第一篇:出差审批管理办法
出差审批管理办法
第一条
为加强出差管理、减少低效和无效出差,特制定本管理办法。第二条
员工出差除按照《员工考勤管理规定》在考勤管理员处登记和及时注销出差登记外,还必须遵循本管理办法。
第三条
总部员工出差和代表处员工出差,均须请示主管或由主管安排,经批准后才可以出差。
第四条
总部员工出差,须按以下办法报批:
1、总裁出差向董事长请示;
2、副总裁出差向总裁请示;
3、部门经理和副经理出差,向分管领导请示;
4、一般职员出差,向部门经理请示;研发人员出差还须经科研管理部审批。第五条
员工从武汉到代表处出差,须按以下办法报批:
1、部门经理向分管领导请示;
2、普通员工向分管部门经理请示。
第六条
员工从分公司返回武汉或到其他地方出差,须按以下办法报批:
1、部门经理向分管领导请示;
2、普通员工向部门经理请示;
第七条
部门经理以下员工(含正副经理)出差应使用《出差审批表》,履行出差审批手续:
第八条
员工出差期间,需办理私事的,必须履行请假手续,并按本管理办法向主管请示。
第九条
凡违反上述管理办法擅自行动的,一律按违纪处理。第十条
本管理办法由综合部负责解释。
第二篇:出差管理办法
志麟艺品实业(惠阳)有限公司
文件名称:出差管理办法 主办单位:行政部 1. 目的:
为规范因公出差人员之行为,提高其工作效率,特制定本管理办法。2. 范围:
本公司内人员因公出差申请,出厂,业务处理,返厂等一系列行为准则及程序。3. 作业内容: 3.1申请:
3.1.1因公务需要出差者,应填具(放行条),需要派车的须填写(派车单),出差申靖应填写清楚出差事由,同行人员,预计路线等。
3.1.2出差人员需携带物品出厂应填具(物品清单),经权责主管核准后并由警卫人员查验后方可携出。
3.1.3(放行条)及(派车单)之核准权限参照人事行政核准权限表中(放行条)之规定执行。
3.1.4日常列行公事,如采购五金,菜肉等,可直接在采购登记本登记外出事由,时间,地点后即可作业。3.2出厂:
3.2.1出差人员出厂前应检查洽谈公务所需资料,物品,证件,借支款等是否备齐。
3.2.2查毕无误后,出差人员应持经准之出差申请单,主动接受警卫检查,核对无误并签注后方能离厂。
3.2.3值班警卫检查核对无误后,应在(放行条)或(派车单)上签名,并注明出差人员实际离厂时间。
3.2.4出差申请单留存警卫室备查。3.3出差期间业务之处理:
3.3.1出差期间定义:出差人员从离厂开始到返厂为止这(断)时间:
3.3.2出差期间应时刻保持警惕,注意人身财物安全,如因本身疏忽导致公司损失,其损失由个人负责。
3.3.3出差人员离厂后,应按出差申请单计划路线,及接洽单位约定之时间前往处理公务,严禁出差途中绕道逗留办私事,违者以旷工论处。
3.3.4出差期间属上班时间,严禁酗酒,如因此误事,其责任由出差人员自行负责。
3.3.5出差途中若遇塞车等意外状况,不能按计划完成公务时,出差人员应及时与本公司及接洽单位联络,出差人员在外应注意多多和本公司保持联络,以提高工作效率。
3.3.6出差人员应随时注意出差形象及礼节,以维护公司之良好形象。
3.3.7出差人员洽谈业务时应自觉维护公司之利益,不得有任何有损公司利益之行为发生,禁止接受馈赠,宴请或收取佣金,者以厂规论处。
3.3.8出差人员洽谈业务过程中,若谈判之问题超过自已的权限范围时,应立即联络上级主管以解决,不得自作主张。
3.3.9出差人员处理业务应认真负责,力求准确无误,若有疏忽职守造成公司损失者依厂规处理。
3.3.10接洽公务如有特定单位及人员,应请其在(放行条)或(派车单)上加签单位名称,姓名,离开之时间等。3.3.11出差人员应将出差经过及内容完成状况如实,详细记录在报告上。3.4返厂:
业务洽谈完毕,须立即返厂,严禁故意拖延时间人为造成误餐,入厂时出差申请单由警卫签名并注明返厂时间后交回出差人员。3.5费用报销:
3.5.1员工因公出差,可按预估费用申请核准后予以借支。
3.5.2差旅费含交通费,误餐费,住宿费及其它费用。
3.5.2.1交通费:
A.如遇特殊情况,需乘出租车或摩托车,最高申报限额20元(广州市区,深圳特区内最高申报限额40元)。
B.各顶乘车标示票收据实报实销,当次发生之各项费用凭证背面均应注明派车单号及同行人员签名。3.5.2.2误餐费:
A.早餐误餐费定义为7:15以前离厂者,每人每餐补贴5元。
B.午.晚餐误餐费定义为:超过用餐时间15分钟以后返厂者,其补贴限额为:深圳经济区内,每人每餐20元,其它地区每人每餐18元。
C.每日出差站贴5元取消。。。。。
D.误餐费申报以上述金额为限(不区分职别,职级一律按上述规定执行)免持凭证。3.5.2.3住宿费:
注:员工出差力争当日返回,特殊情况或路途遥远不有当旭日返回者,须电话报备相关部门主管,其报销最高限额为:
A深圳特区内:每人每餐80元。
B广东境内其它地区及福建沿海地区,内陆省会城市,每人每晚60元。
C内陆省份(不含省会城市):每人每晚40元。
3.5.2.4住宿费有限额内凭税务等发票实报实销,超过限额之费用自行负担。
3.5.3差旅费限客内凭票(尽可能取得税务发票)实报实销,若遇特殊情况确实无法取得单据者(住宿费不在此例)须填写杂支证明单经核准后方可报销。3.5.4因特殊原因发生之超支差旅费,应呈总经理核准方能报销。
3.5.5报销方式:原则上一次公务报销一次,交通费,误餐费,住宿费及其它费用合并集中报销,报销时应提供以下单据:
A有效的出差申请单,派车单及购物申请单。
B合法,有效之各种发票,收据(含杂支证明单)。
3.5.6外发QA、QC连续住外发厂超过24小时的,每人每日补贴10元。3.6本办法经总经理核准后生效执行,修改时亦同。
第三篇:出差管理办法
出差管理办法
本着节约开支、降低成本、提高办事效率的原则,特制定集团总部有关出差管理办法,以使出差管理制度化、标准化。本公司员工因公需出差者,须依照本办法执行。项目公司可参照本办法,结合公司经营状况和公司性质,制定本公司出差管理办法,并报集团公司审核、备案。
一、差旅费报销流程
1、部门经理以下人员出差须填写《出差申请单》,部门经理及负责人(总监)签批,部门负责人由主管领导审核签批,持审批单到行政部行政助理处申请机票、火车票,去财务部按程序借款,未经批准的财务部不予借款,借款时须按出差标准写明预算费用款项(出差天数、人员、住宿标准等)。
2、出差任务完成后,填写《出差报告》交部门经理签字,部门负 责人由主管领导审核签字,确认实际出差时间及工作内容,未见《出 差报告》负责人不予在报销单上签字报销,同时将《出差报告》复印 件送行政部备案以便考勤;
3、按财务要求粘贴差旅单据报销凭证,按报销程序签字报销。出差 回程后七天内须完成差旅费报销,并结清预支之现金。
4、凡涉及总部人员发生的差旅费用有项目公司负担的,相关出差人 员须在项目公司填写《付款申请表》详细列明交通、住宿、招待等费 用,由项目公司上报总部审批,依据总部出差管理办法批准后,由项 目公司支付相关费用,相关费用不占用项目公司预算,由出差人员所 在总部部门预算中予以报销。
二、费用细则
1、交通费
(1)300公里内,乘巴士或火车硬座,夜间可乘硬卧;
(2)超过300公里以乘火车硬卧为原则,符合乘机条件者可选择乘机,不符合乘机条件者若特殊情况经主管领导批准可乘软卧、飞机;
(3)本市内公务出差以乘坐公交车、公务车为原则。凡公司已安排出车的,不得报销交通费。
2、误餐补助
北京市内出差属正常工作,需要乘坐公交工具者,请到行政部填写外出申请单据,申领乘车卡,无任何补贴。
3、住宿补助
住宿费标准详见《业务费用暂行开支标准》。除集团副总监以 上人员及项目公司总经理级别人员外,其他人员同性别2人同行,须同住一室,由职位较高者报销。
4、招待费
员工在北京市内外出就餐,已经领取误餐补贴的,不予报销
招待费用。如有计划需招待客人1000元以下的,须由总监签批;1000元以上的应提前按部门上报主管领导,批准后方可报销。
三、费用开支的检查和考核
1、公司各员工必须执行本差旅费报销标准,任何单位及个人必须在预算内开支差旅费,超出费用的不经公司领导特别签批的不予报销;
