极重要：企业标准化基础知识培训讲稿

第一篇：极重要：企业标准化基础知识培训讲稿

企业标准化基础知识

1、标准化概念

1.1标准

什么是标准？不同的人可能会有不同的理解，不同的组织也会有不同的定义。

1.1.1标准化组织定义

国标GB/T20000.1-2002《标准化工作指南 第1部分：标准化和相关活动的通用词汇》（修改采用ISO/IEC相关标准）对“标准”给出的定义：“为了在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。”附注：“标准宜以科学、技术和经验的综合成果为基础，以促进最佳的共同效益为目的。”

从这个定义中我们可以认为标准应具备以下特征才能称其为标准： ⑴标准是一种规范性文件。

⑵标准必须具有共同使用和重复使用的性质。

⑶标准的制定要有一定的程序，要有协商一致的过程，并且要由公认机构发布。

⑷标准的基础是科学、技术和经验的综合成果。⑸标准的目的是获得最佳秩序和效益。

1.1.2世界贸易组织定义

《世界贸易组织 技术性贸易壁垒协定(WTO/TBT)》对“标准”给出的定义：“经公认机构批准的、规定非强制执行的、供通用或重复使用的产品或相关工艺和生产方法的规则、指南或特性文件。该文件还可包括或专门涉及适用于产品、工艺或生产方法的术语、符号、包装、标志或标签要求。”

从这个定义来看没有提及“协商一致”，因此《WTO/TBT》的标准除了包含达到协商一致的文件，还包含了非协商一致的文件。标准的概念比较宽泛。

1.1.3标准的种类

⑴按属性划分：强制性标准和推荐性标准。

⑵按内容划分：产品标准、过程标准、服务标准。

⑶按范围划分：国际标准、区域标准、国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。

1.2技术规范

除“标准”之外，我们还常接触到“技术规范”。什么叫技术规范？

1.2.1技术规范定义

“规定产品、过程或服务应满足技术要求的文件。”

从这个定义中我们可以看出：技术规范也是一种文件，是规定技术要求的文件，它和标准的区别在于，这种文件没有经过制定标准的程序。首先，标准中的一些技术要求可以引用技术规范，这样的技术规范或规范中的某些内容就成为标准的一部分。其次，如果技术规范本身经过了标准制定程序，由一个公认机构批准，则这个技术规范就可以成为标准了。

1.3规程

与“标准”、“技术规范”使用频率接近的还有“规程”。什么叫规程？

1.3.1规程定义

“为设备、构件或产品的设计、制造、安装、维护或使用而推荐的惯例或程序的文件。”

从这个定义中可以看出：规程同样是一种文件，这种惯例或程序文件给出的是“过程”而不是“结果”。规程是“推荐”惯例或程序(过程)，而技术规范是“规定”技术要求(结果)。因此，从内容和力度上来看两者存在明显的差异。但与标准的区别是类似的。这种文件没有经过制定标准的程序，而标准中的一些技术要求可以引用规程，这样的规程就成为标准的一部分。如果规程本身经过了标准制定程序，由一个公认机构批准，则这个规程就可以成为标准。

1.4法规

规范性文件中与标准有着紧密关系的一类文件就是“法规”。什么叫法规？

1.4.1法规定义

“法规是由权力机构通过发布的有约束力的法律性文件。”

法规与标准的主要区别在于：法规是由国家立法机构发布的规范性文件，标准是由公认机构发布的规范性文件。虽然都是规范性文件，但是，法规在其辖区内具有强制性，所涉及的人员有义务执行；而标准的发布机构没有立法权，所标准多是供有关人员自愿采用。

法规与标准有着紧密关系，标准涉及的是技术问题，为了保护人类的健康、安全等目的，法规中也常常涉及技术问题而引用标准，通常我们称这类法规为技术法规。

1.5技术法规

技术法规是与标准关系最为密切的法规。什么叫技术法规？

1.5.1技术法规定义

“规定技术要求的法规。”

从这个定义中我们可以看出：技术法规可以直接规定技术要求，也可以通过引用标准、技术规范或规程来规定技术要求，或者将标准、技术规范或规程的内容纳入法规中。可见，技术法规与标准、技术规范或规程都有直接的关系。技术法规是涉及技术要求的法规，是法规的一种，因此，它也是强制性的。

技术法规与标准的区别：

⑴属性不同，技术法规为“强制性”文件，标准为“推荐性”文件。

⑵目的不同，技术法规主要为了“国家安全”，标准主要为了获得“最佳秩序”。

⑶主体不同，技术法规的制定者必须是“政府或政府委托机构”，标准的制定者可以是“政府或社会团体”。⑷程序不同，技术法规的制定“必须通过一定的立法程序”，标准的制定“主要考虑协商一致程序”。

⑸方式不同，技术法规“必须执行”，标准“自愿采用”。

1.6标准化

什么叫标准化？标准化是在科学技术、经济贸易及社会发展实践活动中，对重复性事物和概念通过制定、实施标准，以获得最佳秩序和最佳效益的过程。简单地说，标准化就是围绕标准所展开的一系列活动。

1.6.1标准化定义

国标GB/T20000.1-2002对标准化给出的定义：“标准化是为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的行为规范的活动。”(这也是ISO、IEC对标准化给出的确切定义。)从这个定义中我们可以看出：标准化是一项制定和实施行为规范的活动；所制定的规范应具备共同使用和重复使用的特点；其内容是现实问题或潜在问题；其目的是在一定范围内获得最佳秩序。这些行为规范将构成规范性文件，也就是说标准化的结果是形成条款，一组相关的条款就形成规范性文件。如果这些规范性文件符合制定标准的程序，经过公认机构发布，就成为标准。标准化活动包括规范性文件(主要是标准)的起草、征求意见(协商)、审查发布和实施使用全过程。反过来说，标准是标准化活动的结果。

1.6.2标准化历程

标准化历史源远流长，可分为远古(石器时代)、古代(铁器时代)、近代工业和现代信息标准化阶段。

⑴远古标准化

古人类(原始人)在长期群居生活和同大自然搏斗中，通过实践、相互交流和模仿，学会了制作原始工具(石刀、石斧)；随着对积累经验和进行交流的需要，通过约定俗成，产生了语言。出于对重要的实践活动过程进行记录，对具体事物、概念进行描述的需要，于是符号、记号、十进制计数相继出现，进而发展创造了文字。这些初期对事物、概念的统一，并在实践中不断改进，体现了人类初期朴素的标准化活动。

⑵古代标准化

春秋时代(约公元前500年)的《考工记》就是一部含有丰富标准化内容的科技书。战国时代(约公元前372~289年)孟子提出的“不以规矩不成方圆”的学术是古代标准化的理论基础。公元前221年秦始皇统一中国后，进一步修订、补充了原有秦国法律，先后用政令、律令对文字、货币、度量衡、道路、兵器等进行了全国规模的统一化，“车同轨，书同文”成为史书上的重要典故。堪称世界古代标准化方面的杰出典范。北宋时代(1041~1048年)毕升发明活字印刷术，应用了标准件。(1100年)李诫编成《营造法式》，该书是中国现存最早、内容最丰富的建筑标准化的重要文献。明代(1578年)李时珍完成的《本草纲目》，(1637年)宋应星的《天工开物》刊印，均属重要的标准科学技术典籍。清代(1734年)刊行的《工程做法则例》，其内容和体例与现今技术规范更为接近。从中可以窥见人类古代标准化的活动及成果。

⑶近代工业标准化

近代工业标准化是西方近代工业革命的产物。18世纪末，英国纺织工业革命标志着工业化时代开始。大机器工业生产方式促使标准化发展成为有明确目标和有系统组织的社会性活动。

1798年，美国E．惠特尼发明了工序生产方法，并设计了专用机床和工装用以保证加工零件的精度，首创了生产分工专业化、产品零件标准化的生产方式。惠氏因此被誉为“标准化之父”。

1865年，法、德、俄等20个国家的代表在巴黎召开会议，世界上第一个国际标准化组织—“国际电报联盟” 诞生。(1932年改名为ITU)1901年，英国工程标准委员会成立，世界上第一个国家标准化组织诞生。1906年，英、法、美、日等13个国家的代表汇集伦敦，成立了国际电工委员会(IEC)。

