某某政府单位OA系统解决方案[共五篇]

第一篇：某某政府单位OA系统解决方案

XXXXXX

办公自动化系统解决方案

X X X X 电 子 科 技 有 限 公 司0 1 7 年 7 月

目录

目录

........................................................1

第一章

系统概述

...........................................--

0--

1.1.

建设背景............................................-

0

1.2.

设计原则............................................-

0

1.3.

系统特点............................................-

1.3.1.简单使用 ........................................-2-

1.3.2.平台结构、模块化组件，通用性好 ..................-2-

1.3.3.强大的适应能力 ..................................-2-

1.3.4.技术领先 ........................................-3-

1.3.5.安全保密性好 ....................................-4-

第二章

总体设计

...........................................----

2.1.

平台架构............................................-

2.1.1.信息化的主要内容 ................................-5-

2.1.2.信息管理平台的架构 ..............................-5-

2.1.3.平台的构成 ......................................-6-

2.2.

网络环境............................................-

2.2.1.基本的运行环境 ..................................-7-

2.2.2.局域网 ..........................................-8-

2.2.3.广域网 ..........................................-8-

2.3.

数据库系统..........................................-

2.4.

电子邮件系统........................................-

2.5.

网络协议............................................-

2.6.

操作系统............................................-

2.7.

系统安全............................................-

2.7.1.互联管理的措施 .................................-10-

2.7.2.口令保护 .......................................-10-

2.7.3.存取控制 .......................................-11-

2.7.4.审计管理 .......................................-11-

2.7.5.计算机病毒的防治 ...............................-11-

2.7.6.安全意识教育与严格的管理制度 ...................-12-

第三章

功能描述

..........................................----

3.1.

个人办公平台.......................................-

3.2.

人力资源管理.......................................-

3.2.1.人事管理 .......................................-13-

3.2.2.考勤管理 .......................................-14-

3.2.3.个人、部门工作报告 .............................-14-

3.2.4.绩效管理 .......................................-14-

3.3.

知识管理...........................................-

3.3.1.资料管理 .......................................-14-

3.3.2.文档管理 .......................................-15-

3.3.3.信息库 .........................................-15-

3.4.

流程管理...........................................-

3.4.1.发文、收文管理 .................................-15-

3.4.2.工作流程 .......................................-18-

3.4.3.工作任务管理 ...................................-19-

3.4.4.会议管理 .......................................-19-

3.5.

资产管理...........................................-

3.5.1.车辆管理 .......................................-19-

3.5.2.物资管理 .......................................-20-

3.5.3.用章管理 .......................................-20-

3.5.4.固定资产管理 ...................................-20-

3.6.

信息管理...........................................-

3.7.

系统管理平台.......................................-

第四章

价

格

............................................----

文档可自由编辑 第一章

系统 概述

1.1.建设 背景

XXXXX网上办公自动化系统是用于连接单位各级部门，以实现单位系统的办公联网，提高办公效率和管理能力。

建设办公自动化系统的目标是提高办公效率、简化办公流程，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的办公体制，加强上级对下级各部门的联系、监督和指导。

办公自动化应用是一项涉及面广、技术和资金密集的系统工程，为确保系统发挥整体效益，必须统一规范，遵照统一的规范和标准协同工作。要特别重视系统建设的实用和实效，以便资金和资源发挥更大的效益，同时还要考虑到不同机构的职能特色，赋予明确的分工严格的权限，并保证不同流程中至关重要的安全性及必要的保密性等。

办公自动化软件是基于Web的综合办公自动化软件，具有灵活性、稳定性、高度安全性和可扩充性，以工作流技术为中心，为政府机关提供了规范、完整的日常事务自动化处理和无纸化办公。

1.2.设计原则

XXXXXOA 系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。

1、先进性：应当采用当今主流技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更要考虑系统结构和应用设计的先进性，以适应宏观上业务管理、发展规划和微观上事务办理的需求。

2、可靠性：系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术，保证系统在大数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行。

3、实用性：根据业务需求和业务流程，从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。工作流程设计要求简捷流畅，能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况。

4、安全性：系统建设要符合用户对信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力，确保系统具有严格的身份认证功能，并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。

5、易使用性：主要体现在两个方面：一是应用界面简捷、直观，尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程，使用户在使用时一目了然，便于快速掌握系统操作方法，特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯，方便非计算机专业人员的使用；二是应提供联机的或脱机的帮助手段。

6、开放性：为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标准和国内标准，以利于采用多种先进技术和产品。

7、有限开源性：随着业务逻辑的改变，需要对系统进行维护、微调或二次开发。对该系统的非核心代码，应该开放。并提供规范的数据库设计，接口规范。

8、可扩展性：该信息系统是一个不断发展中的应用系统，在系统设计时要考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性；当业务需求、外部环境发生变化时，可以扩展系统的功能和性能。软件设计要简明，各功能模块间的耦合度小，以适应业务发展需要，便于系统的继承和扩展。

9、可维护性：系统应具有良好的结构，各个部分应有明确和完整的定义，使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行。

1.3.系统特点

1.3.1.简单使用

易用是XXXXXOA的主要设计目标之一，力图为用户提供一个容易使用、容易管理的信息平台。信息化建设是一个繁杂的工作，涉及到业务、部门、人员等方方面面。我们的努力就是要达到“化繁为简”，为用户提供一个使用方便、简单、容易的信息系统，使系统的管理维护简单、更新能力强的信息管理系统。

采用OA设计的信息系统只需几分钟就可以安装完成，通常只要一、两天的时间就可以把单位内部的信息管理系统建立起来，培训工作也很短，稍有计算机基础的，会上网的终端用户，在几十分钟内就可以掌握常用模块的使用方法。完全浏览器的界面非常容易使用。

1.3.2.平台结构、模块化组件，通用性好

本OA系统采用平台化结构设计，并且提供丰富的信息处理功能模块，通过标准的接口，将功能摸块“镶嵌”在平台上，构成符合用户需要的信息管理系统。通过灵活的菜单定制功能，用户可以挂接已有系统，也可以不断扩充新的功能模块。

1.3.3.强大的适应 能力

不论是在适应用户的组织结构变化，还是业务工作的变化，本OA都有很

好的适应性。例如：新增设一个新的机构，只需要在服务器端给这个新的机构建立栏目和功能模块，给机构内部人员提供相应的访问权限，就可以实现基本的信息化管理。而这些工作可以完全不需要编写任何程序，也不会影响整个系统正常工作。

利用系统提供的工作流功能，用户可以通过自定义流程和可视化设计表单，将本单位的常用业务管理起来，使业务流程管理、审批、分发、流转过程更加规范，而这种开发是可以通过软件文档指导，自行完成的，可以节约大量的后期开发投入。

1.3.4.技术领 先

系统的技术先进性体现在应用需求和实现技术的相互结合。二者相互作用，相辅相成。体现在：易扩展、易维护的系统体系；基于面向对象的系统设计；多层的B/S应用。

系统更加安全：客户端不直接与数据库服务器相连，通过中间层的用户编程可实现更加健全、灵活的安全机制。

 信息共享度高：HTML是数据格式的一个开放标准，目前大多数流行的软件均支持HTML，同时MIME技术使得Browser可访问多种格式文件。

 扩展性好：面向对象的设计，多层B/S结构的应用，使系统具有较好的可扩展性和包容性。在接纳已有的系统和在今后系统软硬件扩展时，能有效地保护已有的投资。特别是在应用需求变化时，能容易地加以调整。系统易于扩充升级，既能满足当前业务的需求，又为今后的扩充留有空间。

 广域网支持：无论是PSTN、DDN、帧中继,X.25、ISDN,还是新出现的CATV、ADSL，B/S结构均能透明的使用，用户在使用软件过程中会发现，通过OA实现全球办公，是一件很轻松的事。

1.3.5.安全保密性好

系统建设必须遵循有关国家电子政务信息安全保障体系要求，按照国家法规实施安全等级保护，加强系统信息安全管理。

提供完善的、可行的系统安全方案，包括有双向身份认证、文件加密、数据备份与恢复、防病毒、防入侵等功能，应支持PKI加密，电子签名和第三方的CA认证。

第二章

总体 设计

2.1.平台架构

2.1.1.信息化的主要内容

政府、企事业单位的信息化建设是一个集办公自动化、业务管理、领导决策等应用为一体综合信息管理系统，是一个应用覆盖面广泛，涉及部门多的应用系统。财务、人事、或业务管理系统往往只是涉及一个部门，或者一部分人员使用的业务管理系统。而整个单位的信息化涉及各个部门和各项业务，使用人员包括单位的最高级领导、管理部门和全体员工。因此，政府的信息化是一个涉及面广泛的综合信息管理系统。

