总结会会务操作要点范文合集

第一篇：总结会会务操作要点

1．确定会议的规模

1)效率

会议的规模直接制约会议的效率。也就是说，会议人数越少，会议所花的时间就越少，会议效率就越高；反之，会议人数越多，意见越不容易集中，会议时间也越长，效率就越低。所以必须注意一点，人数越多就可能出现懒于思维者。因此，除了发布性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数。

2)成本

会议规模与会议成本两者构成正比关系，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本也就越高。在确定会议规模时，先要考虑清楚预计的会议成本，做到量力而行。除了考虑会议的显性成本外，还要预算一下隐性成本。

3)效果

会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强，必须严格控制与会人数和会务人员，以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规

模才能产生效果。需要加强注意的是，盲目追求规模定会产生不良影响和效果。

4)场地

一般来说，规模决定场地，但由于场地的限制，规模必然受到相应的限制。因此，决定会议规模之前应当先考察场地条件。

2．确定会议的时间

1)需要把握的原则

会议的时间问题首先是一个准确把握会议召开时机的问题，具体包含3方面含义。

(1)时机必须成熟。如果说会议的目的是为了解决问题，那么解决这些问题的时机成熟与否，则是会议的组织者在确定会议时间时，不得不首先考虑的因素。只有当解决问题的条件充分具备，时机完全成熟时，适时召开会议，才能水到渠成，瓜熟蒂落。时机未到，条件不具备，宁可推迟会议，否则，会议的效果就得不到保证，甚至还会适得其反。

(2)及时召开。当问题迫切需要解决，条件也已具备，时机已经成熟时，会议应及时召开。拖而不议，则会错失良机，贻误工作。

(3)会议时间要合理。合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。例如，纪念性会议放在纪念日举行最能突出其主题；庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。二是指会议召开的时间有利于推动工作。例如，总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行；工作性例会，如党委、厂长经理办公会等，一般安排在周一或周五。三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律，注意劳逸结合。

2)需要注意的问题

(1)会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。

(2)会议的各项组织和准备工作是否能够完成。

(3)学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。

(4)会议的具体日期一定要考虑周到，是否同与会者的民族风俗不符或有可能伤害与会者的宗教感情。由法律法规、组织章程或议事规则明确规定会期的，应当严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前或推迟。

3．确定会议的长度和注意的问题

会期的长短要依据会议的实际需要来确定。会议的实际需要一般应考虑这样几个问题。

(1)会议的各项议程是否能够完成。

(2)会议的发言是否充分，与会者能否充分表达意见。

(3)会议中是否会有临时动议提出，如果提出动议，大致需要花多少时间进行讨论和表决。

(4)是否需要留出一定的机动时间，以应不测。

会议时间的长短除与会议的实际需要有关外，还与会议的成本和效率密切相关，一般情况下，会议的时间越简短，成本越低，效率越高。因此，在满足需要原则的前提下，适当、合理地压缩会议的时间，是降低会议成本、提高会议效率的有效手段。

4．确定会议地点的考虑因素

自己的办公地点可能是最自然也是最易于利用的地点，但它不一定最有助于达到会议的目的。理想的会址对绝大多数与会者来说，不仅是旅程最短的，而且也应该没有噪声和其他使人分心的因素，同时，最好能够安排在远离办公室的地方，以摆脱日常事务，达到集中注意力于会议的目的。

选择会议地点应当考虑如下因素。

1)与会者与会场的距离

会议有全国性和地方性之分。一些协会组织每年都会在国内的不同地方主办会议，因为他们知道有些会员没有足够的时间或财力到其他国家参加会议。通过变换会议地点，他们每年都能吸收一些新的与会者，同时也对国内各个地区表现出了一视同仁的立场。

也有一些会议主办者喜欢每年在同一个城市举行会议，这样就可以使与会者能够相应地安排时间和预算。

2)与会者下榻酒店与会场间的距离

如果选定的会议地点既有会议场所，又有客房，会议承办者就不必考虑这个问题了，但是如果会议在某个会议中心举行，这个问题就十分重要。与会者下榻酒店和会场之间交通所需的时间比实际的距离更为重要，这就需要考虑与会者在两地之间进行往返平均需要多长时间?根据与会者的具体情况和天气条件，考虑这段路程远近是否适合?是否有高效的公共交通工具?还是必须由会议提供往返交通?

