第一篇：秘书复习
1.办公室具体职责：“三办”，办文、办会、办事
2.秘书工作的性质：辅助性、综合性、政策性、机要性、事务性
3.秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、协调作用、督查作用、信息作用、窗口作用、保障作用、桥梁作用
4.秘书工作的宗旨：为领导服务、为各部门和所辖地区或下级单位服务、为人民群众服务
5.秘书工作的原则：守法遵纪、求真务实、超前服务、服从大局、团结协作、联系群众
6.秘书工作的基本要求：主动、高效、准确、保密
领导决策服务
第一章调查研究
1.调查：指通过各种途径，运用各种方式方法，有计划、有目的地了解事物真实情况。
研究：指对调查材料进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的思维加工，以获得对客观事物本质和规律的认识。
调查是研究的前提和基础，研究是调查的发展和深化。
调查研究：指通过一定的途径和方法，对特定客观事物进行有意识的探索与把握，从而获得规律性认识的活动过程。
2.分类：
调查目的：基础性调查研究、政策性、经验性、专案性、经营性、素材性、科研性 涉及对象范围：普查、抽样调查、典型调查、个案调查
内容项目：专项调查、综合、多项
3.原则：实事求是，必须做到不唯上，不唯书，不唯众，不唯己，要唯实。
4.意义：是领导机关进行科学决策的前提，是贯彻执行国家方针政策的必要步骤，是解决
具体问题的重要方法。
在秘书工作中的重要地位：是秘书部门发挥参谋助手作用的重要途径，是秘书部门获取可靠信息的主要渠道，是秘书部门做好其他工作的前提条件。
5.程序：
准备阶段：确定调查研究的课题和具体目的，确定调查对象和范围，组织、思想和技术上的准备，拟定调查提纲，设计、印制调查表格、问卷等。
调查阶段：调查点联络，进行正式调查做好调查材料的收集、整理工作。
研究阶段：在调查活动基本结束后对调查材料进行综合研究，运用归纳和演绎、分类和比较、分析与综合等各种方法，从质和量两个方面对调查材料进行思维加工。
总结阶段：撰写调查研究报告，输出调研信息，调研活动总结，调研成果的转化。
6.调查方法：现场观察、个别访谈、开调查会、问卷调查、统计调查、专家认证
7.研究方法：归纳和演绎、比较和分类、分析和综合、定量研究和定性研究、系统研究
方法
第二章 信息工作
1.秘书部门的信息工作即对领导和机关工作来说有用的新的信息。
2.特征：可增长性、可传递性、可分享性、可贮存性、时效性
3.种类：直接信息和间接信息，动态信息和静态信息，无记录信息和有记录信息，政治信
息、经济信息、文化信息、科技信息
4.作用：为领导决策提供可靠的信息根据，为科学管理提供良好的条件，是秘书部门做好
其他工作的重要保证。
5.要求：准确完整、及时高效、适用适量
6.程序：收集、筛选、分类、加工、输出和反馈、贮存
第三章 参谋咨询
1.主动出主意叫“参谋”，在领导询问时提供意见就叫做“咨询”。
2.领导决策中的参谋咨询：发现存在问题中的参谋咨询，确定决策目标中的参谋咨询，拟
定备选方案中的参谋咨询，选择确定方案中的参谋咨询，实施完善方案中的参谋咨询。
3.日常工作中的参谋咨询：其他“领导决策服务”工作中的参谋咨询（调查研究，信息工
作，协调和督查工作，议案、建议和提案工作、文字工作），秘书常规业务中的参谋咨询（文书工作、会务工作、信访工作），机关日常事务中的参谋咨询（领导日程安排，其他事务性工作），对职能部门工作的参谋咨询。
第四章 协调工作
1.秘书部门协调工作包括两层含义：为领导的协调工作当好参谋和助手，提供全方位的服
务；在自己的职能范围内，或在领导授权下独立进行协调工作。
2.分类：纵向协调和横向协调，内部协调和外部协调，程序性协调和非程序性协调，宏观
协调和微观协调
3.意义：统一思想行动，保证政令畅通；形成系统合力，提高工作效率；理顺各方关系，化解内部矛盾
4.原则：调查研究、服从全局、平等协商、分级负责、目标适度、统一协调
5.内容：政策协调、利益协调、关系协调、行动协调、事务协调
6.程序：调研分析、拟定方案、具体实施、评估总结
7.方法：文件会签法、会议座谈法、信息交流法、组织协调法、个别沟通法
8.讲究艺术：原则性和灵活性结合，冷处理和热处理并用，硬措施和软措施配合，心理学
和修辞学兼用
第五章 督查工作
1.秘书督查工作是特定的职能部门为了执行落实上级的工作安排而使用的工作手段。
2.种类：直接督查和间接督查，普遍督查和重点督查，分级督查和归口督查，分阶督查和
连续督查
3.意义：是实现决策目标的重要手段，是克服官僚主义的重要措施，是获取信息反馈的重
要渠道
4.原则：领导负责、秘书督办，实事求是、尊重客观，归口管理、分级负责，注重实效、讲究时效
5.内容：决策督查（对领导机关的重要决策或工作部署贯彻执行情况进行督促检查）、专
项督查（对领导批示、交办事项的办理情况进行督促检查）
6.程序：立项、交办、承办、催办、反馈
7.方法：领导督查与专业队伍督查结合法，自办转办与组织协办结合法，催办与帮办结合法，督查与调研结合法
第六章 议案、建议和提案工作
1.意义：是国家机关尊重人民群众民主权利的重要体现，是密切行政、司法机关与人民群
众关系的重要渠道，是接受人民群众监督、推动行政、司法工作的有力手段，是国家机关工作人员为人民服务、对人民负责的具体体现。
2.原则：坚持调查研究，坚持实事求是，坚持群众路线
3.具体要求：正确对待建议、提案本身存在的问题；各承办单位要主动承担责任，互相配
合，不能互相推诿；承办单位要加强同建议人、提案人的联系；对每项建议和提案都要认真写好答复意见
4.秘书的工作：起草视察通知；制发必要的表格；搞好视察组织安排工作，写出视察情况
报告；根据议案、提案原案的情况，与有关单位通气，以便预先做好答复议案的准备
5.办理：交办、承办、催办、答复、审查、查复、总结和报告、立卷和归档
第七章 文字工作
1.秘书文字工作包括文稿撰拟和文字记录。
2.意义：秘书部门发挥参谋作用的重要途径，秘书部门做好其他工作的前提条件，秘书人
员增长才干、展示才华的最好机会
3.特点：写作活动的受动性，思维形式的抽象性，表达方式的综合性，成文过程的程序性
4.文稿撰拟分类：各种法定公文、其他通用文书、商务文书和公关礼仪类文书、领导讲话
稿、新闻报道和媒体署名文章
5.质量要求：准确反映领导意图，内容符合法律政策，观点明确、逻辑严密，内容实在、篇幅简短，语言规范、行文得体
6.撰拟方式：秘书个人撰拟，小组集体撰拟，职能部门代拟
7.过程：文稿起草前的准备，初稿的撰拟，文本的检查和修改，文稿的审核、签发和定稿
8.文字记录要求：备好笔、纸等记录工具，以备随时记录；培养倾听和判断能力，快速作
出记录；及时补充和修改，认真整理记录
9.方法：要点记录法、详细记录法、文字记录与录音、录像技术并用法
秘书常规业务
第八章 文书工作
1.公文：国家机关或合法组织在公务活动中形成、按照规定程序制发和办理的具有法定效
力和规范体式的文书。
2.任务：科学地、高效地处理公务文书，以保证机关工作精确、高速运转。
3.核心内容：公文处理，包括公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有
序的工作。
4.基本要求：及时、准确、安全
5.公文处理程序：发文处理（草拟、审核、签发、复合、缮印用印、登记分发），收文处
理（签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办）
第九章 档案工作
1.档案三要素：社会活动的原始记录，具有一定的物质形态，具有考察使用价值
2.作用：凭证、参考
3.原则：统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用
4.基本任务：对本机关文书部门或业务部门的文书归档工作进行指导和监督；负责管理本
机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累史料；根据本地区、本系统、本单位的管理体制，制定相应的档案工作制度、条列，并负责对所属地区或下级单位的档案工作进行指导、监督和检查；贯彻执行保卫、保密制度，确保档案盒档案机密的安全。
5.机关档案工作管理程序：档案的收集，档案的整理，档案的鉴定，档案的保管，档案的统计，档案的利用，档案的移交
第十章 资料工作
1.资料工作是指充分掌握和有效利用资料，为需要者提供资料服务工作。
2.作用：为领导决策提供依据和参考，为秘书拟文撰稿和其他工作提供材料和参考，为机
关其他工作提供资料服务或咨询服务
3.特点：广泛性和选择性相结合，经常性和突击性相结合，强调资料服务的主动性
4.资料收集：原则（完整、准确、定向、及时），方法（留存、购买订阅、交换、网络搜
寻、复印剪贴、摘记）
5.秘书个人资料积累必要性：个人资料具有针对性强、使用方便、查找迅速的优点；秘书
根据自己的工作分工和个人特点，有计划地积累资料，有利于提高工作的效率和质量，有利于提高自身的知识水平和业务能力。
6.秘书个人资料积累方法：建立个人的小书库，利用电脑贮存资料，笔记本分类摘抄，资
料袋累积资料，利用卡片积累资料
第十一章 会务工作
1.会务工作：指直接为举行集会和召开会议服务的工作。
2.会议构成要素：会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议的议题和议程、会议的方式、会议的结果
3.会议种类：大型、中型、小型会议，决策性、非决策性会议，综合性、专业性、专题性、一事一议会议
4.会风：人们在会议中表现出来的风气和习惯，它是思想作风和工作作风在会议上的表现，包括人们对待会议的态度和在会议中的表现。会风直接关系到会议的效用和效率。
5.会风不正的表现：会议过多过滥，会议时间过长，会议规模过大，过分讲究物质条件
6.端正会风措施：严格控制会议数量，严格控制会议时间，严格控制会议规模，严格控制
会议预算，充分做好会前准备、提高会议管理水平。
7.会前准备：制定会议预案、编定会务工作程序表、准备会议文件材料、发出会议通知、落实后勤服务、布置会场、印制有关票证、接待报到
8.会间服务：签到、统计到会人数，安排会议发言，会议记录，编印会议简报，起草、修
改会议文件准备总结发言，会间后勤服务
9.会后处理：会后文字工作，会议文书材料的收集和归档，会议后勤服务的善后工作，会
务工作总结
第十二章 信访工作
1.特点：客观性、广泛性、复杂性、现实性、负反馈性
2.信访工作：指处理人民群众来信、来电和接待人民群众来访的工作
3.意义：保证公民行使民主监督权力的必要形式，了解社会情况获取反馈信息的重要途径，领导机关或社会组织密切联系群众的桥梁，协调各方关系、维护社会安定的必要手段。
4.职责：受理、交办、转送信访人提出的信访事项；承办上级和本级人民政府交由处理的信访事项；协调处理重要信访事项；督促检查信访事项的处理；研究、分析信访情况，开展调查研究，及时向本级人民政府提出完善政策和改进工作的建议。
5.原则：按法规和政策办事的原则，实事求是、加强调查研究的原则，坚持思想教育、维
护法制的原则，分级管理、归口办理的原则，件件有着落、事事有结果的原则
6.程序：来信处理（拆封、阅读、登记、转办、立案交办、回复），来访接待（热情接待、仔细登记、认真接谈并详细记录、酌情处理、立案交办和回复），群众来电，信访案件（立案、转办、承办查处、催办、结案）
第十三章 保密工作
1.保密工作：就是为达到“保密”目的所采取的一切手段和措施。
2.特点：政治性、相对性、群众性、隐蔽性
3.意义：关系到国家的安全和利益，关系到企业的生存和发展，关系到机关工作能否正常
运转
4.重点环节：文件保密、会议保密、通讯和计算机网络信息保密、经济和科技情报保密、新闻出版保密、领导个人信息保密
5.保密工作实务：健全保密制度，开展保密教育，进行保密检查，处理失密事件 第十四章 网站管理
1.网站管理制度：分级管理制度，专人管理制度和岗位责任制度，保密制度，信息审查制
度
第十五章 谈判事务
1． 谈判：双方或多方为了消除分歧、改善关系或满足各自利益需要，就某些共同关心的事
项进行相互磋商的一种社会活动。
2． 构成要素：谈判主体、谈判内容、谈判目的、谈判结果
3． 原则：客观性原则、求同存异原则、公平竞争原则、互利原则
4． 程序：准备（收集谈判信息，确定谈判目标，安排和审议谈判议程，设计谈判对策，组
织谈判班子，选择和安排谈判地点），谈判（开局、磋商、拍板），完成（拟定谈判协议，协议的正式签字，谈判工作总结）
5． 合同：基本内容（标的、数量和质量、价款酬金及结算方式、履行的期限地点和方式、违约责任），格式（标题、双方当事人名称、正文、结尾）
第十六章 公关工作
1． 公共关系：一个社会组织用传播手段使自身与公众相互了解、相互适应、达到和谐的一
种管理职能。
主体：社会组织，客体：公众，手段：传播，目标：和谐，性质：管理
2． 原则：以事实为基础，以公众研究为依据，以公众利益为出发点，以全员公关为保证
3． 公共关系工作程序：形象调查、活动策划、策动传播、评估结果
4． 公关意识：指将公共关系的基本原则化为自觉习惯和行为规范所形成的思想意识。包括
形象意识、公众意识、互惠意识、真诚意识、沟通意识、长远意识
5． 秘书职业形象：指秘书在工作中的职业精神、执业水平、文化素养、服务态度、举止礼
仪等方面的综合表现在公众心目中留下的印象，是社会对秘书个人或群体的整体判断和综合评价。
内在形象：职业精神、文化素养、职业能力
外在形象：衣着装扮优雅得体，待人接物诚恳热情，言语行为文明端庄，社交活动礼貌守信
机关日常事务
第十七章 日程安排和时间管理
1.日程安排：指秘书部门协同领导对下一阶段领导所要进行的工作按时间顺序作出合理的计划，并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。
2.领导日程安排的意义：有利于领导科学地利用时间，提高领导工作水平；有利于秘书做
好辅助性工作，更好地为领导工作服务；有利于各领导、各部门协调行动，提高机关工作效率。
3.注意事项：注重实效，不搞形式主义；注意张弛相间，劳逸结合；要留有充分的机动时
间；要充分尊重领导本人的意见；要注意保守秘密。
第十八章 随从工作
1.随从工作：就是为领导人到单位所在地之外从事公务活动提供各方面服务。
2.意义：可以提高领导公务活动的效率，有利于树立组织的公关形象，有利于锻炼秘书的才干
3.特点：单兵作战素质要求高，时限性强劳动强度大，环境陌生未知因素多
4.要求：考虑周到，反应灵活；服务主动，办事细心；说话谨慎，行为检点
5.准备：明确公务旅行的任务和行程，旅行日程表安排，具体准备（落实交通和宾馆，旅
费，公务活动的材料，旅行用品）
6.期间和返回后的服务：时间管理和交通安排，热情接待来访客人，保持良好的通信联系，注意领导的安全和健康，处理外出公务活动的资料，结算旅差费用
第十九章 通信联络
1.向外打电话：准备（准备通话提纲，了解使用方法，查核对方号码），程序（正确拨号，主动自报家门，准确陈述内容，耐心解答疑问，礼貌告别对方）
2.找对方领导通话：与对方接话人友好协商，以恭敬的语气与对方领导通话
3.接电话：准备记录电话，迅速摘机呼答，主动自报家门，明辨对方身份，听记对方陈述，及时提出疑问，复述来话内容，礼貌告别对方
4.电话内容处理：整理电话记录，重要电话专门处理
5.处理打给领导的电话：辨别来电的重要程度，掌握领导的工作习性与工作安排，回话时
灵活机动
6.注意事项：要做好准备，要认真记录，态度要和气、要多用礼貌用语，口齿要清楚、速
度要适中，要注意安全保密，打电话时姿态要端正
第二十章 接待和礼仪
1.接待：是指社会组织对公务活动中的来访者进行迎送、接洽和招待活动，是社会组织人
员相互交往的方式。
2.特征：广泛性、礼仪性、务实性
3.基本要素：来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式
4.原则：热情周到、平等尊重、节俭适度、安全保密
5.程序：接受任务、安排接站及食宿、看望并商议活动日程、组织有关领导会见、活动日
程实施、送别
第二十一章 值班和突发事件处理
1.值班任务：承办领导交办的各种事务，负责工作接待和群众来访，负责收转电话和收存
邮件，处理急文急事，负责治安防范工作
2.值班制度：值班室岗位负责责任制，交接班制，请示报告制
3.值班要求：忠于职守、细心谨慎、热情接待、注意保密、做好值班记录
第二十二章 其他日常事务
1.印章种类：单位公章、领导人名章、各种专用章
2.信证管理
3.机关后勤保障：环境管理（机关庭院的卫生和绿化，办公室布置，办公楼管理，机关大
门、礼堂、会议室管理），办公资源管理（采购和发放，调配和管理）
4.车辆管理：车辆配置、车辆调度、司机的管理和教育
第二篇：【秘书总复习】范文
一、会议方案的拟订
（一）会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:（1）确定会议的主题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。
2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行 3.电话会议及视频会议（1）电话会议交流信息的特点
1）电话会议:①方便灵活，准备时间短，回复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。
③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。
2）电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。（2）视频会议
1）视频会议的特点:①声音和图像同时传送。②不受空间的限制。③节省时间、费用。④交流效果较好。⑤视频会议的交流不够深入广泛。2）视频会议信息工作的要求
由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：1 发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总情况信息。
4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。5.会务机构分工的要求
会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。（2）会务机构要分工明确、责任到人。（3）加强协调，定期沟通。
（二）会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会
分成筹备小组
形成筹备方案
领导审核方案。
二、会务筹备概述
（一）会务筹备概述
1.会务筹备情况检查的主要内容:（1）会议准备是否充分;（2）会议期间能否排除各种干扰;（3）环境条件与用品准备（4）文件材料的准备情况;（5）会场布置情况的检查;（6）会议保卫工作的检查;（7）检查的其他内容
2.会务筹备情况检查结果的形式:务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或会议工作人员汇报。第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。
3.会务筹备情况的检查的方法:务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：（1）听取会议筹备人员的汇报;（2）会前现场的检查
（二）会务筹备的程序
1.开会检查的程序:如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查，检查的程序应包括：(1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小（2）会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。（3）召开筹备检查协调会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题。（4）汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。
2.现场检查的程序:（1）先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门.2）将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总。（3）按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录。（4）对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。
