二级秘书复习要点[合集5篇]

第一篇：二级秘书复习要点

1.会议策划方案包括：（1）会议目标和任务的策划。（2）会议议题的策划（3）会议性质、参加对象、规模与方式的策划。（4）会议预算的策划。（5）会议名称的策划（6）会议时间与地点的策划。（7）发言人与发言方式的策划。（8）议程、日程、程序的策划。（9）会议公关和宣传的策划。

2.会议策划方案的制定方法包括：（1）确立会议目标的价值评价法。（2）确定会议名称的特征覆盖法。（3）确立中心议题的集思广益法。（4）确定与会人员的相关性判定法。（5）安排会议时间的注重效率法。（6）选择会议地点要素平衡法。（7）会议宣传和公关策划的多种方法。

3.确定会议名称的特征覆盖法的内容有：（1）揭示会议主题特征。（2）揭示会议主办者特征。

（3）揭示会议功能特征。（4）揭示会议与与会人员特征。（5）揭示会议出席范围特征。（6）揭示会议时间和届次特征。（7）揭示会议地点特征。（8）揭示会议方式特征。（9）揭示会议方式特征。

4.会议策划方案制定的原则：（1）关于会议目标和任务的原则。a.提出的目标和任务要切实。b.处理好目标层次之间的关系。（2）关于会议议题的原则。a.策划方案要高度重视议题的安排。b.处理好主题和一般性议题的关系。（3）时机原则；需要原则；成本和效率原则；协调原则；合法规范原则；（4）关于会议编组的原则。a.组的数量要适中。b.会议领导尽可能分散到各组，参加各组的讨论。c.指派组织能力和协调能力强的人员担任组长或召集人。

5.会议策划方案的制定程序：会议策划立项——立项后的可行性研究——关于策划方案的论证——制定策划方案的实施进度表。

6.会议筹备方案的构成要素：（1）确定会议的主题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议的议程。（4）确定会议的时间与日期。（5）确定会议所需的设备和工具。（6）确定会议与会代表的组成。（7）确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构和人员分工。

7.会议筹备方案的审核方法：（1）全面审核法。（2）重点审核法。（3）会议审核法。

8.会议筹备方案的审核程序：参与草拟的人员和部门进行单独审核或集体会审——主管秘书审核——主管领导的终审或领导集体的会审。

9.会议工作人员的培训程序：根据需求调研——确定受训者类型——建立培训目标、方式——制定可行性培训计划——上报总经理批准后实施培训方案——评估培训效果。

10.主持会议的基本要领：（1）营造和谐气氛（2）按照议程进行（3）正确总结讨论内容（4）引导发言者解释令人困惑的发言（5）尊重少数人的意见（6）减少与议题无关的争辩与讨论

（7）保持中立态度

11.主持会议的方法有：（1）详细准备主持人行动计划（2）采取有效手段控制会场气氛

12.提高会议效率的7种方法：限时表决法；限定前提法；单向讨论法；反向讨论法；自由交流法；典型引路法；头脑风暴法

13.会议表决的主要形式：公开表决与秘密表决；一人一票制、加权表决制、普遍多数制、特别多数制、一致同意制

14.企业取得职业安全卫生管理体系认证资格的条件包括：（1）严格遵守国家劳动安全卫生规程和标准（2）伤亡事故和职业病发生率低于同行业水平（3）实施职业安全卫生管理体系3个月以上（4）履行不断改善职业安全卫生状况的承诺.15.安全生产责任制包括：（1）企业要把安全生产工作纳入企业经济可持续发展的战略目标，要有计划地增加安全投资。（2）企业的法定代表人是安全生产的第一责任人（3）企业的各级领导者有向员工进行安全教育的责任。

16.如何提高团队的士气：（1）有一个良好的工作环境（2）让队员了解团队的使命（3）努力的目标相同（4）记住每个队员是独立的个体（5）创立团队识别系统（6）分享成果（7）

确保团队正面气氛（8）秘书的作用

17.实施团队管理的方法：(1)制定团队的工作目标（2）分配工作任务（3）保持上级部门与团队之间的信息沟通交流（4）积极开展有益的团队建设活动（5）团队领导在建设、发展和管理团队中的关键作用

18.团队领导的责任包括：（1）安排工作和任务时必须考虑到每一个团队成员（2）提供和保证团队成员有完成目标所需要的设备和资源（3）关心和重视团队中所有成员，要与每一个团队成员建立良好的工作关系（4）能经常安排时间与团队成员沟通交流他们所关心的问题

（5）平等、公正地对待团队成员（6）能代表团队向上一级领导或管理者提出团队的需要和要求（7）要承担起自己的责任，按计划有效地执行团队的工作任务，并按最终期期限完成（8）向团队成员做出的任何承诺必须兑现（9）要善于激励和支持团队成员的积极性，及时对团队成员的表现和成绩给予表扬和鼓励（10）当团队工作出现问题或挫折时，能公平和谨慎地对待团队成员，并以恰当的方式处理人和事（11）热爱自己的团队和团队领导的岗位，并能调动团队成员热爱团队和团队的工作（12）要确定完成团队任务的最终期限，要有明确的完成日期。

19.陪同工作的要求：（1）工作要主动（2）办事要信息（3）说话要谨慎（4）不要帮倒忙

20.陪同工作的准备包括：思想准备、组织准备、资料准备、物资准备

21.如何实施陪同工作：（1）做好组织安排（2）主动提出建议（3）及时同单位联系（4）处理好日常事务

22.调查研究的主要类型：（1）普遍调查法（2）典型调查法（3）抽样调查法（4）个别调查法（5）实地调查法（6）召开调查会

23.调查研究的一般方法：座谈会、民意测验、个别访问、问卷调查、实地考察、专家论证、网络调查、查阅文献资料、电话调查、经常性调查

24.调查研究的一般程序：准备阶段——调查阶段——研究阶段——形成结论

25.安排实施开放参观活动的操作流程为：准备宣传小册子——放映视听材料——观看模型——引导观摩实物——中途休息服务-赠送纪念品——征求意见

26.开放参观活动中接待服务要求：（1）来宾到达后热情引导接待（2）放映视听资料时认真解说（3）参观过程中为来宾做向导（4）做好招待来宾的餐饮服务（5）耐心解答来宾提出的各种问题（6）做好欢送工作

27.宴请的形式：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作进餐

28.宴请活动的流程：迎宾——入席——致辞——就餐与交流

29.签字仪式前的准备工作：（1）选好签字地点（2）确定签字日期（3）签字厅的布置（4）在签字桌上事先放好待签的合同文本及签字笔、吸墨器等签字所用文具（5）与外商签署涉外商务合同时，需在签字桌上插放有关各方的国旗（6）准备好酒水和双方的签字文本和签字笔（7）选派两个助签人员和若干礼仪小姐（8）通知有关方面人员出席仪式

30.签字仪式的程序：（1）请双方人员进入签字厅（2）签字人员入座，客右主左（3）其他领导各按顺序在己方签字人座位后面站立排好（4）助签人员分别在己方主签人外侧协助翻文本，指明签字处，协助交换文本，签两次字后再交换文本各自保存（5）礼仪小姐送上香槟酒或其他红酒，主客双方干杯互相祝贺（6）双方简短致辞后合影留念

31.开业典礼前的准备：（1）做好舆论宣传工作（2）做好来宾邀请工作（3）发放请柬（4）做好场地布置工作（5）做好接待服务工作（6）做好礼品馈赠工作

32.开业典礼的程序：迎宾；典礼开始；致贺词；致答词；揭幕；参观；迎接首批顾客

33.信息发布会后的工作：（1）了解新闻界的反应（2）整理保存会议资料（3）酌情采取补救措施

33.股东年会：是股份制企业为处理企业重大事务而定期举办的一种公关专题活动

34.股东年会的程序：向记名股东发出召集通知；向无记名股东发出召集公告；时间、地点的变更；确定股东会议主席；对会议决议进行表决

35.展览会的准备：（1）确定展览活动的主题、目的（2）确定参展单位、参展项目和展览的类型（3）选择展览场地（4）培训工作人员（5）布置展览大厅（6）做好与新闻媒介的联络工作（7）做好展览活动的经费预算（8）运用展览技巧，把展览活动办得生动活泼，新颖别致（9）准备展览会的辅助设备和相关服务

36.商务谈判的原则：合作互利、利益均沾

37.如何制定商务谈判计划：（1）确定谈判主题和目标（2）设计谈判议程

38.招商活动的基本形式：（1）链条式招商（2）组团招商（3）小分队招商（4）拜访招商（5）中介招商（6）以商引商（7）网络招商（8）会展招商

39.信息决策服务程序：（1）了解决策信息的来源（2）熟悉辅助决策的信息工作方法（3）决策前的信息超前服务（4）决策中的信息跟踪服务（5）决策后的信息反馈服务

40.可行性报告主体内容包括：（1）前言（2）承办企业和科研单位的现有条件及基本情况（3）需求预测和拟建规模（4）资源、原材料、燃料及公用设施情况（5）建设条件和选址方案（6）设计方案（7）环境条件及环境保护（8）企业组织、劳动定员和人员培训设想（9）实施进度的建议（10）投资估算和资金筹措（11）社会及经济效益评价

41.档案管理制度有哪些：（1）档案管理办法（2）文件材料归档办法（3）档案鉴定工作制度（4）档案保管制度（5）档案借阅制度（6）档案保密制度（7）档案人员岗位责任制度（8）档案库房管理制度

42.档案管理制度制定的要求：(1)制定档案管理制度的基本原则是合法性、适用性、系统性、操作性（2）要熟悉档案工作业务内容（3）要熟悉档案工作各环节的具体要求

第二篇：打印绿本秘书复习要点

秘书四级复习要点

第一章 第一节

一、拟定会议议程、日程

会议议程：是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。

会议日程：根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

1、会议议程的内容：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议； 闭幕式。

2、会议日程的内容：根据议程逐日做出具体安排。

3、会议议程和日程的作用：与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。议程是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

4、会议议程的制定程序

（1）明确目标和参加者

（2）安排各议程事项的时间

（3）确定每一项议程（4）决定会议讨论形式：

① 典型的会议形式：自由讨论式

② 头脑风暴式

③ 团队列名方法

④ 小型团队（5）决定会议决策的方式

5、会议日程的编制方法；

（1）制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

（2）制定议程表之前还须明确会议活动人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。

（3）宣布议程。

（4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起。（5）保密性较强的议题，一般放在后面。

6、会议议程和日程的区别：

议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者。

日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式。

7、正确处理会议临时动议

二、提供会议地点的备选方案

1、会议地点选择的要求：（06年11月）考虑的因素：

（1）交通便利。

（2）会场的大小应与会议规模相符。

（3）场地要有良好的设备配制。（4）场地应不受外界干扰。

（5）应考虑有无停车场所。（6）场地租借的成本必须合理。

2、会议酒店的类型划分：

按类型分：商务型、度假型。

按地点分：位于市中心、位于市郊。

3、工作程序

（1）会议目的与形态

（2）实质上的需求、与会者的期望（3）列出选择会议场地需求的工作清单：

所在地区情况

会场的环境

会议地点的设施

会议管理 会前筹备

（4）确定会议场地

随意抽查的内容：一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。（5）对会议地点进行确认

★ 随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。（06年11月）（6）签订书面合同 合同应包括的细节：

