外贸经理秘书工作说明书

第一篇：外贸经理秘书工作说明书

佛山市顺德区四方板业制造有限公司

经理秘书工作说明书

第一部分岗位规格说明

一、基本资料

岗位名称：经理秘书职位代码所属部门：行政部 直接上级：总经理分析日期：2011年02月20日

二、岗位职责：

日常事务管理（办公室管理、通信管理、日程管理）

接待事务（来访接待、安排服务等）

会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

行政事务

信访事务（员工的来信来访或员工及顾客的投诉处理等）

调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

写作事务（各种文体的写作）

协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

协助总经理进行公司企业文化、企业战略发展的规划，配合管理办开展企业文化工作；

三、其他职责

完成领导交办的其他临时工作。

四、工作内容及工作要求

1、合理安排总经理的日常工作时间和程序；

2、负责领导办公场所卫生清洁。领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放；

3、负责日常经营管理文件的整理，及时编辑整理归档，为总经理开展工作提供便利

4、负责收集相关信息，关注公司内各部门信息沟通情况，及时传达领导的各项指令； 协助总经理跟进日常工作的安排和完成；

5、负责总经理重要客户来访的接待工作；

6、整理公司重要会议记录及会议纪要；

7、协助总经理跟进完成国外订单的进展及国内外的市场推广。

8、完成总经理交办的其他工作的督办、协调及落实任务。

五、工作场所:办公室。环境状况:舒适。

六、工作时间

本岗位实行每周40小时的标准工时制。

晋升方向 轮转岗位

第二部分员工规格要求

任职资格：

1、年龄25岁以上，身高1.6m以上，仪表端庄、形象气质佳；

2、大专以上学历；英文4级以上。2~3年以上秘书工作经验，熟悉本岗位基本工作要求及流程；

3、有较强的文字表达能力及图表处理能力，文笔优秀，熟练使用办公操作系统；

4、良好的沟通协调能力、突发事件应变处理能力，熟悉商务接待礼仪；

5、敬业勤业、工作责任心强、执行力强、处理问题考虑周详，认识集体利益胜过个人利益；综合素质佳

6、认同企业文化，具有强烈的责任心及团队合作意识，能适应较强的工作压力和工作强度；

第二篇：总经理秘书工作说明书

总经理秘书工作说明书

一、基本资料

1、职务名称：总经理秘书

2、直接上级职位：总经理

3、所属部门：办公室

4、工资水平：2000~30005、工作性质：高级文秘

二：工作概要

1、协助总经理处理行政事务、董事会的秘书性工作。总经理活动日程安排，内

务管理，接待事务服务与处理，讲话稿的起草，有关讲话录音、记录及整理，来

信来访处理，日常文档处理，有关会议通知、记录公司领导工作计划安排，临时

交办事项，总经理办公室保密管理对各种文件、讲话、资料要保密。

2、职务说明：

（1）按要求时间完成月、季、公司工作总结及工作计 划起草

（2）按要求起草总经理的工作报告。

（3）参加指定的公司会议，做好记录。记录要全面准确，有争议的问题，双方观点要记清楚。

（4）根据会议要求和需要，及时整理会议纪要，按规定范围下发。

（5）对会议决定的事项和布置的工作，进行检查督办，并及时向总经理汇报

（6）了解总经理的主要活动情况，做好总经理的工作日程安排。

（7）负责企业大事记的登录与归档。

（8）及时向直接上级汇报本岗位工作的真实情况和有关数据。

（9）定期向直接上级述职。

（10）完成直接上级交办的其它工作。

三：任职资格

（1）必备知识

①具有经济、管理或文秘类专业本科以上学历，并有较强的自学能力。

②取得经济类初级，文秘四级以上专业技术任职资格。

③熟悉公司法、合同法、档案法、税收、工商管理等法律、法规知识，熟悉公司经营策略、经营计划、各部门职责分工及各部门的经营目标。

（2）技能要求

①能全面领会工作指令和工作要求。

②能撰写工作报告、总结、报告、指示、会议纪要、发言稿等。

③思维敏捷，有较强的语言表达能力和公共关系能力，能够大方得体地接

待来宾。

④能独立进行专题调查，并能撰写调查报告。

⑤能熟练操作微机。

⑥能熟练使用现代办公设备，并进行简单维护。

⑦具有一定的英语水平，英语六级以上。

四：工作环境

1、工作场所：室内80%室外20%

2、工作姿势：站立15%走动25%坐60%

3、体力消耗：小脑力消耗：大

4、视觉精力：集中程度60%紧张程度60%

5、危险性：小

6、工作时间：上午9：00~下午5：007、加班情况：一般不加班，除特殊情况外

8、环境：舒适愉悦

第三篇：行政秘书工作说明书

岗位描述

行政秘书

岗位名称：

行政秘书

直接上级：

秘书室主管

本职工作：

办理日常行政事务和程序化工作。

工作责任：

（1）认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。

（2）办理公司文件、信函的邮寄工作。（3）办理报刊、杂志的订阅。

（4）办理来、发文登记，填写文件传阅单。（5）做好公司通知工作。（6）办公室文件的传递及催办。（7）定期向秘书室主管述职。

（8）积极参加培训活动，努力钻研本职工作，主动提出合理化建议。（9）做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。（10）完成秘书室主管交办的其它工作。

