ERP系统作业流程及管理制度（合集5篇）

第一篇：ERP系统作业流程及管理制度

ERP系统作业流程及管理制度

erp系统作业流程及岗位责任管理制度

第一章总 则

第一条 为规范erp系统的管理，特制定本制度。

第二条erp系统各岗位人员的职责管理除有公司有特殊规定外，皆按本制度执行。

第三条erp系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司kpi目标考核体系。

第四条erp系统分为系统系统基础管理、销售管理、采购管理、仓存管理、车间生产管理、计划管理、财务管理七大类模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定。

第五条erp项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、erp系统主管及公司领导层组成，对整个erp项目的实施负总责。其中项目领导小组由生产副助理任组长，各部门经理组成项目领导小组，对项目的实施负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统实施成功提供保障。erp系统主管负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障，提供系统二次开发；

第六条各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络erp主管解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。

第七条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作手册和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。

第八条最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和erp系统主管解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。

第九条erp系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，erp系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；

第十条erp系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。

第十一条erp系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。

第十二条 erp系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

第二章岗位说明

第十三条 系统基础管理模块（erp实施小组）

（一）系统基础管理模块—erp实施小组长

主要职责：

1、负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案；

2、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料bom文件、单位换算系统文件等；

3、负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程，编写流程图，并发放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品bom处理流程等；

4、对于物料数据表中的物料属性（自制、外购）、仓库、财务科目、提前期、生产类型、生产工艺路线、检验方案方式等部分以及物料bom表中损耗率、工序属性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；

5、分配、指导、监督物料系统数据管理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的正确性，发现错误及时指导纠正；

6、协助做好kpi考核工作；

（二）、系统设置数据—研发部经理

1、负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、bom层次设置方案和工艺路线、生产损耗，并提供给系统设置数据管理员执行；

2、负责在有新产品、新物料或须修改数据时，必须在一个工作日内收集数据并提供给系统数据管理员输入、修改数据；

（三）、系统设置管理--资料组文员

主要职责：

1、负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；

2、负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间的换算系数；

3、不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数；

4、保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门；

5、当收到采购部、生产部、生管部的物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；

6、负责根据系统数据提供员签发的bom层次设置方案和工艺路线文件，设置物料清单，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替代；；

7、保证物料bom与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并以系统中改变后的物料清单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部门；

8、负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件，输入、更新工作中心、设备、工艺路线、工序等工艺数据；

9、新产品的完整父bom和子bom在接到数据提供员提供的完整数据后，必须在四个小时内完成录入确认工作，并列印受控；

k/3工作流程：

1、收到系统数据提供员提供的各类基础数据——录入k/3系统——本人检查确认——反馈给数据提供人员审核确认——列印受控

2、系统数据提供人员必须提供的系统物料内容包括物料代码、物料名称、详细的物料规格、物料属性、物料所属仓库、自制件来源、提前期、物料的生产类型、物料的工艺路线、检验方式、检验方案等；

3、系统提供员提供的物料bom单必须结构完整，最底层子项物料必须为外购件，自制件物料必须有一个或以上bom存在，物料父bom和子bom相嵌套.内容包括：版本号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代等；

4、系统数据管理员对数据提供员提供的数据有监督职能，因系统数据提供员的资料不完整提供，要限期在半个工作日内更正提供，否则责任自己承担；

系统业务功能名称：基础资料——物料、计量单位、bom维护、工程变更

合作部门：生管计划部、生产部、物流部、品质部、财务部

第十四条 销售管理模块（生产管理部）

（一）、销售管理模块—生管部主管

主要职责：

1、负责制定客户编码、操作人员的工作分配；

2、制定、发布、完善销售管理基础数据，增加修改流程、正常销售处理流程、销售退货处理流程、编写处理流程图；

3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料、运输提前期文件等；

4、如有特殊情况或订单变更时，应及时通知销售订单处理员；

5、指导、监督销售数据管理员、销售订单处理员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；

6、跟踪销售订单执行情况，如有错误及时指导纠正；

（二）、销售数据管理员

主要职责：

1、负责根据部门主管确认的客户编码、客户资料等基础资料的输入、更新；

2、根据销售管理部门主管审核确认的销售计划输入或修改销售订单；

3、每日于下班前必须将当天的销售订单交财务部，不能因自己的工作延误影响财务的出货对帐；

4、如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；

5、保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；

6、跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况反馈给部主管；

k/3工作流程：

1、收到部门主管提供的销售单——销售订单k/3系统录入——本人检查确认——反馈给部门主管审核确认——列印交财务——通知下层用户；

2、审核确认的销售订单于不超过下一工作日通知下游物控人员处理；

系统业务功能名称：基础资料——客户、销售订单处理

合作部门：工程部、财务部

第十五条 计划管理模块（生产管理部）

（一）、计划数据管理员(——)

主要职责：

1、负责计划运算方案、计划展望期等计划基础数据的系统设定；

2、负责检查计划物料bom、关键物料清单的完整性、准确性；

3、负责依据部门主管签发的月生产计划、产品生产的优先顺序、物料库存情况制定合理的采购申请单，并在当天通知采购部门；

4、负责定期运行mrp物料需求运算，可以每两个工作日进行一次，计算前应检查销售订单、物料bom是否有遗漏或错误的，如发现问题必须马上向工程部门、销售数据管理员反映并要求更新，待数据正确无误后在进行mrp运算；

5、计划有变动时，及时调整并维护、重运行mrp物料需求计划，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知；

6、当收到下游采购部、生产任务管理员反馈的运算单据错误质疑通知后，有义务在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；

系统业务功能名称：物料需求计划——方案设置、物料需求计划——mrp计算、采购管理——采购申请；

合作部门：工程部、物流部、采购部

（二）、生产任务管理员；（——）

主要职责：

1、根据计划数据管理员mrp计算生成的生产任务单，负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单；

2、当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；

3、负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、列印工作；

4、发现上游mrp生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解决

5、因产品bom错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产投料单，必须通知工程部门在一个小时内立即更新；

系统业务功能名称：生产任务管理——生产任务单、生产任务管理——生产投料单

合作部门：工程部、生产管理部

k/3工作流程：

1、每个工作日检查上游销售订单及对应物料bom是否正确，然后对其作mrp运算——调整审核生成的采购申请单——通知采购部门；

2、检查生成的生产任务单——调整并下达生产任务单——维护审核生产投料单——列印生产投料单——通知物流部门备料；

第十六条 采购管理模块（采购部）

（一）、采购管理模块--采购部主管

主要职责：

1、负责制定采购合同、委外加工合同、以及供应商编码原则；

2、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料等；

3、负责制定、完善本模块各项业务操作流程，包括正常采购、采购退货，编写流程图；

4、提供供应商编码文件给采购订单处理员，供应商编码、税率等发生改变时，应及时通知采购订单处理员。

5、分配、指导、监督采购订单处理员的工作，检查供应商数据、采购订单、委外加工单的正确性，发现错误及时指导纠正；

6、追踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正；

7、协助做好kpi考核工作。

（二）、采购订单处理员

主要职责：

1、负责根据部门主管签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商数据；

2、对于新增加供应商应根据编码原则进行编码，确保编码的一致性、统一性；

3、负责根据采购申请确定的采购订单输入、修改、列印、以及传送物流财务部门；

4、当日交采购订单、委外加工单给物流出入库控制员，不能因自己的延误影响物流物料的收发；

5、跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和委外加工单应及时关闭；

6、如发现上层采购申请单不正确或有疑问，应及时通知生产管理配合解决，如没有得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；

