记录管理程序（合集5篇）

第一篇：记录管理程序

记录管理程序

文件编号

版本版次

制订部门

制订日期

制

订 审

核 批

准

修 订 记 录

制定/修订日期 修 订 内 容 摘 要 页次 版本/版次 总页数

1.0 目的 加强对记录的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

2.0 适用的范围 适用于本公司对质量管理体系所使用的记录的控制。

3.0 职责 4.1 文控中心是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门； 4.2 各部门均是本程序的配合并实施的单位。

4.0 定义

无 5.0 工作程序 5.1 记录概念----记录指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是一种特殊的文件。

----记录的作用，可提供产品、过程符合要求的证据和质量管理体系有效运行的证据，还可为采取纠正和预防措施以及为保持和改进质量管理体系提供信息。

5.2 记录的控制内容 本公司对记录规定要控制标识、储存、保护、检索、保存期限和处置等主要内容。

----标识：单个记录可用编号作标识，记录的储存袋（盒、夹）可用程序文件顺序号或表格的编号作标识，以便于检索、快速查找。

----储存：记录的储存环境条件要确保防潮、防腐、防鼠啃等，以确保记录在储存期间不丢失、不损坏、不变质。为便于查找，按程序文件名称设置记录的袋（盒、夹）标识。

----保护：当月的记录由本部门保管，跨月份的记录由公司文控中心建档保管，专业性记录平时可由相关人员分散保管，审核时或归档时交由文件员统一保管。记录应与其他质量管理体系文件一起存放在专门部位，保持受控状态。

----检索：为便于检索和快速查找，文控中心建立公司总的记录表格清单。在日常保存记录的袋（盒、夹）内建立记录目录，随时把已填写过的记录名称填入记录目录中，以便于随时查找。在合同条件下，顾客如果需要查阅有关记录，应经管理者代表批准，并履行借阅手续，阅后应及时收回。

----保存期：一般的质量管理体系运行记录保存 3 年，产品生产记录以及质量检验记录应保存一年，基于产品特点、法规要求及合同有要求的应另外特定保存期限。

与汽车产品有关的产品过程策划的记录应保存 15 年或产品报废期在加上一个日历年，客户有特殊要求时，按客户要求执行。

----处置：对过期、作废的记录归档要经公司主管领导批准、实施监督销毁。销毁记录的清单应存档，销毁记录填写在《文件修订废止申请单》中。

----填写记录应完整，保持清晰可辨，不准用铅笔填写记录。记录不准擅自涂改。如确需修改记录的内容时，应经过相关责任人员同意，并作出修改人员的记录。

6.0 相关记录 6.1 《文件修订废止申请单》 7.0 相关文件 7.1《文件与资料管理程序》 8.0 流程图

非

质量记录格式编号 质量记录领用 质量记录流转 质量记录存档 整理过期质量记录 销

毁 长 期 保 存 长期保存 查询 是

第二篇：记录(档案)管理程序

记录（档案）管理程序 目的

对各类质量活动记录进行有效控制，保证档案的完整性和规范性。2 范围

适用于本中心检验工作质量记录的整理、保存和借阅，不适用于技术标准的管理。3 编写依据

本中心《质量手册》

《实验室资质认定评审准则》 4 职责

4.1 办公室负责以下档案资料管理：

a.质量体系文件以及审核和评审（含比对实验和能力验证）等质量保证活动记录，申诉、投诉处理档案资料；

b.检验报告副本、检验原始记录、送检单及检验报告备份软盘（以上资料由检验科室负责整理，定期上交办公室）；

c.开展新检验项目、检验分包的申请书及其调研、评审全部质量记录； d.标准文本和技术文件、被采用的技术文献以及委托方提供的技术资料； e.检验检验人员专业技术业绩档案；f.计量认证资料； g.仪器设备档案。

4.2 办公室档案室负责以下档案资料的管理： a.全中心人员技术档案；

b.实验室建筑设计图纸资料；

c.建制文件（包括人员任命和聘任文件）； d.法律、法规；

e.上级文件和会议、交流文件。

4.3 各检验科室负责以下档案资料的管理： a.各种申请、登记、记录表格； b.中心内外文件。

4.4 其他各科室负责以下资料的管理： a.各种申请、登记、记录表格； b.中心内外文件。5 工作程序

5.1 各科室档案管理工作应派专人负责。档案管理员应仔细认真，责任心强，切实做好档案资料的管理工作。5.2 档案管理员应对档案资料进行分类、登记、造册，存放位置固定，做到档案清晰明了，查阅方便。

