《秘书工作案例分析》秘书如何处理与领导、同事及下级单位之间的关系

第一篇：《秘书工作案例分析》秘书如何处理与领导、同事及下级单位之间的关系

当自己逐渐的融合到这个新的集体中去的时候，一些新的状况往往会出现，比如说，做一些在办公室特别忌讳的事情，这样的事情在同事之间很容易因为自己的约束不力而发生，这些忌讳如下：

一、切忌拉小圈子，互散小道消息。办公室内切忌私自拉帮结派，形成小圈子，这样容易引发圈外人的对立情绪。

随着城市化的进程，一种传统的工作机制在被不断的打破，在这个大潮中，办公室文化的形式和内容在不断地加深，于是办公室人际关系的处理，也越来越被提升到一个特别值得考虑的议程。对于一个秘书来说，每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。一个秘书的成功与否与其在办公室能否处理好人际关系的问题息息相关。那么，应该怎么样正确的去认识办公室人际关系呢？秘书应该在办公室人际关系中扮演怎么样的一个角色呢？

首先，要弄清楚什么是人际关系。人际关系即是涉及组织理论的一个学科。据介绍，最早关注到劳动关系的人的是一个叫弗里德列克泰勒的美国人，在第一次世界大战酣战时期，工人的状况得到了较大程度的重视。令人很难想象的是，此前的工人是和工具等同视之的。泰勒在稍后的年成立了全国人事管理协会，旋即改组为以关心工商企业中人的因素为宗旨的美国管理协会。与此同时，人的积极性对提高劳动生产率的影响和作用逐渐在生产实践中显示出来，并引起了许多企业管理学者和实业家的重视，但是对其进行专门的、系统的研究，进而形成一种较为完整的全新的管理理论则始于世纪年代美国哈佛大学心理学家梅奥等人所继续进行的著名的霍桑试验实验表明，影响生产效率的不是劳动条件，而是劳动者本身。霍桑试验的研究结果否定了传统管理理论对于人的假设，表明了工人不是被动的，孤立的个体，他们的行为不仅仅由于受工资的刺激，而影响生产效率的最重要因素恰恰不是待遇和工作条件，而是工作中的人际关系。他所做的一切就是人类最初对人际关系的探索。梅奥被称为人际关系学说之父。从上面我们可以明显地看出，人际关系的发展始终是和人类的管理学联系在一起的，它们相辅相成，不可分割。人际关系就是对人的一种组织的形态和方式，而这样的组织就是一种管理的模式，一种管理的方法。办公室的人际关系，就是在办公室里发 生的一种组织的理论。

何为秘书呢？学术界对此尚未有定论，但我认识秘书是一种职务名称，指处于枢纽地位，主要从办文、办会、办事来辅助决策并服务与领导的人员，是领导的参谋与助手。既然秘书是领导的左右手，要帮助领导来处理一些日常事务，那么必定会接触到不同的人，如何来处理好与他们之间的关系就是工作能否顺利展开的关键。因此要做好一个秘书就必须处理好办公室中的人际关系，这样才有利于工作的开展。

秘书如何来处理和领导之间的关系

秘书人际关系的具体内容就是和别人相处，这也是人际关系理论最终要解决的重要问题。秘书在办公室的人际关系中，我认为可以分为以下几类：自己和上司的相处、自己和同事的相处、自己和下属的相处。

秘书与领导之间的关系

对于一个秘书来说，上司就是自己工作的重点对象，秘书的工作就是为领导服务的。正因为这个工作内容，使得秘书在办公室中处于一个特殊的地位，因此在秘书的人际交往中也往往显得特别复杂。在秘书与办公室中所有人的交际中，秘书与领导的交际是最为复杂，最为微妙的一种。这两者之间存在着一个矛盾关系，不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交往关系。有时，秘书面对的不仅仅是单个的领导者，而且还是一个复杂的领导群体。需要学会与众多领导者相处的艺术。对每一个秘书人员来说，正确把握并处理与领导者的关系是十分重要的。

一、在工作中秘书如何来处理与领导的关系

秘书是领导身边的辅助人员，和领导有着密切的工作关系。怎样搞好与领导的关系，是众多秘书都关注的问题。对于领导者来说，任何一个领导能做到领导职位上，都必定有其过人多处。他们丰富的工作经验和待人处事的方略，都是值得我们借鉴的，我们应该尊重他们。但尊重是不是就意味着我们就要对领导百依百顺，唯唯是诺，巴结奉承，丧失自己的人格，像一条摇尾乞怜的“狗”呢？我认为这是没有必要的。并不是所有的上司都是完美的。所以在工作中，唯上司是从并无必要。特别是对于秘书来说。因为秘书相当于是直接为领导服务的，好比领导的贴身仕卫。现代秘书不应该唯命事从，而要做领导的帮手，帮助领导出谋划策，帮助领导来做一些决定，防止领导发生一些决定上的错误。

但也应记住，给上司担意见只是本职工作中的一小部分，尽力完善、改进、迈向新的台阶才是最终目的。要让上司接纳你的观点，应在尊重的氛围内，有礼有节、有分有寸地磨合。不过，在提出质疑和意见前，一定要拿出详细的、足以说服对方的资料计划。这样才能创造一个与上司比较合作化的环境，从而使自己更好的投入到工作中，以便使自己的能力得到充分的发挥。

三、在与领导一起工作时所要注意的问题

是参与不是干预

作为秘书，在为领导者决定事项提出拟办意见时，为领导者制定政策提供依据依据和方案时，一定要对所提方案的准确性、科学性负责。在决策过程中，至于是否采纳你的意见，选定哪个方案，是领导者的责任，秘书绝不能干扰领导的决策，要将“谋”和“断”分开，否则会导致行政管理体系的混乱，增加决策失误的因素。

是服从不能被动

服从于领导是秘书工作必须遵循的，在被动性的客观情况下，能否做出创造性的贡献，乃是对每个从事秘书工作同志的要求。“居于配角的地位，应具有主角意识”。这里所说的主角意识，不是要与主角换位，而是站在主角的立场和角度去观察，研究分析和处理问题，这样所提出的参谋意见才能达到总揽的全局，高屋建瓴的境地。当邻导感到本单位或本部门工作起色不佳时，秘书就应当提出有效建议；当领导者因缺乏信息而决断无力时，秘书就应当把收集起来的信息反馈给领导；当领导者需要了解发展趋势和前景时，秘书就应当尽可能减少日常事务对领导的干扰。总之，秘书应跟上级领导者的思路，抓住领导者的思路，这样才能尽可能地配合好领导，推动整个单位的有益发展。

秘书在办公室中和同事之间如何相处

一、秘书在办公室中与同事之间相处就所遵守的两个基本原则

应该说，这个方面是办公室人际关系的最重要的部分，因为一般来说，一个人人际关系处理的好坏，主要体现中他与同事的人际关系的处理的好坏。在这里，我觉得应该遵守两个基本原则：

．真诚

真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。尔虞我诈的欺骗和虚伪的敷衍都是对人际关系的亵渎。真诚不是写在脸上的，而是发自内心的，伪装出来的真诚比真正的欺骗更令人讨厌。

．人际相互作用

我们都希望别人能够承认自己的价值，希望别人能够接纳自己、喜欢自己。出于这个目的，我们在社会交往中往往更注意自己的自我表现，注意吸引别人的注意力，处处期待别人首先接纳自己。这种从自我单方面出发考虑问题本无可非议，可是它却实实在在地影响着我们的交往。掌握了以上的两个原则，应该首先记住的就是在第一次进入这个办公室的时候应该有一个漂亮的现身，进入一间办公室的正确方式及态度之一是光明磊落，抬头挺胸，别让身体前倾或弯腰驼背，用左手提着公文箱，右手留着握手用，绝不可让公文箱遮住你的前面，这会让你显得怯弱可欺，还有，别忘了微笑，这样给同事会有一个良好的印象。

二、秘书在办公室交际中的忌讳

当自己逐渐的融合到这个新的集体中去的时候，一些新的状况往往会出现，比如说，做一些在办公室特别忌讳的事情，这样的事情在同事之间很容易因为自己的约束不力而发生，这些忌讳如下：

一、切忌拉小圈子，互散小道消息。办公室内切忌私自拉帮结派，形成小圈子，这样容易引发圈外人的对立情绪。更不应该的是在圈内圈外散布小道消息，充当消息灵通人士，这样永远不会得到他人的真心对待，只会对你惟恐避之不及。

二、忌情绪不佳，牢骚满腹。工作时应该保持高昂的情绪状态，即使遇到挫折、饱受委屈、得不到领导的信任，也不要牢骚满腹、怨气冲天。这样做的结果，只会适得其反。要么招人嫌，要么被人瞧不起。

