第六章 会议管理

第一篇：第六章 会议管理

第六章 会议管理

第一节

会前准备

一．会议概说

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊作用，但目前国内学术界和实业界都存在一个误区，即人们在提起会展经济时，往往忽视会议的重要性，或把会议看得不及展览会重要。

会议，又称集会或聚会，是有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同秘书部门、秘书人员的关系极为密切。

现代会议早已超出了单一的政府会议格局，正朝着多元化方向发展，很多都是直接带有商业目的并能产生巨大经济效益的，如各种高峰论坛、专家培训会议等。会议的一般操作原理为：会议的主办者制定举办会议的计划并委托给承办者，承办者（可以是专业会议组织者即PCO、公司的会议与奖励旅行部等）将围绕既定的主题进行精心设计，并在市场上联系会议的买家（即目标与会者）、相关人员（如政府官员、演讲嘉宾等）以及举办场所，最后接待会议或将业务包给与会公司。

在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行的集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在各项工作中，会议通常发挥着种种极其重要的作用：其一，它是实现决策民主化的必要手段；其二，它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；其三，它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；其四，它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。

由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。通常来说，会议有如下层次的划分：

1.按照举办单位划分

按照举办单位的性质不同，可将会议分为三大类，分别为公司类会议、协会类会议和其他组织会议。

公司类会议的规模不一，小到几个人，大到上千人。会议是公司内部信息传递的最基本方式之一，因此公司类会议的数量是极其庞大的。公司会议通常是以管理、协调和技术等为主题，具体可分为销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议及股东会议等。

协会类会议因人数和性质不同，他们的规模从小型地区性组织、省市级协会到全国性协会乃至国际性协会不等。协会大致可分为行业协会、专业和科学协会、教育协会和技术协会等类型。其中，行业协会被认为是会议业最值得争取的市场之一，因为协会的成员多为业内成功管理人员。协会类会议常常与展览结合举行。例如，我国定期举行的旅游交易会每次都吸引着大批来自全国各地乃至境外旅游企业的参与。

其他组织会议的典型代表是政府机构会议，在省市一级，中小规模的政府机构会议的召开是十分频繁的。2..按会议规模划分

根据会议的规模即参加会议的人数的多少，可将会议分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。

小型会议：出席人数少则几人，多则几十人，但不超过100人； 中型会议：出席人数在100—1000人之间； 大型会议：人数在1000—10000人之间；

特大型会议：人数在10000人以上，例如：节日聚会、庆祝大会等。3.按照会议的性质和内容划分

按照会议的性质和内容划分，可分为年会、专业会议、代表会议、论坛、座谈会、讲座、研讨会等等。如年会，年会是某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周期性的，最常见的周期是一年一次。参加年会全体会议的人员通常比较多，一般要租用大型宴会厅或会议厅。小组会议上讨论的是具体问题，所租用的是小会议室。又如培训性会议，一般至少要用一天的时间，多则几周。这类培训会议所需要特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授。4.按照会议活动特征划分

按照会议活动特征划分，可分为商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、政治会议等。如商务型会议，一些公司、企业因其业务和管理工作发展的需要在饭店召开的商务会议。出席这类会议的人员素质较高，一般是企业的管理人员和专业技术人员。他们对饭店设施、环境和服务都有较高的要求，且消费标准高。召开商务会议一般选择与公司形象大体一致或更高层次的饭店，如大型企业或 跨国公司一般都选择当地最高星级的饭店。商务型会议在饭店召开常与宴会相结合，会议效率高、会期短。又如政治性会议，国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题召开的各种会议。会议可根据其内容采用大会和分组讨论等形式。

5.其他划分方法

（1）按照会议形式划分，可划分两种：一种是有会有议的，多数会议属于这种类型；另一种是会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。

（2）按照时间划分。可划分为定期性会议和不定期性会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到定期时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。

（3）按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。

（4）按照开会手段划分，可划分为常规会议和电子会议，常规会议即传统性的会议，电子会议指电视会议、卫星会议、电脑电话会议、电子计算机会议等。二.秘书与会务工作

秘书人员在日常工作中所比不可少的一件事情，就是要组织会议，因此，组织会议自然而然地成为秘书活动的饿有机组成部分之一，在许多情况下，秘书人员往往需要亲自办会。所谓办会，指的是从事会务工作，即负责从会议的筹备直至其结束、善后的一系列具体事项。秘书在负责办会时，必须注意两点：一是办会要认真，奉命办会，就要全力投入，谨慎对待，精心安排，一丝不苟，务必开好会议；二是办会要务实。召开会议，重在解决实际问题。在这一前提下，要争取少开会、开短会，严格控制会议的数量和规模，彻底改善会风。具体来说，会务工作还包括如下特征：

（1）服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。

（2）被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。

（3）事务性。秘书的事务性工作繁杂而琐碎，但正是通过这些工作，保证了会议顺利进行，这种事务性工作中蕴涵着极强的政治性和思想性。

（4）综合性。由于会务工作是直接为领导机关等召开的会议服务的，同时会议内容涉及的广泛，所以就要求秘书掌握多种学科的知识，比如管理学、会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求秘书人员成为“通才”、“杂家”，能够从全局出发观察和考虑问题，同时要提高秘书综合性和专业性能力，像写作、记录能力等。会议秘书工作人员的综合能力越强，越有利于提高专业化水平，专业化水平越高，总揽全局的综合能力也就越强。