3)与会议前后旅行的关系

会议前后的旅行通常不在会议承办者的考虑范围之内，因此，很容易在选择会议地点的时候被忽略，重要的问题在于是否要让与会者进行旅行。如果考虑这一因素，会议地点就应该临近主要火车站、机场，会前旅行应该安排得舒适合理。如果大部分与会者都要从外地到会议地点，那么相关的安排就必须在会议策划中有所体现。这样最大的优点就是与会者一般不会中途退出，通常会坚持到会议结束。最好把会议地点选择在可以让与会者直达，而不用转机的城市。有时候，中途转机是不可避免的，在这种情况下，旅程的安排就要取决于与会者的灵活程度和接受额外困难的信心。

4)是否曾在此举办过会议

这里所涉及的是会议承办者，如果你是外部承办者，可能再次使用从前为这个或其他主办者选择的会议地点。这样你会对该会议地点十分熟悉，甚至认识其中的一些工作人员。不过，不要对这种优势寄予过高的希望，因为在许多会议地点，工作人员的流动是很频繁的。不论内部承办者还是外部承办者，都应该清楚会议的主办者以前是否使用过这个会议地点。如果曾经用过，那么过去的经历如何?主办者对其是否满意?与会者是否就该会议地点有过任何反馈?该会议地点自该主办者上一次使用后有何变化?

即使你或会议的主办者从前使用过某个会议地点，征求一下他人的意见即询问一下他人是否在此举办过会议也是有好处的。你在该会议地点的经历是愉快，还是不尽如人意，并不能仅凭一个人的意见确定。如果你曾不止一次地使用过该会议地点，也可以不必征求他人的意见。

他人的意见对你的判断有帮助，但不能被当作精准的数据来参考。他们的经历无论好坏都可能反映出个人的特点、具体的会议策划和其他一些类似的因素，这些可能与你的情况并不相同。一直处于使用状态的会议地点也许能够出具满意客户的证明，或者至少提供这些客户的名字、地址和电话号码。

5)是否有汽车租赁服务

虽然与会者在参加会议的过程中一般不需要开车，但是总有一些与会者希望能够有汽车租赁服务，以备不时之需。汽车租赁公司可以在会议当地的机场或其他地方设立办公室来承接业务，但是一定要明确在哪里可以提到车。在会议前后的旅行中，汽车租赁是非常重要的，因为会议地点可能坐落在一些国家公园或历史名胜附近。

6)提供哪些娱乐活动

与会者对娱乐活动的兴趣不断增长，因此，会议在策划过程中也更多地注意将娱乐时间纳入日程。在会议日程安排上，这段时间对应的活动往往是用空白表示。如果选择某个会议地点是出于对其娱乐设施的兴趣，就应该充分利用它们。一些大型的酒店和会议中心往往配备有大量的室内娱乐设施，如网球和保龄球等，以供与会者在天气不好的时候进行娱乐。

并不是所有的娱乐活动都要在会议地点进行。举办者也可以选择会场附近的高尔夫球场作为与会者的娱乐场所，为与会者安排一些优惠措施并使具享受交通的便利。

对特殊的娱乐活动可能需要收费，但是一般来说，对与会者可以免除这些费用。在会议过程中，承办者宣布某些酒店的游泳池可以免费使用，这样就会给与会者一个印象，即无论下榻在哪个酒店，他们都可以免费使用承办者宣布的这些游泳池。许多与会者去使用这些游泳池的时候被服务人员要求出示客房钥匙，落得尴尬的结局，这样将是很难堪的，因此，承办者应考虑到类似这样的细节问题。

第二篇：会务接待工作要点

会务接待工作注意事项：

一、接待是一项展示形象、体现水平、彰显实力的工作，接待水平从一定程度上反映办公室整体工作水平，因此，各级领导历来都高度重视接待工作。

一、接待全过程：

1、接待前准备；

2、接待过程；

3、接待后安排。

二、接待各个环节注意事项

1、接待前：

⑴确定来访人员人数、姓名、性别、级别、来访时间、行程、来访主要内容以及有何具体要求。一般情况下，对方都会有传真发过来，接待方必须认真核实以上内容，并根据来访人数确定1—2具体联络人，以便及时沟通联系。

