加强和改进党委会议组织服务工作

第一篇：加强和改进党委会议组织服务工作

如何有效化解“会议后排现象”

会议是部署工作、沟通信息、交流经验、讨论问题及达成协议的一种重要社会活动形式。“台上一人念，台下众人听”，这是我国多年传承的基本会议格局。一些参会人员每逢开会总是习惯性地正坐后排座位，而令靠近主席台的前排座位空空如也，或者是稀稀拉拉，只有少数几个人就坐。这就是通常所说的“会议后排现象”。

“会议后拍现象”的影响和危害不言而喻。首先，有可能导致由于没有听到领导的工作部署造成工作的延误；其次，领导和与会人员的空间距离，势必成为他们之间的心理距离，长此以往，势必影响干群关系的融洽；再次，易造成会场秩序不好，甚至出现领导讲话被迫中断现象，对会议发言人极不尊重；第四，一个单位的会风直接体现该单位的党风政风及其工作作风。不良的会风如果传扬出去，将直接影响单位的形象和声誉。

出现“会议后拍现象”的原因是多方面的，但是最主要的是对会议本质认识不清，表现在会议没有实质性内容，也不能解决实际问题，加上会议形式呆板单一，一些领导把会议当作工作内容，以会议贯彻会议，以讲话落实讲话，发言、作报告照本宣科，空语、

第二篇：会议组织与服务

会议组织与服务

一、名词解析：

会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。

会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。

会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案的过程。

会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。

会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。

闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。

会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。

会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。

会议引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。

会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。

二、填空

1、会议的特征目的性、组织计划性、群体沟通性、交流方式多样性。

2、会议活动的基本要素：人员、名称、议题、时间、地点、方式、结果

3、会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。

4、会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。

5、会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。

6、会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。

7、会议的工作原则：必要性、高效性、目标性、严肃性、节俭性。

8会议经费预算的原则：科学合理、总量控制、确保重点、精打细算、留有余地。

9、会议通知的内容：包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。

10、开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。

11、讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充报告。

12、准备会议用品与设备的要求：制定计划、落实专人负责、实用并节约成本。

13、会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件。包括出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。

14、会议签到的方式：薄式签到、表式签到、电子签到机签到、会议秘书人员代为签到、签到卡签到、名片签到、座次表签到。

15、会议签到的要求：认真准备、有序组织、及时统计、准确无误

16、会议记录的种类：按详细程度分：详细记录、摘要记录；召开形式分：报告式会议记录、座谈会式会议记录、决议式会议记录。

17、会议记录的格式和内容：格式分为标题、首部、主体和尾部四块。内容包括会议描述（会议类型、时间、日期、地点）、与会者姓名、会议过程和主席、记录员签名。

18、会议信息通常表现为会议通知、会议简报、会议纪要、会议报道，以及会议的传达提纲、要点等形式。

19、会议信息的收集要本着“准确、及时、全面、适用”的原则，通过会议的正式报告、研讨会上的讨论发言、与会者的议案以及会下的广泛交谈，随时获取有价值的信息，供领导者参考或供会议交流。

20、会议简报: 具有“简、真、新、快”的特点。

三、画图

会场的布置形式：分散式，相对式，半围式，全围式

四，简答题

1、会议的作用：

1、集思广益、科学决策的作用 2.发扬民主、动员群众、宣传教育的作用

3.传达信息、资源共享、学习交流、开拓思 路的作用 4.协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5.国际交流、跨文化的沟通作用。

2、会议的种类：1.按会议的规模划分：小型会议、中型会 议、大型会议、特大型会2.按会议内容划分：综合性会议、专题性会议。3.按会议的性质划分：决策性会议（代表性会议、领导办公会）、非决策性会议日常办公会议、咨询性会议、总结交流会、洽谈谈判性会议、进修培训会、庆典性会议、商品展示和推介性会议）。4.按会议所跨的地域范围划分：国际性会议、全国性会议、地区性会议、部门性会议。5.按会议的目的划分：说明会议、研究会议、解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。6.按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议。7.按会议的职级划分：股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会、部门会议。

