行政办公管理指引

第一篇：行政办公管理指引

日常接待工作管理规定

第一条 目的

为促进工作的规范化，进一步提高公司日常接待的管理水平，制定本规定。

第二条 客户接待分类

1、贵宾接待

贵宾接待主要是指对公司的重要客人、公司的重要客户、外宾及相关政府相关部门及领导的接待。

2、业务接待

业务接待主要是指对营销客户洽谈等的接待。

3、普通接待

普通接待主要是指对一般来访客户的接待。第三条 接待场地

1、客人来访时要进行来访登记，登记后前台工作人员要立即通知被来仿者；

2、如来访客人为贵宾且人数较少时，安排到贵宾室等候，如人数较多时统一安排到会议室等候，业务接待或普通接待视来访人数安排至会议室或洽淡室。

3、接待场地环境要求

1）物品摆放整齐，且表面无灰尘

2）地面干净无污物，室温适宜，灯光合适.第三条 相关部门职责及程序

1、贵宾来访

相关领导需提前1天通知管理部部提前准备接待事宜；管理部在得知有贵宾来访前，管理部要落实人员做好必要的安排：

1）清扫、整理接待场所，备好茶水（水果鲜花需要请提前1天告知）；

2）按公司相关领导的指示安排车辆接送，预订客房、客人返程机（车）票、就餐等。3）准备公司资料及通知相关人员陪同客人。

2、业务接待及普通接待

1）一般由相关业务部门自行安排接待，管理部行政人员随时提供协助。2）如需就餐，相关业务部门应及时通知管理部行政人员。

第三条 前台礼仪规范

为规范前台接待的形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。

1、仪容规范

1）前台接待人员头发梳理整齐，不化浓妆；保持口气清新，以适合近距离交谈； 2)指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳的指甲油，不宜使用浓郁的香水。3）前台接待人员服饰要求职业装，且干净、简约、不花哨。

2、电话接听礼仪规范

1）电话接听：接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。2)在电话玲响后的第二、第三声的时候接起电话。首先要说：“您好，盛业金融集团，请问有什么可以帮到您”，如因故迟接，要向来电者“对不起，让你久等了”。

3)做好电话记录：前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下几点：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。

4)礼貌挂断电话：通话完毕后，可以询问对方：“还有什么事吗”或者“还有什么要吩咐的吗”要表示感谢，并让对方先挂断电话。

会议管理制度

第一条 目的

为进一步规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理规范化、制度化，特制定本制度。

第二条 会议规范

1、凡是会议，必有准备

会前明确会议议程，应提前邮件或书面告知各参人员，明确具体的时间、地点、会议主题、会议主持人、会议记录人员、会议资料准备等。

2、凡是会议，必须守时

开会请设定时间，尽量准时开始、准时结束；一个议题不宜过久，如不能得出结论可暂放，以免影响其他议题。

3、凡是会议，必有主题和记录。1）开会应有明确的会议目的；

2）会议应有一个准确完整的记录，各项决定要有具体的执行人员及完成期限。

4、凡是会议，必有结果。

开会是为了解决问题，每个人都要积极参与到会议议程中来。

5、凡是会议，必有事后追踪

1）“散会不追踪，开会一场空“，对每项决议都要进行跟踪、稽核、检查，如遇问题及时沟通调整，确认各项决议都能完成。第三条 会议室纪律

1、开会前2-3分钟参会人员应到达会场，勿迟到、缺席、早退。

2、会场内严禁吸烟、未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。

3、参会人员因特殊原因不能按时参会的，请提前知会会议召集人。

4、会议期间应将手机设置为无声或震动状态，与会人员如有急事或有必须接听的电话需离开会场，请知会会议主持人处理完毕后及时返回。第四条 会议室使用制度

1、会议室的使用由管理部负责管理及协调，如公司有重要客人来访及总经理紧急召开会议，优先安排会议室；一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。

2、会议室使用需提前0.5-1天通知前台预留，并告知相应的时间段；如需准备水果、鲜花也一并告知前台。

3、需要使用视频会议系统或相关电子设备的，请提前一天通知IT及异地使用方，做好相关安排；

4、如临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请；应在所预约的时间到达会议室，如超过30分钟未到达，管理部有权对会议室的使用另作安排。