⑵根据来访规模和分工负责的原则，召集负责后勤、具体业务、公安交通、城管、信访稳定、参观点等部门负责人，安排具体事务，以便明确职责，分工负责。

①办公室拟定接待方案。一是接待期间天气提示。二是目录。三是来访人员名单及级别（注意核对姓名）。四是陪同人员名单（注意对等接待）。五是接待路线（行程）安排。六是乘车安排。七是就餐安排。八是住宿安排。九是参观点简介。

②后勤安排来访人员食宿问题。一是就餐安排。一般分为主桌和副桌。主桌要根据客人的口味安排菜肴（白酒、啤酒和红酒、烟都要准备），并注意客人忌口的东西。主桌要摆席卡。副桌一般安排工作人员和驾驶员就餐，可以随意一些。在就餐的过程中，要随时注意主桌上菜的速度和酒水是否足够用。二是住宿安排。住宿房间要根据对方人数和性别事先预定、排定。一定级别的领导要安排套房，并在房间内摆放好洗漱用品、鲜花、水果、水、烟等。

③业务部门根据对方来访目的做好交流准备。业务部门要事先了解对方来访目的，安排分管人员或业务较熟的人员参加座谈交流，可以实现准备讲话提纲，准时参加座谈交流。④公安交通部门做好保卫及道路畅通工作。⑤城管部门搞好沿线卫生保洁工作。⑥信访部门做好群众稳定工作。

⑦参观点做好内部保洁、安全生产、情况介绍等工作。注意事项：

1、对各参观点及路线事先要进行踩点，做好路线畅通，参观点准备充分。

2、在接待前，要注意获取各部门接待负责人的联系电话，以便及时联系。

3、车辆的安排要事先通知驾驶员何时、何地待命。

4、讲解人员要做好充分准备，包括音响设备的事先调试等。

5、通知新闻媒体做好新闻报道工作。

2、接待中：

⑴安排人员及领导到交界处迎接。要提前10分钟到达交界处，以示尊重。⑵引导车要做好引导工作，到达参观点后要及时调度车队停放。⑶联络人员每到一个参观点前就要和下一个参观点负责人联系（也可安排打前站车辆），做好大门开放工作。

⑷在参观过程中，要注意摄像、照相保存资料。

⑸密切关注沿途的信访稳定工作，防止群众集体上访事件发生。

⑹参观过程的临时休息地点要做好各项接待工作。水、烟、水果、湿巾以及卫生间的保洁工作。

3、接待后： ⑴礼送客人至交界处（可以赠送礼品）。⑵做好新闻报道工作。⑶做好接待总结工作。

⑷做好酒店食宿费用结报工作。

第三篇：总结会会务工作理论概要

总结会的含义

经验总结交流会即在某项工作进行到某一阶段或者宣告结束之后，有关领导机关为总结工作、评比表彰先进、交流经验和推广先进经验而召开的会议。

总结会会务工作的一般程序

1．制定会议计划

1)确定会议主题或议题

会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是

会议目标的体现。议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。确定主题的主要方法：一是要有确实的依据，二是必须要结合本单位的实际，三是要有明确的目的。提出议题有两种情况：一是由领导提出；二是领导提出会议的目标和要求，由秘书部门向所属单位征求意见，经筛选整理后，报领导审定。会议的议题无论是领导提出的，还是秘书部门征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。

2)确定会名、规模、规格人员名单

(1)确定会议名称。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成：会议主办单位的名称、会议的主题、会议的类型。

(2)确定会议的规模和规格。会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。

(3)提出参加会议的范围或人员名单。在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加，这里所说的层级，一般是指参加会议人员的级别、地位；这里所说的身份，却并不完全在于某人职位级别的高低，而是在于会议的需要。

