第二章 会议管理

第一篇：第二章 会议管理

第二章

会议管理

本章提示：本章主要阐明了三级秘书应掌握的会务管理技巧，诸如会前拟订会议筹备方案和应急方案，检查、审核会议状况并及时与领导沟通；会中对会议进展、经费使用的监督及对突发事件的处理；会后对会议的评估与总结等。第一节

会前筹备

学习目标：本节主要介绍会前筹备工作的主要环节：拟订各种会议筹备方案、检查会务筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟订会议应急方案。通过本章内容的学习，三级秘书需要了解各种会议筹备 方案和应急方案的内容、拟订要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。

一、会议筹备方案的拟订：

（一）理论知识：

1、会议筹备方案的内容：（1）确定会议的主题与议题：主题是指会议要研究的主要问题与要达到的目的。确定主题的要素有3点：一是有切实的依托；二是结合单位实际；三是有明确的目的。议题是对会议主题的细化。（2）确定会议名称：（3）确定会议议程：根据到会领导（4）的情况，确定会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；围绕会议主题，确定讨论题目、讨论方式；根据会议目的，安排主要领导做会议总结。确定会议的时间、地点：会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，会期长短要与会议内容紧密联系。会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中、环境合适、交通方便、会场附属设施齐全。

（5）确定会议所需设备和工具：要满足会议需要。

（6）确定会议文件的范围：做好文件的印制与复印工作。（7）确定会议与会代表的组成（8）确定会议经费预算（9）确定会议住宿和餐饮安排（10）确定会议的筹备机构：大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

2、会议筹备方案的作用：草拟出完善的会议筹备方案是会议工作的基础。会议筹备方案的拟订是秘书的重要工作内容之一，它的作用主要有：（1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位

（3）确保领导的意图得以贯彻执行

3、电话会议及视频会议的知识（1）电话会议----是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。任何电话用户申请并开通“会议电话”的服务功能就可随时召开电话会议。电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。① 电话会议交流信息的特点： Ⅰ、电话会议方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最 少的。

Ⅱ、电话会议的与会者不直接面晤，参加者很少会受到会议主席或其他参加者的直接影响，这样更有益于与会者激发创造性思维，也较容易修正自己的观点，对开展商务交易活动和协调问题极为有利。

Ⅲ、电话会议由于缺少直接接触，所以难以进行互动交流。而且由于缺少文本，难以传递大量细节信息。Ⅳ、为提高电话会议的效率，可以搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件），增进信息的传输与交流。若使用视频电话效果更佳。

Ⅴ、电话会议使用于分公司不远、规 模不大的企业。（此项不是其主要特点）

② 电话会议信息工作的要求： Ⅰ、准确发出开会信息。要特别说明是否需要设分会场。如要求一个单位的若干人员参加会议，就要设分会场，而且要明确分会场的召集人。要强调准时到会。电话会议是一种实时交谈的会议，任何一方都应当在同一时间参加会议，否则将影响信息的交流和获取。

Ⅱ、认真分发会议书面信息材料。电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法同步传输文字材料，因此要做好会议书面信息的分发工 作。对于要在电话会议中进行讨论的文件，应在文件上标明讨论的顺序编号和标题，事先传真给与会人员。Ⅲ、合理安排会场信息传输设备。电话会议分为主会场和分会场。召集方设主会场，其他参加的单位设分会场。各会场应装有扩音设备和话筒，并与话机连接好。人数较少的单位可直接使用带有免提扬声器的话机。会议设备应在会议开始前调试好。Ⅳ、按时接通电话。会议开始，由召集方以主叫方式接通与会各方。Ⅴ、互相通报出席情况。

Ⅵ、做好会议记录。可用电话录音系统记录会议信息，会后整理成书面记 录材料。（2）视频会议：

视频会议是利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急情况。① 视频会议的特点：属于同步会议，利用视频设备，通过微波线路或卫星线路，播送主会场和各个分会场的活动景象，与会人员在不同的地理位置上、在同一时间内参加会议。

Ⅰ、实现声音与图像的同时传送。Ⅱ、打破时空限制。Ⅲ、节省时间、费用。Ⅳ、交流效果较好。

Ⅴ、视频会议的局限。初始准备时间较长，成本投入高；没有面对面的互动效果，交流可能不够深入广泛。

② 视频会议信息的要求：

视频会议效率高，投入大，要求 必须高标准，严要求。Ⅰ、发出会议信息。及时向与会人员发出开会通知，告知有关注意事项。Ⅱ、分发文件信息资料。会议上要审议的文件和有关信息，会前应通过传真或电子邮件传给与会人员。Ⅲ、布置会场。Ⅳ、设置、检查会场信息传输设备。视频会议设备要求较高，主、分会场之间的声画要能及时传送。会场内要配备高速传真机，以便同时传送文件。

Ⅴ、做好会议信息准备。视频会议时间紧，能够发言的人数少，而发言时间又相对较长。为提高会议成效，对会上讨论的事项一定要在会前通过其他方式进行有效沟通，如电话、文件、小型会议等，成熟之后再在视频会议上通过。

Ⅵ、采用先集中后分散的形式。为减少通信线路开支或场地设备租用费，在会议议程安排上，可先集中开大 会，然后由分会场各自举行会议。Ⅶ、汇总情况信息。会后各分会场要将本会场情况整理成书面报告呈交主办单位备案。

4、远程会议筹备方案的特点：（1）具有节省时间、经费，交流直接、简短，可与电话服务机构商定使用录音带做永久记录等便利。

（2）应预先了解提供电信会议服务公司的相关服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确自己的要求，且需将下列内容告知电信服务公司：会议日期、起止时间、参加人 数、与会人员电话号码、主持人姓名等。

