重要宾客接待程序

第一篇：重要宾客接待程序

重要宾客接待指南

为做好“2009中国〃扬州世界运河名城博览会暨运河名城专家论坛”活动期间的宾客接待工作,本着“来宾至上，服务第一”的宗旨，规范来宾接待，拟定相关接待程序及注意事项如下：

一、及时掌握信息

1、接到客情通知时，要了解来宾的国籍、单位、姓名、职务、级别、性别、民族、人数。必要时还应掌握来宾的年龄和健康状况。如果是外宾、民族宗教团组或团队中有少数民族成员，还应了解其国家、民族宗教相关情况、生活习惯和食宿安排上应注意的问题。

2、掌握来宾来我市的意图以及在住宿和日程安排上的要求。

3、了解来宾抵离的日期、具体时间及所乘航班、车次等情况。

4、将上述情况及时报分管领导同志签署意见，通知有关部门及相关人员，做好接待准备工作。

二、做好接待准备

1、根据来宾的要求和领导同志的批示精神，制定活动安排。

2、校核客情。承担接待任务的同志须了解和掌握来宾的联系方式并将全部接待文件（往来文电、接待方案、活动安排等）、整个活动的时间、人员及活动内容进行核对检查。

3、下达任务，联络协调。协调火车站、机场等，为接待对象提供必要的方便及礼遇。协调公安交警部门为接待对象提供交通

要用被子（棉被或薄被）。

6、来宾的日常餐饮安排要根据其生活习惯调配好花色品种和口味，并及时将来宾的要求告知宾馆饭店，并负责向来宾征求意见和情况反馈。

7、涉及市领导的陪餐活动（每批宾客原则上陪餐一次），接待人员要提前放臵席卡，审查菜单（菜肴安排要体现地方特色、时令特点，酒水饮料要使用地方名品）。

8、宾客参加大型招待酒会、会议、庆典等活动，接待人员要提前了解就餐或会议的地点、桌次、座位并通知到人。上下车及就餐、会议、庆典时要主动引领宾客到位。

9、按照接待要求需会见时，由接待人员协调宾馆等有关部门负责落实。正式出席人员均打印席卡并摆放到位，准备鲜花、话筒、茶水、毛巾。

10、如有相关会议，接待人员应提前到会场，按照会议程序进行逐项检查。主要检查内容包括：会标、席卡、文件材料、记录纸笔、多媒体、音响、相关音乐碟片、录音设备及磁带、灯光、空调、花卉、茶具等。

11、如有重要宾客，接待人员要通知卫生防疫部门、指定医院预留病房，视情况指定医护人员值班并检查落实到位情况。

12、根据任务需要已通知新闻单位提前到场的，接待人员要现场检查落实（文字记者、摄影记者、摄像记者），做好衔接工作。

四、接待工作实施

4、任务结束后，参与接待的同志要将有关文电、领导批示、接待安排、影像、剪报等资料及时归档。重要宾客要撰写《接待大事记》，较详细的记录来宾一行在扬生活、活动情况，整个活动计划安排情况及效果等。

六、接待注意事项

1、主要景区不能有乞讨人员，事先有关部门要采取相关措施。

2、新建景区（点）要有景点介绍资料，配备导游或讲解员。

3、新建的游览线和景点要有安全保障措施，确保万无一失。

4、游览线和景点停车场要有明显标志，管理有序、卫生整洁、明码收费，周边不得乱设摊点。

5、景点洗手间设施齐全、干净卫生、无异味、有专人管理。

6、接待用车、用船要事先检查安全设施情况、卫生情况，确保宾客人身安全，心情舒畅。

7、接待人员在接待过程中要语气平和、用词恰当、讲普通话、少讲“方言”。

8、接待服务人员在公共场合要注重仪表和自身形象，不能乱吐口香糖、乱扔杂物、随地吐痰。

9、重要宾客或等级任务接待要对宾客姓名、活动情况（时间、地点、线路等）进行保密，控制知晓范围。外宾接待要注意对国内有关情况的保密，如客人要求提供资料，须经领导同意或保密单位审核，发现问题及时报告。