3)拟订会议的时间与会期

(1)提出会议召开的时间。召开会议的时间应当在会议议题确定下来之后，原则上应尽量赶早不赶晚。但也要注意以下几点。

①要根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定时间。

②主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议除外。

③会见会谈性会议应当事先同主、宾双方商议之后，再确定会议召开的时间。

(2)确定会期。会期是指召开会议时间的长短。确定会期应当与会议的内容紧密联系。即内容多，议题复杂，需要与会人员充分发表意见的会议，会期可长一些，反之可短些。确定会期也应当遵循精简效能的原则，尽量开短会。为此，可以采取限定发言时间的做法，以提高会议的效率。

4)拟定会议地点

会议地点的重要性更是不容置疑的。会议地点的物质条件——设施、环境和工作人员对会议的成功举办起着关键的作用。一般情况下，会议组织者和策划委员会将直接参与会议的选址工作，不过，还有很多时候，会议地点的选择是由其他人来完成的。

选择会议地点应当考虑如下因素。

(1)与会者与会场的距离。

(2)与会者下榻酒店与会场间的距离。

5)拟订会议的议程与日程安排

(1)会议议程的拟订。拟订会议议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。代表会议的议程还要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。

一般议程的顺序是：宣布议程；说明人员缺席情况；宣读并通过上次会议的备忘录；财务主管报告；其他报告；新的议题；有关人事任免；提名并选举新的负责人；通知有关事项；宣布休会。

(2)会议日程的安排。会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天的上午、下午、晚上3个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一的规定参加会议的活动。因此，拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括时间(可具体到×小时×分钟)、内容、地点。

6)准备会议文件

会议文件的准备工作主要是起草和印发。起草的文件主要有开幕词、讲话稿、工作报告、决议草案。起草的原则有的是秘书人员负责起草，有的是由秘书协助领导起草，有的是由秘书配合业务部门起草。承担文件起草的秘书应了解会议宗旨和会议的全面情况，紧紧围绕会议中心，力争较好地完成任务。文件的印制、分发应认真负责，保证质量，不出差错。

7)落实后勤工作

会务后勤服务是会务工作中不可忽视的环节，特别是一些内容重要、参加人数较多的会议，如后勤工作做得不好，将会严重影响会议的效果。

准备阶段的后勤服务应做好以下工作。

(1)会议经费项目预算。主要包括会场租金、场地布置、文件印刷、办公用品、住宿、伙食补贴、交通、娱乐费用等。在预算时，应坚持节约原则，精打细算，减少开支，严格遵守有关规定，不任意提高开支标准。

(2)落实食宿，安排交通，做好卫生保健工作。

(3)制作会议证件。会议证件包括代表证、出席证、列席证、工作证、记者证等。这些证件都应事先印制好，以便及时发给与会者和工作人员。

(4)制定会议的值班工作与保密工作方案。

2．一般总结会会务流程

1)成立会议的组织机构

大中型会议的组织和管理工作单靠一两个人是无法完成的，必须成立相应的会务组织机构。一般来说，会务组织筹备机构包括以下几个小组，各组分工明确，互相协调，既要牢记本岗位的职责，做好本职工作，又要顾全大局，做好面上的工作。

(1)会务组。负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。

(2)秘书组。负责制定会议计划，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报，发放会议通知，进行会议文件的立卷归档等。

(3)接待组。负责生活服务、交通工具安排、医疗服务等工作。

(4)宣传组。负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道等工作。

(5)财务组。负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。

(6)保卫组。负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。

2)会前准备工作

制发会议通知、准备会议文件和用品、选择与布置会场等。

3)会间工作

保证会议按既定日程和议程展开，合理调度工作。

4)会后工作

文件资料归档、财务结账、清理驻地、会场、发文等，向相关领导汇报。

3．重要会务工作的流程

在总结会中，发言人、会议的形式和参观交流是会务工作的重点。

1)发言人

(1)发言主题。

在对发言人发出邀请的时候，应该向对方介绍会议的目的。一些发言人可能准备了很精彩的发言，但是却与会议的主题不符。发言人对会议目的了解得越多，他们的发言就能与会议联系得越紧密。

