如何办好会议
（提纲）
一、办公室三件事：办文、办会、办事，办会之中包含了办文、办事
办会属于办公室的三项基本功之一，同时它对另外两项工作联系十分紧密，但凡办会，一般都会涉及到办文、办事，可以说，能够办好会，也就能办好文、办好事，或者换过来说，只有做好了办文、办事两项基本功，才能办好会。
二、会议的作用与分类
对我们党政机关来说，会议的作用主要有三个方面：一是统一思想（如学习贯彻中共十七大精神以及省、市、县各种会议精神的会议、各种培训会等等）；二是做出决策（如各乡镇的党政班子会、各单位的领导办公会等等）；三是布置工作（如各种工作推进会、各单位每年召开的年度工作会议等等）。有的会议具有上面的一个功能，有的则具有两个甚至三个功能。如我们每年都要召开的县委全会、“两会”等就同时具有统一思想、做出决策、安排工作三个方面的功能和作用。至于其他诸如辩论会、茶话会、庆功会、生日会等等就具有另外的一些功能，但与党政机关工作联系相对较小，就不纳入今天的讨论范围。
会议的分类，从人数的规模来讲，大体上可以分为小型会议（100人以下），中型会议（100人到1000人），大型会议（1000人到10000人）,超大型会议（10000人以上）。从会议召开的形式来讲，大家平时接触比较多的有这么几种：一是各系统内或各乡（镇）为推进某一项或某几项工作而召开的会议；二是各单位、各乡（镇）为研究某一项或某几项工作的班子会；三是为某个主题召开的纪念会议、座谈会议等等。
三、办会要做到“三个到位”，抓好“三个步骤”，注意“两个问题”
下面我重点就具有一定规模的系统性会议，如乡镇人代会、部门年度工作会议讲一讲如何搞好会务工作。概括起来，就是要做到“三个到位”，抓好“三个步骤”，注意“两个问题”。
做到“三个到位”。首先，认识要到位。办公室工作无小事，办会工作更是无小事，一个细节没有考虑好，一个该通知的人没有通知到，都会影响会议的效果和质量。会议办得怎么样，体现了一个机关，一个地方的工作水平、管理水平和干部水平。办会虽不是机关、乡（镇）全局性的工作，但影响着全局性工作的开展，办会虽不是中心工作，但牵动着中心工作的推进。二是协调要到位。办好会务，要与上级领导部门搞好协调，与开会所涉及的各部门、各单位加强协调，还要协调好吃、住、行等有关方面的问题。如果其中一个环节的信息掌握不准确，协调不到位，都会影响办会的质量和效果。三是服务要到位。办会是办公室服务工作的集中体现，从会场准备到食宿安排等各个方面，无不体现了服务，越是级别高的会议，对会议服务质量的要求也越高。
抓好“三个步骤”。就是要抓好会前、会中、会后三个步骤。
会前要做的工作：一是制定方案。方案是办好一个会议的基础，有了方案可以达到细化分工、细化责任的作用。方案必须明确的内容大的方面就是四个：时间、地点、人员、议程。这四个问题确定以后，重点考虑好以下环节：①会议文件起草（包括主题报告、会议须知、需要印发的文件、主持词等）；②会场布置（包括主席台的设置、布标、音响、灯光的落实等）；③会议通知（包括参会对象、新闻媒体等）；④参会人员食宿安排（包括住宿安排、用餐食谱、车辆调度等）；⑤会议日程（包括发言领导的衔接、主持人的衔接等）。制定方案一定要有系统思考问题的思维和习惯，周密地考虑每一个环节。如果是较大的会议，还应当成立会议工作机构，分别负责文秘、会务、生活、保卫等方面的工作。一般来说，办会要办得好，应该有一个方案，不管是文字的还是没有文字的方案，小型会议可以不写书面方案，但会务人员必须在脑子里或在自己的笔记本上有一个方案。二是请示报批。方案制定后要及时报领导审批，审批的过程，也是领导和办公室相互交换意见、完善会务细节的过程，可以起到把关定向的作用。三是模拟预演。重要的会议有些内容必须提前模拟预演。如颁奖仪式就必须应当提前走台，从哪上，从哪下，一次上几个人等，再如主席台谁牌的摆放，会务人员一定要提前到位检查。
会中应重点注意的环节：①做好会议记录（包括讨论记录），②会议期间突发事件的处理（如话筒、灯光、音响等），③茶水服务，④参会人员的吃住行，⑤会议宣传报道等。
会后应重点注意的环节：①会议材料立卷归档，②财务结算，③会议精神的贯彻落实与督查等。
注意“两个问题”。一是把握重点：如会场的准备、日程确定后，与需在会上讲话、发言领导的材料对接安排等都是办会的重点。二是注重细节。办公室有一句话叫“细节决定成败”，对于办会尤为如此。如主席台座次的摆放，我们国家开会，谁坐哪个位置是很讲究的，再如站立式发言席的话筒高低，灯光的明暗等等。
四、办好会议要求办公室工作人员必须做到：对外要善于协调，对内要有系统处理问题的能力。
对外要善于协调：要协调好上级部门及领导，明确哪些人参会，是否需要接送，主席台上的座次，发言的先后顺序等等；协调好本单位、本部门内部参与会务服务人员关系，做到各司其责，充分调动大家的积极性，不然就会形成“主将不力，累死三军”；协调好参会人员吃住行等方面的关系。
对内要有系统思考问题的能力，概括起来就是要努力提高办公室的参谋助手能力、服务保障能力、机关内部管理能力等。
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