会议服务指南手册有哪些特点

第一篇：会议服务指南手册有哪些特点

会议服务指南手册有哪些特点

发布时间：2009-5-6 21:48:23 来源：本站原创 作者：本站

会议服务指南是会议主办方告知参会人员服务事项的文书，是会议承办方与参会人员进行交流的第一道程序，告知如何服务于整个会议全过程，要求参会人员在会议期间如何去做，让参会人非常清楚地了解整个会议的日程安排、注意事项、考察等事项。现在各种大小型会议均不可缺少会议服务指南，使用频率较高，它在会议中的位置非常重要，一定程度上反映了会议主办方的办会质量与水平，同时也是展示会议承办方服务形象的有效平台。会议服务指南作为一种非正式文件，在实际工作中被广泛运用，而在正式公文中难以找到它的制作要求，实际制作时也不尽一致，但是，会议服务指南仍有其自身特点。笔者结合参加各类会议及具体承办多次大小型会议的体会，以行政机关的会议为例，谈谈会议服务指南的特点及写作。

－、会议服务指南的特点

（—）时间性强

会议服务指南是服务于整个会议的，所有的安排都必须根据会议时间确定，其时间性很强，主要表现在：从形式上看，会议服务指南是以会议为中心，整个服务指南的撰写必须围绕会议的时间安排来撰写，不能独立于会议的安排之外。从内容上看，会议服务指南对时同要求非常强，精确度非常高，不仅要求告知与会人员某日做什么，而且要精确到某时某分，如参观考察部分，8：10分出发，8：20分到达，8：30分离开。所以在起草会议服务指南时，要特别注意时间的安排，突出时间在整个指南中的作用。

（二）阶段性强

会议服务指南具有很强的阶段性，这主要是受会议安排决定的，其内容大致分为三个阶段：会前、会中、会后，而会前阶段又可以再分为会前须知、会议报到等阶段，会中阶段又可以再分为会议阶段、合影留念、参观考察；而参观考察又可分为第一天上午、下午考察什么，第二天上午、下午考察什么，等等。每个阶段做什么，都必须写得清楚、明确，否则到时参会人员就会不知所措，引起整个会议的混乱。

（三）语言简洁

会议服务指南不同于其他文体，它主要是告知参会人员一些服务事项，主要是让人知晓，所以在语言上不必过多修饰，辞藻不必华丽，语言务求平实、简洁、明了，让人一看就懂。

第二篇：会议服务指南

一、根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。

二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。

三、会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作（包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作），做好会议期间的协调服务工作。

四、按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站免费接送参会代表，免费代订返程飞机票。

五、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。

六、按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。

七、我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。

八、按要求为会议期间的重要客人(vip)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。

九、以最优惠价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的“吃、住、行、游、购、娱”的各项观光考察安排，让参会代表充分了解、认识风情万种、风光秀丽的云南。

十、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品的航空、铁路托运和云南土特产及会议礼品。

第三篇：会议公司--会议服务指南 -

会议接待流程

（主办方：主办单位；承办方：承办单位；协办方：会务公司）一：会议资料准备

1：学习资料（主/承办单位提供）

2：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。（主/承办单位提供）

3：会议资料（报道须知协办方根据要求/参会人数刷印）

4：领导发言稿（主、承办单位提供）

5：会议用背景墙图片（主/承办单位提供）

6：幅(欢迎布标、会议室布标)(主/承办方提供)

7：会议礼品（主/承办单位按参会人数准备）

8：会议代表证（主/承办单位提供）

9：会议用餐券（协办方提供）

二：设备及设施准备

1：投影仪

2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备

3：会议室一间（根据参会人数预定）

4：车辆准备(根据要求安排接送站服务)

5：麦克风根据会议要求提供

6：订制领导座次牌（根据要求安排）

7：会议形式：座谈/桌形式/剧院(按要求安排)

三：会前准备工作程序

1：根据会务组要求，代表报到前，会议室会场布置(或分组讨论)（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按要求落实到位。

2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。3：提前检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

4：提前完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设 备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。6：在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。

