档案机要文员工作职责[共五篇]

第一篇：档案机要文员工作职责

工 作 职 责：

1、档案的收、整理、调阅、复印，严格执行保密制度；

⑴负责《公司档案管理制度》规定的各项档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握档案保管；

⑵正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守公司机密，严格执行借阅、查阅登记制度。

⑶负责档案、资料调借工作，做到提供准确、及时主动，用后及时清结，按时入室归为。

2、印章的管理；

⑴印章保管人员要明确职责，严格执行印章管理制度，使用印章要在办公室内，一般不能将印章携带出单位以外使用，按保密要求，不得委托他人代取代用，印章不能脱离印章保管人员的监督。

⑵保管印章要牢固加锁，确保印章的安全，防止印章被盗用或丢失。

⑶在使用印章时要十分审慎，每次用印要履行批准手续，并进行登记，使用印章时应做到：首先检查是否有本单位负责人批准手续、用印的签字，对超出范围的用印，应请求领导人批准。其次，应审阅、了解用印的内容，不能不看内容就盲目盖印，同时还要检查留存材料是否安全，一般用印要保留的材料有：①一般信件的要保留有领导人签批的草稿；②协议书、合同等应保留

一份文本；③各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面材料、名册及证书的样本，要逐一核对证书与名册的姓名是否相符，并清点证书数量与名册的人数是否相同；④若实在没有留存材料的，要详细地记载用印情况。

⑷每次用印都要进行登记。登记项目包括：用印日期、编号、内容、摘要、批准人、承办人以及留存材料等项目。

⑸对经过审查、登记后的文件、材料进行盖章时，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别，印章文字不能盖歪或盖得颠倒。

3、公司各领导、各部门、文件的复印、打印、提档，物业文件复印、提档及印章事宜；

4、公司办公用品定期与财务核对及时补购及入库手续的办理，且与办公用品店结账手续办理；

5、打印机、复印机的管理（换墨及协助维修）；

6、油卡、车钥匙、电卡（申请及购买）、水票、保险的管理与办理手续；

7、总经理会议（高层领导会议）及周例会的草拟及下发；

8、周计划、月计划的催要、整理、上传任利侠副总；

9、月初收集、编制考勤；

10、定期检查公司各证照年检、换证的时间；

11、月末对领导的电话费进行申请、缴纳；

12、公司领导交待的临时工作。

第二篇：机要保密人员工作职责

某某集团有限公司

机要保密人员工作职责

一、机要保密人员的任职条件

（一）热爱国家、拥护社会主义制度，有良好的思想品德，认同本集团公司企业文化理念，安心在本集团公司工作。

（二）忠诚老实、作风正派、遵纪守法。

（三）忠于职守、爱岗敬业、有责任感，保密观念强。

二、机要保密人员的岗位责任

（一）熟悉国家的保密法规及本企业的保密制度并能严格贯彻执行。

（二）负责本集团公司（含下属各公司）范围内涉密文件，资料及其他涉密载体（含音像资料等）的具体管理工作。

（三）负责本集团公司（含下属各公司）相关印章的保管和使用。

（四）协助有关领导、部门制定机要保密工作制度。

（五）参与调查处理有关的失密泄密事故。

（六）宣传保密工作知识，督促、检查、指导有关部门和人员做好保密工作。

（七）完成领导交办的其他工作任务。

三、机要保密人员的工作规范

（一）收文和发文

1.收文。外单位寄送或本集团公司产生的密件资料，机要保

1密人员接收时要同时办理好接文、签收、登记手续。

接文。外单位寄送或本集团公司产生的密件资料，送达时机要保密人员首先要了解清楚密件资料的类别、密级、数量等，要检查密件资料有无缺失，数量是否齐全、封装有无破损与启封等现象。如发现不妥时，要在签收前注明实际情况，由送达人签名确认后才可接文。

签收。在验清送达人转来的密件资料后，可在送达人的文件转移登记本上签收。签收时要注意看清密件资料发件信封编号、数量与签收登记本上的编号、种类、数量是否一致，确认无误后才可签收，签收要署上接收人的姓名、时间（年、月、日、时、分）。

若是领导直接送来的密件资料，要同时请办公室分管领导一起共同予以验证并共同履行签收手续。

登记。收文后要尽快（拆封）进行登记，包括密件的编号、密级、形成的单位、类别、数量、送达时间、经手人员等。若是急件应急事急办，尽快按规定呈报（送），一般件应在24小时内处理完毕。若是送来归档保管的，要按规定存放，并做好检索以方便查找。