三、切忌趋炎附势，攀龙附凤。做人就要光明正大、诚实正派，人前人后不要有两张面孔。领导面前充分表现自己，办事积极主动，极尽溜拍功夫；同事或下属面前，推三阻

四、爱理不理，一副予人恩惠的脸孔。长此以往，处境不妙。

四、切忌逢人诉苦。把痛苦的经历当作一谈再谈、永远不变的谈资，不免会让人避让三舍。忘记过去的伤心事，把注意力放到充满希望的未来，做一个生活的强者。这时，人们会对你投以敬佩多于怜悯的目光。

五、切忌故作姿态，举止特异。办公室是严肃、正式的场合，要注意不要给人新新人类的感觉。无论穿衣，还是举止言谈，切忌太过前卫，给人风骚或怪异的印象，不然会招致办公室内其他成员的耻笑，甚至会以为他（她）没有工作实际能力，是个吊儿郎当、行为怪异的人。

三、秘书在办公室中如何和同事交往

在避免了以上的忌讳之后，应该怎样在办公室具体和同事去交往呢？可以分为以下十个方面：以诚待人：以自身的礼貌与魅力，以关心他入的态度打入人群。信守承诺：说到做到，做事卖力，讲求效率。全神贯注：集中注意力，心无旁骛，积极参与各种活动与社团组织。勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上，在无求于入时，用电话、卡片、传真等与人保持联络，孕育出彼此的信任与支持。尊重对方：别把人只视作工作上该联络的对象。赞美别人：不吝于给予赞美与鼓励，表达感激之情，让好话传遍千里。时时感恩；别忘了在听过别人赞美之后说声谢谢！承担责任：懂得人际艺术的人应勇于为自己犯下的错误承担责任，不推托找借口。绝不居功：就像一句老成语所说的：“功劳该归谁，就给谁。”不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程！一般来说只要做到这样的几点，就可以正确的处理好办公室同时间的人际关系。

秘书在办公室中如何和下属相处

一、秘书在办公室中处理好和下属关系的重要性

由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，就有一些问题需要注意了，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响了工作效率和工作质量。有些秘书认为自己是领导最亲近的人，就好像有某种特权一样，总是持着一种高傲的，不可一世的态度，人人畏而远之。在交待下属去办一些事情的时候也是用命令的口吻。时间一久就会失去民心，和员工关系就会越来越疏远，这对工作来说是非常不利的。因为秘书是代表领导去办事的，如果秘书的形象在下级员工中树立不起来，那么不仅对工作的开展有影响，而且对领导在员工中的形象也会有影响的，这样一来，员工就没有足够的积极性来帮你做事情，办事的效率也会降低。秘书的工作只是帮领导来分配事情，说到底工作不是需要下面的员工去做的，如果因为你的态度而影响了他们的工作性，那就是你的失职。因为秘书就应该和下级处理好人际关系。

二、书如何处理好与下属的关系

平等交往

平等交往我认为是秘书在和下级之间良好交往的最重要部分。人与人之间是平等的，大家是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，人格上却都是平等的。在员工及下属面前，我们只是一个领头带班而已，没有什么了不起的荣耀和得意之处。帮助下属，其实是帮助自己，因为员工们的积极性发挥得愈好，工作就会完成得愈出色，也让你自己获得了更多的尊重，树立了开明的形象。而聆听更能体味到下属的心境和了解工作中的情况，为准确反馈信息、调整管理方式提供了详实的依据。所以一定要采取平等的态度，而不能以命令代替协商，强加于人。秘书毕竟不是领导，只有平易近人才能博得大家的好感，加大说话的分量，切勿目中无人。

宽容待人

有些秘书自持有点要权力就心胸狭窄，容不得下属有半点的闪失，生怕下属办事不利会影响自己在领导眼中的办事能力，因此发现下属有一点错误就抓住不放，把下属弄得很难堪。下属做错一点事情或者事情办得不是很妥当，这都是很正常的，有谁一生出就能办

事情的呢？办事情的能力是靠平常一点一滴去积累和锻炼的，秘书本身的工作能力也是这样培养起来的，因此秘书对下属所犯的错误应该要用宽容的态度去对待。而且心胸狭窄会让你行事难免有失公正，成改得失也会左右自己的情绪，从而影响你的人际关系。而宽容大度会使别人愿意接近你，与你共事，从而显示了秘书作为一个职业女性难能可贵的亲和（基于大部分的秘书是女性）。

关心互助

为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级关系的时候还应该关心他们工作以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，这并不是八卦，而是对工作不小的帮助。如何你连公司昨天的清洁工和今天的清洁工是不是同一个都分不清楚的话，那你同公司下层员工的人际关系相处基本上等于是零。对方不可能主动找你攀谈，因此靠自己主动和对方来谈。例如你下班比较晚的时候要守门员替你开门，你究竟是发“谢谢”一句话带过不是藉此机会和他作进一步的交谈呢？平时上下班都能和一些工作上有联系的你的下属一起，有可能是在电梯里，也有可能是在公车上，对于秘书来说这是一个不错的机会，可以通过聊天来逐步地了解他们。比方说可以和女孩子聊聊最近哪个百货店在打折，哪种护肤品比较好；向男士们可以了解一下他们的工作情况，对公司新措施的看法或者有什么好的创意；跟中年人可以聊聊家里的孩子和老人；跟老人可以聊聊保健，关心一下他们的身体，子女的情况等等，了解这些内容对秘书办公室工作的开展是有好处的。必要时候还可以给他们提供一些工作以外的方便，对你来说可能是举手之劳但对他们来说可能就是比较大的帮助了，他们会铭记你的恩惠。这样一来，秘书在他们中间的形象就树立起来了，你需要他们帮你做一些事情的时候，也就不难了，反正他们会更加努力地去做，力求做到最好。这样一来，员工的积极性上去了，工作效率也提高了，对公对私都是有利的。

随着社会的进步，现代的人对秘书的要求也在逐步提高，秘书不仅仅只是一个写写文章，打打字，整理整理文件的工作了，很多问题领导决定之后是要秘书去办理的，所以秘书在办公室中接触的人是最广泛的，和办公室中其它人关系处理得好坏也是关键所在，因此秘书在办公室中不仅要处理好领导的关系，而且还应该处理好和同事以及下级之间的关系，这也是一个衡量你是否是一位成功秘书的标志。我认为只要做到以上几点，便能处理好与办公室中各种人的关系，做一位颇有成效的好秘书。

第二篇：浅谈如何处理秘书与领导之间的关系

浅谈如何处理秘书与领导之间的关系

摘 要：文章讨论了秘书工作的核心问题以及秘书与领导之间的关系，并就如何处理两者之间的关系提出了建议。

关键词：秘书；领导；关系处理。

秘书人员在办公室里起到一种枢纽桥梁的作用，主要负责上下级间的沟通、内外部门的沟通，是领导者工作上的参谋和助手，同领导者朝夕相处并与领导的工作同步运转。所以，秘书必须很好地处理与领导之间的关系，才能更好地履行其工作职责。

1、正确定位秘书与领导的关系

现代社会中秘书与领导的关系是一种新型的关系，这种关系是建立在共同的理想、共同的信念、共同的任务基础之上的。在当今社会中，秘书与领导都是人民的公仆，都是为人民服务的，只是他们的职位不同，分工不同，而在人格上是平等的，无贵贱之分。处理好秘书与领导的关系，最根本的是要处理好工作关系，在职能上看，秘书要为领导人服务，在组织上看，秘书是上传下达的桥梁，而在生活上看，秘书与领导之间是友爱关系。因此，秘书与领导的关系定位显得尤为重要，如果关系定位得好，秘书将成为领导者的得力助手，反之，则成为领导者工作上的阻碍。

2、清除职能环境的障碍

秘书的职能无非是两大项：一是办事，二是当参谋。秘书只要合理的清除这两项职能中存在的障碍，便能使其与领导之间的关系更加融洽，工作效率更高。每个秘书及秘书部门都有特定的职能环境关系。它是客观存在的，也是动态变化的。所以，秘书只有通过努力去改变和优化其职能环境，才能更好的清除职能中所产生的障碍，这样才能使其与领导的关系更加和谐，同时提高办事效率。

3、正确处理秘书与领导的关系

3.1权利因素的干扰

秘书作为领导者身边的参谋助手是在主辅配合中的近身辅助，而秘书的工作必须是与领导的公务服务相适应的。因为领导者在工作中要处理决策、指挥、协调、控制等，秘书在领导身边便能发挥其作用，比如在领导做出决策时及时的提供辅助和参谋，帮助领导更好的作出决策，从而分担领导的工作压力，强化、拓展、延伸领导的影响力。