每个单位的信息管理系统反映一个单位的业务特点、管理模式和管理风格。即使同一个行业的用户，也有各自的管理方式和特点，因此，用户对本单位的信息化有很多个性化的需求。我们把信息化应用分为三个方面的内容：通用办公应用、业务管理和决策支持。通用办公应用是各个单位在日常运行中最基本的信息化需求，例如：信息共享、信息检索、文件管理、电子邮件、请示与审批、公文处理、常用信息管理、会议管理、工作计划、出差管理等等。但是，每个单位在构建本单位的信息管理系统时，需要将这些功能进行有效的组织，使之符合本单位的管理工作的需要。业务管理系统有很强的行业特点，政府部门、企业、科研机构、学校等单位都有各自的业务需求。决策支持系统是对单位各个部门的业务数据进行综合性分析的基础上，为科学决策提供信息支持。

2.1.2.信息管理平台的架构

信息管理平台，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强，客户端不需要安装专用的客户端软件，使整个系统的管理维护工作大量减少。特别是作为整个单位的信息化，系统的用户数量多，涉及的部门多，而且可能还有远程的用户，如果需要维护客户端的软件系统，将会导致许多客户端系统需要大量安装、调试工作，影响整个系统的稳定运行。用浏览器作为统一的信息访问工具，避免访问各种业务系统数据是需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统，更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。

2.1.3.平台的构成

OA平台主要包含四个主要部分：个人事务、公共事务、信息交流和系统管理。

个人事务：主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合公共事务：提供了公共事务与业务综合管理的相关模块，以及可自定义流程的工作流功能。

信息交流：是单位内部进行交流的有力手段。

系统管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单，按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派；

信息管理平台的模式是科技独创的一种信息管理模式，主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统，并且可以满足用户不断提高的信息化需求，努力做到一次投资，终生享用。不论用户属于哪种行业类型，对用户管理、模块管理和权限管理的需要是共同的，只是对功能模块的需求不同。因此，OA给用户提供了一个构建真正属于自己、符合本单位需要的信息管理系统。

通过用户权限的管理，不同身份的用户进入系统以后，可以见到、使用的功能模块是不同的，也就是说，如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。对于单位内部的信息管理来讲，权限的管理十分重要，某些信息只能领导掌握，某些信息只能相关部门掌握，没有权限的管理，就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息。

功能模块是实现信息处理的子系统，用户可以根据信息系统的需要选择适当的功能模块实现信息化处理。系统提供很多功能模块，也可根据用户需要定制功能模块。系统功能的模块化是OA的重要特点，类似搭积木的方式，选择需要的模块，用户就可以构造符合自己业务需要的信息管理系统。新模块和升级模块可以直接添加到系统的模块库。科技将不断为用户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版，为用户提供更好的信息服务。用户也可以按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处理需要的专用模块。

2.2.网络环境

2.2.1.基本的运行环境

OA是运行在服务器上的应用系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装Windows 2000/2003 操作系统或Linux/Unix系统，OA系统内置Mysql数据库，也可支持MS SQL Server 2000 系列。

客户端只需要安装Windows 98 以上的版本，使用IE5.0 以上版本的浏览器。不需要在客户端安装专门的软件，建议使用IE 6.0。

当用户数量比较多，且用户访问量很大时，可以考虑将Web服务器和数据库服务器分别设在两台服务器上，提高系统的运行效率。

2.2.2.局域网

OA可以安装在局域网络上的任何一台服务器上，局域网用户通过局域网IP地址即可访问。

2.2.3.广域网

有远程分支机构，或出差用户时，需要广域网的支持。远程用户可以用远程拨号、专线、Internet联接等方式实现访问信息系统，可通过光纤或WLAN接入、ADSL宽带、主机托管等方式实现广域网OA应用。

2.3.数据库系统

数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障，并为各种应用提供数据访问、存储等服务。信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据，也涉及多媒体数据信息。业务管理系统主要是以数据信息为主，决策支持需要数据仓库系统的支持。OA支持MYSQL和MS SQL Server作为信息管理系统的数据库系统。

2.4.电子邮件系统

电子邮件是OA的一个重要功能模块，它主要包含两个功能：1）内部员工的电子邮件；2）收发员工的外部Internet邮件。

内部邮件：内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器，就可以使内部员工之间可以通过内部邮件实现协作、沟通、交流。而且没有邮件服务器的复杂配置和管理，特别适合单位内部的日常工作。

外部邮件：外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。在系统服务器上建立邮件代理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。员工提交的外部邮件，由代理服务器代理发出。外部邮件模块为网络的管

理和邮件的使用提供方便。

2.5.网络协议

网络协议建议采用TCP/IP。通过TCP/IP可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络——TCP/IP网络，事实上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行的标准。

2.6.操作系统

整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能，以及应用软件的性能，很大程度上也取决于系统软件，特别是操作系统的性能。采用Browser/Server（B/S）、Intranet/Internet体系结构后，与数据库有关的操作都将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义。

目前，从安全性和性能上讲，Linux/UNIX操作系统在某些应用领域优于Windows NT，OA全系列产品均可以很好的支持Linux/UNIX操作系统。Windows Server系列操作系统具有网管能力强，Internet/Intranet集成度高，易维护，有较好的性能价格比等等优势，OA也可以很好的支持Windows平台。

2.7.系统安全

系统的安全主要包括两部分，即系统运行的安全和信息的安全。系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。信息的安全是保证信息的完整性、保密性。为了保证系统的安全，有以下防范措施供网络建设时考虑：

2.7.1.互联管理的措施

a)通过专网互联。单位的信息管理系统有时需要与分支结构、下属部门的互联，为了信息的安全，建议采用专网互联的方式。对于非本单位的人员一般不允许直接、透明地访问本网络。

b)从物理上与Internet断开。对于保密性要求较高的单位，物理上断开可以从根本上防止黑客队网络的攻击，但是也造成使用的不方便。针对此问题，我们可以采用一种相对安全的方案：允许Intranet用户访问Internet；禁止Internet用户进入Intranet。

利用防火墙技术建立一个停火区，将Intranet网络和Internet隔离开。首先在停火区中用一个具有数据包过滤功能的筛选路由器，通过检查流经该路由器上数据包的IP地址状态，判断数据包IP地址是通信之中的IP还是请求连接的IP；将来自Internet的请求连接的IP数据包阻止在筛选路由器之外，实现初步安全。然后用代理服务器在应用层将Intranet与Internet相连，所有Intranet用户对Internet的访问都用该代理服务器来完成，通过网络地址转换（NAT）将Intranet的网络地址隐藏起来，对Internet来的访问，代理服务器不对其提供任何服务，从而阻止Internet对Intranet的闯入；而且代理服务具有身份验证和日志功能，可以用于实施对数据流监控、过滤、记录。

c)通过使用SSL加密技术，实现传输安全。系统可实现支持SSL传输协议的方案。数据在互联网传递时，可实现 128 位加密，对于需要互联网应用OA系统的单位，是很适宜采用的安全方案。

2.7.2.口令保护

为了防止非法用户不合法的存取信息，应对用户的存取资格和权限进行检查。在系统中口令选择足够的码长，用户口令的字符长度系统要求不低

于 6 位，同时具备定时强制用户修改密码的功能。

2.7.3.存取控制

在网络设计时通过对数据重要性、保密性、公开性及使用者的分析，把网络划分为不同的网段，或划分为不同的工作组；通过信息系统的管理人员对工作组和用户不同操作的授权，可以控制用户对信息源不同级别操作，防止对信息非法的访问、修改、删除，保证数据的安全与保密。

2.7.4.审计管理

系统软件和应用软件应具有强大的日志能力。对于任何被保护的数据资源（如数据库文件）的存取、删除、修改等操作的时间、操作的用户、系统登录等信息都有详细记录，提供审计功能。

2.7.5.计算机病毒的防治

计算机病毒种类繁多，危害极大，轻者影响系统的运行性能，重者破坏系统数据，使系统陷于瘫痪。对此必须对计算机病毒采取严密的防范措施：

未经信息中心的许可，不得使用可移动介质（软、光盘等）进行程序、信息的复制与传递。

定期或不定期的进行病毒的防治检查，系统中应配有公安部门认可的安全可靠软硬件杀病毒、防病毒产品。

系统管理员定期和不定期方式清除集团公司所有终端计算机病毒；同时各终端上配置防病毒软件，用户可自行进行病毒的清除和预防，可以设置终端进行计算机病毒自动防治。

2.7.6.安全意识教育与严格的管理制度

在系统中最重要的安全保密因素是操作人员，以上所有的安全都是由操作人员来实现的，所以必要的安全意识教育与严格的管理制度是系统安全与保密的重要组成部分。

第三章

功能描述

3.1.个人办公平台

个人办公平台为个人办公提供全方位的信息管理，主要包括个人信息设置、个人日程、万年历、邮编查询、手机IP查询、提醒窗口等。提醒窗口主要是提醒业主日常工作需办理事宜，其中包括公告信息、该用户需要查看的留言、需处理的任务、需审核的任务、以及该用户要准备下达的任务、需要参加的会议等内容。个人办公的日常需求在系统中均以办公桌面的形式来满足，办公桌面会直接显示最新与该用户有关的公告信息、留言信息等，单击某一栏目下的信息标题，可以查看到该信息的详细内容。

3.2.人力资源管理

人力资源管理模块从人事管理、考勤管理等方面入手对业主的人力资源信息进行全方位的管理。通过人力资源信息化管理，使人力资源管理变得有序系统，大大降低了管理成本，减少了人力资源风险。