7、如发现本层采购订单、委外加工单有错误，马上更正并以书面通知物流及财务部；

k/3工作流程：

1、收到签发采购申请单——录入k/3采购订单——审核列印订单——传送物流财务；

2、根据生产管理部mrp生成的委外加工单——调整并下达委外加工单；

系统业务功能名称：采购管理——订单处理、采购管理——采购申请，委外加工管理

合作部门：生产管理部、物流部、财务部

第十七条 仓库管理模块（物流部）

（一）、仓存管理模块—物流部主管

主要职责：

1、负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；

2、负责制定、完善仓储数据增加修改流程，出入库控制流程，库存事务处理流程，仓库盘点流程，库存数据分析管理规则，编写、发布、更新流程图；

3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等；

4、确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本；

5、负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库控制的及时性和准确性；

6、协助做好kpi考核工作。

（二）、仓库数据管理员

主要职责：

1、根据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门；

2、在接到采购部门签字确认后的采购订单，物流收料、退料通知单和送货单位送货单后，当天输入采购收货数量完成（蓝字、红字）外购入库单及其他入库单，并确认审核、列印交财务部；

3、在接到物流收料通知单和加工单位送货单后，当日完成委外加工物料入库，并确认审核、列印交财务部门；

4、在接到经生产或其他使用部门签字确认的生产投料单、退料单、物料领用通知后，当日输入完成（蓝字、红字）生产发料单、其他出库单并审核；

5、接到生产管理部门签发的发货通知单后，一个小时内输入销售出库单，并确认审核、打印交财务部门，不能因延误影响销售出库；

6、如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；

7、所有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；

8、如发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生产投料单、生产物料报废单不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。

9、在接到经各有关部门签字确认的车间成品入库单后，作库存转移，将成品从收货仓调入成品库，样品散数调入样品库，操作及时准确；

10、以上各项操作要谨慎，否则会影响系统各项库存的准确性；

11、负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据管理员提供的上月库存历史数据和仓管员提供的仓库进出资料，找出原因记录备案并报告部门主管；

12、照各个物料的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据管理员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点；

系统业务功能名称：仓存管理——入库、出库、调拨、盘点

合作部门：生产部、采购部、生产管理部、财务部

第十八条 车间管理模块（生产部）

（一）、生产管理模块—生产部经理

主要职责：

1、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的资源清单、生产工序、工作中心，工艺流程文件等基础数据；

2、负责制定、完善基础数据增加修改处理流程、工序计划流程，编写、发布、更新流程图；

3、传送经计划管理员确认的生产任务单至生产工序派工单，并跟踪派工计划执行情况，发现错误及时与计划部沟通，共同解决指导纠正；

4、确认和传送半成品、成品的生产任务至工序汇报单，并跟踪执行情况；

5、分配、指导、监督、生产流程控制员的工作及工作结果，包括生产订单、原材料领用、成品入库的正确性和及时性；

6、协助做好kpi考核工作。

（二）、生产流程控制员

主要职责：

1、负责根据生产管理部门签发的生产任务单进行工序排程；

2、根据成品入库交接单输入产品入库数量，报告完成生产任务单，完成系统产品入库；

3、在生产任务单报告完成后，反冲原材料；

4、以上操作应及时进行、准确，不能因自身的延误影响产品库存、产品入库和销售发货；

5、定时对比车间实际库存与系统库存，发现错误及时报告部门主管，必要时申请库存事务盘点处理；

6、在执行过程中如发现物料清单、物料编码、仓库、库存等有问题时应及时上报部门主管，或及时通知相关部门，如发现没有得到及时解决应上报项目组采取措施；

7、每天及时校对材料领用数量、成品入库数量、工序派工单执行进度情况，如发现错误应及时找出原因记录备案，并及时纠正。

（三）、车间数据管理员

主要职责：

1、负责根据生产任务单输入、更新工序计划单，并正派或倒排计划单后审核确认；

2、根据排产的计划单录入工序派工单，审核下发工序派工给相关工作中心；

3、在派工序计划执行完毕后提供工序汇报给生产流程控制员，根据实际使用情况，完成物料退库；

4、如发现物料基础数据、仓储基础数据不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误；

5、定期提供派工执行进度表、工序汇报明细表、工序在制品统计表、月工序执行统计表给生产部门主管，便于生产主管控制整个生产进度；

6、所有操作要及时、准确，不能影响原料库存、原材料领用、生产活动。

系统业务功能名称：车间管理、生产任务管理、仓库管理

合作部门：生产技术部、物流部、生产管理部

第十九条 财务管理模块（财务部）

（一）、总账管理员—财务部主管

主要职责：

1、负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；

2、检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；

3、结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；

4、指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和it部相关人员解决问题；

5、提出财务管理报表规划；

6、针对实施过程中出现的问题，结合k/3的特点，提出合适的财务解决方案，并能促进该方案的顺利执行；

7、就生产、采购、销售过程中的问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到解决问题的目的；

8、维护更新部门操作手册。

（三）、成本控制员

主要职责：

1、制定公司成本核算管理制度；

2、维护成本核算要素，如系统价格，生产成本，费用归集方案；

3、及时过帐生产事务处理并检查集成结果；

4、及时就生产结果中出现的异常情况提出意见并跟进解决过程；

5、指导公司报废物料过程及在系统中的数据归集。

（四）、应付账款管理员

主要职责：

1、负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价；

2、及时跟进采购员和收货部门处理已收货的记录；

3、每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理；

4、月结时跟进采购员和收货部门出具已处理的收货单、未处理但已收货的收货单报告；

5、及时检查收货记录处理后数据集成的正确性，及时录入已处理的收货记录对应的进项税暂估；

6、检查对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来。

（五）、应收账款管理员

主要职责：

1、负责审核结算单的单价、扣点、金额等，发现错误及时通知销售订单处理员，并指导纠正；

2、及时打印销售发票，间隔期不超过1天；

3、及时处理已交货的销售订单；

4、过账集成销售数据至财务子系统；

5、及时处理应收账款：根据客户汇款，输入客户回款，并及时分配回款至各销售发票，不能因自己的延误造成销售订单被冻结；发票管理，销售更正处理，保证客户余额的准确性；

6、每日对帐并存档，发现问题及时解决、纠正；

7、如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知财务数据管理员，如没有得到解决，应书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。

系统业务功能：总帐、报表、应收款管理、应付款管理、固定资产管理

合作部门：生产管理部、采购部、物流部、生产部

第二十条 系统管理

（一）、erp工程师

主要职责：

1、负责系统权限分配；

2、负责系统日常管理、维护和备份（见k/3日常维护操作手册、计算机系统维护及备份操作手册）；

3、负责解答其它用户按程序提交的技术性问题；

4、协助其它部门主管制定各种方案、制度；

5、负责协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部门主管推进系统实施；

6、根据管理需要进行系统二次开发；

第三章危机预防及应急处理办法

第二十一条数据备份：it部必须定期进行相关数据备份，每天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；完全备份和归档备份资料必须和系统分开存放。

第二十二条it部定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要及时处理；同时通过对关键部件采用冗余技术，保证系统稳定运行及数据安全；

第二十三条在发生系统故障或突发事件发生时，it部必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；it部必须根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行。

第二十四条各相关职能部门在收到it部故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；

第二十五条涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,特别是不能让生产线停工待料；然后由it部门牵头组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。

