市政府收文办理规则[精选5篇]

第一篇：市政府收文办理规则

市政府收文办理规则

为规范收文办理工作，提高文件阅办效率，根据《党政机关公文处理工作条例》，制定本规则。

一、办理程序

收文办理主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复反馈和整理归档等程序。

二、办理原则

收文办理应坚持统一签收、规范运行、高效办理、及时督办、按期反馈的原则。

三、签收登记

（一）纸质公文。送市政府的公文（含公务传真、公务接待报告单），由机要文档科（应急文件由市应急办按相关规定处理）统一签收、登记和分送。上班时间，由机要文档科直接接收处理。下班和节假日期间，由市政府总值班室接收，需处理的紧急文电，由市政府总值班室及时呈送值班领导签批，根据领导签批意见及时转承办单位（科室）办理，并于上班时间送机要文档科补登、编号；非紧急文电汇报值班领导同意后由值班人员于次日或节假日后上班第一天上午9׃00前转送机要文档科处理。邮寄或直送给

完毕后退回机要文档科。

紧急文电（包括公务接待报告单）应随收随传、即签即转，若相关领导出差在外，由相关秘书科室向领导电话请示、汇报（或电传呈送领导签批），并根据领导指示先办理后补签。

密件由机要文档科负责领取、登记，并按分送意见送相关秘书科室转呈相关领导阅批，办结后退回机要文档科。

（三）拟办

1.上级机关下发的批办性公文，先呈送市政府联系工作的副秘书长批示，后呈送市政府分管领导批示，再呈送市政府主要领导和秘书长批示，根据领导批示意见转承办单位（科室）办理；上级机关下发的阅知性公文，依次按市长（副市长）和秘书长（副秘书长）两个层面，按照“谁在家谁先阅”的原则呈领导阅批。

2.下级机关、平行机关、中省驻平单位、不相隶属单位的批办性公文，先呈送市政府联系工作的副秘书长批示，后呈送市政府分管领导批示，根据领导批示意见（转呈其他领导批示后）转承办（报送）单位办理；下级机关、平行机关、中省驻平单位、不相隶属单位的阅知性公文，依次送市政府分管领导、衔接领导的副秘书长批示。

3.会议通知，先呈送市政府主要（主持工作的）领导批示，根据领导的批示，依次呈送市政府秘书长、市政府分管（参会）领导、相关副秘书长批示，根据领导批示意见转承办单位（科室）办理。市政府主要（主持工作的）领导外出时，依次呈送市政府

不得漏传、误传、延误。传阅件送领导后，相关科室应提示领导阅批，并及时退回机要文档科。领导出差2天以上，相关科室应告知机要文档科，以便及时调整公文传阅顺序。

上班期间，正常签收的公文由机要文档科负责呈送传阅；下班和节假日期间，由总值班室值班人员负责呈送传阅。

七、催办、答复和反馈

相关科室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。其中，市长、副市长、秘书长、副秘书长的批示按领导分工分别由秘书一、二、三、四科归口催办。

收文办结后，各秘书科室应及时将办理结果以电话或书面形式回复来文单位并根据需要告知相关单位。由秘书一科负责按月向市长反馈批示件办理结果，秘书二、三、四科负责按月向副市长反馈批示件办理结果，并抄送市政府办公室各党组成员。

八、整理归档

收文办理完结后，各科室（单位）应及时将公文退回机要文档科。需归档的公文及有关材料，由机要文档科按照档案管理规定及时整理归档。任何个人和科室（单位）不得保存应当归档的公文。机要文档科应定期清理和督促公文回收，催收应归档公文。

第二篇：收文回复

收文回复

致：河南四建股份有限公司

我单位于2014年10月17 日收到贵单位报送的《汝州·圣庄园项目工期及进度的安排》，现回复如下：

自贵单位六月下旬进入圣庄园项目施工现场以来，我方（业主方）于七月一日将1.0版本的施工蓝图发给贵单位四套，贵单位是七月十三日报送的开工报告，止于此，业主方并未因图纸问题影响贵单位施工