3.2性别因素的干扰

在当今不断发展的社会中，从事秘书工作的女性越来越多。由于社会上对秘书工作的偏见和不当风气的影响，使秘书与异性领导的关系出现了一些微妙敏感的问题。因此，作为秘书必须正确对待与异性领导之间的关系，维护自己平等的人格尊严，自觉保持与领导在工作目标上的一致性。不能克意的取悦领导以换取职位的晋升、获取特殊照顾或某种私利，这是秘书的职业道德所不容许的。在生活中，秘书对异性领导的关心和照顾要立足于公务，不能介入领导的私生活。所以，秘书要注意处理好这些思想上的误区，才能在工作上处理好与领导之间的关系。

3.3能力因素的作用

由于不同的领导者具有不同的个性，秘书处理好与领导关系的时候可以控制为经验，从总体观察也可以找一些普遍性、规律性的东西以指导我们的工作。

①才干素养。秘书工作的内容丰富多彩，这就需要秘书人员具有一定的才干，包括办事能力、较强的文字表达能力以及某些特殊技能。办事能力是体现秘书能否完成工作和灵机处事的本领，这就要求秘书有一定的专业能力从而更熟悉秘书的工作，掌握工作规律、工作方法。秘书还应有理解和领会的能力、条理和驾驭的能力、口头表达能力、文字表达能力、交际能力等。其中交际能力尤为重要，如果一个秘书很善于交际，亲和力强，便容易接近，被人信赖，将有利于事务的开展，效率的提高。

②智能素养。由于才干的高低，天下论文网是由智能素养决定，所以要增强秘书人员的才干素养首先就要加强其智能训练。应从知识积累、思维训练、灵机智力训练、记忆训练和反思（自省）能力这几个方面入手加强训练。对于秘书来说，知识的积累是非常重要的，要求秘书有较广的知识面，对涉及专业的知识则要懂得更多、更深，这样在写作的时候才有理可依，有据可查。秘书还应该具有一定的反思（自省）能力，孔家贤人曾子说过：“吾日三省吾身。”曹操也曾说：“伏自三省。”他们都有一个共同点———“自省”，只有常常自省的人，才容易开发智能和增长才干。

③心理素养。秘书要拥有一个好的心理素养，这对于做好一件工作很有必要。秘书在领导身边工作，事务繁重，精神紧张。如果心理素养不好，不但会影响自身的工作效率，同时也会影响到领导的工作效率。所以，要求秘书要具备乐观幽默的心态。身为一名秘书人员拥有乐观幽默的特质将为其处理与领导之间的关系提供更大的帮助。

④职业道德。所有的职业都有个共同点，那就是遵守职业道德，秘书行业当然也不例外。秘书工作是为领导者服务，机密性强，有许多工作只能埋头做，而所得的劳动成果却只有通过领导的工作实绩才能体现出来。这就要求秘书要自觉的遵守纪律，遵守其职业的道德准则。

3.4品质因素的作用

3.4.1诚实而不作假弄权

秘书最基本的要求就是踏踏实实尽心尽责地工作。邓颖超同志曾说：“秘书的高尚可贵之处，恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计较报酬待遇的精神。”这说明秘书必须一心一意的对待工作，因为秘书是领导决策的坚定执行者和维护者，秘书必须坚定不移地贯彻领导的决策、执行领导的决定。

3.4.2顾全大局而不介入矛盾

当几位领导者在某件事件上产生了不同的意见分歧、有了个人矛盾时，作为一名秘书应该怎么办？有两种方法，一种是当“和事佬”，另一种则不必讳言。在领导者之间，特别是在中下级领导者之间，有时是会有分歧、有矛盾的。而在中、下级部门，常常是一个秘书同时为几位领导者服务，这时就容易出现这种情况。所谓“神仙打仗，凡人发慌”，秘书夹在中间很为难。此时秘书可以遵循这样的原则：秘书不能也不允许介入领导者私人之间或工作中的分歧和矛盾中。

总之，秘书要搞好本职工作，首先，必须处理好与领导的关系，对自身角色进行准确定位，清除职能环境带来的障碍，并不断提高自身的综合素养，只有这样，秘书的工作才会有坚强的后盾，才能得到理解和支持。

第三篇：浅论秘书如何处理与领导的关系

浅论秘书如何处理与领导的关系

（一）摘要：由于受工作性质的影响，秘书作为领导的参谋助手，不可避免的要频繁的与领导打交道，如为领导提供信息资料、组织会议、安排外出等各项日常事务。领导不仅是秘书的直接服务对象，还是秘书存在的基本条件，与领导的关系是秘书最基本的社会关系。因此，与领导保持和谐，融洽的关系，是秘书人员充分发挥主观能动性，搞好秘书本职工作的必要条件，也是秘书工作岗位对于秘书人员的特殊要求。

关键词：秘书领导关系

一、秘书与领导交往关系的实质

秘书与领导的关系是一种较为特殊的关系，从不同的角度去看，得出的结论也是不尽相同的。这说明秘书与领导的关系不是一种平面的关系，而是一种立体的多层次的多面关系。秘书与领导的关系是建立在共同的事业和目标这个基础上的，它既有角色规定的一面，又有在交往中不断发展的一面。在这里，仅从角色规定的关系内容从不同角度作一下分析，从而说明秘书与领导关系的实质。㈠人格地位上的平等关系

领导和秘书都是国家的公民，都享有了宪法规定的平等权利和承担相同义务。秘书与领导的关系，无论是领导使用秘书，还是秘书服务于领导，都不能违背公民的基础权利和义务。秘书与领导之间应该相互尊重，不应该只强调秘书对领导的尊重，而忽视了领导对秘书的尊重。不能将领导和秘书工作上的上下级关系弄成人身依附关系。领导不能视秘书为仆人，不尊重其人格和人身自由；同样，秘书也不能视领导为主人，不能整天点头哈腰，唯唯诺诺，无论是否违法乱纪都惟命是从。

㈡工作职能上的上下级主辅关系

秘书工作往往是领导工作的延伸。在工作实践中，领导是上级，处于主导地位；秘书是下级，处于辅助地位。秘书与领导的关系就是被领导和领导的关系。秘书活动的根本对象是领导，这就决定了秘书的一切活动必须是为领导服务的。离开了领导活动，秘书活动就失去了核心和方向，因而也失去了存在的必要性和可能性。当然，秘书与领导工作职能上的从属关系只是从工作特点来说的，与资

本主义社会的奴仆关系是有本质上的区别的。秘书的利益并不完全由领导决定，不仅秘书受领导的影响和制约，领导在一定程度上也受秘书的影响和制约。秘书应该尊重这种关系，在从属地位上积极协助领导，充分发挥自己的主观能动性，最大限度的发挥自己的参谋助手作用。

㈢实现工作目标的同事关系

秘书与领导在事业发展目标上应该是一致的，在各项任务目标上，也应该是一致的。为了实现共同的目标和任务，秘书与领导是合作共事的同事，必须密切配合，保持工作上的双向沟通关系。对于秘书，应当与领导步调一致，配合协调，及时请示和汇报，主动向领导参谋，提供可行性方案。当然，作为领导者应该及时给予秘书有效的指导和帮助，定期向秘书了解情况，征求建议和意见，使秘书可以尽职尽责努力工作。

二、秘书处理与领导关系应遵循的基本原则

在秘书的人际关系中，与领导的关系是最为重要的。秘书工作的好与坏，最关键的是是否为领导服务好，是否让领导满意。秘书在处理与领导关系时，除了遵循人际交往的一般原则外，还应根据秘书的职能特点，遵循如下原则：

㈠尊重而不吹捧

作为领导的下属和直接下属工作者，秘书对领导要持尊重爱护的态度对领导工作的繁忙给予体谅，要在可能的范围内主动为领导排忧解难，让领导把精力尽可能集中到大事，要事上，不被琐事小事困扰。尤其当与自己利益相关的问题一时得不到解决时，决不能在背后对领导妄加非议，要时时处处注意维护领导的威信和形象。另外也不要以为自己与领导接触的机会多，关系熟稔就可以肆无忌惮的胡言乱语，可以给自己寻找开脱工作上职责的借口。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导者与被领导者的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重，支持，配合，协助，与多位领导相处时，注意维护领导班子的团结。但是尊重领导，不是一见领导来了，就让座、倒茶、递烟，甚至公开吹捧，以讨领导的欢心。这种行为，很容易引起同事的反感，他们会在心里瞧不起你，不想与你合作，有的还会对你嗤之以鼻，即使是领导对于这种虚伪的热情，也未必领情。