三、审核会议文件夹概述:
1.会议文件的类型,2.会议文件审核的内容:(1)审核会议文件的准确性和完整性(2)会议文件的具体内容3.会议文件审核的方法:(1)对校法，适用于定稿上改动较多的文件夹。折校法，适用于整洁、改动不多的文件。读校法，适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。
（二）会议文件审核的工作步骤:（1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。（2）由主管乞讨书进行会议文件夹初审。（3）如会议文件夹的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。（4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或主管领导进行终审。
四、与领导沟通会议的有关事宜
（一）与领导沟通会议概述
1.与领导沟通会议有关事宜的原则有：（1）时间生原则；（2）及时原则；（3）全面原则。2.与领导沟通会议有关事宜的方法:(1)定期向领导提交书面报告;(2)由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况;(3)领导亲自参加有关会议;(4)其他途径，例如，通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者汇报工作。
3.与领导沟通会议有关事宜的时机:第一，会议筹备阶段；第二，会中阶段；第三，会后阶段。
（二）与领导者沟通会议有关事宜的工作程序
与领导者沟通会议有关事宜的程序如下：(1)明确会议的目标;(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径。(3)检查沟通过程的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。(4)确定沟通过程中所需要人种文件夹、音像等资料。(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。(6)听取领导指示，或与领导者进行双向讨论，并完成会议记录。(7)将记录通过某种方法送给领导。
五、拟订会议的应急方案概述
1.会议应急方案的内容包括：(1)会议举行过程中可能出现的问题;(2)出现问题时负责解决的会议工作人员
2.会议应急方案的作用:(1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。
3.会议应急方案特点:1.有的放矢；2.预防为主；3.留有余地。
4.会议应急方案实施的原则:1思想上充分重视；2在人、财、物方面要措施到位；3在实施的过程中要坚持定期检查。
5.处理会议突发事件的方法:1处理人员问题；2处理场地问题；3处理设备问题；4处理资料问题5处理健康与安全问题；6处理行为问题。
（二）会议应急方案的工作程序预测情况
准备应对备选方案
讨论会议紧急情况
确定会议应急方案。
一、会议总结工作的内容和要求
（一）基础知识
1.会议总结的目的具体来讲主要有以下几点：（1）检查会议目标的实现情况。（2）检查各个小组的分工执行情况。（3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。（4）奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遣留问题。
2.会议总结的内容:总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。
（二）会议总结的工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿→向领导报告会议结论→总结定稿→印发 →归档 →组织全体工作人员进行总结。
二、会议评估工作的内容和要求
（一）基础知识
1.会议评估工作的内容:（1）构成有效会议的要素
一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制勇和、合理的内容安排等。
（2）影响会议效率的主要原因:影响会议效率的因素很多，主要可以归结为三个方面：1会议的必要性；2会议前期准备工作的质量；3会议责任分工。
2.会议评估的标准:（1）是否达到目标。（2）会议时间性评估。（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。（4）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。（5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。3.会议评估工作的方法和要求
（1）会议评估工作的方法”1.评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行。2.告知与会人员有义务一同提高会议质量。
（2）会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效。最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问卷。要避免与会人员的反感。
（二）会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的主要因素
设计会议效果评估表
汇总评估结果。
（三）注意事项
会议结束后，应注意避免以下情况：（1）欠缺会议记录。（2）对决议实不力。（3）不对会议的成败得失进行总结。（4）不解散已完成任务的委员会或工作小组。（5）与会人员对会议感到不满。
一、确定涉外礼次序
（一）基础知识
1.涉外接待的原则和要求
（1）涉外接待的原则:与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是：1不卑不亢；2依法办事；3内外有别；4尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。
2.礼宾次序:在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：（1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适用于大型的国际会议或体育比赛。（2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。（3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。适用于：1当各国大使同时参加派驻国的某项活动时；2在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。（5）不排列。当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。
（二）礼宾次序确定步骤1.确定礼宾次序方案;2.提前通知有关各方;3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序
二、安排涉外迎送仪式
（一）基础知识1.涉外迎送仪式的要求（1）发出邀请:一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。(2）准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作：1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况；2了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料；3拟订来宾访问日程；4安排食宿。（3）善始善终:在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。
2.着装要求:参加迎送仪式的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。
（二）涉外迎送仪仗式的工作步骤:1.确定迎候人员;2.准备迎宾的物品;3.见面讲究礼节;4.送行前的拜访;5.安排送行仪式
三、安排涉外会见会谈和拜访
（一）基础知识
1.涉外会见会谈要求:安排会见、会谈的时，对秘书的要求如下：（1）充分了解又方的情况。（2）准备工作要落实到位。3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后继工作。
2.拜访的要求:(1）拜访由秘书先电话联系对方的秘书和随员，双方商定时间。(2)由东道主带领员前去对方下榻的宾馆,到达后应该在大堂里打电话通知对方,不要直接上楼去敲对方的门.(3)初次见面, 可以不送礼物.(二)会见、会谈的工作程序
会见、会谈的工作程序如下图所示。（图略）
四、涉外宴请的常识
（一）基础知识
1.涉外宴请的原则:（1）宴请环境十分重要，应该选雅致、安静的地方.（2）点菜时不仅要考虑外并因宗教信仰而带来的忌讳，还要注意其他饮食习惯的差别。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、丰盛的，但不必豪华、奢侈。（4）参加宴请的人要讲究个人卫生，衣着干净得体，女性要化妆。不要穿白天的工作装参加晚宴。
2.西餐礼仪:我方宴请是中餐，来宾回请很有可能是西餐，所以应该了解一些的基本的西餐礼仪。
（二）注意事项:（1）西餐讲究的是氛围的优雅。因此赴宴时一定注意控制自己说话和笑的音量。（2）衣着要整齐。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感谢。
五、馈赠礼品的要求
（一）基础知识
1.各国的禁忌:各国、各民族在都有自己独特礼节和习俗。在对外交往中送礼如果不考虑对方的习俗，很可能就触犯了对方的禁忌，引起对方的反感。所以应该对各国的忌讳有基本的了解。
2.馈赠礼品的礼节:①送礼的礼节；②受礼的礼节。
（二）选择礼品的注意事项:在选择礼品的时候，需要考虑这样几个因素: 1.与受礼者的关系;2.明确送礼的原因;3.了解受礼者的特点;4.经济方面的限定
一、正确选择办公的模式
（一）基础知识:1.办公模式的种类:一些企业保留传统的工作惯例，但有些企业正在迅速发生变化。为此导致工作模式出现下列变化：①在家工作；②远程工作；③虚拟办公室；④临时办公桌；⑤弹性时间；⑥兼职工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨项目团队。
2.导致办公模式变化的原因:（1）办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的利益。（2）城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。（3）高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通。（4）企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工。5）企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本。（6）一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变。（7）在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式。
（二）选择不同办公模式的工作程序:（1）深入调查现有办公模式所面临的问题（是否人工成本过高？是否有增加临时用工的需求？是否有可以不在公司场地完成工作任务？是否有相当数量的职工熟悉网络办公技术？）（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式.（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度。4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式。（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失。
二、合理进行办公室布局
（一）基础知识
1.办公室的布局种类:有两种不同方法来间隔办公空间：（1）开放式办公室。（2）封闭式办公室。
2.合理进行办公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于员工的工作分配。（3）有利于工作顺利完成。
3.不同办公室布局的设计要求
（1）空间的使用:空间是一种必须支付的资源。空间的费用经常按每平方米计算。空间越大，费用越高。
（2）开放式和封闭式办公室
1）开放式办公室:开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。开放式办公室具有如下特点：①不设个人专用办公室；②组合工作间的材料丰富多样；③办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置。
2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。封闭式办公室的设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。
（二）设计不同形式办公室的工作程序
1.分析不同部门业务特点对于办公条件的要求1）面积、空间大小。2）人员流通的频率。3）声音对办公效率的影响。4）需要设备及家具量的多少。2.设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能。3.选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时，办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰。4.注意采光、温度和通风
一、改进办公室日常事务工作
（一）基础知识:改进办公室日常事务工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替换；④合并；⑤精简。
（二）工作程序: 无论是复杂流程还是简单流程，都包括以下几个基本步骤：定义→评价→分析→改进→实施
（三）工作流程分析改进的基本步骤: 工作流程分析与改进的目的可以简要地概括为需要回答的3个问题：①我们现在何处（现状）？②应在何处（改进的目标）？③如何到达该处（改进的方法）？
二、处理突发事件
（一）基础知识
1.突发事件的种类:可能出现的突发事件常有以下几种：①火灾；②伤害；③疾病；④炸弹威胁或恐慌。2.处理突发事件的原则:（1）快速反应，控制事态发展;（2）以人为本，保护公众利益;（3）公开透明，真诚面对公众;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情况记录表:《事故情况记录表》通常记录下面的信息：①事故日期；②事故地点；③事故涉及的人员；④事故的证人；⑤事故过程的概述；⑥填写事故记录薄的人员签名。4.工作情况报告表记录在事故报告表上的信息主要有：（1）完成表格人员的姓名、身份。（2）事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务。（3）发生事故的日期、地点。（4）事故的细节及对事故的看法，（5）进行的急救行动和医疗处理的情况，包括由谁进行。（6）必要时还要记录事故证人的姓名和职务。（7）填写表格的人员签名和日期。
（二）处理突发事件的工作程序
1.突发事件的预防措施:（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序。（2）用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应得布告，让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名。（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动。（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦有情况，由他们担当处理。（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况，如有报警装置、灭火器、急救包等。（7）保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护。
2.突发事件的应对措施是：（1）准备清除的书面紧急情况处理程序。（2）用这些紧急情况处理程序培训所有人员。（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序。（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序。（5）明确员工在紧急情况下的职责。（6）保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员。（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理情况。（8）保证定期检查和更新设备。
3.处理突发事件的工作流程:（1）及早发现，马上报告，并保护好现场;（2）查找问题的原因;（3）成立临时指挥中心;（4）控制源头，釜底抽薪;（5）召开新闻发布会
三、完成督促检查工作
（一）基础知识
1.督查工作的内容:（1）上级领导和本单位上司批示进行督查的事项。（2）上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况。（3）本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况。（4）新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况。（5）人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况。（6）下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况。（7）秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项。
2.秘书督查工作的特点有：复杂性，原则性，时限性和权威性。
3．督查工作的原则有：（1）实事求是的原则；（2）主动性的原则；（3）分层次落实原则；（4）时效性原则；（5）督查与帮办相结合的原则。
1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）书面督查；（2）电话督查；（3）专项督查；（4）会议督查；（5）调研督查。
（一）工作程序:上司交办事项督查的程序为：交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档。
（二）注意事项
1.查办、催办技巧:查办催办工作应当遵循一定的规律和方法，但也有其自身的特点和工作方式。一般来说有如下方法：(1)与信息工作相结合;(2)与调查研究相结合;(3)坚持归口办理，分级负责;(4)坚持结报反馈制度
2.督查工作的注意事项有：（1）实事求是；（2）授权督查；（3）时限要求；（4）办实事；(5)谦虚谨慎。
一、制定工作计划
（一）基础知识
1.办公室工作计划的种类
（1）按照时间序列，办公室工作计划可以分为长期计划、中期计划、短期计划三种类型。(2)按幅度和范围，可分为政策型计划、目标型计划、规划型计划、方法型计划、程序型计划五种类型。
2.制定工作计划的方法:
（1）根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务。可以使用专门制作好的人物表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。
（2）区别重要的任务和紧急的任务，通常按ABCD法则（参见四级秘书），先做重而急的任务，再做重而不急的任务，后做急而不重的工作，安排好工作的优先次序。
