国家档案局办公室关于发布《数字档案馆建设指南》的通知

第一篇：国家档案局办公室关于发布《数字档案馆建设指南》的通知

国家档案局办公室关于发布《数字档案馆建设指南》的通知 档办[2010]116号

各省、自治区、直辖市档案局、馆,各计划单列市档案局、馆,新疆生产建设兵团档案局、馆,中央和国家机关各部委档案部门,总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室,各人民团体档案部门,各中央企业档案部门,中国照片档案馆,中国人民大学档案学院: 《数字档案馆建设指南》已经编制完成,经国家档案局批准,现予以发布。请各级档案部门参照执行。

国家档案局办公室

二○一○年六月十七日 数字档案馆建设指南 国家档案局 二○一○年六月 说 明

本指南由国家档案局提出并归口。

本指南起草单位:国家档案局技术部、福建省档案局、山东省档案局、青岛市档案局。本指南主要起草人:王良城、蔡学美、潘积仁、黄建峰、王宪东、郭玉东、冯剑波。本指南主要审查人:李和平、姜之茂、方昀、韩李敏、黄玉明、何伍爱、赵国俊。目录

1总体要求........................................................1 1.1概述.........................................................1 1.2 建设原则与要求..................................1 1.3建设目标.................................................2 1.4建设内容.................................................3 1.5建设步骤.................................................4 2.管理系统功能要求.....................................6 2.1收集功能要求.........................................7 2.2管理功能要求.........................................8 2.3 保存功能要求......................................9 2.3.1长久保存策略........................................9 2.3.2 存储架构选择.....................................9 2.4利用功能要求...........................................10 3.应用系统开发和服务平台构建...................11 3.1运用系统开发.........................................11 3.2服务平台建设...........................................12 3.3软硬件设备配置.......................................14 3.3.1系统软件选择........................................14 3.3.2硬件设备配置........................................15 4.数字档案资源建设.......................................16 4.1电子文件接收...........................................17 4.2档案数字化..............................................18 4.3资源整理..................................................19 4.4 建立数字档案资源库.............................20 5.保障体系建设..............................................21 5.1安金保障体系建设..................................21 5.2 标准规范体系建设.................................23 数字档案馆建设指南

1.总体要求 1.1概述

数字档案馆是指各级各类档案馆为造应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

建没数字档案馆，有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。

数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。1.2建设原则与要求

数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。

统筹规划、循序渐进。应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基木要求，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。

项目带动、重点突破。实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展。将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。

需求导向、保证安全。数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。应当按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。

合理适用、稳步实施。要重视前期调研，进行可行性研究，结合本部门业务工作实际，提出创新性高、应用性强的功能需求，以确保系统开发和项目建设的合理性、适用性。在项目实施过程中，档案部门的业务人员应全程参与，及时研究和发现问题，纠正偏差。重大项目应当按照信息系统建设规范要求引入监理机制，对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。1.3建设目标

数字档案馆建设的目标是：紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。

其中，数字档案信息资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步骤实现。1.4建设内容

数字档案馆总体建设内容主要包括:

（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

（3）全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。

（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。

（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。1.5建设步骤

数字档案馆建设一般分项目规划与立项、项目招投标、项目实施、运行维护等几个步骤进行。（1）项目规划与立项

根据社会信息化和档案事业发展需要，研究提出数字档案馆建设项目。成立由档案馆主要领导、信息化人员、相关技术人员、档案管理人员等参加的项目筹备小组，对本地区信息化现状和国内外数字档案馆建设现状等，特别是各立档单位产生电子文件状况、党委政府各部门和公众对档案利用需求情况进行充分调研，研究提出项目可行性报告，向当地主管部门提出数字档案馆立项申请。在与相关主管部门充分沟通后，由主管部门组织专家对项目可行性报告进行论证。（2）项目招投标

项目经立项批准后，应按照国家有关项目管理规定进行招标或邀标工作。充分征求档案馆各业务部门、相关专家的意见，对数字档案馆的功能需求进行细化，形成功能需求方案。功能需求方案应既符合档案管理的实际需要，又便于计算机编程人员理解，能够在系统开发中实现。

（3）项目实施

按照数字档案馆建设目标、总体内容和项目可行性研究报告立项批复的要求，制订详细的项目建设实施方案，明确项目建设的内容、进度和时间安排，有计划地推进系统开发与调试、软硬件集成、项目试运行与验收等项目实施工作。项目建设中应当加强项目监理，确保项目建设的进度和质量。（4）运行维护

项目验收后，应适时调整、明确数字档案馆各功能模块的管理职责，加强应用培训，建立数字档案馆业务工作与技术工作相互衔接、相互配合，以业务管理工作为主线、以技术保障工作为支撑的管理机制。要重视人才培养，形成以档案馆人才自主管理为主体，社会外包服务保障为依托运行与维护体系。2.管理系统功能要求

数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。

2.1收集功能要求

系统应当具备接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数学信息资源等功能。

（1）系统能够根据相关要求接收立档单位产生的各类电子文件及其元数据，并在建立一整套接收机制基础上，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证数字档案的真实、完整、可用。

（2）系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式。

（3）系统应当能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用。

（4）系统应能对在线或离线接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性验证。（5）系统应具备目录数据和内容数据等多种信息资源的采集功能。2.2管理功能要求

系统能够对所接收的各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作，使无序信息有序化，并实施有效控制。系统应能:

（1）按照设定的分类方案，将数字档案信息存储到系统中，或根据管理要求进行适当调整。（2）过滤重份数据和重新分类、编号。

（3）对档案内容进行抽取和添加元数据等操作。目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理。（4）辅助人工完成档案的开放鉴定工作。

（5）对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包。

（6）对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息。（7）辅助完成馆藏实体档案编目（著录、标引)、整理、出入库房整理等工作。（8）定制档案业务流程或进行流程再造。2.3保存功能要求

系统能够实现对数字档案长久的安全保存，包括两方面的要求，一是长久保存策略的确定；二是存储架构选择。2.3.1长久保存策略

长久保存策略包括存储格式的选择，检测、备份和迁移等技术方法的采用等。

（1）应当选择符合国家标准的格式，暂时未制定标准的，选择开放格式或主流格式。（2）定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决。