第四章奖惩办法

第二十六条各岗位以一百分为基数进行考核，最终得分为erp考核分数乘以erp考核占kpi考核的权重的值。

第二十七条 各岗位人员不按操作规则执行而造成错误的，每次扣10分。

第二十八条 各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每次扣5分。

第二十九条各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次扣5分。

第三十 条各岗位人员如发现其他人员提供的数据错误却没有反馈到相关人员或项目组，导致错误延续的，每次扣5分。

第三十一条各岗位人员如没有在规定时限内对其他人员按《erp问题处理流程》提出的问题进行处理而导致错误延续或扩散的，每次扣5分。

第三十二条由于没有及时制定有关数据流程或其它与系统运行相关的处理原则、方案而导致系统不能正常运行的，每次扣5分。

第三十三条 对所有被处罚当事人的直接领导按以上系统的50％处罚。

第三十四条建立激励机制，针对各用户的工作情况由项目组分别设立一个激励基数，与年终奖挂钩，以此激励大家的积极性和责任感。

第二篇：ERP系统运行管理制度

XXX集团

ERP系统运行管理制度

为了规范工作流程、明确责任、保证ERP系统的顺利运行，特拟定以下系统运行管理制度，要求各岗位操作人员和系统管理人员严格自觉遵守。

此ERP系统运行管理制度系为试运行版本，以后可在此基础上逐步完善。该制度定于200X-12-15日起执行。

基本制度

第一条 各岗位操作人员需严格按照SOP中制定的业务流程规范在ERP系统录入单据。第二条 单据录入工作需做到“日清日结”，即当天上午及下午4点前的单据应在当天全部录入系统，打印；4点至下班前的单据原则上应在下班前完成，但最晚应于次日上午10点前录入完成，打印。

第三条 新进人员需操作ERP系统，需先经本部门主管审批，并核定操作权限后，发邮件通知集团IT部门分配权限。

第四条 不得在ERP系统内故意删除有效数据或录入垃圾数据。

第五条 各公司将设立专门的ERP数据检查人员根据制定的下面的《数据录入及检查要求》来监督ERP的运行状况，以定期检查各岗位人员是否有效地使用ERP系统。

数据录入及检查要点

目的： 金蝶K/3 ERP系统已经从9月份开始试运行，到目前为止已经投入运行3个月，当前在业务流程执行及操作上仍存在一些不规范，单据未及时录入、错误录入等情况，给ERP系统的数据带来一定的不准确性，以致造成一些数据来回核对，浪费人力，物力，财力。

为规范ERP业务流程的执行，保障ERP数据的准确性，根据当前情况，特制定如下数据录入要求：

一、生产任务单应及时录入系统，并通知车间及仓库备料，以便保障车间的正常生产。产品入库单需关联任务单汇报或工序移转单生成。

二、所有生产领料单应根据基本制度第二条应及时录入K3系统。生产领料单必须关联生产任务单生成，并指定成本对象。

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三、生产任务单完工入库后，对于多领材料应及时退回仓库，做红字领料单(包括假退料)，红字领料单也应关联生产任务单生成。

四、对于生产过程中的报废补领料，需根据生产任务单填写报废补领料单，打印并报上级主管审批，签字确认后，再到仓库领料。仓库管理员依据报废补料单的物料及数量补发料。补发料的生产领料单也应根据相应的生产任务单生成。

检查要点:

一、检查产品入库单的“源单单号”是否为空。

二、所有生产领料单的“生产任务单”是否为空，成本对象是否为空。

三、查看已经结案的生产任务单，看生产领料数量是否存在异常：某项材料超标领料50%(一般为超标领料或多领后未做退回。)或少于标准领用量50%(工单间混用)的生产任务单，视为异常生产任务单。

奖惩制度

第一条 对于违反基本制度第二条时，ERP数据检查人员有权直接向单据录入人员及其上级主管发送邮件，要求其当日将单据补录完成。若当日未及时改正者，记违反规定一次，一周内累计达3次者，罚款50元；部门主管罚款50元。在此后的连续4周内，未违反第二条规定的，可退还原先的罚款。

第二条 对于违反基本制度第四条时，罚款100元，并在公司内部通报批评。第三条 每周由于数据检查人员疏忽导致不合格数据未检查出，或明知有人数据未及时录入而故意不上报，则数据检查人员罚款50元。每月最高不超过200元。

第四条 数据检查人员每周一对检查要点中的内容进行检查，对于上周的数据中违反检查要点第一、二、三条规定者，首先判定责任人，对每张异常的单据(产品入库单，生产领料单，生产任务单)罚款5元，每月最高不超过200元。

第五条 对于数据录入人员(仅限于检查要点中提到的三类单据录入人员)连续一个月内的数据记录均检查合格者，每人奖励100元。

备注：数据检查人员目前定为各公司的成本会计。

正文结束

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第三篇：ERP系统运用管理制度

ERP系统运用管理制度

1、目的: 为了加强公司ERP系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促进公司ERP系统工作持续健康的发展，满足领导决策信息披露的需要，根据公司相关管理制度，结合ERP管理系统工作的特点，特制定本管理制度。

2、适用范围：

本制度适用于公司所有使用ERP的部门。

3、机构组成：

3.1、公司ERP系统运行机构分为二个小组：ERP运行运维组和ERP业务使用组。3.2、公司ERP系统运行机构，是支持公司ERP系统日常运行和进一步拓展ERP功能的常设机构，设ERP专员，其ERP系统日常运行管理由ERP运维组负责，责任部门是行政部。3.3、公司ERP系统业务使用机构，所有人员都为兼职工作人员。

3.4、业务部的ERP关键用户和骨干用户是ERP系统支持的重要组成部分。

4、名词定义：

4.1、ERP:即公司资源计划系统(Enterprise Resource Planning),是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为公司决策层及部门提供决策运行手段的管理平台。

ERP 不仅仅是一个软件,更重要的是一个管理思想,它实现了公司内部资源和公司相关的外部资源的整合。通过软件把公司的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来,实现资源优化和共享。

4.2、BOM:即物料清单(Bill of Material)，描述产品零件、半成品和成品之间的关系。

5、各组职责权限划分：

5.1、ERP业务使用组：包括业务部、计划部、采购部、仓库、生产部、财务部、品质部、喷印部、工模部、工程部。

5.1.1、负责部门分管模块的各类数据的录入、管理与使用。5.1.2、负责新增和变更业务需求的收集、分析和开发申请。5.1.3、负责权限的申请。

5.1.4、向公司ERP运行运维组定期汇报ERP系统的运行状况。5.1.5、ERP业务使用组日常工作由各部门使用责任人兼管。

5.2、ERP运行运维组：公司行政部，负责管理公司ERP系统全面工作。

5.3、运行运维组工作内容是：

5.3.1、ERP专员日常业务信息的监督与考核。

5.3.2、审核原始凭证的合理、合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；

5.3.3、发现不合法的原始凭证及手工记帐凭证填写有误时，退回业务使用人员协调处理；并记录在案，按照规定考核其绩效。

5.4、行政部工作内容是：

5.4.1、研究制定公司ERP管理系统发展规划，并组织实施；

5.4.2、根据公司新的需求，组织相关部门、人员对公司ERP管理系统进行改进和完善； 5.4.3、制定公司ERP管理系统的管理办法和规章制度；

5.4.4、组织制定公司ERP管理系统行业标准、规范，并组织实施；新增和变更业务需求的分析和解决；报表、工作表单和接口的维护和开发。

5.4.5、负责系统运行过程中出现的各种问题解决和现场业务支持，包括系统的日常操作错误纠正、功能解释和最终用户正确使用指导，确保ERP系统的正常运行。

5.4.6、应急方案的实施指导，联系ERP软件售后部门，进行相关沟通，权限管理与维护。5.4.7、主机系统的运行和安全管理，包括数据的备份，软件本身的补丁、修改的传送等。网络系统的运行和安全管理。