（3）按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记 出任务完成时间的前后顺序，对需要花时间的工作留出充足的时间量。
（4）列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力、财力等。
（5）明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求。
（6）指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人。
（7）从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中。
（8）明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施。
（9）明确工作进展的情况的质量如何监督和管理。
3.计划的内容与要求:行动计划或计划表必须指明所管理的项目或团队工作的其他一些重要方面，具体包括：
(1)每一项任务的具体目标。(2)每一项任务的数量要求和质量要求。(3)每一项任务所需的资源。(4)每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人。(5)在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量。
（二）制定工作计划的工作顺序
1.制定工作计划的程序
估量机会→确定目标→确定计划工作的前提条件→拟定可行方案→评价备选方案→选择方案→拟定分计划→编制预算。
2.编制常见的工作计划:常的工作计划中都要指明一段时期预先决定做什么，怎么做，何时做，由谁做等具体问题，它是在为一个团队的现实状况与目标之间铺桥搭路。
五、确定承办期限
（一）基础知识
1.承办期限的内容:谓承办期限是指企业接到客户或查询者的问题后处理并回复时间规定，许多企业都对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定，明确处理工作花费的时间必须按照规定执行，并进行监督管理。
2.承办期限制度:谓承办期限制度就是针对时效性制定的规则，是在时效性上指导人们行动的标准，它要求人们按章办事，不准人们的行为偏离规定的要求，以提高企业形象、信誉和效率。
（二）制定承办期限对顶的工作程序
(1)调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定。(2)时间期限适宜标准。(3)确定同一任务的不同承办周期。(4)确定同一任务紧急情况不同的承办周期。
六、对办公室工作进行评估
（一）基础知识
1.办公室工作评估的意义:1)提高了管理工作的效率.(2)明确了组织机构的建制.(3)促进了员工承担责任.(4)有助于进行控制和监督工作。
2.工作质量评估的要求:(1)目标不宜过多。(2)目标之间要相互协调。
（二）评估工作程序
1.对办公室工作进行目标管理:(1)建立一套完整的目标体系;(2)确定目标(3)组织实施(4)检查评估
2.对办公室工作进行量化管理
办公室工做量化管理是指在组织开展工作过程中，运用科学方法（如预测、概率估算、实测、预定动作世间法等）对各个工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理方法。
3.对办公室工作进行评估:目标必须是明确并可以考核的。包括：（1）数量目标评估；（2）质量目标评估。
一、办公用品与设备的采购程序
（一）基础知识
1.获得设备使用权的方式:获得设备使用权主要有两种方式：一种是购买；一种是租用。
2.政府采购:我国政府采购的主要方式有五种,即公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。
（二）采购工作程序:1.提出购买申请;2.审批，落实经费;3.招标，选择供应商;4.签订供货合同;5.货物入库;6.支付货款
二、采购预算方案的制定
（一）基础知识
采购预算方案制定的原则有：（1）真实性原则；（2）重点性原则；（3）目标相关性原则；（4）经济合理性原则。
（二）制定采购预算方案的工作程序
1.确定预算的核算基数;2.进行市场调研;3.确定采购产品的种类及型号价格;4.编写预算方案;5.征求意见，完善方案
（三）预算方法:在具体的预算编制过程中，有两种预算方法可供选择:1.传统预算法;2.零基预算法
三、调配办公资源
（一）基础知识
1.办公资源范围:办公资源包括的范围比较广,包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。
2.办公资源管理:办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理地调配与利用工作资源，提高办公资源的使用效率。
（二）调配办公资源的工作程序:无论是使用人工还是计算机，办公资源管理的基本程序都是一致的，具体如下：
(1)了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置的地点、功能情况等。(2)对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理。(3)对办公资源建档，记录应用情况。(4)定期进行数据分析。
一、文书的审核
是对文件草稿从内容到形式做得全面检查和修正工作。
（二）文书审核的要求:1.审核中发现的问题必须逐一纠正。2.一般性问题可以直接修改。3.需做较大的改动、可附上具体修改日期，退回拟稿人或承办部门共同协商。
（三）审核文书的工作步骤:1.明确审核范围;2.确定是否需要行文;3.审核文书的内容;4.检查文字内容;5.检查文件体式6.检查文书在处理程序上是否妥善完备
二、文书的拟办
（一）文书的拟办的含义:文书拟办是针对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。
（二）文书拟办的要求:1.熟悉有关政策和规定。2.熟悉本单位各部门的负责范围及业务情况。3.熟悉办文程序和有关规定。4.拟办意见要符合政策规定和实际情况。5.拟办意见力求准确、及时、简洁。
（三）文书拟办的工作步骤:1.明确拟办范围2.阅读文书内容3.提出拟办意见
三、文书的承办
（一）文书承办的含义
文书承办是按时文件要求或领导批示，结合工作的实际情况，具体算是文件的工作。
（二）文书承办的要求:1.认真领会拟办、批办意见。2.文书的承办要区分轻重缓急。3.来文内容涉及以前的收文，要杳找或调阅有关文件作为承办复文的参考。4.对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明。5.要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。
（三）文书承办的工作步骤:1.了解文书内容;2.研究批办意见;3.进行具体办理
四、文书的催办
（一）文书催办的含义
催办是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时处理。
（二）文书催办的要求:1.催办中发现问题要及时汇报。2.要填写催办记录。
（三）文书催办的工作程序:1.确定催办的范围;2.确定催办的方法3.进行催办
一、档案利用(一)档案利用的含义
档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。
（二）档案利用的要求:1.依法开展利用工作。2.主动、及时开展利用工作。3.不断完善档案服务方式和手段。4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。
（三）档案利用的工作程序
1.熟悉库藏;2.分析利用需求;3.选择档案利用方式;4.获取档案;5.提供档案
二、档案参考材料的编号
（一）档案参考材料的含义
档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加工品。
（二）档案参考资料
档案参考资料编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性；问题集中，内容准确，文字凝炼，概括性强。
（三）编写档案参考资料的工作程序
1.确定编写档案参考资料的种类;2.收集档案材料;3.进行编写
三、电子档案管理
（一）电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。
（二）电子档案的特点有：①非人工识读性；②对电子技术和设备的依赖性；③信息的可变性；④信息与载体的可分离性；⑤信息的可共享性；⑥多种信息载体的集成性。
（三）电子档案的种类
1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文件；②数据文件；③图形文件；④图像文件；⑤声音文件；⑥多媒体文件；⑦命令文件。
2按照电子档案的功能划分，可分为：①主文件；②支持性文件；③辅助性、工具性文件。3.按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。
4.按照电子档案的属性划分,可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。
5.按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。
（四）电子档案管理的要求有：①真实性；②完整性；③可读性。
（五）电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的利用。
第三篇：秘书英语复习
1.选择题：30分，题量15个，要求：选择适当的搭配； 2.选词填句子，20分，题目10个，要求，适当改变词形；
3.阅读理解题：30分，共3篇文章，题量15个，题型有阅读文章判断正误和选择；
4.写作：20分，按照写作要求和提供的信息，要求信息完整、书写清晰、格式正确；一个题20分；
Unit 1-2
Secretary job introduction and job application 1.Rank of the secretary秘书等级 1.1 secretary typist
附属一位或者数位主管，以速记和打字为主要工作； 1.2 Junior secretary
即助理秘书，辅佐主要秘书，成为高级秘书的过渡型； 1.3 private secretary/confidential secretary
是经理、主任级的man-to-man秘书，可委任以部分重要工作，对工作需要有高度的了解和判断；
1.4 executive secretary
属于总负责人或主管，有极大的权力，须有高度的知识，能力，判断力和丰富的经验，大都是经验丰富，年龄较大的小姐或者女士居于其位。
1.Secretary of ：数人当中的一个
2.Secretary to: 专属秘书，权限大，薪水高。2.公司名称缩写的含义和用法
1.Co.是company 通称,可以指 Limited Company,缩写为：
Co.Ltd.2.corporation:美国公司名称,相当于limited company, 3.firm:两人以上的合股企业,不能用语公司名称当中,可以说this firm, our firm.4.美国/加拿大的公司名称常用incorporated,缩写为： Inc.Section 2: important words and phrases 1.normal Speed of the typist：
180 wpm 2.Resume /CV 简 历
3.做会议记录 take minutes 4.CV = Curriculum Vitae 简历
5.申请工作时必须有一份简历。In applying for a job，a copy of resume is a must.6.随函附上我的简历一份.Enclosed is a copy of my curriculum vitae.7.特写信了解贵公司是否有秘书职位的空缺.I’m writing to ask if you have a vacancy for secretary.8.读了贵公司今天刊登在《中国日报》上的招聘广告，本人特来应聘秘书一职。
In reply to your ad in today’s China Daily，I am writing to apply for the position of secretary.9.根据今天早上的《上海日报》，你们在招聘一名经验丰富/办事迅速的秘书，本人相信能胜任此职，特来信应聘。
According to this morning’s Shanghai Daily, you want a experienced, efficient secretary, I feel I can fill that position.10.英语秘书招聘翻译
10.1 Good English skills required.要求英语良好.10.2 University graduate majored in secretary.要求大学秘书专业毕业.10.3 Spanish is preferred.最好会西班牙语.10.4 Applicant 应试人/面试人/求职者 10.5 Application letters求职信 10.6 on behalf of
Section 3: application letter translation
P95.2 类似题型熟悉
Unit 3 How does a secretary work at the office
1.和同事相处之道：How to get well with your boss and colleagues? Acceptance Cooperation Tact Fairness 2.Meeting the Office Staff Principle of introduction:
a person holding a less prestigious position is introduced to a person holding a more prodigious position, whether male or female.Unit 4 Reception 1.办公室接待典型用语: 1.1 May I have your name? Can I have your name ,please? 请问您贵姓？/请问您尊姓大名？
1.2 What company are you from?
请问您代表哪家公司？
1.3 He has been looking forward to your arrival/ has been expecting you, please follow me.他在恭候您的光临，请随我来。1.4 make the appointment: I am calling to confirm that Mr,Li can not ____the appointment tomorrow.A.make B.makes C.made D.Making 1.5 I am alwayls looking forward to ___you.A.see B.seeing C.saw D.sees 2.Handling complaint: 2.1 I have a complaint to make.我有事要投诉。
2.2 make a complaint.3.Pick someone up at the airport 3.1 How many articles of luggage do you have?你带了多少件行李? 3.2 他正在出差,不能亲自来接你了.He is on a business trip, and can not come to pick you up in person.3.3 The General Manager asked me to come here in his place to pick you up.总经理让我代表他来接您.4.商务用餐常用词句
4.1 I now propose a toast to the friendship between our two people.现在,我提议为我们两国人民的友谊干杯!4.2 我非常高兴能为我们的贵宾举办这次宴会。
I’m very happy to host the dinner in honor of our distinguished guests.4.3我们今天能与英国客人欢聚一堂,感到非常高兴.我们加深了互相了解,为今后合作打下了坚实基础.希望你们在中国停留愉快!干杯!
We are very happy that we can get together with English guests.We deepened our mutual understanding and laid a solid foundation for our future corporation.Wish you a happy stay in China!Cheers!4.4 现在我提议：为我们的东道主以及中国人民的健康，为我们的个人关系和商务关系的增强，为我们下次的来访和你们访问我国，干杯!Now I should like to propose a toast to the health of our host and the health of the Chinese people, to our growing personal as well as commercial ties, to our next visit to your beautiful country, and you to ours!4.5祝酒答谢辞
翻译练习
The three months I’ve spent here have been one of the most unforgettable experience I have ever had in my life.我在这里的三个月时间是我此生最难忘的经历之一。
Everyone I’ve met in China has been so kind that I’ve really felt quite at home all the time.我在中国遇见的每个人都对我如此有好，我真的感觉非常自在。5.Invitation letters and card 5.1 words and expressions 5.1 回执/敬赐回音
R.S.V.P.5.2 On behalf of Mr.Henry, it is my great pleasure to invite you to our ten year ceremony.我代表亨利先生诚恳地邀请您参加我们公司的十周年庆典。5.3 邀请信和请柬请参照单元文本资料,注 意格式和惯用句.January 27th,2010 Dear Mr.Roberts，To celebrate the 20th anniversary of Shanghai Electronic Corporation, we are holding a dinner party at the Shanghai Hotel from 7:00 to 10:00 p.m.on Saturday February 16.You are cordially invited to the party so that we can express our sincere appreciation to you for the generous support you have extended to us for many years.Many top executives of Chinese and American hardware and software producers will attend the party.I believe that this party will offer you an excellent opportunity to get acquainted with each other.I do hope that you will be able to join us on this occasion.Could you send us your confirmation by February 10?