后期业主方虽对图纸做部分局部的变更，但那是对原图纸的补充和完善，并非是否定，所以贵单位在理解上不应断章取义

图纸优化变更是项目实施过程中的正常事件，止9月23日，2.0版本的施工蓝图发放到贵单位八套。自2014-7-13日开工，现场的施工一直在持续进行中，并非贵单位所言工程开始出现停滞

不可否认，因图纸变更会给现场局部施工带来一些影响，但对劳务队的管理及现场施工的统筹规划、实施、施工工序和部位的安排等是贵单位应该深思、考虑、科学组织的，不应因外因而掩盖其消化图纸不够、工序调整不及时等造成的被动。确因已施工完毕后进行变更的，应算出所耗的人、料数量，按程序签证

天气变化是一个有经验的承包商应该预测到且应当合理安排的，确属合同条款明确需延期的天气，应按程序办理签证，不应笼统的说调整工期

积极采取措施扭转不利局面是合同双方义不容辞的义务，贵方应按招标文件的要求、投标文件的承诺、合同条款的规定，切实采取措施，增加施工及管理人员的数量，人员素质要满足施工需要，按合同工期组织施工。

项目总工期不得无故顺延和调整

创新誉州（河南）房地产开发有限公司 圣庄园项目部 2014—10--22

第三篇：收文的审核

任何机关在自身的职能活动中，总会收到来自上级机关。平级或不相隶属机关、下级机关的公文，如果收文中有不符合有关规定和规范的公文，势必直接影响公文的办理方式、方法的选择，公文时限的确定以及公文现实执行效用的顺利实现，失去制作公文的最终目的，无法充分发挥公文的办事工具的作用。因此，文秘人员在分门别类地拟办公文之前，应当认真地对收到的公文，特别是下级上报的需要办理的公文，进行严格的审核，以提高办文、办事效率。

收文的审核，主要是指对收到的下级机关上报的需要办理的公文。文秘部门对收文的审核重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商妥当；文种使用、公文格式是否规范。

对上级机关、平级或不相隶属机关的来文的审核，主要检查来文内容是否属于本机关职权范围内应办理的公文。

经审核，不符合有关规定和规范的公文，经收文单位办公厅（室）负责人同意后，可以退回呈报单位，但应说明退文的原因和理由。

第四篇：收文办理和发文办理的基本过程是怎样的

公文办理包括收文办理、发文办理两个基本过程。党政机关分别用收文办理程序、发文办理程序对这两个基本过程进行了规范。

（一）收文办理程序

收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。

收文办理的一般程序为：签收、启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办，处置办毕公文。

第一阶段：公文的收受与分流。具体包括：签收、启封、登记。这一阶段工作的主要任务是正确收受来自各有关方面的公文。

签收，指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭证。具体指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员分别从发文机关、邮政部门、机要交通部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备通信设备收取公文。急件应当注明签收的具体时间。

启封，公文统一或分别由办文人员签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。

登记，收文办理过程中就公文的特征和办理情况进行登记。收文登记，一般分为阅件登记和办件登记两类。登记过程中，应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机失份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。有些机关的登记还分为外收文登记和内收文登记。

第二阶段：办理收文，具体包括：拟办、请办、批办、分发、承办。这一阶段工作的主要任务是通过对收文的阅读、分析研究，从中获取信息，了解或解决其所针对的事务或问题。

拟办，秘书部门或有关部门负责人等经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的办理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导者审核定夺，作出指示。

请办，也叫注办，指机关办公厅（室）根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。

批办，指机关领导者或部门负责人对公文（包括公文的拟办意见）进行认真阅读分析之后，提出处置意见。

分发，指秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。

承办，指对需要办理的公文进行实质性的处理，解决公文所针对的问题。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级审批的事项，承办部门应当提出处理意见或直接代拟文稿，一并送请上级审批。

第三阶段：组织传阅与催办。

传阅，指公文处理机构根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者指示。组织公文传阅，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。公文传阅的方式有很多，目前最普遍采用的方法是轮辐式传阅法。这就是以公文传阅工作人员为中心点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始送给第一个人阅看，第一个人看毕退回中心点，再由中心点传给第二个人看，依次下推，每传阅一人都经过中心点。公文走过的路线，呈车辐条状，因而得名。这种方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行踪，避免中途积压和传递断线，还可以合理调整阅文人的次序。