（3）根据数据重要程度以及整理和利用的需要，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术和方式。

（4）计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，为了保证数字档案信息可读，应采取迁移等手段对所存储的数据进行技术处理。2.3.2存储架构选择

根据档案数据量和管理目的不同而采用不同的存储技术及其相关设备。安全性和稳定性是选择存储设备的首要因素。在数字档案馆建设过程中，应根据数字档案馆的数据量和利用并发用户数的需求，以保证数字档案馆合理安全的存储容量和较快的网络传输速度，适当选择采用单一应用平台，配备数据库服务器、文件存储器、备份服务器、备份软件等构成的存储服务平台；以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN 或其他形式的存储技术方法。2.4利用功能要求

数字档案管理系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口。系统应能实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。系统应当:

（1）能够运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求。

（2）能够通过网络平台或特定载体发布档案信息和信息资源共享。（3）能够辅助进行档案信息智能编研、深度挖掘。

（4）能够为档案管理者和利用者提供在线交流平台、远程指导、远程教育。（5）能够辅助开展数字档案的增值服务。

（6）能够进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作。

（7）能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，能够进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。3.应用系统开发和服务平台构建

鼓励各地区统一开发或购置成熟的数字档案管理系统软件，减少重复开发，降低应用成木。应用系统开发应当遵循整体性、开放性、稳定性等原则。鼓励软件开发公司应用先进技术手段对“收集、管理、保存、利用”功能模块或子系统进行专业深度扩展、创新开发。

（1）整体性。系统应考虑所配备和购置的软硬件及其网络平台环境，选择恰当的开发工具和技术路线，正确处理各子系统或模块的关系，形成一个整体。

（2）开放性。系统应能够随着信息技术的不断发展和档案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

（3）稳定性。系统开发应采用先进、成熟、稳定的技术，保证系统的稳定、可靠和安全。3.2服务平台建设

数字档案馆网络架构一般应面向不同对象、立足现有不同网络，构建三个服务平台，并提供相应层级数字档案信息资源利用共享服务。

数字档案馆应根据不同服务对象和不同档案开发范围建立相应的服务平台。一般主要包括：一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利用服务平台；二是利用当地政务网建设的面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台；三是利用公众网建设的面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。（1）基于局域网的档案服务平台

局域网档案服务平台是数字档案馆建设的基础平台。局域网档案服务平台应当具备馆藏数字档案传榆、交换、存储、安全防护的功能，承担档案馆“收集、管理、保存、利用”四项基木功能，满足日常数字档案馆业务管理和提供利用服务的需耍。局域网通常还要承担辅助档案实体管理的功能。

（2）基于政务网的档案服务平台 政务网档案服务平台是数字档案馆连接本级各党政机关立档单位的主干平台。它依托本级政务网，能够接收各立档单位电子文件，能够为政务网用户提供在线档案查阅利用、档案业务指导或其他档案工作服务，实现党政机关的档案信息资源共享和资政服务工作。

鼓励具备条件的档案馆探索采用云计算等先进技术为各立档单位提供软件服务和存储服务。（3）基于公众网的档案服务

公众网档案服务平台，如公共档案信息服务平台，是档案馆实现公共档案服务和档案信息资源社会共享的有效途径之一，它依托公众网，通过档案网站建立满足公众查阅档案需求的利用窗口，同时，采集具有重要保存价值的各类数字信息，进行资源整合，实现公众档案信息资源的社会最广泛共享。该平台还可采取必要的安全措施，实现馆际档案信息交流。档案服务平台建设当前应遵循的标准规范有:（1）GB50174-2008 电子信息系统机房设计规范;

（2）GB/Z24294-2009 信息安全技术基于互联网电子政务信息安全实施指南。3.3软硬件设备配置 3.3.1系统软件选型

数字档案馆系统软件一般包括操作系统、数据库系统等方面。

操作系统的选择要根据数字档案馆的规模和硬件配置等情况来选定。终端操作系统通常选择使用与其软硬件兼容，使用较为广泛的操作系统;服务器操作系统要综合考虑任务量、并发用户、安全性等因素选择操作系统。

数据库系统首先满足数据存储和管理的需求，并充分考虑技术和管理成本；其次应注意操作系统和应用软件对数据库系统的支持；再次要考虑其开放性和扩展性，为将来系统的升级、迁移免除后顾之忧。数据库系统必须考虑到稳定性和高性能以及档案资源的安全性，所以在选型之前一定要认真规划，周密地分析与考虑，所选择数据库系统应能支持当前及可预见的将来采用的软件，并充分考虑今后几年数据量的要求。在前期规划时，不仅需要决定使用的类型和版本，还需要规划设计数据结构；不仅需耍考虑当前存储和管理的数据信息类型，还要考虑将要接收进馆的数据信息类型。

其他软件配置。在数字档案馆系统运行中，除了操作系统和数据库系统之外，还需根据数据采集、管理、利用等方面需要，配置其他一些系统软件和工具软件，如数据仓库、数据交换、OCR、格式转换、非线性编辑、全大检索等方面的软件。3.3.2 硬件设备配置

数字档案馆系统硬件设施主要包括服务器、终端、网络、存储及其他配套设备。系统中每个独立任务应有相应的服务器来承担处理任务。服务器在信息系统中的重要性不同，可以分成主服务器和辅助服务器两类。主服务器主要承担信息系统数据存储和管理以及应用系统的运行，主服务器的选配必须充分考虑系统性、安全性和高性能。辅助服务器包括辅助应用服务器、网络管理服务器、文件服务器等，承担系统中非核心功能的处理任务。一个数字档案馆系统配备服务器的数量，取决于系统的实际功能，不必强调所有任务都有独立的服务器，可根据财力、数据规模、用户数量及其访问量等，合理选定。