（3）有关会议程序、议程及其它材料须尽量提前寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论。

（4）安排专人负责检查远程会议设备，摆放、运转、操作等是否符合要求。

5、会务机构分工的要求：

所谓会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实，包括与会议有关的各项组织工作，每个环节都必须有专人负责；会议组织分工包括文件起草和准备、会务 组织、会场布置、会议接待、生活服务（含娱乐活动安排）、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。会务机构的各部门需明确各自的任务和要求。

（1）根据会议规模、类型的要求及会议层次高低和组织的严密程度来决定服务机构、服务人员的数量、素质要求。（2）会务机构要分工明确、责任到人。各小组应分工明确，专人领导，各司其职，服从会议领导小组统一指挥。（3）加强协调，定期沟通。

（二）、实际操作： 会议筹备方案的制定程序：组建会议筹备委员会→分成筹备小组→形成筹备方案→领导审核方案。（1）（2）（3）（4）组建会议筹备委员会。划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人。

与领导沟通，确定会议的主题、议题、名称、议程、时间、地点，所需工具、设备，文件范围、与会代表的组成、会议经费预算，以及住宿、餐饮安排等。

交上级审核，再行安排、部署。

（三）、注意事项：

1、电话会议语言使用的注意事项：会前做好讲话准备，要集中、准确地体现会议主题；最后进行讲话演练，估算好时间；讲话内容要简明易懂，尽量不使用方言和易产生歧义的字词语句。

2、安排座位的注意事项：（1）中、大型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示排、座位名签，使与会人员顺利入座。

（2）表彰会、总结会上，受表彰、奖励者应安排在前几排，并在座位上贴上名签。

（3）报告会、表彰会、联席会采取 报告人和主办单位负责人、联席各单位负责人相间的方法。（4）分清上下座。离入口远、主席座位近者为上座，反之为下。（5）中小型会议方案在经费、会场布置等方面大多从略、从简，但在实际工作中仍需注意，方案拟出后要交上司审核，再行部署。

3、会前准备工作的基本要求：

会前组织是商务会议组织程序的重点和基础，主要任务是为会议的成功举办创造一切必要条件和保障。其基本要求是充分、周密、安全。

（四）知识扩展：

1、会议筹备方案与会议策划方案的区别和联系：

会议策划方案----包括会议筹备方案和会议预算方案。所谓策划是对会议做整体的计划，涉及到参与举办会议的各个部门和各种关系，通过协调形成一套合理可行的方案和流程。所谓预算是对会议策划各环节和项目的经费数字化。策划与预算相辅相成，一一对应。

所谓筹备方案是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织和实施。主要是对会议时间、地点、议程和经费等方面内容的具体设计，一般不涉及会前宣传、营销等 方面的内容。一般而言，先进行会议策划和制定预算，再设计具体筹备方案。

2、会议座位安排的方法：

（1）大型会场的座次安排：在礼堂、会堂、体育场馆举行的会议，其形式基本固定；广场上或其他大型会议如纪念会、代表会等可采用大小方形和半圆形。

（2）中小型会议的座次安排：如办公会、专题会、研讨会等，在会议室、会客室等举行，可设置成方拱形、半月形、椭圆形、圆形、长方形和T字性等。

3、主席台座次的安排：（1）按职务高低和选举结果安排座次，职务高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序安排。

（2）主持人位置可按职务顺序就座，有时在前排边座就座。

（3）主席台座位的左侧放置姓名台签。

（五）示例：

可信公司技术训练专题研讨会预案

一、会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会，会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。

二、会议的时间、地点：

拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。

三、参加会议人员

公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人，总计50人。

四、会议议程

会议由主管副总经理主持。上午：（1）总经理做关于技术训 练问题的工作报告。（2）总监专题发言。（3）生产部总监专题发言。下午：（1）分组讨论。

（2）源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。（3）副总经理做总结报告。

五、会议议题

（1）技术训练与提高企业综合竞争力。

（2）技术训练与技术创新。（3）如何提高技术训练的质量。（4）技术训练方法的再讨论。

六、会场设备和用品的准备

准备会议所需的投影仪、白板和 音像设备，由公司前台秘书负责。

七、会议材料准备（1）总经理的工作报告。（2）培训部、生产部总监的专题发言稿。

（3）公司开展技术竞赛评比的计划（草案）。

（4）副总经理的总结报告。

由总经理办公室牵头准备。

八、会议服务工作

由行政部综合协调。附：（1）会议通知。（3）会议日程表。

二、检查会务的筹备情况

（一）理论知识

1、会务筹备情况检查的主要内容：（1）会议准备是否充分

除了三级秘书的筹备工作外，对四级秘书的会前筹备工作也应有所了解。四级秘书会前筹备包括：拟订会议议程、日程，提供会议地点的备选方案，布置会场和安排座次，发布会议信息，安排会议食宿，邀请会议嘉宾，准备会议资料、会议用品，安排会议礼仪服务、检查会议常用视听设备是否正常等。

（2）会议期间能否排除各种干扰

如此起彼伏的手机铃声、无关或 与会人员的随意走动等。（3）环境条件与用品准备

会议室大小、室内温度、湿度，光线好坏、空气流通情况、安静程度、家具是否舒适、会间休息、用具用品是否齐备等。

（4）文件材料的准备情况

会议文件的撰写一是由秘书部门直接拟制或秘书部门牵头组织有关部门或人员参与共同拟制；二是由有关部门准备文稿主管领导审核。（5）会场布置情况的检查

会场布置是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目，主席 台座次摆放与领导名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等装饰物放置、音响、照明、录音录像、通风、安全保卫等是否完善。大型会议还要检查进退场路线等。

（6）会议保卫工作的检查 ① 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠。② 确保会场内消防设施齐全有效。③ 确保会场防窃听装置灵敏高效。④ 确保会场防盗设施（监控器探头等）处于运行状态。

