用各种考评方法时，可以采用哪些有效措施和方法，防止和控制可能出现的各种偏差和问题。

1、以工作岗位分析和岗位实际调查为基础，以客观准确的数据资料和各种原始记录为前提，明确绩效管理的重要意义和作用，制定出科学合理、具体明确、切实可行的评价要素指标和标准体系。

2、从企业单位的客观环境和生产经营条件出发、根据企业的生产类型和特点，充分考虑本企业员工的人员素质状况与结构特征，选择恰当的考评工具和方法，更加强调绩效管理的灵活性和综合性、一切从实际出发，有的放矢，不断总结成功的经验，认真汲取失败的教训，从而有效地避免各种考评误差和偏颇的出现。

3、绩效考评的侧重点应当放在绩效行为和产出结果上，尽可能建立以行为和成果为导向的考评体系。

4、为了避免个人偏见等错误，可以采用360度的考评方法，由多个考评者一起来参与，由较多的考评者参与，虽然可能会增加一些费用，但可以使绩效考评作出更准确可靠的判断。

5、企业单位必须重视对考评者的培养训练，定期总结考评的经验并进行专门的系统性培训，使他们不断地增长绩效考评及其各种相关的管理理论知识，掌握绩效考评的各种方法，具有实际运作的操作技能，能独立地调整、处理绩效考评中出现的偏误和问题。

6、为提高绩效管理的质量和水平，还应当重视绩效考评过程中各个环节的管理