催办，指公文处理机构对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。

第四阶段：处置办毕公文，包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档等。

清退，经过清理将有关办华的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。清退的意义在于维护公文的安全，防止错误扩散，避免出现工作中的被动局面和不良影响，维护公文的权威性与有效性。

销毁，以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办华公文所作的毁灭性处理。其意义在于保守公文中的秘密，避免无用公文的干扰，减少公文管理中无效的工作量。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由2人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。

暂存，暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重份公文（一份已立卷归档）和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。其意义在于方便日常查考，减少档案部门的工作压力，挽救确有留存价值的公文使其更充分地发挥效用。

立卷，将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷（公文的集合体，档案管理的基本单位）。其意义主要在于：保护公文，避免破损与散失；使公文化零为整，将零散公文按特定联系组成新的整体，从而便于查找和利用，更有效地满足人们系统查考利用公文的客观需求；为档案工作提供管理的对象，为档案事业奠定基础。

归档，将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要来移交档案部门作为档案保存和管理。其意义在于使办理完毕的有查考价值的公文完成其向档案转化的过程，使公文能更充分地发挥其历史效用。

（二）发文办理程序

发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。发文办理的一般程序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

第一阶段：文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活动的中心内容。

拟稿，即上一节所讲述的公文写作。经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录有用信息，使机关的意志见诣文字，草创供进一步完善的原始文稿。

会商，指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。

审核，指拟就的文稿在送交有关领导审批或会议讨论通过之前，由经验丰富、政策理论水平和文字水平较高的相关工作人员等对文稿所做的全面核查、修改工作。

签发，指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及部分重要公文须经有关会议讨论通过，或再由负责人签署方可生效外，其他文稿，一经履行签发手续即为定稿。为此，签发是绝大多数公文生效的必备条件。

第二阶段：公文的制作，具体包括：核发、登记、缮印、用印或签署。这一阶段工作的任务，就是以定稿为依据．以手工缮写、机械誉写和印刷等方式，制成供正式对外发出的各种公文文本，形成供实际使用、具有法定或特定效用的正式公文。

核发，指秘书部门在定稿形成后、公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、结构格式等进行复核，确定发文字号、分进单位和印制份数。

登记，这里揭发文登记，主要登记行将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围。

缮印，即以誉录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。

用印或签署，即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。

第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使公文能为受文者有效接收创造条件。

分装，指按照规定具体抗配和封装公文。

发出，指将已封装完毕的公文以适宜的方式（如走机要交通等）发送给受文者。

第四阶段：处置办华公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等。

二、对公文语句的基本要求

公文中的语句，主要应达到如下要求：

1、含义明确、清晰、完整，便于准确理解，无歧义。

如下语句的含义便不够清晰：

“刚从大城市来到这荒僻的山区工作的确会有些不习惯，但这种不习惯实在只是个时间问题。”

这里的“时间问题”语义含混，应直接讲“但这种不习惯是暂时的”。语义多歧的句子更需避免：

“如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的售货员提出警告，并记录在案，作为奖金发放的依据。”