Yours sincerely
Shanghai Corporation 请柬惯用格式
INVITATION
Mr.and Mrs.John Smith-----------主人姓名
request the pleasure of
Mr.and Mrs.Robert Hamilton’s-------客人姓名
company at dinner--------------活动内容
on Tuesday, April the third-----------日期
at seven o’clock p.m.------------
-----时间
International Hotel----------
----地点
R.S.V.P.兵
Tel:028-3337979 6.Exercise P105.2 熟悉类似题型 Unit 5 office automation 1.words and expressions: 1.1 office suppliers办公用品
1.2 clips回形针
1.3 fax machine传真机
1.4 手提电脑Laptop
1.5 网上冲浪Surf the net
1.6 a green hand新手 1.7 安装程序Set up procedures
1.8 surface mail/ first class mail平邮 1.9 Registered letter 挂号信 1.10 对话练习P35.3 2.Note and announcement 便条/通知
3.2.1 我公司已将总部迁到上海浦东大道15号,特此告知.4.Notice is hereby given that our headquarters is moved to 15 Pudong Avenue, Shanghai.2.2 我方已在上述地址开设了总代理行,特此奉告.We have the honor to inform you that we have opened a house of General Agency at the above address.2.3 我公司搬到远洋商务大厦以后,电话和传真号不变.After moving into the Ocean Plaza（太平洋大厦）, we will continue to use the present telephone number and fax number.2.4 我公司的篮球队与ABC公司篮球队的友谊赛定于本周六下午5点在体育馆举行.欢迎观看助威.There will be a friendly competition between ABC company’s basketball team and ours on Saturday at 5:00 p.m.in the company’s stadium.Welcome everybody to watch the game and cheer for our team.Unit 6 telephone handling 1.words and expressions: 1.1 Schedule/diary日程表
1.2 Keep one’s appointment赴约
1.3 打电话给他的秘书，约个时间.Phone his secretary and make an appointment.1.4 他今天没时间,定在明天行吗? He’s full booked/tied up/busy/not free/occupied today.Shall we make it tomorrow? 1.5 get through/put somebody through
用电话联系上/接通（电话）1.6 请给我接会计部
Connect me with the Accounting Department, please.1.7 There is no one here by that name
这儿没有这个人。
2.room/ticket/table reserve 3.reserve a room预定房间
deluxe room豪华间
non-stop直达 first class头等舱
economy class经济舱
2.6 The restaurant is booked up over the Christmas period.这家餐馆圣诞节期间的餐桌全部订满.2.7 garden view room 园景房
2.8 room with an ocean view 海景房 2.9 seat/aisle seat/window seat 硬席/靠通道的座位/靠窗座位
2.10 cushion berth 软卧
2.11 One-way/a round way ticket
单程/双程票
2.12 What’s the fare to New York, economy class? 去纽约的经济舱机票是多少钱? P116.2熟悉类似题型 P126.2同上 Unit 7 meeting 1.words and expressions The meeting was called to order at 11 a.m.by Mr.Michael.上午11点迈克尔先生宣布会议开始.1.2 Agenda 会议议程
1.3 minutes会议记录
2.会议通知写作:范本,另参见文本资料举例
3.A board meeting to discuss the questions of budgetary control and some other items is to be held on Tuesday,Oct.10,2010,at 2:30 p.m.4.All the directors and those concerned are requested to meet at the board room of the Head Office on time.写作要求: 1.信息完整，2.书写工整,3.格式正确,4.语法正确 3.会议提示型备忘录: Memo 1.Heading（抬头）：name of the company； 2.Date；
3.To（收件人）：name of the letter receiver（including the title or section）； 4.From（发件人）
Memo To: all the staff From: Mr.Smith, the General Manager Date: April 1st,2012 Subject: quarter production report meeting A meeting will be held on April 1st in the conference room A ,and all the staff are requested to attend the meeting.If you plan to come, please inform us before April 8th.I.Vocabulary and structure 模拟习题
1.The GM asked me to meet you __.3.I’m always look forward to ____ you soon.A.in person
A.meeting B.in his person B.met C.in persons C.meets D.in personnel D.be met 2.We need some office ___.4.Do you like first class or ___class.A.supplies A.economic B.supply B.economics C.supplying C.economy D.supplyed D.econometric 5.Please order a dinner ____the name of Mr.hosting the dinner in our honor.Henry.A.at A.on B.in B.in C.of C.of D.From D.With 11.Taking ____is the major task of a secretary.6.University graduate is a ____.A.minute A.must B.minutes B.need C.point C.should D.Points D.Needs 12.It’s __to you that you are the meeting 7.He can not ___the appointment.chairperson.A.keep A.of B.get B.up C.go to C.for D.Made D.With
13.In applying ___a job, a good command of 9.I’d like to keep a standard room for him for December 14th to 17th.English is a must.A.reserve A.for B.reserved B.with C.reserving C.of D.Preserved D.From 8.A check is ______ herewith.15.Always try to pick up the phone within A.enclosed ___Rings.B.enclose A.three C.encloses B.one D.Enclosing C.two 10.First of all ,___the name of my colleagues D.Four present here, I wish to thank Mr.Hoffman for V.writing 1.要求:信息完整,格式正确, 2.主要范围memo, invitation card, meeting notice 等.
第四篇：秘书三级复习材料
礼宾次序常用的5种方法
待，互相尊重
1.依照来宾的具体身份和职务高②依法办事：国际间交往合作.都要低来排列顺序。依法而行.既遵守我国法律.也遵守2按字母顺序排列。
对方国家的法律
3依照来宾到达现场的具体时间③内外有别：指要有保密观念，既早晚来排列 要保守国家机密，也要保守本单位4依照来宾告知东道主自己到访的机密。的时间的先后排列
④了解国际交往的基本礼仪：即见5不排列即不分先后
面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等涉外礼宾的准备工作。
等
1.搞清楚来访外宾或代表团的基新闻发布会的注意事项。
本情况。
1.确定新闻主题，选择发布良机。2.注意先弄清楚外宾的饮食爱2.挑选媒介单位、落实宴请范围。好、宗教信仰和其他生活习惯。
2.确定会议主持人，精选发人4.3.拟定来宾访问日程。处理好应回避的问题制定各种应4.安排食宿
变措施。
涉外会见、会谈的程序。
庆典活动组织工作重点。
1.提前约定。1.前期调查研究 2.精心策划准备。2.通知对方有关事项。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。3.准备工作.5.编排活动程序。6 安排其他活4.迎接客人
动。7.善后工作处理。
4.会见、会谈
开放式和封闭式办公室优缺点。6.送别客人
1开放式：有利于沟通 节省办公接待计划与安排
空间 办公设备共享。难保机密 干
1、说明接待计划的三项内容：
扰大 无私人空间
（1）接待规格；（2）日程安排；2.封闭式：有利于安全保密 集中（3）经费列支。
注意力 保护隐私。难交流 费用高
2、人员安排中计划中应写明； 选择不同办公模式的方法
（1）主要陪同人员；（2）主要工1.认真分析现有工作模式存在的作人员；
问题。2.综合分析不同模式各自优（3）住宿地点、标准、房间数量；缺点。
（4）宴请时间、地点、标准、人3.确定新的办公模式。4.根据新的数
办公模式制定相应规章制度。
（5）会见、会谈地点、人数、参5.确定新的分配制度。
与人员。
办公模式发生变化的原因
3、日程安排计划：
1.信技快速发展，尤是通技的改变（1）日期、时间、地点；（2）活人们的联系不受地理位置限制，不动内容；（3）陪同人员。
再办公场所也能进行工作。
4、接待经费计划（列支）；
2.企业经营需要既支出少量费用，（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）又能有更优秀的人才完成任务
住宿费；（4）交通费；
3.办公场地费用过高，需要压缩办（5）参观费；（6）其他不可预见公室面积，以最小投入得最好效益 费用。
4.大中城市交通状况使人们寻找进行岗前培训的基本原则和要求
新的工作模式。①.不卑不亢：不论来自哪个国家.5.人们思想观念的变化，不再拘于所代表公司、企业的大小应以礼相一种固定工作模式
6.社会丰富多彩人们需要在时间1加强领导 统一指挥
上又更大的自主性和灵活性。2.快速反应 控制事态发展 7.人们希望最大限度的发挥自己3以人为本 保护公众利益 的才干，多干事情多得报酬。4公开透明 面对公众。
8.人事制度的改革，必须打破“铁突发事件的报告和记录的必要性饭碗”，用多种方式激励员工的工及其两表内容
作积极性。
必要性：1.作为事故处理的一依据
制定计划的作用。
2.作为安全教育的案例资料
1指明办公室工作所起的作用及3.便于应对各种赔偿案件
所处的地位
内容：1.《事故情况记录表》：事2.指明组织为实现自己的目标而
故发生日期、时间、地点、涉及人确定
员，事故过程。证人的主攻位置，所拥有的人、物、财
2.《工伤情况报告表》：事故发生力部署的根据
日期、时间、地点，涉及人员基本3.指明组织的活动方针和范围保情况，事故过程细节，救治过程，证行动目标一致 医疗处理情况，证明人
4指明事务顺序先后安排
办公设备购买和租用的优缺点及5是一种主要控制手段和数量化其采购程序
财政计划
1购买：优点：为组织增加固定资计划工作主要内容
产。使用方便。缺点:一次付费过1每一项工作的起始时间、阶段时
高。设备难更新。
间和最终期限
2租用：优：最初投入费用低，并2.每一项任务的数量和质量要求。
能被获得的利润补偿。租用协议包1.每一项任务所需费用和其他资括维护修理。
源
便于更新换代。缺点：常年租用费4.每一项任务所承担的人员及负用过高。提前终止合同会有很高赔责人。
偿。
5.每一项任务完成情况的检查和采购程序：提出购买申请 审批落监督。
实费用 选择供应商 签订供货合安全检查的主要内容及原则
同 货物验收入库 支
付货款。
1.对可预见的自然灾害作好科学正确选择办公设备和易耗品供应预测分析及时及早预报
商须考虑的因素
2.对可能发生的人为事故要多渠1.价格和费用
道深入了解有关信息，掌握动向
⑴比较不同供应商的要价：初次洽
3.对以前发生的事件进行总结，制谈的价格
定防范措施。
⑵降低价格方法，如批量购买，节4.对预测的突发事件制定应急方日削价或将其指定为唯一的办公案
用品供货商
5.将应急方案或应急程序公示于⑶购买后还要考虑费用的支出，醒目位置
如：占用空间费用，存储物品报废，6.进行对突发事件的培训和演练，存储过多占用资金
掌握必要的知识与技能
2.质量和交货
7.配备相关设备和资源 ⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择8.定期检查维护更新设备和资源，不合格物品的供应商