54.8、组织和管理公司ERP管理有关人员的培训工作，向公司领导定期汇报ERP系统的运行状况。5.4.9、总结、交流推广管理信息系统的经验，指导各部门开展管理信息系统工作；

5.4.10、建立公司ERP “技术支持”和“项目管理网络系统”，负责协调各种公司ERP系统相关技术服务和相关技术问题的解答。

6、ERP各岗位及岗位责任：

6.1、ERP系统维护管理员岗位：

为更好地发挥公司ERP系统为管理服务的原则，在公司运行ERP督促组的领导下，根据的生产管理特点和生产管理岗位设置的要求，以实现信息系统替代手工管理的顺利过渡。6.1.1、岗位要求：

维护管理员是系统的维护和管理人员，是一个技术性较强的岗位，经过培训，此岗需求具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的经验，此岗位由网管兼任。6.1.2、岗位职责：

a）负责公司系统应用软件、硬件的日常维护工作，例如软件补丁更新、网络环境配置等，并登记相应的维护记录；

b）参加相关的系统业务使用操作员培训，解决软件操作过程中出现的技术问题，并在必要时向相关部门或软件公司反映；

c）按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作，根据实际工作需要，行政主管批准后，合理分配系统操作员的使用权限；

d）负责系统数据库的备份，系统及系统数据、档案安全保密工作；

e）负责公司下发的数据采集系统的维护、使用，并按照公司的要求，按时连通网络上报数据，如果遇到问题应及时与公司联系；

f）严格遵守公司其他关于安全性、保安性的规章制度，对于违反规章制度，进行泄密的行为，有举报的义务。6.1.3、岗位权限：

a）负责整个系统的用户、数据信息的安全，根据公司的有关制度，保证数据的准确； b）有对整个系统软件进行系统升级的权限，负责系统环境的搭建问题； c）有对各部门系统数据管理员进行督促的权利，并指导他们完成本职工作； d）遵循其它关于公司ERP系统管理的规章、制度。6.2、ERP专员岗位（由专职人员完成）

6.2.1、参与ERP项目工作，完成ERP项目各阶段文档编写、收集、整理工作，根据公司需求，设计ERP单据流程。

6.2.2、维护ERP系统正常运行，解决各部门在使用时出现的问题。6.2.3、负责培训各部门系统操作人员ERP使用。

6.2.4、负责监督审查系统运行中各部门录入数据的准确性。6.2.5、及时解决各部门使用中反馈的系统运行问题。

6.2.6、负责依据物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；负责根据编码方案，在相关部门提出编码申请后，在1个小时内发放编码。

6.2.7、负责依据系统管理员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间的换算系数；

6.2.8、保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门；对BOM表录入负审核责任。

6.2.9、当收到采购部、生产部、仓储部的物料数据错误，置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；

6.3、物料数据和工艺设计管理岗位

业务部是ERP系统中物料数据（商品信息、BOM）的更新、维护管理部门，此岗位由项目工程师兼任。

6.3.1、项目工程师职责及权限： a）对将进入系统的产品，必须严格按照软件要求，拟订成BOM草表，即物料主文件，进行核实后，再核对好物料主文件的基本信息、物料属性、生产属性后，提交部门主管复审，检查审核无误后，交数据录入管理员，数据录入管理员及时录入系统；

b）负责提供客户产品：基本数据、产品的注塑材料（含特殊材料提前订购）、产品单重、损耗、规格型号、颜色、工艺、品质标准（工装夹具、装配件）、五金配件、包装形式等信息，提供给数据录入管理员。

c）负责对数据录入管理员提出的系统必须数据的提供，不清楚的和客户沟通。6.4、系统数据录入管理员岗位要求：

数据录入管理员是系统中基础数据的主要操作人员，主要负责部门物料主文件BOM表的编制并负责导入系统，往来单位，人员，仓库，物料与采购员的关系等数据的维护；负责本部门系统操作及业务联系，经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟练使用offlce办公软件，该岗位由业务部文员兼任。6.4.1、岗位职责：

a）对将进入系统的项目工程师提供的产品BOM草表，即物料主文件，必须严格按照软件要求，进行核实，在核对好物料主文件的基本信息、物流属性、生产属性后向ERP文员申请编码，根据ERP文员发放的编码及时录入系统；

b）核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并及时录入系统，保证系统的正常动作；

c）对保密性和安全性要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数据按照规定格式进行录入、维护；

d）数据录入管理员必须对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修改自己负责维护的基础数据，对维护的数据做好方案记录；

e）遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度； f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度；

g）协助系统业务主管部门，负责落实工作安排，发放相关文件、会议通知、资料等，及时配合完成系统相关工作；

h）督促本部门操作人员，遵守操作规范和及时、准确地录入生产数据，及时向ERP业务使用组提供单位业务流程、人员、数据等信息变更资料；

j）加强行业队伍建设，做好本部门操作人员的培训工作； k）协助运行ERP运维组开展业务调研。6.4.2、岗位权限：

a）数据录入管理员，拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统中相关维护数据的模块和功能，数据录入管理员必须对自己账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）数据录入管理员，在系统只能看到本人负责的相关模块，相关数据维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；

c）数据录入管理员，在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限，并对所维护的数据进行查询和修改；

d）数据录入管理员，在系统中所维护的数据可以在系统中打印，也可以导出为电子格式，但需要填写操作记录；

e）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度；

f）负责系统环境的搭建，有对本部门系统软件进行系统升级的权限；

g）有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行为，进行监督的权利；

h）遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。6.5、业务跟单员在ERP中岗位职责：

a）按照客户订单核实产品编码、名称、数量、交期等信息，进入系统，下达《客户订单》CO； b）将客户基础信息及时录入系统，保证客户订单及时下达；

c）对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修改自己负责维护的基础数据，对维护的数据做好方案记录； d）遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度； e）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度； f）熟悉和掌握本单位使用系统的基本情况；

g）及时向系统的维护部门反映系统使用中出现的各类问题； 6.5.1、岗位权限：

a）业务跟单员，拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统中相关维护数据的模块和功能，业务跟单员必须对自己账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）业务跟单员，在系统只能看到本人负责的相关模块，相关数据维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；

c）业务跟单员，在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限，并对所维护的数据进行查询和修改；在订单评审的过程中，业务通知财务参加订单评审，财务人员给出建议。

d）业务跟单员，在系统中所维护的数据可以在系统中打印，也可以导出为电子格式，但需要填写操作记录；

e）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度；

f）有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行为，进行监督的权利；

g）遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。6.6、物料系统岗位职责： 6.6.1、计划员岗位： 6.6.1.1、岗位要求：

计划员是系统中生产计划管理模块的主要操作人员，主要负责制定生产计划模型及收集各生产工作站的生产预测、生产订单及零星需求并进行汇总后及时进行录入，录入时必须做到数据准确、及时，经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统生产计划的业务流程，熟练掌握系统的操作方法，由PMC兼任。6.6.1.2、岗位职责： a）负责制作生产计划；

b）及时办理物料的生产订单业务，及时形成生产指令单； c）调整产品的生产价格。6.6.1.3、岗位权限：

a）计划员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的生产计录管理模块及库存管理模块；计划员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）计划员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；

c）计划员在系统有制作生产计划、生产订单、内部零星需求及对应的单据审批权限，及相应单据的查询权限；

d）计划员在系统库存管理模块中具有查询所负责的产品的库存查询权限；

e）计划员在系统中制作的单据和，可以在系统中进行打印，也可以导出为电子文档； f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。6.6.2、仓库管理员岗位： 6.6.2.1、岗位要求：