网络设备主要包括传输介质、集线器、交换机、路由器、光电转换等。双绞线和光纤是最常用的传输介质，物理上分散的多台计算机只有通过传输介质才能连接在一起形成网络;集线器可以放大传输信号，主要用于小型网;交换机是一种基于点对点发送数据的网络连接设备，具有网络流量控制等性能，是大型网络组网的必需设备;要使网络之间互连，则必须配备路由器;光电转换设备是实现双绞线和光纤两种不同传输介质的信号转换的设备。

存储设备主要包括磁盘、光盘、磁带等。应根据数字档案馆的存储架构而选择存储设备。数字化设备包括扫描仪、数码照相机、数码摄像机、非线性编辑系统等。

终端设备包括输入、输出设备，通常是指独立工作的计算机、打印机、复印机等。数字档案馆各项业务的开展必须依托这些设备，通过终端访问网络应用系统，完成信息处理工作。一个数字档案馆终端设置应考虑三种用户，即社会用户、档案馆工作人员、档案馆聘请的数据加工和处理人员。4.数字档案资源建设

数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心内容，也是一项经常性的业务工作。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。

4.1电子文件接收

应当根据档案接收范围，建立电子文件接收进馆制度和机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。

为了保证有价值的数字档案资源接收进馆，从数字档案馆建设开始，就应按照数字档案馆功能要求，研究确定电子文件接收范围、标准和方法。在范围上，除了参照纸质档案接收要求，还应针对电子文件多样性、形象性的特点，接收反映重大事件、重要活动、重大变化的电子形式的记录；在种类上，除了文本文件，还包括数码照片、图形图像、多媒体、数据库、网页等各种形式的电子文件。应当明确电子文件移交的方式和时限。移交方式可以是在线也可以离线移交，但不论何种移交方式，以安全、高效、准确为原则。与纸质文件对应电子文件的移交和接收之前，应要求和督促立档单位建立正确无误的对应关系，并保证其内容的一致性。应当加强对电子文件形成及其整理、归档、移交的监督指导，包括确定归档范围规范、进行质量检查、开展技术服务等。

电子文件的接收与管理应当遵循以下标准规范:(1)GB/Tl 8894-2002 电子文件归档与管理规范;(2)DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则;(3)DA/T46-20文书类电子文件元数据方案;

(4)DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求;(5)DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范。4.2档案数字化

传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程，涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节，应当统筹规划，分步实施。应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。要高度重视档案整理、鉴定、保护等基础工作，为数字化工作提供高质量的来源。如果对馆藏档案无法一次性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。

数字化加工一般采取自主加工和委托加工两种方式进行。自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备，自行组织人力开展数字化加工。这一模式适用于少量重要、核心档案的数字化加工。委托加工是将应数字化的档案，委托专业公司实施加工。这一模式效率相对较高，投资相对节省，普遍适用于各类档案的数字化加工。档案馆所委托加工的公司必须是具有相关保密资质的专业公司。

档案数字化工作之前应遵循的标准规范有:（1）DA/T31.2005 纸质档案数字化技术规范;（2）DA/T43-2009缩微胶片数字化技术规范。4.3资源整理 在对信息资源进行有序、有效管理之前，必须进行整理，包括分类、价值鉴定、开放审查等。应当将数字档案信息进行有序排列，当前国家尚未制订针对数字档案信息分类的规则，在数字档案馆建设中，可以参照传统载体档案的分类、排序方式，结合数字档案信息的特点，确定数字档案信息的合理分类方案，实现对数字档案信息的有效控制。

电子文件或数字化档案信息发布利用之前，必须进行开放利用的鉴定工作，并通过技术检查，譬如清晰度、准确性、完整性，以便让利用者有效检索、阅读和理解数字档案信思。

档案信息网上提供利用，要根据数字档案不同网络的传播范围、用户范围、使用方式等进行处理。对涉及国家秘密、知识产权或个人隐私及其他敏感信息的档案利用，应当按照国家法律法规要求，进行划控处理。涉密信息只能在涉密网发布;内部信息只能在内网(包括政务网和档案馆局域网等)使用;开放信息可以在公众网发布。开放鉴定是数字档案馆建设的重要工作内容之一。

4.4建立数字档案资源库

运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息，当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集等。

目录数据库是数字档案资源管理的基础，它是将反映数字档案特征的规范数据，依照一定的字段要求存入计算机中，通过系统的排序等处理，形成由计算机检索的目录数据体系。目录数据库建立的方式主要有两种基本途径，一是通过传统载体档案数字化采集的档案目录数据库，一般是通过人工录入建库方式建立;二是通过接收电子文件方式形成的数字档案，一般通过档案管理系统自动采集生成或从数字档案元数据库中提取而形成，经过数据整理规范审核与补充完善后建立。

保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重措施。元数据库建设接照数字档案元数据采集规范要求建立。元数据采集方式主要是通过对电子文件或数字档案的背景、结构和管理过程信息进行自动生成和适当人工添加而形成。

内容数据集是数字档案资源建设的主体，它是通过数据库、数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类、排序方式排列形成的集合。内容数据一般通过与目录数据挂接方式实施有效管理，随着信息技术，特别是检索技术的发展，将来也会采用其他技术方法对内容数据进行有效管理。对于由电子文件归档形成的电子档案，其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系，防止非法修改，采取技术措施，确保其可靠和可用。数字档案资源库建设应遵循以下标准规范:(1)GB/T20163-2006中国档案机读目录格式;(2)DA/T134994档号编制规则。5.保障体系建设

安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作，数字档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。

安全保障体系建设主要通过两方面途径实现。一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备必耍的软硬件设施。数宇档案馆系统一般要求达到二级(系统审计保护级)以上安全保护标准。数字档案馆系统集成商应具备相应的保密资质，并严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工。建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。二是建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施。数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。同时应当制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

应当遵循的有关信息安全规范:

(1)GB17859-1999信息安全技术计算机信息系统安全保护等级划分准则;(2)GB/T24363-2009信息安全技术信息安全应急响应计划规范;(3)GB/Z243 64-2009 信息安全技术信息安全风险管理指南;(4)GA/T671-2006终端计算机系统安全等级技术要求。5.2标准规范建设

严格遵照信息化和档案管理方面的法规和标准是实现数字档案馆各项功能的必要前提。数字档案馆建设要严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准。

