第三章：秘书工作机构的职能与工作要求（模版）

第一篇：第三章：秘书工作机构的职能与工作要求（模版）

第三章：秘书工作机构的职能与工作要求

一、教学目标

使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。

二、教学重点、难点

秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。

三、教学设想

1、课时安排：4课时

2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法

四、教学过程：

第一节 秘书工作机构的设置（1课时）

领导工作离不开秘书工作的辅助,因此领导需要秘书,党政机关和企事业单位等社会组织需要设立秘书机构。秘书机构的设置是秘书工作的宏观管理问题,它直接关系到秘书工作效率的高低,因此如何设置秘书机构就成为秘书学必须研究的重要问题之一。

（一）秘书工作机构的涵义

在我国秘书学界的各种专著、教材、学术论文中，有一个有趣的现象是，尽管对“秘书”的定义差别很大，对“秘书”这一基本概念的定义多达几十种，但对于 “秘书机构”的理解，则并没有多大的分歧：秘书机构就是指各级各类机关、单位中区别于具体业务部门的综合办事机构。在基层机关或较小的企事业单位，秘书部门就是“办公室”；在较高层次的机关或大型企事业单位，除了办公厅以外，独立于办公厅的“政策研究室”、“信访办公室”等也属于秘书机构。所以，现阶段我国秘书机构有广义和狭义之分。广义的是指处于机关单位综合枢纽地位、直接隶属于机关首长，全面辅助领导机关的办公部门。一般来说，在高层称为办公厅，比如湖南省委办公厅，长沙市委办公厅，长沙市人民政府办公厅，在基层称为办公室，比如我们学校办公室。主要负责政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作。狭义的是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，包括秘书处、秘书科等，又如我们学校办公室，下面又细分为三个科室，秘书科、机要科、网络科，有 些单位还细分为接待科等。

（二）秘书机构的组织形式

至于秘书工作机构的组织形式，教材上提出了分理制和综理制。

1、分理制

分理制，顾名思义，就是将工作内容进行分工，采用分部门办公的形式。根据领导人员和领导机构的工作实际和需要，在设置办公室的同时，又设置若干与办公室平级的其他秘书机构，比如对调研、档案、信息、信访、接待、文书、机要等工作分别设立专职部门，以适应秘书机构职能分工的需要。其实就像我们刚刚所说的我们学校的办公室的分工一样，这种组织形式比较适宜于大中型机关或单位。

分理制的优势在于使秘书人员尽情发挥个人业务专长，使秘书业务分工具体落到实处，使办公环节减少，效率提高；但是劣势在于秘书活动更加需要领导机关的指挥和协调。

2、综理制

综理制是根据机关或单位的整体需要，只设置一个办文、办事、办会等秘书事务均归口管理的综合办公部门，这适合秘书工作量不是太大的机关或单位。

优势：权力更加集中，责任更加分明，利于统一领导、规划和协调；工作程序简化，人力、物力得以节省。劣势：对秘书人员的要求更高，秘书人员既要具有较高的分工协作精神，又要具有多方面的专业知识和工作能力。

另外，还有其他学者将我国秘书工作机构的组织形式分为三种：一是按事设置型，二是按人设置型。三是混合设置型。

1、按事设置型

这里主要是指秘书工作的内容。实际上是根据工作的需要分门别类加以设置。

2、按人设置型

主要是按照秘书工作人员服务的对象设置秘书工作机构，也就是所说的“跟人秘书”。比如，首长秘书、总经理秘书，董事长秘书。

3、混合设置型

也就是将按事与按人两种方式结合在一起设置秘书工作机构。这种形式主要存在于较高级的政务秘书工作机构和企业秘书工作机构中。

三、秘书机构的设置原则

设置秘书机构必须遵循一定的原则。在新中国建立之初，中央人民政府政务院根据第一次全国秘书长会议作出的《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，曾对政府机关秘书机构的设置作出了明确规定，“秘书工作机构应根据精简原则，尽量减少层次„„适应业务分工，组织机构可适当向横的方面发展„„条件许可时，可把秘书业务、研究工作、机关事务管理工作划分开来”，“尽量减少事务人员，充实业务部门„„以达精简节约提高工作效能的目的”。这段话就是书上归纳的三个原则：一是精简高效原则；二是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。

50多年过去了，这三条原则的基本精神依然没有过时。对我们秘书机构的设置起到了很好的指引作用。特别是第一个原则，秘书机构的设置，尽量精简人员、减少机构数量和内部层次。有人可能认为，既然秘书部门任务繁重，那就应该增加编制，因为“人多好办事”。这是一种误解。我国历史上曾经出现过几个以效率高而闻名的秘书机构，比如清代的军机处、蒋介石的侍从室、抗战时期中共中央书记处办公处，都是人员精干的秘书班子。1990年以来，我国行政机关进行了以转变职能为中心的机构改革，机关人浮于事的现象有所好转，但官多人杂、效率低下仍然相当严重。据新闻报道，西部某省一个贫困县的县政府办公室，竟然有7个办公室副主任，据说这个数字对应的是该县副县长的人数，这样的秘书部门办事效率可想而知。