3、通常出现下列情况时，需要及时开会

1、遇到危机突发事件，足以使目前工作停滞，需

要及时集体协商、处理；

2、一项决定或一项管理办法的推出，非经会议的形式不能产生法定效力；

3、事情较为紧急，有关人员采取逐层、分头商议的办法已经不通；

4、采取会议的形式是将特定情况（内容）向有关人员了解或告知的最快捷的方式；

5、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能很好的贯彻工作，工作人员已无心工作。

4、会议效率不高的主要原因：

1、时间上的安排、使用不合理；

2、地点上的安排、使用不

合理；

3、开会对象选择不够精确；

4、主持人的能力较弱，不能控制会场；

5、开会的原因和目的不明确。

5、维护和保持狐疑严肃性和权威性的做法：

1、明确会议的议题、目的；

2、制定完善的会

议计划、组织机构；

3、准备充分；

4、落实会议议程。

6、会议可以节俭的具体方面：

1、控制会议时间；

2、控制会议规模；

3、开支要精打细算；

4、目的务求明确。

7、会议筹划者的主要任务：

1、制订计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达

到会议预定的目标；

2、制定会议议程；

3、了解可供使用的场所和设施情况；

4、选择或提议合适的场所；

5、安排交通事宜；

6、协调会务工作人员的活动；

7、招收、培训会务人员和广告人员；

8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作；

9、确定各项工作的时间安排；

10、视察选定的场所和设施；

11、与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)；

12、确定印刷公司；

13、安排食品、饮料有关事宜；

14、同会议发言人和各位贵宾进行联系。

15、其它

8、会议策划的主要内容归纳为“五个W，一个H、B、O”。（1）“Why”：即为什么开会，会议目标是什么。（2）“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，即会议的组织者与参与者。（3）“What”：是指“什么”类型的会议。（4）“When”：是指“什么时候”举行会议。（5）“Where”：是指在“什么地方”开会。（6）“How”：是指会议将“怎样”进行。

（7）“Budget”：是指会议预算的策划。（8）“Others”：其他工作，主要是指会务工作的策划。

9、会议经费的筹措途径：（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费

用（4）社会赞助（5）转让无形资产使用权。

10、会议经费的的构成（1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）

旅游费用（6）设备视听费用（7）宴请及演出费用（8）培训费或讲演费（9）预计外支出。

11、会议议程、日程和程序的关系：会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动

先后顺序的安排。它们之间的区别在于：

会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；

会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；

会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。

12、会议通知的内容：包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括

会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。

13、会前需准备的会议材料种类：（1）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署

性文件、上级指示文书、本次开会起因文书等。（2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。（3）会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来信和各类来访等的书面材料。（5）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间、生活管理等。

14、讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：

1、肯定会议的重要性；

2、评价过

去的工作；

3、点出当前值得注意的问题；

4、指明今后的方向和目标；

5、评价会议中心议题；

6、提出原则性的意见，向大会提出希望。

7、就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。

15、会议报告的内容主要包括：（1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写为“×××在××工作会议上所做的报告”。（2）成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标于作者之下)。（3）称谓：“各位代表”、“同志们”等。（4）正文：阐述会议的性质、任务、意义；

总结过去的工作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。

16、准备会议材料的要求：1．秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后，开始

准备。2．认真校对会议文件3．按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字样。将所有的资料统一放在文件袋中，发放给与会人员。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。4．分发重要文件一般要编号、登记。5．一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

17、准备会议物品和设施：会议用品和设施的种类

1.常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。2.印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印机等等。3.会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、安全通道、消防设施等等。4.会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标语口号。5.视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、光盘、同声翻译系统等等。6.通讯设施。如传真机、电话机、电视机、计算机及相应的通讯网络设施。7.交通工具。如大巴、小轿车等接送与会者的车辆。7.生活卫生用品。如茶歇等。9.专门用品。如奖品、证书、纪念品、投票箱等。

18、会议证件的作用：（1）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场的管理。（2）

便于代表之间的相互辨认和联系、交流。（3）凭证出入会场，保证会议安全。（4）便于统计出席人数。（5）给与会者留作纪念。

19、会议证件上的内容：1．会议名称，必须写全称。2．会徽。3．姓名。4．照片。

5．证件种类，6．组别或代表团名称。7．证件编号，8．会议日期

20、证件设计注意事项：

1、内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女

士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

2、在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。

3、重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。

4、姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。

5、姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

6、会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如，庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。