5、离开会议室前，请收拾好自己的物品，椅子归位，关闭好会议室的灯光和其他设备。

办公室管理规定

第一条 员工仪容、仪表要求

1、上班时间保持情绪饱满，精神愉悦。

2、头发需保持清洁，发型自然整洁，严禁头发脏乱及发型另类怪异。

3、面容整洁，女性化妆宜淡妆，保持自然、和谐、庄重、活力的风格，禁止浓妆、怪妆。不得使用香味浓烈的香水。

4、保持指甲卫生，女性不得涂沫颜色浓重夸张的甲油。

5、饰品佩戴应得体，禁止佩戴不符合职业形象的其它装饰品。第二条 员工着装要求

1、工作时间着装应简洁大方，符合职业形象，应穿着正装或职业便装，参加接待、大型会议等正式场合必须着正装。

2、着装时要扣好衣扣，禁止敞胸露背。禁止在衣服前后印制内容颓废或不健康的文字和图案。禁止将衣服随意搭在肩上或围在腰间。

3、男员工衣领、袖口应保持洁净，衬衫钮扣必须扣整齐，禁止穿无领T恤、短裤、背心上班。

4、女员工不得穿着暴露服装、超短裙、奇装异服及有透视效果的服装。

5、上班期间不得穿着拖鞋、休闲鞋类进入办公区域。第三条 员工日常工作行为规范

1、办公区请保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏等与工作无关之事。

2、工作中请匆擅自查看他人电脑、翻阅文件、资料、报告等材料。

3、请勿在办公座位上吸烟。第四条 公共办公区域规范要求

1、请自觉维护办公环境的整洁和干净，请勿在公共办公区域吸烟。

2、下班时请将重要文件收拾好，做到桌面整洁、办公椅归位。请勿私自挪动办公区域内 的办公家具、办公设备及公司绿植。

3、下班时，所有员工请关闭好自己使用和负责的电脑等设备，如果你是最后一个离开公司，请检查所有的灯、打印机、饮水机等无需夜晚工作的电源。

4、常规情况下消防门处于关闭状态，非危急情况，请勿从消防门进出！

5、空调温度调节注意事项：最高温度不高于28度，最低温度不超过17度，调动的幅度2度以内。

6、请各自注意保管好统一配备的移动柜钥匙，避免丢失。

7、各个部门主管负责监督本部门所在的办公区域。第五条 茶水间、洽淡室、贵宾室规范要求

1、茶水间

1）如饮用机的饮用水已使用完，请最后一位同事及时关闭电源或主动换水，遇桶装水已没库存，请及时通知前台。

2）请保持茶水间桌面清洁，垃圾丢入垃圾桶，勿用桶装水清洗杯子；茶水滴到桌上请及时清理，以免留下茶迹。

3）员工自带午餐可用公司为员工提供的冰箱、微波炉，使用时请参照上面贴的使用注意事项；饭盒以及装饭盒的袋子，请勿放置桌面。

4）下午茶试行期间，时间初步定为下午16：00，一人一份。

2、洽淡室

1）暂定洽淡室为午餐用餐场所，用餐后请把桌面收拾干净，桌子摆放整齐及关闭灯光。2）面谈或会客使用后洽淡室后请关闭灯光。

3、贵宾室

1）接待客人如不可避免要吸烟，请打开抽风机，离开时请关闭。第六条 公司行政服务

1、的士呼叫服务，电召电话：83166666，83938000，96511；

2、公司在前台备了药箱，针线盒以及女性卫生用品，以便紧急之需；

3、泊车卡：需办理泊车卡的员工，可到前台咨询办理。

4、机票咨询：如需私人订票，前台提供协助查询航班信息。

5、私人快递邮寄。

办公用品管理规定

第一条 目的

为保证办公用品的有效使用和妥善保管、规范办公用品的管理和流程、节约成本，特制定本规定。

第二条 办公用品范围

主要包括：A4纸、签字笔、涂改液、计算器、文件夹、订书机、剪刀、文件夹等。第三条 办公用品的购买及入库

1、常规性的办公用品由管理部行政人员统一购置办公用品，统一备存，各单位/部门请勿随意自行购置。

2、非常规或其他偶然性使用物品，如验抄机、电风扇、电子配件、烧水壶等；对非常规的办公用品，需求部门需提前填写“办公用品采购申请表”（附表1），交由部门主管审核，价值300元以上的，需管辖高管审核。

3、办公用品送至后，管理部行政人员负责核对所送货单上的单价、数量、规格是否与申购的相符，确认无误后填写《入库单》验收入库，登记入帐。第四条 办公用品领用和管理

1、办公用品的领用和管理由管理部行政前台负责，常规的办公用品，员工直接到前台领取，并在“办公用品领用登记表”做好登记。

2、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品。

3、员工应自觉爱护公司财产、节约使用办公用品。

4、使用中的办公用品出现问题及故障，使用人直接告知前台，由管理部负责退换、保修、维修等事项。

5、员工离职时，应将剩余办公用品一并交给管理部。第五条 办公用品盘存

办公用品，每月清点一次，清点工作由管理部负责。清点要求做到帐物一致，如果不一致要查找原因，使两者一致。附表1 《办公用品采购申请表》

名片管理规定

第一条 目的

为使公司名片统一规范化，强化公司对外形象管理及展示，特定本规定。

第二条 适用范围

适用于集团各单位/部门名片制作和使用管理。第三条 名片印制范围

各单位总经理、副经理、各部门经理/主管成员、因工作需要对外联系业务人员。第四条 名片印制要求

管理部对集团名片实行统一管理，集团名片版样统一规格，各单位参照集团的格式样版制作，确保字体、字体大小、格式、纸张、颜色需一致。第五条 名片申请流程及规定

1、需印刷名片的员工，应镇写＂名片制作申请表＂，申请人应明确标示个人信息，包括姓名、职务、联系电话、传真、邮箱等，2、申请表经部门主管审核后，传至HR审核，最后交由管理部行政前台制作。

3、审核时应检查申请人职务是否与名片申请单上的相符，因工作需要使用比实际较高的职务头衔，需分管高管或总经理审核。第六条 名片的使用及注意事项

1、员工辞职时请将剩余名片交回管理部，行政前台进行粉碎销毁。

2、由于名片内容信息发生变更时，应及时通知管理部印制更新新名片，行政前台将未使用完的名片旧名片全部收回。

3、交往中，员工应掌握名片递送礼仪与交换规则，维护公司形象。附表1 《名片制作申请表》

收发快递管理规定

第一条 目的

为了规范公司发快递管理，防止快递丢失节约快递成本，提高工作高率，制定本规定。

第二条 寄件流程及规定

1、寄件时所注明邮物品的性质与紧急程度，合理性选择快递公司。紧急件、贵重件类选择：顺丰或EMS，普通件：发一般的快递如圆通、申通、韵达等。

2、寄件时到前台领取及填写快递单，寄件人用正揩清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话等）。

3、寄件人填写快递单后将快递件交由前台核查，核查内容包括：是否为私人件，快递单是否填写正确，核查完毕后通知相应的快递公司收件，由前台保留寄件单据。

4、公司寄件由公司承担费用，私人件由个人承担，严禁公费邮寄私人物品，一经发现将严惩。

5、保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000元至10000元的物品和易碎、易损件须进行保价。第三条 前台收件规定

1、不需要支付到付快递费的收件由前台签收、登记后，及时通知收件人签字领取。

2、需支付到付快递费的快递收件，前台及时联系收件人确保是否为公司件并支付其费用。

3、前台签收所有公司快递件必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在可通知部门相关人员代签。

4、公司所有的寄件快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对帐和查询。第四条 遗损件索赔

寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损失的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔。

飞机票、火车票及酒店预定规定

第一条 目的

为进一步明确预定机票、车票及酒店的预订管理工作，提高工作效率，规范费用支出，特制定此管理规定。

第二条 飞机票的预定规定

1、飞机票、火车票的归口部门为管理部，具体负责人为前台文员。

2、员工因公出差需预定飞机票时，将审批后的《出差申请单》交由前台统一预定。如遇特殊情况临时出差急需订票，需上级领导邮件或致电前台，前台确认后方可预订，出差回来后需要补上《出差申请单》。

3、员工在申请订票时须告知前台个人证件信息、出发时间等相关事项，前台查询航班后把相关信息反馈给订票人。

4、员工非因公外出所需订票，前台可协助订票，机票费用由本人支付，公司不予办理报销。第三条 火车票的预定规定

原则上由个人自行网上预订或窗口购票并支付其费用，特殊情况外，可由前台预订，出差回来后订票人需把火车票票据及时交至前台报销，个人原因遗失票据的，其费用将在工资中扣除。

