外包&资产采购内控程序

第一篇：外包&资产采购内控程序

财务内控制度——外包&资产采购内控程序

文件编号：IC---201101

制订时间2011/10/30

一.内控范围

1.本内控制度基于财务控制框架制定，主要为加强内部控制，明确审批流程和管理责任。强化事前控制、过程控制和事后监督。

2.本内控制度受控范围：日常维修及工程外包、固定资产采购等非存货类业务事项。二.内控原则

1.严格区分日常维修、大修理支出、固定资产采购支出。大修理支出在一年内摊销完毕，固定资产须按集团流程申请批准。

2.维修及资产采购业务必须执行项目管理、项目监督、项目验收责职分离原则。3.所有的维修及资产采购业务均应有需求部门申请，工程或维修部门询价，总经理批准后方可执行。

4.50万元以下5元以上的维修及资产采购业务必须提供三家供应商的询价单，并报财务部备案。

5.50万元以上的维修及资产采购业务须采取公开招标方式选择供应商，工程部组织招标，财务部、业务需求部门参与招标讨论。招标资料报财务部备案。

三.内控审批流程

1.审批基本流程如下：

内部资料

注意保密

财务内控制度——外包&资产采购内控程序

文件编号：IC---201101

制订时间2011/10/30

总经理集团 业务流程业务需求部门工程部财务部采购申请根据实际需求提出采购或维修申请做可行性论证并初步询价批准采购申请固定资产提交集团批准选择供应商签订工程合同根据批准的申请，选择供应商或组织招标，签订合同参与招标审核合同批准合同工程管理及验收过程监督完工验收工程管理资产采购票据审核、付款收集发票审核发票并按合同要求组织付款批准发票和付款

2.所有业务或项目必须有批准的采购申请、合同、验收报告财务方可按排付款。3.所有部门的核准人为部门经理或其授权人。且均需在相关凭证上签字，以示责任。四.内控审批职责