这同时让我们又想起了一个有趣的定律，叫做帕金森定律，也叫做“金字塔上升”现象。

1958年，美国著名历史学家诺斯古德·帕金森通过长期调查研究，写了一本名叫《帕金森定律》的书，他在书中精彩地阐述了机构人员膨胀的原因及后果：一个不称职的官员，可能有三条出路。第一是申请退职，把位子让给能干的人；第二是让一位能干的人来协助自己工作；第三是任用两个水平比自己更低的人当助手。这第一条路是万万走不得的，因为那样会丧失许多权力；第二条路也不能走，因为那个能干的人会成为自己的对 手；看来只有第三条路最适宜。于是，两个平庸的助手分担了他的工作，减轻了他的负担。由此得出结论：在行政管理中，行政机构会像金字塔一样不断增多，行政人员会不断膨胀，每个人都很忙，但组织效率越来越低下。这条定律又被称为“金字塔上升”现象。

帕金森举例说：当官的A君感到工作很累很忙时，一定要找比他级别和能力都低的C先生和D先生当他的助手，把自己的工作分成两份分给C、D，自己掌握全面。C和D还要互相制约，不能和自己竞争。当C工作也累也忙时，A就要考虑给C配二名助手；为了平衡，也要给D配两名助手，于是一个人的工作就变成七个人干，A君的地位也随之抬高。当然，七个人会给彼此制造许多工作，比如一份文件需要七个人共同起草圈阅，每个人的意见都要考虑、平衡，绝不能敷衍塞责，下属们产生了矛盾，他要想方设法解决；升级调任、会议出差、恋爱插足、工资住房、培养接班人„„哪一项不需要认真研究，工作愈来愈忙，甚至七个人也不够了„„

如何消灭帕金森定律的负作用，是我国各级政府及国有企业面临的紧要问题。值得指出的是，无论是在西方还是在我国，人浮于事的官场通病仅存在于党政机关和国有企事业单位。在民营企业中，由于业主要追求利润最大化和成本最小化，他们在设置秘书机构时会自觉地贯彻精干高效的原则。曾经有专家对两家大型工业企业的秘书机构进行了对比研究，发现在产值相当的情况下那家老牌国有企业秘书机构的人员总数，比民营企业多出近十倍。这难道不发人深省吗？所以，秘书机构设置的第一条原则，我们必须遵循。这也符合现代科学管理的要求，现代科学管理要求任何机构都力求用最少的人办好最多的事。

其实对于这个问题，中央政府也意识到了机构设置的重要性，所以，从1982年到现在，政府机构进行了5次改革：

1982年，国务院各部门从100个减为61个，人员编制从原来的5.1万人减为3万人。

1988年，国务院部委从45个减为41个，直属机构从22个减为19个，非常设机构从75个减到44个。

1993年，国务院组成部门、直属机构从86个减为59个，人员减少20%。1998年，改革后除国务院办公厅外，国务院组成部门由原来的40个减少到29个。

2003年，除国务院办公厅外，29个组成部门调整为28个，不再保留国家经贸委和外经贸委。

特别是去年，在十一届全国人大一次会议还审议国务院机构改革方案。这次改革方案提出的背景是：现行体制面对新形势新任务还存在一些不相适应的方面，政府职能转变还不到位，对微观经济活动干预仍然过多，社会管理和公共服务有待进一步加强；政府机构设置还不尽合理，部门职责交叉、权责脱节和效率不高的问题比较突出；有些方面权力仍然过于集中，且缺乏有效监督和制约，滥用职权、有权谋私、贪污腐败等现象仍然存在。

最终的目标：围绕转变政府职能和理顺部门职责关系，探索实行职能有机统一的大部门体制，合理配置宏观调控部门职能，加强能源环境管理机构，整合完善工业和信息化、交通运输行业管理体制，以改善民生为重点，加强与整合社会管理和公共服务部门。国务院组成部门拟设置27个，到2020年建立起比较完善的中国特色社会主义行政管理体制。

第二节 秘书工作机构的地位与性质（1课时）

一、秘书机构的地位

教材上按照秘书工作机构的地位和作用，又把秘书工作机构分为了“秘书工作机关”和“秘书工作部门”。

1、秘书工作机关

主要指中央、省市的党委和政府机关的秘书机构，承首脑机关之命，有召集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权力；中央秘书机构还有权制定秘书工作程序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工作。

2、秘书工作部门

主要指中级组织和中型企事业单位的秘书机构，它往往在领导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从事一般文书、事务工作。

秘书工作机构是一个特殊机构。它主要是将领导部门与各业务部门、决策机构与执行机构上下沟通，使各业务部门之间平衡协调，使本单位与 上级单位或下级单位沟通交流。所以书上有个很形象的比喻，大家可以通过这个比喻，更深刻地了解秘书机构的地位。如果把首脑机关比作人体的头部，秘书机关就是颈部，颈部的一切活动都必须听从头的指挥，而头又必须由颈部来支撑，大家应该都有切身体会，头出现“症状”，颈部也会失灵，哪怕是转动一下都是枉然，但是如果颈部的血管神经出了问题，头也会昏昏沉沉，因此他们是互相依存的；同样，还有人说过，如果把领导部门比作大脑或心脏，秘书部门就是连接大脑、心脏，又遍布全身的神经系统和血管。总而言之，秘书机构在任何单位、任何机构都占有举足轻重、不可或缺的地位。

二、秘书机构的性质

秘书工作机构由其职能决定，具有机密、辅助、综合、服务四种性质。对于这个问题，其实我们之前在讲秘书工作的性质的时候就讲过（P9—P10）。

1、机密性

秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参加各种会议，按领导的命令办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作。因此，首先具有机密性。