第四条 酒店预定规定

1、管理部的相关行政人员负责找寻与公司合作的酒店并签订相关的优惠商务协议。

2、员工出差或有接待需要求的单位/部门优先安排已签订的酒店，相应的酒店接洽由当地行政人员负责，如当时没有相应的行政人员则由所属单位的行政人员负责。

3、所有预定的酒店原则上费用先行垫付，回司后自行报销。如遇特殊情况需挂公帐的，需要提前1天通知相关管理部的行政负责人协助办理。

固定资产管理办法

第一条 目的

为加强对公司固定资产的管理，掌握固定资产的构成与使用情况，确认公司财产不受损失，特制定本制度。第二条 界定标准

1、为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的。

2、单位价值较高(一般在2,000元以上)，使用年限超过一年，办公家具无论单价多少均列入固定资产。

3、以下物品均也列入固定资产进行管理: ①打印机、照相机、复印机、一体机、传真机等办公室固定使用的电子设备无论单价多少均列入资产管理； ②机械、运输工具和其他与经营有关的设备等;○3采购价格在1000元以上的均列入固定资产管理。

不具备以上条件的，使用年限在一年以上的资产作为低值易耗品，仿照固定资产进行管理。

第三条 固定资产分类

1、电子设备。包括各种办公及文字处理设备，如电脑、相机、投影仪、集线器、摄像机、PC服务器、不间断电源、防火墙、服务器、小型机、视频会议系统、机柜、计算机存储设备、路由器、网络设备、复印机、打印机、扫描仪、装订机、传真机及其它办公、通讯及文字处理设备等。

2、交通运输设备。包括各类业务用车、管理用车等。

3、办公家具。

4、无形资产。包括软件、土地使用权及其他。第四条 固定资产编号

编号原则：板块代码+地区代码+财务系统自动生成代码

1、盛业金融集团 板块代码：FG

2、盛业商业保理 板块代码：FA

3、盛业国际能源 板块代码：RE

4、盛业融资租赁 板块代码：LE 第五条 固定资产的管理

管理部作为固定资产的主要管理部门

1、应设置固定资产实物台帐，建立“固定资产卡片”

2、对固定资产进行统一分类编号，定期组织对固定资产的清点，做到帐、物合一。

3、财务部负责固定资产综合核算，全面掌握固定资产的增减情况，以及正确认计提折扣等财务核算。

第六条 固定资产添置及入库登记

1、需要添置固定资产的各单位/部门，应填写《固定资产购置申请表》，经部门经理、财务部审核及总经理签字批准后交由管理部进行相应的采购.2、固定资产到达使用单位后，管理部和使用部门共同验收，对固定资产核查、清点，并填写《入库单》。

3、所有资产验收后须入库登记、填写固定资产卡片，更新台帐，落实使用负责人。第七条 固定资产的调拨

1、固定资产在公司内部员工之间转移调拨，需填写“固定资产调拨申请单”报调出单位的部门负责人、总经理批准，由管理部与调拨双方办理调拨手续。

2、调出和调入部门、财务部、管理部门各存一份复印件。第八条 固定资产的维修

各部门一旦发生固定资产故障，应立即停止使用，由管理部进行维修的协调与安排。第九条 固定资产停用、报废

报废原则：

1、超过使用年限、自然损耗造成性能降低，主要部门损坏，无法修复的。

2、设备因产品质量低劣，不能正常运行，又无法改造利用。

3、多次维修，费用超过设备原值50%以上的。报废手续：

1、当固定资产严重损坏，没有维修价值时，由固定资产使用部门提出申请，填写“固定资产报废申请表”并写清各项内容及报废原因，交由固定使用部门负责人、财务部、总经理审批，审批后交给管理部。

2、固定资产管理部门对实物进行处理，处理后对台帐及固定资产卡片进行更新，并将结果书面告知财务部。第十条 固定资产盘点

1、为加强对固定资产的管理，确认帐物合一，帐帐相符，公司定于每月对资产进行一次实物清点清点工作由管理部组织。

2、清点完成后，管理部应编制“固定资产盘点表”，交由财务部核对。

第十一条 固定资产管理员变更时，须首先完成辖区固定资产的实地盘点，完成交接手续。附表一《固定资产购置申请表》 附表二 《固定资产调拨申请单》 附表三 《固定资产报废申请表》

集团管理部 2014-06-03

第二篇：行政办公管理

行政办公管理

行政办公管理是现代成功企业有效运作的有力保障，其内容就是对办公室的构成条件及其信息服务活动进行计划、组织、指挥和控制的活动，其目的在于实现包括制定计划、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整个过程的总体目标优化。做好行政办公管理工作，能够有效地提高办公室运作效率，最大限度地实现办公室的工作目的。

行政事务管理办法

总则

第一条、为加强公司行政事务管理，提高办事效率，特制订本规定。

第二条、本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

档案管理

第三条、归档范围：

公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整。

第五条、档案的借阅与索取：

1总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

2公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。3借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案须经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条、档案的销毁：

1任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

印鉴管理

第七条、公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条、公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条、公司不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

公文打印管理

第十二条、公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条、各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条、公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三分，交总经理办公室留底存档。

办公及劳保用品的管理

第十五条、办公用品的购发：

1每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制订计划提交总经理办公室；

2总经理办公室指定专人制订每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的发给各个部、室。由部室主任签字领回；

3除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

4公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5负责购发办公室用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6负责购发办公用品的人员要建立账簿，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人签字；

7办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条、劳保用品的购发：

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

库房管理

第十七条、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。第十八条、采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。第十九条、物资入库后，应当日填写帐卡。

第二十条、严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条、库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条、严格管理帐单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十三条、库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

报刊及邮发管理

第二十四条、报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条、报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。

第二十六条、任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

附则

第二十七条、公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

1个人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

2所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。3控制各类挂号信，凡因公需挂号者，必经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。

第二十八条、本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批准。

第二十九条、本规定解释权归总经理办公室。

第三十条、本规定从发布之日起生效。

行政事务管理制度

一、总则

第一条、为加强公司行政事务管理，明确公司内部关系，使各项管理标准化、制度化、提高办事效率，特制定本制度。

第二条、本制度行政事务管理包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、报刊及邮发管理等。

二、档案管理

第三条、归档范围

公司的规划、计划、统计资料、科学技术报告、财务审计、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条、档案管理

