试论档案工作中的保密

第一篇：试论档案工作中的保密

一、做好档案保管过程中的保密工作

一 档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。

从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。论文格式档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的 科学 管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二 绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的 政治 活动、军事活动和 经济 发展 的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。

１、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

２、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中 秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的 社会 活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

３、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密 问题，应及时查明原因，进行补救。

三 做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确 分析 和鉴别档案 内容 的现实作用和 历史 作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密 法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

四 档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。五 档案涉密情况的变化

档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级 自然 消除了。；三是保密时限的变化。原馆室 所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，论文格式例如，５０年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了 历史 上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密 内容 的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

六 做好档案密级的调整工作

１、要贯彻落实《保密法》以及１９９１年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个 问题 ：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

２、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：１ 建立划定密期制度，以便届满自行解密；２ 建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；３ 建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

３、要加强涉密档案的 科学 管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以１９９１年贯彻国档发２８号文件实施馆室 藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作一 做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具逅道矗蛋咐眉喽娇梢源右韵录父龇矫媸凳?BR> １、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以 总结，不断充实和完善。２、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是 政治 素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案 内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能 总结 和 分析 利用工作中的经验与 问题，从中掌握利用工作的 规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

３、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

二 正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念 影响 下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

三 进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为 社会 各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

１、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是 科学 而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

２、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第１６条。这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。３、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：１ 提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类 科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。２ 建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。３ 编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。４ 准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。

第二篇：论“保密”在档案工作中的重要性

论如何在在档案工作中“保密”

档案保密工作是一项政治性、全局性和战略性的工作。由其是在2010年10月1日起实施《保密法》以来，档案部门与档案工作人员需依照新《保密法》的规定重新审视档案工作中的保密工作。档案保密工作面临新形势、新情况，保密工作如何更好的为档案服务，在保守国家秘密与信息资源的合理利用中寻找契合点，成为档案保密工作中的重中之重。

一、档案保管过程中的保密工作 

（一）档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。

档案库房应按照国家有关规定单独兴建，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。做到库房与办公室、阅览室分开。档案库房应制定严格的库房管理制度，指定专人负责管理，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

（二）绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此绝密档案应与非绝密档案分别 保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。



（三）涉密档案人员的管理与职责

提高涉密档案管理人员的素质，档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。确保档案的安全，为档案保密工作提供物质基础。

（四）档案涉密情况的变化

档案在保管过程中，其密级是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数多为降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化，原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了；三是保密时限的变化，已存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

二、档案利用过程中的保密工作

（一）正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。随着经济体制改革与对外开放带来的国际环境改变、社会结构变迁、价值观念冲击与信息普及等无一不对国家的保密工作带来严峻的挑战;同时,政务信息公开、保障公民知情权的呼声也日益高涨。但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用的现象。因此档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

（三）进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

１、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一 项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

２、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位 或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第１６条。这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

３、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：一是提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。三是编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。四是准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。综上所述，档案工作的保密必能更加充分发挥作用，为我国档案事业的发展写下浓重的一笔!

第三篇：略论档案工作中的保密[小编推荐]

略论档案工作中的保密

摘 要：在档案保密工作中，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障，维护档案的完整与安全是档案工作人员的职责。在做好档案保密工作的同时，要正确处理好档案保密与利用的关系，利用必须是在保密基础上的利用，并在利用的过程中要做好监督工作。

关键词：档案工作 保密 利用 监督

在做好档案保管的保密工作中，做好档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障；而档案管理人员也要具备较高的素质，其工作职责是维护好档案的完整与安全，这既是档案工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。在做好档案保密工作的同时，要正确处理档案保密与利用的关系，做到档案要保密，利用必须是在保密基础上的利用，并在利用的过程中做好监督工作。