1946年，由25个国家发起成立的国际标准化组织(ISO)，开创了人类标准化历史的新纪元。(中国做为ISO的发起国之一，1931年就成立了工业标准化委员会。)⑷现代信息标准化

面对当今信息时代的挑战，ISO/IEC加紧了一系列与信息技术相关的国际标准的制定工作，并逐步形成了信息技术标准化体系，主要包括信息处理、软件工程、信息交换、数据通信、网络技术、多媒体、信息安全和信息技术设备等一系列标准。现代信息技术标准化活动大大促进了社会发展进程。1995年世界贸易组织(WTO)的成立，表明了全球经济一体化的大趋势，同时也说明ISO/IEC在协调、制定相关标准方面的任务更重要了。

面对日益严重的资源枯竭、环境污染和自然生态平衡被破坏的严酷现实，人类正在自觉地调节自身同大自然的关系，以求从加速发展的社会过渡到可持续发展的社会轨道上来。为了这场 “绿色革命”主题的现代标准化活动，1993年世界标准化组织(ISO)组成TC207环境管理技术委员会，直接制定和实施一套环境管理的国际标准ISO14000。

总之，在人类社会发展进程中，标准化经历了从自发到自觉、从经验到科学的逐步飞跃，它雏生于农业时代，成熟于工业时代，拓展于信息时代，在推动社会生产力飞速发展中发挥了重要作用。

1.6.3标准化原理

标准化是一门学科，同时又是一项管理技术，其应用范围几乎覆盖人类活动的一切领域。但迄今为止，这门学科仍未有明确定论。所以如此，是由于人们在标准化活动领域更多关注的是应用性实践，缺乏基础性理论研究；国际标准化组织也是如此，只侧重于标准的制定、发布，缺乏对恒久支持和指导标准化工作的理论研究；各类大学、院校也未能把标准化教育纳入正规课程。

目前标准化原理和方法的论述主要有：

⑴、桑德斯理论 桑德斯，英国人。1953~1972年担任ISO标准化原理委员会主席。1972年出版了《标准化的目的与原理》一书。主张： A、标准化从本质上看，是社会有意识地努力达到简化的行为； B、标准化活动不仅是经济活动，同时也是社会活动；

C、标准的制定、发布是为了实施，不实施就没有任何价值；

D、标准制定时要慎重选择对象和时机，并保持相对稳定，要定期评审和及时修订；

E、国家标准以法律形式实施应根据标准的性质、社会工业化程度、现行法律情况等慎重考虑；

F、标准中规定产品性能或特性时，必须规定测试方法和必要的试验装置。

⑵、松浦四郎理论

松浦四郎，日本人。1951年起为ISO标准化原理委员会成员。1972年出版《工业标准化原理》。总结论述很多，主要有： A、标准化本质上是一种简化；

从复杂到简单、从多到少、从无序到有序、从多样化到统一化等等。B、标准化是一项社会活动；

需要社会各方面相互协作和共同推动，还需要克服过去形成的社会习惯，而社会习惯势力是一种不可低估的阻力。

C、标准化的目的是为了实现最佳的“全面经济”；

必须从长远的观点和全球的高度来对待，需要制定和实施统一的国际标准。D、简化决定于互换；

互换不仅适用于物质的东西，也适用于抽象的概念和思维。E、制定标准要慎重选择并保持稳定。

方法应以协商一致为基础。对于有关人身安全和健康的标准，依法实施是必要的，其他则应综合考虑。

松浦四郎理论的一个重要贡献是把熵的概念引入了标准化，他认为标准化实际上是人们为创造负熵所做的努力。在我们的生活中知识和事物增加的趋势，同宇宙中熵的增加的趋势极为相似。人类为了获得效率更高的生活，就不得不有意识地限制不必要的甚至是有害的事物增长。标准化活动就是这种限制性措施，从而使事物从无序状态恢复到有序状态。

⑶、中国的标准化理论(概括为：统一、协调、简化、优化原理。)A、统一原理；人类的标准化活动就是从统一化开始的。统一的范围越大、程度越高，标准化活动的效果就越好。一致性原则。即统一是为了获得一致。B、协调原理；一致性要靠协调取得，标准本身就是协调的产物。如果没有协调一致，标准化工作很难开展。商洽性原则。

C、简化原理；简化是标准化的最基本原理，标准化的本质就简化。简化不是随心所欲地抛弃，而是通过标准化活动把多余的、可替换的、低功能的环节简掉，达到科学合理的最佳效果。等效性原则。

D、优化原理。标准化的最终目的是获得最佳秩序和最佳效益，因此在标准的制定和实施过程中，一定要贯彻最优化原则。没有最优，就没有标准化。

2、企业标准化

2.1企业标准

什么叫企业标准？简单地说，企业自己制定的标准称企业标准。

2.1.1企业标准定义

我国《企业标准化管理办法》给出的定义：“对企业范围内需要协调、统一的技术要求、管理要求和工作要求所制定的标准。”

从这个定义中我们可以看出：企业标准是企业自己制定的，规定本企业内部需要统一、协调的生产经营活动中的各种要求的规范性文件。是企业组织生产、经营活动的依据。

企业标准中大部分是“过程”标准，主要是对各类人员，如开发设计、工艺技术、检验检测、经营销售等人员如何开展工作(怎么做)作出规定。小部分是“结果”标准，主要是对“物”，如采购的原材料、半成品、最终产品等的技术要求(是什么)作出规定。

企业标准由企业法定代表人或其授权的主管领导批准、发布，由企业法人代表授权的部门统一管理。

2.1.2企业标准制定原则

⑴贯彻国家和地方有关方针政策、法律法规，严格执行强制性国家标准、行业标准和地方标准；

⑵保证安全、卫生，保护环境和消费者权益；

⑶促进技术进步和提高产品质量，改善经营管理和增加经济效益；

⑷积极采用国际标准和国外先进标准；

⑸合理利用资源、能源，推广科学技术成果；

⑹有利于对外经济技术合作和对外贸易；

⑺本企业内的标准之间应协调一致。

2.1.3企业标准种类

企业标准主要有以下几种：

⑴企业生产的产品，没有国家标准、行业标准和地方标准的，制定的企业产品标准；

⑵为促进技术进步和提高产品质量，制定严于国家标准、行业标准和地方标准的企业产品标准；

⑶对国家标准、行业标准的选择或补充的标准；

⑷工艺、工装、半成品和方法标准；

⑸为保障企业生产安全、职业健康、环境保护而制定的企业标准；

⑹生产、经营活动中的管理标准和工作标准。

2.1.4企业标准体系

以技术标准体系为主，包括管理标准体系和工作标准体系等子体系组成，各子体系又各由若干个标准构成，所有标准(包括企业贯彻、采用的上级标准和企业制定的标准)在企业方针目标和有关标准化法律法规的指导下形成科学的有机整体称企业标准体系。

企业标准体系内的标准按一定形式排列起来的图表称企业标准体系表。是企业标准体系的一种表现形式，要建立企业标准体系应首先研究和编制企业标准体系表。编制时应符合GB/T13016《标准体系表编制原则和要求》和GB/T13017《企业标准体系表编制指南》的要求。

2.2企业标准化

企业标准化是企业科学管理的基础。应贯彻、执行国家《企业标准化管理办法》的有关规定。(1990.8.24国家技术监督局13号令发布施行)2.2.1企业标准化管理机构

企业根据生产、经营管理需要应设置标准化工作机构，配备专、兼职标准化管理人员，负责管理企业标准化工作。机构一般设立在企业的技术管理部门。

2.2.2企业标准化工作任务

企业标准化工作是国家、行业和地方标准化工作的基础。其主要任务是：

⑴贯彻执行有关标准化的法律、法规、规章和方针、政策，贯彻实施国家标准、行业标准和地方标准；

⑵组织制定、修订、实施企业标准；

⑶运用标准化手段，合理发展品种，保证产品质量，提高生产经营管理水平；

⑷参与新产品开发中的标准化工作，进行新产品鉴定、新技术引进项目的标准化审查；

⑸加强企业标准化培训工作，不断提高标准化管理人员的素质和企业职工的标准化意识；

⑹开展标准化信息工作，搜集国内外标准化情报资料，积极参与标准化学术交流治动；

⑺统一归口管理各类标准，建立档案，依法将企业产品标准报有关部门备案；

⑻承担上级标准化行政主管部门下达的标准化工作任务；

⑼认真总结标准化工作经验，对优秀企业标准化工作成果进行表彰奖励。

3、企业施工技术标准(机电安装部分)为什么要冠名施工技术标准？这是由我们企业的性质和所属行业决定的。机电安装部分是因建筑工程的分部(子分部)工程、分项工程的划分的区别。

