PPT四个要素

第一篇：PPT四个要素

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PPT四个要素

做好一个PPT其实必须具备的是以下四个要素。

一、目标明确

在商务活动中，做PPT通常是为了追求简洁明朗的表达效果，以便有效辅助沟通。但是PPT也有局限性。不了解这些局限，?PT里面书写长篇文字报告，绘制复杂表格——这种“超能”的PPT，不仅制作过程痛苦，而且最终结果通常是“根本看不懂！”

那么PPT的特长和局限分别是什么？我注意到外企员工言谈当中，常用英文“Presentation”来代替这个意义模糊的“PPT”。我查了查，发现维基百科词典上对“Presentation”的解释，恰好说出了它的目的、能力特长和局限——

只能面向一类观众，演示一个话题内容，只能表达关键要点，达到留下深刻印象的目的。

牢记这几点，那我们做PPT的时候，就自然会比较“收敛”，也容易确定一个更合理的目标。这样就不会再洋洋洒洒做出六七十页，企图在一个文件里面讨论好几个复杂问题了。

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小资料：维基百科词典对“Presentation”的释义：

Presentation is the process of presenting the content of a topic to an audience.Presentation software such as Microsoft PowerPoint,Keynote or OpenOffice.org Impress is often used to illustrate the presentation content.二、形式合理

微软给PPT文件起了个中文名字：演示文档。顾名思义就知道它的用法了。

但实际上PPT文件有两种主要用法。一是辅助现场演讲的演示，二是直接发送给受众自己阅读。要保证达到理想的效果，就必须针对不同的用法选用合理的形式。考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受，做相应的细节处理。

演讲现场用的PPT，就要全力服务于演讲。多用图表图示，少用文字。这样让观众可以一边看，一边听你讲。演讲、演示相得益彰，效果是最好的。这种情况下适当的运用特效、动画等功能，可以帮助你控制演讲的节奏，也可以让演示效果丰富多彩，有利于活跃演讲气

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氛。

图1 演讲用的PPT宜多图少字

直接送去给别人阅读的PPT，则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字，以代替你的演讲，引领读者理解你的思路。整个PPT和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序，逻辑性要求更高。这样才能保证受众独自阅读PPT就能“跟着你走”，理解你的意思。

而在这种PPT里面使用特效、动画就必须非常谨慎了。因为这些特效可能会让阅读者点鼠标点得手指发酸，更可能让PPT文件体积暴增，很难通过网络发送。

三、逻辑清晰

如前文所述，“简洁”正是PPT能在“时间就是金钱”的商业活动中广泛流行的原因。但为了追求简洁，我们很容易无意识地删减了一些要点，受众就“看不懂”。

想保证要点齐全，就要建立清晰、严谨的逻辑。有两种方法是非

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常有效的。

一是遵循幻灯片的结构逻辑。通常一个PPT文件包含10～30张幻灯片，不仅要包含封面页、结束页和内容页，还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个PPT的内容结构。必须有章节页（各章节的封面）把不同阶段的内容划分开，并呼应目录，保障整体连贯。结束页之前，还要有总结页，引领受众回顾要点，切实留下深刻印象。每一个内容页，也必须严格遵守大标题、小标题、正文、注释„„这样的内容层级结构。而且结构层次不宜太多，关系要么并列，要么递进。否则，不仅阅读者会看晕，很可能你演讲时自己都会讲晕。

二是运用常见的分析法图表。当我们确实有一些避不开的复杂问题需要带领听众共同分析时，这个办法非常实用。商业场合常见的SWOT分析图、矩阵分析图等，可以帮助我们排除情绪干扰，理清思路，分析利害，寻找解决方案。采用这类图表，就好像在算帐时掏出了计算器。演讲者表述更方便，听讲者也很容易理解相信。

图2 PPT中幻灯片的结构逻辑

四、美观大方

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演示就要“漂亮”。这是很多朋友做PPT时的想法。但我想这要求可能太高了。

日常生活中善于穿着打扮的人始终是少数。同样，能具备足够的美学修养，把PPT做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”，结果却往往是画虎不成反类犬，得不偿失。