第二篇：重要宾客接待服务工作方案范文

重要宾客接待服务工作方案

根据《XXXXXX》和XXXX会议精神，为进一步做好重要宾客的接待服务工作，特制定本方案。

一、工作任务

自重要宾客确定来XX参加节会起，至节会结束后重要宾客离武止，主动热情、细致周到、安全务实，对重要宾客实行全天候、全方位、全过程服务，树立起开放外向的XXX良好形象。

二、工作人员 组 长：

成 员：XXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX

三、工作要求

1.各工作人员要高度重视，深刻认识到做好重要宾客接待服务工作对宣传XXXX的重大意义，明确工作职责，全力以赴搞好重要宾客接待服务工作。

2.各工作人员要及早主动与XXX沟通衔接，全方位了解掌握重要宾客XXX的时间方式、住宿安排、日程安排、车辆安排等情况。做好重要宾客的接机接站工作；协调好重要宾客入住宾馆，做好各项节会物料的准备、送呈工作；做好重要宾客参加各项活动的提醒、乘车前往、乘车返回工作；认真做好重要贵宾接送工作。

第三篇：来访宾客接待规程及注意事项（本站推荐）

来访宾客接待规程及注意事项

一、来访宾客资格评定与接待资格评定

1.来访宾客的级别分为VIP、VVIP两个级别。

2.级别的确定：

 董事长直接决定客人接待规格

 属于公司上级主管部门部分由总办请示，董事长批准后决定接待级别

 属于公司大客户部分，由营销部请示董事长，董事长批准后决定接待级别。

3.来访宾客的分类：

 政府部门（招商引资，税务部门，各级管理部门等）：多以VIP或VVIP级标准接待——PPT版本A  金融部门（银行）：多以VVIP级标准接待——PPT版本B

 市场客户：视来访目的而定——PPT版本A

4.在接待活动前1天，相关接待部门（属于董事长决定部分由集团办代）负责通知相关部门召开一会一案，组织讨

论接待注意事项、客人身份、抵达时间、特殊需求和注意事项，详细讨论出此项接待过程中直接或间接参与接待的所有部门的具体任务分工。

二、访客接待的任务分工

1.接待室包括经理办公室以及公司会议室。

2.接待负责人在接到访客来访通知后，必须按照通知要求将预定办公室和会议室清理完毕，配备相应标准的水果、鲜花、饮料、香烟、欢迎函/迎宾水牌、纪念品、与会相关人员名片、临时用纸笔、投影设备等，并由董事长检查确认。

3.服饰公司办公室应至少每周对接待房间的设施设备进行一次彻底检修，以备随时可以达到接待要求。

4.接待负责人在接到宾客来访接待通知后，按照通知规定的级别提前2小时将相应级别所需物品送至房间。

5.酒店负责人联系至少提前5小时将需要制作的横幅、水牌制作完毕，提前2小时挂（放置）于指定位置。

三、来访宾客的迎接

1.酒店VIP、VVIP客人抵达前15分钟，接待负责人组织公司相关管理人员到门口迎接客人的到达（VIP由总经理

率业务负责人迎接；VVIP由董事长率部门经理及业务负责人共同迎接）。

2.来访宾客分级配备标准：

 VIP级访客接待标准：饮料、香烟、欢迎函/迎宾水牌、纪念品、与会相关人员名片、临时用纸笔、投影设备  VVIP级访客接待标准：水果、鲜花、香烟、饮料、欢迎函/迎宾水牌、纪念品、与会相关人员名片、临时用

纸笔、投影设备

3.如董事长不在公司时，属于VVIP级别客人到达公司后，相关负责人应立即报请董事长知晓，并请在1分钟内通

知在公司级别最高领导进行接待。

四、所需采购的物品

1.饮料——常备标准为茶水和矿泉水，会议室所需由袁静负责，董事长办公室所需由Annie负责日常采购，储备在集

团办

2.水果——因公司附近紧邻菜场，而水果不宜存放，可临时安排采购，由袁静负责。

3.香烟

4.迎宾水牌——临时暂借酒店水牌，由王燕负责。

5.纪念品——所需配备的公司服装赠品，按不同级别做分类，视具体情况讨论确定，负责人袁静。

五、来访宾客就餐安排

1.如需在公司食堂就餐，需提前3小时通知，并按级别提前告知，以便食堂备菜。

第四篇：接待程序

1.（一）准备工作

1、收集来宾情况

来宾基本情况：国别、地区、所代表的组织机构；人数；姓名，性别，年龄，身份，职务，民族，宗教信仰，生活习俗，健康状况等。来访的目的、意图和背景，据此判断其真实的来访意图。抵离时间和日程安排，可通过各种渠道和手段收集这些信息，且越详细越好。