人力资源管理将为业主构建一个机构清晰、权责分明、协同运作的人才环境。在人力资源管理模块中定义组织结构、人事结构、分配具体的权责，人员各得其所；规范的人事流程、考勤管理、绩效管理等，所有的事务都条理分明；科学的考核制度，激励员工提升自我，发挥才干，创造更大价值。

3.2.1.人事管理

定义和管理XXXXX的组织机构，岗位信息、人员信息等，提供全套的员工数据和详细的员工成长记录，以多种角度对人力资源进行分析。

1)员工信息：为员工建立人事档案，记录相关员工基本信息。

2)部门信息：创建部门，对部门相关信息进行记录。

3.2.2.考勤管理

考勤管理模块主要从对人员出勤信息的全方位采集，其中包括考勤纪录、请假纪录、加班纪录、外出纪录、考勤统计、休息日设定，通过考勤管理模块按月、季度、年度统计人员出勤情况。

3.2.3.个人、部门工作报告

个人工作报告为员工提供填写个人工作日志的平台，系统将对员工日志进行管理，并对员工的周报、员工和部门的月报和年报进行管理。

3.2.4.绩效管理

通过考勤、日常工作情况、部门核算办法等信息进行绩效考评。功能包括：绩效考核阶段管理、权重系数的设定、和绩效考核成绩的浏览统计。

3.3.知识管理

办公资料、规章制度、各类合同等资料均通过协同办公系统中的资料管理进行统一归档，以便日后的快速查找。业主可以将宝贵的时间用在分析、判断信息和采取行动上，而非最基础的收集信息上；强大的搜索，随时随地可迅速获得需要的信息和知识；知识管理包括文档管理、规章制度、政策法规、政府文化、合同管理、信息库等功能。

3.3.1.资料管理

主要对合同资料进行管理，其中包括人事合同、商业合同等。

3.3.2.文档管理

主要对政府文化相关文档、规章制度等文档进行管理。

3.3.3.信息库

将XXXXX办公中常用信息收集在一起，方便办公过程中方便快捷的查找出相关信息。信息库主要保存单位信息、部门信息、员工信息、列车时刻、电话区号、邮政编码、法律法规等信息。

3.4.流程管理

办公系统流程管理对各种简单到复杂的流程都可进行定义，如合同审批、订单流转、采购申请、任务安排等；从信息表单、流转步骤，到流转条件、操作人员等，快速设置符合XXXXX业务规范的流程；电子化的流程，突破各种边界，进行跨部门、跨行业的即时沟通，构造协作的环境。

3.4.1.发文、收文管理

收发文管理采用自动驱动式管理，收文、发文均按事先设置好的流程进行自动流转，各部门人员不必关心整个流程，只要按部就班作好系统提示应该所做的工作就可以，这样的流程设置大大提高了工作效率，加强了部门之间的协作。

1)发文流程

发文管理采用业务流程自动化的方式。拟稿者只需在办公系统提供的界面上进行拟文，拟好的文件将按设定好的流程传送给部门领导进行会签，会签后的文稿将相应的核稿人进行审核，审核后的文稿通过办公自动转到公司总经理处进行签发，总经理签发后文件就此生效。文档管理者将对生效的文件进行最后的归档处理。

整个流转过程均通过系统自动驱动，各部门各岗位人员完全可以不关心整个流程，依据系统提示完成自己的工作即可。

2)收文流程

收文管理同样采用业务流程自动化的方式来实现，日常收文工作中首先要在系统中进行收文登记。来文有两种情况：一种是通过“接收文件”操作直接接收的文件，这种情况下：文件的基本内容已经自动生成，用户只需要在来文登记单上填写相应的项目即可；另外一种通过“来文登记”操作，接收人自己登记，登记后开始处理来文。收文人员完成自己的工作后将来文转至下一级，公文处理流程中的下一级人员在“待处理文件”文件夹中接收到前一级人员发送的要自己处理的公文。按照自己的权限或上一级人员的要求进行审阅。审阅后，点击“发送”直接就将该公文流转到流程中已设定的下一级人员的“待处理文件”文件夹中。依次流转，最后通过系统做好归档工作。

发 文 流 程 图

收 文 流 程 图

3.4.2.工作流程

工作流程的电子化解决人员操作的效率低下、工作相关资料不能有效和统一的管理、工作流的审批意见不能完整的保存并归档等问题。

工作流程是对一整套规则与过程的描述，以便管理在协同工作进程中的信息流通与业务活动。它的目标在于根据业主实际规范和业务操作来定义电子化的工作流，以智能的方式处理过程，保证工作中的某项任务完成后，按预定的规则实时地把工作传送给处理过程中的下一步，保证相关数据的自动更新。

3.4.3.工作任务管理

工作任务管理主要是为业主提供对工作任务的流程化管理，从工作任务的下达、执行道最终审核，办公系统都可以很好的驱动任务的完成。通过工作任务管理，对任务的完很情况进行最终评价，整个工作从开始到结束都将在系统中体现，并有系统记录执行结构。

工作任务管理包括：任务浏览、任务添加、任务分配、任务处理、任务审核、任务评价、个人任务统计、全员任务统计等功能。

3.4.4.会议管理

会议管理主要是对会议信息、资源进行管理。通过会议管理模块，可以帮助业主有效安排各种会议资源、支持会议的召开并管理会议的相关信息。

会议管理主要包括会议室管理、会议通知管理、会议纪要管理等功能。

3.5.资产管理

资产管理通过科学的管理机制降低业务成本。通过为每个物品建立信息卡片，名称、规格、类别、属性、管理者等其他信息，随时提供查阅；从采购、入库、领用，到调拨、维修、报废，定义资产的流转，全面跟踪资产的状况；整合信息流、人员流、资金流、物流，有力提高政府资产管理能力。

资产管理主要从固定资产、非固定资产、公司资源等方面进行管理。通过对资产的管理，使业主清晰的掌握资产运营情况。

3.5.1.车辆管理

主要是对公司办公用车进行管理，系统将提供车辆基本信息管理、用

车申请管理、行车记录管理、用车审批管理、车辆使用状态、回车登记等功能。

3.5.2.物资管理

物资管理是对办公物资的申请、仓储信息进行管理，主要包括物资信息管理、领用管理、物品维护管理、物品借用管理、物品归还管理。

3.5.3.用章管理

各种印章将通过办公平台管理起来，任何人员使用用章都将有系统记录，电子印章将直接保存在办公系统中。

3.5.4.固定 资产管理

固定资产管理模块主要从固定资产申购、领用、维护、台帐等方面进行管理，使XXXXX能够清晰的掌握现有固定资产的情况，以便根据实际情况规划环保行业发展。固定资产管理包含资产申购管理、台帐登记管理、资产维护管理、资产处置管理、资产转移管理、资产领用管理、资产查询统计、系统维护等几部分功能。

3.6.信息管理

信息管理主要是对公告和留言的管理，方便通过办公平台进行内部沟通，具有权限的管理用可以发布公告，使用该办公平台的人员均可以看到公告信息；留言管理册提供留言发布、留言管理、以及留言回复等功能。每个用户只能查看、管理自己的留言。管理功能包括增、删、改、查等功能。

3.7.系统管理平台

系统管理平台主要是对系统的各项配置进行管理。主要分为两部分：系统管理、数据接口

其中系统管理包括：部门信息配置、模块添加、子模块添加、数据备份管理、数据接口等功能。

数据接口主要是为OA办公信息与业务系统、与网站进行信息交换提供接口，达到信息共享的目的。解决了信息孤岛和无法整合的难题，为各级管理层的决策提供了全面有效的依据。

第四章

价

格

OA系统设置如下功能，可以根据XXXXX的具体实际情况对功能模块度身定制，进行增删和调整：

序

号

功

能

功

能

描

述

组织机构的管理

用户可以根据单位的实际情况，结合需求建立自上而下的树状组织结构，并可以实现部门间的相互转换。

用户的管理

灵活定义人员属性，编辑人员信息，建立完善的用户档案，可方便处理人员调动部门的情况，人员的相关权限具有同步变更性，满足机构重组的需要。

权限的管理

完善严密的授权机制，针对不同的分类，为不同的用户赋予相应的权限。

工作计划管理

工作计划管理包括个人工作计划管理和员工工作计划管理，每个员工都可预设自己的工作计划或授权查看其他员工的工作计划，被赋予权限的操作者可以为其它员工制订工作计划。工作计划以明确的日程表显示，可随时查询不同日期的待办事务和已完成事务。

通告管理

通告管理用于发布、查看和管理一些

需要周知性的信息，系统定时查看有无新通告，并即时将新的通告发送给用户，它包括发布通告、管理通告、浏览通告三个功能。

公文管理

公文管理包括公文管理、发送公文、已发公文和已收公文四个功能，7

人力资源管理

人力资源管理包括查询、管理员工的基本档案、职位变动情况、奖惩情况、考核情况和工资档案等功能，普通员工只能查看自己的个人档案和工资档案，只有管理员才能对员工的基本档案、职位变动等信息进行增加、删除和修改。