（5）保密性。我国很多事情是通过会议后做出的决定，因而相对于某些事情来说就有很强的机密性，保守会议秘密是会议秘书的工作之一，需要谨慎。

（6）时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性，秘书工作人员应该有更高的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。

第二节 会前准备工作

一.秘书的会前安排工作

秘书的会前工作拟订会议工作方案，一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作。

1.选定、安排议题

议题就是会议讨论的问题、决策的对象。大中型会议的议题由会议领导机关和领导确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导提出，有的由秘书根据领导指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。

秘书人员在安排会议议题时应注意以下几个问题：一是经个别领导可审批解决的问题，一般不要安排会议讨论；二是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导审批后，发给有关人员阅读，准备意见；三是临时提出的一般议题，不宜仓促安排，需保证会议质量；四是一次会议议题不能安排过多或过少，要预测出时间，合理安排，一般安排一个主要议题和一两个小议题为宜；五是尽可能将同类性质的议题提交一次会议讨论；六是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。

2.拟订会议议程、日程和程序

议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练的文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可。

程序，是一次安排会议按照时间先后或依次安排工作步骤，它可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员，可供参考。程序只供领导主持会议时参考，不发给其他与会人员。

3.准备会议文件、报告

日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前他通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。

4.提出与会人员名单

提名与会人员，是一项重要的工作，秘书人员应当掌握以下原则：一是周到、全面。日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的人员列席。如临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要人员和代表参加。属于专业性质的，应请各有关方面主管该项的专家和在该方面有实际经验的人参加。属于纪念、庆祝性质的，应请一些有名望、影响与所纪念、庆祝事项有关的人士及个民主党派人士、各界代表参加；二是宽严适度，准确无误。从有利于工作和便于保密的角度出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不陋提；三是会议秘书人员提出的与会名单，需要报请领导审核后放能最后决定。

5.编排分组。

编组的基本方法有：根据地域编组、根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量，规模适中。

6.选定、布置会场

选择合适的会议场所，必须依据领导核准的会议经费、会议资源以及会议的程序、人数，会议的目的、目标等多方面考虑。

一般来说，在选择会场时，应做到以下三点：第一，会场大小适中，以每人平均2—3平方米为宜。太大显得松散，过小则拥挤；第二，会场地点适中；第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。

选择酒店与地点。（见书228页）7.布置会场（见书229页）8.制法会议证件和制订会议须知

会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、旁听证等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。

会议须知的主要内容包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。

9.发布会议通知（见书232页）

10.会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配（见书233页）二.秘书的会前检查工作

会前检查是一项极为重要的工作，它实际上是复查，尤其是重大的政治性会议，会前检查更要高度负责，扎扎实实、仔子细细地进行检查。

一般来说，秘书人员的会前检查工作包括如下内容：

1.检查住宿情况

较大型的会议在开会前一天一定要进行住宿检查。这是为了确保第二天的到会人数没有突发情况发生。在开会前要做好会议报道工作，会议报道工作是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。秘书人员应事先准备好检查登记表，包括时间、地点、房间号、入住人数、入住人姓名、报道情况等。会议报道是会议秘书部门准备掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。

2.检查会议文件

检查各种会议文件是否准确。如会议讲义、会议资料等。会议讲义是会议全部资料的精要所在，通过良好的编排设计，一本好的会议讲义能最快最好的告诉参加者此次会议的内容，同时会议讲义也是会议留给参加者的一份长期资料，它是参加者会后最有可能再次阅读的资料，因此会议讲义的品质非常重要。

3.物品检查

确保有足够的铅笔、纸张以及日程表和文件备份。这一部分对于秘书人员极为重要，足以体现秘书的细心程度。同时，准备合适的参考资料是对秘书人员组织会议工作很有帮助的。参考资料的选择是至关重要的，要对会议的组织有所帮助，又要方便携带。资料要全，但不要太杂。

（会议计划表、会议审核表 见书235到236页）

第三节

会中事务

会议如期举行后，秘书的职责并没有结束，还要做好会中的一系列工作。如与会人员的签到工作、引导与会人员就座、分发文件材料、维持会场秩序以及一些服务工作等。

一.签到

签到，是与会人员到会时的第一件事。

1.方法。签到有各种方法：一种是簿式签到，代表入场在会议工作人员预先准备好的签到簿上签署自己的姓名，表示到会。这种簿子利于保存，有纪念性意义，但只适用于小型的会议，参加会议的人多了将会在会场门口形成拥挤现象，以至于造成秩序混乱，影响会议按时进行。另一种办法是利用如前所示的签到证卡片签到，它可以上述弊端，适用于大中型会议。卡片签到是将印制好的证件预先发给代表，代表入场时交出一张卡片就行了。卡片签到也有两种办法：一种是签名的卡片，代表要在卡片上签上自己的姓名才能入场；一种是不签名的卡片，由卡片上的固定号码代表出席人的姓名。重要会议使用的多是签名卡片，上面也印有证件号码或座次号码。