要明确发言人的演讲主题，是会议组织者提供，还是自选，这要看话题和发言人哪一个更重要。如果发言人占据首要地位，那么他就有选择话题或至少提出相关建议的权利。当然，在选题方面不能给发言人全部的自由，因为有的话题可能不适合该会议。而发言人并不知道哪些题目不适合与会者，因此，会议组织者应该负责提供这方面的信息。但要意识到，发言人可能在听说所有这些禁忌后将决定不接受会议的邀请。另一方面，通过讨论，会议组织者也可提出一个该发言人从前没有涉及过的有趣话题。也可以先确定话题，由会议组织者拟定发言的内容和方式。在这种情况下，会议组织者应该向候选发言人说明向其发出邀请的原因。

(2)邀请发言人注意事项。

要做好邀请发言人的工作，还要考虑以下几点。

①是否同意录音。不是所有的会议都需要录音，但是给会议录音现在正在成为一种潮流。根据法律，会议方面在进行这类录音之前必须得到相关发言人签字同意许可。

②是否需要特殊的设备。会议方面有必要确认发言人需要哪些特殊设备，这些信息可以通过建议表来收集。值得注意的是，该建议表通常在确定发言人选的几个月前就收集上来了，而在这个过程中发言人可能又有了新的需求。会议方面应该让所有的发言人在一个规定日期前提出对设备的需求，在该时限之后，这类需求只能在特殊的情况下才能被会议方面接受，这样将更有利于统一管理。

③最终确认。前面是从会议组织者的角度讨论准备过程，但是发言人方面的准备工作也不可忽略。很多会议组织者往往都一厢情愿地认为，只要自己邀请发言人参加会议，对方就会准时出席。显然，比较合理的做法是跟发言人确认他们是否成行以及时间安排和发言内容。

(3)与会人员自由发言讨论或提出问题并解决。

在会议上发言是与会成员交流思想、表明立场和观点的主要途径。对于与会者来说，也是他们的基本权利，同时也是会议的核心内容。没有发言，会议就没有意义。在安排与会人员自由发言讨论或提出问题商讨解决方案时，应注意以下几点。

①主题引导。

要安排符合会议总精神的主题，但不要过分重复主题。相同内容的发言不要紧连在一起，最好也不要放在同一天，以免影响与会人员的情绪，减弱会议效果。当然，如果有实际需要，例如，为了加强某种声势，反映某种呼声，也可以同一主题的发言集中安排在一起。

与会者发言要有广泛的代表性，或以部门考虑；或以阶层、职业考虑；或从代表人物考虑，而这些都必须以服从大会总目的为前提。

此外，为了保证会议发言踊跃有序，会议工作人员还应该做一定的辅助工作，如需印制发言稿，应提前准备或询问发言人的准备情况，并将发言次序和时间告诉发言人。

②各级别间发言的平衡。

领导发言可能内容全面，理论性较强，而部门经理或做具体工作的员工的发言可能内容具体，材料丰富、生动。把两者适当地穿插安排，会使现场气氛更加活跃，效果也会更好。

③各种声音平衡。

做到在一天的会议里可以听到不同地区的发言，使与会者全面了解情况。

2)会议的形式问题

一般说来，各种形式的会议有自己的模式和程序。会议性质、会议目的以及与会人员身份决定了会议的形式。

(1)现场形式。是在事情发生地的现场召开会议，便于观摩学习或研究解决问题。常见的现场办公会、经验交流会、现场观摩会等就是这种形式。

(2)移场形式。是由两个以上的地点场所完成会议议题的会议。一般是主议题在一个地点完成，分议题在另一地点场所完成。这种形式要严格控制，要从实际需要出发。

(3)笔谈形式。是“以文代会”的形式，以书面的形式讨论问题，交换看法。这种形式与会者并不集中在一起直接对话，而是通过笔谈的形式间接对话。

(4)座谈形式。是指有些会议需要听取意见，征集建议，交流思想，把有关人员召集起来开会，需要采取座谈会的形式。这种会议形式，暂没有议决结果，与会者大多是不同群体的代表、有关方面的专家、负责人或主管人员。

(5)并会形式。是指为了精简会议，有些会议采取合并召开的形式。把相关的几个会议合并在一起，用一个单元或更长一点的时间举行，提高效率。这种形式可以减少领导人到会和讲话的次数，把几个讲话稿合起来。