一、档案的库房管理是档案保密工作的重点

对于档案库房的管理，笔者可以从本学校人事部门管理的人事档案室来说，我们学校人事档案室管理的干部档案卷数现已达到了1000多卷，按照国家规定每1000卷应配置库房25平方米，我校现已具备了坚固、防火、防潮等标准的专用档案库房，并配置了铁质的档案密集架，库房内设置了空调、去湿、灭火等专用设备。根据档案保密的需要，还对档案库房的窗户进行了专门加固，并安装了专用防盗门和防盗器。在配备了专用档案库房的同时，我们还做到了库房与办公室分开、库房与阅览室分开、设置了专门的档案微机室，达到四室分开的标准。另外，按照要求，档案库房的管理由专门从事档案管理工作的人员来负责，并制定了严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。所以说从长期管理档案的实践来看，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二、档案管理人员要具备较高的素质，其工作职责是维护档案的完整与安全，并为档案的利用提供物质基础

1、档案管理人员要具备较高的素质

一是政治素质，档案管理人员要有高度的政治责任心和全心全意服务于档案工作的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

2、档案保管人员工作的具体任务就是做到使档案“不坏、不丢、不散、不乱”

不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种因素而使档案损坏。对已经破坏的档案，要及时补救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有目可查。档案保管工作是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

三、正确处理档案保密与利用的关系

1、正确处理档案保密与利用关系的前提是加强档案基础管理工作

首先是加强档案的收集和管理工作，收藏并拥有丰富、齐全、完整、高质量的档案信息资源。有了齐全、完整的信息资源，档案工作的各个环节才有工作对象，才能在开展提供利用上掌握主动权，离开了这一点，档案的利用工作便失去了物质保障。因此，要加强档案的收集工作，确保档案原始资料丰富齐全，并要严把接收关，改变以往档案门类单

一、多类档案是单位文书档案的现象；其次是要提高档案现代化水平，更好地服务于本单位各项工作的有序开展。档案管理部门要根据档案现代化管理的要求，采取积极有效的方法和措施，提高档案提供利用工作水平和质量，特别是要加快档案信息管理软件化，以电子技术为手段，加强对档案信息的综合管理和利用。

2、保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的光荣职责

平常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普通存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期存放无人问津，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况和有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况说明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。所以，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给国家或单位的安全和利益造成危害，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

四、在利用档案的过程中，要做好监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种坏现象，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。

1、制度建设

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。这就要求在利用档案的过程中对利用档案不同层次的人员要规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，确保在利用档案的过程中文件完好无损。

2、要有监督机制

在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点保护。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤与利用者交谈，掌握其利用的目的和动机；二是眼勤，勤观察，对每一个利用者都要掌握在自己的视野中；三是手勤脑勤，要勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离开之前，仔细检查翻阅被利用的案卷和文件，发展问题及时解决，并在登记本上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，要及时上报有关领导，以便及时查处，挽回损失。

参考文献：

[1]何红．浅谈如何做好档案利用过程中的保密工作．档案工作论谈，2006，4．□

第四篇：档案保密协议

档案数字化加工保密协议

甲方： 乙方：

鉴于 有限公司（以下简称乙方）为(以下简称甲方)提供纸质档案数字化加工服务，为在项目实施期间保证纸质档案原件安全和项目实施期间以及实施完成以后保守因工作需要接触到的甲方档案信息秘密等有关事项，经友好协商，达成如下条款，双方共同遵守：

一、双方确认：在项目实施期间，因工作需要接触到甲方的纸质档案、档案、目录、声像档案以及电子文件等，乙方必须保守机密，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。乙方同时提供一切必要的方式和采取一切必要的行动，协助甲方保证档案安全和保守档案秘密。

二、项目实施期间，乙方必须遵守甲方规定的任何成文或不成文的保密规章、制度，履行相应的保密职责。甲方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处，乙方亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要、合理的措施，维护其于项目实施期间 接触到的任何属于甲方或者虽属于第三方但甲方承诺有保密义务的档案相关材料，以保证其机密性。

三、除了项目实施期间必要的工作需要之外，乙方承诺：未经甲方同意，不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方(包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的甲方其他工作人员)知悉属于甲方或者虽属于第三方,但甲方承诺有档案信息秘密及与档案信息相关的信息的保密义务，也不得在项目实施期间必要的工作之外使用这些秘密信息。