2.目的。签到的目的：一是凭证入场；一是统计到会人数。

对于办公室文秘来说，统计到会人数，是会务工作中一项急促而又细致的工作。领导同志往往在开会之前的一两分钟就向工作人员要到会人数和缺席人名单，这就需要办公室文秘以最快的速度统计出来，并且不允许发生差错。在不使用电子签到机的情况下，统计到会和缺席人需整理签到单。但是，这种方法必须等到与会同志大部分到会以后才能开始工作，在会前只能统计到会和缺席人数，不能很快提出缺席人的名单。另外，文秘人员还要把座次表全都印出来（上面有排号、座号、人命），一边接受签到，一边在座次表上消号。这样做，可以随时知道谁已到会，谁未到会，任何时候有需要，都可以立即把到此时为止的到会和缺席人数以及缺席的姓名告诉领导同志。

二.会场服务

会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，会场服务工作内容很多，一般包括以下几点：

1.引导就座

大多数会议，与会者的座位都是事先安排的，与会者应该对号入座，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参加会议的人员事先可能不熟悉会场，因此，会议秘书人员就要引导与会人员就座。这样，既方便与会者，又维持了会场秩序，保证了效果。一些大型会议，会场较大，参加会议的人数也很多，更需要秘书人员引导座位。为了减轻会议秘书人员的负担，可以采用印刷“座次表”，在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利找到自己的座次。

2.分发会议文件的材料

会议所需要的文件材料，会议秘书人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式：一种是会前发，就是在与会者进入会场时，由会议秘书人员在会场入口处分发给每位与会者，也可在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。另一种是会中分发文件材料，就是把会议秘书人员反派到各组，每人负责每组文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。

3.内外联系、传递信息

会议进行中，不是与外界隔绝的，需要会议秘书人员进行内外联系，传递信息。如有关部门的紧急情况要转达与会者。在内外联系、传达信息中，会议秘书人员应该注意会议内容的保密，任何保密的会议内容不可泄露出去。4.维持会场秩序

维持会场秩序，如制止与会人员无关的人员进入会场，以保证会议地点安全。会议进行时如发生混乱，会议秘书人员要及时制止和调停。特别是重要的密级较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。

5.处理临时交办事项

会议进程中，可能发生一些意想不到的临时变动，会议秘书人员应及时向领导请示，并对领导的指示采取应急措施，妥善处理。

6.其他服务工作

及时准备好会议期间所需要的物品，如笔、墨、纸张等。保证会场光线，保持会场清洁卫生，会场摄影留念等。时间较长的会议还要准备好茶水。

三.做好会议记录工作

1.会议记录和会议纪要的区别

会议记录和会议纪要都是记载、传达会议情况的一种行政文书。会议记录和会议纪要都与会议有关，那么它们就有区别：

（1）性质不同。会议纪要是规定性行政公文，而会议记录是记录会议情况和议定事项的事务性文书。

（2）内容的繁简程度不同。会议纪要的内容是对会议记录进行整理提炼而形成的会议内容的要点，重点体现会议的宗旨；而会议记录是对会议情况的原始、详尽的记录，重点体现会议的过程性和具体性。

（3）形式有所不同。会议纪要具有一段公文的规范格式，通常采用总分式结构；而会议记录的形式则比较自由灵活，采用瞬时结构。

（4）处置方式和作用不同。会议纪要一般可以以文件的形式发布或在报刊上公开发表，用来“传达会议情况和议定事项”；而会议记录只作为内部资料，以备查考。

2.会议记录的概念、特点和作用（1）概念

会议记录是在会议的过程中，秘书人员把会议的组织情况和具体内容如实记录下来。

会议记录有“记”和“录”之分。其中“略记”是记会议大要，重要或主要言论。“详记”要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。有时内容很多，就要“录”，“录”有笔录、录音和录像等，对会议记录而言，录音、录像通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。

（2）会议记录的特点：

①真实性。会议记录一定要按照会议饿真实情况如实地记录下来，决不能随意憎减或改变。

②完整性。记录要求按格式填写清楚，会议内容要尽可能完整地记录下来，特别是会议的要点不能陋记或少记。

③快速性。无论是摘要记录或详细记录，都要求记得快，这样可以有效保持会议的真实性和完整性。

（3）会议记录是会议情况和内容的实录，具有重要文件的性质。因为它的主要作用有： ①史料作用。会议记录是对会议最原始的全面记录，反映了会议的进程和内容，是日后查找的重要依据和凭证。有些重要的会议记录，若干年后仍有参考价值。所以，重要的会议记录，一定要归入档案，以备查考。

②素材作用。会议记录是形成会议记要、会议简报的重要素材。为使会议开得生动活泼，提高会议质量，要发会议简报，有些重要会议结束后，要形成会议记要。会议记录也是形成文件和文章素材，会后参照记录写出文章或形成文件。③文件作用。会议记录可以作为传达、执行会议决定和贯彻会议精神的依据，也可作为总结工作，检查决议执行情况向上级汇报的依据。