⑤ 检查进出会场人员身份，尽量不许无关人员出入。（7）其他检查项目

如一些特殊会议：颁奖大会的奖品和颁奖顺序；选举大会的票箱、计投票工作安排；会议集体摄影等。

2、会务筹备情况检查结果的形式：

会务筹备情况的检查结果可以通过3种形式向领导或会议筹备负责人员汇报⑴书面形式---正式方式⑵口头形式---双向讨论⑶协调会形式---沟通、通报。

3、会务筹备情况检查的方法： ⑴听取会议筹备人员的汇报：会议开始前人、财、物各方面都要准备好。主办方领导或筹备组的上级领导要 提前与会议筹备人员进行沟通，听取汇报，并及时给与指导。要求有：①听取汇报前应注意前期检查，发现问题，解决问题。②汇报人员应侧重困难和问题，注重实效。③汇报时间要正当其时。④汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节，以便及时调整和加强。

⑵会前现场检查：必不可少。注意：①确保所有事项都条理清晰。②注意环境，尤其是会场有无异味。有些人对香气、化学气味过敏等。③设立入场登记台，张贴会场平面设计图。④佩戴徽章、名牌（工作牌）。⑤准备接待休息室。⑥安排接待、服务人员。可事先组织培训。

（二）实际操作：

1、汇报检查的程序：注意针对汇报会。⑴会议筹备机构首先进行自检，并由各小组写出书面报告。⑵会议领导小组确定汇报会的时间、地点，发出协调会通知。⑶召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决需要协调的问题。⑷汇报会后，以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办、落实。

2、现场检查的程序：⑴制定现场检查的路线、确定现场检查的重点，通知有关筹备部门。⑵将现 场检查的项目制成检查单，以便记录、汇总。⑶按照既定线路、项目逐一现场检查、核对，对未达到要求的准备项目要做明确记录。⑷对未达标项目提出整改或修订意见，以电话、文件或会议等形式通知相关筹备部门予以纠正。

（三）注意事项：

1、会务筹备情况检查的汇报材料：（1）汇报材料要事先核实，根据会议筹备方案预先设计进行比较和检查。（2）汇报材料要突出问题，提出对策，注重实效。（3）汇报材料要有量化检查的 数据，不能太笼统，一般可做出检查图表和统计数字。

2、对检查所发现问题的纠正：（1）先对问题的性质、范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度。（2）找出问题产生的原因，寻找解决方法。（3）在人、财、物等方面为纠偏做好准备。（4）责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏结果进行通报。

（四）示例：

XX公司在X市会议中心举行新产品展销订货会，会前有关领导反复强调要加强会前检查，不要出现任何安全隐患，31 但会议筹备机构的有关人员未能引起足够的重视，他们只是听了会议筹备方和参展方的简单汇报，没有到现场进行必要的检查，结果被市消防局的有关部门责令停展，进行整顿，因而给企业带来了不必要的损失。

三、审核会议文件：

（一）理论知识：

1、会议文件的类型：

会议文件主要包括大会的主报告、大会发言单位的材料、会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目、32 分组讨论地点、作息时间表、会议参阅文件和相关材料。具体有：（1）有关会议立项方面的文件，如有关会议召开的请示、批复等。（2）有关会议筹备工作的文件，如会议预案、策划书、会议通知等。（3）有关会议内容的文件，如议程、讨论提纲、各种报告和发言材料、会议记录、议案、决定、决议。（4）有关会议宣传报道的文件，如会议宣传提纲、新闻发布会的介绍材料、新闻发布会稿件（报刊上发布的新闻稿）、会议简报等。（5）有关会议管理与服务方面的文件，如名单、票据、报告、薄册、会议总结等。（6）不同载体的信息材

料，如有关会议活动的照片、录音录像带、记载会议信息的计算机软盘、光盘等。（7）其他类型的会议材料，如会议有关的各种文稿的草稿、定稿、翻译稿，通过的正式文件及其附件，各种送审稿、草案、修正案等。

常见种类有：（1）会议的指导类文书，如上级会议文书、上级指示文书、本级会议因由文书等。（2）会议主题文书，如开幕词、主题报告、专题报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕词等。（3）会议程序文书，如议程文书、日程安排、程序讲话、选举或表决程序表等。（4）会议参考文书，如各部门

统计报表、财务报表等。（5）会议管理文书，如会议通知、议事规则、会议证件、作息时间、生活管理等。（6）会议成果文书，如选举结果记录、会议记录、会议纪要等。（7）会议宣传文书，如新闻稿、传达提纲、执行计划等。

2、会议文件审核的内容：（1）审核会议文件的准确性和完整性。注意核对时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人姓名等。（2）审核的具体内容包括：各种会议文件与会议主题的关系；会议文件与国家、组织的方针、政策、法规等

有无冲突内容；会议文件内容事先是否经过调查研究、是否与实际相符；会议讨论的文件内容涉及有关单位和部门的是否进行了会商、广泛征求了意见并达成一致；会议文件是否观点明确、中心突出、条理分明等。

3、会议文件审核的方法：（1）对校法---定稿与样稿逐字逐句核对。（2）拆校法---样稿改动不多，将样稿拆开，待校对文字置于页面第一行与定稿对应文字一一核对。（3）读校法---适用于内容浅显易懂，生僻字、专业术语少的文稿，一人读定稿，一人看校样。