这里所表达的不是作者本意，准确地说应作为少发或不发奖金的依据，而不是原字面上所表达的那样。

2．句子成分搭配得当。以下几个例句是搭配不当的典型，应注意在公文写作中避免出现类似语法错误：

“在这个车间里，勤俭节约的精神日益浓厚。”（主谓搭配不当）

“这项主体工程也是本省化工行业中最大最先进的一项节能措施。”（主宾搭配不当）

“这场技术竞赛是在酷热的气温中进行的。”（定语与名词中心语搭配不当）

3．句子成分完整。不能漏掉或隐去语句中必须有的成分，否则将出现成分残缺的语法错误。如以下例句：

“从这份文件里，使全厂干部了解到开展政治思想工作的重要性。”（因滥用了“使”，造成缺主语）

“这个班组的工人普遍有健康的情趣，大家农业余时间里从不屑于那些乌七八糟的小报。”（“不屑于’后缺调语“看”）

“目前，XX市正在开展整顿交通秩序。”（遗漏宾语“的活动”）

“这是一支过得硬的队伍，他们每建造一座发电站，力求全优，不留任何质量隐患。”（“力求全优”前缺状语“都”，因而不能同“每”相呼应）

4．语序安排妥当。语序指词语组合的次序。它既反映了一定的语言习惯，又反映了事物间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会产生很大的变化，有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果。因此，无论从语法的、逻辑的，还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的。以下几个例句都存在语序不当问题：

“这样的活动乐于使广大农民群众接受。”（“乐于”应移至“接受”之前）

“我院已于9月30日召开了表彰先进个人先进集体大会，X X院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。”（“其他”应移至“学院的”之后，否则将有歧义产生）

“5月 3日，我们访问了参加过五四运动的当年的爱国老人。”（应将“当年的”移至“参加”之前，删去“的”字）

“该文件根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，由本部办公厅文电处撰拟。”（应改为“该文件由本部办公厅文电处根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定撰拟。”）

5．合乎事理。就是语句必须符合实际，合乎逻辑规律。下面几个例句中所反映的错误在公文中常有出现：

“这个地区气候宜人，除气温偏低外很适合发展水产养殖业。”（自相矛盾）

“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给惯偷、流氓和坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机。”（种概念与属概念并列，违背了本来的包含关系，惯偷、流氓无不是坏人）

“衡量一个企业是否经营得好，要从这样一些方面考察：第一人尽其才；第二，有正确的经营方针；第三，有强有力的领导班子’（前后不对应，前面讲“是否”，后面则只讲了“是”而没讲“否”）

“我们应注意提拔、发现、培养青年干部。”（并列关系的概念其排列次序应合乎逻辑，改为：“发现、培养、提拔”）

“只要我们统一认识，振奋精神，今年初中毕业班的升学率一定能达到100％。”（条件不充分）

“我们认为，工人技术水平的提高是完全可能的，因为工业生产需要参与其间的工人掌握必要的技术。”（“判断”与“证明”间没有必然联系）

6．句式合理并力争有最佳表达效果。句式合理是指其内部结构合乎规范，力争有最佳表达效果是指要充分利用不同句式的不同修辞功能，结合实际需要，对句式多加比较，选取其中能产生最满意效果的。请看下例：

“今年生产任务的提前完成，靠的是全厂干部、工人的齐心努力，各有关协作单位对本厂的积极支持和热情援助取得的。”

这里将“……靠的是…”和“……是靠……取得的”两种结构的句式混用，造成语义纠缠不清。

第五篇：oa公文_收文流程

收文处理

中国收文处理

收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。

一、收文处理的一般过程

指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。

1．第一阶段：公文的收受与分流

（1）签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。

（2）外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。

（3）启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。

（4）内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

（5）分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

（6）摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

2．第二阶段：办理收文

（1）拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

（2）批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。

（3）承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

（4）注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

3．第三阶段：组织传阅与催办查办

（1）组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。

（2）催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。

（3）查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

4．第四阶段：处置办毕公文

包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。

二、收文办理活动的方法要点

1．拟办

拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意：（1）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。（2）意见要简明、具体、得体。（3）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。（4）意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。（5）当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。

2．批办

批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。法定责任者即机关或部门的领导人。批办的要求是：（1）不得越权批办公文。（2）严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。（3）批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。（4）采取有效措施监督批办意见的执行结果。（5）批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。（6）批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。

3．承办

只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节。在承办时应注意：（1）熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。（2）为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。（3）加强协商，努力协调各方面关系。（4）有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。（5）分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。（6）各级领导积极参与承办。（7）注重对承办结果的检查与监督。

4．注办

注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。

注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。签注的项目通常包括：是否办复，复文号及复文日期；召开会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期；现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果；主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。