㈡服从而不盲从

小平同志说过：“我们的组织原则中有一条，就是下级服从上级。”对于上级的决定、指示，下级必须执行。下级服从上级是一条严格的组织纪律，对秘书而言，又是一条最起码的准则。但应当指出，服从上级绝不是不加分析的盲从上级。秘书要善于分析中领导意图，从分析中拾遗补阙，起进一步完善的作用。在领导有明显失误时，应及时进言，郑重的提出告诫，特别是在领导还没有意识到自己的失误时，更要敢于提出意见和合理化的建议，并据理力争。对于这点，《红楼梦》中的平儿就做的很好，例如王夫人正房里发生了玫瑰露失窃案。林之孝家的说人赃俱获, 并将嫌疑犯五儿母女软禁起来, 报告凤姐。凤姐表态要动肉刑,打板子, 撵出去。面对这个命令，平儿虽然一一应承着，但他并没有盲从，而是悄悄展开全面的调查。最后终于判冤决狱，释放五儿母女，惩罚小窃彩云，宽容赵姨娘，由主动挑担子的宝玉应承起来，然后请示并说服凤姐。一场轩然大波就这样被妥善的平服下来了。俗话说，“智者千虑，必有一失。”领导也有失误的时候，这时候很需要秘书的及时劝谏，但必须注意工作方法和艺术，要以真诚虔诚的态度向领导有理有据的分析问题，切忌盲目顶撞。

㈢主动而不越权

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下，左右，前后同步进行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。一方面，秘书要变被动为主动，比尔盖茨的第一任秘书没过聘用多久，就要求更换，就是因为没能做到这点，除了做好自己的本职工作外，就是忙着充电学习，为跳槽做准备，对除此以外的事情都不闻不问。那么，如何变被动为主动呢？我认为可以从以下几个方面努力：一是利用各种适当场合同领导进行思想交流，了解领导的思想方式，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实。二要尽量了解和掌握公司一个时期的中心工作，主动排除干扰中心工作的事项。三要有意识地积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。另外一方面，秘书千万不能忘记自己的身份，必须时刻保持清醒的角色意识，找准自己的位置，而决不能越权越位。越权即是擅权，越位即是犯规。也就是说，秘书决不能越俎代庖，自作主张，擅自行动。《三国演义》中曹操的主薄杨修，从曹操发布的口令“鸡肋”中，揣摸出了其撤军的意图，但他不经曹操允许就先行散播了撤退的舆论，结果被曹操以动摇军心之罪而杀之。他的思维脉络不可谓不佳，而其越权行为则不可谓不蠢也。

㈣补台而不拆台

文秘人员在同时服务多位领导时，心里要有一杆秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要根据轻重缓急及时安排做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。首先，领导之间产生分歧时，只能被动地、双向地劝慰、弥合、消除矛盾，不能主动地、单向地乱发表意见。其次，切忌分清工作的主要负责人，切忌多头请示，汇报。假如某项工作，正职领导已经授权副职领导负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。总之，要本着有利于公司的整体利益，有利于工作的开展，有利于公司领导关系的融洽的原则来开展工作。

㈤信息沟通要及时而不堵塞

办公室一般是企业的信息枢纽，各种经营管理的信息都汇总于此，领导的各种指示也大多通过办公室发出。为此，文秘人员必须及时收集并整理相关信息，甄别出有效信息并及时送达领导，以起到上下达情、左右疏通的作用。在上情下达时，要站在客观的角度，把领导的指示一字不漏地讲得清清楚楚，不能随意加入自己的理解或意图。在上报基层的情况时，也应该站在客观的立场，把事实陈述得明明白白，在需要建议时才能作个人分析。在现实工作中，还要特别讲究时效性和客观性，不能拖沓，更不能只报喜不报忧，让领导无法掌握基层的真实状况。

浅论秘书如何处理与领导的关系

（二）三、秘书妥善处理与领导关系的方法

对于一个秘书人员，处理好与领导的关系是摆在自己面前的一个无法避免且十分重要的问题，与领导关系的好坏，小而言之关系到秘书自身的事业成败和前途优劣，大而言之会影响到整个社会组织的目标实现的好坏程度，所以每个秘书人员都不能对此掉以轻心。而秘书要处理好与领导的关系，除了应该坚持以上原则外，在工作过程中还应该注意以下几点：

㈠提高自身素养，增强办事能力

1971年夏，毛泽东南巡中在回答丁盛“胡乔木是什么样的人”时说道：“胡乔木曾为中央起草了许多重要文件。《关于若干历史问题的决议》，别人搞了几

个月，没有搞出头绪。他一写，就写出来了。《再论无产阶级专政的历史经验》也是他写的，写得不错。可以说，胡乔木能来到毛泽东的身边、以后的种种提升，以及“文革”时期没有怎么“动”他，都得益于毛泽东爱其“是个人才”。因此，秘书人员练好自己的基本功，提高办事能力，增强职业才干，是做好秘书工作的基础，也是处理好与领导关系的基本出发点。如果一个秘书不具备一定的职业才干，不能胜任秘书工作职务，不能完成领导交办的事情，那么，这样的秘书即使有多么高的工作热情，有多么好的工作态度，也不会使领导感到满意的。

㈡要尽职尽责的完成自己的本职工作

没有一个领导能容忍一个工作不扎实，没有责任心的秘书。也不会有一个领导会对不能完成工作的秘书产生好感。没有良好的工作表现，处理好与领导的关系就失去了基础。秘书只有脚踏实地的工作，才能积累经验，增长才干。如果一个秘书不脚踏实地的做好本职工作，一心只想如何当领导的“参谋”或者只想如何把秘书当作跳板，在公司里给自己找个肥缺，这样的秘书只会让领导厌恶。邓颖超同志曾经为《秘书工作》杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计较报酬待遇的精神。毛泽东秘书胡乔木在1959年庐山会议和文革中能基本上“过关”，也主要在于毛泽东看“乔木跟他一二十年，总还是一介书生”。认为他是一个老实人。这也说明毛泽东对秘书是否诚实可靠，能脚踏实地的工作看得很重。因此，秘书要与领导建立良好的关系，就要爱岗敬业，认真的，积极的，脚踏实地的工作。

㈢甘当无名英雄，不断为实现组织目标而做出自己的贡献

美国前总统艾森豪威尔的私人秘书谢尔曼·亚当斯曾说：“衡量一个好的总统秘书，要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而不是他的成就，一切成就属于总统。”秘书的劳动成果往往是以领导的名义出现的，或者隐匿在领导的劳动成果中。秘书人员不应该把自己份内的工作当成提高自己身价的筹码，不能在因自己的参与，使领导决策取得较好的实际成果时，到处吹嘘标榜自己，甚至以此在领导面前称功道劳，这是秘书工作的大忌之一。性高傲物的祢衡打鼓骂曹之后被送给刘表，又转送给江夏太守黄祖做小秘书，终于被杀。才思敏捷的杨修，任曹操的主簿，本来当得好好的，但不甘寂寞，卷入为曹植谋划太子的阴谋中，又自眩聪明缺乏保密观念，终被杀。这两个秘书人才被杀头，都是因为犯

了不甘寂寞这个大忌。因此，秘书要甘于在默默无闻中脚踏实地的工作，努力为实现组织目标而奋斗，应坚信，只要自己能在工作中做出突出的成绩来，一定会得到领导的肯定和赏识。

㈣能有艺术的为领导挡驾

为了保证公司领导集中精力静下心来考虑一些大事要事，秘书必须要帮领导“过滤”一些来访者。秘书对来着要有正确的态度，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作的艺术，对来着都要热情接待，给予关照，协助。秘书挡驾，既不是唱红脸，也不是唱白脸。秘书虽然不可避免的要撒一些谎，但绝不是为了欺骗。并且，“挡驾”也不是为了断绝外交关系，而是为恶劣取得对方的谅解。

第四篇：秘书与同事的关系

浅谈秘书在处理与同事的关系时的原则和方法

摘要：人的社会性决定了人际交往的必然性。人际关系是在双向的互惠的积极主动的交往之中形成与发展的，交往方法的正确与否往往影响工作的成败。无论从哪种方面来讲，处理好人际关系都十分重要。因此，我们有必要处理好人际关系。而对于秘书这个特殊的职业来讲，与同事相处的人际关系的原则和方法又有何新的特点和要求呢？

关键字：秘书 同事 人际关系 沟通 原则 方法

在讨论这之前我们有必要先了解一下同事的概念，所谓的同事是行事相同、相与共事；执掌同一事务、共事的人。而在这里领导是不是同事，当然是。因此我们有必要把秘书与同事的关系作以下的分类：其一：一般的同事的关系，这之中又要分成两类：一是，秘书与同职能部门同事的关系。二是，秘书与各平行职能部门同事的关系。其二：与领导之间的关系。而我们今天着重讨论的是前一种关系的处理，即与一般同事的关系。而又因为秘书特殊的地位和性质就要求其必须要有较强的社交能力，合作能力，所以这里主要讲的是秘书与同事的合作关系（人际关系）。

