BS3000+说明书(6采购管理)

第一篇：BS3000+说明书(6采购管理)

第六章 采购管理

采购管理主要管理商品进货业务、退货业务和关于进货情况的统计分析。图6-1是采购管理的子菜单。

图6-1 采购管理菜单

完整的商品进货过程应该是由“商品进货订单”到“商品进货通知单”到“商品进

第六章 采购管理

货入库单”。但是由于各个公司业务流程的不同，我们也可以不用三个单据都必须制作，直接做“商品进货单”也可以。图6-2所示是采购进货业务流程。

图6-2 采购业务导航图之采购进货

完整的商品退货过程应该是由“商品退货申请单”到“商品退货通知单”到“商品退货出库单”。退货过程也可直接做“商品退货出库单”。图6-3所示是采购退货业务流程。

图6-3 采购业务导航图之采购退货

BS3000+ 百胜服装管理系统

采购管理由三部分组成：业务单据输入、销售订单转采购、统计分析。

业务单据输入

采购管理中共有6种单据，分别是商品进货订单、商品进货通知单、商品进货入库单、商品退货申请单、商品退货通知单、商品退货出库单。

销售订单转采购

可以将销售订单，包括批发类订单、调拨类订单、配货类订单，直接转为商品进货订单。

统计分析

采购管理中共分为四大类统计，分别是明细类、汇总类、数据分析类和其它分析类。前三类侧重对各类业务单据的统计分析，其他分析类包括进货入库月结数据分析、采购订单到货汇总统计、采购综合汇总统计、供应商交货汇总统计、供应商存货价格分析。提示：

商品进货入库单和商品退货出库单验收后修改仓库库存帐，记帐后修改供应商应付帐款。商品库存帐可在菜单“库存管理”的“统计分析”中查询。供应商应付帐款可在菜单“结算管理”的“应付帐分析”中查询。

6.1 进货业务单据的输入、编辑及使用

商品进货订单

商品进货订单，是记录进货业务的重要单据，在企业与供货商间确定了采购业务后，可在系统中输入商品进货订单，以便跟踪采购业务的执行情况。通常一次进货的订单经常会分批到货，所以一张“商品进货订单”可以重复执行，生成多张“商品进货通知单”，但是如执行数量超过包括等于定单数时执行按纽变灰，就不允许再执行该订单。

打开菜单“采购管理”→“进货业务”→“商品进货订单”。如图6-4 所示。编辑商品采购订单详细操作请参见《附录A 单据录入、编辑》

第六章 采购管理

图6-4 商品进货订单

商品进货通知单

商品进货通知单是当采购商品到达后，业务员通知仓库点货入库的单据。一张订单 可以生成多张“商品进货通知单”，一张通知单只可以生成一张“商品进货单”。

打开菜单“采购管理”→“进货业务”→“商品进货通知单”。如图6-5 所示。

图6-5 商品进货通知单

BS3000+ 百胜服装管理系统

新增“商品进货通知单”有两种方式：一种是与商品进货订单相同的人工输入方式，另一种是由商品进货订单直接生成通知单，商品进货订单审核并记帐后按“执行”按钮并选择具体进货仓库、进货商品、数量生成方式后自动产生进货通知单。从订单到通知单的数量，可以有三种产生方式：

ⅰ）空数量：在生成通知单时，商品的明细和数量不从订单中带过来，只带出单据的表头信息，明细数据显示区的数据为空。但是当手工/条形码输入商品明细和数量时，会产生一个差异数用来进行与订单/申请单数量的比较。

ⅱ）未通知数：通知单的数量=订单中的商品数量—该订单已经通知了的商品数量。ⅲ）未完成数：通知单的数量=订单中的商品数量—该订单已经出货的商品数量。如图6-6 所示。

图6-6 订单通知

通知单的执行也有两种方式：①生成发货单 ②生成装箱单，如果选择②，则生成一张装箱匹号对应这张通知单的装箱单，反复执行装箱，需要生成不同的箱号，直到通知单数量全部装箱。已经生成过装箱单的通知单，不能再执行生成发货单，同样，已经生成了发货单的通知单也不能再执行生成装箱单。

商品进货入库单

商品进货入库单是仓库人员进行商品入库的时候制作的，商品进货入库单验收后增加商品库存帐，如果该供应商是需要结算货款的，那么在商品进货单记帐后，自动增加供应商应付帐款。记帐功能一般是赋给财务人员的，财务只有在进货单验收后才可以记帐。