第四篇：外贸经理工作规划

首先，作为一个外贸经理。需要得到的授权，这是你职责执行的一个保证。而授权范围多大，那么你权力就有多大，那么责任就有多大。现在一般的企业很多私营家族企业的老板都不怎么信任外人，一般外贸经理就是一个空架子。但是作为一个正常企业，一个经理需要做的事情如下： 1-提高自身素质

首先作为经理，你无论是在业务的熟知程度上，还是在心胸宽广度都要比其他的人要强。

一般做经理的人，要么他的业务很厉害，要么他在这个领域干了很久。对所有流程还是产品都有一个很清晰的定位和认识。所以你首先要在技能上掌握有一技之长，那么老板对你有所依赖，你手下的员工也可以从你这里学习到该学习的东西，或者是你有东西去教你员工，如果你手下的员工问你什么问题，你都不知道或者请示老板，那么你的权力会被架空，而且会失去威信。

对于个人修养和素质问题。一般因人而异，对于对待下属需要一视同仁，如果厚此薄彼，很容易造成沟通不良，产生分歧和小团派。无论出现什么情况或者是状况，不要去和下属争论，如果你和他争，他认为你是在利用权力压他。要做到处事不惊，心平气和。即使别人做的不好，也要用暖语多于冷语。2-负责外贸市场规划

首先一点，要学会SWOT分析原理，对自身产品，公司实力认识。找到自己的优点。对竞争对手的认识，找到对方的优点和弱点。所需要进去的市场，对此市场贸易方式的了解。风俗习惯的了解，进出口贸易壁垒的了解。需要组织哪些资源去做这个市场，详细的步骤和规划是怎么样的。3-带领团队实现目标

业务是考核一个外贸团队的最终标准，而团队的团结稳定和向上精神却是公司的一种无形财富。

努力激励和大家一起同舟共济。在状况低迷的时候，经理需要起主要作用给大家打气，用自己的业绩去鼓励大家。同时也要给予大家足够的人文关怀。

对待上司老板需要有足够的担当责任。

4-制定部门工作计划及相关预算，全面负责外贸部门的日常管理工作；

安排好详细的分工，单证，操作，业务。规定好流程，明确好各自的责任。

这样避免办事效率拖拉，出现问题相互推诿。对有能力的人，给他权力让他放手去做。对于需要学习的人，安排他事情做。

而自己只要把握好主体方向，对于部门的进展和状况，及时向上级汇报，这样会了解你所带领的团队的动态，上级或者老板会比较放心。做好计划；根据公司发展状况，与老板商量制定。

做好详细的分解计划：根据市场，产品特性，周期确定好每个季度或者半年应该完成的目标，然后分解到每个月，每个人手上。按照这个目标去努力。同时做好详细的跟进和监督。计划不要随便变动，这样会打乱你的工作思路和进展，一个季度超额或者是未完成的计划不要叠加到下一个季度上去。这样不利于统计和分析原因。5-管理和安排日常商务和外贸谈判；

6-建设和管理外贸团队，对团队人员进行培训和整体规划； 全程客户服务，维护客户关系。

第五篇：外贸经理岗位职责

上海泽吉纺织品有限公司

外贸经理岗位责任

1、根据公司运营管理总体发展计划和企业经营目标，规划并执行部门销售计划，并确保完成公司下达的经营业绩指标。

2、负责日常管理工作及下属员工的管理、指导、培训及评估，并制订相关的制度及流程，确保部门工作的高效运行。

3、负责外销合同的业务谈判、合同审核、签订、跟踪执行情况，确保合同正常履行；并每月定期向上级领导上交销售报告及必要的销售分析、销售统计。

4、确保每月的项目回款、发票正常收回，密切关注资金回笼状况，合理使用资金，加快资金的周转率。

5、组织开展市场调查、经营分析，并收集整理相关市场发展趋势、需求变化和客户反馈数据信息。掌握竞争对手动态，及时组织竞争方案的制定和实施，确保公司在市场竞争中的主动。

6、收集、分析潜在客户来源，主导新客户及新市场的开发工作；并每季制定对新产品推广计划，确保按时实施完成。

7、分析和开发市场并维持与老客户的关系，定期或不定期与客户保持沟通，维护客户资源。

8、组织参与展会，争取新客户，拓展业务。

9、推进公司的企业文化建设，掌握员工主要思想动态，倡导队伍的创新和团队精神，提升公司核心竞争能力。

10、树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。

11、参与或协助上级执行相关的政策和制度。