（4）会议记录的技巧

会议不论规模大小，都应该有记录，真实、客观地反映会议的内容和进程，为日后分析研究会议的内容提供依据。

一般情况下，办公室文秘做会议记录的方法，不外乎摘要记录和详细记录两种。

1.摘要记录。这种记录采用汉字直接记录。各级党政机关的日常会议，一般用汉字做简单记录，但有的地方，有时对此类会议也作详细记录。

2.详细记录。要求有言就录，包括发言中的插话等，都要详细记录在案。这种记录有的采用符号速记，有的使用录音设备，会后根据录音整理记录。也有的是速记和录音二者兼用。但有的会议不适宜录音，就只能速记。详细记录一般适用于特别重要的会议。对高级领导同志的重要发言，应当作速记记录或录音，以便做好传达和文献保存工作。

掌握会议记录的技巧一般要掌握四点：一快、二要，也即抓住要点来记，三省，即在记录中正确使用省略法，四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。（掌握速记尤为重要）

第四节

会后工作

会后工作，指整个会议结束后的工作。会后事宜一般有： 1.清理会场

大中型会议在会议结束前应开具清退文件目录，发给与会人员，会议一结束，即按清单全部将文件收回。日常工作会议，可以在会议结束后将文件当场收回。还要检查与会人员有无文件或物品遗忘。

2.整理记录，草拟纪要或情况通报

会后及时整理会议记录，在保持愿意的基础上，语言文字要精练规范。同时根据会议性质和要求，草拟纪要或情况通报，送领导签发。

3.会议催办工作

对会议确定的一些急办事项，及时同志有关部门抓紧办理，同时要落实办理部门，办理主要情况要及时督查，适时反馈，向有关领导汇报。

4.会议文件立卷

会议文件立卷是指将处理完毕并具有保存价值的零散文件，依其内在联系，分门别类地组成案卷。

5.汇编会议文件

汇编会议文件一般分两种：一种是档案资料工作需要和汇编，这种汇编是将会议所有文件收集起来，按照先后顺序装订成册，以被查考，如会议通知、会议名单、会议简报、会议发言材料等。另一种是供学习用的汇编，是将会议正式的报告、讲话要点等进行汇编，以供学习用，如《中国共产党第十二次全国代表大会文件汇编》。

日常工作会议文件，可按时间（如一年、半年）为单位，将这段时间内的同一类型会议文件、参考材料等按顺序汇编或分专题（如工业、农业、科学、文化等）汇编。

6.会议材料归档

会议全部材料包括录音、录像、记录等，会后应及时交机要科立卷归档。7.总结会议工作

在大中型会议或重要会议结束后，会议秘书等各部门应当写出总结材料等，肯定成绩，找出存在的问题，并且将会议通知、会议记录、总结等一并作为完善的卷宗归入档案。

第二篇：会议管理

会议管理制度

目的：为规范会议管理，提高会议效率，对会议管理进行规定。

一、会议召集人职责：

1、会议召集人要提前与能起会议决策性作用人员沟通，在会议决策人员没有会议冲突的情况下再申请发放会议通知，会议通知要求提前1天发放，当天发放的会议通知，会议召集人要电话或口头通知和提醒与会人员；

2、召集会议时，要区分参加人员和邀请人员；具体事务的直接负责人为必须参加人员，之外的为邀请人员，邀请人员可选择性参加；

3、会议开始后，会议召集人要说明会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,以免跑题；

4、会议过程中如果出现跑题的现象，会议召集人要及时控制、提醒会议剩余时间和中止与议题无关的发言，以确保回归议程；

5、属讨论、决策性议题的会议，召集人应引导会议作出结论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；

6、如无特别指定，会议召集人负责记录会议纪要，会后负责整理并发布正式的会议纪要，避免议而不决。

二、秘书职责：

1、收到会议通知发放需求，预订会议室及准确无误的发放会议通知，会议通知邮件标题要显示会议主题、会议时间、会议地点。以便与会人能快速查看；

2、遇紧急会议，但预订不到会议室时，要积极主动与其它部门协调解决；

3、隔天发放的会议通知，在会议开始前1小时，必须发放会议提醒；

4、当天紧急临时会议，要电话通知与会人员，以保证与会人员准时参会；

5、会议开始前，要提前20分钟调试好会议用设备（投影仪、笔记本及其它设备），并保证设备畅通；同时准备好会议签到表，并在会议签到表中填上必须参加人员名单，以便会议召集人核对；