① 确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。

② 确定保证的客房间数。

③ 确定有旅馆提供的免费商品和服务。

④ 说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。⑤ 确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。⑥ 列明应向参加者个人直接收取的费用。

⑦ 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。

4、广泛收集会议地点的信息

(1)会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。

(2)只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。

(3)不要出于个人原因再次参观酒店。(4)不要带家属同行参观。

(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。(6)要考虑另外一两家酒店作为备选。

5、实地考察会议地点的注意事项

三、布置会场和安排座次

1、会场整体布局的要求：

（1）庄重、美观、舒适，体现出会议主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。（06年11月）

（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

（3）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。

（4）小型会场要注意集中和方便。

2、主席台的座次和场内座次

3、工做程序：

（1）会场整体布局安排：

确定会场形式；

合理拜访桌椅；

布置附属性设备。★ 声像布置的内容。（06年11月）（2）主席台的座次和场内座次安排：

主席台：（06年11月）

① 依职务高低和选举的结果安排座次。

② 为工作便利，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

③ 主席台的座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室，休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证证件上标明。④ 在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

其他人员座次：（06年11月）

① 小型会场：

一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。② 中大型会场：横排法、竖排法、左后排列法

四、发布会议信息

1、会议信息的类型

2、工作程序

（1）传递会议通知信息

（2）分发传递会议文件： 环节：准备、登记、附清退目录、封装、发出。（06年11月）

★ 签到时发出的主要文件。（06年11月）（3）沟通传递会议有关情况

3、发布会议信息前要进行报审

4、要对媒体进行选择

5、发布会议信息的程序：

收集、筛选、加工、报送审核、发布

6、媒体的类型：

地方媒体、全国性媒体、会议组织者自有媒体、发言人或参会者家乡的地方媒体。

五、安排会议食宿

1、会议餐饮的常识

（1）食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。（2）大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者，照顾南北不同口味。（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上。（4）席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图。

2、会议住宿的常识：

（1）要提前编制分配方案；

（2）长者、尊者、领导要适当照顾。

（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

（4）有时还要考虑地区集中，便于讨论。

（5）不同标准 的房间要作出合理 分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

3、安排会议餐饮：

（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点。

（4）事先设计和确定就餐的凭证。

（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。（6）事先准备好干净的饮食用具。

（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水、饮料的供应。

4、安排会议住宿

安排会议住宿方式的最简单方法是由与会者自己安排住宿。

5、会议餐饮的类型和标准：正式宴会、便宴、酒会、茶会、工作餐等。

6、会议房间的分配

六、邀请会议嘉宾

1、会议嘉宾的类型：

组织方的上级领导和政府官员

企业的重要客户和各种利益方

社会名流和影视明星 对实现会议目标有潜在贡献的人

2、嘉宾邀请的要求

（1）首先确定嘉宾的名单，并事先确认能否出席；

（2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。

（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。

（6）嘉宾人数不宜过多。

3、工作程序：

（1）研究邀请嘉宾名单。

（2）拟发请柬。（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

（4）在会议正式开始之前，要再次与嘉宾 联系，并确认如何接送。

4、会议嘉宾的安全和保卫

职责： 应熟悉地方和国家法律、法规，能够冷静协助公安人员制服滋事者；防范火灾；熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序；向领导汇报事故情况；监督装卸会议用品，防止与会议有关的财产或展品被盗；会议值班制度要健全，安全保卫人员要坚守岗位。（06年11月）

检查：确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠；确保会场内消防设施齐全有效；确保会场的防窃听装置灵敏高效；确保会场的防盗设施处于运行状态；检查进出会场的人员的身份，禁止与会议无关的人员进出会场。

5、会议嘉宾的接待：接站工作、迎接工作、具体接待工作。

七、准备会议资料、会议用品

1、会议资料的类型：来宾资料、会务资料、沟通资料

2、会议用品的类型：必备用品、特殊用品

3、工作程序

（1）准备会议资料

来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证

会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议和协议合同以及相关资料。

（2）准备会议用品

4、处理会议临时产生的文件：由临时动议产生的提案记录、决议等。

5、选择会议用品及会议经费使用应该注意的问题

（1）树立全局观念，搞好综合平衡。

（2）经济适用，合理先进。

（3）严格根据会议经费的预算，量入为出。

（4）注意轻重缓急，精打细算。

八、安排会议礼仪服务

1、会议的通用礼仪

（1）会议文书礼仪。会议的请柬、邀请函、通知等文书在格式、称谓、语言上都应遵守相关礼仪要求。

（2）迎送礼仪。无论是参会的领导、嘉宾还是一般的参会人员都应该热情接待和周到服务。一般应在会前组成一个会务组，专门处理有关问题。

（3）参会礼仪。要遵守会议纪律和时间，不交头接耳，不迟到早退，发言不超过规定时间。（4）服务礼仪。在会议的签到、引领、食宿接待服务中要遵守礼仪的一般要求，注意服务忌语，使用礼貌用语。

2、主持人的礼仪

3、会议发言者礼仪

4、会议参加者礼仪

5、工作程序：

（1）选择会议礼仪服务人员

（2）分解工作程序

（3）培训会议礼仪服务人员

（4）准备服装用具

（5）礼仪执行

九、检查会议常用视听设备是否正常

1、工作程序

（1）确定工作人员的职责

（2）预演和检查会场视听设备

2、远程会议视听设备的检查

3、会议视听设备的保管（注意）

（1）电源及连线

（2）散热

（3）清洁

第二节 会中服务

一、安排会议值班

1、会议值班工作的内容：

（1）值班电话记录

（2）值班接待记录

（3）值班日记

（4）作好信息传递。

2、工作程序

（1）制定值班工作制度

（2）明确值班工作任务

（3）编制会议值班表

3、编制值班表应有的项目

（1）会议值班时间期限和具体值班时间。

（2）会议值班人员姓名。（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。（5）有时须用简明的文字表明值班的工作内容。（6）标明人员 缺勤的备用方案或替班人员姓名。

二、接待采访会议的新闻媒体

1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则：

（1）会议要求实事求是。

（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定，以免造成差错或失误。（4）要准备得全面周到、主动积极。

（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

（6）要随时收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道，为领导准确掌握会议的效果提供参考。

（7）会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。

2、接待新闻媒体的工作内容：

（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导者审阅后，向媒体发送。

（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发布消息。（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

3、工作程序

（1）媒体人员登记。

（2）为媒体人员提供简单的会议材料。（3）安排拍照和新闻发布会等传统活动。

（4）安排媒体沟通会。

4、注意事项

（1）妥善处理新闻媒体的负面报道。

（2）汇总新闻媒体的各种报道。

三、做好会议记录工作和简报工作

1、为会议记录做好准备工作。

2、会议记录的内容：会议描述、与会者姓名、缺席者请假条、宣读上次会议记录、有会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期、主席签名。

3、会议记录：标题＋正文＋尾部

4、会议简报

（1）内容：反映会议情况，交流会议经验，沟通会议的信息。（2）结构：报头、报核、报尾

5、会议记录的要求：

（1）快速。

（2）真实性：准确、清楚、突出重点。

（3）资料性要求。

6、会议简报的要求

（1）真实准确；

（2）短小精悍；（3）快是简报的质量体现；

（4）生动活泼。

四、收集会议信息

1、会议信息的分类

2、收集会议信息的要求：齐全、及时、准确、有效。

3、提供会议信息服务

4、收集会议信息的程序

（1）确定会议信息的搜集范围。（2）选择会议信息的搜集渠道。

（3）确定搜集会议信息的方法。

5、会议信息的作用：

（1）利用信息保证会议的顺利进行。

（2）利用信息进行会议沟通。（3）利用信息进行催办。

（4）利用信息为决策服务。（5）利用信息为商务活动服务。

（6）利用会议信息进行宣传。

五、反馈会议信息

1、反馈会议信息的内容

（1）会前信息

（2）会中信息

（3）会后传达落实的情况

2、反馈会议信息的要求

（1）要注意点面结合，正负反馈结合。

（2）会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象。

（3）充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。

3、工作程序

（1）布置会议信息收集工作。

（2）会议信息的搜集渠道的选择和建设。（3）建立定期的会议信息反馈制度。

（4）做好会议信息的反馈汇报工作。（5）抓好会议反馈信息的落实工作。

4、会议信息的反馈时机

（1）在会议工作进展顺利时反馈。

（2）在会议工作出现问题时反馈。（3）在会议工作处于停滞时反馈。

5、选择会议信息的反馈形式：正面指导反馈、建设性反馈。

6、会议信息的反馈方式：口头、书面、会议

第三节 会后落实

一、会议文件资料收集整理的要求

1、收集会议文件资料的要求和内容（06年11月专业能力卷）（1）要求：

① 确定会议文件资料的收集范围。

② 收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。

③ 选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

④ 收集会议文件也要履行严格的登记手续。⑤ 要注意保密。

2、会议文件的立卷归档： ★ 归档范围（06年11月）

3、工作程序

将收集的文件资料进行登记—向上级总结、汇报情况—甄别整理、分类归卷—卷内文件的排列—卷内文件的编号、编目 — 填写卷内文件的备考表—案卷标题的拟制—填案卷封面—移交给档案室—清理、销毁不再利用的纸张

4、整理会议文字记录

（1）熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。

（2）善于对讲话中的不足之处进行补正。

（3）加强写作训练，提高协作水平。

5、整理会议录音：删除、增加、修改、送审。

6、清理文件

7、案卷移交须办移交手续

8、正确区分会议文件保管期限

二、会议纪要的内容和要求

1、整理、编写会议纪要，并经领导签字后及时打印成交。

2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存。

3、会议纪要按印发范围和查看等级分发。

4、会议纪要工作程序：

完善会议记录—起草、编写会议记录—确定印发范围—接收者确认—领导签字— 印成文—印制、分发或归档保存

三、会议经费结算的方法

1、会议的收费与付费方法

2、会议付费的要求：

（1）会议经费的名称要规范。

（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。

3、结算会议开支费用的程序：通知与会人员结算时间地点—清点费用支出发票—核实发票—填写报销单、将发票贴于报销单背面—请领导签字—到财务部门报销—与相关部门及人员结清费用

4、会议成本

直接会议费用=会场租用及布置费+会议设备租用费+会议邮电通讯费+会议培训费+会议交通参观费+会议食宿费+会议资料费+会议宣传交际费+纪念品购置费+水电费+其他符合规定的杂支费等