3.1标准的解读

标准是一种规范性文件，由一些条款组成。因为标准中的条款是有层次的，不同的条款在实施中有不同的执行力度，所以要解读。

─ 有的表示条款规定的内容，即一定要做到或一定要满足；

─ 有的表示条款建议的内容，即最好做到或最好满足；

─ 有的表示条款陈述的内容，即解释的内容、说明的内容。

这3个层次是根据标准中条款所具有的共同使用和重复使用的程度来区分的。它们分别构成了标准中的要求型条款，推荐型条款和陈述型条款。

标准化活动是一项制定、实施条款的活动，围绕一个标准化主题可能制定出一些条款，每个主题的相关条款就构成了标准的主体，也就是标准的实质内容。标准中除了主体以外，还有附加要素。附加要素是对标准的实质内容所做的说明性、解释性和提示性的表述，它不改变标准的实质内容。附加要素通常分为两类，其一，通过“注”、“示例”和“资料性附录”等形式，表示有助于标准的理解和使用的附加要素；其二，通过“脚注”的形式，表示提示性的附加要素。

解读标准时，要分清是主体还是附加要素。在主体中要区分是要求型条款还是推荐型条款或是陈述条款；在附加要素中要区分是有助于标准的理解和使用的附加要素还是提示性的附加要素。

可见，标准的内容表述是有它自己固有的规则的。目前我国的标准，无论国家标准、行业标准、地方标准或企业标准，他们的规则基本上是相似的。随着时代的发展，我们将会接触到国际上不同公认机构发布的标准，只有知道他们的规则，才能真正读懂他们的标准。

3.2编制说明

⑴企业技术标准名称、代号、编号由文字、字母、数字等组成。＊＊＊＊＊＊QB／GHJ－＃．××－2006A 其含义如下： ＊＊＊＊＊＊――表示分项工程名称；(文字)QB――企业标准； GHJ――广东浩和建筑有限公司；

＃――表示分部工程代号；(J－给排水.D－电气.R－弱电.K－空调)××――表示分项工程编号；(0~9)2006A――2006年A版本。

⑵施工技术标准编制重点放在常用的操作工艺和质量验收标准上。⑶施工技术标准可作为现场编写施工方案和技术交底的依据。

3.3建筑给排水及采暖安装工程施工技术标准

QB／GHJ—J．01～J．08—2006A(略)3.4建筑电气安装工程施工技术标准

QB／GHJ—D．01～D．22—2006A(略)3.5智能建筑安装工程施工技术标准

QB／GHJ—R．01～R．08—2006A(略)3.6通风与空调安装工程施工技术标准

QB／GHJ—K．01～K．06—2006A(略)3.7电梯安装工程施工技术标准

QB／GHJ—T．01～T．03—〔待发布〕

第二篇：WORD基础知识培训讲稿

word2003培训教案

第一节 WORD基本操作

教学目的： WORD的启动与关闭，掌握汉字的输入方法，学会窗口的基本操作。

教学重点：汉字的输入方法；窗口的基本操作。教学步骤：

一、WORD的启动与关闭

启动：开始→程序→Microsoft Word 关闭：文件→退出、关闭按钮

WORD窗口的组成：标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、状态栏

打开或关闭工具栏：“视图”菜单→工具栏→选择工具选项（右击工具栏→选择工具选项）

二、文本的基本制作 选择汉字输入法：

方法一：鼠标单击任务栏上的“En”图标→选择汉字输入法 方法二：Ctrl+Shift组合键选择

中英文切换的方法：Ctrl+空格键或在中文输入时，第一个字母输入v，随后输入的便是英文。

汉字输入方法：（智能ABC输入法）输入完整汉语拼音；例如 新世纪：xinshiji 输入声母。例如 计算机：jsj 输入词组前一字完整的拼音和后一字的声母；例如信息：xinx。用数字键选择汉字；第一字词用空格键选择；用“+-”键翻页。拼音中ǔ用v代替；如 女同学：nvtongxue 输入大写的一、二……一○等：io+ 数字

重复输入：先输入要重复的文字→将插入点移到适当的位置→按F4或CTRL+Y。

标点符号的输入：

中西文标点选择：,.和。

常用标点符号的输入：顿号、— 书名号 《 》— < > 特殊标点符号的输入： 右击输入法状态栏右边的软键盘图标→选择标点符号。

关闭软键盘的方法：单击软键盘图标。

保存文件：文件→保存（另存为）或 “常用工具栏”上“保存”按钮。打开文件：文件→打开→查找范围、文件名→打开。上机操作：输入下列文字。首届世界华人学生作文大赛启事

迎着新世纪的曙光，“世界华人学生作文大赛”向我们走来。

在以往成功举办了四届“全国学生‘丑小鸭’作文大赛”的基础上，本届大赛将扩大竞赛范围，面向海内外所有的华人学生。本届大赛由中国侨联、全国台联、中国写作学会、《人民日报》（海外版）、中国国际广播电台、《21世纪学生作文》杂志社共同举办，旨在加强海内外炎黄子孙在生活、学习方面的交流与沟通，活跃学生课外学习生活，展示华人学生的精神面貌。

第二节 文本的基本编辑

教学目的：学习文本编辑的方法，掌握文字段落的设置与修饰。教学重点：文本编辑的方法；文字的设置与修饰；段落的设置。教学步骤：

一、文本编辑的方法

插入文字：①用键盘移光标到插入文字处；②在插入文字处单击鼠标光标。输入特殊符号：①插入→符号；②右键→快捷菜单中“符号”

删除不需要的文字：按Delete键删除光标后面的字符；按Backspace键删除光标前面的字符。

选定一段文字：单击段首选中当前行；双击段首选中当前段；三击段落任意处选中当前段。

移动或复制一段文字

移动：选定文字→剪切→选定目标位置→粘贴（或用鼠标选定直接拖动到目标位置）

复制：选定文字→复制→选定目标位置→粘贴（或用鼠标选定按ctrl键直接拖动到目标位置）

二、查找或替换某些文字

查找：编辑→查找→查找内容→查找下一处

替换：编辑→替换→查找内容、替换为→查找下一处→替换（全部替换）

三、文字的美化

改变字号、字体和颜色：单击工具栏上的字号、字体和颜色按钮。改变文字的格式：加粗、倾斜、下划线、字符边框、字符底纹、字符缩放 使文字产生特殊效果：格式→字体（字体、字型、字号、着重号、效果）→动态效果

改变字间距：格式→字体→字符间距

改变文档中文字的方向：常用工具栏 →更改文字方向（格式→文字方向）

四、简单排版

调整段落的对齐方式：格式工具栏→居中、右对齐、分散对齐 改变行距：选定段落→格式→段落→行距→确定 设置段落的首行缩进和左右边界：水平标尺上的缩进标记

改变段间距：定位段落→格式→段落→缩进和间距→间距（段前、段后）→确定

五、上机操作：按要求完成下列文字： 瑞雪

大雪整整下了一夜。早晨，天放晴了，太阳出来了。

山川、树木、房屋，全都罩上了一层厚厚的雪，万里江山变成了粉妆玉砌的世界。落光了叶的柳树上，挂满了毛茸茸、亮晶晶的银条儿；冬夏常青的松树和柏树，堆满了蓬松松、沉甸甸的雪球。

大街上的积雪有一尺多深，脚踩上去发出咯吱咯吱的响声。一群群孩子在雪地上堆雪人，掷雪球。那欢乐的叫喊声，几乎把树枝上的积雪震落下来。

俗话说，“瑞雪兆丰年” 要求：

在C盘上新建一文件夹，取名为自己的名字 利用WORD输入上面的文章 标题：黑体、小一号、拉宽150%、加粗、使用“礼花绽放”效果 第一段：隶书、小四号、加下划线 第二段：宋体、小四号、“蓬松松”加边框 第三段：楷体、小四号、斜体