一，秘书与一般同事关系的特征

秘书与一般同事纯粹是工作上的合作关系，是完全平等的，相互稳定的业缘关系。但是由于秘书的特殊地位，处于主管和基层职工之间，接近上司而比较疏远职工，容易受到嫉妒或猜忌，很难与基层职工打成一片。而秘书工作的性质又要求他们在主管和职工之间传达指令，反映情况，沟通协调，职工往往视秘书是上司的替身，上司又会把秘书看作是职工的代言人。如果上下级关系融洽，秘书自然是左右逢源；如果上下级关系紧张，秘书就成了矛盾的焦点。因此，秘书要处理好与一般职工和同事的关系，比之与上司的关系更为困难一些。

二，处理好人际关系的重要性

交际是指人与人之间的往来接触，人际关系是指人与人之间互相交往与联系的关系。世界上只要有两个人，就必然产生人际关系。人们活在世界上，每天所面临的，无非就是处理两大关系：一是人与自然的关系——我们要和大自然打交道，探索自然的奥秘，不断向它索取人类的衣食住行所必需的物质资料，同时注意保护大自然，了解大自然的各种变化，及时采取防范措施，使自然和人类保持和谐的统一；二是人与人的关系——每个人都要和别人打交道，谋求沟通，理解，配合和协作，从而有条不紊的组织起来，促使社会不断发展。

人的社会性决定了人际交往的必要性。人际交往是双向的，互惠的，积极主动的交往中形成和发展的。同时，处理好人际关系，具有十分重要的意义。交往方法的正确与否往往影响工作的成败。美国成人教育家戴尔·卡奈基在调查了无数的明星巨商，军政要员之后认为，一个事业上的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%是靠人际关系和处世技巧。许多研究表明，因为缺乏技能而失去或无法开展工作的人数要比因缺乏与人相处的能力而失去工作的人少得多。例如在国外，工程界得到报酬最高的不是懂得工程学最多的人，因为人才 市场上熟悉工程学的人很多，到处可以寻到具有这种专业技术能力的人。如果除有技术知识之外还善于交际，个人的收入势必增加。无论从哪方面看，处理好人际关系都十分重要。所以，我们应该主动地、积极地培养交际能力，努力建立良好的人际关系。

三，人际交往时的主要障碍

实际上，人际关系的重要性是不言而喻的，我们生活中处处体现的出来。但是我们与别人相处时总会存在这样和那样的障碍，我们应该避免障碍的发生，使得人际沟通进行更加顺利，成功。

㈠语言表达障碍

语言是最为重要的沟通工具，但语言又是一种极其复杂的工具，加之有些人表达能力上的欠缺，这样由语言方面的原因引起的沟通障碍时有发生。

比如中国有56个民族有8大方言区，语言系统十分复杂，如四川话说“鞋子”北方人就常听成“孩子”，广东人的“二”又非常像北方说的“一”。所以如果不能很好地运用普通话就很容易造成不必要的沟通障碍。所以，作为秘书人员要经常与他人进行语言沟通。

㈡印象障碍

印象障碍是就人们的第一印象所产生的有碍沟通的负面影响。第一印象往往会给人留下特别深刻的印象，以后想要改变这种印象往往不太容易。有研究表明，84%的人对另外一个人的看法来自第一印象，如同事的外貌，打扮，言谈，举止等等

㈢年龄障碍

在我们与人交往时，年龄障碍是普遍的一种障碍，我们俗称“代沟”。因为年纪的差别，会让很多沟通归于失败，比如年轻人喜欢采用新潮，流行的语言，而中老年人则更喜欢旧式的语言。这主要体现在老秘书和年轻秘书之间，这似乎是一种普遍的情况，事实上，要消除“代沟”也不是不可能的，关键是要设身处地站在对方的角度，从对方的生活背景，文化背景等出发，求同存异。生活中也不乏“忘年交”，我们年轻秘书要向他们学习注意克服年龄障碍，学会与不同年龄层次的人沟通。

㈣地位障碍

地位障碍往往是来源两个方面，一方面是处于高位者为了维护威仪而形成的；另一方面是来源于处于低位者的自卑而怯与沟通，秘书虽然不是“官”，但是很多人会对秘书另眼相看，有些秘书自己也常常认为自己高人一等，如果有这种想法，必然会影响沟通。秘书一定要放下架子，摆正位置，才能做好沟通工作。这主要是针对秘书与各平行职能部门人员的关系。㈤心理障碍

心理障碍一般是指病态心理，病态心理对人际关系危害最大。在人际交往中常常会遇见的心理障碍有嫉妒心理，自卑心理，恐惧心理，猜忌心理，孤僻心理，现实的沟通活动还常常被羞怯心理所左右，这些病态心理常常给沟通带来障碍，严重的还可能出现行为问题。心理障碍已经成为我们每个人都不可忽视的问题。

作为秘书，一定要了解几种常见心理障碍的外在表现，形成原因和解决办法。

嫉妒心理 有嫉妒心理的人往往最不愿意看到地位相同的人强过自己，当同伴事业成功受到表扬时就心里难受，气愤，明明知道自己这样是不对的，可还是控制不了自己的情绪，严重的还会故意找茬儿，闹别扭，甚至是暗中做手脚故意拆台。

嫉妒心理的产生源于过度的自尊感。本来，人们的自尊感具有激发自身潜力积极向上的动力。适度的自尊感能驱使人不断寻求真理，忠实的履行自己的社会义务，促使人们增强责任感，发展道德感，理智感和美感，从而逐渐树立高尚的情操。然而，人们的个体自尊感有强弱之分，自我评价过高，自尊心过强，就会走向妄自尊大，唯我独尊的地步，甚至会追求徒有虚名的荣誉，蜕变为虚荣心膨胀。这是自尊的不健康状态。这种为我独尊是追求虚荣的心理，与尊重别人格格不入。交往双方平时差不多时，这种心理冲突尚不明显。当一方有了长足的进步，这种为我独尊就会恶性膨胀，与尊重别人形成尖锐冲突，这就形成了所谓嫉妒的心理特征。

克服嫉妒心理需要自觉认清嫉妒的危害。莎士比亚说过：“您要留心嫉妒啊，那是一个绿眼的妖魔！谁做了他的奴仆，就要受他的玩弄。”认清危害，注意宽以待人，嫉妒的恶魔就会远离你。

自卑心理 刚才讲了嫉妒源于自尊，其实过度的自尊就是自卑，自卑和嫉妒是孪生兄弟。一个人如果长期处于自卑状态，就会影响学习，生活和工作，严重的可能扭曲心灵。

自卑心理可能来自于身体或生理缺陷，家庭条件，学习困难，理想自我与现实自我的冲突，不当的归因等原因。

克服自卑心理，关键是要学会接受现实，同时注意收集处于同样境况取得成功的人的资料，以他们为榜样，激发自己增强自信，克服自卑。如身体残疾的收集史铁生的资料，身材矮小的看拿破仑传，家境贫寒的看林肯传等。

猜疑心理 工作中我们常常会碰到一些猜忌心很重的人，他们整天疑心重重，无中生有，认为人人都不可信，不可交。如有人见几个同事背地里讲话，就怀疑说他的坏话喜欢猜疑的人特别留心外界和别人对自己的态度，别人脱口而出的一句话很可能琢磨半天，努力发现其中的“潜台词”，这样便不能轻松自然地与人交往，久而久之不仅自己心情不好，也影响到人际关系。这种热心有疑惑，不愿公开，也甚少交心，整天闷闷不乐，郁郁寡欢。由于自己封闭，阻隔 了外界信息的输入和人间真情的流露，便由怀疑别人发展到怀疑自己、怀疑自己的能力，失去信心，变得自卑、怯懦、消极、被动。

猜忌心理主要是由于生活中的挫折感和过于敏感带来的。敏感并不一定是缺点，对事物敏感的人往往是很有灵气的，有创造力的，但是如果过于敏感，特别是与人交往时过于敏感，就需要想办法加以控制了。如果发现自己对环境、他人缺乏信任，经常无端地猜忌他人的言行，就要用理智的力量克制自己，这时候可以想想“疑人偷斧”、“智子疑邻”的故事，平时注意培养自信心、注意及时沟通，若是看法不同，通过谈心，了解对方的想法，也很有好处；若真的证实了猜疑并非无端，那么，心平气和地讨论，也有可能使事情解决在冲突之前。

恐惧心理 在日常生活中，常看到有人胆子太小，不敢一个人熄灯睡觉，不敢去接触小猫小狗之类的动物，还有的人十分怕闪电雷鸣等。这种现象即为心理学上所说的一种恐惧情绪反应。

引起恐惧的原因主要是：熟悉的情景发生意外的变化、受到他人恐惧情绪的感染、后天形成的条件反射，即所谓的“一朝被蛇咬，十年怕井绳”。

要消除恐惧心理，可以通过语言解释法、转移注意法和系统脱敏法等。

羞怯心理 害羞本是一种正常的心理，人人都有害羞的本能。但是，如果一个人因为害羞而不敢在公开场合讲话，或一讲话就脸红、语无伦次，这就是一种病态。

害羞的主要原因是自信心不足，或是曾经在某个方面遭到过挫折，害羞的现象主要发生在性格内向的人身上。

克服羞怯心理，关键同样在于自我调节。首先，不要夸大羞怯的负面影响，要看到害羞是人与动物的一大区别，不要因为害羞而抬不起头来。其次，要加强有针对性的锻炼。第三，要给自己积极地心理暗示，降低自我要求，随时做好接受失败的心理准备。