要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条、档案的借阅

1总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

2公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。

第六条、档案的销毁

1任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。

2若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经总经理办公室主任批准后方可销毁。

3经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

三、印鉴管理

第七条、公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条、公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项制度，造成的后果由直接责任人负责。

第九条、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

第十条、不得开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条后方可开出。

第十一条、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

四、公文打印管理

第十二条、公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条、各部门打印的公文或其他资料必须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条、公司各部门所有打印的公文、文件，必须一式三分，交总经理办公室留底存档。

五、办公及劳保用品管理(略)。

行政办公规范制度

第一条、目的为使公司办公室管理及文化建设提升到一个新层次，特制定本制度。

第二条、办公仪表规范

1上班时间，男士着装得体、整洁、大方、以深色服装为主。

2上班时间，女士穿深色套裙（或裤），不着奇装异服，不浓妆艳抹。3头发梳理整齐，服饰挺括，鞋、袜干净。

第三条、卡座区规范

1办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品。

2辅桌：文件盒、少量工具书。

3坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子及时调整靠近桌子放好。4电脑：置写子台左前角。

5卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴。

6垃圾篓：罩塑料袋，置写子台下右前角。

第四条、办公室规范

1办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外，不准放其他物品。

2辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。

3电脑：桌面呈45°角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下。4拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部面朝办公椅。

5垃圾篓：辅桌后侧。

6饮水机：指定地点，不得随意移动。

7报刊：必须上报架，阅读完后，放入办公桌内。

8外衣手套：置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及拖柜上。

第五条、语言规范

1交往语言：您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、不敢当、周末愉快。

2电话语言：您好、请问、谢谢、再见。

3接待语言：您好、请稍侯、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、达扰您一下、好的、行（切勿说“不”）。

第六条、行违规范

1坚守工作岗位，不要串岗。

2上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情。

3办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。

4上班时间不要在办公室化妆。

5接待来访和业务洽谈请在接待室或会议室进行，私客不得在工作区停留。

6使用接待室和会议室要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室。7不要因私事打长途电话，凡因私事打电话，发现一次罚款30元。

8不要在公司电脑上发私人邮件或上网聊天，发现一次罚款50元。

9不要随意使用其他部门的电脑，私客未经总经理批准，不准使用公司电脑。10所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经总经理批准（正常业务联系除外）。

11未经总经理批准和部门经理受益，不要索取、打印、复印其他部门的资料。12严格遵守考勤制度，做到不迟到、不早退。

13不论任何原因，不得代人刷卡。

14吸烟请到吸烟室，否则罚款50元。

15请病假如无假条，一律视为事假。

16凡出远勤达一天以上者，须有领导批准的出差证明信。

17部门人员因故临时外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须向总经理汇报。

18无工作需要，不要擅自进入计算机房，客服中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室。

19不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用。

20在业务宴请中，不要饮酒过量（由其在上班期间）。

本制度从XX年X月X日开始执行。

行政办公纪律管理规定

第一条、凡本公司员工上班要带胸卡。

第二条、坚守工作岗位、不要串岗。

第三条、上班时间不要看报纸、玩点脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。

第四条、办公桌上要保持整洁并注意办公室的安静。

第五条、上班时间不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，请穿西装和职业装，不要在办公室化妆。

第六条、接待来访和业务洽谈应在会议室进行。

第七条、不要因私事长时间占用电话。

第八条、不要因私事拔打公司长途电话。

第九条、不要在公司电脑上发送私人邮件或上网聊天。

第十条、未经允许，不要使用其他部门的电脑。

第十一条、未经批准不得随意上网。

第十二条、所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件需经总经理批准。

第十三条、未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。

第十四条、不要迟到早退，否则每分钟扣款（）元。

第十五条、请假须经部门经理、分管副总或经理书面批准，到办公室备案。假条未在办公室即时备案，公司以矿工论处，扣减工资。

第十六条、平时加班必须经部门经理批准，事后备案，公司不发加班费。第十七条、不论任何原因，不得代他人刷卡。

第十八条、因工作原因未及时打卡，需及时请示部门经理签字后于次日报办公室补签，否则当做矿工处理。

第十九条、加班必须预先由部门经理批准后向办公室申报，凡加班后申报的办公室将不予认可。

第二十条、在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不会补签，如因故未打卡，必须到办公室及时办理。

第二十一条、吸烟到卫生间，否则罚款。

第二十二条、请病假若无假条一律认同为事假。

第二十三条、请假条应事前交到办公室，否则视为矿工处理。

第二十四条、市场部人员应当日外勤，不能回公司打卡，须请部门经理在当日8时30分以前写出名单，由办公室经办人打卡（未能打卡可补签手续作为考核）。第二十五条、凡出远勤达1天以上者，必先填报经领导批准的出差证明单。第二十六条、因故临时外出，必须请示部门经理。各部门全体外出，必须经总经理办公室批准。

第二十七条、不得将公司烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用，第二十八条、在业务宴请中，不要饮酒过量。