通讯助理

通讯助理包括个人通讯录管理、内部员工通讯录管理、外部通讯录管理三个功能。个人通讯录只对个人开放，其他用户无权查看，其他通讯录面向所有员工。

资源管理

包括资源占用情况和资源预约使用两个功能，用于分配公用资源并查看其占用情况。

信息查询功能

对各类文档资料提供多种查询方式并支持模糊查询，便于在海量的资料中迅速查找到所需内容。

办公用品管理

办公用品管理、领用、审核、发放、资料等模块。

考勤管理

设置、考勤、统计等模块，可实现集中及分布式电子考勤，并自动生成统计表单。

电子邮件

用于内部员工之间相互发送电子邮件，有新邮件自动通知用户，包括收新邮件、发送邮件、收件箱管理、发件箱管理和废件箱管理等功能。

政策法规管理

设置、录入、管理、查询等模块，可对国家各级法律法规及各类规章制度等进行分类管理和方便的查询。

会议管理

主要包括会议室管理、会议通知管理、会议纪要管理等功能。

车辆管理

提供车辆基本信息管理、用车申请管理、行车记录管理、用车审批管理、车辆使用状态、回车登记等功能。

即时通讯

采用技术成熟的网络即时通讯工具即时显示在线用户，并进行实时交流。

论坛

提供集中讨论问题的场所，用来在单位内部收集各种意见。如意见箱、民意调查等，或用来做问题咨询、疑难解答等。

邮编查询

内置详尽的国内及世界邮政编码资料库，供随时便捷查询。

公文流转

自成体系的电子公文流转管理系统，严格遵照国家规范格式及流程，涵盖收文、发文、批阅、分发、打印、档案管理等五大模块三十八个功能。预置大量规范模版，输入公文时无需进行烦琐的排版操作，只需输入文字内容，系统即自动生成标准预置格式。并可随时添加定义新的公文格式模版。同时具备事务流程跟踪和监控功能，基于人性化的设计可照顾到公文流转中的任何细节。

帮助系统

内置完整的系统功能操作说明，在使用时遇到任何问题，都可以随时获得详细的帮助信息。

报

价

人民币：

万元

第二篇：内网OA办公系统解决方案

内网OA办公系统

解决方案

XXXX科技有限公司 2016年06月

目录

1、系统简介.....................................................................................................................................4

2、系统功能介绍.............................................................................................................................4

2.1 系统门户.............................................................................................................................4 2.2 公文处理系统.....................................................................................................................5

2.2.1 收文管理...................................................................................................................5 2.2.2 发文管理...................................................................................................................5 2.2.3内部请示....................................................................................................................6 2.2.4 档案管理...................................................................................................................6 2.3 日常工作平台.....................................................................................................................7

2.3.1 个人信息...................................................................................................................7 2.3.2 个人建议...................................................................................................................7 2.3.3 网上调查...................................................................................................................8 2.3.4 代办设置...................................................................................................................8 2.3.5 网络寻呼...................................................................................................................8 2.3.6 电子邮件...................................................................................................................8 2.3.7 工作日记...................................................................................................................9 2.3.8 日程安排...................................................................................................................9 2.3.9 我的任务...................................................................................................................9 2.3.10 计划总结.................................................................................................................9 2.3.11 我的便签...............................................................................................................10 2.3.12 通讯录...................................................................................................................10 2.4 公共信息...........................................................................................................................10

2.4.1 热点问题.................................................................................................................11 2.4.2 领导动态.................................................................................................................11 2.4.3 政府新闻.................................................................................................................11 2.4.4 内部事项.................................................................................................................11 2.4.5 政策法规.................................................................................................................11 2.4.6 信息管理.................................................................................................................11

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2.4.7 公告管理.................................................................................................................11 2.5 行政管理...........................................................................................................................12

2.5.1 会议管理.................................................................................................................12 2.5.2 车辆管理.................................................................................................................12 2.5.3 资产管理.................................................................................................................13 2.5.4 人事管理.................................................................................................................13 2.5.5 用品管理.................................................................................................................13 2.6 系统管理...........................................................................................................................13

2.6.1 用户管理.................................................................................................................14 2.6.2 组织管理.................................................................................................................14 2.6.3 职务管理.................................................................................................................14 2.6.4 权限管理.................................................................................................................14 2.6.5 系统设置.................................................................................................................15 2.6.6 日志管理.................................................................................................................15 2.6.7 短语管理.................................................................................................................15 2.6.8 短信管理.................................................................................................................15 2.6.9 公文设置.................................................................................................................15 2.6.10 回收站...................................................................................................................16

3、技术架构规划...........................................................................................................................16

3.1 数据上传流程...................................................................................................................17 3.2 数据下发流程...................................................................................................................17

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1、系统简介

涉密系统OA办公系统是专门为涉密机构定制的办公信息上传下达、信息采集汇总等需求提供的办公管理系统，可以将领导班子、相关部门及下属单位等相互相联，实现公文、通知、公告、请示的上传下达，实现基层数据的采集与汇总，形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统，逐步将党政机关的日常办公管理规范化、标准化、科学化。

2、系统功能介绍

2.1 系统门户

系统门户是以门户形式为政府部门提供统一、丰富的各类公共信息的展现平台，减少信息反复加载，提高对政务门户的利用。另一方面，本系统还可提供给各个部门一个共享信息发布的区域，为各个部门的展示，工作经验的交流，公告信息的发布等共享信息提供支持。

OA系统功能图

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2.2 公文处理系统

电子政务协同办公系统提供的政府公文管理平台主要包括收文管理、发文管理、内部请示管理等，实现政府部门对公文流转的规范化管理，提高内部公文处理的速度，进而提高机关单位的办公效率。

2.2.1 收文管理

实现了来文登记、拟办、批示、传阅、承办、转办等功能，通过系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，支持OFFICE电子文件的处理，可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。并采用收文和待办事宜配合使用的办法，用户查看工作台中的待办事宜即可进行日常收文办理。2.2.2 发文管理

根据预先设置的公文办理流程，各环节的办理功能定义，可以实现公文的各项办理工作。可以实现单位内部发文拟稿、公文审核、发文痕迹保留、公文传阅、公文签发、公文办理、公文归档、公文印发等功能。可以与OFFICE文档编辑工具进行嵌入整合。可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。可以添加多个附件，附件大小不限，被授权修改的附件内容编辑时自动开启WORD的修订功能。同时根据各办理节点的权限设置，可以进行相应的抄送、流程转向、修改设置后续流程等操作，极大地满足日常公文办理中对于操作灵活性的要求。发送者与接受者能够实现组织关联。催办跳转：对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、跳转操作等功能实现，对于办理流程的跟踪检查、特殊

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流转的要求。提高公文流转办理的工作效率。并采用待批待阅公文和待办事宜配合使用的办法，用户查看工作台中的待办事宜即可进行日常收文办理。2.2.3内部请示

系统提供多种固定模板供用户使用，用户也可以自定义设置工作流：自定义请示流程、请示类型和请示模板。主要用于内部事项的申请，提供流程监控、跟踪、催办和查询。支持审批过程寻呼和短信通知。

2.2.4 档案管理

工作流流转后直接预归档：此功能与工作流管理系统结合，支持公文流转和由表单定制子系统定制的电子表单流转后的直接归档；按照部门归档，档案文件归档到归档人或者档案管理员所在的部门。

上传文件预归档：上传文件预归档是对客户端的各种档案文件进行上传文件归档，按照部门归档。

档案文件的修改：提供档案管理员对于本部门已经归档的档案文件属性等基本信息可以进行修改功能，但对档案的内容任何人都无权修改。

案卷管理：给档案管理员提供通过组合查询对本部门的档案文件进行组卷、拆卷和案卷的基本信息的修改。

档案文件检索和申请借阅：拥有档案借阅权限的用户可以对系统中所有档案进行检索，检索按照组合条件进行，然后用户可以对检索到的档案文件提出借阅申请，等待档案管理员的审批。

档案借阅审批：提供拥有审批权限的人员具有对已经被借阅的本部门档案进行审批。对于通过审批的借阅档案可以赋予借阅人“普通借阅”和“特殊借阅”的权限，具有普通借阅权限的借阅者只能查看此档案的最终正式档案文件，具有特殊借阅权限的借阅者可以查看同此档案文件有关的所有工作流流转中相关的内容，包括档案文件的各个版本和审批意见等有关电子文档的内容。

公开的档案文件：档案管理员在进行档案文件预归档的时候可以对档案文件的查看方式进行选择，对于保密级别低的文件可以选择为可公开的文件，归入相

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应的类别中，使每个普通用户可以在前台直接进行档案文件的查看。档案文件的备份和移交：系统中档案文件按照保存时间自动保存在档案服务器磁盘中年、月、日相应的目录下，便于进行档案的备份、维护和移交，支持定期的自动备份。与其他档案软件的接口：档案内容可以通过接口导入到国家档案局要求的档案管理软件中。2.3 日常工作平台