各地在建设数字档案馆过程中，具体技术应用或工作流程如果尚无相关上位标准规范，可以向国家档案行政管理部门提出相关标准规范制修订建议，或根据本地区实际情况制订相关地方标准或企业标准，并积极上报有关部门，上升为行业标准或国家标准。

第二篇：数字档案馆建设需求报告

数字档案馆建设需求报告

目 录

1概述 1 2总体要求 1 2.1指导思想 1 2.2总体要求 1 3技术要求 2 3.1系统架构与运行环境 2 3.2性能要求 2 3.3安全要求 2 4业务需求 2 4.1型号、产品、预研课题档案 2 4.2文书档案 3 4.3技改、基建、设备档案 3 4.4声像档案 4 4.5专题 4 4.6资料 4 5功能需求 5 5.1 数据采集 5 5.1.1 与OA系统的接口 5 5.1.2 与PDM系统的接口 6 5.1.3 与文件编号系统的集成 6 5.1.4与定型数据上报系统的接口 6 5.2 归档整编 6 5.3档案著录 7 5.4原文管理 10 5.5档案查询 11 5.6 统计/报表 11 5.7 鉴定与销毁 13 5.8技术资料接收、分发与调拨 13 5.9受控管理 14 5.10资料管理 15 5.11编研 15 5.12馆务管理 15 5.13 WEB利用 16 6系统管理与维护 17 6.1系统设置 17 6.2用户、权限 17 6.3日志管理 18 6.4备份与恢复 19 6.5人员分工 19 7其他需求 19 附件1：档案各著录项目属性表 20 附件2：OA系统流程数据字段属性表 24 附件3：文件编号系统字段属性表 26

1概述

数字档案馆的建设是一项系统工程，总体架构包括基础设施、数据库、管理应用系统、运行机制、标准规范体系和安全保障体系六大部分，其中管理系统平台是数字档案馆建设的关键部分，本着长远规划、分布实施的原则，结合我单位工作实际，提出此需求。明确应具有的功能、性能，使系统分析人员和软件开发人员清楚了解我单位的需求，并在此基础上完成符合我单位要求的系统设计与开发工作。2总体要求 2.1指导思想

×××数字档案管理系统平台是航空工业档案信息化管理平台的重要组成部分，也是所信息化平台建设建项目之一。在系统构上首先要满足《××××企事业单位数字化档案馆建设内容》的需要，同时应符合××信息化平台建设的技术要求。

系统应在目前的产品数据管理＋档案管理系统＋OA系统档案管理模式基础上，着眼于现代数字化档案管理的发展要求，充分考虑到未来的发展趋势，在档案资源管理的功能设计方面具有拓展性、前瞻性、长远性，使本系统既满足现实管理的需要，又能够适应未来发展的需要。

2.2总体要求

系统功能应包含数字档案管理工作的全部领域。功能模块的设置应适合我××档案管理实际要求和未来发展的需求。

系统应具有良好的交互性和操作的便捷性，界面友好且可以定制。对操作人员的重要操作提供信息反馈，设计良好的联机帮助。系统设计和开发，要充分考虑系统当前和将来可能承受的工作量，使系统的处理能力和响应时间能够满足企业对信息处理的需求。系统要封装和集成一些常用工具软件。

系统安全性、保密性符合国家和行业通用要求。

3技术要求

3.1系统架构与运行环境 采用B/S方式和C/S方式。客户端支持微机和工作站。

支持Windows XP和Windows 2000等操作系统。3.2性能要求

系统易维护、可扩充。

接口功能强大，实现与外部系统的无缝连接。数据处理响应速度快。

查询、统计结果准确，保证查全查准。

具有可扩展性，档案管理系统必须能够在用户的使用率、用户的数目增加很快的情况下，保持合理的性能。3.3安全要求

软件运行性能稳定，满足系统安全性和数据保密性的需要。具备故障预警、检查和处理机制、防止数据因意外情况丢失或损坏，有完善的备份和恢复机制。

系统设计中要遵循严格身份认证和有限授权原则和安全审计原则，采用严格的安全体系，保证数据在处理和传输过程中的安全。支持CA安全认证系统，能够进行密码升级。应用模块功能安全应分级控制。系统应具备完备的安全日志。

4业务需求

系统要能够能满足日常业务管理需要，主要包括对型号、产品、预研课题、文书、技改、基建、设备、声像、专题、资料等门类档案的管理。4.1型号、产品、预研课题档案

型号、产品、预研课题档案主要为我单位科研活动中形成的技术文件、技术图纸（含技术单、更改单）。技术文件采用文件级著录模式（取消案卷级著录），著录时，应包含案卷号、分类号、卷内序号、案卷题名等反映案卷级信息的著录项，以便自动生成案卷级信息（技术文件走OA流程，归档过程参见文书档案归档过程）。技术图纸（含技术单、更改单）以单份文件图纸为单位进行管理（取消案卷级著录），文件级著录时，目录单号等反映同一目录单信息的属性必著，更改单和技术单与图纸要关联管理。

在管理系统中，能够对这些档案进行数据的采集、整编、归档、著录、修改、查询、统计、报表打印（卷内文件目录、面签、背签、统计报表等）、全文挂接、鉴定销毁、分发、调拨等业务操作。

型号、产品、预研课题档案著录项目属性表见附件1部分。4.2文书档案

文书档案以件为保管单位，主要管理OA系统归档的电子文件和一些纸质文件扫描后电子文件。对于OA系统中的文书档案数据信息(条目信息、全文、文件处理单信息)，自动归档到文件管理模块中，补充著录信息后，再整编归档到档案管理模块中。对于纸质扫描的电子文件，直接在档案管理模块中，进行条目信息著录，并进行全文挂接。

在这些业务流程中，能够进行著录、修改、全文挂接、整编、归档、查询、统计、报表打印（卷内文件目录、面签、背签、统计报表等）、鉴定销毁等基本的业务操作。文书档案著录项目属性表见附件1部分 4.3技改、基建、设备档案