其实不必追求“漂亮”，只要美观大方就行了。具体可以从色彩和布局两方面着手。

Office软件的调色板里面有“标准色”，其实就是一套最容易为大众所接受的颜色。这就好像西装革履，可能不会耀眼夺目，但绝对美观大方。选用搭配色彩时，则可以参考Office的“配色方案”。同一个“配色方案”里面，差别较大的色适合用来标示不同内容。相近的颜色用来区分相近内容（如标题用黑色，副标题用灰色）。

如果你觉得自己“审美疲劳”比较严重，那么，根据你要做的PPT内容主题，参考仿学类似主题的PPT、印刷品、广告、网页，也是一个很快捷的方法。但是切记：大多数优秀的布局、配色都是整套方案，要么仿学一页完整布局，要么借鉴整体配色。东取一点西扔一点，则很容易搞得不伦不类，适得其反。

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如果你觉得自己根本没有“艺术细胞”，那就不要在这方面浪费时间。找出你们公司的信纸，这通常就是最简洁明快，美观大方的模版！

个人认为，把握好上述的四个要素，做出来的PPT就能基本满足商业场合的需要。其实PPT只是一个辅助演讲，帮助我们交流沟通的工具而已。能用好它就多用，不大擅长用它，就尽量少用。布什站在世贸中心的废墟上，稿纸都没有，不也一样发表鼓动人心的演讲么？

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第二篇：四个要素写出完整求职信

求职信是简历很重要的一部分。一份好的求职信可以让你的简历增色不少，加大你成功的砝码。跟我来，教你打造一份精彩的求职信！

1.To explain where the applicant has got the information about the vacancy.For example, he can learn it from his friends, or by advertisement, or in papers, or he just wants to try his luck.解释一下申请人是怎样得知职位空缺的。例如，他可能从朋友处得知，也可能是广告，报纸，或者他就是想试试运气。

SAMpLE: Having noticed the enclosed advertisement in this morning's South China Daily, I wish to apply for the position of sale's manager.2.presentation of personal information.This part should be a description of the applicants' age, sex, education, work experience and specialty.It is in this section that the applicant presents his advantages or qualifications for the position.Details are encouraged, but the applicant should bear it in mind that exaggeration or false descriptions are not allowed in the letter.提供个人信息。这个部分应该抱括申请人的年龄、性别、教育背景、工作经验和专业。这个部分展示了申请人符合应聘职位的条件。这部分应该写得详细，但是夸大和虚假信息是不润许的。

SAMpLE: I am 21 years of age.After graduating from high school, I took a two-year business course at Foshan Commercial School, studying both bookkeeping and typewriting.I now wish to enter an office where the work requires great individual responsibility and judgment, and where there is an opportunity for achievement.3.To claim your references(推荐人).The applicant is well advised to enclose in the letter the names as well as the addresses of two or three references after he has gotten their permission.References are of great importance for obtaining a job, for they are the best and most persuasive support for the candidate's potential and merits.推荐人的信息。申请人最好在信的末尾加上两到三个推荐人的名字和地址。推荐人对于得到一份工作是非常重要的，因为他们是申请人能力和优点的最好见证者。

SAMpLE: I have obtained permission to give the names of the following persons as references: professor Song Xieli, Director, English Department, Haitai University;Mr.Wang Qing, Manager, Human Resource Department, Chinese Import & Export Corporation.4.To inquire the chance of an interview.请求的到面试的机会。

SAMpLE: I should welcome a personal interview at your convenience.

第三篇：四个要素实施及考核办法

安全投入、安全技术、隐患排查、自主管理

四个要素实施及考核办法

按照《集团公司安全生产体系建设实施意见》和《关于二季度推进安全生产体系建设的通知》的要求，结合公司安全生产实际，制定“隐患排查、安全投入、安全技术、自主管理四个要素的实施考核办法如下：

一、推进和考核时间安排

1、七月初，四要素在矿建项目部（包括煤巷综掘、钻探）和安装系统同时进行试推进。

2、八月中旬，在公司安全生产体系建设领导小组统一领导下，由公司各专业副总，生产技术部、安监处、机电科、通风科、职教办、工会、宣传部、组织部、纪委、共青团等部门负责人组成考核组，对11个要素进行分项考核，并在考核结束后进行奖惩兑现。