2.发文。发文要做好封装、编号、交寄、签收等工作。封装。密件资料不能裸露传达，传送过程一定要进行封装，必要时封口要贴上封条并加盖密封印章。

编号。密件资料本身应当编号，传寄、分发密件也应当编号(发件信封号)，并要在封装材料外注明是密件并标明密级、内装份数等，以便出现问题时方便查对。

交寄。分为邮寄和专人送达两种，邮寄必须写清发送单位，最好采用机要交通渠道寄发。由专人传送特别重要的文件时必须有两人以上共同负责，传送人不得拆阅、启封密件资料，密件资料一般不在网上传送。

签收。密件资料传送必须要履行签收手续，要设臵专用的文件传送签收登记本。

（二）阅文和借文

1.阅文。阅看或办理秘密级以上的文件、资料，应坚持在办公室内进行。送领导阅看的密件资料，要做好登记，数量较多时要编好目录，连同密件资料用专门文件夹呈送（文件前面可贴上阅文或办文签，以便领导签署意见）。领导阅看后要签名或提出处理意见并签署时间。阅办密件资料一般应在上班时间内进行，密件资料较多领导当天看不完的机要保密人员要在下班前收回保管，第二天再行呈送，坚持做到密件不“隔夜旅行”。呈请领导批办的密件资料，机要保密人员要及时办理，不得耽误时间。

2.借文。借出的密件资料，应坚持履行由领导批准、办理登记、签收的手续，绝密件不准外借。

借出的密件资料应限期退还，机要保密人员应经常检查，到期未还的要加以催促，需要续借的另行办理手续。

借出的密件不得横传。

（三）复制(印)与摘抄

1.复制（印）。密件资料不允许随便复制与复印，凡必须复制、复印的密件资料须持有审批权限的领导批准（一般为办公室主任审核、分管领导审批，内容重要的由主席批准）并履行登记手续，复制与复印的密件资料与原件一样具有保密的价值，要与原件一样严格加以保护与管理。

复制与复印密件资料一般由机要保密人员操作，其他人员复制（复印）时机要保密人员必须到场监控，复制（印）密件资料要在专门的场所、设备内进行。

复制、复印件应注明复制、复印的份数和日期，按原件规定用后及时回收，复制、复印的废次品（件）应予以当场销毁。

2.摘抄。摘录密件资料时，不可全文照录，只能重点摘录或归纳其中主要精神与内容。摘录本要统一使用专门保密笔记本，摘录后机要保密人员要检查有无全文摘录或基本全文摘录问题，所摘录的保密本要定期回收销毁。

（四）清退与归档、销毁

1.清退。凡下发或外借的密件资料，必须要定期清退，集团总部下发的密件资料每季度清退一次，年终全部清退。清退工作由机要保密人员负责实施。清退时要认真点查清退文件的种类、数量与原下发的是否一致，并做好签收、登记工作。每月还要帮助领导检查一次有无该清退、回收的密件资料。需要保留的密件资料按有关规定办理有关审批手续。

所有密件资料的清退必须要按时、按件回收，严禁外借单位自行复制（印）存留，未经批准，所有机密件一律不得外借。

2.归档。收集归档密件资料，每年进行一次。机要保密人员应认真检查收、发密件资料有无缺损，然后按内容分类立卷装订。装订卷宗的卷面要按密级和保密期限作出标记。

立卷密件资料要打印目录一式两份，一份随卷装订，一份留存作为查文索引。

3.销毁。销毁密件资料由机要保密人员负责，主要销毁属本级负责的涉密文件资料。销毁前要列表造册，须有领导、监销人、销毁人签名。销毁方法一般用碎纸机，数量多的可派专人护送至造纸厂，视密件资料打碎后人才能离去。