系统主界面上方有为用户提供的日常工作菜单，功能包括网络寻呼、工作日记、日程安排、我的任务、计划总结、我的便签、通讯录。

2.3.1 个人信息

主要功能是为每个用户提供办公系统的个性化设置，包括个人的密码、联系方式、习惯的工作环境、喜欢的页面显示风格和喜欢的照片，方便提高工作人员自身的工作效率，更显人性化。2.3.2 个人建议

个人建议模块可以由系统管理员设置一些建议的类型，每个用户都可以在各自已经设定好的建议类型版面上提出自己建议，系统还提供了匿名提建议的功能，做到内部意见交流民主化、大众化。

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2.3.3 网上调查

主要功能是可以由系统管理员设置需要大家投票的内容，可以单选也可以多选。大家投票后，可以用饼图显示统计出的投票结果。2.3.4 代办设置

委托代办功能是当用户碰到外出，出差等情况无法及时办理文件，则可以采用流程委托代办的方式指定其他用户代替自己办理。代办的流程中会记录哪些步骤是某某人代替办理的。当用户外出结束后可以自己撤消流程委托。2.3.5 网络寻呼

网络寻呼是一种方便的即时沟通和管理工具。它以树状组织结构图形式显示寻呼列表。实现在线实时交流，离线留言，工作任务提醒等功能。可点击每人的名字了解到他（她）的照片和部门、职务、电话等基本信息。发消息时可在列表中直接点人员或选择按组发送，并可挂若干文件作为附件。不论对方在何地，数秒钟内在其屏幕上就会自动弹出窗口，显示您发的消息。如对方不在线则可以同时发短信息到对方手机上，对方可以直接用手机回复短信到寻呼里。方法和用普通手机回复短信一样，回复的内容会自动在收寻呼人的桌面上弹出寻呼窗口。2.3.6 电子邮件

电子邮件是日常工作中与外界交流的重要部分，系统提供了将任何支持POP3/SMTP的邮件集成至系统中的方式，可以不用登录各个邮件系统来查看邮件，简化了操作。而且与系统特色之一―网络寻呼结合在一起，能够方便的将收到的外部邮件转发成寻呼至政务系统内部用户，实现内外信息的互联互通，提高了信息内外交流的效率。同时还能实现将内外有价值的信息转至知识系统，加入到知识地图中，实现知识的积累和信息共享的目的。

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2.3.7 工作日记

用户每天可以随时记录当天的工作情况，还可方便的将工作任务、日程或便签生成工作日志，记录工作中出现的问题、汇报工作进展结果、总结工作心得，并可通过明天提示来提醒自己第二天的工作安排。日后用户可以查询历史工作记录，并可将工作日志进行汇总，形成工作周报、月报等，方便进行工作总结。

领导可以查看所管辖范围内的用户的工作日志，并可作出批示、指导工作。2.3.8 日程安排

用户可以在我的日程中预定工作安排，并可预先设置固定提醒或循环提醒时间，通过系统或短信提醒自己重要的工作安排，使工作能够井井有条。用户还可将自己的日程公开给设置好的公开范围内的人员，方便其他人了解当天的日程好进行相关的工作安排。系统还提供了日程查询和汇总功能供用户对历史日程记录进行了查询和汇总总结。2.3.9 我的任务

实现上级管理部门/领导进行任务、工作分配和布置，承办人员/部门可随时汇报任务进展情况，领导即可随时动态掌握事情执行进度和情况，并可随时指导和批示。系统还提供系统自动提醒、手机短信、人工催办等提醒方式实现对任务承办人员的催督，促使任务及时办理。系统中“日志”、“日程”、“计划”、“任务”有效结合，可以通过工作任务自动生成工作计划和日程安排，也可以通过工作日记自动生成工作总结，并将工作总结作为任务执行结果进行汇报，领导可以通过汇总下属的计划形成任务。2.3.10 计划总结

计划分部门计划与个人计划。可以按周、月、季、年四个时间段来做。如果是职员则只需要做个人计划，做好后提交给领导审批。领导还可以汇总职员的计划生成本部门的工作计划，并和个人计划一起上报更高级的领导。领导可以修改下属计划中不合理的地方，系统自动通知对方，对方同意后计划开始生效。当计

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划生效时将自动转化为任务，在执行时布置者和执行者中任意一方如要有变化：例如修改内容、推迟时间、终止任务等，都需要另一方同意，系统会自动通知另一方。另一方必须点击“同意”，该修改才能生效。计划完成一项就填写进度为100，系统自动通知上级检查。2.3.11 我的便签

类似于日常使用的便签条，可以随时记录临时的事情或者有用的信息，并可导入到日记、日程，支持模糊查询，避免信息丢失或不容易查找。2.3.12 通讯录

电子通讯录实现各种联系信息的增加、删除、修改、导入、查询功能，其中导入功能可以接收由Excel等多种格式的通讯录文件，并能自由创建联系人组管理，将联系人设置为是否共享，方便单位内部联系信息共享。同时通讯录与网络寻呼、短信平台、电子邮件实现紧密的结合，方便用户对各类联系信息的管理。2.4 公共信息

公共信息管理平台可以发布政府机关单位新闻、通知和内部期刊，要通过规定的审批流程进行审批才能发布在办公平台上显示。各用户可以根据自己的实际需要自行进行栏目的分级设置，并根据管理规定设定各栏目相关的发布、管理权限，实现区人民政府内部新闻、通知公告、电子期刊等公用信息的综合管理。

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2.4.1 热点问题

可以发布热点问题供有关用户参阅、讨论。有审批权限控制。2.4.2 领导动态

办公室可以把领导的重要活动发布到系统中让指定人员及时了解，有审批权限控制。2.4.3 政府新闻

可以发布本单位的有关新闻，有审批权限控制。2.4.4 内部事项

提供机关发布各种内部通知等事项的空间。面向指定用户，并能提供完善的快速查询手段。有审批权限控制。2.4.5 政策法规

可以建立本单位各种类别的规章制度和法律法规库，例如：交通法、办公室管理、岗位责任、保密制度等。再分类公布给指定用户人员，用户人员也可通过规章制度的查询功能进行查询，同时可统计阅读情况。有审批权限控制。2.4.6 信息管理

信息发布平台可根据信息来源和分类自由定制信息栏目、发布信息，实时或滚动显示新闻动态、通知公告、电子期刊、制度、简报、公共信息等，并且涵盖了所有信息从起草、审阅、查询到统计的各个环节，信息发布之后会在政务门户和个人工作台上实时显示，用户能够快速获取最新的信息。有审批权限控制。2.4.7 公告管理

可以帮助办公室或指定人员把有关新闻或简报整理编辑完毕，经过领导批准

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后发布给指定人员，也可以发布快讯，让内部工作人员及时了解到有关自己单位的信息和动态，发布的新闻内容格式可是Word、Excel、Html、各种图片，便于以后个人的再整理和收集。有审批权限控制。2.5 行政管理

2.5.1 会议管理

会议管理实现对会议室、会议及会议类型的自定义设置及管理，方便根据单位实际情况对会议室及内部会议等数据进行有效设置，并通过会议申请可实现资源预定、会议冲突检测、会议申请审批等，这样可以解决常见的会议室资源使用冲突和参会人员时间冲突；会议审批通过后可以以系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知参会人员，用户也可设置多种查询条件来模糊查询会议及会议详细信息；系统还提供图形化的资源占用示意图，会议室在什么时段被占用一目了然，方便管理。2.5.2 车辆管理

车辆管理实现对车辆类型、车辆档案、车辆归属的自定义设置及管理，方便根据单位具体情况对车辆的详细情况进行有效设置，并可通过用车申请实现资源预定、车辆使用冲突检测、车辆申请审批等；领导在派车调度中审批通过后即可通过系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知司机和申请人员；工作人员或司机将出车详细情况通过出车记录录入至系统中，以便有备可查，而且在司机补贴统计中也可根据出车记录统计司机的出车补贴；单位使用私人车辆时，也可在系统的私车公用登记中录入使用的情况；车辆管理人员通过部门用车统计中可以很方便的根据时间段或部门等多种条件来统计司机或车辆的出车记录、里程、油耗等数

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据，便于统一管理。2.5.3 资产管理

实现对单位的各种资产及其使用周期进行有效的管理。通过资产的种类、折旧年限等各种参数自由设置，方便多种资产登记入库管理；申请领用资产时通过时间冲突检测后，按照预定义的审批流程通过后，系统即会以多种提醒方式提醒申请人；申请人资产使用完毕，管理员通过资产归还来登记资产的使用结束；资产发生故障需要维修时，管理人员可通过维修管理记录资产的维修的具体情况，为折旧做参考；资产的归属权发生转移时管理人员可通过变更管理来实现。2.5.4 人事管理 建立内部人才管理库，保存内部各分中心机构人员基本信息。提供人事调动、变动等相关的人员变动功能，并自动将工作变动经历记入人员的工作经历。2.5.5 用品管理

通过用品仓库管理、用品类别管理、用品详细资产管理对用品的存放、分类及详细信息进行有效的管理，并对用品从入库到出库一系列的登记入库、申请领用、调拔、库存查询、流水查询统计等实现全过程的控管，使管理人员轻松管理。2.6 系统管理