3、九月中旬，一季度和二季度重点推进的11个要素在全公司正式推行。

二、考核要求

1、体系办负责对各个要素在基层的推进情况进行深入分析和讨论，对四要素进行补充和完善。

2、各项目部必须在做好四要素的推进工作的同时逐步做好一季度七要素的创建和完善工作。

3、项目部主要负责人要亲自抓，亲自管，严格落实责任，认真执行体系文件，达到整体推进的目的。三、四要素主题内容及实施考核细则 见附件：

附件一：四要素主体内容

附件二：四要素实施及考核细则

第四篇：制作ppt的五大要素

制作ppt的五大要素

1、确定目标

1）我要在ppt中展示什么

2）分析你的听众背景、立场、兴奋点、兴趣点

3）了解你的限制（会场、时间、设备、顺序）

4）寻找合适的素材

5）写下完整的演讲词

2、逻辑

1）首先从目的出发

2）然后分角度去拆解

3）最后从各角度去思考

3、布局

杂、乱、繁、过→齐、整、简、适

1）文字：

提炼关键词

利用行间距留白

巧妙排版

要点一条条显示

2）多用形状、图标等表示

4、颜色搭配

白色背景黑色文字

黑色背景白色文字

紫色背景绿色文字

黄色背景紫红色文字

红色背景蓝绿色文字

5、风格

善于利用资源

第五篇：项目管理有四个要素

项目管理有四个要素

项目管理有四个要素：工作范围、时间、质量、成本。

1.范围（Scope）。也称为工作范围，指为了实现项目目标必须完成的所有工作。一般通过定义交付物（Deliverable）和交付物标准来定义工作范围。工作范围根据项目目标分解得到，它指出了“完成哪些工作就可以达到项目的目标”，或者说 “完成哪些工作项目就可以结束了”。后一点非常重要，如果没有工作范围的定义，项目就可能永远做不完。要严格控制工作范围的变化，一旦失控就会出现“出力不讨好”的尴尬局面：一方面做了许多与实现目标无关的额外工作，另一方面却因额外工作影响了原定目标的实现，造成商业和声誉的双重损失。

2.时间（Time）。项目时间相关的因素用进度计划描述，进度计划不仅说明了完成项目工作范围内所有工作需要的时间，也规定了每个活动的具体开始和完成日期。项目中的活动根据工作范围确定，在确定活动的开始和结束时间还要考虑他们之间的依赖关系。

3.成本（Cost）。指完成项目需要的所有款项，包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。项目的总成本以预算为基础，项目结束时的最终成本应控制在预算内。特别值得注意的是，在IT项目中人力成本比例很大，而工作量又难以估计，因而制定预算难度很大。

4.质量（Quality）。是指项目满足明确或隐含需求的程度。一般通过定义工作范围中的交付物标准来明确定义这些标准包括各种特性及这些特性需要满足的要求，因此交付物在项目管理中有重要的地位。另外，有时还可能对项目的过程有明确要求，比如规定过程应该遵循的规范和标准，并要求提供这些过程得以有效执行的证据。时间、质量、成本这三个要素简称TQC。在实际工作中，工作范围在《合同》中定义；时间通过《进度计划》规定，成本通过《预算》规定，而如何确保质量在《质量保证计划》规定。这几份文件是一个项目立项的基本条件。一个项目的工作范围和TQC确定了，项目的目标也就确定了。如果项目在TQC的约束内完成了工作围内的工作，就可以说项目成功了。

对一个项目来说当然最理想的情况就是“多、快、好、省”。“多”指工作范围大，“快”指时间短、“好”指质量高，“省”指成本低。但是，这4者之间是相互关联的，提高一个指标的同时会降低另一个指标，所以实际上这种理想的情况很难达到。

举个可能每个人都遇到过的例子—装修。假定原计划需要两个月完成，但由于原住房提前拆迁，必须1个半月内完工。因此，“时间”的要素发生了变化，为了缩短工期可能采取什么样的措施呢？

★ 措施一：原来厨房是自己做框架，买贴塑门面，现改为买整体厨房；显然代价是成本提高了。

★ 措施二：原来墙面要刷4遍立邦漆，这非常耗费时间，现在刷2遍就算了；但代价是质量降低了。

★ 措施三：先不铺木地板，灯具以后再安装；注意，这时您已经改变工作范围了。从这个例子可以看出，在项目中很难保证每个目标同时达到最佳。在实际工作中往往只能均衡多种因素做出取舍，使最终的方案对项目的目标的影响最小。