（二）实际操作：

1、起草文件的秘书先进行自审，初步把关。

2、主管秘书对会议文件审核，尤其是涉及方针、政策与事实、数据等内容要认真审核。

3、会议涉及部门会审。

4、主管领导或主要领导终审。

四、与领导沟通会议的有关事宜：

（一）理论知识：

1、与领导沟通会议事宜的意义：（1）通过与领导工作联系与流程配合，可以使会议筹备工作提高效率。（2）及时与领导沟通，能从组织利益出发协调各方矛盾，保证会议准

时、顺利召开。

（3）保证领导的知情权，有利于会议目标的实现，提高会议效率。（4）筹备组成员能更好地了解自己工作的意义，发挥各自最大的作用。

2、与领导沟通会议事宜的原则：（1）时间性原则---会务部门与领导者在会议时间安排上要考虑会议准备工作时间是否充裕。

（2）及时性原则---会务人员发现问题及时汇报，领导要通盘考虑，把会议内容想全、想细、想具体，甚至突发事件也要想到应急预案。（3）全面性原则---领导与会务人员要注意与各专业方面的协调与配

合，比如与会外供电、供水等有关部门的外部协调，会务人员要把自己的工作目标与会议目标统一起来。

3、与领导沟通会议事宜的方法：

领导与会务筹备人员之间的沟通是双方的、相互的，通常采用以下方法：

（1）会务筹备人员定期向领导提交书面报告---是向领导报告的正式方式，是与领导必不可少的定期联系、沟通方式，如每天的会议进展报告。（2）会议筹备负责人定期向领导口头汇报会议情况---保持会

务组成员与领导的个人接触，有利于对工作进展情况和工作中的问题进行双向讨论。

（3）领导亲自参加有关会议---领导通过到会议筹备委员会察看工作获得第一手资料。如需要也可召开专门会议，请领导与会议成员共同讨论会议筹备或举行过程中存在的问题与难点。

（4）其他途径：如例行检查、小型展览等。

3、与领导沟通会议有关事宜的时机：（1）会议筹备阶段

40（2）会中阶段（3）会后阶段

（二）实际操作：

1、明确会议目标：（1）明确会议领导与各小组的任务。（2）明确会议所涉及的范围。（3）会议工作所要求的质量标准。（4）会议工作中所要达到的阶段性目标。（5）会议在制定目标时要注意留出处理意外情况和弥补欠缺的时间。

2、明确沟通会议有关事宜的方法或途径

3、确定沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员

4、检查沟通过程中所需要的各类文

件、音像等资料

5、向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。

6、听取领导指示或与领导进行双向讨论，完成会议记录。

7、整理记录并呈送领导。

（三）注意事项：

1、对领导指示和双方讨论结果要尽快部署和落实

2、坚持与会议主管领导保持定期沟通，落实情况及时向领导反馈

3、在会前、会中、会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点

（四）知识拓展：

1、分配会议组织与服务工作应考虑的因素：筹划确定会议工作所需的资源、重要阶段、计划时间表，成员的个人任务和责任。分配会议组织与服务工作应考虑的因素有：（1）成员工作经验的多少。（2）承担的工作总量。考虑承担的其他工作任务。（3）统筹分配任务。

（4）考虑会务人员的特长爱好，发挥其积极性。

（5）组织会议，讨论成员分工。（6）在实施执行中注意灵活性，及时适时调整，保证达到会议的预期目标。

2、会议协调：是指会议组织者受上级领导者的委托，通过各种方式、手段妥善地协调处理各种关系、矛盾和纠纷，保证会议顺利召开圆满举行的工作。是会议组织管理的重要手段。其实质是统一认识、调整关系、解决矛盾、协调行动。

（1）加强会议组织工作部门建设，提高会务工作人员素质和工作效率，树立良好形象，取得各方面信任。（2）注重调查研究，广泛收集各方面信息。

（3）争取领导理解、支持和信任。（4）充分发挥各相关工作部门的作用。

44（5）顾全大局，求同存异，协调一致。

（6）建立良好人际关系。（7）原则性与灵活性结合。（8）遇到问题耐心细致、稳重行事。（9）注意留有余地。

（10）协调之后注意及时抓落实。

五、拟订会议的应急方案

（一）理论知识

1、会议应急方案的内容：（1）会议中可能出现的问题： ①人员问题。会前常见的人员问题主要是演讲者、参加者、关键代表不能到会；登记参会的代表数量不足，影响会议规模、财务收支和公共关系等。

②场地问题。如重复预定房间造成的冲突，取暖或通风系统出现故障等。③ 设备问题。最常见的设备问题是缺少合适的设备或者是设备在使用过程中发生损坏等。

④ 资料问题。如宣传材料不足或短

缺，资料没有送达会议地点等。⑤ 健康与安全问题。会议中有时会出现意想不到的意外情况，如突发性火灾，某位代表患上严重或高度传染疾病，因某种原因导致与会人员出现食物中毒等。

⑥ 行为问题。会议中偶尔出现发言人行为不当或与会代表行为不当等。（2）应急人员安排

在会议筹备方案中应明确指出各小组的成员组成情况，注明各工作人员的职责。在会议应急方案中，也应明确在会议筹备和举行过程中出现各种紧急和意外情况时，负责解决问题的工作人员，在会前检查的协调

会议中也应落实到人。

2、会议应急方案的作用：（1）早做准备，未雨绸缪。（2）缓解危机，提高会议管理效率。（3）统一步调，留有回旋余地。

3、处理突发事件的方法：

（1）处理人员问题。根据不同的会议类型采取不同的备用人选。如果外部发言人缺席，可以安排由内部演讲者就相关主题演讲。

（2）处理场地问题。如果是内部会议地点因某种原因不能使用，可考虑其他房间代替。如果是外部会议地点临时改变则问题较为严重，特别是在很难通知参会人员的情况下。可以考

虑先和会场管理人员协商，由他们提供替换地点，不得不换的话，应从较宽范围的会议地点考虑，如附近的大学、休闲场所、剧院等都可能有适合的大厅、会场等。

（3）处理设备问题。如果是内部会议，秘书应该掌握企业内可用的音像设备的类型、存放地等清单。如果是外部会议，需要事先了解活动当地可以租用到设备的公司及文具、设备供应商名称、地址和电话号码，备有紧急维修工程师姓名、地址及电话号码的名单等。