1.主管部门对业务的真实性、准确性和合理性负责。2.审核部门对业务的准确性和合规性负责。3.核准人对核准事项的合理性负责。

4.财务人员进行政策、技术性审核时，对不符合国家财税法规的凭证、公司内部管理制度的事项及凭证有权拒绝，对弄虚作假或审批不严者可要求授权人收回授权。

本内控审批程序自公布之日起生效，之前的审批程序作废。

财务部

2011-10-30 内部资料

注意保密

第二篇：内控-资产管理

内控——资产管理 与固定投资预算的编制岗位不相容的岗位是（）。固定资产投资预算的审批

固定资产验收

固定资产处置

固定资产采购

判断题（共1题）企业应当建立严格的固定资产交付使用验收制度，确保固定资产数量、质量等符合使用要求。（）错误

正确

单项选择题（共5题）存货的保管于下列哪项职务是不相容的（）。存货的请购

存货的采购

存货的验收

存货的会计记录 与固定投资预算的编制岗位不相容的岗位是（）。固定资产处置

固定资产验收

固定资产采购

固定资产投资预算的审批对于重大的无形资产处置，企业应当怎样确定处置价格（）。无形资产管理部门确定

随便处置

委托具有资质的中介机构进行资产评估

同购买者商议 固定资产非正常报废不需要做的是（）。追查非正常报废责任人

估计出售价值

提出报废申请

注明报废理由 参与固定资产投资决策，分析、评价各种投资方案的部门是（）。固定资产主管部门

财务部门

固定资产使用部门

固定资产操作者

判断题（共5题）企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。（）错误

正确 7 企业应区分无形资产不同的处置方式，采取相应控制措施。（）错误

正确 企业可以采用招标等方式确定保险人，降低资产损失风险，防范资产投保舞弊。（）正确

错误 无形资产的摊销方法已经确定，不得随意变更。（）正确

错误 经办人在职责范围内，可以违背审批人的批准意见办理固定资产业务。（）错误

正确

第8号——资产管理

单项选择题

1、无形资产处置的负责部门是（独立于无形资产管理部门和使用部门以外的其他部门）。

2、与无形资产投资预算编制不相容的岗位是（无形资产投资预算的审批）。

3、存货的保管于下列哪项职务是不相容的（存货的会计记录）。

4、存货积压或短缺，可能导致的风险不包括（缺乏竞争力）。

5、与固定投资预算的编制岗位不相容的岗位是（固定资产投资预算的审批）。

6、企业通过进一步加工取得的存货在控制成本时主要考虑的因素是（加工成本）。

7、对于重大的无形资产处置，企业应当怎样确定处置价格（委托具有资质的中介机构进行资产评估）

8、存货的保管于下列哪项职务是不相容的（存货的会计记录）

9、参与固定资产投资决策，分析、评价各种投资方案的部门是（财务部门）。

10、固定资产非正常报废不需要做的是（追查非正常报废责任人）。

11、存货归口分级管理的主要部门是（财务管理部门）。判断题

1、企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。（正确）

2、企业可以采用招标等方式确定保险人，降低资产损失风险，防范资产投保舞弊。（正确）

3、存货跌价准备应当按照单个存货项目计提。（正确）

4、企业不应当限制未经授权人员直接接触技术资料等无形资产。（错误）。

5、无形资产的摊销方法已经确定，不得随意变更。（正确）

6、经办人在职责范围内，可以违背审批人的批准意见办理固定资产业务。（错误）

7、存货的请购与审批可以由同一人担任。（错误）

8、企业应区分无形资产不同的处置方式，采取相应控制措施。（正确）

9、企业不应当限制未经授权人员直接接触技术资料等无形资产。（错误）

10、企业应当建立严格的固定资产交付使用验收制度，确保固定资产数量、质量等符合使用要求。（正确）固定资产的处置控制是对固定资产退出企业经营活动过程的控制。（正确）

第三篇：采购管理和外包管理

8thManageTOM产品功能

8thManageTOM为全面采购及外包管理提供了现成的功能

一、目标管理

8thManageTOM助您了解您的组织，消除模糊与不符合实际的目标，为您的组织制定清晰的外包目标。

*目标设置可跟踪化

*目标优先级别设定和审核

*目标方案

*关键成功因素开发

*发现管理

*目标制定和共识

*目标沟通和变更控制

*目标和成果自动跟踪

二、供给商选择管理

8thManageTOM提供完整的架构助您：

*制定管理策略

*预选供给商

*准备招标书

*招标

*评估供给商反应

*尽职调查

*最终选标及谈判

*起草合约

三、合约管理

8thManageTOM支持从招标到结束的整个合约周期。

*开支与风险分析

*评审与审批

*资金注入与收益管理

*工程范围与工程管理

*里程碑与承诺跟踪

*变更与缺陷跟踪

*工程执行管理

*用户满意度管理

*工时、费用报销与跟踪

*罚款和损益管理

*发票与付款管理

四、实时效劳水平协议

8thManage

TOM助您建立实时可跟踪效劳水平协议的各要素：

*里程碑

*费用

*可交付成果质量

*效劳利用率

*效劳能力

*故障率

*故障修复平均响应时间

*变更率

*变更平均解决时间

8thManage

TOM也提供了一套架构，助您量身定制所需的效劳水平协议。

五、跨企业资源管理

8thManage

TOM帮您监控外包供给商在工程中的资源分配和使用。

*跟踪资源经验和技能

*跟踪资源承诺

*跟踪资源分配时间和实际使用时间

*跟踪方案资源费用和实际资源费用

*监测过度分配和不恰当的资源

管理者普遍认为传统的管理知识工作者的资源管理方法单调且效率低，通常只是在需要的时候动动嘴皮子，或者完全照搬管理体力劳动者的方法来管理知识工作者。在外包环境中，知识工作者的时间管理尤为重要，因为它直接和费用相关；其它管理手段，譬如关键资源的管理以及承诺管理，在管理知识工作者的过程中也起