7、涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。

21、会场布置的意义：会场布置是否合理，对于会议的成功与否具有很大的影响。会场的地点和大小是否合适，设施是否齐全，会场的布局是否合理，会场营造的气氛是否与会议主题内容一致，对会议效果会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会场的布置。

22、会场布置的内容：1.会场布置的形式：相对式、全围式、半围式、分散式2.安

排会议座次：横排法、竖排法、左右排列法3.布置环境：色调、灯光、花卉、旗帜、标语、气味等。4.布置主席台：主席台座位、讲台、话筒、休息室、主席台背景（会标、会徽等）

23、会议接站、报到、签到、引导工作的重要性：1.接站是跨地区、全国性和国际性

会议活动接待工作的第一道环节。2.报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。3.签到能保证会议顺利进行，按时召开；准确统计到会人数，掌握与会人员情况。4.引导有利于会场内外正常秩序的建立。

24、会议接站的工作：接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。

会议接站的工作主要有以下工作：

（1）确定迎接规格（2）做好接站准备（3）竖立接待标志（4）掌握抵达情况（5）介绍宾主双方（6）安排与会人员上车

25、会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言的，与会者报到时，秘书人员要做

好以下工作：

（1）查验证件，确认与会者的参会资格。（2）请与会人填写会议登记表。（3）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。（4）预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。（5）安排与会者住宿。（6）制作会议通讯录的依据，会议结束前发给与会人员。

26、会议签到有以下作用：（1）便于统计实到人数，以确定法定性会议的有效性。（2）

检查缺席情况，以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象另行补会。（3）庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念。（4）与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。

27、报道和签到的联系与区别：联系：都是指与会者到达会场时应办理的手续。会期较

短的会议，一般只办理签到；会期较长，并且需要集中接待的会议，与会者不仅要签到，还有办理报道手续。区别：报道是指与会者到达会议地点时办理的登记注册手续，但不代表每一项活动和会议都参加；签到则是与会者参与了本次会议或活动。

28、会议记录的作用：会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查

考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响着据此形成的有关公文（如会议纪要、会议简报）的质量，而且会影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。

29、做好会议记录准备工作：

1、准备足够的钢笔、圆珠笔、铅笔、笔记本和记录用纸。

2、准备好录音机和足够的磁带或录音笔来补充手工记录。

3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。

4、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。

5、在利用录音机（笔）的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。

30、会议记录的重点：

1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

2、会议

讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

3、权威人士或代表人物的言论；

4、会议开

始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

5、会议已议决的或议而未决的事项；

6、对会议产生较大影响的其他言论或活动。

31、会议记录的方法：（1）根据需要，采取详记和略记相结合的方法。（2）漏记之处，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。（3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

32、获取会议信息的渠道：

1、各种会议记录，如主席团会议记录、团长会议记录、分

组会议记录等。

2、召集各团组联络员碰头会，汇总情况。

3、收集代表的提案、发言稿、书面建议等。

4、统计分析与会者的签到、报到信息。

33、会议期间安排旅游、娱乐活动的意义：任何一个成功的会议都需要有休闲活动安排，一方面使会议有张有弛，促进会议成功；另一方面，为与会者增加沟通的机会，加强交流。

34、会议期间陪同服务的意义：

1、表达尊重和友好

2、便于沟通和交流

3、提供方便

和保障。

35、会议餐饮主要作用有：

（1）礼仪作用。如东道主举行欢迎宴会、客人答谢宴会等。（2）沟通作用。宾主双方利用宴会的场合和机会，沟通信息、交换意见、商谈工作、发表演讲，是当前宴会活动的一个重要特点。（3）招待庆贺作用。（4）融洽感情作用。

36、宴会的准备

1、：确定宴请对象

2、确定邀请范围

3、确定宴会规格和形式

4、确定

宴会时间和地点

5、确定主持人和致辞人

6、发出邀请

7、拟定菜单

8、宴会厅的布置

9、合理安排桌次和座次。

37、会议交通服务的意义：会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。它直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要、特殊用车的批准使用，应引起会议工作人员的高度重视，否则就不能保证重点，满足需要，可能贻误会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。