5、会议财务管理应遵循的原则：

（1）遵守制度，严格手续。

（2）量入为出，收支平衡。

（3）精打细算，例行节约。

四、跟踪反馈落实会议精神

1、会议决定事项的传达

要求：准确、及时、到位（06年11月）

2、会议决定事项的催办与登记制度

（1）明确催办人员。

（2）健全登记制度。

（3）建立汇报制度。

3、会议决定事项的反馈：

反馈的原则：迅速及时、真实准确、要对堵塞言路、阻止反馈的言行认真对待和处理。

打

4、催办的方式：发文催办、电话催办、派员催办、约请承办部门来人汇报

5、会议决定事项的催办程序：

会议决定事项的传达—会议决定事项的催办与登记制度—会议决定事项的反馈

6、注意事项，需注意以下两类问题：

（1）综合性的，需由多部门共同办理的工作事项。（2）部门职责分工边缘的、交错的工作事项。

7、会议决策传达落实的作用

8、传达落实的要求

（1）迅速果断，保证质量。

（2）忠实决策，不打折扣。（3）解放思想，创造性地落实。

9、传达落实会议决策的具体实施：

传达动员、分解任务、互相沟通、操作控制、效益考核。

第二章 事物管理

第一节

接待

一、制定接待工作计划：

*秘书必须能根据来防者得身份确定接待规格。

1、接待规格：*（1）高规格接待；

（2）对等接待

（3）低规格接待

2、接待规格的确定（06年11月）X（1）对方与我方的关系。

（2）一些突然变化的影响。（3）对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。

3、接待计划的主要内容：*（1）确定接待规格。

（2）日程安排。

（3）经费预算。

（4）工作人员。

4、工作程序：

（1）了解掌握背景资料。（了解来访目的）

（2）草拟接待计划。（主要陪同人员；主要工作人员；住宿地点、标准、房间数量；宴请地点、标准、人数；会见、会谈地点、参与人员；参观游览地点、陪同人员。）

（3）与本单位相关部门沟通情况。

（4）与来访者沟通情况。（5）报请上司审批。

二、安排迎送来访团体：

*根据来访团队的人数和接待规格来确定用车。

1、用车的礼节常识（座次见97页图）。（06年11月）

2、团体见面礼节常识。

工作程序：1迎接来访团体的方法：*（(1)制作牌子；(2)准备花束；）(3)主陪人在宾馆等候，派副职或办公室主任带人到机场、车站迎接。(4)主陪人亲自到机场或车站迎接，这对来访者是表示了非常重视。

2送别来访团体的方法:下榻宾馆话别；到机场送别或代替送别。

三、安排来访者食宿、交通、行程

1、中餐礼节常识（1）餐具使用礼节：

筷子：

① 夹菜时，不可用筷子在盘子里挑挑捡捡，只应该在靠近自己子的一边夹。（06年11月）

② 夹菜时，筷子上不可有饭粒，更不得用嘴吮吸筷子。

③ 不要把菜从盘子里直接夹入口中，应先放入自己的盘或碗里，然后在送入口中。④ 不要把筷子架在公用的菜盘上，可架在筷架或自己的盘子上。

⑤ 不要用自己的筷子为客人夹菜。

⑥ 谈话时，不要拿着筷子比比划划。

席间礼仪：主不动，客不食；不拿餐具的手要扶着自己的碗或盘子···（101页）关于敬酒的礼仪。

2、工作程序：

（1）了解情况。

（2）确定餐饮、住宿、用车标准。（接，送餐）（3）预定餐厅、住宿房间。（接待来访团队 注意：〈时间和地点事先确定；宴请的人员事先确定；宴请的桌次，座次事先确定；菜单事先确定；发请帖。〉预订住宿房间〈考虑：交通是否方便；档次是否合适；环境是否安静优雅〉）

（4）根据对方要求调整方案。

四、安排来访者的参观、娱乐活动

1、明确参观目的

2、明了参观内容：满足基本要求；不会影响正常的工作及生产；不会泄露核心机密

3、不同娱乐活动的特点与适应对象：

游览活动：人文景观和自然景观（选择合适的景点）了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况； 要熟悉将要游览的地方。娱乐活动：观看项目和参与项目（06年11月）

4、参观、娱乐的相关礼节

（1）观看各类文艺节目时，不要迟到；（06年11月）

（2）无论在参观、游览还是观看节目中，都不要大声喧哗、议论；（3）着装应该根据场合调整。

5、工作程序X（1）初步确定内容

（2）征求对方意见

（3）修改、确定方案

（4）实施方案

第二节 办公环境管理

一、合理布置办公室

1、布置办公室的基本要求：

（1）采用一大间办公室。

（2）使用同样大小桌子。（3）使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。

（4）将通常有许多外宾来访的部门置于入口处。

（5）将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。（6）应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。

（7）主管坐位应位于员工作为之后方。

（8）自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。（9）装设充足的电源插座，供办公室设备之用。（10）常用的设备与档案应置于使用者附近。

2、布置办公室的三大原则：（06年11月）（1）有利于沟通

（2）便于监督

内部监督的特点：内部监督是一种日常监督；具有双重和多维监督的特点；是一种内部力量的约束。内部的最大特点和有效性取决于内部的纪律约束，自觉程度，每个人在考评中的参与程度和参与的自觉性。

（3）协调、舒适（办公室布置的一项基本准则）

人际关系的协调有以下表现和要求：连续性；协同性；和谐。

3、办公室布置的具体要求

(1)办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路线以最接近直线为佳，防止逆流与交叉。不可面对面。

（2）各座位间通道要适宜，应以事就人。

（3）领导者应位于后方，以便监督。（4）光线应来自左方，以保护视力。

（5）常用设备应放在使用者近处。（6）电话最好是５平方米空间范围一部。

4、工作程序x（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及员工间的关系，以次为依据确定每位员工的工作位置。

（2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。

（3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。（4）绘制办公室座位布置图，然后依图布置。（5）对设备的安放提出合理建议。

二、营造健康、安全的办公环境

办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患（113页）

健康，安全办公环境的基本要求（114页）

1、工作程序：X（1）确定安全检查周期、定期检查。

（2）发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险。（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。

2、注意事项

上岗前应了解的办公场所的安全规定 安全隐患表与设备故障表的区别

第三节 办公室日常事务管理

一、管理印章和介绍信

秘书部门掌管的印章：单位印章；单位领导人“公用”的私章；秘书部门的公章。**单位印章的作用：标志作用；权威；法律；凭证。

1、印章的种类

(1)正式印章

(2)套印章

(3)钢印

(4)领导人签名章

(5)专用章 **

2、印章的样式

(1)印章的质料

(2)形状

(3)印文

(4)图案

(5)尺寸规格

3、印章的管理与使用要求

（1）专人负责（06年11月）

（2）确保安全

（3）防止污损

4、介绍信的使用要求：要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝线，并有存根备查。具有介绍和证明双重作用。

印章颁布与启用的要点：实行双人同行制；立即交办公室责任人拆封检练，制定专人保管；要将印模和启用日期报送上级主管部门。

5、印章的刻制程序：X 上级正式机关的批准—制发单位开具公函— 附章样到公安部门办理登记—公安部门指定刻制单位—刻制印章—选定启用时间

— 发出附印样的通知—双人同行取回印章—拆封检验—专人保管

6、印章的使用程序：X 申请用印

正确用印

用印登记

7、注意事项X（1）印章的停用与缴销

销毁旧公章要登记造册，要经上司批准，要有两人监督。（06年11月）

（2）介绍信的管理

① 要有专人负责管理。

② 介绍信的保管应同印章保管一样，牢固加锁，随用随开。

③ 管理介绍信的人员在使用介绍信时，要在存根上加以记载，涉及重要事项的要请批准人在介绍信存根上签字。

④ 对于开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回，粘贴在存根上。

⑤ 介绍信持有者若将介绍信丢失，应及时 报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员。

（3）介绍信的使用

8、用印要谨慎

二、安排值班工作

值班日记：外来的信函，电报···

1、值班工作的任务与要求：

(1)办理上司交办的事项。

(2)上传下达，沟通内外。

(3)认真处理来函来电。(4)负责接待工作。

(5)掌握上司的外出活动情况。

(6)协调处理安全保卫工作。

2、值班工作规范X（1）坚守值班岗位。

(2)认真处理事务。

(3)做好值班记录。(4)热情接待来访。

(5)加强安全保卫。

3、工作程序：X 制定值班制度与值班规定—编制值班安排表—通知并给领导班子发放值班表—值班人员做值班记录—重大事件做值班报告—值班结束交接班

4、注意事项X（1）值班实务处理的方法与技巧

建立健全公务接洽制度： 岗位责任制度、登记记录制度（06年11月）

（2）值班内容的记录（06年11月）

值班日志

值班报告

来人登记与接待记录

电话记录

处理值班电话

三、管理零用现金并办理报销手续X

1、零用现金的管理要求（06年11月）

（1）应严格遵守办公程序和财务制度，不应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。（2）保管备用金，应把办公室的开支纪录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。

2、报销手续的要求： 提前向有关领导报告，领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续。报销要及时。

四、安排上司的差旅事务

1、差旅准备的要求

（1）根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。（2）准备定票是一定要查用最新的时刻表。（3）订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。

（4）平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进行。

2、制定旅程计划表X

3、零用现金的管理：X

通常由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管和支出的现金。

4、制定商务旅行计划(139-140页)

5、制定旅程表（日期，时间，地点，交通工具，具体事项，备注。）

X6、准备上司在不同场合的发言提纲

X7、办理出国手续（06年11月）办理签证：重点（142）

8、秘书在上司出行前应落实的工作内容

（1）审查选定最佳旅程表。

（2）了解外汇信息，办理兑换外币。（3）准备随身用品。（4）准备文件。（5）转被相关证件。

6）做好旅行安排。（7）注意时差问题。

（8）收集所到国的背景资料。上司回来后秘书的工作（144-145）

9、秘书在上司外出旅行时的工作：

检查上司遗漏的东西。

抓住机会学习。

电话的处理。

五、完成上司临时交办事项

*

1、上司临时交办事项的特点：（06年11月）

广泛性

临时性

具体性

紧迫性

上司临时交办事项的范围：文书工作事项；会务工作事项；信访工作事项；信息工作事项；调研工作事项；督查工作事项。*

2、办理上司临时交办事项的原则（1）积极主动，千方百计

（2）既要符合政策，又要灵活变通（3）件件有着落，事事有回音

3、文字记录工作(方法和技巧)：要点记录法、详细记录法、常用速记法、笔记与录音并用法（灵活，便捷，能够优势互补；费时，费事，分散记录注意力）。

4、文字记录的要求X

5、文字记录的程序：

准备记录工具—认真听、快速记—补充—修改—管理—请上司确认记录(1准备好笔和纸2认真倾听，快速记录3及时补充和修改，认真整理记录)