2、辅助性

秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手。因此具有辅助性。

3、综合性

由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。秘书工作的综合性具体表现在以下三个方面：第一，秘书工作的内容纷繁复杂，而且涉及到本机关的全部工作。第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责。第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。正是由于的上原因，秘书机构因此具有综合性。

4、服务性

秘书部门相对于整个机关和企事业单位而言，是一个综合性办事机 构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务。所以说，服务性是秘书部门的本质特征。

第三节 秘书工作机构的职能与工作要求（1课时）什么是“职能”？据《现代汉语词典》注释，职能“指人、事物、机构应有的作用”，“职能，指功能。”所谓秘书机构的职能就是秘书机构的本职功能，说白了，也就是秘书机构应有的作用。

秘书机构的职能很多，书上提到了六种，助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能、公关职能。这与我们之前讲过的秘书工作的作用是一样的。这里我们讲三种最主要的职能。江泽民同志在全国党委秘书长座谈会上曾经特别强调办公厅要发挥好三个作用，“一是参谋助手作用，二是督促检查作用，三是协调综合作用”。这三个作用也就是秘书机构的三个主要职能。

一、秘书工作机构的职能

（一）参谋助手职能

在三大职能中，参谋助手职能是秘书机构的最重要、最基本的职能。秘书机构的参谋职能主要体现在参与政务上，具体表现在两个方面。一是辅助领导正确决策，为领导正确决策出谋献策，提供参谋性服务。秘书机构辅助决策的主要途径是广泛、深入、细致地开展调查研究，充分发挥信息加工和开发的作用，为领导适时提供正确有用的信息，并提出具有真知灼见的切实可行的决策方案或决策建议，以促使领导形成正确的决策思路。二是在“办文、办会、办事”(简称“三办”)的整个过程中，同时也出谋献策。如文稿的起草修改、文件的校核把关、会议预案的提出、会议材料的准备、工作的督促检查和协调综合等，在这许许多多的工作中，秘书机构都应该成为领导的“外脑”，为领导提供参谋性服务。

辅助领导正确决策是秘书部门的最高职责，因而，参谋助手职能至关重要。不管是对秘书机构还是秘书人员，都是一件值得好好研究的事情。有学者提出了要做好参谋职能，必须遵循三个原则，也希望大家切记。

在讲这三个原则之前，首先给大家讲个故事，什么故事呢，就是三国中杨修被杀的故事，大家听了故事后，分析一下他之所以被杀的原因。杨修，三国时魏国的行军主簿，相当于曹操身边的一位秘书，杨修是一个聪明绝顶、极有才华的人，却一直不被曹操喜欢，最终被曹操杀害，《三国演义》中记载了杨修的这样几件事。

第1件：有一次，曹操去看一座新建的花园，他看了什么也没说，只在园门上写了一个活字。工匠们不解其意，急忙去问杨修。杨修便下令将门拆掉重建，说：“‘门’中‘活’，就是‘阔’，丞相嫌园门设计的太大了，”后来被曹操知道了，虽然口中大为赞叹，但“心甚忌之”，嫉恨杨修的才华。

第2件：有人送给曹操一盒酥糖，曹操吃了一口，便在盒子上写了个“合”字交给众人。杨修未经曹操同意，就自作主张“取匙与众人分食”，事后曹操问及此事，杨修说：丞相已写明一人一口酥（合字可拆写为人、一、口三个字），曹操听后“虽喜笑而心恶之”。

第3件：当时曹丕和曹植争当太子，曹操想测试曹丕和曹植的才能，本来没有杨修的事，但杨修却几次为曹植出谋划策。比如，杨修常常替曹植预先设想许多问题，并写好答案。每当曹操有事询问时，便把事先准备好的合适答案抄录送上去，希望给曹操“才思敏捷”的印象。然而一来二去，曹操便起了疑心，心想曹植再聪明，也不至于如此之快呀！派人一查，就查出了原因。从此曹操便对曹植有了看法，对杨修则更是厌恶之极。曹操认为杨修有意与曹植一起欺骗自己，于是便起了杀杨修之心。最终，曹操以惑乱军心的罪名，将杨修杀了。杨修虽有才华却很短命，死时年仅44岁。杨修之所以被曹操杀害，是因为他违反了秘书参谋职能工作的基本原则：

1、尽职不越位。尽职是尽职尽责，不失职。不越位就是摆正自己的位置，明确其职权范围，这样才能正确发挥秘书的参谋作用。杨修的死因之一，就是因为决策越位，他身为曹操身边的参谋助手，却自作聪明，超越自己的职权范围，严重触犯了作为参谋助手的大忌，最终引致杀身之祸。因而，不管是秘书机构还是秘书，要深知自己的职权范围，不要过分表现自己，要甘当绿叶衬红花，这是秘书正确发挥参谋职能作用的关键。

2、善谋不决断。这是对秘书角色的定位，秘书的参谋作用是为领导决策服务的“出谋献策”，而不是“出谋划策”，因而，只谋不断是秘书角色定位对其参谋活动的客观要求。在秘书实践工作中，谋与断是决策程序 中两个不同的环节，谋是断的基础，断是谋的目的。善断必须多谋。秘书人员在领导的决策过程中，要积极主动地参与其谋，但不能参与其断，这是秘书工作的从属性决定的。杨修同样犯了这样的错误，杨修他有自己的想法，他想扶持曹植，但作为参谋，他充当的角色只能是献策，而不是出谋划策，自作主张，所以犯了大忌。