技改、基建、设备档案主要为我单位在技术改造、基本建设、设备采购过程中形成的技术文件、合同、图纸、设备资料等，对这些档案主要以项目成套或单台（套）配套管理，只进行目录级著录管理。由于这些档案的形成存在着阶段性、不确定性，在管理过程中，采取预归档立卷的方式，先在文件管理中进行文件级著录，等文件齐全，再批量归档整编到档案管理模块中。

在管理过程中，系统要能够对这些档案进行整编、归档、著录、修改、查询、统计、报表打印（卷内文件目录、面签、背签、统计报表等）、全文挂接、鉴定销毁等基本的业务操作。技改、基建、设备档案著录项目属性表见附件1部分。4.4声像档案

声像档案主要是在科研生产生活过程中形成的具有保存价值的以声音、图像等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，主要有照片、底片、光盘、磁带、录像带等，分为科研类（型号、设备）、人物类、会议类、文娱活动类等。对于光盘、磁带、录像带进行目录级管理，照片、数字视频进行文件级著录、全文挂接，照片档案全文挂接时，十个文件一个压缩包进行挂接，挂接的第一个压缩包中的文件为这个主题中最为重要的十个照片，数字视频则著录完信息后直接挂接。在管理过程中，能够进行整编、归档、著录、修改、查询、统计、报表打印、全文挂接、鉴定销毁等业务操作，支持各种音频、视频格式的全文读取。声像档案著录项目属性见附件1部分。4.5专题

专题中管理的对象包括编研库（大事记、组织沿革、专题汇编等）和素材库(从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到的材料)。对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。专题著录项目属性见附件1部分 4.6资料

我单位资料主要为外来的参考资料、密级资料。

对于外来的参考资料，可以进行整编、著录、修改、查询、统计、报表打印、全文挂接、鉴定销毁等业务操作。

对于密级资料，除了可以进行整编、著录、修改、查询、统计、报表打印、全文挂接、鉴定销毁等业务操作外，还可以进行权限设置，非档案管理员只能进行目录级的检索，不可以浏览全文。

资料著录项目属性见附件1部分。5功能需求 5.1 数据采集

通过数据接口及其他方式对档案信息数据进行收集与单位的OA、PDM、文件编号系统、军工上报系统等业务系统进行集成，实现业务数据的实时或定时归档。5.1.1 与OA系统的接口

通过管理应用系统与OA系统的接口，实现OA系统中的收文、发文、技术文件在流转结束后，通过验证，将全文（PDF格式）、条目信息及文件处理单提取的属性信息传输至档案管理系统进行预归档，并向OA系统反馈预归档成功和失败的信息。

对于收、发文的条目属性信息，通过接口，将OA系统和档案系统中的字短信息进行匹配，传输至文档管理模块中。全文信息则在OA系统中转换成PDF格式，通过接口，与条目信息自动匹配挂接后，上传至全文FTP站点。

对于收、发文的文件处理单中的信息，OA系统提取其属性信息，传至档案管理系统中，与条目信息自动匹配，建立关联，生成数据库表，档案管理系统提供文件处理单模板，并在文书档案全文浏览界面上增加浏览文件处理单按钮，根据模板生成信息完整的文件处理单。对于技术文件，在OA系统中将审签信息和全文自行匹配生成全文信息，转换成PDF格式和条目属性信息一起传输至档案管理模块，并进行自动匹配。

OA系统数据在向档案系统归档过程中，OA系统将全文信息上传到管理应用系统FTP服务器后，需要将OA数据归档的操作日志写入到档案系统中备查。

能够实现从OA办公系统向管理应用系统自动移交，保证OA系统的属性与档案系统的属性保持一致（OA系统流程数据字段属性见附件2）。

管理应用系统可以严格控制用户对电子附件浏览、下载、打印等功能权限。对电子附件操作的控制上，满足对用户访问OA归档数据时的安全性要求。5.1.2 与PDM系统的接口

通过开发数据接口，将LCA系统中的定型状态数据包括产品结构、零件的三维模型、二维图样、及相关属性信息导入到档案管理系统中管理，实现飞机设计数据的统一管理。5.1.3 与文件编号系统的集成

通过数据接口，进行字段匹配，可以将文件编号系统中的条目信息，通过点击“归档”按钮，传输至档案管理系统中的整编模块，档案管理员进行信息补充，再进行归档组卷、全文挂接，形成完整的档案信息。

文件编号系统字段属性表见附件三。5.1.4与定型数据上报系统的接口

通过此接口，将档案管理系统的数据导入定型系统，完成军工产品定型电子文档的上报工作。对两个系统进行连接配置，配置成功后，进行两系统的节点对应和字段对应，建立库的对应关系。在定型接口主界面中，左右显示档案管理系统和定型系统的节点，可以选择档案管理系统中的相关数据转入定型系统的指定节点下，同时将数据的全文传送到定型系统中。5.2 归档整编

档案整编能够将待整理的文件条目进行整理编辑，并进行归档立卷，其功能结构如图所示： 将待整理的文件（动态数据管理的文件、条目录入的数据、文件归档的数据、档案拆档的数据、其他数据接口的数据）条目进行整理，补充形成档案所需的基本信息，然后根据归档立卷的规则，将整编好的文件转化形成档案。用户可以自定义归档立卷的规则，按归档立卷规则将文件组卷归档，将已形成档案的文件进行拆档、卷内调整、以及整理案卷级与其对于文件级的关系（如案卷级的总页数为文件页数和，案卷级密级为文件密级最高条目的密级等）。多条文件组卷时，自动形成案卷级条目的一些信息。

待整理文件库与档案库的所存储的信息字段结构如果不一致，用户可以进行对应关系设置，保存，以便归档时自动调用。

在档案整编点击归档时，增加数据查重功能，对于已经归档的数据，则提示用户不能归档。在档案整编主界面中，应显示待整编状态的文件数据，可以对数据进行编辑，如修改、插入、删除、导入、导出等，以完成数据信息的添加。