使之处于良好备用状态。
⑶比较供应商交货的时间⑷供应
原则：
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好累~！
商能说到，做到，有诚信，很可靠
完善方案
3.服务和位置
如所提供的订购方式
⑵供应商所在地点方便联络和交货
4.安全和可靠性
⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货
⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单2内容：预算的项目名称 目标 需算的依据 支付预算标准
政府采购主要方式
发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录
组织视频会议的方法
视频会议的会场 做好会场布置为减少租用通信线路的时间 节约费用
远程会议筹备方案特点
（1）远程会议具有节省时间和金1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。
2）注意气味。一些人对香水、花度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。
3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面⑴比较为客户提供服务是否方便，要的办公资源 采用预算方法 测公开招标 邀请招标 竞争性谈判 工作 配备和检查设备 设备维护 露水和浓重的化学气味过敏或高单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式
合理调配和利用办公资源
1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、钱、能够与电话服务机构商定使用等
逐项作出调配计划，计划要又预见⑶了解商家规模的大小，经商史上性和合理性，并注意在工作中不断的信誉度，如为客户保密的可靠性 调整满足办公需要。B保证重点物申请费用以及报销结算的步骤是: 品的使用对工作性质重要的部门
1、申请人提交费用申请报告或填实行倾斜政策。
写费用申请表，详细说明需要经费2.建立办公资源运行档案（购买信的人员、时间、用途、金额等情况，息 维修合同 操作指南 所有资源并亲自签字。情况列表 基本信息 日志记录和
2、该报告或该表必须经过组织确故障登记）
定的授权人审核同意，并签字批3.管理办公资源的注意事项（及时准。
更新记录 按规定清退办公用品、3、一种情况是将获得批准的费用设备 掌握人员流动情况）申请报告或费用申请表提交财务会议筹备
部门，领取支票或现金借款；一种1作用：了解会务工作的全局 加情况是先由申请人垫付，完成商务强协调沟通 确保会议目标实现
工作。
2特点：全面性和具体性 计划性
4、在进行商务工作中，无论是使明确性
用支票，还是使用现金，都要向对3原则：严格时间 事项明确 会议方索取相应的发票，其内容中填写必要 的时间、项目、费用等应与使用者4内容：会议主题于议题 会议名实际用途相符。
称 会议议程 时间和日期 地点
5、商务工作结束，申请人应将发需要设备和工具 会议文件会议人票附在“出差报销单”后面，并亲自员组成及人数 与会人员的组成签字提交出纳部门，由出纳部门把会议食宿安排 确定会议经费安排先前领取的现金数额和支出情况会议筹备机构和完成任务的期限
进行结算。如果是先由申请人垫付会议应急方案的内容 的，在提交票据和“报销凭单”后，1.会议中可能出现的意外事件：人方可返还现金。
员问题 场地问题 设备问题 资料
6、如果事实商务工作时，计划的问题 健康与安全问题
费用不够，需要超出时，应提前向与会者情绪问题 与会者返程问题有关领导报告，在得到许可和批准行为问题 2.明确意外事件出现时后，超出的部分才可得到报销。
工作人员的责任
制定采购预算方案的程序和内容
3.处理会议中意外事件的方法：同1程序：确定预算基数 调研 确定上
采购的产品 编写预算方案 修改组织电话会议的方法
录音带做永久记录、而且交流更加示意图。
直接、简短的优点。
4）佩带徽章、名牌。为方便工作，（2）远程会议筹备方案拟定时，所有工作人员都应佩带徽章或名应预先了解提供电信会议服务公牌。
司的服务业务，并提前一周与电信5）准备接待休息室。应在接待休会议服务公司预约，明确提出自己息室内放置公司标志或旗帜，可放的要求，并提前将下列内容告诉电置电话机、传真机、电脑、留言条信服务公司：会议日期、会议起止和笔等。此外，还应备有急救箱。时间、会议参加人数、与会者的电6）安排接待、服务人员。配备精话号码、主持人姓名等。
通产品和服务的人员，事先组织培（3）会议程序、议程及其他材料训，回答与会者的提问。
必须提前寄给与会者，以便他们有7）远程会议要加强对设备的检查 时间准备会议讨论。
会议协调的内容
（4）远程会议筹备方案中要有专1协调会议召开的时间地点出席人负责检查远程会议设备是否齐
人员列席人员
全和正常，摆放是否符合要求。
2协调会议相关事项 会议筹备情况检查主要内容
3协调会议议题 1会议准备工作是否充分2文件材4协调会议纪要
料的准备3会议布置情况4礼仪接5协调会议决定事项的落实
待人员的准备5环境条件与用品推进会议进程的方法的准备6保卫工作的检查7检查其1了解会议主题和议题 他内容
2严格遵守会议时间
做好会务筹备情况检查的方法有3主题明确4鼓励和引导与会者 两种：
5消除交流故障抵制不和谐因素（1）听取会议筹备人员的汇报
6合理安排议题 1）听取汇报的领导要加强前期的7掌握会议休息的时机 调查，深入一线，发现问题，解决8适时结束会议
问题。
会议经费使用的方法
2）会议筹备人员对汇报材料的准1以节约为原则，需要开支的项目备要侧重困难和问题，注重实效。
要尽量列的详细具体 3）选择合适的汇报时间。
2向会议筹备委员会的领导人提4）对会议筹备情况汇报的重点是出申请并按照审批权层层审批 筹备中的问题。因此，汇报之后要3领导审批后由财务部门提取现抓紧催办和落实。
金或填写支票
（2）会前现场检查
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好累~！
4支出会议经费
开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。
会议总结的目的
1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人
5妥善解决会议遗留的问题
高效率会议的决定因素
（3）编码的两种方法：
顺序或统一标准编码；
②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类
提供档案利用的要求及方式
1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。
（1）组建会议筹备委员会
（2）分成筹备小组
（3）形成筹备方案
（4）领导审核方案
2、会务检查工作程序
内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审
4、拟订会议的应急方案
内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。
（1）预测不可预知的情况
（2）提前准备应对的备选方案
（3）讨论会议紧急情况
5领导审批后按本单位零用现金、①顺序编码法，按信息发生的先后1会议召开的必要性 利用工作
2经过精心准备 2方法：开设阅览室提供利用 档3地点选择适中 案外借 制发档案复制本 提供咨4形式多样化 询服务 印发档案目录 举办档案5严格执行了会议的各项议程 展览
6与会者经过认真确认和专心挑编写大事记的工作步骤和注意事选 项
7严格开会、散会时间 1.接受任务后，首先收集有关文件8会议作出的决定事项
和材料，掌握公司成立至今以来发9会议经费支出合理 生的一些大事和要事，接下来了10会议服务热情周到
解编写大事记的注意事项，如材料信息利用的要求 真实编写时突出大事不要漏要点1信息利用要给组织带来效益 抛掉小事。编写大事记注意系统性2信息利用要对社会环境和公众和条理性，简明扼要。写完之后要负责。不能损害社会环境和公众利让经理过目，经理认为没有问题后益 将其制作成展板，供客阅览了解使3信息利用要严格遵守信息法规，用。同时要将该大事记放在公司的遵守知识产权保护的相关法律法参考资料里，以后逐年编写。
规
2.大事记主要由大事记记述和时登记 间组成。大事记述是大事记的核心（1）登记的含义：登记即建立信部分，通过许多重大事件的记述，息的完整记录。
反映历史发展的概貌和规律。大事（2）登记分为两种类型；
的合理选择是撰写着部分之一。大①总括登记，对存储信息按批分类事时间要求有记载准确的日期，不登记；
用模糊的字词。而且对每件大事均②个别登记，按信息存储顺序逐件写明某年某月某日，尔后再按大事登记。
发生的时间顺序进行排列。（3）登记形式有两种：卡片式登会议管理
记、薄册式登记。
1、会议筹备方案的拟订
编码：
内容包括：确定会议的主题和议（1）编码要求；编码结构应表示题、名称、议程、时间和地点、所出信息的组成方式及关系。
需的设备和工具、会议文件的范围（2）编码步骤；分析所有预编的以及文印或复制工作、与会代表的信息；选择最佳的编码方法；确定组成、经费预算、住宿和餐饮安排、数码的位数
会议的筹备机构与人员分工。
况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。
（1）开会检查的程序
1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查
2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知
3）召开协调会并在会上现场解决问题
4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实
（2）现场检查的程序
1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点
2）制作检查单，以便记录和汇总 3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录
4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正
3、会议文件审核工作程序
内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否
经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。
（1）起草该文件的秘书就内容进行自审
（2）主观秘书进行初审
（3）如内容涉及部门较多，要进
行会审
（4）确定会议应急方案
5、提示会议按计划进行
是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。
（1）了解议题和议程
（2）准时宣布开会
（3）有效引导议题
6、处理会议突发事件的程序
（1）向领导报告
（2）启动会议应急方案
（3）实施应急方案
（4）必要时向公共应急机构请求支援
（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）
7、会议总结工作程序
内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。
（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿
（2）向领导报告会议结论
（3）总结定稿
（4）印发
（5）归档
（6）组织全体工作人员进行总结
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好累~！
事务管理
1、礼宾次序确定步骤
亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。
（1）确定礼宾次序方案
（2）提前通知有关各方
（3）入席、退席礼节
1）客人要在主人的带领下顺序入席
2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖
3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上
4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席
督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。
办公条件的要求
（2）设计平面图
（3）选择办公家具、设施和装饰
（2）弹性时间。优点：时间灵活，（4）采光、温度和通风
更好的安排工作时间，提高效率。
9、改进办公事务工作程序
缺点：难以监督员工
（3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。
（1）定义一个需要加以分析和改进的流程
（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价
（3）寻找所存在问题和差距的原因
（4）餐具的使用方法与席间礼节
（4）虚拟办公。优点：减少工作（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序
2、安排涉外迎送工作程序
（1）确定迎候人员
（2）准备迎宾的物品
（3）见面讲究礼节
（4）送行前的拜访
（5）安排送行仪式
3、会见会谈工作程序
会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。
（1）约定
（2）通知对方有关事项
（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排
（4）迎接客人
（5）会见、会谈
（6）送别客人
4、西餐礼仪
（1）赴宴前的准备
1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容
2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变
3）到别人家赴宴需要带礼物
4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装
5）要准时赴宴
（2）西餐的座次安排
主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐
1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌
2）吃鸡、虾、鱼的方法
3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中
4）吃意大利面条的方法
5）吃水果的方法
6）喝咖啡或茶的方法
7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内
8）进餐速度应该与大家一致
9）谈话声音一定要轻
（5）西餐的饮酒礼仪
1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡
2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上
5、招待会的礼仪
（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复
（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益
（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗
6、不同办公模式的特点
（1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监
空间和办公用品的耗费，信息能够（4）根据以上分析提出可行的改存储、归档和通过计算机网络发进方案
送。缺点：难以控制任务和信息的（5）实施改进方案
质量，难于管制网络以及信息的安
10、改进办公事务的流程
全保密。
（1）确定问题
（5）兼职工作。优点：兼职人员（2）分析有关资料
可控制自己的工作时间和多份工（3）确定造成问题的可能的原因
作，充分发挥自己的专长。缺点：（4）提出可能的解决方案
控制和监督员工较难，难以控制工
11、突发事件的预防措施
作量及报酬。
发生的事情是不可预见的或突然（6）定期合同制。优点：能灵活发生的，并带来危险，需要立即采聘到优秀人员，这些人工作有动取应对措施，尽力控制。主要有火力，效率高。缺点：难以控制员工
灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。
对企业的忠诚，缺乏工作保障。
（1）以书面形式确定紧急情况处（7）交替工作。优点：能激励工理程序
作人员。缺点：交接不当，会出现（2）根据书面程序，对所有工作工作混乱。
人员进行培训
（8）临时办公桌。优点：节省资（3）让所有人员了解有情况发生金也节省了员工的时间。缺点：员该如何疏散和急救员的姓名
工缺乏归属感，不能得到充足的信
（4）实行紧急情况模拟演练
息，降低工作效率，也难于被管理。
（5）明确各级管理人员在紧急情
7、选择办公模式的工作程序
况下所负的任务和职责
（1）深入调查现有办公模式所面（6）保证配备相关的设备和资源临的问题
以随时处理紧急情况
（2）根据调查结果确定相应的新（7）保证定期检查和更新设备
型办公模式
12、突发事件的应对措施
（3）根据新的模式要求制定管理（1）准备清楚的书面紧急情况处监督的标准和责权利相结合的分理程序
配制度
（2）用这些程序培训所有人员
（4）先在部分部门实行取得经验，（3）在可利用的地方清楚地显示
逐步推广新模式
有关紧急程序
（5）不断根据本企业特点完善新（4）实行紧急情况模拟演练来测模式，评估启用新模式的得失
试编写的程序
8、设计办公室的工作程序
（5）明确员工在紧急情况下的职
（1）分析不同部门业务特点对于
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责
（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员
（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况
（8）保证定期检查和更新设备
13、处理突发事件的流程
（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理
16、制定工作计划的程序
（1）估量机会
（2）确定计划工作的目标
（3）确定计划工作的前提条件
（4）拟订可供选择的行动方案
21、办公资源管理程序
包括各类办公设备、办公家具、车
依据。
（1）明确目标
辆、会议室、日常用品、图书等。（2）选择信息反馈的方法
办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。
（3）获取反馈信息
（4）加工分析反馈信息
（5）传递反馈信息
（6）利用反馈信息
（1）及早发现，马上报告，并保（5）评价各种备选方案
护好现场
（6）选择方案
（2）查找问题的原因
（7）拟订分计划
（3）成立临时指挥中心
（8）编制预算
（4）控制源头，釜底抽薪
17、制定承办期限规定的程序
（5）召开新闻发布会
企业接到客户或询问者的问题后
14、上司交办事项督查的程序
处理并回复的时间规定
直接为上司服务、为实施上司的决（1）调查本单位或组织在行政管策和实现上司决策的目标而进行理工作方面有哪些行为需要做出的一项工作
时间期限的规定
（1）上司向有关督查人员授权转（2）时间期限适宜标准
承催办
（3）确定同一任务的不同承办周（2）很大一部分转交各有关人员期
具体承办
（4）确定同一任务紧急情况不同（3）有些又上司指导督查人员亲的承办周期
自承办
18、办公室工作评估的程序
（4）转交办的事项要及时催办
实质上就是对办公室工作进行目（5）督办人员要对转交办事项深标管理。它提高了管理工作效率，入的检查
明确了组织机构的建制，促进了员（6）上司交办事项办理完毕
工承担责任，有助于进行控制和监（7）办结回告
督工作。
（8）对办结回告进行审查评估
（1）建立一套完整的目标体系
（9）立卷和归档
（2）制定目标
15、制定工作计划的方法
（3）组织实施
（1）根据要求列出本团队要完成（4）检查和评估的所有任务
19、办公用品与设备的采购程序（2）区别重要的任务和紧急的任（1）提出购买申请
务
（2）审批，落实经费
（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标（3）招标，选择供应商
记出任务完成的先后顺序
（4）签订供货合同
（4）列出完成每项任务所需的资（5）货物入库
源和相关信息
（6）支付货款
（5）明确完成各项任务的每个阶20、制定采购预算方案程序
段指标和估算的时间要求
（1）确定预算的核算基数
（6）指明每项任务的负责部门或（2）进行市场调研
承担人以及负责人
（3）确定采购产品的种类及型号（7）推算各阶段工作完成时间并价格
填入计划表
（4）编写预算方案
（8）确保计划顺利实施
（5）征求意见，完善方案
（1）了解本单位所有办公资源的文书处理与拟写
基本情况
1、文书审核的工作程序
（2）对本单位所有办公资源进行对文件草稿从内容到形式所做的分类管理
全面检查和修正工作。
（3）对办公资源建档，记录应用（1）明确审核范围
情况
（2）确定是否需要行文
（4）定期进行数据分析
（3）审核文书内容
22、信息开发的主要形式
（4）检查文字表达
对信息进行全面挖掘、综合分析、（5）检查文件体式
概括提炼，以获得高层次信息的过（6）检查文书在处理程序上是否程。
妥善完备
（1）剪报
2、档案利用的工作程序
（2）索引
是开发和直接提供档案，满足利用（3）目录编制
者的档案需求的工作。
（4）文摘
（1）熟悉库藏
（5）信息资料册
（2）分析利用需求
（6）简讯
（3）选择档案利用方式
（7）调查报告
（4）获取档案
23、信息开发的程序
（5）提供档案
（1）确定主题
3、电子档案管理的工作程序
（2）分析信息材料
在计算机系统中形成的具有查考（3）选择信息开发方法
利用价值的社会活动的原始记录。（4）选择开发信息的形式
（1）电子档案的收集积累
（5）形成信息产品
（2）电子档案的归档
24、信息利用的工作程序
（3）电子档案的保管
通过有效的方式将信息提供给利（4）电子档案的利用
用者，实现信息的价值，具有周期
4、文书拟写
性、经常性、广泛性和实效性特点。
通告、通报、决定、请示批复函、（1）熟悉信息的内容
招标书、投标书、计划、总结、述（2）确定利用需求
职报告、讲话稿、市场调查报告
（3）确定信息利用服务的途径
以上文种重在记住结构、常用语，（4）获取信息
到时会写。（5）提供信息
25、信息反馈的工作程序
会议筹备方案的拟订 将信息使用过程中产生的效应及内容：1确定会议的主题和议题2活动中不断产生的信息进行再收名称3议程4时间和地点5所需的集、再处理、再传递的过程。目的设备和工具6会议文件的范围以是检查输出信息的真实性；对信息及文印或复制工作7与会代表的传递进行检验与调整；为决策提供
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组成8经费预算9住宿和餐饮安排务公司：（会议日期、会议起止时理出整改和修订意见并予以纠正 人员；检查沟通所用各类文件资※新闻发布会的注意事项1确定
料；向领导汇报会议筹备情况和进展；听取领导指示；将记录送给领10会议的筹备机构与人员分工。间、会议参加人数、与会者的电话作用：确保会议的周密组织、服务号码、主持人姓名等。3会议程序、新闻主题，选择发布良机2挑选媒质量和沟通协调到位、确保领导的议程及其他材料必须提前寄给与意图得以贯彻执行。会者，以便他们有时间准备会议讨电话会议（适用于规模不大办公论）4远程会议筹备方案中要有专地点相对集中的企业）交流信息人负责检查远程会议设备是否齐的特点 1方便灵活准备时间短回全和正常摆放是否符合要求 复迅速是电子通信会议中花费最会务机构分工的要求：会务机构分少的，更能激发创造性思维容易修工主要指定会议组织部门和人员正自己的特点2缺少身体语言，难落实.会务机构的各部门需明确各以进行互动交流缺少文本难以传息的任务和要求.具体要求:1要根递大量细节信息3为了提高电话据会议的规模和类型组织人员队会议的效率可搭配使用其他通信伍2会务机构要分工明确、责任到方式4适用于分公司不远规模不人3加强协调，定期沟通
大的企业 会议筹备方案的制定程序1组建电话会议信息工作要求 1准确发会议筹备委员会 2分成筹备小组出开会信息，说明是否设分会场 3形成筹备方案 4领导审核方案 强调准时到会2认真发放会议书检查会务筹备情况检查内容：会议面信息材料3合理安排会场信息准备是否充分、会议期间能否排除传输设备4按时接通电话5互相通各种干扰、环境条件与用品准备、报出席情况6做好会议记录 文件材料的准备情况、会场布置情视频会议 特点1实现了声音图像况的检查、会议保卫工作检查以及同时传送 打破了空间的限制2节其他。
省时间费用3交流效果好4局限初方法 1听取会议筹备人员的汇报始准备时间较长投入成本高没用（听取汇报的领导加强前期调查；面对面的互动效果交流不够深入对汇报材料的准备要侧重困难和广泛 要求1发出开会信息2分发问题；汇报时间正当；对薄弱环节文件信息资料3布置会场4设置于及时调整加强）2会前现场检查:检查会场信息传输设备5做好会确保所有事项条理清晰；注意气议信息准备6采用先集中后分散味；树立入场登记台；佩戴徽章名的形式7汇总情况信息 牌；准备接待休息室.检查结果※组织视频会议的方法1视频会的形式:书面.口头.协调会 议的会场2 做好会场布置工作 配检查会议筹备情况的工作程序:备和检查设备3设备维护4为减少开会检查的程序1会议筹备机构租用通信线路的时间5 节约费用
对会议准备情况进行自我检查 2远程会议筹备方案特点 1远程会会议领导小组确定汇报会的时间议具有节省时间和金钱,能与电话和地点并发出协调会通知 3召开服务机构商定使用录音带做永久协调会并在会上现场解决问题 4记录,且交流更加直接,简短的优汇报会后对检查中发现的问题予点。以催办和落实.现场检查的程序12远程会议筹备方案拟定时,应预指定现场检查的路线和确定现场先了解提供电信会议服务公司的检查的重点并通知有关筹备部门服务业务,并提前一周与电信会议2制作检查单，以便记录和汇总3服务公司预约,明确提出自己的要按照既定的检查重点逐一现场核求,并提前将下列内容告诉电信服对并明确记录4对未达要求的整
介单位、落实宴请范围3确定会议导。
注意事项 1对领导的指主持人，精选发人4处理好应回避示和双方讨论的结果尽快落实部的问题制定各种应变措施 署2坚持与会议主管领导保持定※庆典活动组织工作重点1.前期期沟通并将落实情况及时向领导调查研究 2.精心策划准备3.选择反馈3在会前会中会后不同时期最佳时机4.邀请嘉宾光临5编排沟通中要突出各自的重点 活动程序6 安排其他活动7善后会议应急方案的内容
工作处理
1.会议中可能出现的问题：人员问对检查所发现问题的纠正 1首先题 场地 设备 资料 健康与安全 分析问题的性质和范围确定其对与会者情绪 与会者返程 行为 2.会议的质量的影响程度 2找出产明确问题出现时负责解决的会议生问题的原因寻找解决问题的方工作人员 3.处理会议突发事件的法3在人财物方面为纠正偏差做方法：同上
好相应准备4责任到人抓紧落实会议应急方案的工作程序：1预测将纠正结果通报
情况 2准备应对备选方案3讨论会议文件审核内容与工作程序:会议紧急情况 4确定会议应急方内容：1审核会议文件的准确性和
案
注意事项：住宿安排要妥善、完整性2具体内容（审核会议文件餐饮服务要周到、医疗卫生工作要与会议主题的关系，审核会议文件有备无患、交通保障应落实到位、是否存在与国家和组织的方针、政会议通讯服务力求标准稳定可靠策、法规相冲突的内容，审核会议迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议内容是否经过调查研究、是否与实
值班要制度健全，人员要坚守岗位 际相符，提交会议讨论的文件是否提示会议按计划进行：原则：认进行了会商，审核会议文件是否做真倾听，最少限度打断谈话；树立到了中心突出、观点明确、条理分自信心，确信自己能对任何冲突产明、事实准确）
生积极影响；消除交流障碍；强调工作程序1起草该文件的秘书就问题；使用精湛的人际交流技巧。内容进行自审 2主观秘书进行工作程序1了解议题和议程2准时初审 3如内容涉及部门较多，要宣布开会3有效引导议题（会议进行会审 4审核修改后主要领导开始前明确开始和结束的时间保或主管领导进行终审
证及时开会散会；议题开始前，规与领导沟通有关会议事宜1原则：定讨论范围并保证平等发言；
议题时间性原则、及时性原则、全面性结束后简单总结并宣布结束。）原则。2方法:定期向领导提交书会议经费的监督方法：报告和会面报告；有会议负责人定期向领导议、授权与自我控制、质量、损益口头汇报；领导亲自参加会议，其平衡表、比率分析、审核时要逐项他途径3程序：明确会议目标：明细审。会议经费使用的程序:1申确会议领导与各小组的任务；明确请经费2主管领导审批3财务部审会议涉及范围；会议工作所要求的批4财务人员提取现金或填写支质量标准；会议要达到的阶段性目票5经费支出6审核会议经费支出 标；制定目标时留出意外情况时处理会中突发事件1类型：人员问间；明确沟通会议有关事宜的方法题，健康与安全，处理行为2程序：
和途径：确定沟通的时间地点与会
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对会议中出现的突发事件及时向领导报告；启动会议应急方案的各项措施；调动会议有关人员及时进行补救和处理；必要时向公共应急机构请求支援；处理好突发事件的善后工作 3注意事项：1责任分工：综合管理，统筹安排；增强责任意识；加强岗位责任制。2突发事件与规章制度：应急方案的定期检查制度；突发事件的第一时间报告制度；各种应急设施的检查维护议的要素（目标清晰，适当时间地点形式，紧凑的议程，准确的信息传递，周密的前期准备合理内容安排）2影响会议效率的主要因素（会议必要性；会议前期准备工作
行仪式
安排涉外会谈的要求:充分了解双方情况；准备工作要落实到位；会谈会见要做好记录，问题要落实.拜访要求：拜访前线电话联系；到