第四段：仿宋体、红色、小四号，“瑞雪兆丰年”5个字加着重号、“俗话”加底纹

正文行距为1.5倍行距，段前5磅、段后5镑

将该文件以文件名“瑞雪.DOC”保存在要求1中新建的文件夹下。

第三节

表格的建立与编辑

教学目的：学习表格的制作，掌握表格的基本编辑。教学重点：表格的制作；表格的美化与编辑。教学步骤： 建立表格的三种方法

一、制作简单的表格

在“常用工具栏”的“插入表格”按钮上，用鼠标向下拖动。

二、手工绘制表格

右击工具栏→表格和边框工具栏，单击“常用工具栏”中的“绘制表格”按钮，在文本面上画出矩形框，表格内部画出直线和斜线。单击“擦除”按钮，可以擦除线条。

三、使用菜单命令建立表格

用光标定位表格位置→“表格”菜单→“插入表格”→选择行数和列数以及格式→确定

表格的美化与编辑 表格的美化与修饰

单击表格中的任何一个单元格→”表格”菜单→“表格自动套用格式” →选择格式→要应用的格式→将特殊格式应用于→确定

“视图”菜单→“工具栏”→“表格和边框”

利用“表格和边框工具栏”来设置表格格式：字体、底色、字体颜色、对齐、线条粗细、边框颜色、边框设置、底纹。

鼠标右键单击表格，选择“边框和底纹”也可设置 表格的编辑 增加行、列

定位→“表格”菜单→“插入行、插入列” 删除行、列

选定行或列→“表格”菜单→删除行、删除列 移动行或列的位置：选定→剪切→定位→粘贴 单元格的拆分和合并

选定→“表格”菜单→拆分单元格（输入行数、列数）、合并单元格 绘制斜线表头：表格→绘制斜线表头→表头设置 调整行高和列宽

手工调整行高和列宽：用鼠标拖动

调整整个表格底行高和列宽：选定行或列→“表格”菜单→平均分布各行、平均分布各列

表格与文本的相互转换

选定区域→“表格”菜单→将表格转换为文字、将文字转换成表格→选择“文字分隔符”（选择列数、分隔文字的位置）→确定

上机操作：按照所示表格的效果实现表格

第四节 图文混排

教学目的：学习图像、文本框的插入以及艺术字的制作，掌握图文混排的技巧。

教学重点：图像、文本框的插入以及艺术字的制作；图文混排的技巧。教学步骤：

一、艺术字的插入

显示绘图工具栏：视图→工具栏→绘图/图片。

方法①：插入→图片→艺术字→选择艺术字样式→输入文字→选择字体→确定→调整艺术字的大小。

方法②：单击绘图工具栏按钮艺术字→选择艺术字样式→输入文字→选择字体→确定→调整艺术字的大小。

二、文本框的插入与修饰

本框的插入方法①：插入→文本框→横（竖）排→在需要文本框的地方左键按住拉动一个框→输入文字。

方法②：单击绘图工具栏按钮

→在需要文本框的地方左键按住拉动一个框→输入文字。

文本框的修饰：选定→格式→文本框→选择颜色和线条/选择文本框的环绕方式。

首字下沉设置：选定段落→菜单中格式→首字下沉，在对话框中选择。

三、图片的插入与设置

图片的插入：插入→图片→剪贴画/来自文件→选择路径→选择图片 图片格式的设置：选定→格式→图片→选择环绕等（可选图片工具栏）自选图形绘制方法：单击绘图工具栏按钮“自选图形”

→选择标注等项目中的图形→在需要的地方左键按住不放拖动→调整→（也可在上面输入文字：①直接输入。②右击该图形→选择添加文字）

四、上机操作： 文件要求：

在C盘上新建一个文件夹；将该文件夹重命名为高中信息技术考试。在“高信息技术考试”文件夹中，新建word文档，文件名为“班级+学号”（例如：30112）；打开该文档，输入第二题的文字（使用汉字输入法方法不限），根据第三题的文字材料，按第二题要求编辑该段文字。

该文档保存在已建立的“初中信息技术考试”文件夹中。设计板报：

主题要求：根据内容，突出环保，自己命标题。使用适当的艺术字体并居中。版面要求：设置纸张大小为16K，页边距上下各2厘米，左右各为1.5厘米；并是图文并茂。

段落设置：把本文分为三段，将文章段落设置为四号楷体字，并进行合理的排版；

图片设置：Word剪贴画中找一幅合适的图片，并插入到右上角适当的位置，并将该图片设置为四周型环绕；

第五节

设置页面与打印输出

教学目的：学习文档页面的设置方法，掌握文档的打印方法。教学重点：文档的页面大小、边界等设置，设置好的文档输出打印。教学步骤：

一、设置页面

文件à页面设置，“纸型”选择纸张类型和纸张方向，以及纸张来源；“页边距”设置页面上下左右四个方向的页边距；“版式”设置文字的对齐方式。

二、页眉和页脚设置

视图→页眉和页脚（双击互相切换），在页面的上端输入文字内容成为当前页面的页眉，在页面的下端输入文字内容成为当前页面的页脚。单击“页眉和页脚”工具条右侧的“关闭”按钮完成页眉和页脚的设置。

三、打印预览和打印

1、打印预览

文件→打印预览，将窗口转换到打印预览窗口中，在这里看到的文档的效果就是打印出来的效果。单击“单页”按钮，在预览窗口中的文档就按照单页来显示，单击“多页”按钮，选择一种多页的方式，回到了多页显示的状态。

2、打印

文件→打印，将出现“打印”对话框，设置的项目有：打印机，打印的范围，打印纸张份数等内容。选定后单击“确定”按钮，文档向打印机输出。

3、打印操作

将当前输入到word文档的内容打印输出。

第三篇：计算机基础知识培训讲稿

计算机基础知识

培训时间：

培训对象：

主

讲：

一、文件夹的创建与管理

这个问题是一个急需解决的问题，虽然有些教师对这件事不是那么重视。不就是一个文件夹吗，好建，其实不然，经过一年多的使用，大家在D盘建立的文件夹真的管理好了吗。

需要掌握知识点：

1、建立文件夹：

2、文件夹更名：(习惯性的养成，必须要更名，文件的建立保存也一样，要有合适的名字)

3、建立多层文件夹，将文件夹接照所需分类。(D盘下教师文件夹下去建立)

4、文件的保存，以WORD举例说明。(强调保存名称和路径，千万不要更改保存类型，否则也许下次打不开)(其实这里应该强调一下WORD的文字排版与打印设置，时间关系，可忽略!)

5、文件的管理，在文件夹中的复制与粘贴。(注意的是在移动文件时，文件一定是关闭的。不要把正在打开的文件保存。这样会出现错误。讲到这里，突然这里也强调一个问题，需要打印的或是上交的文件不要在网络中其它机器上编辑并保存文件，在自己机器上编辑好以后关闭文档再发送到B1共享文件夹即可)需要注意的问题：

1、一定要养成习惯，不要因为着急而且忽视去合理的保存和管理，文件少时还可以，多了，就会自食其果，到用的时候找不到。

2、不要过多的备份自己的文件，其实在同个驱动空间里备份的意义和作用也不大。备份一份也是可以，不过将一个自己认为重要的文件哪个文件夹里都在存一份也是不可取的。因为你在改动时不可能把所有的都改了，在下次查找时会找到没有改动的。

3、文件与文件夹尽量不要混排在同一文件夹里，那样会显得很乱。不同格式的文件不要混排在一个文件夹里。

4、文件夹管理一定要经常化，命名合理化(尽量不要用数字和符号)，应该总保持清晰的层次和结构。

5、保存的文件也要分类，比如有些教师喜欢直接下载一些网页，那就把他们也放在一个文件夹里，而且在下载时往往会自带一个文件夹，那个尽量不要删除。而且我不提倡直接保存网页形式的文件。一是容易保存病毒代码，二是看起来，真正使用起来也不方便，直接去打印就更不可取了。因为打印的东西很多没有而且损耗打印机。(这里我告诉大家一个好方法，发现好的网上信息，可以在IE地址栏上复制相应的网址保存在记事本中即可，在短时期内应该那个网站还会存在，如果真的不存在，也相信那也不是什么大的网站，所以你可以看，网站做得比较精美合理清晰的基本上在一两年都不会自动消亡。保存网址，有很多好处，相信以为大家使用时会有体会，{找出自己保存的课件制作网址，演示给大家})