5.3 建立严格的档案资料借阅制度，一般情况下，档案资料应在资料室内查阅。如需要借阅时，应进行详细登记，并明确规定归还日期和档案资料外借期间的保管责任。

5.4 档案资料需保密的，应严格遵守执行我中心为用户保密的声明，保护委托单位的利益。

5.5.检验报告一般情况下不准外单位人员查阅，确实需要查阅时（不包括委托方要求保密的检验报告），应由技术负责人、签字批准后方可在办公室资料室内查阅。

5.6 档案室、资料室应满足档案保存条件，档案室内严禁吸烟，并加强防蛀、防潮、防盗、防鼠工作，保证档案室资料的安全

5.7 档案资料管理员应定期对保存的档案资料按照不同档案的存档年限进行清查，并分类造册。已过存档期的档案资料由档案管理员提出申请办理销毁手续，技术负责人批准后，由档案管理员负责销毁，销毁时应有两人以上在场，并详细记录。记录表格

*****-GSWJ-CXBG-018 档案资料登记表 *****-GSWJ-CXBG-019 *****-GSWJ-CXBG-020

档案资料借阅登记表 档案资料销毁申请表

第三篇：记录和档案管理程序

记录和档案管理程序 目的

为对与检测过程相关的记录和质量体系运行记录进行控制，保证对检测活动的复现、验证和追溯，确保记录（档案）的安全，制定本程序。范围

适用于本试验室各种检测记录、质量记录和档案的管理。职责

3.1 试验室办公室负责对记录实施总体控制，并负责做好试验室记录的控制和管理。

3.2 试验室办公室负责做好本试验室记录的控制和管理。试验室质量监督员负责监督检查执行。

3.3 所有检测人员应严格执行试验室的记录制度，质检工程师负责与检测过程相关的记录的标识、管理和归档。

3.4 档案管理员负责归档的记录的保存、保护、检索和处置，协助做好档案的保密工作。程序内容

4.1 记录的分类与格式

4.1.1与检测过程相关的记录为技术记录，主要包括抽样（当参与抽样时）、样品接收和处置、样品的准备和原始观测记录，仪器设备购置、自校和使用记录，检测过程、计算和导出数据记录，出具证书（报告）记录，不合格品处置记录。试验室负责人应根据承检产品或项目的技术标准、规程规范制定出原始检测记录的格式。

4.1.2质量管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括内审、管理评审、体系运行检查、文件收发、反馈与纠正预防措施、抱怨处理、人员培训、体系改进运行等。质量记录格式由中心质量负责人组织制定。4.2 记录的填写与更改

4.2.1所有的检测原始记录应按规定的记录格式真实、及时、完整地填写，书写时应用黑（或蓝黑）墨水笔填写，野外试验检测记录可以用铅笔填写。4.2.2填写记录应字迹清晰、易于识别，并不得随意涂改。当记录中出现错误确需修改时，应在其上划两条水平线，在旁边标上正确数据，并加盖更改人印章。4.2.3所有的检测原始记录中均应包括检测人员和校核人员的签字。