(6)“套会”形式。中指有些会议采取“会中会”的套会形式，可以在与会代表中划出一部分人员，在某一时段召开专门会议。

(7)远程形式。是运用电视、电话、广播等传输手段举行会议。这种形式突破了空间限制，节省时间和会议经费，扩大会议的宣传面。范围较大和时间紧急的会议常采用这种形式。

3)参观活动相关问题

(1)情况介绍。先准备好简明生动、印刷精美的宣传小册子。

(2)现场观摩。参观者参观现场，如生产经营设备和工艺流程、环境或营业大厅、员工的教育和培训设施、组织的科技开发(实验)中心、服务、娱乐、福利、卫生等设施。

(3)实物展览。参观组织的成果展览室，陈列室可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。

(4)选择参观路线。参观路线的选择要求做到以下几点。

①能引起参观者的兴趣。

②能保证参观者的安全。

③对组织正常工作干扰小。

第四篇：会议会务承办操作细则

公司会务操作细则

一、适用范围

本细则适用于公司党委会议、董事长办公会议、总经理办公会议、专题会议的会务承办与操作。

二、议题确定 1．根据公司《会议管理制度（试行）》规定，凡有需要会议研究的相关事项，各领导、各部室、各分公司均可提出议题。

2．议题主办部室事先调查研究和准备，并与相关部室或单位协商意见

3．公司综合部文秘人员定期（一般半月一次）发放议题单，征询意见，由各部室根据实际需要填写。

提交程序：

□主办人员草拟议题及汇报材料→ □部室负责人初核→→ □其他部室会稿→→ □主管领导审核→→ □综合部校核→→

□主持人审查确定议题是否上会→ □主持人确定会议召开时间、地点、参加人员、列席人员、会议准备要求并在议题单上签批

二、会议准备

1．综合部文秘人员按批准的议题单，拟会议通知单，填写时间、地点、参加人员、列席人员、议题及主要内容

2．按照通知单，通知议题主办部室落实汇报人员、准备汇报材料、确定汇报方式

3．按照通知单，通知参加会议人员，并提供草案材料复印件

4．会议室准备：

□服务人员落实，通知开会时间 □会议标题或横幅确定、制作、悬挂 □会议宣传标语确定、制作、悬挂 □会议电源、插座、照明灯调试 □空调或暖风准备

□音响、话筒准备及调试

□投影仪、幕布、激光笔准备、与电脑连接PPT调试完成□会议桌椅准备

□桌签准备、按位置摆放

□服务人员落实，通知开会时间 □茶水、热水、水杯准备 □水果准备 □湿巾准备5．汇报准备

□议题印制、摆放

□汇报材料按参加人数复印摆放 □展版摆放

三、会议召开

1．承办人员提前10分进场检查

2．参会人员填写签到表，请假人员核实

3．汇报人员等候4．会议记录5．录音

6．摄影与摄像

7．主持人在会议记录上签字

四、会后事务

1．整理会议纪要，汇报人审核，主持人审定签发（按一周内或定时，董事长办公会、总经理办公会纪要由董事长、总经理签发；专题会议纪要由相关部门整理，由分管领导签发，必要时报总经理签发）

2．编号、登记，印发（专题会纪

要由主办部室送发）

3．汇报材料底稿及会议记录归

档。

4．录音存盘5．会议简报6．会议展版制作

7．会议议定事项督办（会议决

定的事项，承办单位、部门必须严格执行，并及时报送执行情况。督查部检查督办）

第五篇：公司会务部工作要点

公司会务部工作要点

公司会务部工作要点

“科学定量”和“明码实价”是保定市局全面提升销售网络服务水平工作的重头戏。自市局网络提升工作会议后，高碑店卷烟营销部严格按照保烟专司[]49号文件精神，积极发动、广泛动员，分别召开了党组专题会议、中层干部会议和全体职工大会，并成立了由一把手任组长的领导小组。高碑店卷烟营销部诸项网建工作正在有条不紊地开展，同时带动稳固、和谐的客户关系不断走向前进。

一、科学定量做到异常单据数量最小化。

科学定量按照全省安排，软件在11月12日安装后，14日访销时开始运

行。在前期客户核量时，我区客户经理参照了三月归档及数量取整的因素，个别的客户月供货基数存在偏差，以至于在销售中出现了一定数量的异常订单。这说明我们科学定量工作还存在不少的漏洞，必须不断加以改进和提高。