归档立卷时，系统提供手动立卷和自动立卷功能，手动立卷只需补充一些数据信息，就可以生成一个案卷，自动立卷，按照用户设置的整理规则生成相关的案卷级或类目项的基本内容。自动组卷时，如果系统检索到案卷号的字段信息与档案库中已存在的案卷信息重复，系统应提示用户并由用户选择自动将文件归属到原始案卷中还是手动立卷。归档成功后的案卷记录和所属文件应以不同颜色显示。5.3档案著录

档案著录是管理应用系统进行管理的基础，提供数据收集的功能。档案著录功能结构图如下：

数据著录：可以对数据进行增加、删除、修改、保存、复制、剪切，可以进行单个文件或批量文件的扫描、挂接、上传等操作。在录入数据时，可以设置一定的时间进行自动保存，权限可以控制到字段级。一般用户修改和删除的权限只限于操作自己著录的数据。

选择档案管理树型结构中的某一类型数据库数据节点时，即可以进行数据浏览与编辑工作，系统默认浏览状态。

插入功能：用户选中一条要修改的数据，右键或者点击工具栏上的插入图标，可以在这一条数据的前面插入一条新的数据。

修改功能：用户可以对所有字段实现批量修改或替换。修改方式提供填充方式、序列生成方式和高级方式。其中填充方式为针对选中数据记录的数据库已定义数据字段，按照输入的内容进行批量替换或置空处理；序列生成方式按照用户输入的起始值及所定义的步长（如＋1或＋2）来完成数据字段的批量替换；高级方式可以按照用户自定义的规则来完成数据字段的批量替换。

删除功能：能够一次删除多条记录，在删除前，系统提示是否要删除，经用户确定后方可删除。

保存功能：除了在工具栏上有保存按钮，右键有保存功能，Ctrl+s快捷保存外，还可以设定一定的时间实现自动保存。

导入功能：能够将已存在的数据源文件（如：DBF、XML、EXCELL和Access数据文件）导入到当前数据节点下。档案著录信息批量导入时，当重复导入时，能够提示重复的数据，不重复的数据提示是否继续导入。在导入的过程中，系统能够自动校正数据字段类型。导出功能：能够将当前节点下的某些或者全部档案数据记录导出成数据文件保存（如：DBF、XML、和Excel数据文件）。

编辑功能：提供剪切、复制、粘贴、全选、批量修改、查找替换、数据查重功能。选择数据记录的方式，既可用鼠标左键选中某一条记录，也可以用Shift键＋鼠标左键来顺序选择多条记录，或者用Ctrl键＋鼠标左键来间隔选择多条记录，或者用全选功能选择当前窗口下的所有数据。

查重功能：能够对当前数据记录窗口或者制定数据节点下的数据进行比较查询，执行后，列出具有重复字段的数据记录。要查重的数据字段可由用户自定义。

记录功能:可以对数据记录方便地进行数据的定位和查看，当用户定位到指定的数据记录项后，再打开这个节点，仍然显示定位到的那个数据记录。记录排序可以通过点击浏览界面的字段名称，进行快速的排序，也可以设置自定义排序条件进行排序。当输入不合法的数据时，系统提示数据不合法的原因，并返回上一步操作。著录界面：用户可以自定义著录界面，可以预览著录界面效果。

设置后退功能按钮，以便著录保存后取消上一步操作，并自动刷新到最新操作界面。各种数据窗口的界面，字段的先后顺序、长度，行高度等界面风格在窗口退出时保存其变化，再次打开窗口时与退出时保持一致。最后一次排序条件、查询条件也将保存，便于再次利用。在左侧显示型代号下的数据库分类信息，点击相关节点即可在右侧显示数据表。数据表每页显示记录数目可以自定义，多出的记录分页显示。可以对数据表进行类似EXCELL的操作，如可以进行查找，替换，隐藏列，双击记录进行编辑，并可以在其上进行文件的分发，调拨，报表打印等功能。

著录规则：根据数据著录时一些具有共性的特点，用户可以制定不同档案的著录规则，如“份数”字段默认为1，“序号”字段为序列增长，“题目”字段上下条相似，定义为顺带。字段显示：不同用户对于同一档案库，需要看到（或被允许看到）数据库的字段（或先后顺序）不同，通过字段显示模块能够实现用户自定义需要显示的字段。

代码维护：某些著录字段，只有几种固定的代码可供输入，如“密级”字段的内部、国内、秘密、机密、绝密；“保管期限”字段的永久、长期、短期等。为了便于著录和防止输入错误，将这些字段定义为代码，在数据著录时形成下拉选择框提供用户选择。特殊字符：用到特殊的中文字符或外文字符，用户可以在系统中选择。

回收站：系统删除文件时，并不将文件从数据库中直接删除，而是删除到回收站中。对于一些误删除的文件，通过回收站可以进行还原，达到保护文件的目的。回收站中的数据再次删除或清空的权限分为两种情况：

1、无限制（随时可将回收站中的数据删除）；

2、删除的记录在一定时间后，才能删除。

在打开回收站时，显示出全部的删除文件及路径

5.4原文管理

管理应用系统对档案数据原文能够实现扫描、挂接/上传、浏览、下载等功能，其功能结构如下图所示：

原文扫描：提供原文批量扫描的功能，将纸质的文件通过扫描仪批量扫描后形成电子文件保存在一起。为图像处理、文字识别、原文挂接上传做准备。

原文挂接：提供原文批量挂接上传的功能，将需要挂接原文的条目与相对应的原文建立关联，并将关联好的原文上传到对应的原文服务器，以便提供原文浏览利用的功能。

用户选中要挂接原文的数据记录，点击工具栏上的原文挂接或者右键，可以进行原文挂接，用户可以一次选取多个电子文件进行挂接，对于错选的电子原文，可以进行删除，在挂接过程中，用户可以对原文进行压缩加密，并提供解密功能。

原文下载：能够将原文从文件服务器上下载到本地，进行利用。原文下载的功能需要严格审查利用者的权限，没有相应的权限，便不能进行原文下载。

原文浏览：系统提供通用的浏览器，可以打开一般格式的电子原文，包括一些二维和三维的图形文件。

第三篇：数字档案馆建设面临的难题

数字档案馆建设面临的难题

来源：bet365 http://www.xiexiebang.com

【内容提要】数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文提出了数字档案馆建设所面临的10个方面的问题。