6、紧急重要的会议，在会议设备资源紧张的情况下，要积极与其它部门协调解决。

三、与会人职责：

1、必须参加人员必须准时出席会议，因各种原因，不能参会者，必须提前向会议召集人员请假，不得无故缺席或迟到,以免会议召集人在不知情的情况下等待而影响会议效率；

2、到会场后，要及时在会议签到表上签到；

3、会议期间，手机要调成振动模式；

4、会议中，发言应言简意赅，紧扣议题,与会议无关的话题，严禁讨论；

5、遵循会议召集人对议程控制的要求，如需要提前离开会场，要知会会议召集人。

四、违规处理

1、会议必须参加人员，迟到2分钟以内罚款20元/次，迟到2分钟以上（含缺席）罚款50元/次，未经召集人同意擅自提前退场的罚款20元/次；

2、会议违规处罚由秘书根据会议签到表的签到情况来执行；

3、罚金在秘书处登记后，将作为研发管理部活动经费；

4、凡因通知原因造成必须参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由会议召集人和秘书承担。

五、附件：

附件1：《会议签到表》

附件2：《会议纪要模板》

附件3：《研发人员违规收款登记表》

本制度自颁发之日起开始实施！

第三篇：会议管理

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会议概述 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。

会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。

一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会前筹备

一、拟订会议议程、日程

（一）会议议程和会议日程的内容及作用

1、会议议程的内容

会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

2、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3、会议议程和日程的作用

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

（二）会议议程的制定程序

1、明确目标和参加者

2、安排各议程事项的时间

3、确定每一项议程

4、决定会议讨论形式

（三）会议日程的编制方法

1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

5、保密性较强的议题，一般放在后面。

二、提供会议地点的备选方案

（一）会议地点选择的要求

1、交通便利。

2、会场的大小应与会议规模相符。

3、场地要有良好的设备配置。

4、场地应不受外界干扰。

5、选择会议地点应考虑有无停车场所。

6、场地租借的成本必须合理。

（二）会议场地选择的工作程序

1、会议的目的与形态

2、实质上的需要、与会者的期望

3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地

4、对会议地点进行确认 考试大编辑整理

5、签订书面合同

（三）实地考察会议地点的注意事项

1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。

2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。

3、不要出于个人原因再次参观酒店。

4、不要带家属同行参观。

5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。

6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。

三、布置会场和安排座次

（一）会场整体布局安排

1、会场整体布局的要求（1）庄重、美观、舒适。

（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。（4）小型会场要注意集中和方便。

2、会场整体布局的类型（1）较大型会场的座次安排。（2）中小型会议的座次安排。

3、会场整体布局安排的工作程序（1）确定会场形式。（2）合理摆放桌椅。（3）布置附属性设备

(二)主席台的座次和场内座次安排

1、主席台座次和场内座次的要求

主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。

2、主席台的座次和场内座次安排

（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例： 1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。

4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。（2）安排场内其他人员的座次

1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种： ①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。

四、发布会议信息

（一）会议信息的内容和类型

1、会议信息的内容

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。

2、会议的类型

会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）发布会议信息的工作程序

1、传递会议通知信息

2、分发传递会议文件

3、沟通传递会议有关情况

（三）注意事项

1、发布会议信息前要进行报审

2、要对媒体进行选择

五、安排会议食宿

（一）会议餐饮的常识和工作程序

1、会议餐饮的常识

（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。

（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2、安排会议餐饮

（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。（4）事先设计和确定就餐的凭证。

（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。（6）事先要准备好干净的饮食用具。

（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水、饮料的供应。

3、会议餐饮的类型和标准

（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。

（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

二、（二）会议住宿的常识和工作程序

1、会议住宿的常识

（1）要提前编制住房方案。

（2）长者、尊者、领导要适当照顾。

（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。（4）有时还要按地区集中，统筹安排。

（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2、安排会议住宿（1）安排方式的选择。（2）预定会议住宿的程序。（3）确定会议住宿的程序。