（4）处理资料问题。永远带一份活动安排及活动中需要使用的文件原

稿，以便在开会地点可以重新复印。如果准备的材料没有及时送达会议地点，秘书应该向大家解释情况，并告知替代方案正在进行。

（5）处理健康与安全问题。可提醒负责会议筹备的相关领导或组织组成专门的安全小组负责相关事务。加强会前安全检查，必要时也可组织应对火灾等突发事件的演习，要派出专门人员把手安全通道，有条件的地方要充分利用会场所在地的摄像监控系统，随时掌握会场情况。大中型会议应事先安排好医护人员在会场应急，加强值班工作和应急车辆的安排。

第二篇：会议管理

会议管理制度

目的：为规范会议管理，提高会议效率，对会议管理进行规定。

一、会议召集人职责：

1、会议召集人要提前与能起会议决策性作用人员沟通，在会议决策人员没有会议冲突的情况下再申请发放会议通知，会议通知要求提前1天发放，当天发放的会议通知，会议召集人要电话或口头通知和提醒与会人员；

2、召集会议时，要区分参加人员和邀请人员；具体事务的直接负责人为必须参加人员，之外的为邀请人员，邀请人员可选择性参加；

3、会议开始后，会议召集人要说明会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,以免跑题；

4、会议过程中如果出现跑题的现象，会议召集人要及时控制、提醒会议剩余时间和中止与议题无关的发言，以确保回归议程；

5、属讨论、决策性议题的会议，召集人应引导会议作出结论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；

6、如无特别指定，会议召集人负责记录会议纪要，会后负责整理并发布正式的会议纪要，避免议而不决。

二、秘书职责：

1、收到会议通知发放需求，预订会议室及准确无误的发放会议通知，会议通知邮件标题要显示会议主题、会议时间、会议地点。以便与会人能快速查看；

2、遇紧急会议，但预订不到会议室时，要积极主动与其它部门协调解决；

3、隔天发放的会议通知，在会议开始前1小时，必须发放会议提醒；

4、当天紧急临时会议，要电话通知与会人员，以保证与会人员准时参会；

5、会议开始前，要提前20分钟调试好会议用设备（投影仪、笔记本及其它设备），并保证设备畅通；同时准备好会议签到表，并在会议签到表中填上必须参加人员名单，以便会议召集人核对；

6、紧急重要的会议，在会议设备资源紧张的情况下，要积极与其它部门协调解决。

三、与会人职责：

1、必须参加人员必须准时出席会议，因各种原因，不能参会者，必须提前向会议召集人员请假，不得无故缺席或迟到,以免会议召集人在不知情的情况下等待而影响会议效率；

2、到会场后，要及时在会议签到表上签到；

3、会议期间，手机要调成振动模式；

4、会议中，发言应言简意赅，紧扣议题,与会议无关的话题，严禁讨论；

5、遵循会议召集人对议程控制的要求，如需要提前离开会场，要知会会议召集人。

四、违规处理

1、会议必须参加人员，迟到2分钟以内罚款20元/次，迟到2分钟以上（含缺席）罚款50元/次，未经召集人同意擅自提前退场的罚款20元/次；

2、会议违规处罚由秘书根据会议签到表的签到情况来执行；

3、罚金在秘书处登记后，将作为研发管理部活动经费；

4、凡因通知原因造成必须参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由会议召集人和秘书承担。

五、附件：

附件1：《会议签到表》

附件2：《会议纪要模板》

附件3：《研发人员违规收款登记表》

本制度自颁发之日起开始实施！

第三篇：会议管理

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会议概述 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。

会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。

一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会前筹备

一、拟订会议议程、日程

（一）会议议程和会议日程的内容及作用

1、会议议程的内容

会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

2、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3、会议议程和日程的作用

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

（二）会议议程的制定程序

1、明确目标和参加者

2、安排各议程事项的时间

3、确定每一项议程

4、决定会议讨论形式

（三）会议日程的编制方法

1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

5、保密性较强的议题，一般放在后面。

二、提供会议地点的备选方案

（一）会议地点选择的要求

1、交通便利。

2、会场的大小应与会议规模相符。

3、场地要有良好的设备配置。

4、场地应不受外界干扰。

5、选择会议地点应考虑有无停车场所。

6、场地租借的成本必须合理。

（二）会议场地选择的工作程序

1、会议的目的与形态

2、实质上的需要、与会者的期望

3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地

4、对会议地点进行确认 考试大编辑整理

5、签订书面合同

（三）实地考察会议地点的注意事项

1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。

2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。

3、不要出于个人原因再次参观酒店。

4、不要带家属同行参观。

5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。

6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。

三、布置会场和安排座次

（一）会场整体布局安排

1、会场整体布局的要求（1）庄重、美观、舒适。

（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。（4）小型会场要注意集中和方便。

2、会场整体布局的类型（1）较大型会场的座次安排。（2）中小型会议的座次安排。

3、会场整体布局安排的工作程序（1）确定会场形式。（2）合理摆放桌椅。（3）布置附属性设备

(二)主席台的座次和场内座次安排

1、主席台座次和场内座次的要求

主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。

2、主席台的座次和场内座次安排

（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例： 1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。

4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。（2）安排场内其他人员的座次

1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种： ①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。

四、发布会议信息

（一）会议信息的内容和类型

1、会议信息的内容

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。

2、会议的类型

会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）发布会议信息的工作程序

1、传递会议通知信息

2、分发传递会议文件

3、沟通传递会议有关情况

（三）注意事项

1、发布会议信息前要进行报审

2、要对媒体进行选择

五、安排会议食宿

（一）会议餐饮的常识和工作程序

1、会议餐饮的常识

（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。

（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2、安排会议餐饮

（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。（4）事先设计和确定就餐的凭证。

（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。（6）事先要准备好干净的饮食用具。

（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水、饮料的供应。

3、会议餐饮的类型和标准

（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。

（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

二、（二）会议住宿的常识和工作程序

1、会议住宿的常识

（1）要提前编制住房方案。

（2）长者、尊者、领导要适当照顾。

（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。（4）有时还要按地区集中，统筹安排。

（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2、安排会议住宿（1）安排方式的选择。（2）预定会议住宿的程序。（3）确定会议住宿的程序。