3、规劝不失当。就是说对领导和管理中出现的缺失、不足或偏向必须及时提出，但规劝除了要遵循多谋不断的原则外，还必须立足从属和辅助地位，谏而有度。秘书所发挥的参谋作用必须是有限度的，这个“度”就是指领导意图。也就是说提出的建议要让领导能够接受，并且最好能够心服口服，不侵扰领导的最后决定权，仅供领导参考。比如，历史上进谏的成功案例有很多，像《触龙说赵太后》、《邹忌讽齐王纳谏》等。所以，有人归纳说规劝其实是一门艺术，以前我们常说良药苦口利于病，忠言逆耳利于行。但现在更提倡“良药不苦更利病，忠言顺耳最利心”。

（二）督促检查职能

督促检查工作是指领导的决策、指令及交办的任务下达之后，对执行、实施的状况及结果进行督促与检查，督促检查简称“督查”。它是领导制定决策和实施决策之间的一个必不可少的重要环节。江泽民同志指出：“决策的制定和实施方案的部署，事情还只是进行了一半，还有更重要的一半就是要确保决策和部署的贯彻落实。为此，督促检查工作十分必要。这是一个重要的领导环节和领导方法，此事切不可放松”。

督促检查也是秘书机构的重要职能，是秘书机构的一项经常性的工作。所以，秘书机构不仅要辅助领导制定决策和实施方案，而且必须认真做好督促检查工作，根据督促检查工作中了解到的情况、信息，提出自己有见解的意见、建议给领导参考，协助领导确保决策和部署的贯彻落实。

（三）协调综合职能

协调综合也是秘书机构的主要职能。离开了秘书机构的协调综合，整个机关、单位就难以正常有效地运转，也就达不到全局工作预期的共同目标。正如马克思打的一个比方：“一个单独的提琴手是自己指挥自己，一个乐队需要一个专门的指挥”。由于秘书机构处于承启上下、联系左右、沟通内外，并且是直接为领导服务的特殊而关键的枢纽地位，这就决定了秘书机构就是这个乐团必不可少的专门指挥，是辅助领导开展协调工作的 最佳部门。

在上述三大职能中，参谋助手职能是秘书机构的最重要、最基本的职能。从广义上讲，督促检查职能和协调综合职能也是参谋助手职能的重要体现，它们既是参与政务，又是管理事务。参谋助手职能包含了督促检查职能和协调综合职能。三者之间既有包含和被包含的关系，有主有从，又各有其独特的职能，相辅相成。

二、秘书班子的群体优化

办公室工作是有机的整体，各秘书岗位之间有着内在的联系，虽然每人都有一定的职责范围，但多数工作特别是一些重大工作，需要秘书人员相互协作，共同配合，这就形成了秘书班子群体。秘书班子群体，是由一个个秘书组成的。这个群体结合得科学、合理，就会产生一种动力，一种压力，形成群体的行为规范，树立起群体威望，促使群体的每一个成员发挥自己最大的能量。其结果是总体力量远远大于个体相加之和，从而形成群体优势，保证秘书工作的顺利进行。因而，秘书班子的构成很重要，其组合应遵循优势互补，科学组合的原则。群体的科学组合是秘书班子群体优化的关键。

（一）知识优势的互补。秘书人员是领导的参谋和助手，其职能是：参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等。秘书工作涉及面广，对秘书人员知识的全面性、综合性要求很高。因此，秘书班子的知识结构必须是多元的、互补的。所谓多元，就是从知识结构的组合来说的，秘书班子构成应考虑到文、理搭配，专业人才与“通才”的合理搭配，形成知识结构的互补。因此，在班子建设和优化过程中，要力避知识结构单一，要注意各种专业人才的合理搭配，使班子里既有共同的课目，又各有专长，形成一个穿插、互补的知识群体。在选配秘书班子时，除优化班子成员的知识结构外，还需注重在岗培训，结合工作需要，不断更新和补充秘书工作的相关知识，调整和完善班子的知识结构。同时发挥秘书人员中的骨干作用，以老带新，搞好“传、帮、带”。在实际工作中滚动培训，不断更新其观念，努力提高班子的业务能力和水平。

（二）性格优势的互补。有些国家把“性格完美”作为对高级秘书的要求之一。在我国虽无明确要求，但在社会主义市场经济体制下，秘书人员除了理论修养、知识、能力之外，若具备有开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制的性格，无疑对开展工作是十分有利的。从个体看，任何一个秘书要有以上全面良好的性格特征，似乎是不可能的。因而，就要靠群体性格的组合优势来弥补个人的不足。再一个就是：秘书班子中，性格搭配合理，多种性格协调组合，是决定工作质量和工作效率的一个重要因素。人的性格各异，外向型的善交际，能言辞，内向型的谨慎冷静；有的人含蓄幽默，有的敏捷、果断等。如果让近似性格的人相处在一起，很难相互配合，甚至会造成相互抵制，发生摩擦，导致内耗。但是如果把性格相异的人合理组合，就会产生扬长避短，相互包容，性格互补的积极效应，所以秘书性格的优化组合是秘书班子群体优化的重要方面。

另外，还可以根据性格、气质的差异，来配合相应的秘书工作，使得人尽其才，才尽其用。具体来说：比如性格比较热情、动作迅速、坚定果断的人可以安排做督查、会务及事务性后勤保障这类目的明确、比较直观的秘书工作；性格活泼开朗的秘书人员适合安排各类接待、协调任务以及信息的搜集综合和辅助领导性的工作；性格比较稳重，比较抑郁的秘书人员则可安排担当机要、档案、统计分析等程序化的工作。这就是所谓“性格结构优化”，就是把各种性格类型的秘书人员合理地组织起来，构成一个能够取长补短相得益彰的群体。因而，在尽可能选用合适的人承担某项秘书工作的同时，不要忽略考虑相互间气质、性格的谐调关系。