系统管理作为电子政务协同办公系统最为核心的模块，不仅能够实现常用的用户、组织、权限等管理功能，还提供了大量图形化、可视化的操作界面、菜单、首页、表单、查询等功能的定制，以及多种模板供管理员根据政府需求进行选择，满足系统管理的灵活设置、操作简单、方便易用的要求，减轻了系统管理员的工作负担，真正实现 “高效管理、快乐工作”。

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2.6.1 用户管理

用户管理是用来维护用户基本信息和添加、删除组织机构中用户的功能模块。管理员可以任意添加、修改、删除用户个人信息，还可以对用户进行所属组织机构（部门）和担任角色（职位）进行分配。2.6.2 组织管理

组织管理是用来维护系统中的组织机构信息。组织机构以树型目录树的方式显示，一般以局机关或最高管理部门为根结点，下面设置各职能部门和分支机构。在“组织管理”中系统管理员可以方便地添加、修改或删除一个部门节点及其相关内容。2.6.3 职务管理

系统管理员通过职务管理可以自由定义、添加、删除系统中的相关职务信息，在给组织机构分配角色时可以与用户实际情况一一对应，也可以给用户对应一个或多个已定义好的角色，系统支持身兼多职。2.6.4 权限管理

系统管理员根据用户不同级别在权限设置中设置用户可以访问系统的权限，只有赋予用户相关权限后才能在系统中进行与用户相关的操作。

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2.6.5 系统设置

系统设置主要是方便系统管理员对系统进行个性化设置，主要包括：条件设置、链接设置、标志设置、IP限制、身份认证、登录页面、门户信息、系统模块等相关设置。2.6.6 日志管理

统计登录到系统的用户相关情况，记录系统登录用户的编号、姓名、所属部门、访问页面、访问IP、登录时间、退出时间等，并可按部门、人员、时间段等条件查询统计，方便系统管理员能够快速查询系统的各种操作，以便追踪非法入侵，提高系统使用的安全性。2.6.7 短语管理

在系统使用过程中，领导经常需要填写“同意”、“不同意”、“请某某阅”、“请某某部门办”等常用的意见。为了减少用户的文字输入量，提高方便性，系统管理员可以把用户常用到的短语添加至短语管理中，并且每个用户也有自己的一个短语库，可以从系统管理员建立的总库中挑选一些自己常用的导入到自己的短语库里，用户在使用系统中任何需要输入文字的地方，都可以调出自己的短语库，然后在其中选择需要的短语，极大地提高了系统的使用效率和个人办公的工作效率。

2.6.8 短信管理

短信管理是对网络寻呼中的短信发送情况的管理模块。系统管理员可以对系统中的短信发送详细信息和费用情况进行查询、统计、查看，方便进行费用管理。2.6.9 公文设置

公文设置通过对公文类型、模板、字段、红头、稿纸以及使用手写批注用户范围的设置，使公文规范化管理，并且用户使用时可直接调用，提高了办公效率。

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2.6.10 回收站

与Windows里的回收站功能类似。系统内的删除操作都只是逻辑删除，并没有真正将数据清除，只是保存在回收站中。当数据需要恢复时可以通过恢复功能进行恢复；也可通过清空回收站对数据进行物理删除，数据就不能够再恢复了。

3、技术架构规划

涉密内网的OA系统需要和其他单位或者下属机构进行数据交互，OA系统既要从其他系统接收数据，也要向其他系统下发数据。考虑到涉密系统的特殊性，特设定以下数据交互系统，如下图所示：

涉密内网OA系统与其他系统数据交互图

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 数据上传服务器：用于接收其他系统的数据，并对数据进行解密和密级比对，对于不适合传入OA系统的数据要进行丢弃和销毁处理。 加密链路：专门用来进行数据传递的加密链路。

 远端设备：部署在远端系统一端，专门用来对用户数据的加解密使用。

3.1 数据上传流程

数据上传，由远端系统发起，首先将数据加密，进入专门的加密通道，由涉密内网的数据上传服务器接收并进行数据解密和密级比对，不符合进入的数据在这里进行销毁和丢弃，可以进入的数据，由此传送至涉密内网OA系统。

数据上传流程图

3.2 数据下发流程

数据下发，由涉密内网OA系统发起，首先将数据进行密级比对，不适合下发的数据不能下发。可以下发的数据进行加密，进入专门的加密通道，由远端设备接收并进行数据解密，然后由此传送至远端其他系统。

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数据下发流程图

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第三篇：OA办公自动化系统组网解决方案

oa 办公自动化系统利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作 质量，提高生产率的目的。作为企业信息化的重要组成部分，oa系统一直都是必须的一项业务。随着企业的发展，开设分公司、新办事处、在家办公、移动办公等都成了一种新的需求。因此，oa系统的应用不仅仅局限于某个公司总部或单位总局小型局域网了，现在总部都需要实现和分支机构的互联，使oa系统中的个人办公、公文系统、综合业务、行政管理、综合信息等资源共享，让公司管理更加统一规范，保证物流、信息流的实时更新，确保公司市场信息的及时传递，营销方案的及时执行，提高工作效率；对于政府机构来讲，需要实现和分局的实时联络，保证公文流转的时效性和安全性等等。

要实现这些目标，过去通过电话，电子邮件，不仅效率低，而且费用也不低；采用ddn专线造价太高，用modem远程拨号的方式速度又太慢。如何达到价格和性能的完美统一呢？有了iceflow vpn，只需要运行一套c/s、或者b/s的oa系统，全球各地的同事就可以协作完成任务了。

iceflow vpn特点

◇ 安全：iceflow vpn基于国际标准ipsec协议构建，采用192位idea、des、3des高强度加密算法，并采用动态密钥交换机制，其具有全面日志分析管理功能，最大程度保证公网传输中数据安全问题。可以将分部pptp用户和特定主机绑定，即使pptp客户用户名密码泄漏也绝无安全隐患。另外，与某类产品相比，iceflow vpn免受网络上病毒的攻击，也避免重启等手续，更有效保证数据传输的安全性

◇ 稳定：iceflow vpn按照工业标准设计，支持30000小时连续无故障运行，自动拨号，断线后可在线路恢复正常后10秒内恢复正常运行，支持单机双线路和双机分流备份，有效保证数据流畅通

◇ 灵活：iceflow vpn可实时查看当前数据流量；支持ddn，adsl，cable等多种方式接入internet；支持网状结构和星型结构等多种组网方式；可通过监控中心即时监测各个节点使用状态等，内建update功能，一般新发布的功能均可以免费得到。性价比高：iceflow vpn与同行业产品相比，价格合理，并且根据性能档次分不同价位，可满足不同用户需求。iceflow充分考虑用户的实际需求，为其良身定放产品

方案概述

oa办公自动化vpn组网原理和远程erp系统组网原理相同，都属于应用系统远程组网。iceflow建议，只需要在客户的总部以及各个分支机构分别放一台iceflow系列路由器，各点通过adsl或其它方式接入公网internet，就可以为客户构建廉价，稳定的vpn网络。因公司或企业领导需要在家或出差在外时仍能方便办公，故可采用pptp拨号方式接入，实现与总部的互联。

网络架构

◇ 总部：总部一般来讲是企业信息存放、处理的中心，网络内部主机数量多，数据流量大，安全性和实时性要求高；因此推荐采用高性能的iceflow r5000h作为接入服务器。对于实时要求很高的企业用户，可以在总部采用两台r5000h 作双机备份，保证稳定数据传输

◇ 分支机构：企业分支机构一般指分布在全国各地规模中等的分公司，公司内部建有中等规模的局域网，同时通过当地isp提供的宽带接入方式接入因特网。安装一台iceflowr5000l或1700h路由器，作为客户端接入总部

◇ 移动办公用户：采用pptp或l2tp协议，接入总部，可支持cdma/gprs及802.11b等无线移动接入，用户即使在乘坐车船甚至飞机的途中，可随时随地实现移动办公

第四篇：OA企业协同办公系统解决方案

OA企业协同办公系统解决方案

一、OA协同办公系统的作用

OA办公自动化系统是企业除了生产控制之外的信息处理与管理的集合。对于单位的领导来说，OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者来说，OA是信息管理系统；而对于普通管理者来说，OA又是业务处理系统。OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

规范管理，提高工作效率：

通过工作流系统，员工不用拿着各种文件、申请、单据（比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批）在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的，可以随时根据实际情况来调整不合理的环节，为企业流程的重组提供有效的事实依据。

节省运营成本：

OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公，无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用；工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

消除信息孤岛、资源孤岛：

OA协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。

实现知识传播：

实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

提高企业竞争力、凝聚力：

员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部凝聚力将大大增强。

二、OA的功能特点 ☆ 适用，符合日常办公习惯

适用性是系统设计的第一原则，OA站在最终用户的立场上，在适用操作、业务处理、功能展示等一系列问题上进行了深入研究。

☆ 成熟性与先进性

产品采用三层结构模式，系统开发采用微软目前最成熟先进的.net技术，数据库采用微软的SQL SERVER 2000既保证当前系统的高可靠运行，又使系统能够适应未来技术的发展，满足业务不断变化的需要。