四、双方同意，乙方在项目完成后仍对其在为甲方档案数字化期间接触、或因接触而知悉的属于甲方或者虽属于第三方但甲方承诺有保密义务的档案信息秘密和其他与档案数字化加工相关的信息，承担如同任职期间一样的保密义务和不得以任何方式泄露的义务。乙方在项目完成后承担保密义务的期限为无限期保密，直至甲方宣布档案公开或者档案信息实际上已经公开；乙方同意就项目完成后所承担的保密义务，甲方不再向乙方支付任何保密费用。

五、乙方承诺，在为甲方实施纸质档案数字化加工期间，不得擅自使用任何属于他人的技术秘密或其他商业秘密信息，亦不得擅自实施可能侵犯他 人知识产权的行为。若乙方违反上述承诺而导致甲方遭受第三方的侵仅指控时，乙方应当承担甲方为应诉而支付的一切费用；甲方因此而承担侵权赔偿责任的，有权向乙方追偿。上述应诉费用和侵权赔偿可以从乙方的项目款中扣除。

六、乙方在项目实施期间，按照甲方的明确要求或者为了完成甲方明确交付的具体工作任务必然导致侵犯他人知识产权的，若甲方遭受第三方的侵权指控，应诉费用和侵权赔偿不得由乙方承担或部分承担。

七、乙方因项目实施工作上的需要所持有或保管的一切记录着甲方档案信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘、仪器以 及其他任何形式的载体，均归甲方所有，而无论这些秘密信息有无任何 价值。若记录着秘密信息的载体是由乙方自备的，则视为乙方已同意将这些载体物的所有权转让给甲方。甲方应当在乙方返还这些载体时，给予乙方相当于载体本身价值的经济补偿。

八、乙方应当于项目实施完成时，或者于甲方提出请求时，返还全部属于甲方的财物，包括记载着甲方秘密信息的一切载体。但当记录着秘密信息的载体是由乙方自备的，且秘密信息可以从载体上消除或复制出来时，可以由甲方将秘密信息复制到甲方享有所有权的其他载体上，并把原载体上的秘密信息消除。此种情况乙方无须将载体返还，甲方也无须给予乙方经济补偿。

九、本协议所提及的档案秘密信息，包括但不限于：档案、档案中记载的人名、档案中记载的事件、纸质档案本身、其它载体的档案、档案目录、档案电子原文、档案电子化处理扫描文件加工前的文件、档案电子化处理扫描文件加工后的文件、档案机读目录、档案的封皮、加工过程中的数据 库、加工档案整理记录、加工档案整理报告、档案检验报告、项目备忘 录、技术文档、相关的函电等。

十、因本合同而引起的纠纷，如果协商解决不成，任何一方均有权提起诉讼。双方同意，选择甲方住所地的、符合级别管辖规定的人民法院作为双方合同纠纷的第一审管辖法院。述约定不影响甲方请求知识产权管理部门对侵权行为进行行政处理。乙方的违约行为给甲方造成损失的，乙方应当赔偿甲方的损失。违约金不能代替赔偿损失，但可以从损失额中抵扣。

十一、本合同自双方签字或盖章完成之日起生效。

十二、本合同如与双方以前的口头或书面协议有抵触，以本合同为准。本合同的修改必须采用双方同意的书面形式。

十三、双方确认，在签署本合同前已仔细审阅过合同的内容，并完全了解合同各条款的法律含义。甲方： 住址： 电话：

代表（签字）

年 月 日

乙方：

住址： 电话： 代表（签字）

年 月 日

第五篇：档案保密工作制度

XX中心小学

档案保密工作制度

1.认真学习《保密法》，增强保密意识，严格按《保密法》要求开展档案工作，防止流失泄密事故发生。

2.不准擅自向外借阅文件、档案，借阅必须按规定办理手续。

3.不准把档案文件带回家或公共场所查阅。

4.不准用普通电话、书信来往谈论档案机密内容，也不准把档案机密泄露给亲戚朋友，家属子女。

5.定期进行保密检查，并做好记录，发现问题及时采取措施整改。

6.不准擅自销毁档案文件，需要销毁的档案文件，应造册后，经领导批准，由二人监销，安全处理。