打开菜单“采购管理”→“进货业务”→“商品进货入库单”。如图6-7 所示。

第六章 采购管理

图6-7商品进货入库单

商品进货入库单可以通过商品进货通知单执行后生成，也可以直接输入或条码扫描输入，还可以由装箱单生成。当以商品进货通知单执行生成时，如是采用“装箱单－》执行－》发货单”的业务流程，装箱单据上的装箱匹号写入发货单的装箱单卡片页的装箱匹号内，商品明细自动带出；如是商品进货通知单直接执行生成，从通知单到进货单的数量，可以有三种生成方式：

ⅰ）空数量：在产生进/退货单时，商品的明细和数量不从通知单中带过来，只带出单据的表头信息，明细数据显示区的数据为空。但是当手工/条形码输入商品明细和数量时，会产生一个差异数用来进行与通知单数量的比较。

ⅱ）通知数：生成进/退货单时，商品的明细和数量与通知单的完全相同，并且实际发货的数量也与通知数量一致。

ⅲ）零数量：生成进/退货单时，商品的明细和数量与通知单的完全相同，只是实际发货的数量为零。

如图6-8 所示。

BS3000+ 百胜服装管理系统

图6-8 通知单执行

当由装箱单生成时如图选择供货商等相应信息后进入装箱信息页面，点新增，选择相应的装箱编号，然后点填充明细即可在商品明细中显示所选箱号的信息。这种执行单生成方式在调拨、批发、配货和移仓中同样这样使用。

第六章 采购管理

6.2 退货业务单据的输入、编辑及使用

退货业务的三种单据操作基本同进货业务单据，商品退货出库单验收后减少商品库存帐，记帐后将减少供应商应付帐款。对单据的编辑详细操作请参见《附录A 单据录入、编辑》

6.3 单据的其它操作

对于已审核、已记帐或已验收的进退货单据不可删除或修改；所有单据均可以对单据头表格格式和单据体表格格式进行自定义（具体操作参见《附录A 单据录入、编辑》）；单据提供标准打印、扩展打印、自定义打印（具体操作参见《附录C 报表打印》）；单据的查找方法可以通过单据上的“查找”和“最前”、“最后”、“向前”、“向后”功能快速找到。

6.4 销售订单转采购

在采购业务导航图之采购进货上，点击“销售订单转采购”，弹出销售订单转采购订单窗口。如图6-9所示。

BS3000+ 百胜服装管理系统

① ② ③ ④ ⑤ 图6-9 销售订单转采购订单

选择获取销售订单的“起始日期”和“终止日期”，选择销售订单的类型：批发、调拨、配货，然后点击“查询”，可查询出满足条件的销售订单。选择“供货商”、“默认仓库”、“价格”、“折扣”。

选择转成方式：订货数、未完工数、库存差、零数量。将本次不需要转采购订单的销售订单前的勾去掉。

点击“商品明细”按钮，弹出商品选择对话框，将本次不需要转采购明细的商品前的勾去掉，最后点击“确定”按钮，系统会自动生成一张新的商品进货订单。如图6-10所示。

第六章 采购管理

图6-10 转采购明细商品选择

6.5 统计分析

BS3000＋系统提供给用户强大的统计与数据分析功能，并支持各种形式的组合查询，使用户在查询统计时得心应手。

采购管理中共分为四大类统计，分别是明细类、汇总类、数据分析类和其它分析类。前三类侧重对各类业务单据的统计分析，其他分析类包括进货入库月结数据分析、采购订单到货汇总统计、采购综合汇总统计、供应商交货汇总统计、供应商存货价格分析。

明细类统计用于统计订单、申请单、通知单、进货单、退货单的详细情况，可根据单据类型、单据状态、订单类型、入库/退货类型、日期、供应商等具体条件对业务单据进行统计，并可以直接链接到原始业务单据。

汇总类统计用于统计订单、申请单、通知单、进货单、退货单汇总后的情况，一般汇总到商品明细级，同样可根据单据类型、单据状态、订单类型、入库/退货类型、日期、供应商等具体条件对业务单据进行汇总统计。

数据分析类统计是一种多维的汇总统计（数据仓库），可以将相关的统计内容集中一起，根据需要组合分析统计结果，并输出统计格式或统计结果。同样是可依据日期、供应商等条件统计各类业务单据，另数据分析类的还增加了关于配码的通知和进退货统计。108 BS3000+ 百胜服装管理系统