2、所有差旅费报销票据应如实开具,虚开票据或票据金额高于实际金额的,应主动说明,并据实报销;否则查实后严肃处理,同时给予通报;
第四篇:《出差管理办法》
出 差 管 理 办 法
第一条 实施目的
一、为规范员工出差流程、出差审批和差旅费报销,特制定本办法。
二、本办法参照公司《财务管理制度》和《费用管理制度》的规定制定。
第二条 适用对象
本集团所有员工。
第三条 出差申请审批规定
公司员工出差,必须遵照流程申请,批准后方可外出,否则以旷工论处。部门主管依实际工作需要安排员工出差,出差工作需及时纳入工作考核,出差员工须每天向主管报告工作情况和完成进度。
一、出差申请流程:
1、员工出差前需填写《出差申请单》,经权责主管审批后,送人力资源部备查。因紧急任务需立即出差者,则由职务代理人代为申请。
2、员工需将《出差申请单》中的出差预定行程填写详细,内容必须涵盖日期、城市(地点)、行程起迄点、交通工具、接洽对象、工作事项、联络电话等。
3、员工需在出差当日前3个工作日完成《出差申请单》审批,以确保行程不致延误。
4、出差期间须写《出差工作日志》,作为出差人工作考核、考勤补记和报销参照。
5、经核准的行程,若发生改变而尚未成行,则撤销原《出差申请单》,重新填写送呈审批。若已成行,在行程中因临时工作状况须改变行程者,应以电话或E-mail向其主管报备说明,报销审批时另附书面说明。
二、出差申请审批权责
1、公司各职能部门主管、业务/工程系统主管负责所属员工出差和出差费用的审批。
2、集团总裁负责对副总(副院长)、总监出差和出差费用的审批。
3、员工出差国外或港澳台地区,一律由集团总裁审批。
第四条 出差借支审批规定
一、出差借支说明:
1、出差人员经主管核准后出差,可按规定向财务部办理差旅费借支。
2、差旅费借支金额由出差核准人审核,但最终由财务部根据实际情况核批。
3、借支原则:前款不清,后款不借。即员工出差的借支,若有欠款未结清的,或经常未按规定办理或使用的,则视情况取消其有关借支的权利。
4、如需长期出差,又不适用外派办法者,则其借支另行申请,呈总裁与董事长核准。
5、如个人因素造成下列事项,员工需自行承担:(1)遗失差旅费用,则不得重复借支申领差旅费用。
(2)出差之后未返回公司而离职者,公司可从其薪资中扣除差额。(3)未将上期出差借支费用完成报帐者,不得再向公司借支。
二、出差借支审批权责
1、出差人员凭已核准的《出差申请单》办理差旅费借支审批手续。
2、根据《借支单》申请金额和审批权限,送呈各级主管审核签字后,交财务部审批。金额超过5000元的借支,须经总裁签字核准。
3、财务部负责差旅费借支申请的审核,根据实际情况,确定最终金额核批。
第五条 出差报销审批规定
一、出差报销说明:
1、报销周期计算:实行每月一报原则,部门主管3天内审批核准。
2、出差天数计算:以自然日进行计算,3-6小时内为半天,超过6小时为1天,以当日车票为准。
3、出差补助说明:因业务出差的个人补助为20元/天,连同工资于次月工资日一起发放。公司组织的会议、培训、参观考察、学术活动等集体性外出,提
供用餐的,无补助,不提供用餐的,补助5元/人/天。
4、交通、住宿如已由公司或他人提供时,不得重复申请该项费用。
5、在接到财务部销账通知一周内仍不销账的,财务部可扣发借款人的工资,待报账时补齐。
6、员工出差期间擅作私人旅行/探亲/访友,或借机处理私人事务,由此产生的超支增支部分,不得报销;若从事违法犯罪事情,经查证属实者,除依法究办外,须赔偿公司全部出差费用及一切相关损失。
7、员工出差期间,无论时间提前、延迟或出差时间逢休假日,均不以加班论。
8、所有费用相关的单据或收据皆须保留,若无则不得报销。
9、员工差旅费如报销不实,若经查证属实,视情节轻重处理。
二、出差报销审批权责
1、出差返回后,于7日内将《差旅费报销单》并附《出差申请单》、《出差工作日志》和相关费用票据,呈部门主管审批。部门主管的《差旅费报销单》须呈总裁审批。
2、财务部收到《差旅费报销单》与《出差工作日志》,由财务经办人核对该员工的《出差申请单》后,送呈财务主管审批签字后报销实际出差费用。
第六条 交通费报销审核