二、网上查询信息与保存其所需文字图像等内容 需要掌握知识点：

1、几个提供搜索引擎的网站，及专业搜索网站。大家比较熟悉我也经常使用和信任的网站，百度简介(也可带着介绍其它网站的搜索功能，比如网易，搜狐)。(在适当处告诉大家不要打开网页不要过多)

2、关键词搜索(一定要找好关健词，不要过分详细，也不要过分粗略，查找关键词将决定你能否找到你想找的内容，其实现在网络是应该可以满足绝大多数需要的)

3、在搜索关键词后，相关网页打开后，应该注意和观察的几个问题。不要见一个打一个，那样会劳而无功，应先观察简介。

4、网页文字资料的保存和注意事项。打开WORD，选择网页所需内容(选取时就要注意不要过多的选择内容，给以后的编辑造成不必要的麻烦，这就是我的方法，问其它教师有无更好的方法)，复制，切换到WORD文档，粘贴。然后在WORD文档中的处理与编排(换行符及表格除去)。保存到自己的文件夹里，一定要合理命名。

5、图片搜索与保存

仍是在百度中查找，类别----图片，关键词

(1)、图片的简单格式：GIF，JPEG，BMP，是最常用的。(2)、图片的大小：分辨率，像素等。

(3)、保存在自己文件夹中图片的分类文件夹(保存的格式千万不要乱改，否则会在下次使用时打不图片)

6、视频格式文件保存(简单介绍，一是下载慢，不可用的也比较多)这一部分需要注意的问题。需要注意的问题:

1、不要急于求成，要有些耐心。

2、一定要养成一个好的习惯，保存自己查找到的有用资料要分类清楚。

3、养成上网搜集好信息及图片的习惯，特别是遇到你以后可能用到的内容要下载下来，合理的保存好，到制作课件时或许会用到。

三、简单课件制作：

用PowerPonit演示文稿制作一个简单课件对于一些年轻教师来说或许不是什么难事，主要是具体的设计和素材的查找、收集、处理。但要制作一个有创意精美的课件就不那么容易了，首先你必须熟悉教材，必须了解课件的用途和目的，如果是制作你自己学科的课件，那就方便许多了，而且对于你制作课件的好处多多，一个是你对自己的学科了如指掌，一是你明确知道你的课件要用在什么地方用在什么时间。熟悉教学设计过程，明确目标，你就可以来开始着手制作课件了。

制作流程:菜单式、流程式．菜单流程结合式，还可以分教师演示型、学生学习型以及教师演示学生参与型。

选好了样式，第一步开始收集制作相关课件资料，如图形、图片、声音、音乐、动画、制作的课件动画等，如果相关的信息，素材制作收集完毕可以动手了，菜单流程式课件

首页：可以用前面课程的复习题或相关信息来引入课题。

第二页：课题介面必不可少，可以在其中加以动画，相关课题图片，声音等。

第三页：加入课程流程学习菜单，如学习目标、重点难点、主要课程题目视课程来做，退出等

后面的页：连接三页中各项菜单项，加入下一页，可以实现流程式放映方式，加入上一页可以实现菜单式放映。

退出页：可出示相关制作信息等。

你可以多下载几个课件去看看会有收获的。(一)、演示文稿(详情略)(二)、FLASH(详情略)

第四篇：标准化病人培训讲稿

标准化病人培训讲稿

标准化病人（StandardizedPatients，简称SP）：又称模拟病人（Simulated Patients），或者病人指导者（Patient Instmctor），是从事非医疗工作的正常人或病人，经过培训后，能发挥扮演病人、充当评估者和教师三种功能。SP在发达国家已是通行的做法，标准化病人不但在教学与评估上扮演极其重要的角色，而且在加拿大、美国及日本等国已经在医师执照考试、各类临床技能考试中使用。SP在国内起步相对晚，瓶颈之一就是SP的训练。下面我们来说一下SP在其工作中的基本原则：

1.表演忠实于案例：SP有责任了解他所演出的个案，且依照训练时的指示来表演。除非训练教师另有指示，绝对不可自行更改、删除或增加症状或者社会经历，有时小细节就是大关键。若对个案内容有疑问，应该请教带教老师。

2.回馈适当：标准化病人有责任提供有用且能促进学生学习的回馈，对于学生无法进行的事项，不要给予负面回馈，也不要挑小毛病。

3.保持中立：对于SP，其地位应该是一种“教育工具”，并且也是练习者和学习者的同伴。SP的工作过程中，应避免使用判断性的语句，无论其所说的话是支持的还是反对的。这是确保SP的工作效果和达到教学目标的基本原则，也是SP应具有的最起码的职业道德。

培训合格的SP是应用SP的前提条件，中医SP的培训同样如此。在我们中医内科学中，对中医SP培训内容包括：

1.病史：要求SP牢记并正确表述中医临床常见病、多发病各病种病史。

2.体查：向SP演示望诊、闻诊和切诊手法要点及注意事项，要求能恰如其分地、逼真地演示出各项阳性体征。

3.表演技巧：要求SP在提供病史和配合体查时加入真实病人常见的情绪表情。开展SP教学的优点

1.缓解临床教学资源紧缺现状

近年来学校扩招，学生到临床见习人数增多给临床造成巨大压力，同时患者及家属“自我保护”意识增强，对学生缺乏必要的配合。采用SP在一定程度上缓解了临床教学资源不足的矛盾，增加了学生接触病人的机会，解决了病源不足、病人不合作、不能多次利用的问题。

2.有利于解决理论与实践脱节的弊端

口前临床技能的教学与评估在教学中显得比较薄弱，医学生缺乏强有力的技能训练手段，更缺乏明确、客观的评估指标。传统的考试，很难全面、正确判断学生对技能的掌握情况，客观上导致了相当一部分学生在学习中重理论、轻技能的倾向。SP的应用有助于对四诊技能更准确的掌握，特别是问诊能力的提高，巩固基础理论知识，提高实际动手能力，改变学生“死读书，读死书，高分低能”的现象，有利于解决理论与实践脱节的弊端。

3.有助于锻炼学生的临床思维能力和培养学生良好的态度和行为

良好的职业态度不仅需要学习丰富的知识，而且应在实践中磨练。SP作为形象逼真的病人，能从心理、社会、文化等不同角度培养学生的能力，形成良好的职业态度和行为；而医学生在充当医生角色时，可独立、综合分析四诊所得，去伪存其、鉴别诊断，锻炼学生的临床思维能力。这均为将来实际工作打下良好的基础。

4.使学生的主体地位得以体观

SP教学把学生放在学习主体的地位，学生直接与SP接触，需要亲自动手解决问题。因此，可活跃教学气氛，增强学生的学习积极性，使之变被动学习为主动学习，从而培养学生主动发现问题和解决问题的能力。SP的局限性 SP毕竟不是真病人，不能逼真地模拟所有体征，特别是舌象、脉象。教学大纲除要求掌握正常舌象和脉象外，还要求掌握常见病理舌象和脉象的特征，具有辨识这些舌象及脉象的能力，而SP是正常人，脉象和舌象都不可能具有这些特征。

总之，SP模式在我国中医学教育中尚处于起步阶段，尽管不能完全代替临床实践，但它可以改善传统的临床教学模式，理论联系实践，改善临床教学环境，全而培养学生的临床能力。虽然我国中医教育界SP开展的正处于初期，但是相信随着SP在我国中医教育中不断的推广应用以及研究的不断深入，必将发挥其更大的作用。

第五篇：公文写作基础知识培训讲稿

公文写作基础知识培训讲稿

一、公文的定义和分类

（一）定义

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。

公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写

成文件；我们要向基层单位安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。

因此，公文写作与我们每一个机关事业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。

当前，各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，重视公文写

作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有更加积极的作用。

（二）分类

1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。

2、按照行文方向划分：上行公文（向上级单位行文）、平行公文

（向平级单位行文）、下行公文（向下级单位行文）。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部

材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。

4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急

公文、普通公文5种。

5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通

报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。

6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。

规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用

公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲

话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

（三）机关公文要素

机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

（四）公文处理包括哪些工作

公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有

序的工作。

二、公文写作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有

的规定、特定的体例格式来进行。

（一）确定文种

这是写作公文首先要明确我们在写作公文前，要弄清楚这个文件

具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。

一般说来：

1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。

比如：党中央决定在全党（特别是党员领导干部）开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大事，所以用决定文种；