仓库管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料收发业务，仓库管理在公司实际管理中业务复杂，因此系统中仓库管理人员需要了解公司实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。通过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统库存管理的业务流程，熟练掌握系统的操作方法，由主管兼任。6.6.2.2、岗位职责：

a）及时办理物料的入库业务，仓库管理员在收到物料时，必须及时审查，及时在系统中办理物料的入库业务，为了保证系统的稳定运行，各仓库管理员需了解不同的入库业务在系统中的操作方法，制作单据。不允许随意更改单据类型和制作单据，发现制作单据错误，需及时更改； b）仓库管理人员针对自己负责的仓库，需要对办理物料入库单进行系统库管理模块的入库单记账功能，原则为每天的单据在下班前必须记账；

c）及时办理物料的出库业务，仓库管理员在进行发料业务后，在系统中办理物料的出库业务。为了保证系统的稳定运行，各仓库管理员需了解不同的出库业务在系统中的操作方法，制作单据类型，业务类别，不允许随意更改单据类型和制作单据，发现制作单据错误，需及时更改； d）仓库管理人员针对自己负责的仓库，需要对办理物料出库单进行系统库存管理模块的出库单记账功能，原则为每天的单据在下班前必须记账；

e）针对料废，工废处理，严格按照操作岗位手册办理料废，工废的系统业务录入，并及时进行系统登账业务；

f）仓库管理人员需对系统中自己制作的单据进行检查，发现错误后，按照流程进行修改； g）仓库管理人员按照系统提供的查询账表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；

h）遵循公司其它针对系统管理的制度。6.6.2.3、岗位权限：

a）仓库管理员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的库存管理和采购管理2个模块；仓库管理人员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）仓库管理人员在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只会看到心怀鬼胎有损俄模块和功能；

c）仓库管理员在系统拥有制作入库单的权限，具体包括采购入库单，生产入库单，其他入库单，调拨移库单，盘赢出库单；

d）仓库管理员在系统拥有制作出库单在权限，具体包括销售出库单，生产领料单、其他出库单，调拨移库单，盘亏出库单；

e）仓库管理员在系统拥有制作出库单的权限，具体包括库存余额的月报、日报、出入库单单据的查询、批准管理的查询及收发存江总表查询等；

f）仓库管理员在系统巾制作的单据和账表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；

g）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。6.7、采购系统在ERP岗位职责： 6.7.1、采购计划岗位要求：

采购计划员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料采购计划业务，采购计划业务在公司实际管理中极其重要，因此系统中采购计划员，需要了解公司实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。及时培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统采购模块的业务流程，熟练掌握系统的操作方法，暂由采购组长兼任。6.7.1.1、岗位职责：

a）及时处理各部门的采购请购需求并在系统中制作采购计划；

b）采购计划员需跟踪系统中采购计划的执行情况，如采购计划的状态变更，执行，终止，变更等，并根据实际情况在系统中进行体现；

c）对于系统中没有的资料，需要及时按操作规范录入到系统中；

d）采购计划员需跟踪采购计划在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；

e）采购计划员按照系统提供的查询账表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；

f）遵循公司其它针对系统管理的制度。6.7.1.2、岗位权限：

针对采购部供应体系和配套体系的保密性，系统对采购计划员的权限设置，具体内容有： a）采购计划员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的采购管理和库存管理；采购员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）采购计划员在系统只能看到自己负责采购计划，只能看到自己拥有操作的模块和功能，只能看到自己负责的物料、仓库等信息； c）采购计划员在系统拥有制作采购采购计划和修改采购采购计划的权限，在库存管理中具有录入物料目录，录入货位物料分布的权限； d）采购计划员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中账表和单据的权限，具体包括采购计划，采购订单，采购入库单等；

e）采购计划员在系统中制作的单据和账表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；

r）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。6.7.2、采购员岗位： 6.7.2.1、岗位要求：

采购员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料采购业务，采购业务在公司实际管理中极其重要，因此系统中采购员需要了解公司实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性，经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统存货核算和相应收付款业务流程，熟练掌握系统的操作方法。

6.7.2.2、岗位职责：

a)及时处理采购计划员在系统中制作的采购计划，并把采购计划按照企业实际情况转化为采购订单，满足企业生产需要；

b）采购员需及时把系统中的采购订单反馈到供应商那里，并跟踪采购情况，如发生订单变更时要及时更改订单；

c）采购员需跟踪采购订单在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；

d）采购员按照系统提供的查询和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；

e）遵循公司其它针对系统管理制度。6.7.2.3、岗位权限：

针对采购部门，供应体系和配套体系的保密性，系统对采购员的权限设置，具体内容有： a)采购员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的采购管理和库存管理2个模块；采购员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）采购员在系统只能看到自己负责采购计划（订单）和采购入库单，只能看到自己拥有操作的模块和功能；

c）采购员在系统拥有制作采购订单和修改采购订单的权限；

d）采购员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中和单据的权限，具体包括采购计划，采购订单，采购入库单，采购发票，采购付款单等；

e）采购员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档； f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。6.8、财务部会计在ERP岗位： 6.8.1、岗位要求：

财务成本会计是系统中存货核算模块的主要操作人员和负责人员，是销售管理及采购管理中发票与付款单、回款单的主要操作人员，主要从资金管理的角度出发，加强对物料的管理，指在降低存货的资金占用，完成物料收发存的成本核算，能够正确及时的核算出材料成本，进行材料的结算业务。此岗位要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统存货核算的相应收付款业务流程，熟练掌握系统的操作方法。6.8.2、岗位职责： a）负责企业结算业务和暂估业务；在系统发票和入库单的核销，制作销售发票与销售回款单等； b）在系统中利用库存管理和存货核算从实物和价值两个角度分别对仓库物料的收发存进行管理；在订单评审的过程中，业务通知财务参加订单评审，财务人员给出建议。

c）财务成本会计针对在实际业务成系统发现的仓库管理人员成采购员的数据或信息情况，有职责进行监督，并要求其进行及时的更改；

d）财务成本会计在物料计划价格价格变更的时候，必须在系统进行及时调整，对于新物料，必须在及时新物料的计划价格进行调整； e）财务成本会计按照系统提供的查询账表和单据的功能，为领导提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报。在订单结束时，根据出货单核算该张订单的盈亏情况并形成档案，在盈利的状况下，通知相关部门（在超出预计盈利而产生盈利的部门）保持；在亏损的情况下，通知相关部门（亏损产生原因的部门）改善。f）遵循公司其它针对系统管理的制度。6.8.3、岗位权限：

系统对财务成本会计的权限设置，具体内容有：

a）财务成本会计拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的存货管理、采购管理和销售管理3个模块；财务成本会计必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）财务成本会计在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只能看到自己拥有操作的模块和功能；

c）财务成本会计对采购入库单进行暂估业务和冲销业务，具有制作销售发票，销售回款单并进行核销的权限；

d）财务成本会计在系统中拥有查询采购发票和付款单、销售发票与回款单的权限； e）财务成本会计在系统中具有调整计划价格的权限；

f）财务成本会计在系统中拥有查询存货核算中账表和权限，具体包括库存存货余额的月报、日报；出入库单据的查询，批次管理的查询，收发存汇总表查询等；

g）财务成本会计在系统中制作中查询的单据和账表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；

h）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。

7、系统运行管理： 7.1、日常管理内容 7.1.1、BOM数据提供：

业务部各项目工程师负责完善和创建BOM草表、工艺路线数据；创建、审核新产品BOM单、工艺路线、材料定额完成；各工序中物料分配，物料替换和废除。7.1.2、BOM草表的数据：