四，处理与同事关系的基本原则

首先，要强调的是秘书处理与同事的人际关系的总的原则就是实现原则性、全局性和灵活性的统一。实现工作效率的最大化。具体原则如下：

㈠积极配合而不越位擅权

秘书无论是高级、中级还是低级秘书必须做到属于别人职能范围的事，决不干预，属于自己的责任也绝不推卸，在有能力和必要帮助他人工作时，一定要掌握好分寸和尺度，掌握好时机和方法，避免产生负效应。

㈡明辨是非而不斤斤计较

秘书之间要顾全大局，从维护团结的良好愿望出发，坚持做到“是非问题弄清楚，一般 问题不在乎”。涉及大是大非问题，一定要坚持原则不妥协，不让步。但要讲究方式方法，避免言辞激烈，伤害对方的感情。对一些无关紧要的“小事”，应该采取不细究，不计较的态度，对己严，待人宽，谦和忍让，豁达大度。

㈢见贤思齐而不嫉贤妒能

处理好同级处理好同级关系，不仅要有容人之短的度量，而且要有容人之长的胸怀，见贤思齐，不怕别人超过自己。要虚心学习别人的长处，增长才干，共同进步。

㈣相互沟通而不怨恨猜忌

实践证明，善于沟通的秘书，就容易被对方理解和信任，彼此之间的“心理防线”也容易迅速消除。相反，若彼此之间缺乏相互沟通的精神、彼此“各踹心腹事”，最容易发生心理冲突，怨恨猜忌，造成“僵局”。只要经常注意沟通思想，就可以减少矛盾，消除不必要的猜忌，增进感情，增进团结。

㈤支持帮助而不揽功推过

同级之间，常常会遇到一些工作上的交叉，也会有一些需要共同处理的交叉事务。对这些交叉工作，同级之间应当互相支持、互相配合。其他秘书在工作中遇到困难时，也要主动帮助排忧解难；当对方出现失误和差距时，应当主动补台，不能看人家的笑话，更不要落井下石，趁机拆台。不能好大喜功，有了功劳往自己身上揽，有了过错往别人身上推。

五，处理与同事的关系的基本方法

其实在之前的对交往障碍的描述之中我们已经对解决方法谈了一些，但是在这里有必要再系统的和大家来归纳一下：

㈠了解同事

与人相处得好做起码的条件是先了解对方。每位同事的成长背景和工作习性都不同，我们应通过人事资料或日常交谈，了解他们的家庭背景、人生态度、专长、能力及个性、兴趣等。了解得越清楚，越能应付自如。

㈡赞美同事

赞美是对他人人格的极大尊重和对他人人格的极高赞赏。在一定程度上，满足了对方高层次的精神需求，能激起对方内心的愉悦感，从而使双方在愉快的氛围中交流。所以，作为秘书应该学会如何赞美。

我们应该明白一点：赞美不等同于恭维。其实，生活中缺乏的不是恭维而是赞美，恭维是虚伪的称赞，赞美则是发自内心的认同和肯定。它们的动机是根本不同的。所以，你首先要善于挖掘对方身上的闪光点，让自己的赞美发自内心，出自真诚，否则给人曲意奉迎的印象，让听的人尴尬万分，起不到和谐沟通协调的作用。为此，你需要做到以下几个方面。不要夸大其词

“我敢说，你可以与比尔·盖茨相提并论了。”纵使对方是公司中的中流砥柱，这样的话也未免夸大了事实，而且有明显的妄加评论之嫌疑，让听的人会有疑惑：想撵我走吗？ 态度诚恳，不附带其他条件

如果让赞美成为一种获取利益的方式，赞美就不成其为赞美，起不到交际的作用。因此，只有在他人有可赞之处，才能给予他人几句“美”言。赞美需要策略

漂亮的女人希望得到智慧的肯定，智慧之人想凸显其气质，平庸之人喜欢活得开心，成名之人愿望得到别人的尊重。

挖掘出他的美，还要善于“美化”他的美，你的赞美才能深入到他的心里。因此，掌握必要的赞美策略势在必行。赞美需要明辨对象

同样是称赞他人的年轻，对于敏感内向的人可以巧借第三者之口。对于开朗豁达的人士则可以直截了当：“你闲得很年轻”。应分清楚场合

赞美他人，既要因人而异，恰如其分，又要分清场合。当着众人，多颂扬他人的能力与品格；私下里，你们可以无所不赞。如：在公司，你可以称颂男同事的调研报告有分量，企划方案可操作性高，或者他这个人在临危决策时的冷静与果断等。至于他烧饭的手艺、洗衣的技术等，就放到休闲或饭桌上去说。选择合适的对象

男士身穿一套新西服显得“英俊”或“格外有精神”；女士身穿一套新款的衣服不只是显得“漂亮”，要从她对服饰的鉴赏能力去赞美。真诚的赞美也要别出心裁，不要千篇一律。

㈢牢记别人姓名

姓名是最甜蜜的语言。不管对谁，记住陌生人的名字，是你走近他们的钥匙。你记得越快，那扇门开得就越早。一般人对于自己的名字，比起全世界人姓名的总和还要关心。心理学家发现，当许多人坐在一起讨论问题时，如果你发言中提到某个同事的名字及他们所说过的话，那么被提到的同事就会对你的发言重视一些，容易接受一些。这就是“尊重”的作用。我们通过记住别人的姓名进一步交往、发展友谊的交际谋略之一。一般来说，每个人对自己的姓名都很关心，如果能被别人轻易而准确地叫出自己的名字，内心一定会产生莫名的好感，并愿意和此人进一步交往。相反，忘记或叫错、写错别人的名字，会使对方产生抵触情绪。

记住对方的姓名，是 建立人际关系的起点。要记住对方的名字，前提就是尊重对方。如在交换名片时可以大声的读出了，这样你在表达尊重的同时也不知不觉地记住了对方的名字，而对方对你的好感就会油然而生。名字是一个人生命中最亲切、最重要的一部分，所以记住名字，往往能立即达到其他理解所无法达到的效果，能获得友谊，或是在人际关系和社会活动中占据优势。

所以，迅速、正确地记住对方的名字，不仅能缩短双方的距离，还能增进亲密感。

㈣维护同事的自尊心

中国人很讲究面子，自古就有“人活一张脸，树活一张皮”的俗话。如果不小心，很可能在不经意间说出使同事尴尬的话，表面上也许她毫不介意，但在心里他已经受到严重的挫伤。尤其是面对某方面不如他的同事，更要留心，他们很可能因为自卑而表现出极强的自尊，他仅有的一点颜面特别需要你的细心的呵护。善于给同事找台阶

工作中，与同事发生争论，非原则性的问题不必非要争个输赢，只要阐明你的看法，在他的看法，在他强词夺理之时不妨微笑着对他说：“可能你是对的，我再考虑考虑。”

如果你遇到同事之间相互争执，眼看一方理屈词穷，又下不了台，不妨手拿一份资料过去：“对不起，打扰一下，上司要我们马上把这个方案确定下来，你看看还有没有什么遗漏？” 巧妙地帮助同事

同事之间都有明确分工，一般来说，同事都不希望别人干涉或插手自己的事务。如果任务有一定的难度，他没能顺利完成，碰巧上司来催，他又有困难，你也只能不留痕迹的帮忙，在上司走开后，你可以假装突然想起来一件事，像讲故事一样把他的问题症结编排处来，然后说出解决的方法。若有可能，你甚至可以说是他的某个动作让你想起这个解决方案的。给予他真诚的关怀

马有失蹄，人有失足。同事犯了错误，你不要落井下石，要本着真诚之心去帮助他。可以在办公室无人的情况下跟他聊天，帮助他看到自己的长处，恢复他的自信。人在遇到挫折时需要的不是批评和规劝，而是信心的恢复。㈤微笑示人

雨果曾说过：“微笑就是阳光，它能消除人们脸上的冬色。”“一切成见、隔阂、怨恨、猜忌，可望在微笑中冰释。”微笑时人际关系的一张通行证，面带微笑可以向同事传递这样的信息：我很羡慕你；我很信任你；我愿成为你的朋友；我们会合作得很愉快。