每年初的“三干”会上，县政府都要出台一个《关于兑现**年人口

与计划生育工作责任制的决定》，这就是个奖惩决定。

2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用《公告》。

比如，每年要在天仙河流域实行禁渔，这涉及到菖蒲、五河等乡

镇的从业人员的利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。供电公司、水厂要公布社会周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。

3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些

方面作好哪件工作时，一般印发《通知》。

4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如《工作报告》、《情况汇报》等等。（其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）。

5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用《请示》。

6、答复下级机关的请求事项，用《批复》。

7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办

法，一般选用《意见》。

8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系

的机关之间，比如县财政、审计、国土等政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用《函》。

9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《会议

纪要》。

10、还有一种《命令》文种，主要适用于依照有关法律公布行政

法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令）。这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因此，在市、县两级，一般不涉及到《命令》文种。以

上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定。

（二）规范写作 公文写作要努力做到“六个规范”：

1、主题规范。

主题是文章所要表达的中心思想。

任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就

是集中单

一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。

2、使用材料规范。

公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。所谓真实，就

是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。

所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是

我们所列举的、分析的问题、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下，如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研，写公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。

3、文章格式规范。

公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—结尾—成 文时间。为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲。写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。

（1）标题：

公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。目前，本着简化的 原则，一般不再重复写发文机关。

例如：县农委要向省农委写一个请求帮助解决病虫害防治经费的 请示，标题就是“关于请求帮助解决病虫害防治经费的请示”；xx乡人民政府要向县政府报告一个煤矿安全事故的调查报告，则标题就要写成“关于**煤矿安全事故的调查报告”。

（2）主送机关的写法：

一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外）；

二是只能写一个主送机关。例如：市委、市政府，其他需要送达的受文机关采取抄送方式（调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别确定，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关）；

三是用统称或者规范的简称。不能随意写，如市政府、市人民政府都是规范的简称，但不能写成市府；

四是行文关系。只能逐级行文，一般不能越级行文（如要上报省政府的文件，一般只能市政府转报），某些经费请示属特殊情况。

（3）正文的写法：

正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

（4）结尾：

正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《请示》要说“妥否，请批示；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。

（5）行文层次序数的写法及排版：

一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号小标宋体。

第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三； 第二个层次是小标题，用

（一）、（二）、（三）来表示，三号楷体； 第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；

第四个层次用（1）、（2）、（3）表示。

印制格式包括用纸、字体、附件、盖章、抄送机关等。公文用纸采用a4型纸；

标题一般用2号小标宋体，正文用3号仿宋体；

文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；

序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；

签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人

姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排；同时应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

上报的公文涉及具体事项需要确定联系人的，还要确定联系人。联系人姓名和联系方式置于正文结束后下一行，空2格。

附件 ：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

抄送：公文如有抄送，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；

抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。一般不抄送给领导个人。

4、文字表述规范。

公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不像诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。（比较文学作品语言与公文语言的异同：同是写一个夜晚发生的一件事，武侠小说写“月黑风高夜，燕子李三一个鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而公文只写某年某月某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。）所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。

5、标点符号使用规范。

该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。

要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；

此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的通知，到县级，可直接说转发国务院***文件的通知。

6、数字和计量单位使用规范。

一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。

成文日前的正确写法：

党的机关的公文落款用阿拉伯数字；

政府行政机关公文落款用汉字数码；

党政联合行文从党的机关规定用阿拉伯数字；

企事业单位党组织行文从党内规定；

企事业单位行政参照政府行政机关用汉字数码。

行政机关公文成文日期应该写为“二○○七年十月六日”，三、几种常用公文的写作

（一）常用规范性公文

1、请示：

如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难和问题，比如资金、政策等，需要上级帮助解决，就得写成请示。

写请示要注意几个问题：一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项，要资金就只写要资金的请示，需要某个政策性决定的，就写成单一的请示。二是一请一报，一个请示只能报一个主送机关，不能多头报送。一般不越级请示，但特殊情况除外（如经费请示），在实践中本着解决问题的原则，不僵化、不教条。要简短精炼，简洁明了地讲明原因、困难，对请求事项要明确，要多少钱，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，还要讲明你要的钱主要是用作哪个方面。

2、报告：

报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。

报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者就某项工作提意见建议，但不一定需要批复。

（1）分类：

一是工作报告，是按照上级机关要求做的报告，如政府工作报告； 二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或者觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；

三是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于审计意见整改情况的报告）；

四是备案报告（规范性文件备案）。

（2）写法：

一是要有导语。

说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据什么机关的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是总体结构一般是：

第一，基本情况；

第二，主要做法；

第三，收到的效果；

第四，存在的问题；

第五，今后工作的建议。

这是常规格式，具体中有变化。

如人大视察**法的实施情况，就可以先写成效（可以一并写做法），再写问题，最后写建议，三个部分完成。我们要向市政府报一个土地使用及管理工作方面的情况报告，就要有基本情况（建设用地、开发区用地）、问题、措施。回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（如审计意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专项建设资金我们是怎么整改的）。

三是结尾。

回复报告写“专此报告，请阅”；工作报告写“以上报告当否，请阅示”；备案报告写“请予审查”。切忌报告中夹带请示事项。

3、意见：

分为上行意见、平行意见、下行意见三种，上行意见一般上级要作出处理或者答复，平行意见则一般提供给对方参考，对方可以不执行，下行意见则具有指示性，下级应该遵照执行。意见的写法也不是固定不变的，但一般应该包括几个方面的内容（以印发关于开展某项工作的意见为例）：指导思想和原则、目标和意义、方法和步骤、工作要求等。

4、通知：

通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知以红头文件和白头文件印发都行。属下行文，要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，比意见要细），要具有操作性。例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要一、二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。

5、工作计划类：

是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性（缺乏操作性是当前部门上报工作计划的通病）。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤三要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），政府重点工作任务分解、拟办实事分解、经济发展主要指标分解、议提案办理责任分解等都是图表式。当前部门上报的计划类文件普遍缺乏前瞻性和操作性，都是泛泛而谈，随便写几条（以收集政府工作报告素材为例）。

6、工作总结类：

（1）分类：

综合性总结（单位工作总结）、专题性总结（专项工作总结）、个人总结（学习、思想、工作）

（2）写作关键和重点：

其特点是实践性、经验性、自述性、理论性（不仅陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。一般包括本（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下步工作计划（个人总结写努力方向）。个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，不是记流水帐。当前各部门上报的工作总结类材料，缺乏亮点的提炼和总结，都是按部就班写来，看不出我们与别的单位相比有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，政策上发生了哪些重大变化。

（二）常用非规范性公文

常用非规范性公文有讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、简报信息等，下面分别作简单介绍。

1、讲话稿:

主要有工作报告（政府工作报告）、会议讲话（报告）、汇报材料、传达提纲、述职报告等。标题的写法：工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式（主标题、副标题构成，主标题是报告内容的精炼、概括，副标题写报告人、报告时间，比如《解放思想、团结奋进，夺取改革开放和现代化建设的新胜利》，是主标题，副标题是**省长*年*月在**会议上的报告则是副标题）；还有一种常用的标题，就是讲话人＋会议名称+文种构成，如《张县长在全县人口与计划生育工作会议上的讲话》，简洁明了。主体内容和基本要求：上年（上一阶段）工作回顾、存在问题和困难、下年工作任务、措施。要分析形势，统一思想，安排工作。总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。写的好的讲话，还需要生动、富于感情。工作报告比较正规，用语庄重，一般不用口语化语言，一般不举例子，但工作做的怎么样，要用详实的数据说话，一般不允许脱稿临场发挥。会议讲话就相反，用语要力求生动，可以较多的使用口语化语言，体现个人风格，可以临场脱稿发挥。（脱稿讲话责任认定）要具备的基本条件：

一是全面、深入了解工作情况，包括困难问题、经验教训，才能做到落笔真实、全面、客观；

二是要了解有关政策，特别是新机遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，拟订措施才能够有针对性，体现时代性；

三是高度要站够，（高度不够是现在部门起草报告最突出的毛病），你如果是代县长拟讲话稿，就要站在县长的角度思考问题，该讲什么，该怎样讲，都有讲究；你若是代书记拟讲话稿，就要站在书记的角度思想如何讲、怎样讲，二者是有差别的。