6、注意事项

（1）上司讲话记录。

（2）上司日常工作部署的记录。*(3),办理上司交办事项应注意的问题（态度要好，原则化，一视同仁）。

(4)整理记录应注意的事项。

六、管理时间，提高工作效率

1、时间管理的内容

*秘书进行有效地时间管理是协助上司合理有效地利用时间的需要，也是秘书提高自身工作效率的要求。

2、个人时间管理的技巧：

ABCD 法：

A

重而急

B 重而不急

C 急而不重

D 不重不急 为了有效利用工作时间，秘书应该做到以下几点？（154）

X3、工作时间表的内容与编写要求

X

4、工作日至的内容与编写要求

X5、其他时间管理的工具：效率手册、时间表、待办文件夹、墙上计划板、商务通、值班表、“在不在”布告板等。X6、工作程序：

（1）编制工作时间表

（2）编制、管理工作日志

7、秘书办事的学问：

（1）如何办好上司交办事项 *（1接受工作的三要素：内容；时限；要求。2优化办事成果：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小。3三形式：单一办事；交叉办事；穿

插办事。4三标准：质量；速度；影响。5三注意：不失真；不吹嘘；不邀利）

（2）如何办好请办事项（注意：精心准备，提出合理建议；讲究方法，选择适当形式；注重程序，坚持逐级请办；提高艺术，优化请办效果；以缓应急，避免紧张出错）第四节

一、订购、接收、管理办公用品

1、库存控制：（1）作用X（2）定义：最大库存量：是为防止物品超量存储而保存该物品的最大数量，最小库存量：是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量

再订货量：也称重新订货线，这是提醒购买者库存需要重新订购的标准。

*重新订购线=日用量x运送时间+最小库存量

X2、库存控制卡：项目、单位、库存参考号、最大库存量、再订货量、最小库存量、日期、接收、发放、余额。

3、工作程序：

*（1）选择供应商(价格和费用；质量和交货；服务和位置；安全和可靠性)*（2）选择订购方式（直接去商店；电话订购；传真订购；网上订购）

保留一张购货订单

（3）办理进货手续（168）（4）保管（保管应采取的措施：（06年11月）

① 储藏间或物品柜要上锁。② 各类物品要清楚地贴上标签。③ 新物品置于旧物品的下面或后面。④ 体积大、分量重的物品放在最下面。⑤ 小的物品、常用的物品应放在较大物品的前面。⑥ 储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。

⑦ 储藏办公用品的房间应有良好的照明，以便容易找到物品。X4、库存监督

二、数码相机的使用

*

1、数码相机的工作原理：CCD 170页 *

2、数码相机与传统相机的区别（1）感光不同。

（2）存储介质不同。

（3）图像质量不同。

（4）输入输出方式不同。*

3、数码相机的性能指标（06年11月）

（1）分辨率

（2）光学与数码变焦

（3）镜头

（4）测光系统（5）相当感光度

（6）图像存储格式（06年11月）

（7）存储卡

（8）光学取景器

（9）LCD 显示屏

（10）闪光灯

（11）电池（12）连接方式（13）白平衡

（14）色彩位数（06年11月）

（15）连续拍摄 *

4、操作步骤

（1）拍摄照片。

（2）连接数码相机与计算机。（3）将图片文件导入计算机。

（4）编辑图片。

*

5、注意事项：

（1）数码相机不适宜拍摄自然风光。

（2）拍摄时要尽量靠近被摄体。（3）取景要准确。

（4）在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光。*

6、保养：

（1）清洗（06年11月）

（2）防热防寒

（3）防水、防霉、防沙

（4）旅行保护

（5）相机保藏

办公用品与设备的使用和管理

三、扫描仪的使用

1、*工作原理：它把输入的图像划分成若干个点，变成一个点阵图形，通过对点阵图的扫描，依次获得这些点的灰度值或色彩编码值。

2、种类和作用：X 按颜色分：黑白、彩色

按扫描方式 分：手持式、平台式、滚筒式；

3、选购常识：（06年11月）X 分辨率

色彩位数

接口类型

4、操作步骤* 安装：硬件连接、安装扫描仪驱动程度、安装扫描软件 扫描图像 扫描文字

5、注意事项：（06年11月）*（1）不要忘记锁定扫描仪。

（2）注意扫描仪的清洁。

（3）不要带电接插扫描仪。

（4）注意更新扫描仪驱动程序。

（5）不要使用太高的分辨率。

（6）不要让扫描仪工作在震动的环境中。（7）不要频繁开关扫描仪。

5、扫描仪常见故障及其解决方案（06年11月）X

四、光盘刻录机的使用*

1、原理

2、分类：CD-R和CD-RW（06年11月）

3、主要性能指标：数据传输速度、缓存容量、兼容性（06年11月）*

4、操作步骤：

（1）连接光盘刻录机与计算机。

（2）光盘刻录机驱动程序与刻录软件的安装。制作数据光盘。★ 刻录机在读盘性能方面并不是很好。（06年11月）85、注意事项：

（1）安装时注意散热（06年11月）

（2）保持清洁

（3）避免刻录机长时间工作（4）刻盘过程中的注意事项

（5）及时取出盘片

*

6、盘片的选择

188页 *

五、投影仪的使用

1、相关知识：

（1）分辨率

（2）亮度

（3）对比度

（4）带宽（06年11月）（5）均匀度

（6）灯泡的类型和寿命

（7）接口配置 *

2、操作步骤：

（1）安放投影仪

（2）连接投影仪与电脑

（3）接通电源，设置好输出方式（4）对焦

（5）设置分辨率

（6）关闭投影仪

X3、注意事项

（1）保持投影仪镜头的清洁。

（2）投影过程中不能用镜头盖遮挡画面。

（3）不要关机后立即断电。

（4）不要带电插拔电缆。

（5）不要频繁开关机。*

4、投影仪常见简单故障

（1）投影仪RGB端口无输入信号

（2）投影仪有信息输入，但无图像（3）投影仪图像偏色

*

六、摄像机的使用

1、摄像机概述

★ 数字化的优点。（06年11月）

2、数码记录原理 *

3、操作步骤：

开机—装录像带—拍摄—回放检查—关机 *

4、注意事项

（1）日常维护

（2）镜头的维护

（3）磁头的保护

（4）磁带

（5）电池 *

5、基本的摄像技巧

198页 *

6、DV数码采集方法

199页

第五节 信息管理

一、信息的收集

1、信息的含义：信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。

2、*信息的特征：客观性（基本特征）、时效性、可塑性、共享性（区别于一般物质的显著特征）、依附性、传递性、无限性

3、信息的种类

4、信息工作的程序：收集、整理、传递、存储、反馈、利用

5、信息收集的渠道：大众媒介、图书馆、联机信息检索渠道、供应商和客户、贸易交流渠道、信息机构渠道、关系渠道、调查渠道

6、信息收集的范围：收集企业信息，国际市场信息，客服信息，贸易信息，国际金融信息，法律政策信息，交际活动信息

7、*信息收集的要求：价值性、时效性、层次性、针对性、全面性

8、工作程序X（1）明确信息收集范围

（2）熟悉信息来源

（3）选择信息的收集方法：观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、交换法、购置法 观察法：人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取信息。（06年11月）（4）查找信息

9、注意事项X（1）收集各种形态的信息

（2）建立通讯联系索引卡

（3）信息收集要有超前性(超前性，预见性，指导性，预测性)10，信息的作用：信息是决策的基础，管理的核心，是实现计划控制的前提，办事事务的依据，可以提高竞争力。

二、信息的筛选X

1、信息筛选的含义

2、办公室常备的信息资料

了解

3、阅读筛选信息资料的方法（留意标题；复印，裁剪；摘记；标记说明）

4、信息筛选的要求 X5、工作程序：

（1）看来源

（2）看标题

（3）看正文

（4）决定取舍

6、注意事项

三、信息的分类

1、信息分类的含义

*

2、信息分类的方法：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法、时间分类法（06年11月）

3、信息分类的要求

4、工作程序

（1）熟悉信息内容

（2）选择分类方法

（3）辨类

（4）归类 X5、注意事项：

（1）利用颜色、标签区分类别

（2）建立交叉参照卡

四、信息的校核

1、信息校核的含义

2、信息校核的范围

*

3、信息校核的要求

（1）校核要以原始数据为基础。

（2）要排除主观因素的干扰。X4、工作程序

（1）确定校核的内容

（2）选择校核的方法：溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法、数理统计法。（06年11月）

（3）核实、分析信息

（4）作出判断

五、信息的传递

*

1、信息传递的方向：内向、外向

*

2、信息传递的要素：信源、信道、信宿（06年11月）

3、工作程序

（1）确定传递信息的内容（2）*选择并确定传递信息的形式。(信件；备忘录；报告；通知；指示；新闻稿；企业内部刊物；传阅单；新闻发布会；声明；直接邮件)（3）确定传递信息的方法。（语言传递；文字传递；电讯传递；可视化辅助传递）★ 折线图的定义。（06年11月）（4）进行信息传递。（5）确认信息传递质量。

六、信息的存储

1、信息存储的载体：（06年11月）纸质载体

磁性载体：软盘、硬盘、磁带、光盘、缩微品

2、信息存储的装具与设备：文件夹、文件盒、文件袋、文件柜、文件架

3、信息存储管理系统（信息集中管理系统；信息分散管理系统；信息计算机辅助管理系统）

4、信息存储的要求

5、工作程序：

登记（总括登记，个别登记）、编码（顺序编码，分组编码）、排列（时序，来源内容）、保存、保管

★ 个别登记的定义。（06年11月）

6、信息存储的意义

第三章 文书拟写与处理 第一节 文书的拟写

一、批转转发性通知

1、批转转发性通知的概念：批转，转发，印发公文的通知，统称为批转性通知。批转转发性通知是复合体公文，所谓复合，一是指通知本身，另一指被批转，转发，印文的公文。

被转发的通知不叫复合。被转发的公文属于广义的公文。

被批转，转发，印发的文件大多是公文。

2、批转转发性通知的类型

批转通知（批转下级）

转发通知（转发上级机关，其重点在于转）

印发通知（本机关或本机关与其他机关联合制定的）

3、拟写要点

批转转发性通知的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转（印）发文件原文 标题：批转，转发机关+原发文机关+事由+文种

