220034业务管理和行政管理

第一篇：220034业务管理和行政管理

四、业务管理和行政管理

在建立了信息服务系统之后，用户管理部门的每一件事情都与信息服务的收益和成本有关。成本一般是固定的，而收益就不一定了。例如，在一个内部信息服务收费系统中，信息服务的收益与用户使用计算机的次数和成效成正比，次数是可计算的，但成效就很难估计了。当信息服务与其它业务领域的收益采用同一种方法进行比较时，用户应该注意到，信息服务实际上还承担了许多业务领域的工作。因此，信息服务的真正收益要比其它业务领域大得多。当今是技术迅速发展的时代，信息服务人员就有可能对推出的许多硬件和软件进行评选。评选的主要依据是业务领域管理部门所收集的有效信息。例如，公司如果选用了财会软件包，通过使用，用户管理人员就能提出正确的评价。尽管用户是使用者，可以建议选择什么样的硬件和软件，但正式作出决定的时候，必须有信息服务人员参加。

因为有成千上万的厂商销售计算机硬件、软件以及提供技术服务，所以用户管理人员应该详细了解各厂商及其之间的关系。这对用户租用或购买产品有很大的帮助。目前存在的危险是，不少购买者对计算机硬件、软件及技术服务仍缺乏基本知识，甚至还认识不到兼容的重要性。解决这个问题最好的方法是，除了加强培训外，还要建立一种专门研究各厂商及它们之间关系的咨询公司。

既然业务领域的管理人员几乎总要参与信息服务系统的开发，所以用户管理人员与信息服务管理人员必定会频繁地联系。最近的趋势是，用户不但承担业务领域的工作，还承担信息服务项目开发的管理。有一些公司让用户参加项目组，这一方法已获得很大成功，其明显的优点是用户能够控制整个项目，因而对成败也能负责。

提高效率看来是80年代的关键，而用户与信息服务人员相结合则是在信息服务方面提高效率的关键。研究结果表明，纠正系统实现以后发现的错误比纠正设计阶段发现的错误要起码困难50倍。这一点就强调了用户管理人员全面地参与系统开发以及认真地审查系统这些工作的重要性。用户管理人员也可以通过向信息服务人员及时地反馈信息来促进效率的提高。这些反馈不应以申诉的形式来递交，应该作为该系统如何能更有效、更灵活地工作的建议而提出。但有不少用户不重视反馈，例如，问一个文书在过去的七年中，对每周五所提供给她的报告做了什么?她的回答是，通常把它扔了，有时把它制成彩色纸卷送给了她的孩子，像这样不重视信息的例子在现实中举不胜举。在类似这样的例子中，如果信息服务人员能够主动地向用户管理人员提供信息，而用户管理人员又能及时地反馈信息的话，最后建立的信息服务系统的工作效率就一定会比较高。

第二篇：律师事务所的行政管理和业务管理

律师事务所的行政管理和业务管理

律师所业务及行政管理

一、业务管理

（一）业务管理架构：合伙人会议—管理委员会—分管业务管理合伙人—业务部督导合伙人—合伙人及律师

1、管理委员会构成：

首席合伙人：负责律所的发展，全局考虑，抓全面工作 执行合伙人：日常事务处理

分管业务合伙人：案件的质量、流程管理（督导合伙人的直接领导）分管合伙人：根据需要设置人事、财务、行政等

2、业务部督导合伙人：每个业务部一名督导合伙人，主要职责案件第一次审批，本分部的业务文书审查，进行专业研究、开拓市场、业务培训、研讨、发展计划、业务质量等

受案流程管理：主办律师填表----督导合伙人审批-------分管合伙人审批 目的是降低律师事务所风险

（二）业务管理内容及方式

康桥所倡导专业化分工及团队合作。根据本所实际及山东法律服务市场的需求，康桥所设立了七大专业部门，包括公司证券部、金融保险部、建筑及房地产部、知识产权部、刑事业务部、涉外业务部、环境资源部。

1、业务创新及开拓管理（1）业务方向的变更

康桥所如其他地方综合性律师所一样，是从律师的传统业务起步的，民事及刑事诉讼的代理、辩护是基本的业务，随着律所的发展和人员的专业领域的丰富和扩大，特别是适应经济发展对法律服务的更高需求，我们有意识的对公司证券、知识产权、涉外业务等进行了人员和知识的储备，近五年以来，非诉业务有了大量的增加和提升，特别是近两年多以来，参与了众多的公司并购重组、上市、挂牌、投融资等专项的法律服务。

（2）开拓方式的变革

过去的传统市场开拓模式往往是个人的资源的利用，进行市场开拓。但这种开拓模式是单一的，具有一定的偶然性，可持续性不够。为此，我们研究如何结合康桥品牌在山东地方法律服务市场的认知度和美誉度，如何进行市场的有计划性开发和培育。比如我们加强了各专业部在市场开发和培育中的作用，对相应的专业领域进行有计划的宣传和培育，积极推出相应的法律服务产品，组织不同的研讨会、座谈会等，同不同媒体的合作等方式，提升品牌形象。将具体的法律服务产品的推广和康桥品牌的推广向结合，在某些领域与其他律师所、券商、会计师事务所、评估师事务所进行合作。合作共赢是合作的基础。