（三）年龄优势的互补。秘书班子成员的年龄不能整齐划一，应遵循群体科学组合的互补原则。应由不同年龄段搭配而成，这是因为老同志阅历丰富，办事沉着稳健，能够应付复杂局面。但固执，力不从心，难于适应快节奏、高强度的工作;年轻同志思想敏锐，精力充沛、易接受新事物，但缺乏经验，难于把握情况较为复杂的问题;中年同志二者兼而有之，而少前两者的不足。所以三者合理搭配，年龄优势就会得到互补。一方面，三者都能相互学习，以他人之长补己之短，形成相辅相成、相得益彰的良好态势。另一方面，老、中、青三结合能密切同志间的关系易形成合力，以充分发挥群体优势，工作效率力会得到有效提高。由此可见，秘书班子要在相对稳定的前提下，不断选拔、充实新秀、合理流动、保持相对的年龄梯形结构，秘书班子才能充满活力和朝气。

总之，秘书班子群体要得到优化，良好的政治修养和职业道德是基础，群体的科学组合和优势的互补是关键。只有这样，秘书群体的整体功能才 能充分发挥，班子也才能得到优化。

三、秘书人员的自我管理

1、工作管理，即必须明确工作职责。要有明确的工作计划，包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等，对这些都要了然在胸；要区分轻重缓急，决定工作秩序，有条不紊地进行：对本职工作要高标准，严要求，明白“秘书工作无小事”的道理，因为细小的差错(如文件中的字句、标点错误或是会务、接待工作中的某些疏漏)往往影响大局。

2、行为管理，即必须规范个人言行举止。秘书人员的言行举止是其品质和性格的一种具体表现，也是秘书职业规范的一个侧面，是其德、才、体、貌等各种素质在社会交往中的综合表现所形成的独特风貌。良好的言行举止、风度仪表对秘书人员的工作绩效，对促进与改善人际关系都有着不可低估的影响。因此，秘书人员在任何场合、任何工作时间都应使自己的行为合乎礼仪的要求，做到衣着得体、举止大方、谈吐文雅，给人一种亲切、干练、稳重的秘书形象。

3、时间管理，即必须科学支配时间和充分利用时间。秘书工作不仅繁琐，而且工作的内容变化快，经常同时要做几项工作，但每一项具体工作都有时间上的要求，必须在规定的时间内按质按量地完成工作，上司不会允许秘书工作总是拖拖拉拉。因此，秘书对自己的每一项工作都要清楚它需要花多少时间才能完成。为了保证工作的顺利和效率，在工作开始之前，就要对工作的步骤和程序确定好，做好工作计划。

4、办公环境管理，即必须要注重办公的内外环境。这些不仅关系到秘书人员的工作情绪和工作效率，更涉及到秘书部门的形象。因此，秘书人员应保持办公室、办公桌整洁美观，办公用品应分门别类，摆放整齐而又随手可及。这对提高秘书工作实际效率，树立良好的办公室形象大有好处。

除此之外，还有几种自我管理。学习管理，秘书必须提高自我学习能力，在工作中学习，在实践中总结，注意随时给自己充电；健康管理，上司对秘书的要求首先是头脑敏捷，秘书工作可以说既是脑力工作也是体力工作，因此，身心健康是从事秘书工作的先决条件。作为秘书，不仅要保持身体健康，而且还要保持心理健康。只有保持身心健康，才能够在工作 中保持相当的耐力和爆发力，出色地完成自己的工作，这是作为秘书最基本的条件；金钱管理，在工作中无论是对外打交道，还是对内的管理，作为秘书，都要有成本意识。一些秘书要负责公司办公用品的采购、招待客人；为了提高资金使用效率，就要从自己的日常开销中保持一种节俭的习惯。金钱管理的另一方面就是要有个人的“理财计划”，开始积累个人的“财产”。学会理财，也并不是处处节省，而是花同样的钱做更多的事。实现人生梦想的最重要也是最基本的工具就是金钱，没有金钱做基础，人生的任务理想都是空想。世道艰难，竞争激烈，说不定哪天你所在的公司因经营不善而倒闭，所以，秘书必须对自己的收入进行管理，以便工作无后顾之忧。

第二篇：地震局的职能与机构组成

机构简介

中国地震局是管理全国地震工作、经国务院授权承担《中华人民共和国防震减灾法》赋予的行政执法职责的国务院直属事业单位。

中国地震局成立于1971年，时称国家地震局，1998年更名为中国地震局。

中国地震局现任局长为陈建民。

职能职责

根据《国务院关于机构设置的通知》（国发〔1998〕5号），中国地震局是管理全国地震工作、经国务院授权承担《中华人民共和国防震减灾法》赋予的行政执法职责的国务院直属事业单位。中国地震局的主要职责是：