38、会议交通服务的主要内容：

1、筹齐会议用车

2、拟定会议用车制度和纪律

3、合理

调度会议用车

4、确保会议进程按计划实施

5、对驾驶人员的管理

6、对车辆的维修

7、保养及汽油供应

8、意外事故的应急处理措施等。

39、送别会议代表的主要内容：（1）结清会务费用：餐费、住宿费、交通费等。（2）分

发回程票：火车票、机票、船票等。（3）安排车辆送站：小面包车、普通中巴、大巴、旅游客车等。（4）安排领导、专人送客：握手告别，脸呈微笑送至大门外、电梯口或车门口。

40、会议文件的内容：会议文件包括会议记录、会议简报、会议纪要、会议正式文件和

参阅文件、会议总结等。主要工作包括以下几项：1.整理分发会议记录。2.形成大会决议、简报或纪要3.写总结向上级汇报会议情况4.收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档（四点）

41、会议评估的常用方法：1．定量和定性评估方法2．问卷调查评估方法 3．资料的收集与处理方法 4．资料的分析方法。

第三篇：如何组织会议工作

一、会前准备

1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？

2、确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？

3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。

4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。

5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

6、根据要讨论的问题限定与会人员。

7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。

二、会议期间控制

1、叙述会议的目的。

2、核对并记录与会者。

3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。

4、给每一个人表述自己意见的机会。

5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。

6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

7、坚持预定的时间，不要拖延。

8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。

9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。

10、确定下次会议的议题和时间。

三、会后工作

1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

2、根据会议，对执行进行监督和检查。

第四篇：党委机关会议会务工作组织(省委办公厅培训教材)

党委机关会议会务工作组织

省委办公厅培训教材

（2011年7月16日）

概述

党委机关会议是指党委召开的党代表大会、党代表会、党委全体委员会、党委工作会议、党委专题工作会议等。

会务工作是整个会议服务的重要组成部分，是使会议正常进行和取得预期效果的重要保证，也是各级党委办公室的重要工作之一。实践证明，会务工作的水平高低，服务的周到与否，将直接影响会议的效果。

广义的会务工作包含：会议的组织协调工作、会议的文件起草工作、会议的后勤保障工作、会议的宣传报道工作、会议的安全保卫工作等，我们今天主要讲会议的组织协调工作，即平时一般所指的会务工作。

一、会 前 准 备

（一）会议的确认

接到领导的指示后，要当场确认：

⒈会议名称

⒉会议内容

⒊会议时间

⒋参会范围

⒌会议日程

（二）落实会议地点

⒈宾馆条件与会议规格要相适应

⒉宾馆的床位与会议规模要相符合⒊宾馆有合适的会场和分组会议室

⒋不熟悉的地点要到现场实地考察

（三）拟定会议建议方案

会议方案是会务工作的总体纲要，编制会议通知和会务须知都必须以会议方案为基础，会议的筹备也必须严格按照会议方案的分工进行，所以在会议地点确定后，要及时拟定会议建议方案，报领导审定。