4.2.4对计算机采集的原始记录应避免原始数据丢失或变动，记录的更改必须由原记录者更改，其他人一律无权更改。

4.2.5记录可以是各种载体形式，如纸张、电子媒体、胶片等，在电子媒体或胶片上的记录必须有相应的原始记录资料备份。4.3 记录的保存

4.3.1管理评审、内部审核的相关记录保存期不少于5年。

4.3.2检测人员、质量管理人员、内部审核人员的培训和考核等记录保存期不少于3年，对技术人员的技术档案则应长期保存。

4.3.3抱怨处理记录、不合格品处置记录、文件控制记录等，保存期不少于5年。

4.3.4检测原始记录、仪器设备运行检查记录、现场检测记录等，保存期不少于10年。

4.3.5 委托检测的检测报告保存期不少于10年。监督检测的原始记录和报告副本等的保存期不少于5年。

4.3.6

服务和供应品的采购记录、实验室的环境维护记录，保存期为5年。4.3.7

技术标准和规程规范等外来文件保存期根据其性质确定。

4.3.8 仪器设备检定/校准或自校证书原件、仪器设备档案记录、仪器设备维护记录应保存至该仪器设备报废或注销。

4.3.9 当记录有追溯性意义或对工作改进有参考价值或作为修改质量体系文件依据时，应进一步延长其保存期限。4.4 记录的管理

4.4.1试验室设有工程质量检测档案专柜。记录经整理编目后，及时交档案管理人员存档，并认真履行交接手续。

4.4.2 存档的记录未履行审批手续不得查阅。

4.4.3 存放记录的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品；外来人员未经许可不得进入。

4.4.4 档案管理人员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。4.5 记录的借阅和复制

4.5.1 因工作需要借阅和复制记录须经质量负责人批准。

4.5.2 外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要须经主任批准。4.5.3 借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还管理人员，并办理注销手续。4.6 记录的保密

4.6.1 记录应存放在指定场所，并采取保密措施。

4.6.2 借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅其他无关记录。4.7 记录的销毁

保存的记录如超过保存期，由档案管理人员提出销毁申请，经中心质量负责人审核，报中心主任批准，由管理人员执行销毁。相关文件

(1)《保护委托人机密信息和所有权程序》CRSRI-CX-01-2004(2)《文件的控制和维护程序》CRSRI-CX-02-2004

第四篇：工程验收管理程序

工程验收管理程序

1.目的对项目施工过程的中间验收进行有效控制，保证工程按期顺利验收通过和交接给物业公司，便于公司掌握工程遗留问题以及对问题处理的跟踪。2.范围

适用AAAA有限公司范围内新建、改建、扩建的各工程项目。

3.职责

分部工程的中间检查和隐蔽验收由工程部负责；工程中间验收和工程竣工验收由工程部及其他相关部门配合实施工作。

4.内容

4.1工程中间验收

4.1.1中间验收应当具备下列条件

4.1.1.1承建单位已经按设计要求和合同约定完成需验收的分部分项工程。

4.1.1.2分部分项工程质量验评资料完备：

4.1.1.2.1质量保证资料齐全、真实，并与工程进展同步；

4.1.1.2.2有关原材料、半成品试验和评定合格；

4.1.1.2.3施工形成的观测数据满足相关规范的要求；

4.1.1.2.4分项工程自评资料齐全、评定结果符合要求。

4.1.1.3监理工程师对分部工程质量验评资料签署合格。

4.1.2中间验收程序

4.1.2.1承建单位完成分部工程后，必须先进行自评，自评完成后将分部工

程质量验评资料提交监理工程师，申请进行中间验收。

4.1.2.2监理工程师对分部工程质量验评资料进行审查，并参照有关验收规

范和验评标准要求对分部工程现场观感质量进行量测和检查。

4.1.2.3若符合验评标准，监理工程师应及时对分部工程质量验评资料进行签署，并通知项目部对分部分项工程进行中间验收。若不符合要求，监理工程师应向承建单位下发《整改通知单》，要求其整改完成后再重新申请中间验收。

4.1.2.4接验收通知后，及时组织工程部、设计部、设计单位、监理单位、承建单

位进行中间验收，并应按照政府有关规定通知质量监督机构对验收进行监督。

4.1.2.5中间验收通过后，验收参加人员应对其分部工程的质量作出最终评定，并

对中间验收资料进行签认。对中间验收中存在的问题，项目经理部发出《整改通知单》要求承建单位落实，并验证封闭。

4.1.3验收依据：按现行的国家标准、行业标准及合同要求的质量标准规定进行

验收，同时应符合国家现行的有关法律、法规、技术标准和设计文件的要求。

4.1.4中间验收内容

4.2工程竣工验收 4.2.1工程竣工验收应具备的条件:

4.2.1.1完成建设工程全部设计和合同约定的各项内容，达到使用要求；

4.2.1.2有完整的技术档案和施工管理资料;

4.2.1.3有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告；

4.2.1.4有勘察、设计、施工、工程监理单位分别签署的质量合格文件；

4.2.1.5有施工单位签署的工程保修书.4.2.2工程竣工验收程序

4.2.2.1施工单位完成设计图纸和合同约定的全部内容后,自行组织验收,并按国家

有关技术标准自评质量等级、编制竣工报告，由单位法定代表人和技术负责人签字并加盖单位公章后，提交给监理单位。竣工报告应包括以下内容:已完工程情况、技术档案和施工管理资料情况、建筑设备安装调试情况、工程质量评定情况等。