3、会议房间的分配

（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。

（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。

六、邀请会议嘉宾

（一）、会议嘉宾的类型和要求

1、会议嘉宾的类型

（1）组织方的上级领导和政府官员。（2）企业的重要客户和各种利益相关方。（3）社会名流和电影明星。

（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。

2、嘉宾邀请的要求

（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。

（2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。

（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。（6）嘉宾人数不宜过多。

（二）邀请会议嘉宾的工作程序

（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

七、准备会议资料、会议用品

（一）会议资料的类型和准备

1、会议资料的类型

（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2、会议资料的准备

（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

（二）会议用品的类型和准备

1、会议用品的类型

（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

2、准备会议用品（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。（2）检查好灯光、扩音设备。

（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。（5）在每人座位前摆放纸笔。

（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

八、安排会议礼仪服务

（一）会议礼仪的种类

1、会议的通用礼仪（1）会议文书礼仪。（2）迎送礼仪。（3）参会礼仪。（4）服务礼仪。

2、主持人的礼仪

3、会议发言者礼仪

4、会议参加者礼仪

（二）安排会议礼仪服务的工作程序

1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织内部员工中选择。

（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。

2、分解工作程序

3、培训会议礼仪服务人员

（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。

4、准备服装用具

（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。（2）迎接一般的与会者不需要献花。

5、礼仪执行

（1）接待礼仪及程序。（2）引领。

（3）乘车的座次安排。

九、检查会议常用视听设备是否正常

（一）会议常用视听设备的选用 音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。

常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大

（二）检查会议常用视听设备的工作程序

1、确定工作人员的职责。

2、预演和检查会场视听设备。

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会中服务

一、安排会议值班

（一）会议值班工作的内容和意义

1、会议值班工作的内容（1）值班电话记录。（2）值班接待记录。（3）值班日记。（4）做好信息传递。

2、会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。

（二）安排会议值班的工作程序

1、制定值班工作制度（1）信息处理制度。（2）岗位责任制度。（3）交接班制度。

2、明确值班工作任务

（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。

（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。

（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。（8）必要时，应建立主管领导带班制度。

3、编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：

（1）会议值班时间期限和具体值班时间。（2）会议值班人员姓名。

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。（5）用简明的文字表明值班的工作内容。

（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

二、接待采访会议的新闻媒体

（一）相关知识

1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。（4）要准备得全面周到、主动积极。

（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。

2、接待新闻媒体的工作内容

（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

（二）工作程序

1、媒体人员登记

2、为媒体人员提供简单的会议材料

3、安排拍照和新闻发布会等传统活动

4、安排媒体沟通会

（三）妥善处理新闻媒体的负面报道（1）快速作出反应。

（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。（3）让负责人出面。

（4）对未知的事实不要推测。（5）不要隐瞒事实真相。（6）为媒体采访敞开大门。

（7）统一口径，用同一个声音说话。（8）频繁沟通。

三、做好会议的记录工作和简报工作

（一）做好会议的记录工作

1、会议记录的内容（1）会议描述。（2）与会者姓名。（3）缺席者请假条。（4）宣读上次会议记录。（5）有会议记录中产生的问题。（6）通讯记录。（7）一般事务。（8）其他事务。（9）下次会议日期。（10）主席签名。

2、会议记录的要求（1）速度要求。（2）真实性要求。1）准确 2）清楚 3）突出重点（3）资料性要求。

3、会议记录的工作程序

会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。（2）正文。首部+主体+结尾。

（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：字）”。

（二）做好会议的简报工作 来源于考试大

1、会议简报的内容

（签会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

2、会议简报的要求（1）真实准确。（2）短小精悍。

（3）快是简报的质量体现。（4）生动活泼。

3、会议简报的工作程序（1）会议简报的内容。（2）会议简报的结构。

四、收集信息的分类

（一）会议信息的分类

1、按照会议信息的作用划分（1）与会者信息。

（2）会议指导性、宣传性信息。（3）会议议题性信息。（4）会议主题内容信息。（5）记录性、结果性文件信息。（6）会议的程序性文件信息。（7）会议交流性文件信息。（8）会议参考性信息。（9）会议管理性信息。

2、按照会议信息的保密性划分（1）保密性会议信息。（2）内部性会议信息。（3）公开性会议信息。

3、按照会议信息传递方式划分（1）会议讲话信息。（2）会议书面信息。（3）会议声像信息。

（二）收集会议信息的要求

1、齐全。

2、及时。

3、准确。

4、有效。（1）责任到人。（2）履行登记。（3）严格保密。（4）明确范围，（5）有针对性。

（三）收集会议信息的工作程序

1、确定会议信息的搜集范围。

2、选择会议信息的搜集渠道。

3、确定搜集会议信息的方法。（1）召集开会。（2）提供书面材料。（3）个别约见。

（4）会议结束时及时搜集。（5）个别催退。（6）按清退目录收集。（7）限时交退。

五、反馈会议信息

（一）反馈会议信息的内容和要求

1、反馈会议信息的内容（1）反馈会前信息。（2）反馈会中信息。

（3）反馈会后传达落实的情况。

2、反馈会议信息的要求

（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。（2）会议信息反馈的目的要明确。（3）充分重视会议的反馈信息沟通。