支持工作流正文内容笔迹留痕、手写签名、电子公章。☆ 安全、可靠、稳定性

系统在实际运行中可能含有大量的用户机密信息，需要对使用信息进行严格的权限管理。系统采用分级管理、统一授权和全面安全跟踪等方式进行权限管理。

☆开放性与可扩展性 系统采用开放的可扩充模块结构，保证以后可以方便地升级以及在同一平台上扩充其他业务功能。☆ 高度自定义

系统的组织机构、职务角色、工作表单、工作流程、桌面显示风格、甚至部分功能模块也可由用户自定义。

☆ 易学易用易管理

系统采用B/S，客户端通过IE浏览器访问，功能设计直观，操作简便，复杂的功能模块内即有使用说明，用户使用基本无需培训。

☆ 支持集团办公模式

支持集团办公，集团各机构之间的用户可以允许或禁止互相访问。☆ 支持与ERP系统的连接(破解版支持用友，暂时没金蝶接口)开放的数据库结构，独立的工作流引擎，支持用户自定义中间数据库，使ERP的数据进入OA流程，表单审批、流转结束以后的数据可以提供给ERP系统使用。

三 OA功能介绍 功能模块 工作流 新闻公告 电子邮件 文档中心 工作计划 工作报告 行政综合 任务安排 个人办公 模块内容简要说明

表单制作、流程设定、审批处理、流程催办、流程统计等。

包含“公告管理”、“新闻管理”，管理新闻公告的拟稿、审核、发布与查询；可自定义增加发布栏目。

内部邮件、POP3邮件收发，邮件管理。

公共文件夹的建立与权限分配，文件上传与管理。

部门或个人周计划、月计划的起草、审核、发布及执行反馈。

撰写工作日报、周报、月报或其他总结汇报，可提交上级审阅。

包含“调查投票”、“员工评选”、“外出登记”、“重要提醒”、“费用管理”、“通讯录”、“考勤管理”等7个子模块。

工作任务下达、执行、转发，任务执行进度监控。

包含“个人日程”、“工作日志”、“个人文件夹”、“个人设置”、“个人通讯录”、“常用链接”等6个子模块。

企业文化 手机短信 知识管理 会议管理 车辆管理 用品管理 资产管理 图书管理 合同管理 证照管理 包含“电子论坛”、“电子期刊”、“成长历程”、“企业格言”、“欢迎新同事”、“文体活动”等6个子模块。

通过网关收发手机短信，可以建立个人通讯录、常用短语。

知识文档的分类，知识的建立与查询。

会议的计划安排登记，会议纪要管理，会议查询管理。

车辆资料记录、车辆使用管理、用车申请管理。

用品分类登记，入库、领用申请与审批，领用统计报表。

资产分类及登记，使用、归还、维修、清理、折旧管理。

管理图书资料，图书借阅、归还管理。

企业合同的录入、借阅、终止、销毁及查询管理。

管理企业证照，设置到期查询，自动到期提醒。报表中心 项目管理 在线讨论 系统首页 定义需要填报的报表类别、格式，网上填报报表内容。

管理项目的立项、审批、任务、资源、费用、文档等。

发起、关闭讨论议题，查询历史讨论内容。

功能菜单定义：可选择只把用户需要的功能模块显示在首页左面的功能树中，隐藏不使用的模块。桌面显示定义：定义桌面显示信息，如公告、新闻、待办事项、我的任务、我下达的任务、最新文档，我的日程、我的邮箱、我的会议、共享日志等。

桌面栏目可以自由选择，自由拖动。快捷方式定义：定义常用的功能在桌面右上角，如流程发起、写邮件、写日志等。

1、工作流

流程发起：选择相应工作表单（如费用申请、采购申请、请示报告等），填写相应栏目或正文内容，即可提交给下一个审批（办理）环节，也可保存至草稿。

审批办理：系统首页或在“我的待办”文件夹中显示所有需要当前用户办理（或被授权办理）的工作，打开即可在指定的位置签写审批办理意见，也可以根据权限修改工作表单中的内容。签写意见的方式有：输入文字意见、调用常用审批用语、电子签名、调用手写签名、盖章等。

可以退回至已经办过的任意环节。

可以直接将待审批工作置为办结，且将办结信息通过邮件通知所有经办人。

如果当前环节是最后环节，而实际情况还需要继续流转，可在工作流程中添加后续环节，并继续提交。协办：办理人可以发起协办，即使协办尚未办理，当前环节仍可提交，且协办自动取消。

监控催办：所有当前用户已办理的工作自动存档在“我的已办”文件夹中，可直观地看到每一项工作现在所处的处理环节，可对当前的工作办理人发送催办信息。

流程调度：如果由于流程设置错误或当前处理人因故不能办理某项审批工作，可以将该项工作调度给其他人办理。

办结查询：用户可根据权限范围查询已经办结的工作表单及审批内容。

统计分析：系统可自动对同类表单按时间段进行统计，被统计的内容限于数字信息（如费用申请、报销单等），既可统计已经办结的，也可统计办理中的。

流转记录：详细记录流程每个环节的收到、提交时间及办理用时。

2、新闻公告 2.1、公告管理

在系统内发布各种通知、通告、决定、动态等，公告审核支持多级审核。

公告可以限制部分人可以查看。点击公告标题，可以查看该公告的已阅人员或未阅人员。超过有效期的公告自动归类到历史公告。2.2、新闻管理

实现新闻的发布与维护管理功能，新闻对象亦可指定，新闻的发布无需审核。2．

3、类别设置

设置公告、新闻的类别以及桌面提醒方式。

3、电子邮件

电子邮件系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。RuvarOA的电子邮件模块，可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，也可内部独立使用，实现内部邮件与外部邮件的无缝结合，提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管理、邮件自动接收、分类归档等各种功能。

RuvarOA允许通过后台管理限定个人邮箱空间大小、限制某些帐号收发POP3邮件，或监控某些帐号的外发邮件内容。

4、文档中心

文件分类：可以根据企业的管理要求，建立不同的文件类别以存放相关的文件。文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等各种文件格式。

文件上传：可以单个文件上传，也可以直接向服务器硬盘的文件夹批量复制文件。文件查阅：用户可以根据权限阅读或下载相关文件。

文件只读：支持对doc、swf格式的文件只读而不能下载、复制，提供所有文件转换至swf格式的工具。

5、工作计划 5.1、个人计划

周计划：以每天为时间单位起草个人周工作计划(上周未完成计划自动重新写入本周)，提交部门负责人审阅、发布。计划执行人可根据计划完成情况将每项计划置为“完成”、“未完成”状态，注明完成或未完成原因，最后将所有计划置“办结”状态后归档。

月计划：起草个人月工作计划，操作流程同周计划。5.2、部门计划

周计划：起草、发布、执行、查询部门周工作计划，操作流程同个人周计划。月计划：起草、发布、执行、查询部门月工作计划，操作流程同个人月计划。

6、工作报告

用户可以填报工作日报、工作周报、工作月报或其他类型的工作报告、总结，并提交给有关领导审阅。部门负责人或部门主管领导可以查看该部门所有人的报告内容。工作日报、周报、月报可设置提交时间，自动标记延期提交的报告。自动汇总漏交日报、周报、月报的员工。日报、周报、月报格式可由用户自定义

7、行政综合 7.1、调查投票

通过设定主题，可以对企业关心或关注的话题进行网上投票。每一主题都可以限定投票人范围，每人只能投票一次，支持匿名投票。广泛应用于民意调查、投票选举、表决、以及人事考核等。

7.2、员工评选

评选典型（如优秀）员工，可限制每个评选人的最多投票数，自动按结果排序。7.3、重要提醒

针对某些重要事件，可以设置系统自动提醒，即每次登录OA都会自动弹出提醒内容。提醒对象可以多人，提醒频率可以是每天、每周的某几天、每月的某几天。

7.4、外出登记

登记当前员工的外出情况：外出时间、外出地点、外出事由、返回时间等，便于及时了解员工外出动向。

7.5、通讯录

建立内部（即OA系统用户）通讯录以及公共通讯录，供用户查询。7.6、费用管理

管理企业费用类别，录入费用数据，生成多种费用汇总表，查询个人或部门费用发生情况。7.7、考勤管理

设置上、下班考勤时间，用户可登陆系统进行考勤，系统自动生成考勤报表。

8、任务安排

任务安排实现对日常工作任务的安排、下达，任务负责人员的指定，实现工作由上到下，由总到分的统一安排管理。

主管领导可以对于已经安排的工作任务进行跟踪检查，实现管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监控管理。

9、个人办公

9.1、个人日程：个人日程的安排、备忘，可设置手机短信自动提醒。9.2、工作日志：个人日志，日志可以共享给本部门、上级或者全体用户。9.3、个人通讯录：员工的个人通讯录信息，可导入到OA企业邮件系统中。

9.4、个人设置：个人基本信息设置，签名样式上传管理，登录密码修改，流程审批及日程安排的授权。9.5、个人文件夹：建立个人文档中心，可以建立文档类别，支持同时多文件上传，支持文件在文件夹之间的移动。