第二十九条、无工作需要不要进入经理办公室、计算机房、各服中心、档案室、打字室及财务部、会议室、接待室。

办公室布置要点

一、各公司以大办公室集中办公为原则。

二、经理室设于大办公室的一端，所属单位由玻璃隔开。

三、各公司所属单位座位应取同一方向，后排为经理或副经理，中排为副经理，前排为一般员工。

四、接洽外客频繁的员工，其座位排在柜台边。

五、办公桌以单独排列为原则，如因场地或实际需要，可两桌并排。

六、接洽外客以在柜台外长沙发或经理室、客厅接洽为原则。

七、因工作性质需独立设置的小型办公室，其室内布置比照大办公室布置的原则办理。

八、办公室内办公桌椅、保密箱、书橱颜色暂定为灰色，墙壁、天花板颜色暂定

为白色，柜台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。

九、各单位订挂衔牌的方式：

十、大办公室及独立设置的小型办公室衔牌，订挂于入口处适当位置。

十一、大办公室内单位衔牌，订挂于各单位主管座位上方适当位置。

十二、衔牌颜色为禄底白字，其规格是宽度为高度的二倍。

十三、若大办公室内场地允许，可划出一角为更衣室。

十四、箱厨顶上及柜台上不得堆置文件。

十二、公司及各单位办公室布置图及座位图由总务部事务科于本要点布置后30天内派人实地绘制呈报。

十三、本要点经总经理核定公布实施。

员工着装管理办法

第一条、以下略。

第三篇：行政办公纪律管理规定

行政办公纪律管理规定

一、凡本公司员工上班要带胸卡。

坚守工作岗位，不要串岗。

上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。

上班时不能穿超短裙与无袖衣及休闲装，请穿西装和职业装，不要在办公室化妆。接待来访和业务洽谈应在会议室进行。

不要因私事长期占用电话。

不要因私事找公司长途电话。

不要在公司电脑上发送私人邮件或上网聊天。

不经批准不得随意上网。

未经允许，不要使用其他部门的电脑。

所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件需经总经理批准。

未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。不要迟到早退，否则每分钟扣款1元。

请假需经部门经理、分管副总或经理书面批准，到办公室备案。假条未在办公室即时备案，公司以旷工论处、扣减工资。

二、平时加班必须经部门经理批准，事后备案公司不发加班费。

不论任何原因，不得代他人刷卡，否则将被公司开除。

因工作原因未及时找卡，需及时请示部门经理签字后于次日报办公室补签，否则当做旷工处理。

加班必须预先由部门经理批准后向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可。

在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不会补签，如因故未打卡，请到办公室及时办理。

吸烟到卫生间，否则罚款。

请病假，若无假条一律认同为事假。

请假应于事前交办公室，否则视为旷工处理。

市场部员工因当日外勤，不能回公司打卡，须请部门经理在当日8时30分以前写出名单，由办公室经办人打卡。

凡出远勤达1天以上者，须先填报经部门经理批准的出差证明单。

因故临时外出，必须请示部门经理。各部门全体外出，必须给总经理办公室打招呼。

不得私自将公司财产带回家。

行政办

二〇一二年二月八日

第四篇：行政办公纪律管理规定

行政办公纪律管理规定

为使本单位管理及文化建设提升到一个新的层次，现将各项办公纪律摘录，以作提示。

第一条凡本单位员工上班要带胸卡；

第二条坚守工作岗位不要串岗；

第三条上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情；

第四条办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；

第五条上班时不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，请穿西装和职业装，不要在办公室化妆；

第六条接待来访和业务洽谈应在会议室进行；

第七条不要因私事长期占用电话；

第八条不要因私事拨打单位的长途电话；

第九条不要在单位的电脑上发送私人邮件或上网聊天；

第十条不经批准不得随意上网；

第十一条未经允许，不要使用其他部门的电脑；

第十二条所有电子邮件的发出，必须经部门领导批准，以单位名义发出的邮件须经领导批准； 第十三条未经领导批准和部门领导授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料； 第十四条不要迟到早退，否则每分钟扣款!元；

第十五条请假须经部门领导、分管副总或领导层其他人员的书面批准，到办公

室备案；假条未在办公室即时备案，以旷工论处，扣减工资；

第十六条平时加班必须经部门领导批准，事后备案单位不发加班费；

第十七条不论任何原因，不得代他人刷卡，否则将被单位开除；

第十八条因工作原因未及时打卡，须及时请示部门领导签字后于次日报办公室

补签，否则会作旷工处理；

第十九条加班必须预先由部门领导批准后向办公室申报，凡加班后申报的，办

公室将不予认可；

第二十条在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不会补签，如因故未打

卡，请到办公室及时办理；

第二十一条吸烟到卫生间，否则会被罚款；

第二十二条如请病假，如无假条一律会认同为事假；

第二十三条请假条应于事前交办公室，否则会视为旷工处理；

第二十四条市场部因当日外勤，不能回单位打卡员工，请部门第一负责人在当

日时分以前写出名单，由办公室经办人打卡；

第二十五条凡出远勤达$天以上者，须先填报经领导批准的出差证明单；

第二十六条因故临时外出，必须请示部门领导；各部门全体外出，必须给领导

办公室打招呼；

第二十七条不得将单位烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用；

第二十八条在业务宴请中，勿饮酒过量；

第二十九条无工作需要不要进入领导办公室、计算机房、客户服务中心、档案

室、打字室及财务部，及会议室、接待室。

第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事

效率，特制定本规定。

第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

(二)档案管理

第三条 归档范围：

公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条 档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条 档案的销毁：

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

(三)印鉴管理

第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(四)公文打印管理

第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第十五条 办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

六)库房管理

第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条 物资入库后，应当日填写帐卡。

第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

第五篇：行政人事工作指引

行政人事工作指引

一、为明确公司各部门的职能分工，规范各项工作流程，特制定本工作指引。

二、本工作指引适用于世合投资有限公司深圳分公司及其下设分支机构。

三、行政部工作指引

（一）人力资源管理

1、行政部组织架构

2、行政部岗位架构

3、建制与职司

3.1 部门内下设行政管理处、人事管理处、企划部3个职能单位。

3.2 行政部职能：统管公司行政、人事管理大小事务，传达、贯彻、落实行政人事管理方针、政策，协调各部门间的运作，为经营管理活动提供必要的人力支持和后勤保障；建立科学完善的人力资源管理体系，实现人力资源的有效利用和合理配置，确保企业发展的人才需求；研究、制订、实施企划方案及重大举措。

3.3 行政管理处负责组织、协调、会务、环卫、纪检、公关、传达、车辆、文书、档案、网络、通信等行政管理工作，负责固定资产、办公物品、设备设施的管理、维护、采购等行政事务性工作，维护公司正常经营秩序，提供后勤保障供给。

3.4 人事管理处负责招聘、培训、考核、薪酬、考勤、福利、员工关系等人事管理工作，负责社保公积金办理、各项人事手续办理等人事事务性工作，建立健全人力资源管理机制，提供人力支持。3.5 企划部负责公司市场宣传推广工作，负责企划方案、组织策划、媒体活动、平面设计、品牌宣传、广告创意、对外公关、VI策划等企划工作，建立和发展公司文化、产品文化、市场文化和管理