讲话稿的用语和感情问题：有人认为公文都是平铺直叙，没有感情的。其实不然，好的公文可以写得既朴实，又有文采，体现讲话人的心声；既有操作性，又能带来听觉和感官上的享受.过去我们认为公文中不适宜引经据典、富有文采，这是片面的看法。公文的写作特别是讲话稿的写作，要视讲话人的风格而定，有的领导喜欢引经据典，我们就要考虑和体现他的风格，有人说我不具备丰厚的古典文学修养怎么办，现在网络可以帮忙，可以针对性的查阅、学习、选择。

2、汇报材料和传达提纲：

都要简明扼要，条理清晰，实事求是。汇报材料事实准确、重点突出、要有事例和数据，事例要有说服力。一般根据工作情况来安排框架，但上级有明确要求内容的，一般按上级要求逐一汇报。传达提纲的写作要点：

一是不能原原本本的照搬领导讲话或讨论发言，要抽取、综合主要的、有代表性的体现会议精神的东西；

二是要有侧重，要将本地区本部门急待落实的方面作为传达重点；

三是贯彻落实措施也要紧密结合本地本部门实际。

3、礼仪讲话：

欢迎词、答谢词、祝酒词、悼词、纪念性讲话等（我把开幕词、闭幕词也列入礼仪讲话）。其特点：

一是简短精炼；

二是富有感情。欢迎词、祝酒词要热情洋溢，悼词要沉痛沉重； 三是力求文采斐然。讲起来流畅悦耳，听起来文采飞扬。一般要避免小标题。欢迎词除在开篇表示欢迎外，要简要介绍本地的风土人情、经济社会概貌（但是忌写得呆板），要展望今后的合作与情谊，最后要有祝愿的话。

（三）信息写作

1、定义：

是党政机关、人民团体、企事业单位为了向上级机关、平行机关、不相隶属机关、单位或个人送阅、通报有关情况、信息形成的材料。

2、定位：

信息工作是各级党委、政府办公室履行“参与政务，管理事务，综合服务”职能的重要手段，是各级政府及其部门办公室工作的重要组成部分。信息是各级政府及其部门之间沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是对行政公文作用的必要补充；它不可能涵盖办公室的所有工作，但是办公室工作的重要组成部分；它不是辅助决策的唯一渠道，但是辅助决策的重要手段。这个定位是从上到下都比较统一和认可的。在我们过去的信息工作中，存在对信息工作定位及其理解的片面性，即仅仅把信息工作作为反映工作进展动态的资料，而没有从沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策这个全面的定位上来宏观理解和把握信息工作。在乡镇和部门上报的信息中，多数是新闻报道式的会议信息，即х年х月х日开个什么会，хх领导讲了话，或者хх领导去检查什么工作，而没有从更高、更深刻的角度去总结、提炼可供借鉴和推广的工作经验，去思考、调研某项政策执行或者工作推进中存在的问题、困难及意见建议。

3、发展趋势：

随着政府职能从全能向有限、从管理型向服务型、从封闭型向开放型转变速度的不断加快，以及经济社会的快速发展和信息时代的到来，信息工作显得越来越重要，面临的形势也在不断发生变化。主要体现为几个方面：

一是各级领导越来越重视信息工作。

信息工作具有传递快速便捷、反映内容全面广泛深刻的特点，越来越受到各级领导的重视。强调要把做好信息工作作为办公室工作的重要内容，使信息工作真正成为领导了解情况的一个重要窗口和向领导同志反映情况的一个重要渠道。从国务院到省、市政府办公厅（室）都设立了一定比例的信息直报点，将一些重点省、市、县（区）列为直报点，便于第一时间将各类信息传递到上级领导手中，提供真实、及时的决策参考。2011年以来，县农委对信息报送工作也是高度重视，制定了宣传报道奖励办法，鼓励各单位职工积极投稿。

二是政府工作越来越需要信息工作。

首先，是政府各项政策措施、工作部署的贯彻落实，及其存在的困难、问题的收集反馈离不开信息工作。其次，随着社会主义市场经济体制的日益完善，政府职能转变不断深化，政府决策也从过去单纯的凭经验、拍脑子转化为科学、民主决策，对信息的需求量大、依赖程度高。

三是在经济全球化迅猛发展，经济转轨和社会转型加快的情况下，各种矛盾容易碰撞、激荡，社会容易失序，经济容易失调，人的心理容易失衡。

新情况、新问题将层出不穷，领导同志也需要及时、准确、全面地获取各方面的信息，以便预测走势，调整策略，指导决策。

4、分类：

第一大类是动态类。

动态类信息主要指反映重要工作进展情况、重大决策部署贯彻落实情况、重要经济社会动态和社情民意等方面的简要信息。它的特点是一事一报，及时准确，文字精炼（一般不超过500字）。动态类信息又可细分为八个小类：

一是上级做出的重要决策部署、召开的重要会议在本地的贯彻落实情况；

二是对上级出台实施的重大决策执行效果的情况反馈；

三是上级领导关注的重点工作情况；

四是反映本地当前发展中一些较为突出的热点、难点问题；

五是各地承担的一些重点工作的进展情况；

六是各地最新灾情及救灾工作情况；

七是反映各地政府工作中存在的突出困难；

八是其他重大的社会动态和重要的社情民意。

第二大类是综合类。

综合类信息主要是就涉及某方面工作或某个问题的相关情况，进行汇总、分析所形成的信息，一般应有情况、有分析、有建议，主要目的是汇报工作、反映问题、建言献策。这类信息的特点是要素齐全（时间、地点、问题、经验、建议等），数据准确；主题鲜明，层次清晰；论据充分，不空发议论；平铺直叙，文字简炼（一般不超过2500字）。综合类信息主要分为五个小类：

一是报告类。

主要汇总报告重点工作的阶段性进展情况，反映经济运行和社会发展中出现的需要上级领导了解的重要情况。

二是反馈类。

主要反映上级决策部署、上级领导同志重要指示的贯彻落实情况。

三是问题建议类。

主要反映工作中遇到的各种需要上级领导帮助或协调解决的突出困难和问题，以及就某些重大问题向上级领导建言献策等。

四是经验成效类。

主要是对一些具有普遍性的重点、难点、热点问题，本地区有哪些独到的、值得上级领导同志了解或其他地区和部门借鉴的好做法。

五是调研类。

主要是围绕政府中心工作，组织开展一些考察、调研、研究活动形成的对上级有参考价值的材料。

5、当前信息上报中存在的突出问题：

主要存在五个方面的问题：

一是认识有差距，发展不平衡。

主要是指对信息工作的定位认识不到位，这是各乡镇各部门带共性的问题，也是当前信息工作存在的主要问题。最突出的现象是，由于大家还没有充分认识到信息工作反映下情、辅助决策的重要作用，把上报信息简单等同于新闻报道，信息内容单

一、单薄，参考价值不大。

二是针对性和时效性不强。

一些乡镇和部门没有把信息工作的着眼点放在全县全局和重点工作的高度，进行提炼和综合，虽然报送的数量多，但上报信息与领导机关需求不对径，参考价值不大；收集信息的渠道不畅，情况掌握不及时，上报迟缓，导致一些重要信息时效性丧失。尤为突出的是，报喜的多，报忧的少（也就是说成效类信息过多，问题类的少，问题类即调研、综合类信息恰恰是上级关心的，采用率会高）。

三是综合调研类信息严重缺乏。

可以说这是各级政府系统办公室信息和日常工作的“软肋”。因平常耽于事务，没有足够的时间主动深入基层或工作一线调研，没有形成深入调查研究的工作作风，“见子打子”，理性思考少。上报的一些调研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意见建议，辅助决策的参考价值不

大。

四是重大突发信息报送迟缓，报送程序不规范。

这个现象在各乡镇各部门都十分突出，在突发公共事件和社会热点、难点方面尤为突出。还有不按程序规范上报的现象也比较突出。表现为：主管部门只按照行业管理规定向省市对口部门上报，而没有坚持先向政府办报告、统一口径后再对口上报。这样不仅造成相关部门上报口径不统一，还给工作造成了被动，往往是省市领导的批示下来了我们才知道，也对政府及政府领导的从政形象带来了不良影响。