统计分析中常见的几种功能：扩展统计表示统计结果尺码横排，颜色竖排。所有统计可以编辑结果显示格式，分别对表格列和表体进行定义，例如修改列名、排序、锁定、隐藏、表体风格等，这些操作都可以保存，下一次再打开该统计表时，就是以用户保存过的格式显示了。统计表都可转成“EXCEL”表，如用户对统计表有什么特殊要求，可以根据自己的需要转成“EXCEL”表。汇总统计的结果可以用图表方式直观显示或打印，图表可以是“柱图”、“饼图”、“线图”，还可用立体（3D）方式表示。

关于统计分析的详细操作使用请参考《附录B 统计分析》。下面来介绍一下其他分析类里的几个统计分析报表。打开菜单“采购管理”→“统计分析”→“其他分析”。如图6-11所示。

图6-11 采购管理的其他分析菜单

6.5.1采购定单到货汇总统计

采购订单到货汇总统计用于查询所有（或某个）供应商所提供货品的情况，包括订货情况、到货情况、欠货情况、退货情况、实（际）退（货）情况以及对厂商的应付款情况。当勾上商品、颜色、尺码时可显示相应栏目，但不再显示进货费用和进货付款。如图6-12 所示。

第六章 采购管理

图6-12采购订单到货汇总统计

6.5.2采购综合汇总统计

采购综合汇总统计用于查询仓库在一段时间内的期初、本期、期末的进退货情况，包括相应的采购订单数、通知数和入库数，退货申请数、通知数和退货数。如图6-13 所示。

图6-13 采购综合汇总统计 110 BS3000+ 百胜服装管理系统

6.5.3供应商交货汇总统计

供应商交货汇总统计用于查询所有（或某个）供应商所提供货品的情况，包括订货情况、到货情况也交货日期对比情况，以及对厂商的应付款情况。当勾选上商品、颜色、尺码时可显示相应栏目，但不再显示已付金额和未付金额。如图6-14 所示。

图6-14 供应商交货汇总统计

6.5.4供应商存货价格分析

供应商存货价格分析是对不同供应商所供应的相同商品的价格行进比较。如图6-15 所示。

第六章 采购管理

图6-15 供货商存货价格分析

第二篇：采购岗位职责说明书

采购岗位职责说明书

一、工作职责：

1、认真执行公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购；

2、制订本部门的管理制度、岗位责任制、操作程序文件，并负责落实与考核；严格执行公司各项制度，各种信息及时录入，并定期整理数据，向上级领导出具数据分析结果； 参与部门管理； 配合其他部门有关工作； 承办领导交办的其他工作。