2、分析判断来访意图

根据已经收集到的来宾的情况判断；根据上级指示和有关部门的接待通知；根据来访者出示的有效证件和介绍信涵；根据来访者的自我介绍；根据与来访者的交谈。

3、拟定接待方案

★接待方案的一般内容

1）接待方针：总的原则，是接待的目标和指导思想。应根据来访者意图，双方的关系，对方的态度来决定。来意友善的，热情接待；持有敌意的，或双方关系微妙的，低调处理，不卑不亢；也有的时候可采取故意冷落态度。

2）接待规格：就是来访者所受的待遇。体现了被重视的程度。

迎接、宴请、会见、陪同、送别来访者时，接待方出面的人员的身份，视情况而定，可分三种：高格接待——出面者身份高于来访者；对等接待——双方身份大体相当；低格接待——出面者身份低于来访者。

3）接待过程中安排礼仪活动和参观访问的次数，规模和隆重程度。4）来访者的食宿标准

5）接待形式：迎送、宴请、会见、会谈、文艺表演招待、参观游览等。6）接待经费：有的由接待方完全负责，有的有客方完全负责，有的双方共同承担。

7）接待责任：指接待方的职责。★接待方案的书面格式和具体内容

1）标题：接待事项 + 方案二字组成。如：关于接待南昌大学代表团的方案

2）正文

来访的起因和背景

来访者的基本情况、来访的目的、意图

接待的方针、规格、活动安排和接待责任，接待的经费。3）附件：来访者名单、有关对方的背景资料。4）提交方案的单位 5）成文时间

接待方案拟定后，要呈报领导审阅批准。报批时，使用“请示”文种。接待方案作为附件一并上报。

4、准备接待材料和礼物 接待材料：

1）汇报介绍类的材料，如工作汇报，情况介绍，经验交流，广告宣传，文件汇编等。

2）技术类材料，如产品说明书，工艺流程图等。3）礼仪类，如欢迎词、祝酒词、答谢等。准备礼物：

1）低值、小额，避免违反有关政策。2）体现民族特色和地方特色 3）尊重客人的习俗和爱好。

5、落实接待事项 1）预定住房 2）准备宴席 3）安排交通工具 4）联系新闻报道 5）布置安全保卫

6）选派陪同人员和翻译

7）参观、游览、文艺表演等活动的落实安排。

（二）实施接待

1．内宾接待的一般程序与内容

预定性的内宾接待一般按下列程序进行：

①接受任务——②了解来宾一③制订计划一④预订食宿一⑤迎接来宾一⑥商议日程一⑦安排会谈一⑧陪同参观一⑨送别客人—⑩接待小结。工作内容说明如下：

①秘书从上司处接受接待任务。

②秘书了解来宾的人数、身份、性别、来意、要求、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求、何时返回、返程交通工具等等。③秘书按来客和上司的要求制订计划，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务分配等等，经上司批准后逐项准备办理。

④秘书按计划在招待所或宾馆预订膳食、客房或床位、准备车辆等。⑤秘书在预定日期、时间随车到机场、车站、码头去迎接客人。⑥秘书将客人接至招待所或宾馆后，即与对方秘书或相应人员商定日程安排。

⑦秘书将商定日程汇报上司，接着安排双方会见或会谈事宜，并应准备好会谈需用的资料。

⑧如安排参观访问，秘书应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、休息、安全等。

⑨客人访问结束返回时，秘书应提前代办车船机票并将客人送至车站、码头、机场。

⑩重要的接待一结束，秘书及经办人员应认真进行小结并向上司汇报。2．外宾接待的一般程序与内容 外宾接待较之内宾通常要复杂一些，内容要求也有所不同，一般程序如下： ①接受任务—，②了解来宾一③制订计划一④预订食宿一⑤欢迎来宾一⑥商议日程一⑦礼节性拜访——⑧宴请——⑨正式会谈一⑩签订协议书一⑩陪同参观游览一⑩互赠礼品一⑩欢送来宾一@接待小结。工作内容说明如下：