增加了组织监督.管理和控制工作人员工作的难度,同事之间交流减少,减少了与专业人员及社会的联系2弹性时间:优:时间灵活,更好的安排工作时间,提高效率.缺：难监督员工3远程工作.优：减少总部办公空间的开销,工作时间更灵活.缺：加大了对员工监督和控制的难度4虚拟办公.优：减少工作空间和办公用品的耗费,信息能够存储、归档和通过计算机网络发送.的质量；会议责任分工；会议的多，达宾馆大厅通知对方；初次见面可长，大，高，支出超标、浪费惊人，不送礼物。
准备不充分质量不高，组织不当。会见会谈工作程序：1约定2通知3会议评估标准：目标（是否达成，对方有关事项3准备工作：背景资主持人的准备，发言者发言是否引
料，会见场所布置，人员安排4起共鸣，会议形式地点是否合适，迎接客人5会见会谈6送别客人 制度；值班工作责任到人制度 资料是否及时），会议时间评估，会议总结工作 1目的 目标实现与会人员参与会议的状态和收获，情况 小组执行情况 总结经验教会议服务评估，会议实际费用、成训 奖惩人员解决遗留问题 2内本支出、再度召开时继续推进与维容：会议名称、时间、地点、规模、持的事项。与会代表人数、主要议题,参加会会议评估工作程序：分析影响会议议的上级领导人,会议的主持者,效果的因素、设计会议效果评估领导报告或讲话的要点,对会议的表、汇总评估结果。注意事项：基本评价和贯彻要求,会议的决议避免欠缺会议记录，落实不力，得情况及今后的工作任务布置等。3失进行总结，不解散已完成任务的程序：对会议征询意见，拟就工作工作组；与会人员对会议不满。总结稿 ；向领导报告会议结论；高效率会议的决定因素：会议要开总结定稿；印发；归档；组织全体的短；安排较多的活动使会议获最工作人员进行总结4方法：座谈会 大价值；特别注意选择地点；对与表彰会 书面总结 会人员名单要精益求精；请公关公※中型以上的会议结束后，大会秘司筹办时应多看多问；对某会议承书处要组织全体工作人员进行总办公司的工作感到满意时可考虑结，如有的领导有具体要求，就需长期合作；讨价还价。
要在开号总结会的基础上写出书涉外接待原则：不卑不亢、依法办面的会务工作总结，并交有关领导事、内外有别、尊重个人、女士优审阅后作为大会的文件材料连同先、入乡随俗。礼宾次序:1国家地会议记录会议简报会议文件等一区名称的拉丁字母2具体身份职并作为完整的卷宗归入档案，对于务高低3抵达时间4告知东道主自重要的会议秘书可以在会议结束己决定到访的具体时间5不排列 前印发一份问卷或会议组织评估礼宾次序确定步骤1确定礼宾次表，以对会议的成效进行打分，所序方案2提前通知有关各方3按礼涉及的方面包括明确的会议目的宾次序排列座次、名次、出场次序 完成任务会场以及时间的安排等涉外迎送仪式要求：1发出邀请2内容要求会议工作总结要依据岗准备工作：清楚来访者的基本情位责任制和工作任务的内容逐条况；外宾饮食爱好宗教禁忌等；拟检查；切实回顾和检查会议工作中定访问日程；安排食宿3善始善终 好的方面和存在的问题；有理有着装要求：穿正装
据，实事求是；会议的总结赢一分安排涉外迎送工作程序
1确定为二，激励为主。迎候人员2准备迎宾的物品3见面会议评估工作内容：1构成有效会讲究礼节4送行前的拜访5安排送
涉外宴请的原则：宴请环境要雅致缺：难以控制任务和信息的质量,安静，点菜注意个人饮食习惯或因难于管制网络以及信息的安全保宗教信仰而来的忌讳，菜肴要有地密5兼职工作:优:兼职人员可控制方特色，参加宴请的人要讲究个人
自己的工作时间和多份工作,充分
卫生、衣装干净得体、女士要化妆、发挥自己的专长.缺:控制和监督员不穿白天的工作装
工较难,难以控制工作量及报酬6选择礼品的注意事项: 1与受礼者定期合同制.优:能灵活聘到优秀人的关系2明确送礼的原因3了解受员,这些人工作有动力,效率高.缺:礼者的特点4经济方面的限定 难以控制员工对企业的忠诚,缺乏办公模式发生变化的原因:1办公工作保障7交替工作:优:能激励工场地的费用过高，企业都想方设法作人员.缺:交接不当，会出现工作压缩办公室的面积，让最小的面积混乱8临时办公桌.优:节省资金也创造最高的利益2城市中日益严节省员工的时间.缺:员工缺乏归属重的交通拥挤问题和上班的高峰感,不能得到充足的信息,降低工作时段的困难，使人们在工作模式上效率,也难于被管理。
重新安排3高科技的发展，尤其是选择办公模式的工作程序1深入通信技术的改变，使人们的联络更调查现有办公模式所面临的问题加方便，不在办公场所也能相互沟2根据调查结果确定相应的新型通4企业自身的发展更加需求灵办公模式3根据新的模式要求制活地聘用人力资源，如一些短期项定管理监督的标准和责权利相结目就不需聘用长期的正式员工5合的分配制度4先在部分部门实企业间竞争的加剧，使得企业不断行取得经验,逐步推广新模式 5不压缩工资费、管理费、旅差费等人断根据本企业特点完善新模式,评工成本6一些企业的组织结构进估启用新模式的得失
行了改变，需要用人制度相应改变办公室布局：开放,封闭式 作用:7在宽松的社会环境中，人们希望形成有效率的工作流程；有利于员最大限度地发挥自己的才干，多做工工作分配；有利于工作顺利完成 工作，也需要不同企业实施多种模设计办公室的工作程序1分析不式的工作方式
同部门业务特点对于办公条件的不同办公模式的特点
要求:面积、空间大小,人员流通的1在家办公:优:节省办公室空间和频率,声音对办公效率的影响,需要资金,节省花费的时间,更灵活的管设备及家具量的多少2设计平面理自己的时间,减少交通的拥挤,污图:指定专人或委托他人设计平面染和费用.缺:需计算机和电话以保图,并证询各使用部门的意见,根据
持联系,有的缺乏适宜的办公环境,制作BY：❀常逍遙❀
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意见修改设计,完善办公室的功能面形式确定的紧急情况处理程序,3选择办公家具、设施和装饰:当办其中详细地记录出现火灾、人员受公室空间已经分配和分开时,办公伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐区必须布置家居、安装设备和进行怖活动时具体处理程序2用上述装饰4注意采光、温度和通风 紧急情况处理程序培训所有工作改进办公室日常事务工作程序: 人员,如健康、安全培训、急救培定义→评价→分析→改进→实施: 训、保安人员的特殊培训3张贴显1定义一个需要加以分析和改进示有关的紧急程序,在可利用的地的流程2评价确定衡量流程的关方显示相应得布告,让所有人员了键指标并对该流程进行评价3分解有情况发生该如何疏散和急救析寻找所存在问题和差距的原因员的姓名4实行紧急情况模拟演4改进根据以上分析提出可行的练,如定期进行消防演习或疏散演改进方案5实施改进方案 6建议习来测试编写的程序是否合适,并使用改进日常办公事务工作流程
指导员工的应对行动5明确各级注意项：1工作流程应不受组织性管理人员在紧急情况下所负的任质或功能性结构的束缚，工作在其务和职责,一旦有情况,由他们担当进行之处就地完成不扩展至整个处理6保证配备相关的设备和资组织2流程应由职权明确的专人源以随时处理紧急情况,如有报警来负责3流程要与其他流程以及装置、灭火器、急救包等7保证定客户需求适当结合4各项流程既期检查和更新设备，如灭火器、急相互独立又在整体上严密不漏避救包、报警装置的定期检查和维护 免了重复工作及不必要的协调工突发事件的应对措施：1准备清楚作5流程本身要有不断改善的空的书面紧急情况处理程序2用这间和弹性6复检次数越少越理想 些紧急情况处理程序培训所有人处理突发事件的原则.1快速反应，员3在可利用的地方清楚地显示控制事态发展2以人为本，保护公有关紧急程序4实行紧急情况模众利益3公开透明，真诚面对公众拟演练来测试编写的程序5明确4重塑形象，置之死地而后生 员工在紧急情况下的职责6保证突发事件的报告和记录的必要性工作场所受过紧急情况处理培训及其两表内容
必要性：1作为事的人员7保证配备相关的设备和故处理的一依据2作为安全教育资源以随时处理情况8保证定期的案例资料3便于应对各种赔偿检查和更新设备
处理突发案件 内容《事故情况记录表》:事件的工作流程：及早发现马上报事故日期;事故地点;事故涉及的告并保护好现场；查找问题的原人员;事故的证人;事故过程的概因；成立临时指挥中心；控制源头述;填写事故记录薄的人员签名.釜底抽薪；召开新闻发布会。《工作情况报告表》:完成表格人※安全检查 内容1.对可预见的自员的姓名、身份;事故涉及人员的然灾害作好科学预测分析及时及姓名、出生日期、住址、职务;发早预报 2.对可能发生的人为事故生事故的日期、地点;事故的细节要多渠道深入了解有关信息，掌握及对事故的看法;进行的急救行动动向 3.对以前发生的事件进行总和医疗处理的情况,包括由谁进行;结，制定防范措施。4.对预测的突必要时还要记录事故证人的姓名发事件制定应急方案 5.将应急方和职务;填写表格的人员签名和日案或应急程序公示于醒目位置 6.期 进行对突发事件的培训和演练，掌突发事件的预防应对措施1以书握必要的知识与技能7.配备相关
设备和资源8.定期检查维护更新法则,先做重而急的任务,再做重而设备和资源，使之处于良好备用状不急的任务,后做急而不重的工作,态。
安排好工作的优先次序3按照工督查工作的内容:1上级领导和本作的轻重缓急和逻辑顺序用数字单位上司批示进行督查的事项2编号标记出任务完成时间的前后上级直属单位的重要工作部署与顺序,对需要花时间的工作留出充重要会议精神的贯彻落实情况3足的时间量4列出完成每一项任本单位的中心工作、重要会议及文务所需的资源和相关信息,包括人件决定事项的贯彻落实情况4新力、物力、财力等5明确完成每一闻媒体和重要客户对本单位的批项任务的各个阶段指标和估算的评、建议的答复与处理情况5人大时间要求6指明每一项任务的负代表、政协委员以及职代会、股东责部门或承担人以及负责人7从会的议案、提案和建议的办理情况最终完成的时间期限向前推算各6下级单位请示事项的答复与办阶段工作应在何时完成,确定后,逐理情况，以及基层请求上级机关帮项将其填入计划表中8明确工作助解决问题的办理情况7秘书在进展的情况和出现的问题向谁报日常工作中发现和了解到的、提议告,何时报告,确保计划的顺利实施列入专项督查，并经上司批准的重9明确工作进展的情况的质量如要事项.特点:复杂性，原则性，时何监督和管理
限性和权威性
计划内容与要求1每一项任务的原则:实事求是，主动性，分层次具体目标2每一项任务的数量要
落实，时效性，督查与帮办结合。求和质量要求3每一项任务所需方法:书面,电话,专项,会议,调研.程的资源4每一项任务所分配的负序:交办,立项,登记,办结回告,审核,责部门或承担人以及负责人5在立卷,归档.注意事项:查办、催办技计划的文件中还写明如何监督工巧:1与信息工作相结合2与调查作进展和质量
研究相结合3坚持归口办理,分级制定计划与实施计划注意问题：负责4坚持结报反馈制度.督查工实事求是,善于授权明确分工定期作注意事项:实事求是、授权督查、检查所需资源是否满足,及时与同
办实事、谦虚谨慎
事沟通进展问题,在实施计划中应※办公室工作计划: 作用 1指明监控发现问题及时应变
办公室工作所起的作用及所处的制定工作计划的程序:估量机会,地位2.指明组织为实现自己的目确定目标,确定计划工作的前提条标而确定的主攻位置，所拥有的件,拟定可行方案评价备选方案,选人、物、财力部署的根据3.指明组择方案,拟定分计划,编制预算 织的活动方针和范围保证行动目注意事项:所有的子计划、部门计标一致4指明事务顺序先后安排5划、派生计划必须与组织的总目标是一种主要控制手段和数量化财一致,有助于组织总目标实现;短期政计划
计划要与长期计划相结合,短期要制定工作计划的方法1根据组织有助于长期
确定的工作目标和期限要求,一项确定承办期限的工作程序: 1调查项列出本团队要完成的所有任务.本单位或组织在行政管理工作方可以使用专门制作好的人物表格,面有哪些行为需要做出时限规定将要做的工作内容列出,也可以将2时间期限适宜标准3确定统一任工作任务逐项写下2区别重要的务不同的承办周期4确定统一紧
任务和紧急的任务,通常按ABCD
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急情况下不同承办周期
办公室工作评估：意义：提高了管理工作的效率;明确了组织机构的建制;促进了员工承担责任;有助于进行控制和监督工作 要求：组织或团队的目标具有多样性但不可过多；各部门之间相互支持.办公室工作评估工作程序: 1对办公室工作进行目标管理:建立一套完虑与原有设备的匹配关系；事先安签字提交出纳部门，由出纳部门把事项+尾语）+落款+成文日期 通报:标题+主送机关+正文[发文缘由+通报事项+分析+（决定）+期
类型:表彰 批评 传达通报 决定:标题+主送机关+正文（发文缘由+决定事项+要求）+（+附件）落款+成文日期
请批批答函:标题+主送机关+正文排好要购置的设备所放置的位置，先前领取的现金数额和支出情况要安全可靠且有利于工作流程的进行；慎重选择供应商，对不同的供应商要在各个方面进行认真的比较；预算方案的编制要注意征求
进行结算。如果是先由申请人垫付方可返还现金。
信息开发:主要形式：一次信息开的，在提交票据和“报销凭单”后，号召要求]（+附件）+落款+成文日各方面的意见，方案应切实可行。】 发:剪报,信息资料册,二次:索引,目调配办公资源的工作程序: 1了解录,编制文摘,三次:简讯,调查报告,本单位所有办公资源的基本情况，档案参考材料 工作程序:1确定主整的目标体系;确定目标;组织实包括名称、放置的地点、功能情况施;检查评估2对办公室工作进行等2对单位所有办公资源进行分量化管理3对办公室工作进行评类，对不同资源进行分类管理3估:数量目标和质量目标评估 对办公资源建档，记录应用情况获得办公用品及设备使用权的方(设备的购买信息,保修信息,维护式及其优缺点: 合同,操作指南,基本信息, 所有设1购买:优点:设备归购买者所有.使备情况列表,日志记录和故障登用方便.缺点:一次付款费用较高.记)4定期进行数据分析
过了保修期后需额外支出维修及注意事项：必须对单位所有的办公护理费用.设备还可能很快过时 资源进行建档,能迅速找到需要的2租用:优:最初投入费用低,并可以资源;要注意及时更新记录能真实由不断获得的利润进行补偿.一般的反映目前的实际使用状况;注意租用协议都包括维护和修理的费按规定清退办公用品;办公用品的用.便于更新换代.缺:租期较长时领用更换要依照相关规定执行,特支出费用较多甚至超过购买的费殊情况要有书面报告；公司员工的用.提前终止合同违约金将会很高 流动影响着办公资源的调配与利政府采购的主要方式： 用,应随时掌握员工的变化信息
公开招标、邀请招标、竞争性谈判、正确选择办公设备和易耗品供应询价、单一来源等 商考虑的因素:价格和费用 质量和办公室用品与设备采购的工作程交货 服务和位置 安全和可靠性 序：1提出购买申请2审批、落实※申请费用以及报销结算的步骤经费3招标、选择供应商4签订供是:1申请人提交费用申请报告或货合同5货物入库6支付货款 填写费用申请表，详细说明需要经采购预算方案制定的原则：真实性费的人员、时间、用途、金额等情原则、重点性原则、目标相关原则、况，并亲自签字。2该报告或该表经济合理性原则。必须经过组织确定的授权人审核编制采购预算的工作程序：1确定同意，并签字批准。3一种情况是预算的核算基数2进行市场调研3将获得批准的费用申请报告或费确定采购产品的种类及型号价格用申请表提交财务部门，领取支票4编写预算方案（：进行科学的可或现金借款；一种情况是先由申请行性论证 提出效益目标、技术标人垫付，完成商务工作。4在进行准、动用的公共资源、支出标准和商务工作中,无论是使用支票,还是测算依据）5征求意见、完善方案。使用现金,都要向对方索取相应的【注意事项：编制预算方案要实事发票,其内容中填写的时间、项目、求是；根据单位实际工作需要选配费用等应与使用者实际用途相符。合适的产品；要购置的用品或设备5商务工作结束，申请人应将发票必须是当前或与其所必需的并考附在“出差报销单”后面，并亲自