3、会议房间的分配

（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。

（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。

六、邀请会议嘉宾

（一）、会议嘉宾的类型和要求

1、会议嘉宾的类型

（1）组织方的上级领导和政府官员。（2）企业的重要客户和各种利益相关方。（3）社会名流和电影明星。

（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。

2、嘉宾邀请的要求

（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。

（2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。

（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。（6）嘉宾人数不宜过多。

（二）邀请会议嘉宾的工作程序

（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

七、准备会议资料、会议用品

（一）会议资料的类型和准备

1、会议资料的类型

（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2、会议资料的准备

（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

（二）会议用品的类型和准备

1、会议用品的类型

（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

2、准备会议用品（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。（2）检查好灯光、扩音设备。

（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。（5）在每人座位前摆放纸笔。

（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

八、安排会议礼仪服务

（一）会议礼仪的种类

1、会议的通用礼仪（1）会议文书礼仪。（2）迎送礼仪。（3）参会礼仪。（4）服务礼仪。

2、主持人的礼仪

3、会议发言者礼仪

4、会议参加者礼仪

（二）安排会议礼仪服务的工作程序

1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织内部员工中选择。

（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。

2、分解工作程序

3、培训会议礼仪服务人员

（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。

4、准备服装用具

（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。（2）迎接一般的与会者不需要献花。

5、礼仪执行

（1）接待礼仪及程序。（2）引领。

（3）乘车的座次安排。

九、检查会议常用视听设备是否正常

（一）会议常用视听设备的选用 音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。

常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大

（二）检查会议常用视听设备的工作程序

1、确定工作人员的职责。

2、预演和检查会场视听设备。

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会中服务

一、安排会议值班

（一）会议值班工作的内容和意义

1、会议值班工作的内容（1）值班电话记录。（2）值班接待记录。（3）值班日记。（4）做好信息传递。

2、会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。

（二）安排会议值班的工作程序

1、制定值班工作制度（1）信息处理制度。（2）岗位责任制度。（3）交接班制度。

2、明确值班工作任务

（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。

（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。

（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。（8）必要时，应建立主管领导带班制度。

3、编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：

（1）会议值班时间期限和具体值班时间。（2）会议值班人员姓名。

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。（5）用简明的文字表明值班的工作内容。

（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

二、接待采访会议的新闻媒体

（一）相关知识

1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。（4）要准备得全面周到、主动积极。

（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。

2、接待新闻媒体的工作内容

（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

（二）工作程序

1、媒体人员登记

2、为媒体人员提供简单的会议材料

3、安排拍照和新闻发布会等传统活动

4、安排媒体沟通会

（三）妥善处理新闻媒体的负面报道（1）快速作出反应。

（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。（3）让负责人出面。

（4）对未知的事实不要推测。（5）不要隐瞒事实真相。（6）为媒体采访敞开大门。

（7）统一口径，用同一个声音说话。（8）频繁沟通。

三、做好会议的记录工作和简报工作

（一）做好会议的记录工作

1、会议记录的内容（1）会议描述。（2）与会者姓名。（3）缺席者请假条。（4）宣读上次会议记录。（5）有会议记录中产生的问题。（6）通讯记录。（7）一般事务。（8）其他事务。（9）下次会议日期。（10）主席签名。

2、会议记录的要求（1）速度要求。（2）真实性要求。1）准确 2）清楚 3）突出重点（3）资料性要求。

3、会议记录的工作程序

会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。（2）正文。首部+主体+结尾。

（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：字）”。

（二）做好会议的简报工作 来源于考试大

1、会议简报的内容

（签会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

2、会议简报的要求（1）真实准确。（2）短小精悍。

（3）快是简报的质量体现。（4）生动活泼。

3、会议简报的工作程序（1）会议简报的内容。（2）会议简报的结构。

四、收集信息的分类

（一）会议信息的分类

1、按照会议信息的作用划分（1）与会者信息。

（2）会议指导性、宣传性信息。（3）会议议题性信息。（4）会议主题内容信息。（5）记录性、结果性文件信息。（6）会议的程序性文件信息。（7）会议交流性文件信息。（8）会议参考性信息。（9）会议管理性信息。

2、按照会议信息的保密性划分（1）保密性会议信息。（2）内部性会议信息。（3）公开性会议信息。

3、按照会议信息传递方式划分（1）会议讲话信息。（2）会议书面信息。（3）会议声像信息。

（二）收集会议信息的要求

1、齐全。

2、及时。

3、准确。

4、有效。（1）责任到人。（2）履行登记。（3）严格保密。（4）明确范围，（5）有针对性。

（三）收集会议信息的工作程序

1、确定会议信息的搜集范围。

2、选择会议信息的搜集渠道。

3、确定搜集会议信息的方法。（1）召集开会。（2）提供书面材料。（3）个别约见。

（4）会议结束时及时搜集。（5）个别催退。（6）按清退目录收集。（7）限时交退。

五、反馈会议信息

（一）反馈会议信息的内容和要求

1、反馈会议信息的内容（1）反馈会前信息。（2）反馈会中信息。

（3）反馈会后传达落实的情况。

2、反馈会议信息的要求

（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。（2）会议信息反馈的目的要明确。（3）充分重视会议的反馈信息沟通。

（二）反馈会议信息的工作程序

1、布置会议信息收集工作。

2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。

3、建立定期的会议信息反馈制度。

4、做好会议信息的反馈汇报工作。

5、抓好会议反馈信息的落实工作。

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会后落实

一、会议文件资料收集的要求

（一）收集会议文件资料的要求和内容

1、收集会议文件资料的要求

（1）确定会议文件资料的收集范围。

（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。

（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

（4）收集会议文件要履行严格的登记手续。来源于考试大（5）收集整理过程中要注意保密。

2、需收集的文件资料

（1）会前准备并分发的文件。（2）会议期间产生的文件。（3）会后产生的文件。

（二）会议文件的立卷归档

1、会议文件立卷归档的意义

（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。（1）会议文件立卷归档范围（2）会议文件立卷归档分工。

3、会议文件立卷的基本原则和方法（1）会议文件立卷的基本原则。（2）会议文件立卷方法。

4、会议文件立卷工作程序。（1）大中型会议文件立卷

（2）日常工作会议文件资料立卷。

（三）会议文件资料收集整理的工作程序

将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸张。

二、会议纪要的内容和要求

（一）会议纪要的种类（1）办公关于纪要。（2）工作会议纪要。（3）协调会议纪要。（4）研讨会议纪要。

（二）会议纪要的内容（1）会议情况简述。（2）对会议精神的阐发。

（三）会议纪要的要求

1、会议纪要的拟写要求

（1）实事求是，忠于会议实际。（2）内容要集中概括。（3）要有条理。

2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存

3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发（1）确定印发范围。（2）确认接收者。（3）签发会议执行。