为了充分发挥科学定量对经营工作的指导作用，消除大量的异常订单，高碑店营销部重点做好以下工作：①客户经理在走访过程中，一方面了解前期出现异常订单的真实原因，确实与客户零售能力有出入的，对订货限量进行调整；一方面对因节假日或婚庆原因而可能出现的订货量变化信息，做到提前预测。②市场经理要求客户经理每天早上计算分配到辖区的卷烟货源总量及低档烟数量，及时和电访员沟通，销售中货源做到均衡投放，避免异常订单的出现。③客户经理必须指导零售户每次订货前安排好订货计划，均衡订货，尽量不要突破每次的订货限量。④客户经理及时维护新增零售户及停访停送户的月供货

基数，确保数据完整性和准确性。⑤对于科学定量实施过程中出现的各客户经理所负责线路内的异常单据，营销部从11月20日起10天进行汇总、张榜公示，并直接列入客户经理的日常工作考核内容。⑥我们把科学定量的重要依据放在”一户一量，按需核量”上。11月底之前，根据销售档次重新对客户进行分类，查找各档次客户之间的差距，对月供货量基数进行微调、归档、审批，确立更加符合实际的供货量。

二、明码实价做到宣传到位百分百。

卷烟时实明码实价的目的是为了稳定市场价格，遏制无序竞争，创建规范、有序的卷烟经营秩序，营造公平竞争的卷烟市场格局，提升零售户的营利水平。为了夯实明码实价的社会效应，高碑店营销部主要做了如下工作：①我们把11月21日至30日作为明码实价再宣传阶段。客户经理在走访市场时，明码实价作为一项重点拜访内容，务必使

所有零售户知晓“什么是明码实价？”“如何做到明码实价”“明码实价给零售户带去的好处在哪里？”等内容。②客户经理在入户拜访过程中，帮助零售户进行卷烟商品的合理摆放，为后期粘贴卷烟标签或价目表做好准备。③从12月1日起，市场经理在市场调研中，将在每个客户经理线路内抽查20个零售户，考核明码实价的宣传到位工作。如客户经理辖区内有2名零售户对明码实价感到陌生，或者不陌生但不理解，营销部都要相应扣减该客户经理辅助考核分值分，以次累加，力争使每个零售户都达到从熟悉到理解，从理解到欢迎的提高认识过程。[那一世范文网-http://]

三、成立圆周监督式的卷烟营销协会。

卷烟营销协会是零售户的自律组织，它着力于建立畅销的管理机制，体现自律和监管的功能。对这一新生事物，我们营销部门人员通过各种资料，进行了认真的学习和探讨工作，认为卷烟营

销协会建立的是一种“圆周监督”的工作机制。

高碑店营销部在以下几方面建立和完善这种工作机制：①积极鼓励、引导诚信、守法的卷烟零售户加入卷烟营销协会，充分发挥零售户之间互相监督、诚信经营的功能。②卷烟营销部作为零售户唯一合法、稳定的卷烟供应商，以零售户为中心开展工作，保证市场卷烟供应，对卷烟营销协会工作进行必要的指导。③营销协会作为自律组织，协会会员要督导其周围零售户卷烟经营行为，不降价或变相降价销售，共同维护明码实价。④卷烟营销协会要定期反映零售户的销售动态，对高碑店卷烟营销部访销、配送、专卖的工作可以提出合理性意见，对不满意的服务人员可进行工作投诉。营销部、协会、零售户三者之间，相互监督，互为促进，共同维护公平竞争的卷烟市场，就充分体现出圆周监督工作机制的效能。

目前，我们按照市局的工作安排，正在有条不紊的开展科学定量和明码实价工作，该项工作虽然任务重、时间紧，但是由于我局上下统一思想、齐心协力，现在发展前景良好，大家正在以高昂的热情，优质的服务为纽带，构建稳固的客商关系；以利益“双赢”为依托，创建新型的伙伴关系，为保定烟草网建工作迈向一个新台阶贡献力量。月二十一日