四：会议其它费用开支预算

1、按实际消费结算（会议用房、餐、会议室、车、发票、旅游费、会议杂费支出（如课酬、横幅、茶歇等各报销项目）等。）

五：会场布置

1：布场。

2：按会议规定的要求布置好会场。

3：设立会务人员发放会议用品及文件，维护会场秩序。

六：人员安排（财务人员、房餐、旅游咨询、总勤（老师、会议室、车辆））1：根据会议需求安排会务接待小组:如财务人员(收费),住房登记员，票务，考察咨询，督导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）

2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务

3：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临 时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。

4：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务

5：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生 活服务

七：发票的开据

在会议前通知上注明由我方协办、会议期间我方根据代表实际消费/需要(会议主办方要 求)，开据正式发票（会议发票/酒店的住宿发票）。

八：会议接站

1：会议报到当天，安排接站。

2：人员及车辆安排

1）：接站车辆：根据主办方要求派车

2）：领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，有特殊要求的提前安排，保证准确安全接待。

九：会议报到

1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”

2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金 额、入住天数、房间号、考察线路等。

3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关 事宜，及时妥善处理好代表要求。

4：根据主办方要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察等会议用品5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存

6：提前打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表

7：会务组24小时有专职服务，随时接待安排参会代表

十：会议期间

1：要求酒店落实叫早/叫醒服务

2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进 行

3：落实会议室布置情况、根据上课时间接送讲课老师、维护课堂秩序

4：安排好旅游线路、落实返程机、车票的登记

5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈

6：与酒店 公司财务人员协调好票据的开取

7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

8；会议财务人员核准账单（根据收据填写收费明细、制作会议账单）（根据账单核准旅游/返 住等信息）待准确无误后安排落实到位。

十一：会议考察

1：代表的安全问题

1）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。

2）、我方承诺确保代表返程机、车票，并根据主办方要求按代表返程时间及方向分批送行，取保顺利返程

十二：会议结束工作

1：会议结算

1）：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐标准及情况、用房标准及情况、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误。

2）：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益。2：会议返程

1）：我方根据主办方要求统计代表返程机、车票时间及方向，分批送站，使代表顺利返程。

2）：我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务。

3）：我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向主办方反馈。

第四篇：“七查七看”会议服务指南

辽宁省电力有限公司多种经营“七查七看”活动汇报会

会议指南

一、会议日程

●时间——11月9日8：00至12：00

●地点——天兴酒店四楼1号会议室

二、作息时间

●8日晚餐——17：30地点——天兴酒店四楼半餐厅 ●8日晚餐后到铁岭电业局奕时代健身俱乐部参观、健身 ●9日早餐——7：00地点——天兴酒店二楼

●9日午餐——12：10地点——天兴酒店三楼D时代餐厅

三、代表须知

●会务组房间：1007号

●会务联系人：李志军电话：***（短号618686）●9日7：40到天兴酒店一楼合影

●9日午餐后请将房卡交到天兴酒店总台

第五篇：会议特点建议

会议特点建议：

一、主持人：要求仪表、气质、形象优秀

二、集团领导讲话稿：气派、霸气、策略、格局

三、公司主要领导讲话稿：热情、豪爽、细腻、大家长气派

四、业务领导讲话稿：对市场现状分析、政策的把握、今后的发展方向、策略、模式等，新颖、执行力强、产生强烈的认可和吸引力

五、现货商发言稿：如何把握现货价格趋势通过交收盈利

六、投机商发言稿：怎样控制风险获取盈利

七、交易商（个人）发言稿:炒现货也能赚大钱

八、管理商发言：建立系统赚钱最轻松

九、主持人总结：展示市场发展新模式和新技术，产生强烈的共鸣、期待和吸引力

会议设计要细腻：文件袋、饮料、水果、胸牌、礼品、会议流程、企业简介、创新发展模式简介等。迎宾、送客充分体现热情、温馨、留恋的感觉。

会议主题：真正体现交流的气氛。让大家技能充分展示自己又能得到他人的宝贵经验。会议目的：让所有参会人员有归属感、认同感、参入感。