文化，支持和推动营销部门业绩增长。

4、人员编制

4.1 设行政总监1名，经总经理、总裁核准任命，领导和处置行政人事方面各项管理事务。

4.2 行政管理处设行政主管1名，由行政总监推荐、经总经理核准任命，负责行政部职能范围内的行政管理工作。

4.2.1 行政主管下设行政专员1名，由行政主管提名、经行政总监核准任命，负责处理行政事务工作。本岗位必要时可增员。

4.2.2 行政主管下设信息管理员1名，由行政主管提名、经行政总监核准任命，负责处理网络、通信、信息安全管理等工作。

4.2.3 行政主管下设行政司机1名，由行政主管提名、经行政总监核准任命，负责车辆出行驾驶、维护保养等一应事务。

4.3 人事管理处设人事经理1名，由行政总监推荐、经总经理核准任命，主持各项人事管理工作。4.3.1 人事经理下设绩效薪酬专员1名，由人事经理推荐、经行政总监核准任命，专门负责薪酬管理、考核管理工作，制订和推行公司的绩效管理体系和薪酬福利制度，处理有关绩效薪酬方面的具体事务。

4.3.2 人事经理下设人事专员1名，由人事经理推荐、经行政总监核准任命，负责人事手续、员工关系、劳动合同管理等人事管理职能内的具体工作及综合事务。本岗位必要时可增员。

4.3.3 人事经理下设招聘专员1名，由人事经理推荐、经行政总监核准任命，专门负责人员招聘、面试安排工作。

4.4 培训部设培训讲师1名，由行政总监推荐、经总经理核准任命，由行政总监直管，专职主管培训组织、课件制作、培训实施等培训方面工作。4.5 企划部设企划专员1名，由行政总监推荐、经总经理核准任命，由行政总监直管，专门负责文案、图文处理、宣传推广等企划事宜。

5、招聘与面试

5.1 各部门、各业务单位需招聘员工，应先向行政部人事管理处提出招聘申请，由部门负责人或业务单位主管负责人填报《人员增补申请表》，注明需要招聘人员的原因，提出招聘的职位（岗位）、人数及任职要求。

5.2 新设立的部门或业务单位（分支机构一级）需招聘人员的，由该部门或业务单位（分支机构一级）最高负责人统筹规划总体人力需求，经与行政总监商议后，形成统一意见，并向公司总经理填报《总体人力需求申报表》，经审批后交由人事管理处执行招聘。5.3 申请表格由提报人按要求填好后经本人最高直属领导签审，再报至人事管理处。人事管理处负责人根据该部门人员编制情况，与该部门充分沟通后提出初步意见，如果是扩大编制（即增员）则需报经行政总监审核、总经理批准后执行招聘；如果是补员则由人事经理审核批准即可执行招聘。5.4 招聘专员收集招聘需求后及时对外发布招聘信息，通过招聘渠道初步筛选出基本符合要求的人员，并向其发出面试邀约。职级为营销类A1～B3级岗位的面试由用人部门负责面试确定是否录用；营销类C级岗位由人事经理初试后，交由团队经理复试并做出是否录用的决定。5.5 营销类D级岗位人员由行政总监初试后经过公司总经理面试并最终确定是否录用。

5.6

所有人员的求职资料（简历、应聘人员信息登记表格、性格对照分析表）必须在人事管理处存档一份。5.7 【附表】：《8.员工增补申请表》 《14.总体人力需求申报表》 《3.应聘人员信息登记表》

《4.面试记录表》 《性格对照分析表》

6、录用通知

6.1 营销类A1～B3级岗位的面试结果可由用人部门直接通知，但不是书面通知。此类人员进入公司前须经过5个工作日的观察期，双方彼此都能接受的才能到人事管理处办理正式入职手续。6.2其他职类职级的面试结果由招聘专员进行汇总，无论是否录用，均需及时通知对方，作出说明。6.3 对于营销类A1～C3级的面试合格人员，由用人部门确定其职级和薪资，并向行政部报备。6.4 对于未能录用者，行政人力部应将其资料整理好录入公司人才库，以便将来有合适的岗位可以进行优先筛选。6.5 【附表】：《5.应征人员报名登记表》 《29.暂缓入职声明书》

7、入职手续

7.1 新入职员工按人事管理处通知的报到日期按时报到，如需更改报到日期的，必须经人事管理处同意，未按规定报到日期报到的，视为自动放弃被录取资格。

7.2 新员工入职时需提供个人资料，包括身份证、毕业证、学士学位证、原单位离职证明原件（再次就业人员）、职称证书、职业技能等级证书（驾驶证等）原件及复印件、二甲级以上医院出具健康证明或体检报告、一寸免冠彩色近照1张、社保卡以及住房公积金复印件（无社保卡的，公司为其办理社保后则需提供数码回执，并交纳制卡工本费20元）、华夏银行卡（暂定）复印件一张，以及公司需要提供的其它资料。

7.3 对不能按要求提供有关材料或弄虚作假者，应报主管领导取消其录用资格。7.4 新员工入职时需填写详细的《员工入职信息登记表》，并由负责人事档案的人员录入公司花名册，对员工进行资料存档。

7.5 负责办理入职手续的人事专员应在新员工入职当天签订相关协议（视岗位需要），填制《定岗定薪审批表》；与新员工在入职的当月内签订劳动合同。

7.6 经理级和主管级人员的《定岗定薪审批表》由总经理审批，其他人员的《入职定薪表》由行政总监审批后即可执行。

7.7 所有签署好的《定岗定薪审批表》均由人事管理处存档，但须按月将复印件交财务部备档。7.8 【附表】：《6.员工入职信息登记表》 《22.劳动合同登记表》 《7.定岗定薪审批表》

8、试用期转正

8.1 新入职人员在试用期满前的1周内填写《转正申请表》，对自己的工作进行总结评价。8.2 由直接上级和部门负责人对其进行工作考核评价，并提出具体意见。8.3 人事经理根据用人部门意见对其进行转正审查，并提出转正意见。

8.4 经理级和主管级人员的《转正申请表》需呈总经理审核，其他人员的《转正申请表》由行政总监审核后即可执行。

8.5 所有签署好的《转正申请表》均由人事管理处保存，但须按月将复印件交财务部备档。8.6 【附表】：《17.转正申请表》

9、薪资调整

9.1 用人部门可以根据下属员工的工作表现，向行政部提出调整其薪资的要求，并填写《调薪申请表》交行政部。行政部对该员工进行考核后，再确定是否调整其薪资水平。

9.2 经理级和主管级人员的《薪资调整表》需报公司总经理批准，其他人员的由行政部审核即可。9.3 所有签署好的《调薪申请表》均由人事管理处保存，但须按月将复印件交财务部备档。9.4 【附表】：《16.调薪申请表》