（二）反馈会议信息的工作程序

1、布置会议信息收集工作。

2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。

3、建立定期的会议信息反馈制度。

4、做好会议信息的反馈汇报工作。

5、抓好会议反馈信息的落实工作。

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会后落实

一、会议文件资料收集的要求

（一）收集会议文件资料的要求和内容

1、收集会议文件资料的要求

（1）确定会议文件资料的收集范围。

（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。

（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

（4）收集会议文件要履行严格的登记手续。来源于考试大（5）收集整理过程中要注意保密。

2、需收集的文件资料

（1）会前准备并分发的文件。（2）会议期间产生的文件。（3）会后产生的文件。

（二）会议文件的立卷归档

1、会议文件立卷归档的意义

（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。（1）会议文件立卷归档范围（2）会议文件立卷归档分工。

3、会议文件立卷的基本原则和方法（1）会议文件立卷的基本原则。（2）会议文件立卷方法。

4、会议文件立卷工作程序。（1）大中型会议文件立卷

（2）日常工作会议文件资料立卷。

（三）会议文件资料收集整理的工作程序

将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸张。

二、会议纪要的内容和要求

（一）会议纪要的种类（1）办公关于纪要。（2）工作会议纪要。（3）协调会议纪要。（4）研讨会议纪要。

（二）会议纪要的内容（1）会议情况简述。（2）对会议精神的阐发。

（三）会议纪要的要求

1、会议纪要的拟写要求

（1）实事求是，忠于会议实际。（2）内容要集中概括。（3）要有条理。

2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存

3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发（1）确定印发范围。（2）确认接收者。（3）签发会议执行。

（四）工作程序

完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。

三、会议经费结算的方法

（一）会议经费结算的方法和要求

1、会议的收费与付费方法（1）收款的方法与时机。（2）付款的方法和时间表。

2、会议付费的要求

（1）会议经费的名称要规范。

（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。

（二）会议经费结算的工作程序

通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。

（三）会议经费结算的注意事项 考试大编辑整理（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。

四、跟踪反馈落实会议精神

（一）会议决定事项的传达

1、会议传达决定事项的要求

（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。（2）传达会议决定事项必须及时。（3）传达会议决定事项必须到位。

2、会议传达落实的作用

（1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。（2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。

（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。

3、传达落实会议决策的具体实施（1）传达动员。（2）分解任务。（3）互相沟通。（4）操作控制。（5）效益考核。

（二）会议决定事项反馈（1）反馈的原则。（2）反馈的重点。（2）综合反馈。

（三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序

会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。

（四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项（1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。（2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——案例分析 案例一

英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。英豪公司销售团队会议议程表

公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。宣布议程。

说明有关人员缺席情况。宣读并通过上次会议的记录。东部地区销售情况总结。

销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。公司销售人员的招聘和重组。销售二部经理的人选。下季度销售目标。案例二

公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。

点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。案例三

名山公司要召开2003总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。考试大编辑整理 案例四

天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。

点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。案例五

某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应有的尊重和诚意。案例六 某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。