（四）工作程序

完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。

三、会议经费结算的方法

（一）会议经费结算的方法和要求

1、会议的收费与付费方法（1）收款的方法与时机。（2）付款的方法和时间表。

2、会议付费的要求

（1）会议经费的名称要规范。

（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。

（二）会议经费结算的工作程序

通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。

（三）会议经费结算的注意事项 考试大编辑整理（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。

四、跟踪反馈落实会议精神

（一）会议决定事项的传达

1、会议传达决定事项的要求

（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。（2）传达会议决定事项必须及时。（3）传达会议决定事项必须到位。

2、会议传达落实的作用

（1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。（2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。

（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。

3、传达落实会议决策的具体实施（1）传达动员。（2）分解任务。（3）互相沟通。（4）操作控制。（5）效益考核。

（二）会议决定事项反馈（1）反馈的原则。（2）反馈的重点。（2）综合反馈。

（三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序

会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。

（四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项（1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。（2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——案例分析 案例一

英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。英豪公司销售团队会议议程表

公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。宣布议程。

说明有关人员缺席情况。宣读并通过上次会议的记录。东部地区销售情况总结。

销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。公司销售人员的招聘和重组。销售二部经理的人选。下季度销售目标。案例二

公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。

点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。案例三

名山公司要召开2003总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。考试大编辑整理 案例四

天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。

点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。案例五

某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应有的尊重和诚意。案例六 某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。