五是写作质量有待提高。我总结为四个缺乏：

（1）、缺乏数据和素材支撑，上报的工作措施空洞乏味，上报的工作进展情况缺乏数据支撑。

（2）、缺乏与相邻县区相比独到的、适宜在更大范围推广的经验性提炼（如微耕机推广、畜牧科技扶贫）。不注重挖掘和提炼工作中的亮点，总结不够深刻全面，精炼程度有待提高。

（3）、缺乏深入调研的精神和心得，对信息辅助决策的作用认识不足（调研信息促进重大项目的落实、重大政策的调整）。

（4）、缺乏对全局性重点工作、社会热点问题、领导关注事件的把握（要关注社情民意、关注重大政策实施后的反应、关注特殊重要工作。

6、怎样提高信息写作的质量和做好信息上报工作：

一是注意以点带面，选好上报信息的角度。

选择有新意、有价值、有效用的信息上报，角度抓得新，抓得巧，很快就能进入领导的决策视野，反之不然；所反映的问题和提出的建议能够给人以启示，动态类信息要快速上报，“以快带新”；问题类信息要注意事物发展的新动向、新变化；经验建议类要注重现实性，要仅仅围绕工作中心，体现单位工作特色，力求有推广价值。

二是要突出时效性，加快信息上报速度。

收集要快，编写要快，上报要快，有预见性的东西要超前介入。三是切中领导需求，增强信息上报工作的“贴近度”。

当前，要加强调研，在综合类信息报送上取得突破，努力实现信息工作的四个转向（单纯的动态类转为动态和综合类并重、动态信息向调研信息、反映情况向建言献策、报喜向喜忧兼报、喜忧并重）。过去有一个保守的观念，认为报忧就得忧，现在要转变为报忧解忧，促进问题解决，衡量的尺度是：由于客观因素或者上级政策执行过程中出现的问题均可上报，只要不是本地主观工作上出现的问题均可上报。在平常的执行工作中出现了问题，需要上级调整政策，我们一般采用专门的汇报方式，其实信息也是一种重要的汇报方式，不能忽略。

四是结合实际，加强写作和上报中的薄弱环节。

五是加强制度和队伍建设。要有人分管（分管领导定期不定期的召集研究，确定报送重点），有具体人员撰写，要建立激励机制。

7、信息与新闻的异同：

共同点：

党政信息和新闻都是对客观事物的反映，都具有客观性、真实性、新鲜性、时效性，都能影响人们的认识和行动，在一定意义上讲都具有指导性。信息追求信息价值，新闻追求新闻价值，有的时候两者是相通的。比如国家最新做出的一些需要全社会周知的重大的决定，政务信息和新闻就是两条重要的传播渠道。通过新闻渠道可以让更广泛的群众知情，而这些指导性的意见通过政务信息渠道传达贯彻到基层，可以在最短的时间内让基层领会其精神实质并组织实施。广义的信息是对客观事物的表述（包括发生的和未发生的），而新闻是对已经发生的事情的表述，从广义上讲，信息包含了新闻。

二者有四个共同点：

一是都是对客观事物的反映和表述；

二是都是受众预先未知的事情；

三是都讲求新鲜、真实、准确；

四是都有可传递性。

区别点：

一是信息的包含量比新闻大。新闻只是新近所发生的，为受众所关注的具有新闻价值的那部分事实的报道，信息则是反映事物存在方式或运动状态的普遍形式。这是最大的区别。信息稿件有超前性（趋势性的苗头问题，预测事物未来的发展方向和态势），新闻是对已经发生事情的报道，注重影响、导向，信息则侧重于告知，反映事物的存在和运动状态。

二是信息的时效性要求不及新闻要求强。

三是公开性上不同，新闻向社会公开，信息则分类上报、公开，专属性信息（如涉及国家安全）不能公开。

四是信息提供的服务效果比新闻要直接。

写作上的不同（5个方面）：

选材上：信息侧重于全局性、综合性、典型性、指导性，新闻侧重于知识性、趣味性、可读性。标题上：信息为单标题，直白直观；新闻标题有多行标题（眉题、正题、副题）、两行标题（主标题、副标题）、单行标题三种形式，活泼，吸引眼球。

举例：

1、**局加强票据管理，信息的写法就是直入主体，一是„二是„；新闻标题则是：强化管理、强化检查、强化处罚（主标题）——**局以票管税堵塞税收“暗流”。

2、写我国农产品6月对日出口下降，信息的写法；新闻的标题和写法：豌豆被拒敲响第一声警钟（引题）--中国农产品6月对日出口下降18%。

3、举办建筑业职业技能大赛：你想一显身手吗？擂台上见分晓（引题）、我市举办建筑业职业技能大赛（主题）、获奖待遇（副题）。

结构上：信息主体直言表述，开门见山，直接由主体构成，较少

用导语，字数100-300字左右，一段成篇；新闻稿由导语、背景、主体、结尾构成，包括何时、何地、何事、何因、何果五要素。

形式上：信息有相对固定的规范（动态类），一般采用“一是„二是„三是„”的直接叙述方式，一就是一，二就是二，实事求是，忌讳随意粉饰，一般不允许估计基础上的模糊表达；新闻则活泼，无固定格式。写作风格上：信息的语言平实、直叙、准确精炼、朴实庄重，事实准确，分析中肯，建议合理，忌用修辞手法。新闻力求可读性，可以采取多种文体，运用各种修辞手法（插叙、倒叙、比喻、夸张、讽喻、借代、映衬），讲究的是悬念感和新鲜感，给受众冲击力，激起阅读兴趣，扩大社会影响力。

四、公文处理中几个需要注意的问题

（一）联合行文的问题

1、行政机关联合行文，主办机关排列在前，原则上文头、文号都用主办机关的，落款时几家单位都要落款并盖印（上行文可只盖主办机关的印）。如，食品药品监督管理局、工商局、卫生局要联合下发一个食品卫生安全方面的文件，这项工作食品药品监督管理局是牵头单位，文件头和发文字号都用药监局的；另一种处理方式是几家单位联合印制红头文件（切忌不能用黑头文件联发），但发文字号原则上用主办机关的。

2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

3、联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头、字号为联发字号的格式。

4、会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。

（二）部门和内设机构行文问题

政府各部门（包括议事协调机构），除以函的形式商洽工作、答复询问外，一般不得向下级政府正式行文，如确需行文，有两种处理方式：

一是经县委、政府领导同意，由“两办”发文（如印发实施方案）； 二是部门自行行文，可以用《通知》等文种，但必须在正文前冠上“经县政府同意”这句话；

三是有关议事工作机构（各种领导组、工作委员会）要向乡镇或部门行文，一般不能以办公室名义印发。如：要印发食品安全方面的文件，应以食安委的文头印发；要印发灾区卫生防疫方面的文件，应以爱国卫生运动委员会的文头印发，不要以爱卫办的文头印发；

四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文，要与相应部门商洽工作，必须以函的形式，要安排内设某机构的专项工作，须以主管部门文件行文。

（三）数字和数值范围规范表述的问题

1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写为汉字表

述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。

2、数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能写成“3—8%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。

3、表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。

（四）规范用字用词的问题

在公文写作中，有许多字、词长期被混用，造成不统一、不规范的问题，要加强甄别和规范。如截止（到现在告一段落）和截至（事情还在继续发展）的使用；在表述“其它”、“通讯”时，应为“其他”、“通信”；1949年10月以来的时段，不能用“建国以来”，应为“新中国成立以来”；制定与制订的准确使用，制订突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程，制定突出确定下来、正式实施，多指路线、方针、政策、法令、规章等，注重的是结果；做出与作出，前为口语，强调具体的事，后者多为书面语；急待和亟待，前者指时间上的紧迫性，后者表示意义上的紧迫性，表明问题已经严重到了极点。规范表述是一个长期学习积累的过程，要在工作中时时留心、总结。

（五）重要紧急公文的处理

１、如何界定重要公文：

凡上级机关（党中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及其部门）来文中标注“特级”、“急件”字样和涉及重大事项的公文，各级领导的批示件，各级各部门上报的重大突发性事件的请示件，都界定为重要公文，根据紧急程度，规定办结时间办理。

２、分类：

按紧急程度分为特急件、急件和普通件三类，特急件要在24小时内办理完毕（如特提电报），急件在３日内办结，普通件在其要求的时间内办结。