第四篇：会议管理

会议管理

一：选择（每题1分，共20分）

1：会议必须由（）以上的人参与。

A:2个B:3个C:4个D:5个

2：中型会议的人数为（）

A:500人以上B:100-500人

C:100人以内D:250人以上

3：专业性会议包括（）

A：常委会B：总结会C：答辩会D：协调会

4：按会议手段分类，会议包括（）

A：预备会议B：告知性会议

C：区域会议D：电话会议

5：会议方案一般包括从下哪个部分（）

A：会议概述B：会议形式

C：落款或签署D：会议主题

6：会议座次排定的方法主要有从下那种（）

A：散绕式B：长桌式

C：圆桌式D：茶话会议

7会议记录的特点包括（）

A：原始性和客观性 B：专业性和原始性

C：归纳性和完整性 D：完整性和原始性

8：会议餐饮安排酒水时应选择（）

A：低度白酒B：中度白酒

C：中低度白酒D：高度白酒

9：会议的医疗卫生保障制度主要包括（）

A：饮食安全B：文体娱乐安全

C：疾病医疗D：会议信息安全

10：最常用的会议评估的有效方法（）

A：调查问卷B：面谈

C：电话调查D：现场观察

11：会议参加者超过（）人以上，就容易出现不思考问题和滥竽充数的人。

A：5B：8C：9D：10

12：与开幕词相似，闭幕词领导讲话具有（）

A：客观性B：针对性C：宣传性D：现场性

13工作细心，踏实稳重，思维周密的人员是（）

A:秘书组B:后勤组C：宣传组D：保卫组

14：如果进餐人数低于预定人数的（），餐厅有权要求会议组织者为这些没来的人付费（A：3%-5%B:4%-6%C:2%-3%D:5%-6%

15：国内目前排定主席团位次的基本规则是（）

A：前排低于后排B：中央高于两侧

C：左侧低于右侧D：平起平坐

16：保护参会人员人身安全的基本原则是（）

A：内紧外松B：外紧内松

C：内外都紧D：其它）

17：会议布置要求气氛和谐宽松，易于交流的是（）

A：政治性会议B：学术会议

C：单位内部会议D：涉外会议

18：会议机构中负责会议代表的编组、签到、资料审查、会议协调的小组是：（）A：秘书组B：后勤组C：组织组D：材料组

19：礼品选择一定要慎重，一般而言赠送（）最为实际。

A：大型纪念品B:中型纪念品

C: 贵重纪念品D：小型纪念品

20：晚餐可选择（）

A：自助式B：分餐式C：围餐式D：餐券购餐式

二：填空题（每题1分，共20分）

1：会议的方式包括全体会议、研讨会、论坛、座谈会、。

2：会场的主要装饰有：、会标、标语、花卉、灯光。

3：开幕词的特点和引导性。

4：会议接待工作应本着的十六字方针。

5：接待规格分为：高规格接待、、低规格接待。

6：陪同人员的应该和参会人员名卡的颜色应有所不同。

7：薄式签到的优点在于。

8：目前技术最成熟、应用最的计算机速记是。

9：茶会一般安排在下午四时左右，或上午。

10：主要的会议用餐方式包括：、自助式、半自助式、分餐式、餐券购餐式。11：清理会议文件包括、机密文件。

12：会议消息的写法多采用。

13：实行效益考核时一般采用，领导考核、、群众评议相结合的方法。

14：回忆发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是15：会场的安全性包括和环境安全。

16:学术讨论会通常只有与会者可参加交流。

17：信息性回忆，如：新闻发表会、、报告会、咨询会。

18：对下级或平级单位一般使用。

19：对上级或领导人要另发。

20：《突发公共卫生事件应急条例》颁发时间。

三：判断题（每题1分，共8分）

1:安全保卫工作方案中应为不同参会人员设计出不同情况的通行证。

2：离场时，让领导专车先行离开其他车辆按顺序离开。

3：清理会议文件时，有些是参会人员带走的，还有一些机密文件

是要清退的。

4：会议记录是原始型材料，整理后的回忆记录也要保持其原始性。5：会议录音整理好后，整理人要将整理稿件送讲话人、发言人审阅。

6飓风、水灾、雪灾、地震、森林大火都是典型的自然灾害。

7：归档文件，装订时正本在后，定稿在前。8：邀请函主要用于纵向性的会议活动。

四：名词解释（每题3分，共12分）

1：会议：

2：会议计划：

3：会议议程：

4：会议日程：

五：简答（每题5分，共25分）

1：会议座次排定的方法主要有哪几种？

2：开幕词的概念及特点。

3：会议的接待费用包括哪些？

4：会议宴会的形式有哪些？

5：会议用餐地点的选择应该注意哪些方面？

六：开放性试题（共15分）

1：通过一学期的学习，你从《会议管理》这门学科中学到了什么？（7分）

2：为天山职业技术学院的郎涛院长拟写一封“2011-2012学年第一学期开学典礼”的发言稿。（8分）

一、1-5 A B C D C6-10 C A C C A

11-15 DD B A B16-20A B C D C

1（玻璃鱼缸式会议）

2（会徽）

3（宣传性）

4（“热情诚恳，细致周到，照章办事，讲究礼仪”）

5（对等接待）

6（名卡）

7（有利于保存，便宜查找）

8（亚伟速记）

9（十时左右）

10（围餐式）

11（讨论稿）

12（倒金字塔式）

13（自我评定）

14（讨论发言）

15（政治安全）

16（3或4名）

17（记者招待会）

18会议通知）

19（请帖或邀请函）

20（2003年5月）

三、√√√√√√√√××

四、1、人们聚集在一起商议事宜，交流信息，沟通情感，达成共识的一种重要的行为过程。是人们在社会生活中有关问题的一项

经常性的活动形式。

2、一般由负责筹划会议的主要领导人提出基本思路和

整体方案，由秘书人员具体落实，形成文字。

3、对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具事

项，需要解决的问题。

4、对会议每天活动的具体安排，也可以看做是会议的时

间表，应该具体列出每天每个时间段落会议的详细内容，以控制会的进程。

五、1一：环绕式，二：散座式，三：圆桌式，四：主席式。

2概念：党政机关，社会团体，企事业单位的领导人，在会议开幕时所做的讲话。旨在阐明会议的指导思想，宗旨，重要意义，向参会者提出开好会议的中心任务和要求。

特点：宣告性，引导性。

3、包括：

（1）：住宿费用；

（2）：交通费用；

（3）:接待费用；

（4）：其他支持性费用。

4会议宴会的形式有：

（1）：正是宴会；

（2）：酒会；

（3）：茶会。

5（1）：餐饮场所的大小；

（2）：餐饮场所的环境；

（3）：厨房；

（4）：路程。

第五篇：会议管理

会议管理

第一条 会议分类

1．每周六上午10点召开中层干部会议，商议解决平时工作中遇到的问题。

2．每月各部门召开一次内部会议，下达中层会议精神，同时解决部门存在的问题。

3．每年召开一次总结表彰大会，各部门做总结报告，报告成绩、提出缺点、表彰先进人员，当选先进者有适当的物质和精神奖励。

第二条 会议原则

1． 讲求实效

各类会议都要讲求实效、议题明确、准备充分。

决策性会议会前要认真准备，充分沟通，会上以决策为主，不作过多讨论；

传达中层或公司文件精神的会议，有材料的要按照材料传达，没有材料的要尽量保持原貌，重点强调结合工作实际落实的意见和要求；

工作部署性会议要围绕中心，突出重点，明确要求，注重务实。

2．压缩时间

会议要明确时间，中层干部会议一般不超过90分钟，总结表彰大会一般不超过120分钟，各部门会议一般不超过60分钟。

第三条 会议准备

中层会议准备工作由各部门负责议题；全员性会议准备工作由办公室负责，相关部门配合。主要工作如下：

1.各部门负责议题的收集、汇总。

2.认真做好会议记录。

3.及时做好相关材料的整理和归档。

4.做好会务服务。

第四条 会议纪律

1.与会人员必须准时出席会议，不得迟到、早退或缺席。否则酌情罚款。因故不能出席会议的，会前要向主持会议的领导请假。会后，由会议主持人指派专人向缺席者传达会议有关内容。

2.会议期间应自觉关闭手机或调为振动。

3.要遵守会议纪律，保持良好会风，全员性会议的纪律，由各部门负责。

4.重要会议的与会者要严格遵守有关保密纪律。

第五条 会议执行

加强对会议落实情况的督促检查，切实把会议精神落到实处，确保工作取得实效。

1．有关会议的执行情况由各承办部门以书面形式报办公室备案。

2．各部门的例会形成的纪要在每月最后一周的星期六报办公室备案。

第六条 本会议制度由下发之日起开始执行。