交通工具选乘规定:出差人员必须按照高效、经济、安全、便捷原则选择交通工具、路线和时间,反对浪费行为。选乘的交通工具应按公司的标准规定
等级执行,并凭出差时间、地点、路线一致的有效票据报销。
一、客车:限短途,任何班次;凭车票原票或购票证明报销。
二、火车:短途硬座,长途硬卧(10小时以上),任何班次;凭火车票原票报销。
三、公司商务车:按规定向行政部提交派车申请,实报实销。
四、出租车:市(县、区)内提倡乘坐公交车和地铁,如任务紧急等特殊情况下打车需提前向主管申请或临时电话申请,并在报销时书面说明打车原因,经主管副总(副院长)签字确认后凭票报销,原因不符合公司规定,不予报销。打车费仅限由一人持票代为报销,同行其他人员不得重复报销。
五、私车公用:在无公车派用且为紧急事件情况下,经报备同意后可使用私车。补贴标准:1.4元/公里(市内无补贴);停车费、过路(桥)费依与出差时间、地点一致的收据报销,随车人员不得重复报销相关交通费。驾车违规罚款则自行负责,如出差中特殊情况则视情申请。
六、飞机航班:在因特殊情况需赶办紧急且重要的公务时,或交通中断不搭乘飞机无法到达目的地时,可申请乘坐飞机并须呈总裁核准。飞机票价以经济舱票为原则,但副总(副院长)及以上人员出差飞行时间超过5小时以上时,可选购商务舱票。公司员工应于出差后将已使用机票票根上注明部门、姓名粘贴于《差旅费报销单》上,一并交财务部审核报销。
七、出差期间有下列情况之一者,不予报销交通费:
1、未经同意,擅自超标准乘坐而发生的超支部分;
2、借出差之际探亲、访友和旅游等而发生的交通费增支部分;
3、出差时乘坐公司商务车、客户提供的车辆、公司同事车辆的;
4、未经批准,自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分。
第七条 住宿费报销审核
出差人员应按公司的住宿标准规定等级执行,并凭有效票据报销,超标自付,欠标不补。住宿以过夜为标准,白天钟点房费用不予报销。
一、住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定,并附与出差时间、地点一致的有效住宿报销凭证,超过限额标准的部分自理。
二、因外事或重要业务,需要招待宾客住宿或需要提高宾客及随同人员住宿费标准的,应事先向主管领导报告,经审核同意后执行,报销时须附注事由说明。
三、副总(副院长)及以上管理人员出差,可住单人间。同性员工一起出差的,应两人同住一间双人房,报销额以公司规定的住宿费标准来确定。
四、不同级别的人员为同一件事出差,同行同住的,可按出行级别中最高级别的住宿标准享受补助。
五、如出差地就近有公司签约折扣酒店,应优先安排;如出差地设有公司宿舍,应住公司宿舍为优先选择;出差同一地点二个月以上,则以租用公司附近房屋为优先考虑。
六、出差期间有下列情况之一者,不予报销住宿费:
1、由集团下属公司、各运营站点、客户等免费接待安排的;
2、参加会议、培训、参观考察、学术活动时,公司支付的综合性费用中已包括了住宿费的。
第八条 其他费用报销审核
一、业务招待费:因外事或重要业务,需要招待宾客用餐、住宿等交际而须支出招待费的,应事先向主管领导报告,经批准同意的,可按公司招待费借支和报销规定进行申请借支和报销,须提供相关凭证并说明用途和内容。
二、出差期间因工作业务所发生的打印/复印/传真费、邮递费、公物托运费等,凭有效票据按实报销。电话费报销依公司通讯费报销规定执行。
三、员工因工作地点调动,随行行李托运费,凭有效票据按实报销。
第九条 附则
一、本办法由集团人力资源部负责拟定、修改、解释。
二、本办法经总裁、董事长核准后,公布实施,修改时亦同。
三、本办法自颁布之日起实施。
表单附件:
1、《出差申请单》
2、《出差工作日志》
第五篇:出差管理办法
出差管理办法
目录
1、《出差申请单》
2、《出差计划表》
3、《出差报告》
4、《差旅费申请单》
5、《差旅费报销单》
6、《出差制度》
要求
出差旅费支给办法按本制度执行
6.1 本公司员工奉命或因业务需要出差,应先由派遣出差部门经理核准,登记出差相关内容,并凭核准预借或报支旅费。员工出差依下列程序办理:
a、出差前应填写《出差申请单》(格式须明确记录出差日程、出差事由等),出差期限由遣派经理或总经理视情况需要限定日期,事前予以核实核定,并送人力资源部备案。如情形特殊事前无法及时办理,亦应尽快补办手续后方可支给出差旅费。b、出差人凭核准的《出差申请单》,可向财务部暂支相当数额的差旅费。其预借款额,须经由主管、经理初审,呈请总经理核准后暂付之,出差完毕,销差后应于三日内填具《差旅费报销单》,结清暂支款项,未于一周内报销者,财务部应将该员工预借差旅费在当月薪金中先予扣回,待其报支时,再行核付。
6.2 员工在本市、郊区及短程或其他同日可往返出差,出差时应经经理核准。当日出差,除按正常工作日支付当日工资外,原则上不支给交通费以外的任何费用,交通费凭乘车凭证实数支给。当日出差人员必须于当日赶回,不得在外住宿,因工作需要当日中午无法返回的,给予适当的中餐补贴(补贴标准按10元/人执行),但如实际需要,须事先呈主管核准批准。6.3 员工出差在二日以上,无论出发或返回一律按实际差旅日给付,乘夜车往返者,不另支其他费。
6.4 出差的审核决定权限如下: a、四日以上由总经理核准; b、经理级一律由总经理核准。
6.5 本公司员工乘坐火车、汽车、飞机,按以下实际票额发给交通费:
a、乘坐汽车及火车,原则上应出具公路局、铁路局或汽车公司的购票凭证;
b、因急要公务必须搭乘飞机者,应事先报公司总经理核准后凭飞机票存根报销交通费; c、搭乘或驾驶公司的交通工具者,凭车辆行使损耗及车辆行使必支费用凭证报销,不得再报支其他交通费。
6.6 交通费包括旅程中必须的船车等费,按实际报支,其他零星用费均在膳杂费内开支,不得另行报支。
6.7 出差人员膳食、住宿、杂费(包括:公交出租车费、手机费),最高定额按以下标准核发,超支部分不予报销。
a、部门经理:地区、县级城市每日住宿及杂费、膳食共150元,省会及十四个沿海城市每日住宿费及杂费、膳食共300元。
b、拓展经理:地区、县级城市每日住宿及杂费、膳食共100元,省会及十四个沿海城市每日住宿费及杂费、膳食共200元;
注:十四个沿海开放城市是指大连、秦皇岛、天津、烟台、青岛、连云港、南通、上海、宁波、温州、福州、广州、湛江、北海 6.8 员工出差同行时要求同住,住宿费每二人按一人标准报销,另一人只支付定额内的膳食费和杂费。
6.9 出差期间因公支出的下列费用,准予按实报销:
a、邮费等费用应以邮电局的收据为凭。凡因公拍发邮电及特别公务,临时雇用劳力、车马等所支出必要费用,经批准,可另列特别费用按实凭证报支; b、因公宴客的费用,应以正式统一收据发票为凭; c、因公携带的行李运费,应以正式的运费收据为凭。6.10 出差费用的报销:
a、交通费、住宿费按标准报销,采取超标自付原则; b、膳食费等按标准领取;
c、交际费由领导核定,凭据报销。
6.11 出差人员中途患病、遇不可抗拒原因或因工作实际需要延误,导致无法在预定期限返回销差,必须延长滞留,出差者需出具申请,经调查确定无误,方可支给出差旅费。出差员工不得任意改变
起程日期、出差路线或应私事借故延长出差时间,否则除不予报销旅差费外,并依情节轻重论处。但事后总经理特准者除外。
6.12 员工出差得按实报支出差旅费,如因特殊情况公务上原因必须支付超额费用,可以呈请总经理特别核准,其余超额报支一律剔除。
6.13 员工报销出差旅费时,应据实提缴收据,经核实,如:发现有瞒报、虚报,除将所领款追回外,并视情节之轻重,酌予惩处。
6.14 出差一般不得报支加班费,但节假日出差酌情予以计薪。
6.15 出差行程时间工资自出发日起至回公司之日止计算给付,首尾行程时间足半天不足一天的,按一天支给;不足半天按半天支给。出差人员交通费,凭交通票据实数支给。
6.16 出差人员在出差期间或退差后,应及时将出差相关状况总结编制《出差报告》向直属上级汇报,并及时到人力资源部报到退差。
6.17 本标准为市场部起草,经总经理核定、批准后发布施行,人事行政部对该条款起到监督作用,修改时要总经理批准。备注:
1、2、本标准如有未尽事宜得随时修改之。