由业务部各客户相关项目工程师负责，按照BOM草表的标准格式提供，必须在试模前8小时内制作完成纸质BOM草表，业务主管当天初审，转交业务部经理复审签名同意后，并送交数据录入管理员录入系统。当工艺发生更改时，项目工程师发出内部联络单及时通知相关部门，由数据录入管理员负责4小时内在系统中做工程更改及工艺路线变更，保证生产系统的正常运行。

7.1.3、BOM表录入：

数据录入管理员在收到项目工程师提供的BOM草表（纸质）后，8小时内申请编制编码，并在ERP中录入BOM表后，向ERP专员提供BOM纸质草表，通知ERP专员审核；ERP专员4小时内在ERP系统中审核。ERP专员接到各部门所提物料编码申请表后，无其他原因4个小时内完成编码发放。

7.1.4、PO单的下达：业务跟单员负责客户的订单转换为我司的CO单，业务部经理审核。7.1.5、MO单的下达：计划部PMC根据CO单制作生产指令单、请购单,计划部主管审核后下发。7.1.6、生产部各文员按照ERP运行和生产需要制作、打印领料单、退料单、补料单，入库单；此单据必须经过相关部门（各单据上的部门）的签字方才有效 7.1.7、采购部按照请购单制作采购单副总审核后下达供应商

7.1.8、仓库根据采购单收货并报送品质部检查，品质合格入库，打印入库单，计划部主管审核，不合格退货

7.1.9、仓库根据入库单和出库单、送货单收货和备货送货

7.1.10、此管理程序生效起，ERP各使用部门不得再使用手工单，各下游部门可拒收手工单据。7.2、检查

7.2.1数据检查

ERP系统运行检查采用日常检查与月度考评相结合的方式。日常检查采用网上检查和现场数据检查相结合的方式。7.2.2 系统运行检查

系统维护员每日对ERP用户进行当日系统运行检查；依据检查结果进行相应处理。7.2.3 检查整改

运行运维组对于当日检查存在问题及时邮件整改通知，并将电子邮件下发到各部门主管，次日对整改的问题进行复查。每周对各单位实际发生业务情况与进入系统业务的差异等进行小结。

7.2.4总结

运行运维组每月30日组织召开ERP系统各部门运行检查月度总结会，对各部门日常检查情况进行汇总，对一些常见问题进行分析，并提出解决方案，以保障系统正常运行。7.3、问题处理 7.3.1、分类

ERP系统问题分为：用户操作问题，系统功能问题，权限问题、系统主数据问题、终端设备问题，网络故障问题，主机系统问题、需求修改和新增问题及其他问题。

所有问题由ERP运行运维组解决，所有问题必须是各业务部门ERP关键用户递交的、并经本部门审批者批准的纸面文件和电子邮件。电话、口头形式的申请均不受理。7.3.2、解决

接到用户请求后，应在1小时内给用户回应，一般问题在两小时内解决，除重大问题外，当天的问题应当天解决。凡是当天解决不了的问题，必须向ERP运行运维组报告。7.3.3确认

问题解决后，应及时通知相关用户，并督促用户测试申请的问题，直至问题的解决得到用户确认。

7.4、考核办法：

7.4.1、ERP系统管理员在系统日常维护工作中因疏忽或怠慢工作进度，造成ERP系统故障无法及时解决、系统瘫痪等不正常现象，考核责任人扣绩效10分/次；因日常检查、维护工作不到位，而影响系统出现重大问题，考核责任人扣绩效10分/次。

7.4.2、未及时对物料编码进行维护而影响后续流程的，考核责任人扣绩效5分/次；未及时维护BOM单、工艺路线、材料定额、工序中物料分配而影响后续流程无法进行的，考核责任人扣绩效5分/次；工艺发生变更时，未及时在系统中更改而影响生产流程的，考核责任人扣绩效5分/次。

7.4.3、未按订单进行收发货及出入库确认，考核该责任人扣绩效5分/次；未实时对外协库进行管理，造成库存信息不准，考核责任人扣绩效5分/次。

7.4.4、未及时录入发票或录入信息错误影响财务正常核算，考核责任人扣绩效3分/次。7.4.5、未按生产订单对应做入库的考核责任人扣绩效3分/次，因入库不及时，导致系统库存信息失真或影响财务正常核算的考核扣绩效3分/次。

7.4.6、各业务使用单位流转的纸制单据中凡涉及单据号信息的要由系统打印出来，若发现有手工填写的情况，考核责任人扣绩效3分/次。

7.4.7、要求整改的问题没有及时处理的一次扣责任部门主管绩效3分/次、扣罚系统相关操作人员绩效5份/次；

7.4.8 凡出现以上情况，情节严重的要加倍考核。

第四篇：ERP系统岗位责任管理制度

ERP系统运行管理制度

第一章 总 则

第一条 为规范公司企业资源规划（以下简称ERP）系统的管理，特制定本制度。第二条 各部门的职责管理除公司规定外，与ERP系统相关的职责皆按本制度执行。

第三条 公司ERP系统分为财务会计(总账模块、应收账款、应付账款、固定资产、账表管理、出纳管理)、管理会计（成本管理）、供应链（合同管理、销售管理、采购管理、库存管理、存货核算）、三大类一十二个模块。根据系统职能的设置，各部门严格按照本部门ERP工作职责进行业务处理及ERP系统相关数据的提供。

第四条 ERP项目管理小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统管理员及公司领导层组成，对整个ERP项目的管理负总责。其中项目领导小组由总经理任组长，各部门经理、主管组成项目领导小组，对项目的实施管理负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统顺利运行提供保障。ERP系统管理员负责系统日常运行的管理、监督、检查工作，协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障。

第五条 各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统管理员解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。

第六条 各部门主管必须结合本部门情况组织制定出部门内ERP业务操作文档，以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。

第七条 操作员在操作过程中如遇到问题应联系部门主管和系统管理员解决。第八条 ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操

作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正。

第九条 ERP系统各岗位人员必须按照ERP系统的流程和要求及时、准确、全面地完成本部门ERP业务工作，提供相关部门ERP系统相关数据和报表

第十条 ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当，由系统管理员处罚。

第十一条 ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

第二章 部门岗位职责

第十二条 ERP系统管理员

主要职责：

1、解决各部门在ERP业务操作当中遇到的问题，协调各部门保证ERP系统的正常运行，跟踪和监督各部门ERP操作是否按照ERP业务规则执行。

2、参与规划各部门ERP操作人员的权限设置并负责增加、修改、删除ERP操作人员的权限。

3、编写各部门业务及审批流程，制作流程图领导同意后并发放到部门各岗位执行。

4、负责新模块上线的全程实施跟踪，提出并解决新模块的上线后的遇到的问题。

5、新模块上线后负责培训相关部门ERP的操作流程。

6、定期向领导汇报ERP系统的使用情况。第十三条 采购部（合同管理模块和采购管理模块）

主要职责：

1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。

2、负责维护ERP采购合同编号和供应商档案。

3、负责录入及审核ERP外购合同、外协合同、委外合同的全部内容，保证与已签订纸质合同评审、价格评审、合同内容一致。

4、假如与供应商签订的是代管合同必须保证已生效的纸质预库存协议和与ERP一致，无预库存协议的相关责任由其本部门来承担。

5、负责录入及审核ERP采购订单，保证下发给供应商的采购订单与ERP一致。

6、负责录入ERP到货单和审核ERP的退货单，确保实际到货或退货数量、金额与ERP一致，如有差异及时沟通供应商协商解决并通知其相关部门。

7、录入代管馆长负责录入ERP采购发票，确保供应商所提供的发票内容和ERP一致。

8、负责录入付款申请单并且严格执行ERP付款申请单审批流。否则不予其付款。

9、按照ERP安全库存预警缺件明细及时补货。

10、每月末录入和审核ERP代管挂账确认单并负责与供应商进行预库存对账，定期上报领导ERP合同、订单、到货单、付款的截止执行情况，统计需关闭的合同、订单、到货单经领导同意后关闭。