3、掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用；

4、会同库管、财务部确定合理物资采购量，及时了解库存情况，进行合理采购；

5、根据生产计划，制订物资供应计划并组织实施；

6、汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划；

7、选择、评审、管理供应商，建立供应商档案；

8、组织供货合同的评审，签订供货合同，实施采购活动；

9、建立采购合同台帐，并对合同执行情况进行监督；

10、进行市场询价，采购所需物资；

11、采购物资的报验和入库工作；

12、采购过程中的退、换货工作；

13、采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。

二、工作绩效标准：

严格遵循采购部制度和工作流程，熟悉公司所经营品种的采购价格及其采购的状况等信息，根据销售计划，在规定的时间内完成药品的采购，以保证销售目标的顺利完成。

人事岗位职责

一、工作职责：

1、负责公司招聘、培训、员工入职、转正、离职等工作的综合管理；

2、负责公司员工薪酬、福利、社会保险等工作的综合管理；

3、做好员工考勤、奖惩管理，并调查各部门对考勤、奖惩的执行情况；

4、相关人事工作联络以及有关疑难的解答工作；

5、严格执行公司各项制度，各种信息及时录入，并定期整理数据，向上级领导出具数据分析结果；

6、参与部门管理；

7、配合其他部门有关工作；

8、承办领导交办的其他工作。

二、工作内容：

1、进行招聘渠道的拓展、维护及网络招聘信息的发布和更新；

2、按照各部门的招聘要求，进行简历筛选及初试人员的约见和选拔工作；

3、负责办理员工入职、离职、转正、调岗、调薪等相关工作；

4、建立和维护人事档案、员工花名册，及时更新员工的个人信息和资料；

5、负责公司员工劳动合同的签订和日常管理工作；

6、协助领导编写、修改和推行实施各类人事规章制度；

7、办理保险及住房公积金业务，并制作每月相关报表，于次月 1 日交给财务主 管；

8、负责考勤、员工休假的管理，每月上交财务全体员工的出勤表，每月制定培训计划，次月将按照培训要求实施该培训计划，并担任培训员的工作；

9、协助行政人事主管开展各种员工活动等；

10、参加部门的相关工作会议，参与部门管理，提出改善工作的建议；

11、接受并积极参加公司组织的各项培训，加强自身专业及相关辅助技术的学习；

12、接受行政人事主管的直接领导，特殊情况可向总经理办公室汇报；

13、维持良好的工作环境，保持良好的心态工作；

14、遵守公司的各项管理制度；

15、与其他部门有关工作配合良好；

16、积极主动完成领导交办的其他工作。

三、工作绩效标准：

1、按规定执行并及时完善公司的人事制度与计划；

2、按时、保质实施招聘、员工培训、绩效评估等工作，且及时上报相关结 果；

3、及时为员工办理社会保障福利等方面的工作，且及时、准确上报相关资 料；

4、按时执行并及时完善员工入职、转正、异动、离职等相关政策及流程；

5、及时、准确的录入员工信息，妥善保管员工档案；

6、与本部门及其他部门同事保持良好的沟通；

7、工作主动且积极向上。

第三篇：酒店管理公司采购总监职务说明书

酒店管理公司采购总监职务说明书

【部门】酒店管理公司采购部

【职位名称】酒店管理公司采购总监

【级别】E级

【管理层次】

直接上级：集团公司董事会/酒店管理公司总经理

直接下级：采购部经理。

【职位管理】招聘、解聘、工资、奖励等由公司董事会确定，对董事会负责；日常工作接受管理公司总经理的领导。

【任职要求】具有大学专科以上学历；从事酒店财务主管工作时间不少于2年；坚持原则，廉洁奉公；熟悉国家合同法、经济法规，掌握本行业管理知识；有较强的组织能力；身体状况能够适应本职工作要求。

【工作环境】配备电脑及相应的办公用品，具有获得所有酒店管理信息的途径和条件，包括全部合同、文件、规章制度、报表和电子数据采集的渠道。享受基本养老保险。

【工作职责】负责酒店管理公司全面的采购管理工作。按质量要求按时低价满足酒店管理公司的一切供应要求。准确掌握供求信息、提前市场预测，合理控制物流体系，努力降低采购成本。

【工作内容】

1.制定采购方针、策略、规定、工作程序等文件，一经批准保证有效贯彻执行。

2.搞好内部团队建设，合理确定人员编制，定期组织、召开本部门的业务会议，组织对员工的业务培训，抓好内部管理工作，不断提高采购人员的素质和管理水平,为适应管理公司实现战略扩张目标，做好组织准备。

3.根据采购审批单、订货单，合理组织、安排采购工作，保证为一线部门服务。

4.根据需求与市场供应审定价格合理、货品质量可靠、信誉好、服务有的供应厂商，确立供求关系。

5.监控采购业务，采购政策、制度实施；维护询价制度和信息反馈制度。

6.负责与供应商进行重要业务谈判，审查所有购货合同及其他业务合约等文件。

7.负责组织市场调查研究，及时向管理当局提供市场信息、购买策略，指导下属努力降低采购成本。

8.编制采购预算草案；监督、控制预算方案的实施，控制资本性支出，严格审核合同。

9.监督实施大修、装修、改造工程项目的预算审核、分类验货与工程竣工验收制度。

10.了解仓库存货情况，认真核实各部门的申请单，看仓库是否有库存或可代替产品，防止物资积压。

11.熟悉和掌握所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途等。

12.检查购进物资是否符合质量要求，对物资采购要求和质量负责。确保物资供应正常。

第四篇：6劳动保护用品采购

劳动保护用品采购、验收、发放、使用、报废管理制度

（一）、根据工作场所中的职业危害因素及危害程度，按要求为从业人员免费提供符合国家规定的护品，不得以货币或其他物品替代应当配备的护品。

（二）、到指定经营单位或生产企业购买特种劳动防护用品。特种劳动防护用品必须具有“三证”和“一标志”，即安全生产许可证、产品合格证、安全鉴定证和安全标志。

（三）、购买的特种劳动防护用品必须经安全环保部验收，合格后方准发放。

（四）、使用单位应教育从业人员，对发放的防护用品必须按要求正确使用，不准随便不用。在使用时应做到“三会”：会检查护品的可靠性，会正确使用护品，会正确维护保养护品。