（一）拟定国家防震减灾工作的发展战略、方针政策、法律法规和地震行业标准并组织实施。

（二）组织编制国家防震减灾规划；拟定国家破坏性地震应急预案；建立破坏性地震应急预案备案制度；指导全国地震灾害预测和预防；研究提出地震灾区重建防震规划的意见。

（三）制定全国地震烈度区划图或地震动参数区划图；管理重大建设工程和可能发生严重次生灾害的建设工程的地震安全性评价工作，审定地震安全性评价结果，确定抗震设防要求。

（四）依照《中华人民共和国防震减灾法》的规定，监督检查防震减灾的有关工作。

（五）对省、自治区、直辖市地震局实施以中国地震局为主的双重领导，建立和完善相应的管理与计划财务体制；指导省级以下地震工作机构的工作；管理局直属事业单位。

（六）管理全国地震监测预报工作；制定全国地震监测预报方案并组织实施；提出全国地震趋势预报意见，确定地震重点监视防御区，报国务院批准后组织实施。

（七）承担国务院抗震救灾指挥机构的办事机构职责；对地震震情和灾情进行速报；组织地震灾害调查与损失评估；向国务院提出对国内外发生破坏性地震作出快速反应的措施建议。

（八）指导地震科技体制改革；拟定地震科技发展规划和政策；组织地震科技研究与国家重点地震科技项目攻关；组织协调地震应急、救助技术和装备的研究开发； 指导地震科技成果的开发与应用；承担地震科技方面的对外交流与合作。

（九）指导防震减灾知识的宣传教育工作。

（十）管理、监督地震事业费、基本建设经费和专项资金的使用。

（十一）承办国务院交办的其他事项。

三、内设机构

根据上述职责，中国地震局设11个职能司（室）。

（一）办公室

组织全局性重大会议与活动；负责起草上报党中央、国务院的重要文件；负责督促重要部署、领导批示及会议决定的贯彻落实；负责新闻宣传，指导地震系统新闻宣传工作，管理中国地震局网站；负责政务信息和政府信息公开工作；负责局机关财务、国有资产工作，编制机关预决算，管理机关经费；负责局机关及指导京区单位安全保卫、消防、人防、房产、社会事务等工作；负责政务与震情值班、文电、电子政务、档案、信访、机要、保密、密码、信息安全、会议计划等工作。

（二）政策法规司

拟订防震减灾事业发展方针和政策；组织开展防震减灾事业发展重大问题研究；指导地震系统开展政策研究；拟订相关法律法规和部门规章；承担有关规范性文件的审核工作；负责全局性重要文稿起草工作；推进依法行政；组织法制宣传教育、行政执法和法制监督工作；负责对地震部门行政许可事项实施的监督检查；承办有关行政复议和行政诉讼、行政应诉工作；承担防震减灾法律咨询服务工作；管理地震标准化和地震计量工作。

（三）发展与财务司

负责国家防震减灾发展战略研究，组织编制国家防震减灾中长期事业发展规划；负责防震减灾事业发展改革；拟订发展与财务管理规章制度和标准；负责预算、决算管理和基本建设管理；负责防震减灾重大专项和重点项目管理；负责监管专项资金和各类经费，组织财

务稽察；负责国库支付和日常财务管理；负责国有资产管理和政府采购监管；负责防震减灾行业统计工作;负责监管国有资产经营性活动。

（四）人事教育司

指导地震系统干部人事制度改革和机构改革；组织编制防震减灾人才发展规划；拟订地震系统人事管理制度；负责地震系统干部队伍宏观管理及省级地震局、局直属单位领导班子及后备干部队伍建设；承办局管干部的考核、任免、监督，参与巡视工作；负责系统参公人员管理；管理系统机构编制、事业单位岗位设置、劳动工资、保险、奖励、人员招录、专技人员职称评聘和专家工作；指导省级以下地震工作机构的相应工作；负责公派出国留学人员选拔,管理干部因私出国（境）；管理局属高等院校；负责局机关干部人事工作。

（五）科学技术司(国际合作司)

负责制订地震科技发展规划和政策；参与地震科技体制改革；推进地震科技创新；组织开展地震科学研究和科技基础性工作；组织管理重点地震科学研究和技术研发项目；指导局属国家重点实验室和部门重点实验室建设；负责地震科技成果和知识产权的管理；负责科技保密工作；协助科技委开展工作，承担科技委办公室日常事务；负责联系地震学会；归口管理学术期刊；归口管理地震科技外事工作；负责双边、多边及港澳台的交流与合作；负责组织协调国际会议、国际合作项目、智力引进、国（境）外破坏性地震快速反应和境外地震台网建设；牵头协调国际救援行动涉外工作。

（六）监测预报司

负责全国地震监测预报工作；拟订全国地震监测预报和信息网络规划并组织实施；负责全国地震重点监视防御区确定和地震趋势判定，组织全国震情监视跟踪和重大震情会商；组织指导震后趋势判定和现场监测工作；负责管理地震预测意见；负责监测预报、信息网络系统的建设、运行与管理；负责地震烈度速报系统的建设、管理及烈度速报工作；管理火山活动、水库和海域地震的监测预测工作；负责全国地震监测设施和观测环境保护工作；承担境外台网建设、运行与管理；承担地震监测预报相关科技项目的实施、技术研发及推广应用。

（七）震害防御司

指导全国地震灾害预测和预防；拟订全国地震烈度区划图或者地震动参数区划图；审定地震小区划图；负责城乡建设工程抗震设防要求执行情况的监督检查;负责地震安全性评价的监督管理，审定建设工程的地震安全性评价报告，确定抗震设防要求；负责地震安全性评价单位资质管理和人员职业资格管理；协同指导地震灾区重建；负责全国强震动观测台网建设和运行管理;负责管理震害预测工作，参与提出确定地震重点监视防御区的意见；负责地震基础性任务探测和地震活断层探测管理工作；组织指导防震减灾知识的社会宣传教育；承担市县防震减灾工作指导委员会办公室的职责；承担震害防御相关科技项目的实施、技术研发及推广应用；参与地震灾害保险工作；负责联系中国灾害防御协会。