四、对机要保密人员素质的基本要求

（一）敢于坚持原则，敢于严格执行有关工作制度。

（二）严格约束自身行为。不随便结交朋友，不随便参与一些可能会影响公务的社交活动，不出入一些复杂的娱乐场所，不随便接受他人馈赠的财物，杜绝其他不良嗜好。

（三）有强烈的工作责任心。时刻保持忧患意识，工作认真细致，尽量做到少出差错或不出差错。

（四）具有熟悉工作，做好工作的能力。要勤于学习、钻研业务，不断创新工作方式方法，注意引入先进、科学的手段提高工作效率和工作质量。

（五）要有指导、帮助其他部门，人员做好机要保密工作的热情。

五、对机要保密工作场所的要求

（一）应该设臵专门的机要保密工作场所（保密室），工作场所应设在人员过往较少的楼层上部，配备“三铁”（铁门、铁窗、铁柜），场所内有防火、报警、空调等设备。

（二）机要保密场所应拓出有供有关人员阅看密件资料的空间（房间）、椅桌板凳，应配备有专门的复印、销毁密件资料的专用设备。

（三）机要保密场所应将机要保密人员工作纪律、阅借密件资料应遵守的规定等制度上墙张贴（挂）。

（四）不得将机要保密场所当作会议室使用，不安排非机要保密人员在内办公，不得在其中接待其他无关人员，不得堆放其

他杂物。

（五）时刻保持工作场所的整洁卫生。

六、机要保密人员违规的责任追究

（一）非主观原因，工作中出现一般性差错，未形成失密泄密事故的，有关责任人员要做出检讨、查找原因，防范今后发生类似错误。

（二）虽非主观原因，但工作中出现差错，造成一般性失密泄密事故的，给予直接负责人XX元经济处罚并予以通报批评，办公室分管领导做出检讨。

（三）工作中出现重大差错，造成严重失密泄密事故或较坏影响的，除给予直接负责人员XX元经济处罚外调低薪酬等级、调离机要保密人员岗位。给予办公室分管领导XX元经济处罚，两年内不得提升薪酬或提拔使用，办公室主要领导作出深刻检讨并处以XX元经济处罚。

（四）因主观故意造成失密泄密事故的，无论后果、影响如何，有关责任人员一律予以辞退。并按照集团保密协议的规定，追究法律责任，构成违法犯罪的，提请司法机关追究法律责任。同时给办公室分管领导和主要领导以通报批评，并分别予以经济处罚XX元和XX元，三年内不得提升薪酬或提拔使用，情况特别严重的给予撤职以上处分。

七、印章保管使用办法另行规定

八、本制度由集团办公室负责解释，自发布之日起施行

第三篇：机要保密员工作职责

机要保密员工作职责

1、严格遵守《保密守则》和其他保密规定。

2、负责机要文件的收发、传阅、保管、保密、清退、销毁、归档等工作。根据文件情况由办公室主任提出处理意见后送有关单位、领导办理。

3、负责全院保密工作的督促检查和本院保密工作领导小组日常事务工作。

4、通知或组织有关人员来阅文室阅读有关秘密文电。负责有关机要文件的复印、借出工作。

5、负责按时分发、回收秘密文件，按规定整理登记、归档。

6、加强对本院通信和办公自动化设备的保密管理，负责对保密技术防范措施的监督、检查和指导。

7、组织查处泄密事件，并及时采取补救措施。

8、开展保密宣传教育，组织本院有关涉密工作人员的保密培训，对全院兼职保密员进行业务指导。

9、依照有关规定，确定要害部门（部位），采取切实有效措施，加强保密管理。

10、负责保密工作计划以及工作总结起草工作；协助主任召集保密委员会会议；为保密委员提供有关保密工作的文件；了解并制定文件的密级；定期检查各部门的保密措施以及督促涉密单位的日常保密工作。定期销毁保密废纸。

11、完成领导交办的其他工作。

第四篇：机要保密办工作职责

机要保密办工作职责

1、负责全区贯彻落实中央、省、市委关于机要保密工作方针、政策、法规的教育、管理工作。

2、负责全区保密技术的防范和检查工作，依法治密、安全保密。

3、负责各级机要文件的收发、传阅、归档、清退、消毁等管理工作。

4、及时、准确地传输、办理上行、下行电子公文、明传电报等各项任务。

5、承办领导交办的其它工作。

第五篇：文员工作职责

文员工作职责

1、负责办公室的清洁卫生。

2、负责电话接听、记录、传达等，接待来访人员，负责公司会

议的记录。

3、熟练传真机、打印机的使用，负责打字、打印、复印、传真

件的收发。

4、熟练操作office办公软件（EXCEL表格、WORD文档、PPT

等），每月负责各门店销售月报表、营业员业绩报表、公司月收入明细表等各类报表的制作。

5、负责公司各类及外来文件的收集、整理、归档、保密工作。

6、熟悉社保局办理社保流程，负责新进人员录用登记、社保办

理、离职等手续。

7、负责办公用品的采购、保管、发放工作，做好物品出入库的登记。

8、负责公司网站的维护和更新工作。

9、每月负责税务局发票的申领、发放、登记工作等。

10、负责每月国税、地税税款缴纳，社保款项缴纳。

11、熟悉电脑进销存软件，负责加盟店发货的货款结算，制作

配货单，协助仓库配货。

12、其他临时性工作。