10、人事变动

10.1 人事变动的内容包括工作调动、转岗调岗、职务变动等牵涉到本人劳动合同中有关约定事项的变更的情形。

10.2 发生人事变动的部门必须事先与行政总监沟通达成一致意见后方可实施变动调整。

10.3 属部门内调整的，被调整对象填报《人事变动申报表》经部门负责人审批，行政总监核准后生效执行；跨步门调整的，本部门和接收部门均需出具调整意见，经行政核准后生效执行。10.4 工作岗位、部门、地点发生变动的必须填写《事物交接清单》，完整办理工作事务、办公用品、办公设施、信息资料等的交接手续后，方可到职履新。

10.5 所有签署好的《人事变动申报表》均由人事管理处保存，但须按月将复印件交财务部备档。10.6 【附表】：《15.人事变动申报表》 《31.人事变动登记表》 《24.事物交接清单》

11、离职处理

11.1 员工要求辞职应提前一个月提交书面报告，尚未通过试用期的提前3天提交。也可以双方通过协商确定离职日期。

11.2 员工离职应填写《离职交接审批表》和《事物交接清单》，完整办理交接手续之后才可办理离职结算。公司配发其本人使用的物品设施等财物没有交还的，按照该财物的成本价值在离职工资中予以扣减。

11.3 连续旷工2周的人员记为自离。自离人员在发生自离的当月无工资、提成及奖金等一切经济权益。11.4 在发薪日之前离职，有扣款项的必须在离职当月的发薪日予以扣减。

11.5 员工的离职资料应放入员工档案袋存档，并统一按月整理存放，方便查找。同时应及时更新在职人员花名册，将该人员信息移至离职人员汇总名单。11.6【附表】：《23.离职交接审批表》

12、出勤管理

12.1 出差：出差人员填写《出差审批单》，部门负责人签字后交行政部审核批准，出差人员的考勤由考勤管理员根据出差单核计。出差费用由出差人员填写费用报销单，部门领导签字后交行政部审核，再交财务部核查报销。

12.2 请休假：请休假必须按要求填写《请（休）假条》，经有关领导批准后方可生效。批准后的《请（休）假条》由行政部存档以作考勤统计之用。

12.3 节假日：行政部根据公司总部确定的节假日放假方案，经与总经理商讨后形成放假通告，告知全员放假情况，必要时需安排假期值班人员。

12.4 考勤统计：上下班均需打卡，如有异常，需填写《考勤未打卡补签申报表》，详细说明异常事件和原因，部门内审核后交行政部处理。行政部每月5日前（节假日提前或顺延）统计上月考勤情况，制作《考勤汇总表》，并要求每位员工签字确认本人考勤。《考勤汇总表》作为工资核算的依据，原件留行政部存档，复印件交财务部备查。12.5 【附表】：《22.出差审批单》 《9.请（休）假条》 《12.考勤异常补签申请表》 《21.考勤数据汇总表》

13、社保公积金

13.1 所有人员按公司《员工社保、公积金缴纳办法》的规定购买社保和住房公积金。招聘面试时必须向求职人员说明社保、公积金的办理规则。

13.2 每月由人事专员统计当月申请购买社保和公积金的人员名单，交部门团队经理确定名单，最后将名单交总经理批准后方可购买。

13.3 每月需从社保和公积金网站导出缴交明细，并从员工工资中扣除个人缴交金额。此缴交明细需复印交财务资金部备查和走账。

13.4 个人不愿意或要求暂缓办理社保、公积金的，必须签署相关书面文件，交由人事管理处与档案一起存档。13.5 【附表】：《25.社保停缴声明书》 《25.公积金停缴声明书》 《27.公积金暂缓办理通知书》

《28.社保暂缓办理通知书》

14、工资核发

14.1 员工工资由行政部具体核算后，提交到总部财务部门核发。14.2 各职位薪酬结构如下：

基本工资＋绩效工资＋交通补贴＋通讯补贴＋业绩津贴＋提成奖励

14.3 岗位工资与绩效和业绩挂钩

14.3.1 绩效工资根据个人工作能力、行为表现、工作任务的完成结果进行考核，实行打分制，满分100，由上级进行考评。

·实际绩效工资＝绩效工资标准额×绩效工资分配比例

·绩效工资分配比例＝最终考评分数÷100×100% 14.3.2 业绩津贴根据个人当月承担的业绩指标完成情况进行考核，完成率为100%，全额如数发放当月业绩津贴；完成率〈100%，当月业绩津贴为0。

14.3.3 提成奖励根据具体制度规定执行。14.3.4 每月8号发基本工资，15号发提成，17号发管理津贴（管理人员才有），如遇节假日提前或顺延。

（二）行政事务管理

1、办公设备管理

1.1 办公用品及易耗品领用

1.1.1 个人使用的常规的易耗的办公用品可向行政部领取，由物资管理员登记于《物资出库（领用）记录表》，领用人员签字即可，领用时间为：每日上午9：30-10：30；下午14:00-15：00。

1.1.2 办公用品盘点

行政部物资管理员定期对仓库现有办公用品进行盘点，每月剩余情况将记录在《月份物资盘存记录表》，行政部人员可清楚知道

1.1.3.易耗品采购

①个人使用的常规的易耗的办公用品由行政物资管理员部定时采购，需保持一定的库存量。采购时应填写《采购申请单》，如是其他部门需采购物品需填写《采购申请单》，审批流程：

部门负责人→采购管理人→行政总监→总裁/总经理审批

批准后交由行政部采购人员统一采购。

②物品成功下单后由采购管理人跟进物品出货及送货情况。在签收物品前，应检查物品质量及数量，没有任何问题方可入库。入库时应填写《物资验收入库记录表》，由行政主管确认签字即可。4.打印机设备

①.公司打印机设备现有两台，分别存放：行政部办公区域1台；第三分公司公共区域1台。②.行政部打印机设备仅提供给行政部办公使用。

③.市场部工作人员如需打印及复印应到第三分公司办公区域，找设备管理员填写《打印（彩印）审批登记表》后方可进行打印或复印。个人未经设备管理员同意，不得私自复印或打印。【附表】： 《采购申请单》 《打印（彩印）审批登记表》《物资验收入库记录表》 《物资出库（领用）记录表》《月份物资盘存记录表》