拟定会议建议方案的注意事项

⒈建议方案中应包括：会议名称、内容、时间、地点，参会范围，会议日程，会务工作分工，会议要求等；

⒉文字要简单明了，但内容却要周到全面，尽可能想得周到、详细些，一旦领导审定，即可具体操作；

⒊方案中要明确分工，每项工作都要落实到具体单位，避免疏漏，以保证会议的筹备工作井然有序。

（四）印制证件

会议方案确定后，应尽快印制好会议出席证、列席证、工作证、车证等必要的证件，召开党代会时出席证、列席证上应有代表照片。

⒈制发证件的原则

⑴证件制作要规范，确保证件的严肃性；

⑵重要会议证件上应有照片、姓名单位，便于保卫人员识别；

⑶证件发放要严格控制，并按编号进行登记，以便查对；

⑷证件丢失，应先报告保卫组备案后，再补发；

⒉证件分类

出席证－发会议正式代表和特邀

代表，可以有照片、姓名单位

列席证－发会议列席代表

来宾证－发会议邀请的来宾

工作证－发会议工作人员，按活

动范围分两种

记者证－发记者，按活动范围分两种

（五）收集名单

待通知发出后，要重点组织对代表名单的收集，收集名单时要注意核对清楚代表的姓名、性别、单位、职务。

名单收齐后，一般视情况可按照省领导、各市（州）领导、省级部门领导的顺序编造名册，并交总务组安排住房。

（六）人员编组

⒈分组原则

⑴地域组合⑵行业组合⑶混合编组

⒉小组规模

⑴小组的规模要适中，根据参会人数和会议室多少确定，一般在30人左右为好，以保证代表都能充分发表意见；

⑵省级领导除主要领导外，可以分散编入各小组中。

⒊小组召集人的确定

小组召集人可在市（州）和省级部门主要负责人中确定，全委会的小组召集人应是党委委员、候补委员。

（七）安排座次

大中型会议，应依照会议名单顺序为代表安排座次。座次排定后，在会议桌上摆放座签，同时印制座位图发给参会人员。

⒈安排座次应遵循的规则

⑴按照职务大小

⑵从前到后

⑶从左到右

⑷从中间到两边

⑸按地域、行业相对集中

⑹按姓氏笔画为序

⒉副省级以上领导排名顺序

⑴省委书记

⑵成都军区司令员、政委

⑶省长、省人大主任、省政协主席

⑷省委副书记

⑸成都军区副司令员、副政委

⑹成都军区空军司令员、政委

⑺省委常委

⑻省人大副主任

⑼省政府副省长

⑽省政协副主席

⑾省高级人民法院院长、省人民检察院检察长

⑿省军区司令员、政委

⒀省老领导

⒁全国人大常委、全国政协常委

⒊省委全委会议排名顺序

⑴省委常委

⑵省委委员（按姓氏笔画为序）

⑶省委候补委员（按得票多少为序）

⑷不是省委委员、候补委员的省级领导

⑸省委、省人大、省政府、省政协秘书长、副秘书长

⑹省纪委常委

⑺不是省委委员、候补委员的市(州)委书记，市(州)长

⑻不是省委委员、候补委员的省级部门主要负责同志

⑼部分科研单位、高等院校及大型企业党委书记

⒋省上召开的重要会议排名顺序

⑴副省级以上领导

⑵省委、省人大、省政府、省政协秘书长、副秘书长

⑶市(州)委书记，市(州)长

⑷党委部门主要负责同志

⑸政府部门主要负责同志

⑹群团部门主要负责同志

⑺金融部门主要负责同志

⑻新闻部门主要负责同志

⑼部分科研单位、高等院校及大型企业党委书记

⒌主席台座位排序

⑴单数排列

⑵双数排列

⑶双数按单数排列

（八）编制会议须知

会议须知是告知参会人员应知晓事项和应遵守规定的会议重要文件之一，包括：日程安排、分组名单、住房安排、常用电话、注意事项、作息时间等，会议须知编好后送领导审定后即印刷装订成册。

（九）报到准备

会务人员应在报到前进驻开会地点，把证件、会议须知和文件等装入文件袋备发，并做好其他报到的准备工作。

（十）布置会场

⒈党委会议会场布置应庄严、大方、朴素 ；

⒉主席台应布置在会场最醒目的位置，以确保主持人的视野开阔，能掌握整个会场情况； ⒊会标悬挂在主席台正上方，红底白字，字体为粗宋或大黑；

⒋党代会的会场要悬挂党徽，两边摆放旗帜；

⒌为了美化会场、烘托气氛，在主席台台沿和背后应摆放花卉和植物；

⒍会场形式由会议类型所决定

一般有长方型、园桌型、回字型；

⒎排与排之间要保持足够的距离，方便代表的进出，特别是主席台和回字型会场内圈，应保证领导能正面行走；

⒏合理的设置通道，通道要保持一定的宽度，保证代表迅速入场；

⒐人场口要留有一定的空间，起疏散分流作用，避免造成入场时的混乱；

⒑在没有专门主席台的会场内，可考虑将主席台位置垫高，以便会议主持人掌握会场情况。

（十一）音响设备检查

⒈会前要对音响设备进行仔细检查、试听，并注意各个角落的效果，以保证会议的音响效果；

⒉需要播放音乐时，应事前找准磁带的位置。要作好录音准备，重要的会议，要安排摄影、摄像，以留存资料；

⒊按照某些会议的要求，还应安装多媒体系统，多媒体系统的摆放，应保证主席台的领导和与会人员都能轻松方便的观看。

二、会 期 服 务

（一）会议报到

⒈报到是会务工作最集中、最繁忙的阶段，因此，必须集中力量做到报到前的一切准备工作。要与发文组、总务组密切配合，协同一致，使报到工作有条不紊，忙而不乱；

⒉代表来时，要逐一登记、发放证件、文件、指定住房并向其简介会议安排情况等； ⒊要随时掌握报到进展，如发现代表请假和换人，要对名单和座位图、座次牌进行修改，并及时告诉发文组、总务组和小组联络员；