着非常重要的作用，特别是在跨企业工程管理环境中，工程经理不可能认识每一个工程成员，这时有效的管理手段就显得尤为重要。8thManage

TOM提供的框架

包括了您所需要的所有功能，助您更好地管理外包资源。

六、跨企业责任管理

8thManage

TOM为您提供了跨部门及跨企业责任管理的框架。

*跨企业、跨部门和跨地区的组织架构模式

*跨部门活动、交付和验收管理

*跨部门联合领导管理

*跨部门委员会管理

*跨部门代理和上报管理

七、跨企业工程和工程群管理

8thManage

TOM支持由PMI

定义的九大区域的工程管理实践。

*范围

*质量

*风险

*时间

*资源

*采购

*本钱

*沟通

*集成八、最正确实践管理

8thManage

TOM支持把客户作为团队成员，便于使用Agile方法进行发布方案、迭代方案、团队沟通、内部测试和验收测试，也支持CMMI的9种通用过程和27个特定过程。

九、沟通管理

8thManage

TOM提供了多种沟通机制，通过集中化的问题管理系统来跟踪问题、行动及其结果。

十、外包关系管理

8thManage

TOM可以实现您和供给商在统一平台上工作，促进外包关系的管理。

*供给商组织架构

*财务摘要

*行业和竞争力

*推荐信息

*沟通和结果

*交付和满意度信息

*发票与付款信息

*上报和黑名单机制

十一、外包费用和付款管理

8thManage

TOM提供活动层、工程层及合约层的费用跟踪功能，并支持发票以及付款情况的全程跟踪。

*统一的费用分类和汇总

*自动化费用汇总

*发票验证

*发票帐龄和逾期付款管理

*发票与付款关联

*预算差异检测和重新预算

十二、外包问题管理

8thManage

TOM提供集中化问题管理系统，助您跟踪与可交付成果、活动和业务相关的问题及其行动。

*多层问题汇总和跟踪

*关键问题管理

*应急管理

十三、外包风险管理

8thManage

TOM可自动监测外包工程及工程群的系统化风险，提供综合的风险登记以记录用户自定义风险，支持风险跟踪直至风险关闭。

十四、外包奖惩管理

8thManage

TOM可跟踪奖励及惩罚的合约条款，提醒工程人员考虑相关奖惩结果。

8thManage

TOM提供的平台能满足您的机构对采购及外包管理的各种需要。

*增强战略规划过程

*改良合约谈判及执行过程

*加强供给商关系管理

*管理日益复杂的全球行动

*通过更高的可见度，清晰的合同条款，以及实时信息来降低风险

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第四篇：采购内控管理

项目工程采购内控管理现况

一、制定材料采购计划

1、项目部及成本预算部根据标后预算，合同价款结合工程实际需要 进场一周后、两周内编制该项目总体采购计划。

2、项目部按照总采购计划结合现场施工进度，详细、全面分解“月计划”以及10天一个周“询计划”。

3、零星采购计划要总体控制，月度不超5次，特殊情况除外。

4、项目部要提前10天送交采购计划表到采购部。

二、执行材料采购

1、采购部接到采购计划后应认真审核采购数量、品牌、质量标准、到货日期，并考虑库存情况，着手在已建立供方名录中选择供应商进行询价、比价。如采购计划有不可执行性项目，应以书面形式反馈项目部，以便及时调整计划。

2、采购人员将可执行的采购计划报分管总经理审核后，确定供应商，拟定采购合同，合同中应明确施工项目名称对应的供货商、厂家、规格、型号、数量、质量标准和到货日期等。如货期不能满足需注明新的约定时间，同时积极联系第二供应商，确保及时到货。

3、采购金额达1千元以上，需对公转帐（及时提供发票及清单冲帐）或签订采购合同（特殊情况除外），经合同会签盖章后视为有效合同，可执行合同，并负责跟进，督促供应商按期到货。

4、采购部签订合同后，编制资金申请计划，报总经理审核，董事长审批；财务部按照资金申请计划提供资金，采购部进行材料采购（现款现货）。

三、采购决算规定：

1、各供应商结算材料款时必须开具发票，提供公司仓库开具的入库单，作为结算凭证。

2、月结材料款的结算期截止到25日/月，财务部在26日-27日/月对各供应商的进场材料汇总，并打印月结材料清单交采购部与供应商核对，无误后采购部填写资金申请，报总经理审批，经董事长批准，财务部付款。