二、固定资产管理

1.行政部定期对公司办公室的固定资产和公共设备进行盘点和维护，防止人为损坏，避免公司财物损失。

2.固定资产管理类别分为：①.办公电器；②.办公家具；③办公用品；④.花卉；⑤.计算机及外围设备；⑥.通信网络设备；⑦.艺术品；⑧.运输工具；⑨自动化办公设备。

3.资产管理员及财务文员会定期进行核对盘点，如物品或使用人有产生改变由资产管理员对 《固定资产盘点表》进行更改；

①.如资产出现故障或损坏，未过维修保养期的应填写《固定资产维修保养申请单》由行政总监审核，总裁或总经理审批成功后，资产管理员联系商家进行维护保养。期间产生的保养费用将由使用人负责。②.固定资产如出现遗失或损坏（无保养情况），应由物资管理员填写《物资报损申报表》 审批流程：物资管理员核实→技术人员处理意见→报损单位审核→行政审批→总裁/总经理意见。【附表】：《固定资产盘点表》《固定资产维修保养申请单》《物资报损申报表》

三、VI用品管理 1.展业用品领用

①展业用品属于易耗品，由仓库管理员负责登记领用。各部门在领用展业用品时应派部门工作人员填写《展业用品申请表》

②审批流程：仓管员根据库存数量给予申请意见→部门负责人确认→行政总监意见→总经理批准；仓管员在收到审批后须在2-3个小时内给予发放物品。2.展业设备管理

①各部门在借用展业设备时应填写《展业用品借用登记备案表》，需妥善保管借用物品，借用人对该批物品拥有保管权并承担相应保管责任。借用期间如出现损坏，借用人应及时填写《物资报损申报表》，进行申报。

行政部对借用物品拥有管理权，如发现借用部门对借用物品使用不当，行政部将及时收回。

②.审批流程：借用人确认签字→物资管理员意见→行政总监核准

物资管理员收到审批表后将在1个工作日内发放所申请物品。3.名片印制

①.名片印制需部门负责人填写《名片印制申请单》，呈报直属总经理签字批准，经行政总监签署意见后，再由行政部按照公司规格统一排版后，与部门负责人进行核对人员信息成功方可下单，个人不得擅自印制。

②.注：规名片印制每周一次，具体时间安排为：本周五接受申请表，下周一领取名片；

员工离职时须将剩余名片交回行政部处理，不得将名片带出公司。4.VI用品采购

①.VI用品采购统一由采购管理员负责。采购管理员需通过货比三家对物品进行价格及质量对比，再填写《物品采购汇总表》，对合作商家进行利弊分析。

审批流程：部门负责人意见→行政总监意见→总裁/总经理核准

②.确定与哪个商家合作之后，将所需采购物品详情填写《物资采购申请表》。

审批流程：部门负责人意见→行政总监意见→总裁/总经理核准

③.与合作商家进行签订合同后方可下单采购。以上采购由采购管理员对物品进行出货及收货跟踪。【附表】：《展业用品申请表》《展业用品借用登记备案表》《物资采购申请表》

《物资报损申报表》《名片印制申请单》《物品采购汇总表》

四、会议室管理 1.会议室预定

①.各部门需预定会议室应提前2个小时或一天与会议室管理员进行登记预订空置会议室手续。填写《会议场地使用登记表》，使用责任人签字即可。2.会议室使用须知

①如会议中需使用投影仪的会议室需在登记时注明，并遵守所预订的使用时间，以保证下一部门的顺利使用。

②、会议室使用完毕：1）需将座椅归位，收拾用过的纸杯及杂物，保持会议室的整洁和卫生； 2）将使用过后的投影仪与白班全部回归原位； 【附表】：《会议场地使用登记表》

五、公司行政车辆管理

1.行政部负责调配公司所有行政车辆，并负责缴交车辆的保险费、使用税、统缴以及年审。2.专用车辆管理

①.公司分配给各部门的车辆，须由车辆管理员填写《部门公车登记备案表》；

②.车辆交接时行政部车辆管理员与部门负责人当场交接检查及填写《车辆验收交接单》；

③.专用车辆使用人需填写《经济责任深户担保书》或《专配车辆责任担保书》，担保人及被担保人签章方可生效；

④.车辆验收无疑后，双方需签订《专用车辆使用协议》。公司与分配负责人签章后正式生效。具体要求参见《2014车辆管理办法》 3.用车申请

①.1）用车人员需要用车时需提前1个工作日向行政部申请，由行政部统筹安排； 2）每次申请用车时需填写《用车申请单》，对起始里程及返回里程应做详细记录，表格最后交由车辆管理员

3）审批流程：用车部门申请人→车辆管理员→行政主管→行政总监→总经理。

②.驾驶员每次出车均需填写《外出登记表》，作为正常出勤的依据。行政部车辆管理员需在每次出车回来后填写《行车记录表》作为信息登记备份。具体要求参见《2014车辆管理办法》。4.车辆油卡管理 ①.油卡由车辆管理员统一管理，如公司公用车辆出现需加油情况，应由驾驶员或车辆管理员填写《加油/充值申请单》。

②.审批流程：车辆管理员签字确认→行政总监意见→总裁/总经理核准 【附表】：《部门公车登记备案表》《车辆验收交接单》《经济责任深户担保书》

《专用车辆使用协议》《用车申请单》《外出登记表》《行车记录表》

《专配车辆责任担保书》

六、办公室环境管理 1.公共办公区域

公共办公区域分为四块，行政部、第一分公司、第二分公司、第三分公司。培训室、洽谈室及会议室均为行政部管理。2.环境管理

①.稽查员每天上午9：30及下午16：00分两次检查每个区域的办公环境。

②.如出现办公桌面凌乱不堪，垃圾桶垃圾溢满周围情况，稽查员将对其拍照做为证据。有权利找当天区域负责人进行监督整改，且记录进《检查通报》里面，每周一由行政总监签写完意见后交由每个区域负责人填写整改意见。

③.如出现被通报多次无整改，或有拍照为证的情况，行政部有权开出《处罚通知单》

【附表】：《检查通报》《处罚通知单》

七、公章及五证管理

1、公章管理

①.公司现有公章由财务部管理，如需办理盖章相关业务需在行政部填写《印章使用审批单》。

②.审批流程：经办人确认→部门负责人审核→行政总监核准即可。2.携章外出

①.如需携章外出办公相关业务需在行政部填写《携章外出审批单》

②.审批流程：使用人确认签字→监印人意见→部门负责人意见→审批人 2.五证管理

①.公司五证由财务部管理，如需办理相关业务需在行政部填写《公司证照（资质）使用等级表》 ②.审批流程：使用人签字确认→部门审批→保管人成功签字后即可。