①接待任务由秘书接受，或由外事部门主办，秘书协办。

②对来宾的了解除了人数、身份、性别、来意、要求等外，还应注意国籍、民族、生活及风俗习惯等等。③制订计划应该更周详细致，政府机关的外宾接待计划需报上一级领导批准，重要外宾还需通报交通和安全部门配合。

④按计划规格在宾馆预订标准客房或套间，预订中式或西式餐饮，说明特殊要求或指定菜谱。

⑤按计划由主管亲自迎接或由秘书代劳，或需组织一定的欢迎仪式。⑥秘书到宾客下榻处和客方商定日程。

⑦主方负责人去客方下榻处进行礼节性拜访，秘书随同。

⑧主方宴请客方，一般用固定席位的正宴、晚宴，不用酒会、自助餐等。⑨双方主管进行正式会见或会谈，秘书应做好资料和物质准备，默契配合。⑩如双方达成协议并签订协议书，秘书应事先拟写协议书草稿，并安排好签约仪式。

（11）秘书陪同外宾参观、游览，弘扬民族文化，指点大好河山，宣传建设新貌。（12）秘书准备礼品，要选有纪念意义但经济价值不过高的，并登记在册，宾客再度来访时应作变换。

（13）以与欢迎来宾相应的规格及仪式欢送宾客。（14）一般应作书面小结，立卷存档备查。

五、接待工作的新问题

第五篇：宾客登记入住规定及程序（本站推荐）

重庆申索菲特大酒店宾客登记入住管理制度

一.目的: 重庆申基索菲特大酒店为了住店客人的安全，全力配合公安机关的规范管理，特制定宾客登记入住管理制度：

二．规范范围

1.所有入住酒店的宾客必须在酒店前台完成入住登记的手续。坚决避免无证住店的情况的发生。

2.酒店宾客在办理入住登记手续的时候必须出示有效证件。

3.酒店前台接待员要辨别宾客证件的真伪，以及证件或签证等的有效期。并对照宾客提供的有效证件的相关内容准确填写“宾客入住登记单”，避免错填或漏填情况的发生。并让客人签字确认。

4.当班的前台主管要检查前台接待员填写的宾客入住登记单，确保正确的填写，如有疑问，需及时联络客人进行更正或确认。

5.妥善保管客人住宿登记资料。无关人员不得查阅，不得向无关人员泄露客人资料。

6.前台接待员要对宾客提供的有效证件进行电脑扫描，并完成公安局报送户口系统的登录和发送。并保证信息录入和发送的准确性和及时性。

7.任何人不得私自关闭公安局报送户口系统，特殊情况必须汇报管理人员进行处理。

8.严格执行“一客一证”的登记制度，坚决避免一证开多房的状况的发生。

9.酒店宾客的登记和信息的报送工作关系到国家安全，每名员工均有责任严格执行。

10.酒店的前厅部要定期对酒店宾客的登记入住工作状况进行必要的内部总结和改进，确保该项工作准确、及时地进行。

三．各部门职责：

1． 前台接待员负责为住店客人登记并填写住宿登记单 2． 前台领班或主管负责初审接待员的住宿登记单 3． 宾客关系经理负责复审（外宾）住宿登记单

四．采集规定： 1．境内客人

姓名，性别，身份证号码，家庭住址，出生年月日, 证件有效期 2．境外客人

姓名，性别，护照号码（证件号码），出生年月日，签证种类，签证有效期，签证(注)号码，入境口岸，入境时间

五．监督管理

前厅部经理责成前厅部副经理，宾客服务经理，前台主管，前台领班采取层层汇报，级级管理的监督管理制度。

六．其他

与酒店保安部积极配合，对任何登记入住的（高危人群如新疆，西藏，伊拉克，伊朗等中东国家）宾客实施的监控和管理，及时与公安机关保持联系。

七．培训

1.新员工的培训

新入职的前台接待员必须尽快完成宾客登记入住的培训。2.阶段性岗上培训

所有前台接待员必须接受定期的宾客登记入住的培训。3.公安主管部门的培训

所有前台接待员必须接受定期由公安主管部门组织的相关培训。

重庆申基索菲特大酒店前厅部

2007年9月5日