11、负责培训本部门内系统操作员的采购业务流程及系统操作，并进行监督管理。

第十五条 销售部（合同管理模块、销售管理模块和CRM）

主要职责：

1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。

2、负责维护ERP销售合同编码、客户档案。

3、负责录入及审核ERP销售合同、销售订单的全部内容，保证与已签订纸质销售合同内容一致。

4、负责录入和审核ERP发货单，确保实际发货与ERP一致。

5、负责录入ERP销售发票，确保本公司所开发票信息与ERP一致。

6、销售合同条款约定的期限内没有开票，ERP发出商品明细必须与客户签订代储协议保证已生效的纸质协议和与ERP一致，无代储协议责任由其本部门来承担。

7、根据ERP销售分析报表情况，督促业务员催收货款。

8、销售人员录入CRM工作日志、销售阶段、总结报告，部门领导监督核实CRM录入的工作进展是否与实际一致。

9、根据CRM汇总信息、部门领导提取有关决策信息并下达销售人员执行。第十六条 库存管理（物流部）

主要职责：

1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。

2、负责ERP到货单、产成品入库单、调拨单的审核。

3、负责录入和审核采购入库单、材料出库单、形态转换单、其他入库单、其他出库单、销售出库单等相关单据。

4、负责录入并确保相关出入库单据和特殊单据的收发类别正确，如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正。

5、严格禁止手工录入相关出入库单据，手工录入需在备注栏说明原因经领导签字同意后方可处理。

6、定期负责从ERP盘点业务输出库存账面数明细然后进行实物盘点。

7、如发现ERP有一物多码或一码多物的存货时以及其他异常情况，要及时将信息反馈给ERP系统管理员。第十七条 财务管理模块（财务部）

（一）总账管理员

主要职责：

1、负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；

2、检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；

3、结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；

4、指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和IT相关人员解决问题；

5、提出财务管理报表规划；

6、针对实施过程中出现的问题，结合的特点，提出合适的财务解决方案，并能促进该方案的顺利执行；

7、就生产、采购、销售过程中的问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到解决问题的目的；

（三）成本管理员

主要职责：

1、制定公司成本核算管理制度；

2、维护成本核算要素，如系统价格，生产成本，费用归集方案；

3、及时过帐生产事务处理并检查集成结果；

4、及时就生产结果中出现的异常情况提出意见并跟进解决过程；

5、指导公司报废物料过程及在系统中的数据归集。

（四）应付账款管理员

主要职责：

1、负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价；

2、及时跟进采购员和仓储部处理已收货的记录；

3、月结时跟进采购员和仓储部出具已处理的入库单、未处理但已收货的收货单报告；

4、及时检查收货记录处理后数据集成的正确性，及时录入已处理的收货记录对应的进项税暂估；

5、检查对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来。

（五）应收账款管理员

主要职责：

1、负责审核结算单的单价、扣点、金额等，发现错误及时通知销售发票处理员，并指导纠正；

2、及时打印销售发票，间隔期不超过1天；

3、过账集成销售数据至财务子系统；

4、及时处理应收账款：根据客户汇款，输入客户回款，并及时分配回款至各销售发票；发票管理，销售更正处理，保证客户余额的准确性；

5、每日对帐并存档，发现问题及时解决、纠正；

6、如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知财务数据管理员。

（六）固定资产管理员

主要职责：

1、做好固定资产的帐目、调用、检查、核对、督促维修等工作；

2、严格按照固定资产管理程序执行，必须做好固定资产数量和质量的验收，并对固定资产入库前编号，建立固定资产管理卡片，定期与资产的帐目核对，做到帐、卡、物相符，保证帐帐相符、帐物相符(时间、名称、单价、数量、金额、保管人等)。

3、做好固定资产调动和部门保管员移交手续，人员调动时，应办理移交手续，并列出资产移交清册，交接双方和监交人签字，固定资产落实专人负责，定人定位保管。

4、认真协助各部门或个人建立固定资产保管分帐，并经常督促检查帐目情

况，发现问题及时协同解决。

5、做好每年的固定资产增、减和固定资产结存表。本单位增、减变动时，必须按照一定的程序进行，手续不全的不得随意增、减变动部门资产。

6、凡报废、报损的财产，一律按规定程序办理有关手续，任何部门不得擅自处理。

7、固定资产检查中法相的问题及时解决，保证固定资产损坏能及时维修，让其充分发挥使用效益；

8、完成固定资产布置的其他工作（含突发性、监时性工作）。第十八条 系统管理（ERP管理员）

主要职责：

1、负责系统权限分配；

2、负责系统日常管理、维护和备份；

3、负责解答其它用户按程序提交的技术性问题

4、协助其它部门主管制定各种方案、制度；

5、负责协调公司内部资源，配合各部门主管推进系统实施；

第三章 操作管理制度

第十九条 严格执行ERP系统管理员设置权限，所有操作员的操作权限必须经由主管领导和副总会计师特批后授予权限；

第二十条 所有部门必须严格遵守公司编码规则制度，严禁私自创建、改变编码； 第二十一条 除软件供应商实施人员外其他操作人员一律不允许不准修改数据库结构或登录数据库操作；

第二十二条只有ERP操作人员才能上机使用，其他人员一律不能上机。上机人员必须经过业务培训合格后方可上机。

第四章 系统维护制度

第二十三条 系统管理员负责系统的管理维护。

第二十四条 建立维护监督机制，系统维护工作严禁单人操作。在确定系统管理员的同时，必须制定维护监督人，以保证系统安全。

第二十五条 实行维护记录制度。为积累经验和明确责任，维护人员应对每次维护内容进行详细记录。内容包括：维护目的、措施、时间维护人和监督人签字。

第二十六条 重大项目的维护（如：设备更新、扩充及系统升级）由系统管理员提出书面报告和实施方案，主管领导批准后实施。实施前需做好系统数据的备份。

第二十七条 实行联网的部门要采购各种措施保障上网数据的安全性。严密控制好数据库及服务器的口令。

第二十八条 具有版权的信息系统的源程序及设计文档有系统管理员保管。第二十九条 操作人员应每天保持设备及环境的清洁整齐，每周对设备进行保养；

第三十条 任何人员不得擅自对系统文件进行删除或修改，定期对系统进行病毒检查；

第三十一条 ERP系统所涉及到的相关部门对于业务流程中的不知道如何处理的突发事件，与其他部门业务衔接、沟通问题时，应及时反应给系统管理员；

第三十二条 系统管理员要经常到ERP系统的各个部门，检查系统运行情况以及出现的问题等；

第三十三条 建立故障报告制度，系统运行或软件操作中发生故障，如属简单故障由系统管理员现场解决，现场无法解决的，由系统管理员进行故障登记，联系软件供应商解决。

第五章 危机预防及应急处理办法

第三十四条 数据备份：IT主管必须定期进行相关数据备份，每天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；完全备份和归档备份资料必须和系统分开存放。