印发通知标题：发文机关+事由+文种 正文：批语（转发语，按语）+转发（印发）（+意义+执行要求）

4、注意事项：*附带文件，尽管位于正件后的附件位置，但它们不属于“正件”，而不是“附件”，因此在正文下行不必标注“附件”及“附件名称”。

二、报告批转，1、*报告的概念：是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。

2、报告的特点：汇报性、陈述性、3、报告与请示的区别

（1）性质要求不同（报告为汇报工作，反映情况，答复询问所用。请示则是为了某一问题请求上级机关批示或批准的公文，请示机关必定等待上级机关的明确答复。）

（2）行文时限不同。

4、报告的类型：汇报工作、反映情况、答复询问

5、*注意事项：

（1）报告事项真实

（2）报告时间及时

（3）报告不得夹带请示事项（难免耽误工作）

三、请示

1、*概念：是向上级机关请求指示、批准的公文。凡属本机关职权范围内可以解决的问题，或上级机关以往中明确的问题，应不在请示之列。

2、特点

（1）一文一事

（2）请批对应（一请示，一批复）

（3）事前行文（不可先斩后奏）

3、请示的类型

（1）求示性请示（政策，请示）

（2）求批性请示

4、拟写要点：

请示的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注

标题：发文机关+事由（不可少）+文种

正文：发文缘由+请示事项（是请示正文的核心，可行性，可操作性）+结尾（当否，请批示。以上要求，请予审批。妥否，请批复）*在成文日期下一行居左2字，加圆括号注明发文机关联系人的姓名和电话号码。

5、注意事项

（1）主送一个机关

*（2）逐级请示

245页

*（3）语气宜温和谦恭

四、问答函

1、概念：是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函

2、问答涵的类型

（1）询问函（2）答复函

2、看例文：246-247页

3、询问函与答复函的结构：247页 标题+主送机关+正文+落款+成文日期

4、注意事项：

（1）单位间交往的问答函应采用“信函式格式”行文。（2）单位内部交往的信函可采用便函形式。

五、简报

1、概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”、“简讯”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。

2、特点：简、快、新、实

3、简报的类型：（06年11月）

工作简报

会议简报

动态简报

4、拟写要点

结构：报头+报核+报尾

报核：（按语）+标题+导语+主题+结尾

*注意事项：简报一般应限制在1000字以内，最长不要超过2000字；内容真实，准确，典型；针对性，指导性强；一事一报，切忌面面俱到。

六、意向书

1、概念：意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约，达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。

2、特点：

（1）协商性

（2）灵活性

（3）简略性

3、意向书的类型：X 加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书。

X4、意向书的结构：标题+正文+尾部

5、注意事项：

（1）语言准确，表达清楚

（2）忠实于洽谈内容

七、订货单

1、订货单的概念：订购产品和货物的单据

30%定金

2、订货单的特点：

协约性

严肃性

3、拟写要点：

一般结构：标题+正文+尾部

正文：买卖双方信息；订货信息；配送方式及配送地点信息；支付方式及银行账户；买方的意见和要求。

成文日期阿拉伯数字

4、注意事项：

（1）制作订货单应注明有效期限

（2）注意订货单与订货合同的区别。金额巨大的大宗货物交易，不宜用订货单，要考虑签订订货合同。

八、商品说明书

1、商品说明书的概念

2、商品说明书的内容和特点

（1）真实性

（2）科学性

（3）条理性

（4）通俗性

3、拟写要点（1）简单商品说明书 *标题+正文+落款

（2）复杂商品说明书

*封面+目录+概述+正文+封底

4、注意事项：*（1）如实介绍、真实可信]

（2）抓住特征，突出个性（3）语言简洁，通俗明了

（4）设计新颖，美观大方

第二节 收发文处理

一、缮印文书

1、文书缮印的含义：对文章进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作（06年11月）

2、要求*（1）文字准确，字迹工整清晰

（2）符合规定体式，页面美观大方（3）不随意改动原稿

（4）装订齐整牢固

（5）注意保密

缮印以定稿为依据，以签发批准的分数为准。违反了规定，也浪费了纸张。

3、工作程序：

（1）确定印刷的文书

（2）确定印制格式

（3）完成印制

（4）交付印制的文书

4、注意事项：

缮印应建立登记制度，登记文书名称、送文单位、印文数量、印制时间、印制人姓名等项目

二、校对文书

1、含义：校对是根据定稿对文件校样进行核对校正X

2、文书校对的内容：

（1）校订清样上的错字、漏字、多字。

（2）规范字体、字号。

（3）检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。（4）检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。（5）检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。

3、要求：X（1）把握原则，仔细校对。

（2）认真仔细、一丝不苟。

（3）校对文稿时正确使用校对符号。（4）校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。

4、工作程序

（1）准备好原稿和校样。

*（2）选定校对方法。(看校；对校；读校；折校)

（3）核对校正。（看校；对校；读校；折校）

5、注意事项

（1）注意对同音异体、字形相近的字的核查。

（2）注意对数字、人名、地名的核查。（3）校出的错漏，要以规定的符号标明。

三、用印

四、传阅文书

1、文书传阅的含义：在工作职责范围内传递阅读文件。X

2、要求：

（1）迅速、准确地将文书送达阅文人。

（2）文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工。（3）传阅的顺序是由管理层到一般人员。

由保安部，办公室，宣传部协助开展安全保卫工作

3、工作程序X（1）确定传阅对象

（2）选择传阅方式（06年11月）

（3）传递文书

（4）履行传阅手续

（5）检查清理文件

4、注意事项*（1）严格传阅范围

（2）严禁文件横传

（3）控文件运行

第三节 文档管理

一、档案的分类

1、档案的分类的含义：按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分为若干层次和类别，构成有机体系的工作。（06年11月）X

2、常用的档案分类方法**（1）分类法（06年11月）

（2）组织机构分类法

（3）问题分类法

*

3、档案分类方法的结合运用（—组织机构分类法；—问题分类法;组织机构—分类法；问题—分类法）

4、档案分类的要求X（1）正确判定档案文件所隶属。（06年11月）

（2）正确判断档案文件所属机构。*示例分析：269页

5、工作程序*（1）了解文件形成情况

（2）分析档案形成单位情况

（3）选择档案分类方法（4）文件归类

6、注意事项

二、档案检索工具的编制

1、档案检索工具的内容

（1）档案信息存储

（2）信息检查

2、档案检索工具的含义：揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。

3、档案检索工具的类型：归档文件目录、分类目录、主题目录、任命索引、全宗指南（06年11月）

271页示例

4、工作程序

（1）选择检索工具

（2）分析档案的内容

（3）形成档案条目（4）构成检索工具

5、注意事项：X（1）检索工具有书本式检索工具、卡片式检索工具。

（2）为了满足多方面的利用需求，应编制不同功能的检索工具。

三、档案的鉴定

1、档案鉴定工作的内容：按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的档案业务工作。（06年11月）

2、档案保管期限：X 永久

长期：16—50年

短期：15年以下

273页示例分析

3、档案鉴定工作的要求X（1）逐件、逐页阅读档案内容。

（2）综合分析文件的各方面特征。（3）结合档案的需求判定档案价值。

4、工作程序：X（1）判断文件是否需要保存。

（2）分析档案价值。

（3）确定文件的保管期限。

（4）对保管的档案进行复审。

5、注意事项X（1）经鉴定要销毁的档案，应办理批准手续。

（2）对要销毁的档案要编制销毁清册。

6、档案鉴定的意义X

7、档案鉴定的原则：X 从整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。

四、档案库房及存储档案的管理

*275页示例

1、档案保管工作的含义与内容

2、档案保管工作的要求X（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘。

（2）保持库房的清洁卫生。

3、工作程序X（1）了解档案库房的编号。

（2）熟悉档案柜价的摆放与编号。

（3）调节保管场所的温湿度。

（4）进行卫生、安全检查。（5）进行档案流动中的保护。

4、注意事项：X（1）库房布局的安排

（2）建立档案保管制度

第三篇：国家企业文化师(二级)复习要点

《企业文化师》复习重点、难点

第一章 企业文化调研

第一节 调研计划制定

1.企业文化调研是企业文化建设基础性和先导性工作，也是企业文化师的本质性和基础性业务工作。P

12.确定调研的基本内容：掌握企业基本现状，了解员工思想动态。

3.企业文化建设、企业文化的提升和跨越是一项系统工程，它的策划与构架都应放在企业发展战略的层面上。从以下几个方面去掌握企业基本现状：企业发展战略，企业组织构建

4.企业发展战略包括；企业使命、愿景和战略目标，企业总体战略，企业经营战略，企业核心能力。

（1）企业使命、愿景和战略目标：企业使命，就是企业对其存在的根本理由和目的的描述，包括当前的产品的业务选择、目标顾客定位以及满足客户需求的方法3个方面。

（2）企业总体战略：按照态势可以划分为维持、增长与收缩战略。在不同的战略态势下，应当有不同的主导文化价值观，来支持企业战略的执行。

（3）企业经营战略：又称业务战略，总成本领先战略、差异化战略、专一化战略是3种通用的战略制

定思路。

（4）企业核心能力，概况为：产品技术能力、对用户需求理解能力、分销渠道能力和制造能力。我国

“文化力研究第一人”贾春峰教授：未来企业战略将更加紧密与企业文化融为一体。P

25.企业组织构建：组织（行政）结构图，部门职责说明，业务流程图.P

3（1）组织结构图3个维度：复杂性、正规化、集权化。P

36.了解员工思想动态：员工队伍构成，管理层思想动态，员工思想动态P3

（1）员工队伍构成了企业最根本的生产力P3

7．企业文化可分为物质文化、行为文化、制度文化和精神文化4个层面，其中精神文化是形成其他层面的思想基础和导向动力，是企业文化的精髓和灵魂。P

48.调研内容包括：企业经营领域和发展战略，企业高层领导的个人修养和风范，企业员工的素质及需求特点，企业优良传统及成功经验，企业现有文化理念及适应性，面临的主要矛盾，所处地理环境。P

5（1）企业文化建设基本程序：调研总结，定格设计，宣传推广和完善提升4个阶段。P6

9.企业文化调研基本方法：访谈法、座谈法、问卷法和观察法。P7

（1）文献调研法特点：历史性，无反应性，间接性。P7

（2）摘取信息的一般程序和方法：迅速浏览，认真筛选，仔细阅读，及时记录。P7

（3）文献调研优点：可以超越时空条件的限制；比口头信息更加真实、准确、可靠；方便、自由，受外界因素干扰小；效率高，花费少。P8

（4）访问调研法：也称访谈法，分直接访问，间接访问，一般访问和特殊访问。P8

（5）问卷调研法：问卷一般包括前言、主体和结语。P9

10.企业现状与常态调研：性企业文化调研，阶段性企业文化调研，随机性企业文化调研。P10

（1）性企业文化调研：主要任务是调研了解员工思想状态和本企业文化计划执行情况，研究分析工作成果及存在问题，为规划制定第二年企业文化计划做好准备。P10

11.转型期文化调研要注意问题：调研目标要尖锐而集中，适时而果断提出调研建议，注意文化变革特性的调研。P1

112.有力的组织领导是企业文化调研得以顺利有序开展的必要保障。P1

3第二节 调研计划实施

1.调研计划进入决策，决策方法有：头脑风暴法，德尔菲法，异地思考法。P17

2．调研活动经费管理包括几方面：经费的获取，资金占用的情况，活动营运成本分析。P18

3.经费管理原则：适度原则，真是原则，效益原则。P18

4.调研队伍组成整体结构：组织结构，知识结构，能力结构，年龄结构。P19

5.调研方案一般包括：调研目的，调研内容，范围，时间，对象，方法，组织，经费，安排。P19

6.调研提纲遵循原则：强调实用性，注意时效性，重视经济性，掌握一定弹性。P20

7.调研工具：文案类，音像类，电子媒介类，网络类。P2

28．执行调研计划主要包括：搜集，处理和分析数据资料。P26

9.会议通知和材料准备：必须明确通知以会者会议日期、时间、地点和会议目的；与会者应当明白他们将对会议作出哪些贡献；会前向全体与会者提供书面背景材料；会议场所必须有适当设备，会议大小适宜。P28