【关 键 词】数字档案馆/问题

【 正 文】

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：

1.1 认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。

1.2 技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]

1.3 管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：

2.1 存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。

2.2 机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]

2.3 对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]

数字档案的失真问题

“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

数字档案馆建设的诸多技术问题

数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。

5.1 数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

5.2 技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。

5.3 技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。数字档案馆建设的标准化问题

数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。

数字档案馆建设的投入与产出问题

数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家

图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。数字档案中的经济问题

与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。

8.1 档案部门方面的问题。

8.1.1 数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。

8.1.2 数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。

8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。

8.1.2.2 设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。

8.1.2.3 数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。

8.1.3 向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。

8.2 利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义； 数字档案馆法律法规方面的问题

数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。

9.1 档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。

9.2 著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。

9.3 数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]

数字档案馆的基础理论问题

数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。

10.1 数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。

10.2 数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。

10.3 数字档案的概念问题。数字档案是数字档案馆生存的基础。但是目前对数字档案概念的认识却并不统一和清晰。其一，对数字档案概念的研究并未引起档案界太多的关注；其二，一些对数字档案概念的认识，大部分都是以传统的档案概念为基础的，仍旧把数字档案当作电子文件的转化物来认识，无非是传统档案概念在数字时代的翻版。这里暂不说传统的以文件为属概念的档案概念本身就有许多可商榷的地方。单说在数字信息时代文件的概念、档案概念和其他信息的概念都会受到影响而发生变化，它们之间有互相融合的趋势。如何区分它们将变得越来越困难。在数字时代的信息网络环境下，数字文件、数字档案、数字图书、数字情报、数字资料、数字文献筹有什么不同？如何区分它们？如果不能把数字档案从这些其他数字信息中区分出来，那么数字档案的概念的存在就将走向消亡，而在数字档案概念基础上建立起来的数字馆大厦也将随之倾覆。因此，必须把数字档案概念从其他数字信息中区别出来，数字档案馆才能生存。但这是一道摆在我们面前的并不容易找到答案的难题。

第四篇：国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》的通知

国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》的通知

档发〔 2002 〕 8 号

各省、自治区、直辖市、计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参档案局，解放军档案馆，武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，中国照片馆：

为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实施信息化带动策略，以档案信息化带动档案事业各项工作的开展，促进全国档案事业现代化水平的提高，根据《全国档案事业发展 “ 十五 ” 计划》的总体安排，研究制订了《全国档案信息化建设实施纲要》，现印发给你们，请结合本地区、本部门实际贯彻执行。

国家档案局 中央档案馆

二 ○○ 二年十一月二十五日“ 十五 ” 期间，全国档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和 “ 三个代表 ” 重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。

“ 十五 ” 期间，全国档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化的数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。到 “ 十五 ” 末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。

一、档案信息化基础设施建设

⒈ 继续推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。到 “ 十五 ” 末，全国应用计算机管理档案的普及率，力争东部地区省级机关档案部门达到 90%，县以上各级国家档案馆达到 70% ；中西部地区省级机关档案部门达到 80%，县以上各级国家档案馆达到 50%。

⒉ 各省、自治区、直辖市档案局馆都要建设和完善局域网，并且与当地政务网联通。到 “ 十五 ” 末，各省、自治区、直辖市及主要中心城市档案局馆力争全部建立局域网；省以下档案局馆的局域网建设以北京市、天津市、江苏省为试点，80% 的区县市档案局馆建立局域网并与当地政务网联通。

⒊ 西部地区要把档案信息建设纳入实施西部大开发战略的范畴，充分发挥后发优势，逐步推进西部地区档案部门计算机和网络技术的应用，努力探索一条适合当地档案信息化建设的路子。

二、档案信息资源建设

⒋ 加强档案目录数据库建设。充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。到 “ 十五 ” 末，有条件的省级档案馆全部馆藏档案案卷级目录都要实现机检，重要全宗档案逐步实现文件级目录机检。

⒌ 各级机关向档案馆移交档案时，要逐步做到同时移交机读目录。到 “ 十五 ” 末，各省、自治区、直辖市档案馆要基本实现接收档案时同时接收已有的机读目录。

⒍ 进一步加强档案目录中心的建设。进一步完善明清、民国和革命历史档案资料三个目录中心的建设。鼓励各地区国家综合档案馆建立区域性档案文献机读目录中心，推进档案信息资源共享。

⒎ 积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案、对各种类型档案进行数字化等方法，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

⒏ 加强电子文件归档管理。各级机关和企业、事业单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理。从 2002 年开始，在统战部、财政部、国家税务总局、中国银行、中国建设银行等单位以及北京、上海、杭州等地的市级机关开展电子文件归档的试点工作。

⒐ 研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制订电子档案管理办法。在北京、上海、江苏、浙江、福建、广东等地选择国家档案馆和中央企业档案馆开展网络环境下接收电子档案试点工作。

⒑ 积极推进档案数字化进程，加强对珍贵、重要档案的保护，提高档案利用的效率和水平。以现实需要为前提，分阶段、分步骤实施。首先在中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆，以及北京、天津、辽宁、上海、江苏、安徽、广东、重庆、陕西、青岛、杭州等省、市档案馆开展档案数字化工作试点，实现馆藏重要全宗纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化，并在馆内建设数字化综合应用平台。其他有条件的档案馆也要进行这方面的研究和探索。

⒒ 中央、国家机关档案部门向中央档案馆移交的档案。有条件的一般要进行数字化处理，同时并入中央档案馆和中央、军事家机关档案数据库系统。

三、档案管理应用系统建设

⒓ 进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，尽快在全国推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。

⒔ 推进机关档案管理与办公自动化同步发展。适应办公自动化和电子政务建设的要求，在中央、国家机关以及省直机关中普及应用文档一体化管理系统，并与机关办公自动化和电子政务系统同步建设，协调发展。