9.6、常用链接：OA提供办公过程中有可能用到的一些信息查询工具，如万年历、长途区号、邮政编码、度量衡转换等。用户可以增加更多的查询工具。

10、企业文化 10.1、电子论坛

可由用户灵活设置论坛类型、论坛版主、论坛访问用户范围，在实现内部员工交流的同时，可以充当日常办公讨论的功能，大大提高内部交流的效率。

支持直接上传MP3、AVI等格式的声音、图像文件，察看时直接播放。10.2、电子期刊

期刊投稿：用户可以向期刊的有关栏目投稿，系统可以统计用户的总投稿数量。

编辑审稿：期刊的编辑审定投向各栏目的稿件，选择稿件进行发表，对于不采用的稿件可以退稿。期刊阅读：查询、阅读出版的电子刊物，支持全文搜索。10.3、成长历程

管理企业成长历程，并可在桌面显示。10.4、企业格言

管理企业格言，并可在桌面显示。10.5、欢迎新同事

简单描述新同事信息，并可在桌面滚动显示。10.6、文体活动

员工可任意发布问题活动信息，并可在桌面显示。

11、手机短信

短信发送、接收及管理，支持群发，同时可与RuvarOA内部管理功能结合，自动发送待办通知、催办通知、会议通知、日程提醒等。

12、知识管理

知识整理：按类别整理企业相关知识，提交审核。

知识审核：审核提交的知识草稿，验证知识的准确性和有效性。知识查阅：阅读知识，对知识进行点评。

13、会议管理

包括会议室管理、会议计划、领导审批、会议通知、会议查询、会议纪要拟稿、会议纪要审批、会议纪要查询等功能。用户可在桌面直观地看到自己需要参加的会议，会议通知可以通过手机短信或IM反复提醒。每项会议纪要可以单独设置查询权限。

14、车辆管理

车辆登记：建立相应的车辆档案，详细记录购买情况、车辆情况。用车管理：用车的申请、审核、派车管理；派车单更改；用车返回登记。车辆管理：登记管理车辆的维修、事故、费用情况。

统计报表：按部门、按时间、按车辆生成相应的里程、费用报表。

15、用品管理

用品采购：用品管理人员进行采购登记，可以为各种办公用品设定库存报警值，方便办公用品管理人员进行相应的提醒查询，有利于保证办公用品的正常库存。

领用管理：对需要办公用品的用户进行领用登记，自动完成库存扣减。查询统计：可通过部门、时间段、领用人等不同途径进行相应的统计查询。

16、资产管理

设备档案：管理企业或部门设备的详细信息，可以自定义字段。

设备使用：可以对设备进行领用、归还、转移、维修、清理等管理操作。

设备折旧：提供多种折旧计算方法。导出管理：可以将设备档案导出成WORD或EXCEL文档。

17、图书管理

新书入库：登记新购置的图书资料。

我的借阅：借阅或归还图书，系统自动提醒借阅时间到期。图书查询：可以按类别、编号、图书名称等方式查询图书资料。超期借书：查阅所有超期的借阅，可以发邮件催还。

18、合同管理

合同录入：录入及维护企业签订的各类商务合同信息，每份合同可以附加多个附件及相关补充合同。合同借阅：合同的借阅申请、审批、查阅过程管理。合同终止：对履行中的合同进行终止的申请与审批管理。合同查询：按多种条件查询合同信息。

19、证照管理

证照录入： 按照类别录入需要管理的证照信息，如证照名称、发证日期、到期日期、持有人、发证机关等。证照查询：根据多种条件查询证照信息。

提醒设置：可根据证照的有效期或到期时间设置证照的提前提醒日期，不同的证照提醒人可以不同。20、报表中心

报表模板：定义报表的类别，如财务报表、行政报表等；以及不同类别常用报表的表头、表尾、内容栏、计算方法等项目。

报表填报：填写相关报表的内容，完成后可选择指定的阅读人员提交。

报表查询：根据权限查阅报送过来的分类报表，如有新的报表送到，系统会自动邮件及弹出界面提醒。打开的报表可以转为EXCEL文件或直接打印。

21、项目管理

RuvarOA项目管理模块，通过对项目建设过程中的任务管理、进度管理、费用管理、文档资料管理，帮助企业实现项目建设的科学、规范、有效管理，积累项目建设过程中的先进经验，完整保存项目建设过程中的数据资料，对以后的项目建设提供参考与借鉴。

项目立项：新建项目申请，建立项目的相关信息并提交领导审批。项目相关信息包括：项目编号、项目名称、项目经理、项目预算、参与部门、计划周期与工时等。同时也可完善项目任务、项目文档、项目资源、项目成员。

项目审批：审批立项申请，可多级审批，项目审批不可修改项目信息，但可退回要求修改再重新提交。项目执行/变更：对已经审批通过的项目进行启动、暂停、完成管理；项目暂停或完成，该项目下所有任务也不能再进行进度管理操作；没有完成的项目的部分内容（如项目经理、项目成员、项目资源）可以变更。仅允许项目经理在本模块进行操作。

项目任务：查询本人执行的项目任务，并进行任务进度的日志填报管理。

项目文档：每个项目均可建立独立的项目文档库，每个项目文档库类似一个共享文件夹，可建立多级子文件夹。项目成员可以查询、上传该项目相关的文档。

项目费用：项目进行时，可以录入与该项目相关的收入、支出费用，并分类进行汇总。

项目查询：查询本人相关的项目或权限允许查阅的项目；系统根据项目任务自动生成甘特图；有删除权限的用户可以删除历史项目。

数据字典：设定项目角色、资源类型、费用类别等基础信息。

22、在线讨论

根据权限发起讨论议题，类似网站的聊天室。讨论可以限时发起、关闭。已关闭的讨论可以激活重启。

23、后台管理

权限管理：设定权限组，每个权限组可根据需要分配模块操作权限。

用户设置：建立及管理用户的登录帐号及密码，以及用户所在部门、职务、行政级别、角色、所属权限群组等，可限制每个用户的登陆IP范围，也可给用户分配身份认证锁。

表单定义：设计流程审批需要使用的工作表单格式、内容；支持多页表单。流程定义：给工作表单设定默认办理环节，图形化定义。

功能管理：可根据实际需要屏蔽不使用的系统功能模块，也可增加用户自己开发的功能链接；功能模块的位置可以任意移动，也可更名。

论坛设置：设置论坛栏目及管理员。

邮件设置：设置内部邮箱域名，设置用户邮件收件箱容量，统计POP3设置等。文档中心：同步文档中心的文件夹及文件名，清理垃圾文件夹，设置超级管理员。桌面定义：预定义用户默认的首页格式。

容量设置：设置邮件系统及个人文件夹的空间限制。日志管理：查询及删除系统登陆日志。

设置数据源：快速建立独立的数据表及内容，为流程表单调用。

第五篇：OA档案管理解决方案

OA档案管理解决方案

档案管理模块是OA系统原有组成的应用模块，目前只使用了部分功能。通过对此模块重新规划实施应用以及少量二次开发可以实现对文书、实物、声像、照片等档案的信息一体化管理，全面提高了档案管理水平和档案信息资源的开发利用能力。实现了知识、信息的累积与共享。

OA档案管理模块参照《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》、文书档案案卷格式、归档文件整理规则、机关档案工作业务建设规范等法规性文件，涵盖了档案的收集、整理、立卷、鉴定、编目、保管、统计、检索、借阅、销毁等工作，档案分类体系完善、科学、合理，保持了资料的历史样貌；检索方式多样，准确率高，便于用户查询；用户借阅、归还档案资料方便，有利于信息的共享；减轻了管理人员的劳动强度，提高了档案管理工作的实时性、实效性，最大程度的提高了档案管理工作的质量；通过缜密完善的权限设置和工作流定义，使档案管理具备了极高的安全性。

档案管理模块还可以与OA其他功能模块相关联，实现自动归档功能。档案的来源包括两部分：一是直接录入的文件，二是其他模块自动归档的文件。随着企业信息化程度的提高，在本系统的日常使用中也将产生大量的文件、信息，需要我们进行实时有效的收集和整理。在OA系统使用中产生的文件与信息，如会议管理、邮件管理、传阅信息、通知公告、任务管理、公用文档等，都可以直接的自动归入档案管理中进行管理。不需要再做重复性的收集和录入工作，同时也大大减少了文件和信息的流失，实现了档案管理的实时性。

主要功能子模块有：

 档案数据：按目录形式详细显示现有的档案全宗、类别、卷宗、文件的目录，有相应权限的用户可进行档案类别、卷宗及文件的新增、设置，并进行分类、归卷、移卷等相关的整理和维护；  档案查询：显示档案数据列表，用户通过选择查询条件，即可查阅到所需文件或案卷，且查询结果能保存在借阅申请暂存中，以便以后申请借阅时用；  档案借阅：通过定制适于使用的档案借阅流程，提交借阅申请，实现了用户查阅所需文件或卷宗的功能；  档案销毁：定制适于使用的档案销毁流程，根据需要可实现对已过保存期限或没有保存价值的档案进行销毁的功能；  统计分析：根据具体需要设定查询条件，即可实现对档案的借阅统计、文件统计和案卷统计。