4.2.2.2监理单位核查竣工报告，对工程质量等级作出评价。竣工报告经总监理工

程师、监理单位法定代表人签字并加盖单位公章后，由施工单位向建设单位申请竣工验收。

4.2.2.3建设单位提请规划、消防、环保、质量技术监督、城建档案、燃气和民防

等有关部门进行专项验收（专项验收程序由有关部门自定），并按专项验收部门提出的意见整改完毕，取得合格证明文件或准许使用文件。

4.2.2.4建设单位审查竣工报告，并组织设计、施工和监理等单位进行竣工验收。

4.2.2.5建设单位编制建筑工程竣工验收报告或市政工程竣工验收报告。建筑工程

竣工验收报告或市政工程竣工验收报告应包括下列内容：工程概况、施工许可证号、施工图设计文件审查意见、工程质量情况以及建设、设计、施工和监理等单位签署的质量合格意见。建筑工程竣工验收报告或市政工程竣工验收报告应使用建设行政主管部门印制的格式文本，一式四份，主管部门、城建档案部门、建设单位和施工单位各一份。

4.2.3验收监督：

4.2.3.1建设单位组织工程竣工验收前，应提前通知工程质量监督机构，并提交有

关质量文件和质保资料，工程质量监督机构应派员对验收工作进行监督。

4.2.3.2工程质量监督机构对验收工作中的组织形式、程序、验评标准的执行情况

及评定结果等进行监督。验收不通过，工程不得投入使用。竣工验收日期以最后通过验收的日期为准。

4.2.3.3建设单位在竣工验收通过后，即可进入验收备案程序。

4.2.4备案管理：

4.2.4.1建设单位必须在竣工验收合格后规定时间内（根据各地区政府规定）向主

管部门提交下列材料，办理备案手续：备案表、建筑工程竣工验收报告、规划验收合格证、消防验收意见书、环保验收合格证、质量技术监督部门的验收结果通知单（如电梯验收结果通知单等）、工程验收档案认可书、燃气工程验收证书、民防工程竣工验收证书、施工单位签署的工程质量保证书、开发商签署的住宅质量保证书、住宅使用说明书。

4.2.4.2建设单位向主管部门领取《建设工程竣工验收备案表》；加盖公章

和法人代表签名，提交前文所述验收证书向主管部门备案。

4.2.4.3主管部门在收齐验证备案材料后出具建设工程竣工验收备案证明书，正本

两份，副本三份，建设单位和产权登记部门各持一份正本，档案部门、主管部门和施工单位各持一份副本。

4.2.5竣工验收内容：

第五篇：人事档案管理程序

1目的

对人事档案的建立、保管、利用、归档等进行规范化管理，确保人事档案为公司在用人、选人等方面提供依据。

2适用范围

适用于公司人事档案的建立、编目、保管、处置等过程的控制、适用于公司各级人员的人事档案管理。

3人事档案的建立

3．1人力资源部负责对公司新进员工建立员工人事档案工作，用专用的档案盒装员工档案材料。

3．2员工人事档案应包括的人事材料为： A． B． C． D． E． 个人履历材料 录用任免材料 进修培训材料 考核奖惩材料

职称评定资格材料或证书

3．3人事档案的分类、编目和标识

3．3．1人力资源部负责档案管理人员将员工档案按下列类别及顺序进行分类： A． B． C． 按部门分类：将同一部门的员工档案归在一起 按职务分类：按管理人员、普通员工归在一起； 按编号分类：按员工编号排序。

4人事档案的保管

4.1保管原则：安全、保密、清晰、完整。

4.2人力资源部设有专用的档案柜,档案应每年核对一次，发现问题，及时处理 4.3人事档案属保密文件,任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

4.4转递制度:因工作调动而引起的档案转递应按发文要求包装、密封。档案转走后，同时在人事档案目录一览表上表明“注销”

5人事档案的利用

5．1人事档案的利用主要指档案的借阅、查阅、及出具证明等用途。5．2查阅/借阅前须填写申请表，借出的档案不得转借或让别人翻阅。

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5．3查阅/借阅人必须遵守规定，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。5．4查阅/借阅过程中，严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自复制、拍摄档案内容，也不得擅自将其他材料装入档案。

5．5借阅档案最长时间不能超过7天，若需延长使用时间，应办理续借手续。

6人事档案的处置

6．1对离职人员及时办理档案转移，企业内部档案2年后销毁，对死亡人员的档案半年后销毁。

6．2对员工人事档案的处置做好记录，填写人事档案处置记录表。

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