⒕ 各级档案行政管理部门要积极参与当地政府上网工程和电子政务建设。加强档案信息建库入网工作，争取将各地档案数据库作为重要信息资源库纳入当地电子政务、信息港建设总格局中，为逐步构建中国档案文献数据库积极创造条件。

⒖ 充分利用和发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。省级以上档案馆应尽可能建设自己的档案网站（省级以上档案部门网站开通时间表见附件一），已经建立网站的要不断加以完善，丰富网站内容，有计划地上载开放档案目录，有条件的可上载已公开的档案全文信息，向社会提供网上查询和利用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。

⒗ 各省、自治区、直辖市档案行政管理部门应建立链接本地区各级各类档案网站的门户网站，积极探索实现馆际互联的路子。在逐步推进地区性馆际互联的基础上，不断促进全国范围内的档案信息资源共享。以国家档案局网站为龙头，逐步与各地档案网站实现链接，最终构建全国档案工作信息网，为全社会提供方便、快捷、优质的档案信息服务。

⒘ 建设示范性数字档案馆。在总结深圳、青岛建设数字档案馆初步经验基础上，进一

步在杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏省电力公司档案馆等开展试点工作。

四、档案信息化标准规范建设

⒙ 加快推进档案信息化法制建设。适时提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善。加快研究和制订电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。

⒚ 完善档案信息化标准体系。集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准，采取切实措施进行宣传与贯彻。“ 十五 ” 期间，要优先制订电子文件归档，档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准，加快建立健全档案信息化标准实施机制。已经出台的相关地方标准，要认真试行，总结完善；承担有关试点任务的档案部门，应率先出台相关标准，在试行的基础上加以完善，争取上升为国家标准或行业标准，在全国范围内推行。

（“ 十五 ” 期间拟制订的档案信息化相关标准和规章见附件二。）

五、档案信息化人才队伍建设

⒛ 加强档案业务人员培训工作。坚持各级档案部门领导干部进修制度，把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入指导性教学计划；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。档案业务人员参加档案信息化等知识培训的时间应多于 20 课时。．加强档案信息建设相关技术培训课程与教材的建设和管理。国家档案局将积极推动教材编写工作，并定期组织对备案教材进行评选和推荐。

六、档案信息安全保障体系建设．组织建设档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制。各级档案部门要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归案工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。23 ．各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络系统建设工和中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。参加各级政府电子政务建设的档案部门，要严格遵守相关的安全保密制度。非公开的档案信息一律不得上外网；在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。

第五篇：国家档案局发布9号令

国家档案局发布《各级各类档案馆收集档案范围的规定》

本报讯（记者 王乃迎）11月21日，国家档案局发布第9号令，公布《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（以下简称《规定》），1986年2月7日国家档案局发布的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》同时废止。这个《规定》以及国家档案局前不久发布的《国家基本专业档案目录》（第一批）（第二批）与国家档案局2006年发布的8号令相衔接，构成了建设覆盖人民群众档案资源体系法规架构的基本轮廓，标志着我国档案资源建设步入新的发展阶段。

2009年召开的全国档案馆工作会议提出了修订《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的意见，要求在充分考虑本级党政机关的二级甚至三级单位永久档案的归宿问题，充分考虑民生档案的接收问题，充分考虑改制和破产企业重要档案的接收等问题的基础上，及时调整扩大档案馆的接收范围。

《规定》指出，各级各类档案馆要贯彻科学发展、以人为本的理念，在档案行政管理部门的监督指导下，按照统一规划、分级管理的原则，依法开展档案收集工作，将属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案收集进馆。《规定》分别对各级综合档案馆，各级专门档案馆，国有企业、事业单位设立的档案馆接收档案的范围作出了明确规定。《规定》要求，省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和

30年以上（含30年）的档案。

《规定》提出，档案馆要适应信息化建设的需要，收集电子档案和纸质档案的数字化副本。有条件的档案馆应根据国家灾害备份的要求，建立电子文件备份中心，开展电子文件备份工作。档案馆在收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。《规定》要求各级各类档案馆根据本《规定》制定本馆的收集档案范围细则和工作方案，经上级档案行政管理部门同意后施行。

《规定》的颁布施行，从宏观上解决了新时期国家档案资源体系科学布局、合理归属、有法可依等根本性问题。

各级各类档案馆收集档案范围的规定

国家档案局令

第 9 号

《各级各类档案馆收集档案范围的规定》已经2011年11月11日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。局长

二○一一年十一月二十一日

为了建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系，划定各级各类档案馆收集档案的范围，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国档案馆设置原则和布局方案》，制定本规定。

第一条 各级各类档案馆要贯彻科学发展、以人为本的理念，在档案行政管理部门的监督指导下，按照统一规划、分级管理的原则，依法开展档案收集工作，将属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案收集进馆。

第二条 各级综合档案馆依法接收本级下列组织机构的档案：

1.中国共产党委员会及所属各部门；

2.人民代表大会及其常设机构；

3.人民政府及其所属各部门和单位；

4.人民政协及其常设机构；

5.人民法院、人民检察院；

6.各民主党派机关；

7.工会、共青团、妇联等人民团体；

8.国有企业、事业单位。

各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案。

乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围。

第三条 新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会

组织、著名人物的档案列入综合档案馆收集范围。

本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围。

经协商同意，综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

第四条 各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。

第五条 各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。

第六条 国有企业、事业单位设立的档案馆，收集本单位及其所属机构形成的档案。国有企业发生破产转制，事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收。

第七条 省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案。

第八条 档案馆要适应信息化建设的需要，收集电子档案和纸质档案的数字化副本。有条件的档案馆应根据国家灾害备份的要求，建立电子文件备份中心，开展电子文件备份工作。

第九条 档案馆在收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必需的专用设

备。

第十条 各级各类档案馆要根据本规定制定本馆的收集档案范围细则和工作方案，经上级档案行政管理部门同意后施行。第十一条 本规定由国家档案局负责解释。

第十二条 本规定自发布之日起实施。《各级国家档案馆收集档案范围的规定》（1986年2月7日国家档案局发布）同时废止。原载于《中国档案报》2011年12月1日总第2237期