四、材料入库程序：

1、采购人员组织材料进场需首先办理入库手续，库管根据收货清单逐一核对材料数量、规格、型号、品牌。

2、由项目经理或指定的质检员，按照采购计划质量要求对入库进行质量验收，并对供应商提供的合格证，检测报告，等资料统一保管。

3、经库管、质检员检查核实无误后填写入库单并需2人共同签字方为有效结算凭证，其中一联交财务、一联回单、一联留存。

4、不合格材料，严禁办理入库手续,一经发现严重处理及相应罚款。

5、财务部会同项目部、库管要保证仓库帐物相符，帐帐相等，一月一盘点。

五、材料的质量、领用、退换货及废旧物资处理

1、采购人员对进场不合格材料，达不到采购计划质量的或发错货的，应及时与供应商联系，组织退换货，查明原因，对供应商故意行为，要停止其后一切经营往来，列入黑名单。

2、对仓库材料目前不需使用的采购人员积极要进行物资调配或是退换货处理。

3、施工单位领用材料，必须办理领用手续，由库管填写《出库单》 项目经理签字后方可出库。

4、施工现场造成的废旧材料，由项目部统一落实安排入库保管。

5、库管及时向项目部汇报废旧材料情况，项目部向总经理汇报处理意见。

6、出售废旧钢材由项目经理、库管、财务人员共同参与，出售现金由财务会计接收，交公司财务部。

总结： 工程完工后会计和项目经理对该工程所使用的材料情况进行梳理，核查后出具书面报告，报总经理审核。

第五篇：财务外包与中小企业内控

财务外包与中小企业的内部控制

内容摘要:中小企业是国民经济的重要组成部分，对经济发展和社会稳定起着举足轻重的促进作用。而内部控制制度是规范中小企业内部管理、提高经济效益的重要保证。

一、内部控制的内涵

所谓内部控制，是在内部牵制的基础上，由企业管理人员在经营管理实践中创造，并经审计人员理论总结而逐步完善的自我监督和自行调整体系。其整体架构主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等五项要素构成。与其相对应的内部控制可分为经营控制、财务报告控制和遵循控制。它要求按照目标和计划，对工作人员的业绩进行评价，找出消极偏差之处，采取措施加以改进，以提高企业的经营效益和效率，防止损失，从而保证企业预定目标的实现。

二、中小企业内部控制的常见问题

1家族式的经营方式使中小企业内部治理较混乱，容易出现贪污舞弊现象。在我国，中小企业的最大特点就是家族式的经营方式。这类企业在创建的初期，往往都是依靠家庭或家族成员共同经营打天下的，所以其所有权和经营权大都控制在其家庭或家族成员的手中。另一方面，出于某些方面的考虑，这类企业的所有者都会选择自己人来治理一些重要部门，小企业的这种所有权与经营权的密不可分，导致企业内部治理比较混乱，报销审批制度不严，容易出现贪污舞弊现象。会计、出纳岗位职责划分不清，缺乏监督和牵制机制。中小企业由于规模小、业务频繁、会计核算简单、会计制度不健全，同时企业老板出于治理成本的考虑，往往要求财务人员“一个萝卜几个坑”，有的企业出纳除了办理涉及现金、银行存款的本职业务外，同时还兼保管银行存款全套印鉴、审核会计凭证等会计业务，而有的企业会计，偶然也收取现金，一个人办理有关现金业务的全过程。加上财会人员素质参差不齐，会计、出纳岗位职责划分不清，缺乏监督和牵制机制，甚至有时一人身兼数职，混岗和职能的交叉最轻易引起货币资金的挪用和侵吞。会计人员素质参差不齐，造成会计资料乱、漏的现象。中小企业所有者的“任人唯亲”，导致会计人员素质普遍较低，有的会计人员“半路出家”，业务不精通，方便那些“有心人”利用各种手法贪污现金。比如：利用工作之便，少开收据，隐瞒收入；涂改原始凭证的金额，达到多支出的目的。缺乏健全的货币资金内部控制制度。中小企业的货币资金治理出现混乱的根源，除了其本身经营特点之外，更重要的是在企业内部缺乏货币资金控制制度。一个企业的财务规章制度是否健全，货币资金的内部控制制度是否严格，直接影响到企业的货币资金能否健康运转，关系到企业的财产能否安全无恙。

二、建立于财务外包基础之上的中小企业内部控制问题的对策

1通过财务外包服务商，建立不相容职务岗位分离制度。不相容职务是指企业里某些相互关联的职务，假如集中于一个人身上，就会增加发生差错和舞弊的可能性，或者增加了发生和舞弊以后进行掩饰的可能性。这是中小企业建立相互约束机制的基础。通过财务外包的方式，把公司的账务外包出去，可以避免中小企业因为人手不够，而出现的一人兼多个岗位现象，有利于企业内部控制。

2通过财务外包商建立健全的货币治理制度。做好企业的资金收支预算企业的生产经营活动，合法地办理现金收支业务。

3通过财务外包商建立票据与印章的管理制度。企业应当明确各种票据的购买、保管、领用、注销等环节的职责权限和程序，并设置专门的登记簿进行记录：购入票证时及时登记，妥善保管；详细登记用途；领用时必须按编号顺序使用；防止空白票据的遗失和被盗用。

4通过财务外包商建立企业内部审计制度，加强企业内部流程控制，提供业务处理透明度。建立相应的内部审计制度，是检查监督企业货币资金内部控制制度的一种特殊形式。通过财务外包，聘请专业审计人员，对企业资金进行审计，有利于防止舞弊现象发生。

四、结论

总之，虽然当前我国大部分中小企业的内部控制现状不容乐观，在实际内部控制的工作中存在管理意识淡薄、财会信息不透明、监督职能弱化等问题。然而我们应该认识到这些问题的出现都是我国工业化发展阶段的必然现象。随着经济体制改革的深入，网络技术的发展，中小企业可以足不出户，享受到专业化的财务服务，远程财务外包方式，将被越来越多的中小企业所接受。