真诚的微笑体现了一个人的淳朴、坦然、宽容和信任，可以反映出一个人极高的修养和待人至诚，而且非常容易被人接受，会为你赢得口碑、好感和潜在的机遇。微笑也是一种自然的表情，能够使他人感到愉快。无论你拥有什么，你是谁，你处于何种地位，你在做什么，你遇到什么挫折，只要你笑口常开，和善待人，就能获得别人的信任和爱戴，同时也让自己保持一种轻松。

所以，学会微笑你就会在社交中拉近与陌生人的距离，使你在社交活动中深受大家的欢迎。

㈥做个忠实的听众

我们这里所说的倾听，不是无动于衷，消极的听，也不是“左耳进，右耳出”，而是积极主动的投入倾听，讲究倾听的技巧，不仅可以掩盖自身的缺点，而且可以使你得到别人无法得到的重要信息，使对方觉得自己的话有价值，从而获得信任和友谊，走向成功。倾听对我们来说似乎很简单，但是能够真正运用好这一技巧的人却比较少。我们做到有效倾听，就要注意做到以下几点： 专注

在倾听时，首先是要“专注”地听，要把所有的注意力集中在你所面对的说话人及他所说的内容上，无论是眼神、还是身体动作都要给人一种“全身心投入”倾向的感觉。同时，不仅要“听”还得要听进去，将说话人的内容和意义充分的吸收，才能达到沟通的理想效果，切勿左耳进，右耳出。关注说话内容

孔子曾说：“三人行，必有我师。”我们在交流过程中遇到的每个人都可能有我们不知道的知识。听实际上是一种很容易获得新信息的活动，我们以宽阔的胸怀去关注说话者的内容，可以帮助我们获得一些新信息，掌握一些新知识。所以我们在沟通中要关注说话人所说的话，而且最好是能听清其说话的全部内容。不要马上表明自己的观点，对不熟悉的内容要特别注意。

鼓励对方说下去

在别人说话时，你可以用一些很短的评语或问题来表示你在用心听，比如“真的吗？”等一般性的问题，让对方继续他的话题。这样说话他人便能更投入地说，使沟通更为有效和成功。

㈦对同事一视同仁

有些人往往因为个性接近、志趣相投、谈得来而感情较好。秘书与同事间也有这样的现象发生。虽然这是正常的，但其他同事却不这样看，总认为你厚此薄彼，搞小团体主义。因此，工作时，秘书与任何同事之间，要一视同仁，绝不徇私。这样才不会赢得了这位同事的友谊，却引起了另一位同事的反感。

㈧自我克制

除了以上的七点之外，我们难免会受到一些委屈，我们必须学会控制自己的情绪，理智地应对沟通环境的变化，以免发生不必要的误会，甚至使双方的关系僵化。控制情绪

在沟通过程中，很多人会因为和说话人的意见、言论不合而发生一些不愉快。一旦我们的情绪有所反应，就可能失去理性的控制，忍不住去打断对方的话，插进去争辩，结果导致双方发生激烈的争吵。作为秘书，如果有什么情况不满或者不喜欢就立马流露出来，往往会错过沟通的良机。不管怎样，要想获得良好的沟通效果，就要想办法控制自己。

首先可以先试着深呼吸一下，平静一下自己的情绪； 接下来还可以分析对方正确的地方，让自己平静的情绪；

最后还可以告诉自己，双方沟通的过程是一个“合作”的过程而不是“斗争”的过程。保持客观

在沟通的过程中，说话者的观点和立场很有可能是和你不同的虽不能因为这样与说话人发生争执，但是也不需要为了迎合说话人的观点而改变自己的立场。要从沟通中得到信息，评价说话者的观点，我们就不要急于得出结论或者放弃自己的想法，而是以开阔的胸怀去自由地倾听、交谈，保持客观。避免误会

在沟通中难免会发生误会，一般都是由我们的偏见或立场不同造成的。我们往往自认为已经完全明白别人的用意，可是对方很有可能不是这个意思。所以我们在沟通和交流时一定要尽量控制自己的情绪波动，专心、耐心、细心地去听对方说话，防止误会的发生。

结 语

在这个快节奏的社会，秘书为领导收集信息的职能越来越重要，秘书与同事的人际关系的好坏直接影响了收集信息的质和量。所以，我们必须重视人际关系的重要性，我认为我们能认真遵守以上的原则和方法就能较好的处理好与同事的关系，成为一个受人尊重的好秘 书！

参考文献：

(1)杨怀恩，《中层领导沟通艺术》中国时代经济出版社2007年9月第一版(2)邓石华等《职业秘书人际关系与沟通教程》清华大学出版社2008年4月第一版(3)陈合宜《秘书学》暨南大学出版社2005年6月第五版(4)陆瑜芳《秘书学概论》复旦大学2010年5月第二版(5)孙荣等《秘书工作案例》复旦大学2005年8月第一版

第五篇：浅谈秘书工作与企业发展之间的关系

浅谈秘书工作与企业发展之间的关系

摘要：现代的秘书工作与企业的发展之间的关系逐渐走向以调查研究为方法为企业提供相关资讯，同时以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理为根本内容为企业的发展发挥其最大职能。本文目的在于探究现代秘书工作与企业发展的关系，及秘书工作的存在问题及前景，并提出秘书工作与企业发展是提供智能型服务的关系，以及企业发展对秘书的培养关系，进而提出辅助管理企业发展的观点，希望对秘书工作在企业发展中的应用有实质性帮助。

关键词：秘书；现代秘书；企业发展；智能型服务；辅助管理

一、秘书工作在企业发展的演变

在现代企业改革进一步深化和市场经济的刺激下，目前几乎每天都有大大小小的公司企业出现，作为企业内部一项复杂的系统工程，秘书工作也在这个过程中得到了进一步的完善与改进。在二十世纪八十年代之前，我国传统的秘书工作中文书工作占据相当大部分的比重，处于绝对主体的地位。但是，文书工作具体包括的是对各类文件的审查、登记、撰写、立卷和归档等工作，而作为主体的撰写可以称得上是秘书的专利了。而文书的撰写又是与文字、文章、写作密切关联的，传统秘书特别强调秘书的文学修养和写作的能力，因此衍生出了诸如“笔杆子”之类的称谓。而另外由于传统秘书缺乏正规系统的职业教育，文化层次整体偏低，再加之改革开放前及初期我国各项事业的落后局面等历史原因，传统的秘书工作除文书撰拟算是比较高级的服务外，其它的服务总体呈现为低级、繁杂琐碎，事务性服务的特点，亦即跑腿、办事、打杂这样一个层面。因此，秘书在以往被大众当做是没有思想或重复别人思想的工具和处理机器。到了八十年代初，为适应新的市场环境和企业环境，摆脱传统秘书的窠臼，适应现代企业发展的新形势，更好地促进现代企业的发展，秘书工作在工作方式和工作方法上出现了四个转变。第一个转变是，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；第二个转变是，从收发传递信息转变为综合处理信息；第三个转变是，从单凭老经验办事转变为实行科学管理；第四个转变是，从被动服务转变为主动服务。这四个转变的实质其实就是秘书工作在企业的发展中开始了智能型的服务职能。这四个转变开启了秘书工作在企业发展中的新方向，同时也揭开了现代秘书工作发挥新职能的序章，从此，智能型服务职能作为一项新的重要职能出现在历史的舞台上。

二、秘书工作在企业发展的辅助管理作用

从现代秘书理论我们也可以明确了解到，现代秘书工作的范畴是在传统的基础服务职能之上，进一步加强秘书的智能型服务。智能型的服务职能是以调查研究为方法为企业提供相关资讯，同时以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理为根本内容为企业的发展发挥其最大职能效果。其中辅助管理是现代秘书为企业发展提供智能型服务的根本内容，这是因为秘书工作对企业发展中进行辅助管理具有客观现实性、可能性和得天独厚的条件。

首先，秘书工作对企业发展中进行辅助管理是具有客观现实性的。随着我国各项事业逐步走上正规，我国的现代管理理念开始确立并不断走向成熟，管理已成为现代社会各项事业发展不可或缺的手段，这就赋予了现代秘书对企业的发展进行辅助管理提供了一个社会大环境。其次，随着现代社会竞争日趋激烈，组织管理活动中的决策风险日益增加，组织管理活动也日益复杂化，企业的领导个体的智慧是有限的，现代领导工作不仅需要秘书时间、精力、体力上的事务性辅助，更需要智力上的智能辅助，需要秘书在方案的决策、计划、组织、控制、协调、创新等管理职能方面参谋咨询，出谋划策，做领导的参谋和智囊，以实现管理的科学化和民主化。由此我们也可以看到，辅助管理是作为上级工作开展乃至现代企业发展的客观实际需要赋予现代秘书工作的更高层次的职能要求，是具有客观现实性的。