（八）震灾应急救援司

指导全国地震应急救援工作；承担国务院抗震救灾指挥部办公

室日常事务；管理国家地震应急预案；指导部门和地方地震应急预案建设；承办全国地震应急工作检查；负责地震应急基础数据和地震灾情速报；管理地震现场应急工作队，组织开展地震现场应急处置工作；负责地震灾害损失调查评估工作；指导应急避难场所建设及社区地震搜救志愿者工作；管理国家地震灾害紧急救援队，指导国家、地方地震灾害紧急救援队和救援训练基地建设；负责国内地震救援工作，承担境外地震救援任务的实施；承担联合国灾害协调和亚太人道主义合作伙伴任务的实施；承担地震应急救援相关科技项目的实施、技术研发及推广应用；承担国家地震灾害紧急救援队重大事项联席会议办公室日常工作。

（九）直属机关党委

负责指导京区直属单位和局机关党的建设；受党组委托，指导京外单位党建工作；承担地震系统精神文明建设领导小组办公室职责；会同有关部门，做好局党组民主生活会和中心组学习的服务保障工作；负责宣传、统战工作；指导党组织配合行政领导做好思想政治工作、稳定工作；领导直属机关纪律检查工作；领导直属机关工、青、妇等群众组织工作；管理中国地震局党校。

（十）监察司

组织推进惩治和预防腐败体系建设；检查局属单位在遵守和执行法律法规、国务院的决定命令和中国地震局重大决策中的问题；监督局司级干部遵守党纪、政纪和落实党风廉政建设责任制的情况；受理对局司级干部违反党纪、政纪行为的控告、检举；调查处理局司级

干部违反党纪、政纪的案件；受理不服纪律处分决定的申诉；对局属单位预算执行、决算及重大项目等进行审计监督；对局管干部进行经济责任审计。

（十一）离退休干部办公室

贯彻党中央、国务院有关离退休干部工作的方针政策；拟订地震系统离退休干部管理规章制度；指导检查局属各单位离退休干部工作；承担局机关离退休干部的管理、服务工作。

第三篇：秘书工作要求

总经办秘书工作要求

一、优秀秘书的素质要求

1.个人素质要求：

1)品德——正直善良、诚实忠心

2)修养——良好的家教，端庄的仪表，有礼貌，懂礼节

3)细心——工作、生活细心周到

4)耐心——做事持之以恒，并非三分钟热情

5)用心——认真、用心去做好每一件事

6)爱心——热爱生活，热爱工作，团结同事，乐于助人

2.技能素质要求：

1)教育背景：文秘与中文等文科类相关专业，大专以上学历.2)写作能力：具有较高的写作水平及文字表述能力，能起草报告、总结、讲话稿等文书

3)打字速度：达到60字/分钟或以上，越快越好

4)办公设备：能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相

关保养知识

5)软件操作：

 office软件——熟练掌握，尤其是excel表格与数据处理

 CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸

 ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档

 Project软件——会使用，了解软件结构及日期时间之相互关连，以及甘特图、打印等

二、秘书的岗位职责

1)跟进各审批文件并及时发放给相关人员，建立好收发文件的档案。

2)负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管，负责办理合同借阅登记手续。

3)汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。

4)完成总经办领导所交待事务（如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等）。

5)负责档案室文件管理程序（明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权）。

6)电子文档管理程序（明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权）。

7)运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。

8)掌握上司的日程安排做好预约工作，安排商务旅行。

9)与各部门工作密切联系，保持融洽相处，准确高效地完成上传下达的工作。

三、秘书工作内容及要求

1． 日常秘书工作：

1)快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。

2)妥善保管上司之档案资料，分类归档，保证文档条理清晰。

3)准确转达上司与各部门之间的沟通信息。

4)接待来访、来电，须有礼有节、大方得体，电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误，及时转达。

5)上班时提前到位，事先整理好上司办公环境，桌面文件归类，分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟，收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司，须继续留在位置上等候。

6)如有个人私务需要处理，提前向上司请示并说明情况，获同意后请同事暂代职务。

3.机要工作：

1)掌握公司对内、对外发文的格式要求，清晰授权范围。

2)清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。

3)掌握公司日常费用报销签批流程。

4)掌握公司使用公章的审批流程。

5)掌握合同审批流程。

6)掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。

7)记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。

8)每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。

9)每月向各部门收集工作计划、用款计划。

10)掌握公司的其他日常工作流程。

11)处理各样事务必须严守保密纪律，掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。

4.公共关系工作

1)名片的整理及录入，形成电子号码簿，定期更新，记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息，供上司随时查询。

2)掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程，接机送机及时到位，提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。

3)参与上司安排的公共关系应酬活动，应注意保持公司形象，大方得体。

4)任何其他关系客户的单独邀请，均须向上司报告。

5.私人事务助理

1)尊重上司隐私，保持私密性。

2)妥善处理好上司交代的个人事务。

3)不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。

第四篇：秘书常识：秘书工作机构的工作原则与要求

秘书常识：秘书工作机构的工作原则与要求

秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其事秘书部门的负责人遵循正确、科学的工作原则与要求。

1、明确职责、权限、目标、任务

每一个机关或单位的领导部门都应根据本机关、本单位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小；确定某一时期内秘书部门的目标、任务和工作要求。秘书部门则应确定每个秘书人员的职责、权限、具体工作目标和工作任务，做到既分工明确，又配合密切。