三、收文管理活动的方法要点

（1）签收。签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。

（2）登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

（3）启封。启封应由专人负责；标明亲收的亲启件，由领导人亲启；启封后应检查公文的完整情况。

（4）分办。即为公文确定运转方向。这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。

分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。

（5）公文摘编。在重要公文投入办理之前对其所作的加工。目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快报》等刊物上。

（6）组织传阅。在组织传阅时应注意：①选择合理的传阅路线形式。②正确排序，随情况变化做适当调整。③适当分流，如复制若干副本。④积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。⑤建立传阅登记手续。⑥及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。

（7）催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。

催办工作的一般过程为：明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据；定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转；验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。

（8）查办。公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。

公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：①催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕；②催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。

查办工作的一般过程是：立案，即确定查办对象；交办，向有关部门布置查办任务；向承办部门催询办理情况；反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。

收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。收文处理程序包括签收→拆封→筛选→登记→拟办→分发→传阅→批办→承办→督办→办复→立卷→归档→销毁等环节。

（1）签收：收到公文后在对方送件登记簿上签字。签收时要认真细致，做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。公文统一由局办公室签收，直接发送到各位领导和业务科室的文件除外。

（2）拆封：拆封是办公室工作人员特有的职责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点，如发现有出入，应立即采取措施。不能独立处理的，应及时向办公室主任或主管领导汇报，按领导意见处理。

（3）筛选：根据来文单位和文件内容对收文进行鉴别和归类。①中央各部委文件②省委省政府文件③省人事厅文件④省各厅（局）文件⑤市委文件⑥市政府文件⑦市各局（办）文件⑧来信来访⑨简讯刊物⑩密级文件。通过筛选将密级文件、重要文件、急办文件及会议文件单独处理。

（4）登记：对收到的公文，在公文首页附加《文件呈批传阅笺》，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来文单位、时间、标题、密级、份数，并在文件登记簿上登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登现象。登记后将文件送局办公室主任提出拟办处理意见。

（5）拟办：局办公室主任对收文进行阅读后，签署分发阅办处理意见。拟办意见要准确可行、简明扼要，并填写在《文件呈批传阅笺》的“分发阅办处理意见”栏内。对于不能确定承办科室或承办人的公文，应呈领导批示。急办文件如遇局办公室主任出差外出，经请示办公室主任同意可以送办公室主管领导或局领导签署处理意见，并采取特事特办方式，按照领导意见灵活处理急办文件。

（6）分发：将签署分发阅办处理意见的文件和领导批示的文件分别送有关局领导、有关业务科室或承办人员。分发要保证主要领导、主管领导、主办科室的需要优先分发。

（7）传阅：办公室工作人员根据文件分类安排局领导和科室负责人轮流阅读公文。对于普件一般采取分阅法，加快文件流转、回收；对于密级文件和急办文件采取专人送阅法；还可以利用学习会、党委会、中心组学习会集中阅读公文。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在安排传阅过程中要勤送、勤取、勤催。

（8）批办：局领导对收文如何办理作出批办意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办科室或承办人，并签署姓名和时间。批办意见要填写在《文件呈批传阅笺》的“领导批示”栏内，有时间要求的公文要批准办理期限。简单的业务文件由办公室主任直接批转各业务科室承办。（9）承办：有关科室的工作人员，根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求，具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个科室（单位）会办的公文，主办科室（单位）应主动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配合。

（10）督办：办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和时限的要求，对承办科室及时进行督促、检查。催办、查办要注重实效，在落实上下功夫。

（11）办复：在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。需要办复的公文，无论上级、下级，还是平级和不相隶属的单位，都应做到件件有着落、事事有结果。办复后，承办者应将办复的结果附加在文件后面。

（12）立卷：各科室根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文，按照归档要求，由文书档案室负责组成案卷。

（13）归档：是将一年来立成的所有案卷移交给文书档案室集中保管。归档要严格按照档案管理办法执行。归档一般在次年六月底以前完成。

（14）销毁：对没有存档价值的公文，经过鉴别和有关领导人批准后，定期销毁。销毁涉及国家秘密的公文，要履行严格的登记和批准手续，并由两人以上进行监销。