其次，秘书工作对企业发展中进行辅助管理是具有可能性的。随着我国的秘书专业人才教育从无到有开始进入大学教育体系并且得到迅速发展，秘书经过系统的本专科专业教育，素养在不断提高，秘书专业人才已具备了管理学科方面的专业知识，秘书已成为不可多得的智力资源、管理资源，从而为秘书发挥他的辅助管理智能服务提供了前提条件。而且，随着科学技术的发展以及在秘书工作中的广泛应用，秘书工作中所应用的办公自动化程度越来越高，工作效率大大提高，秘书可以从繁杂的事务性工作中得到一定解脱，从而使秘书有更多的时间，更好地为公司高层的决策等管理活动出谋划策提供智力服务。这样就使得秘书工作对企业发展中进行辅助管理已成为可能。

最重要的是，秘书工作对企业发展中进行辅助管理占据着得天独厚的条件。秘书工作的辅助性是在企业的发展过程中提供全局性的综合辅助。其工作特点具有很强的综合性，它不同于其它独立的职能部门去从事单一的业务或者技术辅助。可以这样说，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就延伸到哪里。秘书可以从领导角度出发，站在领导的高度，运用领导者的思维，站得高，看得远，从而可以为领导提供全局性的辅助管理智能服务。同时，秘书在领导近身工作，秘书最清楚领导工作动态，是领导常备的智能资源，从而使得秘书的辅助管理具有随机性。更重要的是，秘书的工作是贯彻一个组织的信息枢纽，是沟通上下、联系左右、协调内外。这样就使得秘书在工作中能够掌握的全面的信息，相比其它职能部门和普

通员工便具有了很强的信息优势，这也从而使得秘书人员可以为领导提供更好的辅助管理服务。这些都为秘书工作对企业发展中进行辅助管理提供了得天独厚的条件。

三、秘书工作与企业发展的相互作用关系

从上述我们也可以看到，现代化的秘书工作在企业发展中发挥的辅助管理作用成为了大势所趋。而同时，秘书工作与企业发展关系的改进与完善也深刻地反映出了两者之间的相互作用关系。

（一）秘书工作对企业发展的作用关系。企业想要发展，就其自身来说，只有参加市场竞争，才能生存，才能得到发展壮大；如果不参加竞争，那只有被淘汰。而企业参加市场竞争的内容，从表面上看，无非是产品的品种、式样、质量、价格、营销方式、服务态度、市场领地等方面，看似简单，但实际上要做好这些方面并非容易，这需要花很大的功夫。比如在企业生产经营之中如何做好降低成本、减少消耗、节约能源、技术创新、科学管理、信息公关、经营谋略等一系列工作，保证在市场竞争中赢得优势。而这许多工作，离不开秘书部门的帮助决策、组织协调、检查督促、落实措施、化解难题。因此，可以说，秘书工作在一定程度上对企业在市场中的竞争力和发展的空间有着较大的影响。

举个例子来说，某公司总裁在召集各分公司负责人开营销大会时，该公司销售总监给总裁的秘书打来电话，说有某证券公司的陈总想要拜访总裁，希望能和总裁一起吃个饭。总裁的秘书立即在电话中通过详细了解，问清楚了该证券公司的背景还有来访意图，并做了详细记录。散会后，总裁的秘书又通过互联网将该证券公司的相关信息和有用资料记录下来，然后再将财务总监的话转达给了总裁。总裁想了一会后反问秘书有必要见证券公司的陈总。总裁秘书立刻将所收集的资料提供给该总裁，并就里面的重要信息发表了自己的一点看法，最后该总裁非常满意秘书的表现，并且很快做出了选择。这件事为我们可以看到，因为该总裁对证券公司的陈总并不是熟悉，因此在做见于不见这个罗总的决策前必然缺乏相应的依据。所以，作为现代的精英秘书，在每次汇报之前都非常有必要去收集相应的信息以提供领导参考。所以说，无论是内部员工向领导反映情况或请示裁决，还是外单位来宾找领导联系工作上的事务，一般都会先经由秘书部门来安排。而秘书的工作则是向上级请示之前尽可能地收集并整理相关有用的信息以供领导决策。现代企业需要作出快速应变市场的决策，而提供重要资讯的便是秘书的信息收集工作了。

当然，企业的发展也标志着企业规模壮大，品牌做强，经济实力雄厚，同时所需要的秘书人才也就多了起来。企业的发展在企业内外沟通、纵横联系、信息汇集、强化管理、具体指挥等诸多方面都需要秘书的辅助管理。从企业的数量和质量来看，企业规模越大，品牌越

强，所需要聘用的秘书也越多，可以说，秘书行业的高速发展也是势在必然。因此，秘书工作与企业发展的关系，就某种意义说，也可以说是秘书工作使企业发展的各项工作有条不紊进行，在很大程度上促进企业的高速发展。

（二）企业发展对秘书工作的作用关系。企业秘书工作的发展，也促使部分企业从家族式的管理、传统式的管理，迈向了现代企业管理的道路。从深层次看，意味着民营企业经济实力的壮大和雄厚，是国民经济的强大和发展。企业的发展也提供了培养企业管理人才的平台，锻炼出许多出类拔萃的企业家、秘书人才。作为秘书在企业发展中为上级出谋划策，鞍前马后，文武兼备，都发挥着十分重要的作用，同时作为其自身实力也得到了很大提高。在实际工作中学习很多知识，学会处理实务的本领，而这些知识、技能、本领在书本上课堂里是得不到的，只有从实践中去领悟、体验、观察，细细回味，不断总结，才能够掌握。许多著名企业的秘书人员，经过几年的锻炼，大有长进，常有被提升到办公室主任、部门经理、总裁助理、副总裁等高层管理岗位上的，最后成为企业的重要骨干。因此，企业发展与秘书工作的关系，就某种意义说，也可以说是企业在培养高管人才，培养未来的企业家。

四、秘书工作在企业发展的存在问题与前景

秘书工作在企业中真正应用新的辅助管理作用的时间并不是很长，仍属于较新的秘书工作服务种类，在发展过程中，尽管不断自我完善，但是仍有不少急待解决的问题。

第一，企业缺少统一规范，执行没有章法可循。在每个企业的发展中，秘书发挥辅助管理作用的工作程序各不相同，自行其是，规范性较差。由于缺少统一的规范，暂时也没有明确性的章法可以遵循，所以导致了部分企业的秘书工作执行紊乱，无章可循。

第二，辅助管理创新精神不够，模式程序照搬硬套较多。企业要发展，必须走创新之路，这样才能有属于自己的特色，才能适应现代企业发展的需要。可是，目前仍有些企业的秘书对企业内部工作的辅助管理创新精神不够，所有的一套方法、制度照搬。有的是套用大型国营企业的，还有的是套用国外企业的，自己独创的却很少。其他企业的内部辅助管理经验是可以学习借鉴，结合民营企的特点，进行融化吸收的，这样比较适用，而不是生硬地照搬硬套。因此秘书在辅助管理工作上，既要结合实际，借鉴吸收多方面的好经验，又要有所创新，形成自己特色。

第三，行业管理缺乏完善，工作成效难以提高。秘书已是一个职业性的群体，从业人数众多，但目前仍未有较完善的行业组织，许多工作是“摸着石头过河”，自发性盲目性较多。所以，在很多目前管理、执行上都存在不少的问题，有些甚至在工作上得过且过，这在发挥秘书的智能型作用是相当不够的。

综上所述的问题必须引起企业领导和有关方面重视，采取积极的措施，不断完善和解决，使企业秘书工作得到更好的发展。当然，我们必须看到，秘书工作在企业发展中所发挥的重要作用，只要企业需要发展，它就存在，企业在发展，它也必然在发展，这是一条亘古不变的道理。在当前，我国经济正在持续稳定地增长，企业发展达到一个高速发展的水平，在这种形势下，秘书为求生存，为了顺利进行各项工作，在思想观念上也得到很大的进步，不断地更新工作方法，更新知识和技能，不断地将会自我提高、自我完善，慢慢地适应这种新形势。与此同时，企业各方面也开始着重培养辅助管理型的专业人才，相信目前存在的问题在不就的将来也必将解决，各个方面将会步入正轨，从完善趋向完美，进而出现企业秘书工作的“黄金时代”

五、结语

在现实生活中，根据收集资讯得到的秘书专业毕业生的反馈信息来看，现代秘书的辅助管理工作在企业的整个发展过程中开始得到了充分而完整的体现，现在秘书的工作不再停留在传统的抄抄写写、跑腿办事、打杂这样一个层面，秘书也不再是从事的传统秘书的单调色彩。相信随着现代企业的发展，企业对秘书工作也将提出了更多、更新、更高的职能要求，秘书工作在企业发展中已不再是定位于传统的“笔杆子”和“综合的服务人员”而是提高到专业的辅助管理上来。我们可以这样认为，企业的进步从某种意义上讲是观念的改变与进步，秘书的工作亦应是如此。我们必须转变观念，让秘书的工作在企业的发展中得到最有效的辅助和管理作用。

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