（1）组织会议最困难部分之一是确定一个时间，以适合全体以会者。P28

第三节 调研资料分析

1.分析调研资料的方法有2种：框架类分析，个案类分析。

（1）框架类分析：分别对企业文化现状分析，对员工价值观分析，以及对员工行为取向的分析。P

322.企业在不断发展过程中会呈现不同的导向：创业导向——目标导向——规则导向——支持导向——高层次的创新导向。P32

3.个案分析主要从部门状况和职工心态着手。P3

44.企业文化调研报告是企业文化建设过程的核心内容，主要通过发现问题和分析问题，提出解决问题的建议方案。P3

55.调研报告包括：开篇部分，主体部分，附录部分。P35

（1）开篇部分包括：封面，题目，目录和摘要。P35

|（2）摘要是调研报告中最重要的内容，是整个报告的精华。摘要一般包括3方面：调研目的，问题的描述，处理问题的途径、所采用的方案设计。P36

6.报告正文是调研报告的主体部分，一般包括引言、调研方案设计、调研实施、数据分析、调研结果、局限性及必要说明、结论和建议等几部分。P36

（1）引言：问题的背景，问题的表述，处理问题的基本途径。P36

7.调研报告特点：是调查研究的直接产物，有较强的针对性和目的性，内容要绝对真实。P38

8.调研报告遵循原则：调理清晰，论据充分，结论简洁。P39

9.对经验材料精选思维加工，需要运用比较法，分析法与综合法。P40

10.探索现象间因果联系的方法，包括求同法，求异法和求同求异法并用，共变法，剩余法。P

4111.调研报告类型可分为：描述性调研报告，解释性调研报告，预测性调研报告。P4

212.撰写调研报告注意问题：要叙述结合，点面结合，实事求是。P4

3第二章 企业文化建设规划

第一节 企业文化建设规划制定

1、企业文化建设导入的重要时机：企业领导者明确提出进行企业文化建设；企业高层发生重大人事变更；企业开展重大庆典活动；企业产权结构发生重大转变；企业战略进行重大调整；企业竞争环境发生重大变革；企业发展受到严重阻碍；企业遇到突如其来的危机风险。（P46）

2、企业文化建设的一般原则有：适时性、实用性、前瞻性。（P47）

3、企业文化建议主要内容：目标（通过企业文化建设使企业的经营管理得到提高）；内容（理念设计、宣传落实、评价诊断、完善提高）；方法（调查访谈、领导示范、培训教育、舆论导向、规范行为、寻找“英雄”、激励创新、“制造”事件、架“连心桥”、公关传播、礼仪规范等）。传播形式（辩论比赛、讨论会、文化娱乐、体育竞赛、庆典纪念、参观旅游、员工生日活动、员工工艺活动和社区联谊活动等）；时间及建设步骤。（P48）

（1）文化传播的载体有：企业文化手册、企业报刊、企业网络、企业内部电视台、广播电台、企业宣传栏、墙报、企业标语、挂图、企业手册、企业专题片、企业之歌等。P49

（2）生产型企业员工人多素质低，适合企业宣传栏、墙报、企业标语、挂图、企业之歌等浅显易懂方式；研发型企业适合 企业文化手册、企业报刊、企业网络等方式。P504、企业文化建设规划的内容主要包括5方面：企业文化现状与环境因素分析；企业文化发展战略与指导思想；企业文化发展目标；企业文化三至五年内的发展重点与实施计划；企业文化规划实施的组织、政策保障以及需要说明的其他内容等。（P50）

5、企业文化建设资源：人力资源、财务资源、信息资源。丰富的信息资源是开展文化建设得重要基础，企业文化建设中信息资源在很大程度上决定了企业员工对企业价值观的认同与内化。P526、

第四篇：2018年二级建造师市政工程复习要点(一)

2018年二级建造师市政工程复习要点

（一）1、城镇道路分为快速路、主干路、次干路和支路四个等级。

2、快速路车速60-100km/h必须设分隔带。

3、高级路面：水泥混凝土的设计年限为30年，沥青混凝土、沥青碎石的设计限为15年。

4、柔性路面：弯沉变形大，抗弯强度小，破坏取决于极限垂直变形和弯拉应变;刚性路面：弯拉强度大，弯沉变形小，破坏取决于极限弯拉强度。

5、高等级路面可包括磨耗层，面层上层，面层下层，或称上面层，中面层，下面层。

6、垫层要求其水稳定性必须要好。

7、粗粒式沥青混凝土在二层或在层面层的下面层;砂粒式沥青混凝土在自行车道与人行车道的面层。

8、沥青混合料由沥青、粗骨料、细骨料、填充料组成。

9、沥青结构组成分为三类：密实悬浮结构，骨架空隙结构，骨架密实结构。10.城镇道路不宜使用煤沥青。

11、普通沥青混合料即AC型沥青混合料，适用于城镇次干道、辅路或人行道等场所。

12、改性沥青混合料面层适用城镇快速路，主干路。

13、水泥混凝土路面基层的宽度施工时每侧至少宽出300mm(小型机具)、500mm(轨模式摊铺机施工)、650mm(滑模式摊铺机施工)

14、水泥混凝土路面面层板分为普通(素)混凝土板，碾压混凝土板，连续配筋混凝土板，预应力混凝土和钢筋混凝土板，常采用较多的是普通混凝土板。

15、水泥混凝土路面混凝土弯拉强度以28d龄期的水泥混凝土弯拉强度控制面层混凝土的强度。

16、水泥混凝土路面纵向接缝应设置拉杆，横向缝应加设传力杆，在邻近桥梁或其他固定构筑物处，板厚改变处，小半径平曲线等处，应设置胀缝。

17、重力式挡土墙，依靠墙体自重抵挡土压力作用，衡重式挡墙上墙利用衡重台上填土的下压作用和全墙重心的后移增加墙体稳定。

18、三种土压力中，主动土压力最小，静止土压力其次，被动土压力最大，位移也最大。

19、新建的地下管线施工必须遵循：先地下，后地上，先深后浅。

20、路基填土不行使用腐殖土，生活垃圾土，淤泥，冻土块或盐渍土。

21、填方段当地面坡度陡于1：5时，需修成台阶形式，每层台阶高度不宜大于300mm，宽度不应小于1.0m.22、根据测量中心线桩和下坡脚桩，分层填土，压实。

23、碾压应先轻后重，最后采用不小于12t级的压路机。

24、填方高度内的管涵顶面填土500mm以上才能用压路机碾压。

25、挖方根据测量中线和边桩开挖。

26、质量检查与验收：主控项目为压实度和弯沉值，一般项目有路基允许偏差和路床、路堤边坡等要求。

27、路基填料强度CBR中路床最小强度为8%。

28、填土应分层进行，路基填土宽度应比设计宽度宽500mm。

29、路基试验的的有：确定路基预演量值，合理选用压实机具，按压实度要求，确定压实遍数，确定路基宽度内每层虚铺厚度。

30、土质路基压实原则：先轻后重，先静后振，先低后高，先慢后快，轮迹重叠，压路机最快速度不宜超过4km/h。

31、土质路基压实质量检查主要检查各层压实度和弯沉值。

32、不良土质路基按作用机理可分：土质改良，土的置换，土的补强。

33、常用的基层材料：石灰稳定土类基层，禁止用于高等级路面的基层，只能用作高级路面的底基层;水泥稳定土基层，具有良好的板体性，只用作高级路面的底基层;石灰工具废渣稳定土基层，只能做底基层(区别基层);二灰稳定粒料可用于高等级路面的基层与底基层。

34、城镇道路基层混合料每层最大压实厚度为200mm，且不宜小于100mm;压实时，应采用先轻型，后重型压路机碾压;禁止用薄层贴补的方法进行找平;混合料养护期为7~14d。

35、土工合成材料具有加筋，防护，过滤，排水，隔离等功能。

36、沥青混合料面层不得在雨、雪天气及环境最高温度低于5度时施工。

37、摊铺机必须缓慢，均匀，连续不间断的摊铺;严格控制初压、复压、终压。

38、碾压时应将压路机的驱动轮面向摊铺机从外侧向中心碾压，在超高路段和坡道上则由低处向高处进行碾压;密级配沥青混合料复压宜优先采用重型轮胎压路机进行碾压。

39、为防止沥青混合料粘轮，严禁刷柴油，亦可向碾轮啧淋添加少量表面活性剂的雾状水。

40、热拌沥青混合料路面待温度低于50度后，方可开放交通。

41、改性沥青混合料生产温度应根据改性沥青品种、黏度、气候条件，铺装层的厚度确定，当采用列表以外的聚合物或天然沥青改性沥青时，生产温度由试验确定。

42、改性沥青混合料最高温度(废弃温度)为195度;宜用履带式摊铺机，摊铺温度不低于160度，摊铺系数应通过实验取得，一般情况下改性沥青混合料的压实系数在1.05左右。

43、摊铺机应采用自动找平方式，压实与成型应做到，初压开始温度不低于150度，终了温度不低于90度，摊铺后应紧跟碾压，保持较短的初压区段，从路外侧向中心碾压，在超高路段则由低向高碾压，在坡道上应将驱动轮从低处向高处碾压。

44、水泥混凝土路面的混凝土配合比应同时满足弯拉强度，工作性，耐久性三项指标要求。

45、水泥混凝土路面摊铺时，上层混凝土的摊铺应在下层混凝土初凝前完成，且下层厚度宜为总厚的3/5;胀缝应与路面中心线垂直，缝壁必须垂直，缝宽必须一致，缝中不得连浆，缝上部灌填缝料，下部安装胀缝板和传力杆。

46、水泥混凝土路面横向缩缝采用切缝机施工，宜在水泥混凝土强度达到设计强度25%-30%时进行，宽度控制在4-6mm，切缝深度：设传力杆时，不应小于面层厚度的1/3，且不得小于70mm，不设传力杆时，不应小于面层厚度的1/4，且不应小于60mm;常温施工时缝料宜与板面平，冬期施工时缝料应填为凹液面，中心宜低于板面1-2mm。

47、混凝土路面养护时间应根据混凝土弯拉强度来定，不宜小于设计弯拉强度的80*，一般宜为14-21d;当混凝土达到设计弯拉强度40%以后，可允许行人通过，混凝土完全达到设计弯拉强度后，方可开放交通。