题2分析信息材料3选择信息开发（发文缘由+函事项+尾语）+落款方法4选择开发信息的形式5形成+成文日期
信息产品
计划:标题+正文（前言+主体+结信息开发的要求:注重调查研究,尾）+尾部
通过各种渠道全面及时获取信息,总结:标题+正文（前言+主体+结充分利用信息网络开发系统,运用尾）+尾部
信息开发技巧,加强对信息的加注意事项:1树立正确的指导思想2工、综合分析、提炼和概括,开发坚持实事求是3总结出规律性的出有特色、利用价值大、可信度高东西4分清主次、突出重点5语言的信息.简明、准确
信息编写的类型:动态 建议 经验 述职报告:标题+称谓+正文（开头+
问题 预测型
主体+结尾）+落款+成文日期
注
信息利用:特点:周期性 经常性 意：事实求是;突出特点;语言简洁 广泛性 实效性
讲话稿:开头+主体+结尾
要求:1遵守信息法规2维护信息特点:1.内容针对性强2.语言评议安全3最大限度地满足信息需求通俗3.交流具有互动性
4注意对日常信息的积累 市场调查报告:标题+前言+正文工作程序:1熟悉信息的内容2确(情况部分+预测部分+建议部分)+定利用需求确定服务途径(信息检尾部
特点：1.针对性2.真实性索服务,信息加工服务,定题查询服3.典型性4.时效性
务 信息咨询服务,网络信息服招标书:标题+正文（前言+主体+务)3获取信息4提供信息 结尾）+尾部
特点:明确性、信息利用的意义：有利与实现信息竞争性、具体性、规范性 的价值，促进管理水平提高；有利投标书:标题+正文（送达单位+引于信息的增值和信息资源共享；有言+主体+ 结尾）+尾部
注意事利于提高决策的成功率。
项:1.明确招标要求2.实事求是,不
信息反馈:形式:正反 纵向横向 可弄虚作假3.语言简洁,语气谦和.前后.要求:要准确真实,尽量缩短文书审核: 要求:1审核中发现的信息反馈时间,要广泛全面,多信问题必须逐一纠正2一般性问题源、多通道反映
可以直接修改3需做较大的改动、工作程序：1明确目标2选择信息可附上具体修改日期，退回拟稿人反馈的方法（系列型反馈,广角型或承办部门共同协商
工作-,连续型-）3获取反馈信息4加工
程序:1明确审核范围2确定是否分析-5传递-6利用-需要行文3审核文书的内容4检查 文字内容5检查文件体式6检查文文书拟写
书在处理程序上是否妥善完备
通告:标题+正文（发文缘由+通告
制作BY：❀常逍遙❀
好累~！
文书拟办:要求:1熟悉有关政策和求:真实性 完整性 可读性。
出行，可能还有其他人员）注意：规定2熟悉本单位各部门的负责电子档案管理的工作程序:1.电子做好出行前的准备，拟定出访方案:范围及业务情况3熟悉办文程序档案的收集积累2-归档3-保管4-包括意图和目的，出访时间、地点和有关规定4拟办意见要符合政利用：（电子阅览室阅览,复制,出借,和路线，费用情况和简单要求等。策规定和实际情况5拟办意见力在线利用）
准备好后要想上司汇报。召开全体求准确、及时、简洁.注意事项:1可采用双套制归档2出访人员预备会，给上司提醒。工作程序:1.明确拟办范围2.阅读归档时要进行技术鉴定3维护电有关沟通：可能员工家属来闹事 文书内容3.提出拟办意见 子档案信息的安全 注意：秘书有无做到换位思考；耐文书承办:要求:1认真领会拟办、关于录像答题技巧：
心倾听；秘书有无做到日常接待，批办意见2文书的承办要区分轻一般：（1）看秘书的着装，看是否如倒水等；如果对方着急，秘书不重缓急3来文内容涉及以前的收着职业装（2）办公桌是否整洁、可以急，应该有耐心；秘书在接待文,要杳找或调阅有关文件作为承信函要分类放置（3）在打电话时，过程中要注意保密工作；与对方说办复文的参考4对于已经承办和注意：①电话要在铃响三声内接电话时，不能出现有“让我告诉处理完毕的文书，应及时清理,并话②要用礼貌用语，如您好等③上你„„的电话和地址”，即在未经将有关情况及时说明5要将办理班时间不得占用电话聊天（4）保领导的授权下，不能说出领导的电完毕的文书与待办的文书分别保密：①不能对好朋友泄密②不能为话和地址。对方提出一些要求，秘存.工作程序:1.了解文书内容了炫耀，泄密③不能因为老板吵书要向上级请示；若上级正在开会2.研究批办意见3.进行具体办理
你，赌气泄密
或接待他人，秘书不能直接进去向文书催办：要求：1催办中发现问关于商务活动中的签字仪式：迎客:领导说，而应写成便条形式，把领题要及时汇报2填写催办记录单 秘书在大门口迎接，领导在会议室导叫出来汇报。领导在未吱声的情工作程序:1确定催办的范围2确等待迎接；客人应坐在右边；签字
况下，秘书不应该说出该如何如何定催办方法(电话,发函,登门,约请厅应整洁干净；签字桌应为长桌，决定。承办部门来人汇报)3进行催办 注桌布应为绿色；实现应准备好签字
意:对领导特别关注的、紧急文书用具：如合同文本、签字笔、吸墨（带※的为补充内容，课本进行重点催办 器等；桌上要摆放双方国旗；入座中没有）
档案利用:要求:1依法开展利用工座位，助签人应在主签人的后面；作2主动、及时开展利用工作3其他随从人员的位置要注意；合同不断完善档案服务方式和手段4第一次交换由助签人完成，第二次掌握本单位近期的重点工作、重大交换由签字人完成；到最后要照相活动，据此开展档案利用
留念，注意站的位置；共饮香槟酒工作程序:1熟悉库藏2分析利用互相庆祝；最后谈话要注意：不谈需求3选择利用方式：（阅览室提政治、宗教；不问婚否；身子预言：供利用 档案外借 制发档案复制注意OK在不同国家的意思不同。本 制发档案证明 提供咨询服务 关于宴请:注意：场地的选择；点印发目录 档案展览）4获取档案5菜时要注意对方有无忌口；迎客的提供档案 方式；入座的顺序;关于在宴请的档案参考材料:编写程序:1确定档过程中出现的一些聊天注意事项；案参考资料的种类（大事记 组织可能涉及到招标书的准备工作和沿革 统计数字汇集 会议简介 科投标，注意其日期；秘书要为上司技成果简介 企业年鉴 企业史志）准备好信息资料；电话保密工作；2收集档案材料3进行编写 会议通知包括哪些内容；管理上司电子档案:特点:1非人工可识读性日志时，若上司日志发生变化，则2对电子技术和设备的依赖性3信应当先调整上司日志，再调整自己息的可变性4信息与载体的可分的日志，然后提醒上司日志已变离性5信息的可供性6多种信息载化，最后通知对方，并致歉.体的集成性
电子档案管理的要有关商务旅行：（秘书与领导一起
制作BY：❀常逍遙❀好累~！10
第五篇：涉外秘书复习重点
秘书学复习重点
题型大致为：名词释义、简答、案例分析。
一、涉外秘书的修养:
1.心境：心境是一种微弱而持久的情绪状态，它是情感内扩散的结果，是某段时间内人的心情。心境虽然较为微弱平静，但具有很强的感染作用，直接影响着秘书的行为。涉外秘书在积极的心境下，会精神振作，富有生气，积极主动地展开工作；在消极的心境下，则会忧郁悲观，严重抑制能力的发挥。
2.激情：激情是一种突然爆发的短暂而强烈的情绪状态，如狂喜、暴怒、痛苦、绝望、恐怖等。激情具有十分明显的外部行为特征，往往是由于客观实际与人的需要之间发生突然而剧烈的矛盾所产生的。
3.应激：应激是在出乎意料的紧张情况下所产生的情绪状态。处在应激状态可以改变有机体的激活水平，使心率、血压、腺体分泌、呼吸系统等发生显著改变，引起高度的应激化。
二、情商（可能案例分析用的上）
情商通常可具体划分为四个方面的能力，即：
1.情绪的支持、评估和表达能力
2.思维过程中的情绪促进和引导能力
3.理解和分析情绪，并从中获得情绪知识的能力
4.对情绪进行成熟调节的能力
情商是衡量一个人控制自己情绪能力的一个商数，是一个人对情绪的自我认识、自我控制、自我鞭策以及对他人情绪的认识和反应能力。
对于秘书工作这而言，较高的情商修养十分必要。因为在秘书的职业活动和人生实践中，遇到的困难、压力、曲折和挫折会更多，这不仅需要较高的智商水平，更需要良好的情商的推动力和溶解力，以控制有害情绪的侵扰，调谐人际关系，提高对社会生活和职业环境的适应能力，促进身心的健康发展，更好地实现自己的职能。
三、涉外秘书进行气质修养的途径
1.自我控制。人都有其主观能动性，都有不同程度的自我意识和自控能力。涉外秘书要清楚意识到自己气质的优势和缺陷，按照社会性要求对自己的生物性有目的的调节和改造，努力使自己的气质符合涉外秘书活动的需要。
2.职业影响。涉外秘书的气质主要是由后天的社会生活养成的，什么样的环境，往往会养成什么样的气质。因此，涉外秘书要积极投身到丰富生动的职业生活中去，在不断的实践中锤炼和塑造自己的气质。
3.行为相反。针对自己气质中的弱项，有意识地寻找与之相反的工作，有目的的改造自己的气质。如胆汁质的涉外秘书，其弱点就是暴躁鲁莽，那就可以多找一些誊写文稿、立卷编目、练习书法等平凡细致的工作去做。黏液质的涉外秘书需要克服其反应迟缓的弱点，应该多做
些实地调查、对外联络、出差旅行等需要动作敏捷的工作。这种行为相反的方法，如果能持之以恒地加以运用，会收到十分明显的效果。
四、秘书的职业性格
涉外秘书的社会地位、工作性质和职业特点，决定了他们有与其他职业不同的性格特点。这些特征主要包括以下几个方面：
1.意志坚强
2.诚实谦虚
3.灵活应变
4.幽默
5.宽容、合作
五、在影响涉外秘书心理健康的诸多因素中，以下几种应予以特别指出：（涉外秘书在心理上需要面对的现实或情商修养的重要性）
1.负担过重
2.舆论压力
3.关系复杂六、一个心理健康的涉外秘书应该具有以下主要标志——这也是对秘书心理健康提出的基本要求：
1.要有正确的自我意识
2.要有良好的智力和适应力
3.要有开朗的心境
4.要有统一的人格
5.要有和谐的人际关系
七、心理障碍
心理障碍是影响个体正常行为和活动效能的心理因素和心理状态。在涉外秘书活动中，有以下常见的心理障碍，应该及时察觉和调节：
1.嫉妒
2.焦虑：焦虑是个体对环境即将出现的变故或需要作出的努力，在主观上引起紧张和一种不愉快的期待情绪，包括自尊心的的损伤，自信心的丧失，失败感，愧疚感，以及相互交织的不安、忧虑、甚至恐慌的情绪状态。
3.急躁：急躁是神经系统的一种兴奋和冲动状态，也是涉外秘书常见的心理障碍之一，尤其容易发生在青年秘书身上。如有的青年秘书办事，一阵兴头上来就马上动手，既无准备，也无计划。这种急躁情绪既有害于秘书职业性格的塑造，也不利于做好秘书工作。涉外秘书客服急躁情绪的主要方法是遇事冷静。
4.厌烦：厌烦是心理疲劳的一种情绪表现。心理健康学认为，厌烦是腐蚀心灵的蛀虫，一个
人如果长期地恹恹地无生气，没完没了地感到精神疲倦，兴味索然，精疲力竭，最终会导致生命活力的丧失，严重者甚至会产生轻生等极端行为。涉外秘书若为厌烦所困，就会缺乏工作热情，注意力分散，工作效率降低。
5.自傲和自卑：二者在形式上是完全相反的心理状态，但在实质上，则都是由于不能正确认识和对待自己而造成的心理失调。前者是因把自己看的过高，形成了自傲心理；后者则是银把自己看的过低，形成了自卑心理。
八、秘书的职业特点
1.他是领导的助手和参谋，处于领导近身，频繁接触领导者，能给予领导者以不同程度的影响；2.经授权能代表领导者形式一定权力，能在某种程度上成为领导者权力和一直的延伸和体现；3.工作涉及面广，接触秘密事宜的数量大、层次高；4.秘书还是培养和造就领导者的一个重要来源，很多领导人有从事秘书工作的经历；5.秘书工作综合性强、事务性强、浅隐性强，不仅需要较高的工作能力，而且需要不计名利、忘我献身和甘当绿叶的精神境界。
九、“幕德”
清代和近代的师爷是较为典型的秘书职业，他们也极为重视“幕德”。当时的幕德主要包括：1.尽心、尽言。2.正心、洁守。3.俭用。4.虚心。5.勤事。
十、涉外秘书的职业道德范畴（职业道德的规范）
1.忠诚
2.守信
3.勤奋
4.严谨
5.保密
6.廉洁
十一、涉外秘书的角色意识
1.角色意识：是指一个人在社会群体中对自己所处地位和由地位所规定的的社会责任的感知与认识，以及自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。角色意识具有主观性，有着统御角色心理活动的特殊功能。具体包括：一是高度的责任意识，二是正确的服务意识，三是积极的参与意识，四是清醒的原则意识，五是强烈的公关意识。、2.角色：角色原是戏剧、电影创作中的一个专门用语，指演员在表演中依据剧本所扮演的某一特定的人物。角色是和一定的社会位置相联系的行为模式，是在一定的社会关系中占有某一社会地位的人应有的行为表现。角色与社会地位不可分割，角色是地位的表现形式。角色是一种权利与义务的结合，角色的权利是从角色的义务中体现出来的。
3.角色行为:角色行为是指担任某一社会角色的人根据社会或团体成员的期待，按照角色的特定要求所表现出来的实际行为。凡担当某一角色而又没有相应的角色行为或偏离了角色行为的，可以称之为“角色失真”。
4.角色规范：角色规范是社会组织对其成员行为的规定，是成员在工作中应该达到的组织期望的行为模式。这是评价角色行为的标准，是一种特殊的团体规范，一个在一定社会关系中占有某一地位的人，其行为表现如何，一个重要的评价尺度就是角色规范。
十二、涉外秘书交往中应克服的心理障碍
1.不了解交往对象
2.害羞
3.孤僻
4.角色固着：
5.过虑：轻易的就将别人看成可疑的而加以提防，就会阻碍正常交往的发展。交往中的感情是双方面的，一方对别人怀疑、隐藏，另一方也就很难敞开心扉、开诚布公。过虑的另一种表现就是唯求知交，而不愿广泛结友。
6.封闭
十三、涉外秘书处理人际关系的方法
1.感情投资法，即指对交往对象要舍得投入真挚的感情，以赢得对方的感情，从而建立起良好的人际关系。
2.求同存异法，即对双方存在的差异要客观地分析，正确地加以对待。本着“求大同、存小异”的原则，不必过分强求对方与自己一致。
3.角色互换法。一方面设身处地地为交往对象着想，另一方面要以要求别人对待自己的方式去对待别人。
4.心理吸引法，即通过提高交往者的素质修养，使自己创造出一种心理“磁场”，使人们在接近到这种心理“磁场”时被其所吸引。
十四、秘书工作与公共关系
秘书与公关，在国外是两个分别独立的职业，各有其特定职责和作用。但在目前的我国，两者却又许多想通之处，能够巧妙而自然地融合在一起：
1.从职能上看，沟通协调组织与各方面的关系，是公关部门的基本职责，也是秘书中介作用和协调功能的具体表现。从管理角度上看，两者都是管理控制体系中的重要内容，只是秘书侧重于协助领导进行内部行政管理，而公共关系则着眼于树立组织的良好形象，搞好与外部公众的关系。
2.从机构上看，目前我国大多数社会组织并未设公关部门，而是将公关活动交由秘书部门承担。秘书部门为位于组织机构中上上下下、里里外外沟通的枢纽和桥梁，了解领导意图，掌握大量的内外部信息，更便于做好这项工作。
3.从性质作用上看，秘书与公关部门都是领导在管理和经营活动中的助手与参谋，都是领导与内部公众、外部公众的够荣联系的桥梁中介，都有别于职能部门、业务部门而具有综合辅助的特征。
4.从工作方式上，两者都以信息为基础，注重调查研究，提供决策依据，协助决策的贯彻实施。只是秘书侧重于办文、办会、办事的内部行政管理渠道，公共关系侧重于大众传播和人际传播罢了。
5.从人员素质要求上看，两类从业人员亦有诸多相通相近之处。如：注重品德修养，尊重组织和公共利益；讲究礼仪；都要有管理学、心理学、经济学等知识基础；都要具有较强的写作能力和口语表达能力，具有调查研究、综合分析、对外联络、组织会议和干练的办事能力。
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