第三十五条 IT主管定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要及时处理；同时通过对关键部件采用冗余技术，保证系统稳定运行及数据安全；

第三十六条 在发生系统故障或突发事件发生时，ERP系统管理员必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；ERP系统管理员必须根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行。

第三十七条 各相关职能部门在收到ERP系统管理员故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关

单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；

第三十八条 涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,然后由系统管理员组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。

第六章 数据保密制度

由于ERP软件是一个集成的系统，各部门的数据是共享的，为了避免公司的内部信息遭到泄露或破坏，特制定此保密制度，各部门必须提高保密意识，严格执行。

第三十九条 对自己的ERP系统操作密码必须保密，不能向任何人透露，每个操作员都有一定的权限，如因密码泄露被他人盗用，造成的后果难以预料，而该责任由原密码持有者负责；

第四十条 每个操作员在使用完电脑、下班或暂时离开工作岗位时要习惯性的退出ERP系统，避免他人继续应用你的账号操作。否则所有因此造成的经济损失由该操作员承担；

第四十一条 各部门的电脑要绝对禁止外来人员或本部门的无关人员使用，否则由该计算机的使用人及本部门负责；

第四十二条 未经许可禁止将公司的数据拷贝出公司，若有蓄意删除、破坏公司数据者，一经发现，处以重罚。

第七章 附则 第四十三条 本制度由ERP管理小组负责解释。

第四十四条 本制度报公司批准之日起施行，修改时亦同。

第五篇：ERP系统业务操作流程

ERP系统业务操作流程

一、目的

通过ERP系统实施，规范日常业务操作流程，提升企业管理水平，保障ERP系统正常运行。

二、基础档案设置和录入

1、项目档案：《销售立项审批表》批准后，市场部在项目档案中添加“销售项目号”,计划部在确定生产令号后，修改项目号中的生产令号与实际的生产令号一致。

2、客户名称档案：销售合同成立，销售部按合同签订单位名称（合同章名称）在往来单位项下的客户档案下添加客户名称。

3、产成品编码：工艺技术在图纸定型后，录入产品结构前给产成品命名、并按《物料编码规则》在存货档案中加入产成品编码档案。

4、材料清单：工艺技术部在图纸定型后，下达《设计通知单》时，将《材料清单》录入产品结构

5、材料编码：增加新的原材料品种和规格时，采购部根据《物料编码规则》加入材料编码档案。

6、半成品编码：产品定型后，工艺技术部对主机产品通用部件命名、并按《物料编码规则》加入半成品编码档案。

7、供应商名称档案：增加新的供应商时，由采购部增加录入供应商档案。

三、采购业务系统操作流程

根据公司的经营生产模式，生产用与办公用物资（食堂生活物资除外）一律需先有计划、申请，经总经理或主管副总批准后方可采购。主要流程如下：

1、采购计划或申请：分工艺技术部主机材料清单、工程技术部发货清单与临时申请（请购单）两类。由需用部门根据采购要求提前书面提出计划或申请，批准后交采购部。

2、采购订单：采购部根据计划或申请寻找确定供应商，签订购货合同，录入“采购订单”，通知财务部审核，并及时将采购任务交给采购员采购。

3、到货：供应商必须提供两联送货单，到货后，仓库保管员验收数量和外观质量后根据“订单”生成“采购到货单”，并打印交质量部作为“物资检验单”（为保证工作的流畅性，当日的业务应当日完成，各仓管员在收货物时，请提醒供应商随货带来送货单，如只有一联的请复印，可给我们以后的工作带来方便）。

4、入库：保管员根据“送货单”和“物资检验单”修改“采购到货单”的实收数量，生成“采购入库单”。“采购入库单”一式二联（第一联入库联、第二联采购报帐联）。仓库将“采购入库单”、“送货单”、“检验单”对应在次日9：00前交财务部稽核。

5、稽核：财务部人员核对“采购入库单”、“送货单”、“检验单”的内容是否相符，项目是否齐全后在“采购入库单”上签字。第二联交采购部报帐，入库联和“送货单”、“检验单”对应由仓库装订。

6、来票：提供增值税专用发票；临时采购应当时取得发票，往来供应商必须及时开出发票，采购部业务员根据“采购入库单”拷贝生成发票或直接录入发票，并将采购入库单第二联与送货单、发票对应交财务部。财务部会计审核采购发票，根据发票情况作现付处理，并勾对采购入库单与发票结算处理。

7、付款：供应部提出付款申请，财务部会计根据到票及合同约定付款条件审核付款。

8、退货：已入库退货，录入红字“采购入库单”退货。

9、月结：财务部根据采购入库单及实际情况在存货核算管理中生成采购入库暂估入账，并进行月结。

四、库存业务系统操作流程

1、材料出库

——填单：由领料员填写一式三联的（必须注明生产令号）手工领料单（第一联存根联、第二联财务联、第三联仓库联），经部门经理审批后（生产领料由生产计划批准），交仓管员录入材料出库单据，作为领取材料的依据。

——出库：仓管员根据销售项目或部门的领料单进行数据录入，输入的内容为：收发类别、部门、仓库、存货编码、数量、生产令号（销售项目号）等项目，并打印一式四联(第一联存根联、第二联财务联、第三联仓库联、第四联领料联)的材料出库单。经领料人确认签字后，拿一式三联的材料出库单到仓管员处领料，仓管员核对后签字发料，并审核库存系统中的材料出库单。

——稽核和核对：材料出库单第一联存根与原始单据由仓管员装订保存，材料出库单第二联财务联与领料单第二联于次日9：00之前交与财务部，第三联仓库联仓管员进行实物核对，确认库系统中的数据并装订保存，第四联领料联留领料部门作领用材料依据。

2、产品入库业务：

产品主机完工，质量部贴好合格证，由生产部指定人员在当天办理入库，填写“产成品入库单”，仓管员根据到现场确认型号和清点数量无误后签字，录入“产品入库单”，输入内容为：收发类别、部门、生产批号、项目编号、存货编号、数量等。

五、销售业务系统操作流程

1、发货清单：由工程技术部在设计通知单出来即时编制“发货清单”录入“销售订单”。并通知生产部审核。

2、发货通知：计划部跟踪销售合同，财务部收到符合发货条件的货款时，以书面形式通知计划部，计划部根据“销售订单”生成销售发货单，与《货款回收担保书》一起到财务部盖放行章。

3、发货：仓库根据销售订单备货，填写实发数量，发货员认可签字后，票据员在系统中进行审核生成销售出库单。

4、补货：由计划部填写发货单到财务部盖放行证章，发货流程同上。

5、发票：财务根据金税软件开具的发票在用友系统中录入发票数据，发票类型与实际发票保持一致，录入的发票保存时注意仓库的正确性，录入的发票保存后进行复核。

6、会计处理：在应收系统中对发票审核，收款时发票与收款单据核销处理，同时在库存管理中对发票生成的销售出库单据审核，在存货核算中对销售出库单据记帐，生成销售成本结转凭证。

六、禁令

不许不按规定录入相应的档案资料和按时完成流程中规定的工作，因此而贻误工作，视情节给予记过、罚款、直至赔偿经济损失的处分。

七、其他

1、相关文件和表格

《计划管理规定》、《材料清单》、《发货清单》、《发货通知单》、《货款回收担保书》、《销售立项审批表》、《补发材料申请表》、《月采购计划》、《请购单》。