第四篇：会议管理

会议管理

一：选择（每题1分，共20分）

1：会议必须由（）以上的人参与。

A:2个B:3个C:4个D:5个

2：中型会议的人数为（）

A:500人以上B:100-500人

C:100人以内D:250人以上

3：专业性会议包括（）

A：常委会B：总结会C：答辩会D：协调会

4：按会议手段分类，会议包括（）

A：预备会议B：告知性会议

C：区域会议D：电话会议

5：会议方案一般包括从下哪个部分（）

A：会议概述B：会议形式

C：落款或签署D：会议主题

6：会议座次排定的方法主要有从下那种（）

A：散绕式B：长桌式

C：圆桌式D：茶话会议

7会议记录的特点包括（）

A：原始性和客观性 B：专业性和原始性

C：归纳性和完整性 D：完整性和原始性

8：会议餐饮安排酒水时应选择（）

A：低度白酒B：中度白酒

C：中低度白酒D：高度白酒

9：会议的医疗卫生保障制度主要包括（）

A：饮食安全B：文体娱乐安全

C：疾病医疗D：会议信息安全

10：最常用的会议评估的有效方法（）

A：调查问卷B：面谈

C：电话调查D：现场观察

11：会议参加者超过（）人以上，就容易出现不思考问题和滥竽充数的人。

A：5B：8C：9D：10

12：与开幕词相似，闭幕词领导讲话具有（）

A：客观性B：针对性C：宣传性D：现场性

13工作细心，踏实稳重，思维周密的人员是（）

A:秘书组B:后勤组C：宣传组D：保卫组

14：如果进餐人数低于预定人数的（），餐厅有权要求会议组织者为这些没来的人付费（A：3%-5%B:4%-6%C:2%-3%D:5%-6%

15：国内目前排定主席团位次的基本规则是（）

A：前排低于后排B：中央高于两侧

C：左侧低于右侧D：平起平坐

16：保护参会人员人身安全的基本原则是（）

A：内紧外松B：外紧内松

C：内外都紧D：其它）

17：会议布置要求气氛和谐宽松，易于交流的是（）

A：政治性会议B：学术会议

C：单位内部会议D：涉外会议

18：会议机构中负责会议代表的编组、签到、资料审查、会议协调的小组是：（）A：秘书组B：后勤组C：组织组D：材料组

19：礼品选择一定要慎重，一般而言赠送（）最为实际。

A：大型纪念品B:中型纪念品

C: 贵重纪念品D：小型纪念品

20：晚餐可选择（）

A：自助式B：分餐式C：围餐式D：餐券购餐式

二：填空题（每题1分，共20分）

1：会议的方式包括全体会议、研讨会、论坛、座谈会、。

2：会场的主要装饰有：、会标、标语、花卉、灯光。

3：开幕词的特点和引导性。

4：会议接待工作应本着的十六字方针。

5：接待规格分为：高规格接待、、低规格接待。

6：陪同人员的应该和参会人员名卡的颜色应有所不同。

7：薄式签到的优点在于。

8：目前技术最成熟、应用最的计算机速记是。

9：茶会一般安排在下午四时左右，或上午。

10：主要的会议用餐方式包括：、自助式、半自助式、分餐式、餐券购餐式。11：清理会议文件包括、机密文件。

12：会议消息的写法多采用。

13：实行效益考核时一般采用，领导考核、、群众评议相结合的方法。

14：回忆发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是15：会场的安全性包括和环境安全。

16:学术讨论会通常只有与会者可参加交流。

17：信息性回忆，如：新闻发表会、、报告会、咨询会。

18：对下级或平级单位一般使用。

19：对上级或领导人要另发。

20：《突发公共卫生事件应急条例》颁发时间。

三：判断题（每题1分，共8分）

1:安全保卫工作方案中应为不同参会人员设计出不同情况的通行证。

2：离场时，让领导专车先行离开其他车辆按顺序离开。

3：清理会议文件时，有些是参会人员带走的，还有一些机密文件

是要清退的。

4：会议记录是原始型材料，整理后的回忆记录也要保持其原始性。5：会议录音整理好后，整理人要将整理稿件送讲话人、发言人审阅。

6飓风、水灾、雪灾、地震、森林大火都是典型的自然灾害。

7：归档文件，装订时正本在后，定稿在前。8：邀请函主要用于纵向性的会议活动。

四：名词解释（每题3分，共12分）

1：会议：

2：会议计划：

3：会议议程：

4：会议日程：

五：简答（每题5分，共25分）

1：会议座次排定的方法主要有哪几种？

2：开幕词的概念及特点。

3：会议的接待费用包括哪些？

4：会议宴会的形式有哪些？

5：会议用餐地点的选择应该注意哪些方面？

六：开放性试题（共15分）

1：通过一学期的学习，你从《会议管理》这门学科中学到了什么？（7分）

2：为天山职业技术学院的郎涛院长拟写一封“2011-2012学年第一学期开学典礼”的发言稿。（8分）

一、1-5 A B C D C6-10 C A C C A

11-15 DD B A B16-20A B C D C

1（玻璃鱼缸式会议）

2（会徽）

3（宣传性）

4（“热情诚恳，细致周到，照章办事，讲究礼仪”）

5（对等接待）

6（名卡）

7（有利于保存，便宜查找）

8（亚伟速记）

9（十时左右）

10（围餐式）

11（讨论稿）

12（倒金字塔式）

13（自我评定）

14（讨论发言）

15（政治安全）

16（3或4名）

17（记者招待会）

18会议通知）

19（请帖或邀请函）

20（2003年5月）

三、√√√√√√√√××

四、1、人们聚集在一起商议事宜，交流信息，沟通情感，达成共识的一种重要的行为过程。是人们在社会生活中有关问题的一项

经常性的活动形式。

2、一般由负责筹划会议的主要领导人提出基本思路和

整体方案，由秘书人员具体落实，形成文字。

3、对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具事

项，需要解决的问题。

4、对会议每天活动的具体安排，也可以看做是会议的时

间表，应该具体列出每天每个时间段落会议的详细内容，以控制会的进程。

五、1一：环绕式，二：散座式，三：圆桌式，四：主席式。

2概念：党政机关，社会团体，企事业单位的领导人，在会议开幕时所做的讲话。旨在阐明会议的指导思想，宗旨，重要意义，向参会者提出开好会议的中心任务和要求。

特点：宣告性，引导性。

3、包括：

（1）：住宿费用；

（2）：交通费用；

（3）:接待费用；

（4）：其他支持性费用。

4会议宴会的形式有：

（1）：正是宴会；

（2）：酒会；

（3）：茶会。

5（1）：餐饮场所的大小；

（2）：餐饮场所的环境；

（3）：厨房；

（4）：路程。

第五篇：会议管理

会议管理

第一条 会议分类

1．每周六上午10点召开中层干部会议，商议解决平时工作中遇到的问题。

2．每月各部门召开一次内部会议，下达中层会议精神，同时解决部门存在的问题。

3．每年召开一次总结表彰大会，各部门做总结报告，报告成绩、提出缺点、表彰先进人员，当选先进者有适当的物质和精神奖励。

第二条 会议原则

1． 讲求实效

各类会议都要讲求实效、议题明确、准备充分。

决策性会议会前要认真准备，充分沟通，会上以决策为主，不作过多讨论；

传达中层或公司文件精神的会议，有材料的要按照材料传达，没有材料的要尽量保持原貌，重点强调结合工作实际落实的意见和要求；

工作部署性会议要围绕中心，突出重点，明确要求，注重务实。

2．压缩时间

会议要明确时间，中层干部会议一般不超过90分钟，总结表彰大会一般不超过120分钟，各部门会议一般不超过60分钟。

第三条 会议准备

中层会议准备工作由各部门负责议题；全员性会议准备工作由办公室负责，相关部门配合。主要工作如下：

1.各部门负责议题的收集、汇总。

2.认真做好会议记录。

3.及时做好相关材料的整理和归档。

4.做好会务服务。

第四条 会议纪律

1.与会人员必须准时出席会议，不得迟到、早退或缺席。否则酌情罚款。因故不能出席会议的，会前要向主持会议的领导请假。会后，由会议主持人指派专人向缺席者传达会议有关内容。

2.会议期间应自觉关闭手机或调为振动。

3.要遵守会议纪律，保持良好会风，全员性会议的纪律，由各部门负责。

4.重要会议的与会者要严格遵守有关保密纪律。

第五条 会议执行

加强对会议落实情况的督促检查，切实把会议精神落到实处，确保工作取得实效。

1．有关会议的执行情况由各承办部门以书面形式报办公室备案。

2．各部门的例会形成的纪要在每月最后一周的星期六报办公室备案。

第六条 本会议制度由下发之日起开始执行。