城市桥梁工程

48、桥梁五大部分：桥跨结构(上部结构)，支座系统，下部结构 ：桥墩、桥台、墩台基础。

49、梁式桥是一种在竖向荷载作用下无水平反力的结构，梁内产生的弯矩最大;拱式桥的承重结构以受压为主;刚架桥在竖向荷载作用下，梁部主要受弯，其受力状态介于梁桥和拱桥之间。

50、桥分为上承式、下承式、中承式桥。

51、钢筋要进行力学性能试验，当要代换时，由原设计单位作变更设计。

52、钢筋弯制前应先调直，钢筋宜优先选用机械方法调直，采用冷拉法调直时，HPB300钢筋冷拉率不得大于2%，HRB335钢筋冷拉率不得大于1%。

53、钢筋连接应优先选择闪光对焊;当普通混凝土中钢筋直径等于或小于22mm时，在无焊条件时，可采用绑扎连接，但受拉构件的主钢筋不得采用绑扎连接;钢筋骨架和钢筋网片的交叉点焊宜采用电阴点焊;钢筋与钢板的T形连接时应采用埋弧压力焊或电弧焊。

54、钢筋接头末端至钢筋弯起点的距离不得小于钢筋直径的10倍;施工中钢筋受力分不清受接，受压的，按受拉办理。

55、钢筋的混凝土保护层厚度，普通钢筋和预应力筋最小混凝土保护层厚度不得小于钢筋公称直径，后张法构件预应力直线形钢筋不得小于其管道直径的1/2。

56、混凝土施工时对骨料的含水率的检测，每一工作班不应小于一次。

57、混凝土搅拌时间是混凝土拌合时的重要控制参数。

58、混凝土拌合物的坍落度应在搅拌地点和浇筑地点分别随机进行取样检测，每一个工作班或每一单元结构物不应少于两次，评定时应以浇筑点的测值为准，在检测坍落度时，还应观察混凝土拌合物的黏聚性和保水性。

59、严禁在运输混凝土过程中向混凝土拌合物中加水。

60、混凝土浇筑在原混凝土面上浇筑新混凝土时，相接面应凿毛，并清洗干净。

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第五篇：【秘书总复习】范文

一、会议方案的拟订

（一）会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:（1）确定会议的主题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行 3.电话会议及视频会议（1）电话会议交流信息的特点

1）电话会议:①方便灵活，准备时间短，回复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。

③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。

2）电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。（2）视频会议

1）视频会议的特点:①声音和图像同时传送。②不受空间的限制。③节省时间、费用。④交流效果较好。⑤视频会议的交流不够深入广泛。2）视频会议信息工作的要求

由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：1 发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总情况信息。

4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。5.会务机构分工的要求

会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。（2）会务机构要分工明确、责任到人。（3）加强协调，定期沟通。

（二）会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会

分成筹备小组

形成筹备方案

领导审核方案。

二、会务筹备概述

（一）会务筹备概述

1.会务筹备情况检查的主要内容:（1）会议准备是否充分;（2）会议期间能否排除各种干扰;（3）环境条件与用品准备（4）文件材料的准备情况;（5）会场布置情况的检查;（6）会议保卫工作的检查;（7）检查的其他内容

2.会务筹备情况检查结果的形式:务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或会议工作人员汇报。第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。

3.会务筹备情况的检查的方法:务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：（1）听取会议筹备人员的汇报;（2）会前现场的检查

（二）会务筹备的程序

1.开会检查的程序:如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查，检查的程序应包括：(1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小（2）会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。（3）召开筹备检查协调会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题。（4）汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。

2.现场检查的程序:（1）先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门.2）将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总。（3）按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录。（4）对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。

三、审核会议文件夹概述:

1.会议文件的类型,2.会议文件审核的内容:(1)审核会议文件的准确性和完整性(2)会议文件的具体内容3.会议文件审核的方法:(1)对校法，适用于定稿上改动较多的文件夹。折校法，适用于整洁、改动不多的文件。读校法，适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。

（二）会议文件审核的工作步骤:（1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。（2）由主管乞讨书进行会议文件夹初审。（3）如会议文件夹的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。（4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或主管领导进行终审。

四、与领导沟通会议的有关事宜

（一）与领导沟通会议概述

1.与领导沟通会议有关事宜的原则有：（1）时间生原则；（2）及时原则；（3）全面原则。2.与领导沟通会议有关事宜的方法:(1)定期向领导提交书面报告;(2)由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况;(3)领导亲自参加有关会议;(4)其他途径，例如，通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者汇报工作。

3.与领导沟通会议有关事宜的时机:第一，会议筹备阶段；第二，会中阶段；第三，会后阶段。

（二）与领导者沟通会议有关事宜的工作程序

与领导者沟通会议有关事宜的程序如下：(1)明确会议的目标;(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径。(3)检查沟通过程的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。(4)确定沟通过程中所需要人种文件夹、音像等资料。(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。(6)听取领导指示，或与领导者进行双向讨论，并完成会议记录。(7)将记录通过某种方法送给领导。

五、拟订会议的应急方案概述

1.会议应急方案的内容包括：(1)会议举行过程中可能出现的问题;(2)出现问题时负责解决的会议工作人员

2.会议应急方案的作用:(1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。

3.会议应急方案特点:1.有的放矢；2.预防为主；3.留有余地。

4.会议应急方案实施的原则:1思想上充分重视；2在人、财、物方面要措施到位；3在实施的过程中要坚持定期检查。

5.处理会议突发事件的方法:1处理人员问题；2处理场地问题；3处理设备问题；4处理资料问题5处理健康与安全问题；6处理行为问题。

（二）会议应急方案的工作程序预测情况

准备应对备选方案

讨论会议紧急情况

确定会议应急方案。

一、会议总结工作的内容和要求

（一）基础知识

1.会议总结的目的具体来讲主要有以下几点：（1）检查会议目标的实现情况。（2）检查各个小组的分工执行情况。（3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。（4）奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遣留问题。

2.会议总结的内容:总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

（二）会议总结的工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿→向领导报告会议结论→总结定稿→印发 →归档 →组织全体工作人员进行总结。

二、会议评估工作的内容和要求

（一）基础知识

1.会议评估工作的内容:（1）构成有效会议的要素

一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制勇和、合理的内容安排等。

（2）影响会议效率的主要原因:影响会议效率的因素很多，主要可以归结为三个方面：1会议的必要性；2会议前期准备工作的质量；3会议责任分工。

2.会议评估的标准:（1）是否达到目标。（2）会议时间性评估。（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。（4）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。（5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。3.会议评估工作的方法和要求

（1）会议评估工作的方法”1.评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行。2.告知与会人员有义务一同提高会议质量。

（2）会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效。最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问卷。要避免与会人员的反感。

（二）会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的主要因素

设计会议效果评估表

汇总评估结果。

（三）注意事项

会议结束后，应注意避免以下情况：（1）欠缺会议记录。（2）对决议实不力。（3）不对会议的成败得失进行总结。（4）不解散已完成任务的委员会或工作小组。（5）与会人员对会议感到不满。

一、确定涉外礼次序

（一）基础知识

1.涉外接待的原则和要求

（1）涉外接待的原则:与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是：1不卑不亢；2依法办事；3内外有别；4尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。

2.礼宾次序:在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：（1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适用于大型的国际会议或体育比赛。（2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。（3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。适用于：1当各国大使同时参加派驻国的某项活动时；2在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。（5）不排列。当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。

（二）礼宾次序确定步骤1.确定礼宾次序方案;2.提前通知有关各方;3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

二、安排涉外迎送仪式

（一）基础知识1.涉外迎送仪式的要求（1）发出邀请:一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。(2）准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作：1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况；2了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料；3拟订来宾访问日程；4安排食宿。（3）善始善终:在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。

2.着装要求:参加迎送仪式的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。

（二）涉外迎送仪仗式的工作步骤:1.确定迎候人员;2.准备迎宾的物品;3.见面讲究礼节;4.送行前的拜访;5.安排送行仪式

三、安排涉外会见会谈和拜访

（一）基础知识

1.涉外会见会谈要求:安排会见、会谈的时，对秘书的要求如下：（1）充分了解又方的情况。（2）准备工作要落实到位。3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后继工作。

2.拜访的要求:(1）拜访由秘书先电话联系对方的秘书和随员，双方商定时间。(2)由东道主带领员前去对方下榻的宾馆,到达后应该在大堂里打电话通知对方,不要直接上楼去敲对方的门.(3)初次见面, 可以不送礼物.(二)会见、会谈的工作程序

会见、会谈的工作程序如下图所示。（图略）

四、涉外宴请的常识

（一）基础知识

1.涉外宴请的原则:（1）宴请环境十分重要，应该选雅致、安静的地方.（2）点菜时不仅要考虑外并因宗教信仰而带来的忌讳，还要注意其他饮食习惯的差别。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、丰盛的，但不必豪华、奢侈。（4）参加宴请的人要讲究个人卫生，衣着干净得体，女性要化妆。不要穿白天的工作装参加晚宴。

2.西餐礼仪:我方宴请是中餐，来宾回请很有可能是西餐，所以应该了解一些的基本的西餐礼仪。

（二）注意事项:（1）西餐讲究的是氛围的优雅。因此赴宴时一定注意控制自己说话和笑的音量。（2）衣着要整齐。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感谢。

五、馈赠礼品的要求

（一）基础知识

1.各国的禁忌:各国、各民族在都有自己独特礼节和习俗。在对外交往中送礼如果不考虑对方的习俗，很可能就触犯了对方的禁忌，引起对方的反感。所以应该对各国的忌讳有基本的了解。

2.馈赠礼品的礼节:①送礼的礼节；②受礼的礼节。

（二）选择礼品的注意事项:在选择礼品的时候，需要考虑这样几个因素: 1.与受礼者的关系;2.明确送礼的原因;3.了解受礼者的特点;4.经济方面的限定

一、正确选择办公的模式

（一）基础知识:1.办公模式的种类:一些企业保留传统的工作惯例，但有些企业正在迅速发生变化。为此导致工作模式出现下列变化：①在家工作；②远程工作；③虚拟办公室；④临时办公桌；⑤弹性时间；⑥兼职工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨项目团队。

2.导致办公模式变化的原因:（1）办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的利益。（2）城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。（3）高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通。（4）企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工。5）企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本。（6）一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变。（7）在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式。

（二）选择不同办公模式的工作程序:（1）深入调查现有办公模式所面临的问题（是否人工成本过高？是否有增加临时用工的需求？是否有可以不在公司场地完成工作任务？是否有相当数量的职工熟悉网络办公技术？）（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式.（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度。4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式。（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失。

二、合理进行办公室布局

（一）基础知识

1.办公室的布局种类:有两种不同方法来间隔办公空间：（1）开放式办公室。（2）封闭式办公室。

2.合理进行办公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于员工的工作分配。（3）有利于工作顺利完成。