⒋报到结束后，要及时对报到情况进行统计，并将报到结果报会议秘书组负责人。对未按时报到的代表，要及时联系询问原因并督促其尽快到会。

（二）会中联络

⒈会务组要在会议秘书处的领导下，做好承上启下、左右联系、互相沟通、平衡协调等工作；

⒉要加强和各方面的联系，注意倾听代表的意见和要求，和各工作机构密切协作、主动配合，及时改进服务工作；

⒊要注意掌握会议的进展情况和及时处理临时出现的特殊情况，确保会议顺利进行； ⒋随时掌握代表请假情况，对主席台就座领导，要在前一天进行核对并给以提醒； ⒌对会议中的临时变动，要及时进行调整，并立即通知有关人员。

（三）大会签到

重要会议都应进行签到，将出席、列席和缺席会议的人数、人员及时统计，并将结果填

写“代表出席情况报告表”，在会议开始前送主持人。

（四）会场服务

⒈会议召开前，会务人员要提前对会场布置、照明、座签、音响再进行一次检查，确保无误；

⒉代表入场时要引导就座，特别应注意对主席台的引导；

⒊会议中，负责会内、会外必要的联系或传呼电话等事宜，并承担领导临时交办的事情； ⒋和保卫人员密切配合，维持会场秩序，制止无关人员进入会场，机密会议，应严格控制知密范围。

（五）散会检查

大会结束后，要和保卫人员、服务员检查会场，对遗失的文件和其它物品，应及时设法交还失主，对涉密文件要对文件编号和发现地点进行详细登记后退还发文组。

三、会 后 工 作

（一）通报情况

会议结束后，会务人员应将会议传达的范围、会后需印发的文件和要办的其他事宜通报值班室，以便解释答复各地询问。

（二）收集资料

⒈大会结束后应收集会议发出的各种资料一套，做为资料留存；

⒉录音磁带要加以清理，磁带合上要标明何人何时在何会议上的讲话并编好顺序，长期保存；

⒊各种照片等资料也要注意收集整理。

（三）总结提高

会议结束后，对办会工作要及时进行总结评价，肯定成绩和找出差距。特别对办会中有改进或创新性作法的要认真总结，对经验和教训都应实事求是的分析，得出客观的结论，使今后的工作更加规范化、科学化。

第五篇：会议组织与服务

期末考核：会议组织与服务

职业场景：

天地公司将在1月5日召开200人客户咨询联谊会，时间是2天1晚，你作为这次会议的筹备负责人，接到这个任务这后，小陈有些不知所措，应该先准备什么呢？会议应该如何召开呢？小陈陷入苦恼中。如果你是小陈，应如何完成任务呢？

需要完成的任务指引：

1．撰制会议方案：会议酒店名称、房间、用餐、娱乐和交通安排、以及各项预算。突出选择该酒店的特色。

2．准备会议的文件：客户邀请函、日程安排、会议指南等。

3、如何布置会场：会场摆放形式、名牌、横幅、茶歇安排等。

4．会间的各项服务工作（接待、签到、指引、会议记录等）。

考核要求：

① 分组讨论，共同完成考核任务。

② 根据职业场景，撰写会议方案，注意方案的可操作性。

③ 拟写带回执的客户邀请函、会议通知书。

④ 列出会议前期准备的文件与工作事项。

考核方法：

① 会议方案占50分，根据会议方案的可操作性、完整性灼情给分；

②客户邀请函、会议通知占15分，根据会议通知内容的完整性、格式的正确性、回执单是否准确灼情给分；

③ 会议准备资料与注意事项占20分；

④ 团队协作能力占15分。