（五）、按照说明书的要求，及时更换、报废过期和失效的护品。

（六）、建立健全劳动保护用品的购买、验收、保管、发放、使用、更换、报废等管理制度和使用档案。

（七）、劳动防护用品使用前应首先做一次外观检查，确认护品对危险有害因素防护效能的程度。检查时要注意外观有无缺陷或损坏，各部件组装是否严密，启动是否灵活等。

（八）、劳动防护用品的使用必须在其性能范围内，不得超极限使用；不得使用未经国家指定，未经监测部门认可（国家标准）和检测不达标的产品；不得使用无安全标志的特种劳动防护用品；不能随便替代，以次充好。

（九）、严格按照使用说明书正确使用劳动防护用品。

（十）、从业人员必须按要求佩戴所需要的防护用品。

（十一）、劳保发放标准

1、办工室人员：线手套每两个月一付，洗衣粉每两个月一袋，毛巾每六个月一条，靴子每三年一双。

2、保管员：线手套每个月一付，口罩每个月一个，洗衣粉每两个月一袋，毛巾每六个月一条，靴子每三年一双。

3、试验室：胶手套每月一付，线手套每个月一付，口罩每个月一个，洗衣粉每两个月一袋，毛巾每六个月一条，防尘口罩每季度一个，靴子每三年一双。

4、班长、工人：胶手套每月两付，口罩每个月两个，洗衣粉每两个月一袋，毛巾每六个月一条，靴子每年一双。

5、厂长、技术员：胶手套每个月一付，线手套每月一付，口罩每个月一个，洗衣粉每两个月一袋，毛巾每六个月一条，靴子每三年一双。

6、焊工：胶手套每个月一付，线手套每月一付，洗衣粉每两个月一袋，毛巾每六个月一条，靴子每三年一双。

7、卫生工：胶手套每个月两付，洗衣粉每两个月一袋，毛巾每六个月一条，靴子每三年一双。

第五篇：采购经理职位说明书

采购部经理职位说明书

一、工作概要

组织采购部成员在满足需求部门质量要求的前提下，完成公司各部门的采购任务，严格控制采购品的成本。

二、工作范围

采购部的日常管理和采购业务管理。

三、工作职责

1、组建采购团队（此职责所占重要性/时间比为20%）

（1）依据部门职责，确定采购部组织结构，组织编制各岗位职责。

（2）根据岗位职责的要求，删选合适的采购部成员。

（3）组织相关人员整理、制定和修改部门规章制度，以规范地履行部门职责。

（4）依据部门实际情况，组织部门成员参与采购相关知识培训，提高部门成员的专业技能。

（5）组织部门活动，促使部门成员形成健康的价值观，使部门具备凝聚力。

（6）以采购授权的方式，培养合格的储备干部。

2、监控采购评审比价（此职责所占重要性/时间比为30%）

（1）引导和监督采购开发工程师供应商开发过程，以保证供应商来源渠道合理。

（2）约束和监控采购评审比价，确保评审比价的公正性。

（3）监督采购评审比价，确保评审公正，满足采购要求。

（4）参与重点项目的评审比价过程，确保在公正的原则下评审满足采购需求。

（5）针对复杂的采购项目，提出合理的评审比价方法。

（6）确认评审比价结果，以指引采购商务的商务跟进。

3、管理供应商（此职责所占重要性/时间比为15%）

（1）监督采购开发工程师开发供应商的过程。

（2）依据长期合作供应商阶段考核情况，确定各供应商合作策略。

（3）关注供应商的报价、质量和供货情况，通过多种途径了解供应商的动态情况。

（4）依据供应商合作和采购需求情况，向评审组提出供应商的取舍。

（5）从市场和潜在供应商处了解相关行业信息，以指引采购方向。

（6）分析采购品市场价格走势，提出适合公司现状的采购策略。

4、质量管理（此职责所占重要性/时间比为15%）

（1）依据采购品种类和市场需求，制定采购品质量管理规定。

（2）针对供应商直接发货的现状，设置合适的质量控制方法。

（3）从供应商开发和合同条款环节进行约束，以保证采购品的质量。

（4）依据阶段质量统计数据，制定相应的质量管理策略。

（5）安排部门人员进行质量抽查监控，预防批量质量事故发生。

（6）负责安排处理采购品质量事故，并建立预防措施。

5、部门规划（此职责所占重要性/时间比为20%）

（1）安排统计部门阶段采购相关数据，把握采购重点。

（2）参与重要的采购项目，规划重点项目的采购方案。

（3）组织部门建立供应商信息，采购品价格，交货跟踪信息等相关数据库。

（4）依据采购阶段数据，调整阶段采购策略。

（5）依据部门成员的专业知识、兴趣爱好等综合因素，调整各成员的采购任务。

（6）设计合适的采购规章制度，以适应市场需求动态变化的状况。