3.不同办公室布局的设计要求

（1）空间的使用:空间是一种必须支付的资源。空间的费用经常按每平方米计算。空间越大，费用越高。

（2）开放式和封闭式办公室

1）开放式办公室:开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。开放式办公室具有如下特点：①不设个人专用办公室；②组合工作间的材料丰富多样；③办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置。

2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。封闭式办公室的设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。

（二）设计不同形式办公室的工作程序

1.分析不同部门业务特点对于办公条件的要求1）面积、空间大小。2）人员流通的频率。3）声音对办公效率的影响。4）需要设备及家具量的多少。2.设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能。3.选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时，办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰。4.注意采光、温度和通风

一、改进办公室日常事务工作

（一）基础知识:改进办公室日常事务工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替换；④合并；⑤精简。

（二）工作程序: 无论是复杂流程还是简单流程，都包括以下几个基本步骤：定义→评价→分析→改进→实施

（三）工作流程分析改进的基本步骤: 工作流程分析与改进的目的可以简要地概括为需要回答的3个问题：①我们现在何处（现状）？②应在何处（改进的目标）？③如何到达该处（改进的方法）？

二、处理突发事件

（一）基础知识

1.突发事件的种类:可能出现的突发事件常有以下几种：①火灾；②伤害；③疾病；④炸弹威胁或恐慌。2.处理突发事件的原则:（1）快速反应，控制事态发展;（2）以人为本，保护公众利益;（3）公开透明，真诚面对公众;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情况记录表:《事故情况记录表》通常记录下面的信息：①事故日期；②事故地点；③事故涉及的人员；④事故的证人；⑤事故过程的概述；⑥填写事故记录薄的人员签名。4.工作情况报告表记录在事故报告表上的信息主要有：（1）完成表格人员的姓名、身份。（2）事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务。（3）发生事故的日期、地点。（4）事故的细节及对事故的看法，（5）进行的急救行动和医疗处理的情况，包括由谁进行。（6）必要时还要记录事故证人的姓名和职务。（7）填写表格的人员签名和日期。

（二）处理突发事件的工作程序

1.突发事件的预防措施:（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序。（2）用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应得布告，让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名。（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动。（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦有情况，由他们担当处理。（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况，如有报警装置、灭火器、急救包等。（7）保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护。

2.突发事件的应对措施是：（1）准备清除的书面紧急情况处理程序。（2）用这些紧急情况处理程序培训所有人员。（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序。（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序。（5）明确员工在紧急情况下的职责。（6）保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员。（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理情况。（8）保证定期检查和更新设备。

3.处理突发事件的工作流程:（1）及早发现，马上报告，并保护好现场;（2）查找问题的原因;（3）成立临时指挥中心;（4）控制源头，釜底抽薪;（5）召开新闻发布会

三、完成督促检查工作

（一）基础知识

1.督查工作的内容:（1）上级领导和本单位上司批示进行督查的事项。（2）上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况。（3）本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况。（4）新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况。（5）人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况。（6）下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况。（7）秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项。

2.秘书督查工作的特点有：复杂性，原则性，时限性和权威性。

3．督查工作的原则有：（1）实事求是的原则；（2）主动性的原则；（3）分层次落实原则；（4）时效性原则；（5）督查与帮办相结合的原则。

1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）书面督查；（2）电话督查；（3）专项督查；（4）会议督查；（5）调研督查。

（一）工作程序:上司交办事项督查的程序为：交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档。

（二）注意事项

1.查办、催办技巧:查办催办工作应当遵循一定的规律和方法，但也有其自身的特点和工作方式。一般来说有如下方法：(1)与信息工作相结合;(2)与调查研究相结合;(3)坚持归口办理，分级负责;(4)坚持结报反馈制度

2.督查工作的注意事项有：（1）实事求是；（2）授权督查；（3）时限要求；（4）办实事；(5)谦虚谨慎。

一、制定工作计划

（一）基础知识

1.办公室工作计划的种类

（1）按照时间序列，办公室工作计划可以分为长期计划、中期计划、短期计划三种类型。(2)按幅度和范围，可分为政策型计划、目标型计划、规划型计划、方法型计划、程序型计划五种类型。

2.制定工作计划的方法:

（1）根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务。可以使用专门制作好的人物表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。

（2）区别重要的任务和紧急的任务，通常按ABCD法则（参见四级秘书），先做重而急的任务，再做重而不急的任务，后做急而不重的工作，安排好工作的优先次序。

（3）按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记 出任务完成时间的前后顺序，对需要花时间的工作留出充足的时间量。

（4）列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力、财力等。

（5）明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求。

（6）指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人。

（7）从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中。

（8）明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施。

（9）明确工作进展的情况的质量如何监督和管理。

3.计划的内容与要求:行动计划或计划表必须指明所管理的项目或团队工作的其他一些重要方面，具体包括：

(1)每一项任务的具体目标。(2)每一项任务的数量要求和质量要求。(3)每一项任务所需的资源。(4)每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人。(5)在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量。

（二）制定工作计划的工作顺序

1.制定工作计划的程序

估量机会→确定目标→确定计划工作的前提条件→拟定可行方案→评价备选方案→选择方案→拟定分计划→编制预算。

2.编制常见的工作计划:常的工作计划中都要指明一段时期预先决定做什么，怎么做，何时做，由谁做等具体问题，它是在为一个团队的现实状况与目标之间铺桥搭路。

五、确定承办期限

（一）基础知识

1.承办期限的内容:谓承办期限是指企业接到客户或查询者的问题后处理并回复时间规定，许多企业都对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定，明确处理工作花费的时间必须按照规定执行，并进行监督管理。

2.承办期限制度:谓承办期限制度就是针对时效性制定的规则，是在时效性上指导人们行动的标准，它要求人们按章办事，不准人们的行为偏离规定的要求，以提高企业形象、信誉和效率。

（二）制定承办期限对顶的工作程序

(1)调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定。(2)时间期限适宜标准。(3)确定同一任务的不同承办周期。(4)确定同一任务紧急情况不同的承办周期。

六、对办公室工作进行评估

（一）基础知识

1.办公室工作评估的意义:1)提高了管理工作的效率.(2)明确了组织机构的建制.(3)促进了员工承担责任.(4)有助于进行控制和监督工作。

2.工作质量评估的要求:(1)目标不宜过多。(2)目标之间要相互协调。

（二）评估工作程序

1.对办公室工作进行目标管理:(1)建立一套完整的目标体系;(2)确定目标(3)组织实施(4)检查评估

2.对办公室工作进行量化管理

办公室工做量化管理是指在组织开展工作过程中，运用科学方法（如预测、概率估算、实测、预定动作世间法等）对各个工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理方法。

3.对办公室工作进行评估:目标必须是明确并可以考核的。包括：（1）数量目标评估；（2）质量目标评估。

一、办公用品与设备的采购程序

（一）基础知识

1.获得设备使用权的方式:获得设备使用权主要有两种方式：一种是购买；一种是租用。

2.政府采购:我国政府采购的主要方式有五种,即公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。

（二）采购工作程序:1.提出购买申请;2.审批，落实经费;3.招标，选择供应商;4.签订供货合同;5.货物入库;6.支付货款

二、采购预算方案的制定

（一）基础知识

采购预算方案制定的原则有：（1）真实性原则；（2）重点性原则；（3）目标相关性原则；（4）经济合理性原则。

（二）制定采购预算方案的工作程序

1.确定预算的核算基数;2.进行市场调研;3.确定采购产品的种类及型号价格;4.编写预算方案;5.征求意见，完善方案

（三）预算方法:在具体的预算编制过程中，有两种预算方法可供选择:1.传统预算法;2.零基预算法

三、调配办公资源

（一）基础知识

1.办公资源范围:办公资源包括的范围比较广,包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。

2.办公资源管理:办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理地调配与利用工作资源，提高办公资源的使用效率。

（二）调配办公资源的工作程序:无论是使用人工还是计算机，办公资源管理的基本程序都是一致的，具体如下：

(1)了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置的地点、功能情况等。(2)对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理。(3)对办公资源建档，记录应用情况。(4)定期进行数据分析。

一、文书的审核

是对文件草稿从内容到形式做得全面检查和修正工作。

（二）文书审核的要求:1.审核中发现的问题必须逐一纠正。2.一般性问题可以直接修改。3.需做较大的改动、可附上具体修改日期，退回拟稿人或承办部门共同协商。

（三）审核文书的工作步骤:1.明确审核范围;2.确定是否需要行文;3.审核文书的内容;4.检查文字内容;5.检查文件体式6.检查文书在处理程序上是否妥善完备

二、文书的拟办

（一）文书的拟办的含义:文书拟办是针对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。

（二）文书拟办的要求:1.熟悉有关政策和规定。2.熟悉本单位各部门的负责范围及业务情况。3.熟悉办文程序和有关规定。4.拟办意见要符合政策规定和实际情况。5.拟办意见力求准确、及时、简洁。

（三）文书拟办的工作步骤:1.明确拟办范围2.阅读文书内容3.提出拟办意见

三、文书的承办

（一）文书承办的含义

文书承办是按时文件要求或领导批示，结合工作的实际情况，具体算是文件的工作。

（二）文书承办的要求:1.认真领会拟办、批办意见。2.文书的承办要区分轻重缓急。3.来文内容涉及以前的收文，要杳找或调阅有关文件作为承办复文的参考。4.对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明。5.要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。

（三）文书承办的工作步骤:1.了解文书内容;2.研究批办意见;3.进行具体办理

四、文书的催办

（一）文书催办的含义

催办是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时处理。

（二）文书催办的要求:1.催办中发现问题要及时汇报。2.要填写催办记录。

（三）文书催办的工作程序:1.确定催办的范围;2.确定催办的方法3.进行催办

一、档案利用(一)档案利用的含义

档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

（二）档案利用的要求:1.依法开展利用工作。2.主动、及时开展利用工作。3.不断完善档案服务方式和手段。4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。

（三）档案利用的工作程序

1.熟悉库藏;2.分析利用需求;3.选择档案利用方式;4.获取档案;5.提供档案

二、档案参考材料的编号

（一）档案参考材料的含义

档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加工品。

（二）档案参考资料

档案参考资料编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性；问题集中，内容准确，文字凝炼，概括性强。

（三）编写档案参考资料的工作程序

1.确定编写档案参考资料的种类;2.收集档案材料;3.进行编写

三、电子档案管理

（一）电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

（二）电子档案的特点有：①非人工识读性；②对电子技术和设备的依赖性；③信息的可变性；④信息与载体的可分离性；⑤信息的可共享性；⑥多种信息载体的集成性。

（三）电子档案的种类

1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文件；②数据文件；③图形文件；④图像文件；⑤声音文件；⑥多媒体文件；⑦命令文件。

2按照电子档案的功能划分，可分为：①主文件；②支持性文件；③辅助性、工具性文件。3.按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。

4.按照电子档案的属性划分,可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。

5.按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。

（四）电子档案管理的要求有：①真实性；②完整性；③可读性。

（五）电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的利用。