2、制定秘书工作的各项制度和标准

不论是常规性工作，如文书工作、档案工作、信访工作，或是临时性工作及灵活性较大的工作，如会议工作、调查研究工作、接待工作，秘书部门都应制定明确的规章制度和工作标准，使之事事有规可循，有章可依，工作应有质量标准和时限要求。

3、分清主次，有条不紊

秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。秘书部门做工作不能胡子眉毛一把抓，也不能头痛医头，脚痛医脚，整日忙于应付，疲于奔命。秘书人员必须头脑冷静，熟悉业务，根据任务轻重，时限长短，或者根据领导指示，区分主次缓急，把工作做得有条不紊，井然有序。

4、科学地安排工作程序

秘书部门应根据本单位的工作实际、工作习惯，以精简为原则，科学地安排各项秘书工作程序。废止繁文缛节，取消重复的、虚设的工作环节，防止工作脱节和混乱现象，力求工作程序的简洁、严密和清顺，提高工作效率。

5、准确细致，切实无误

秘书部门和秘书人员应认识到自己的工作责任重大，关系到整个机关、单位的得失成败，要真正起到助手作用，使领导无后顾之忧，因此做任何工作都必须准确细致，切实无误。

6、迅速果断，讲求时效

秘书工作繁重而琐碎，秘书人员的劳动是一种脑力与体力相结合的高度紧张的劳动，又往往加班加点。秘书做工作必须抓紧时间，反应敏捷，操作迅速、准确，讲求时效。职责范围之内的事情要敢于负责，果断处理；职责范围之外的工作要及时请示，从速办理。不可消极等待，不可敷衍了事，更不可拖拉积压。

7、忠于职守，安于职分

不论是政府机关或是企事业单位的秘书，工作都必须忠于职守，终于机关、单位、领导的政治利益、经济利益和社会效益。秘书做工作才应该安于职分，甘心当好助手、配角，甘做幕后英雄。既要在职责范围之内积极主动工作，努力向上，又不可越俎代庖，擅作主张，更不可狐假虎威，借权谋私或有个人野心。

8、加强教育、管理，不断提高素质、能力

秘书部门对秘书人员既要充分信任，合理使用，做到“人适其职，职得其人”，又要对秘书人员加强管理和教育，提高他们的思想修养、工作责任心和职业道德观念。既要让秘书人员在实际工作中积累经验，锻炼能力，提高水平，又要创造条件，让秘书人员参加各种形式的培训、进修，以更新知识，提高素养和能力，使他们得到晋升、奖励和加薪的机会。

第五篇：检验检测机构人员职能与权限

检验检测机构人员职能与权限

总经理： 总经理为本实验室最高管理者，对本实验室开展的安全、生产经营、技术、质量、行政、人事、劳资、后勤、综合治理、精神文明及各项管理负全面责任。负责制订本实验室质量方针、目标、公正性声明并组织实施，领导建立质量体系并通过定期开展管理评审不断改进和完善。

技术负责人： 技术负责人全面负责本实验室技术工作，负责检测方法及作业的技术管理、科研课题管理、计算机应用管理和职工教育培训，对本实验室检测技术的适用性、科学性、可靠性负责。领导技术管理层和学术委员会的工作，开展技术改革活动，解决重大技术问题。

质量负责人：质量负责人按主任授权组织建立健全质量体系，定期组织开展全面质量体系审核，并协助主任定期开展管理评审，对质量体系的持续有效运行负领导责任。

委托受理审核员 ：协助技术负责人、质量负责人对技术课题、质量工作、分管的检测部的技术工作进行管理。负责对委托任务单的评定，签发检测工作任务单。

审核人： 负责本专业范围内的审核签字，对检测方法、检测原理、结果报告的适用性、科学性、正确性以及公正性负责。同时，负责本专业内的检测技术，并负责解决本专业内的有关技术问题。

校核人员：负责对结果、报告的校核，负责校核报告的检测方法，计算结果、签字、所用仪器设备等是否有效。

内审员： 负责对质量体系的监督和质量体系的保持和改进，负责管理者与员工之间交流的联络，负责对第二方、第三方评审接头，并在质量体系的有效实施起带头作用。

监督员 ：应熟悉相关项目的检测方法，具有丰富的经验，并且对工作认真负责，具有坚毅的韧性。负责对质量体系有效性和适用性进行监督和报告，同时对提出的改进措施负责监督实施。

主检人员：对参数检验方法、原理、标准十分熟悉，对所用仪器设备操作熟练，并能排除一般故障，对样品的流转过程以及报告的编写等十分熟练。对所检参数的合理性、科学性、正确性负责。

检验员： 对检验所用仪器设备会操作，熟悉标准及方法原理，对检验结果负责，正确填写记录等。

样品保管员： 负责样品的接收、保存、发放、处理，并负责检查样品的状态，并做好各种记录。

仪器设备管理员 ：负责仪器设备的检定（校准），负责仪器设备的保养、维护，并负责填写仪器设备的检定、维修、保养记录，并负责仪器设备购置计划的编写，按计划对仪器设备的运行检查，并负责将各种记录交技术质量办公室。