对金融及保险机构等具有系统性特点的行业进行成片开发；对企业集团及所属公司的综合服务；参与到政府法律服务采购；参加具有重大影响的项目、案件的招标投标；对常年顾问单位的深度服务挖掘，从日常的法律服务到参与重大公司并购、投融资项目的前期研讨、咨询和建议。

（3）对新型业务的研究和跟进

如中小企业私募债、投资公司的股权或债权投资、新三板等。（4）对具有重大发展前景的业务的挖掘和创新

如并购重组业务中，不同的并购方式、新的并购主体和融资的方式、税务筹划等。在新的并购浪潮中，公司的并购行为，已经从单一的股权收购或资产收购，转变为合资合作、引进战略投资者并通过优化税收筹划，减少并购成本；并购的支付方式也从单一的货币，到股权、债权、信托、私募等多种方式；从国内公司间的并购，到国外公司、合资公司、投资公司以及离岸公司及返程投资；从公司并购到协议控制等。并购的重点从注重尽职调查，到并购方案的设计优化等等。对于此类的具有重大发展前景的业务，要进行全面的研究、深入的挖掘，律师在并购中的作用凸显，已经全面超过了财务顾问、会计师、评估师，成为并购的主导力量。

2、业务质量管理

（1）专业化分工及团队合作

这是相辅相成的。专业化分工是大势所趋，每位律师及合伙人要确定自己的业务方向，做到术业有专攻。这是从个体上讲的。从律师所发展上也是必须的。我们倡导专业团队做专业的业务，但这需要有个过程，需要所里有导向，让大家体会到或者享受到专业分工的利益好处。近年来的实践证明，专业分工对律师所的发展和律师个人的收益及发展，是大有裨益的。

团队合作。我们要求合伙人及律师要合作办案，这既能保证案件质量，又能充分体现合作的效率和收益，特别对年轻律师的培养也是至关重要的。团队合作既有律师之间的合作，也有律师与合伙人、合伙人与合伙人、总所与分所、分所与分所的合作。

（2）案件研讨

对于重大疑难案件或项目，有研讨制度。这已经深入人心。正因为有专业分工，每位律师在不同的专业领域有所长，遇到疑难案件，承办的律师与其督导合伙人沟通，组织相关专业的律师进行研讨分析。完善案件的代理方案或项目服务方案。既提高了案件的代理质量，最大限度的维护了委托人的权益，又提高了律师的工作经验的能力。这是共赢的。

（3）督导合伙人制度

督导合伙人制度的设立、废止、重启。建立该制度的初衷也是为了提高案件质量的，但历史上在实行的时候，因为与合伙人的分配制度相联系，也出线了部分的负面效应，废止了一年。去年底，我们经过研讨，提出了重启该制度，但与合伙人分配不再联系起来，这形成了共识。一年来，具有重启的积极意义，但还需要加强。需要合伙人更大的付出和奉献，这与下面要介绍的业务指导委员制度相联系。（4）业务指导委员会对重大案件及项目的法律文书及代理方案的审批 这是准备实行的制度。下半年随着我们在业务管理中的体会，为了防范风险，进一步提高质量，经过初步的研究，要加强业务管理的措施。实际上，在下半年，也开始逐步试行。特别是非诉项目中对外出具法律意见书及诉讼中出具代理方案中，发现问题解决问题的体现。

（5）对委托人的案件及项目的回访制度

回访制度，实际上更多是，对于案件办结后的及时沟通反馈。特别是诉讼案件，代理结果可能与委托人的预期有距离，特别是在目前的各种环境制约下，非法律因素等其他原因导致案件的代理结果脱离了正常的态势，如何与委托人进行沟通并积极寻求法律的救济途径，切实维护委托人的权益，保持甚至加强与委托人的合作，是至关重要的。这也是我们律师维护自身权利和利益的体现。

3、业务申报审批流程 演示流程

4、业务培训

各级律协的网上（点睛网）及现场培训、各专业机构的专业培训、康桥大讲堂、案件庭审旁听。培训除了提高法律服务的专业水平，还要提高对客户服务意识的水平，同时要严格遵守法律，规范服务，规避风险，提高安全意识。

5、业务考核

业务考核实际上与其他的管理考核是结合在一起的。去年我们制定了律师的考核制度，也进行了试行。一年来，大家的反应还是不错的。考核是督促、提高律师水平能力的重要环节。律师应该是流动的，年轻律师在最初执业的几年里，也应该是考察自己是否能适应这个行业，是否会有更大发展，是否还有更适合的行业。从事律师行业的大多数，可能是看到发展的愿景，而非眼前的利益。如果不能有所发展，那么再重新选择是应该鼓励的。自身感到不适应，不能再坚持并有所提高，主动退出；所里经过考核，也应当进行更新淘汰。

二、行政管理

1、行政管理架构：合伙人会议—管理委员会—分管行政管理合伙人—办公室—行政主管—行政人员

2、行政管理的方式

（1）立足点：服务。做好对律师、合伙人的后勤保障及全方位服务。执行合伙人会议及管委会决议。对省司法厅、省律协的相关通知的传达、执行。这是每个律师所行政工作的基本要求。

（2）树立大局服务观，做好大行政。

努力营造康桥大家庭的氛围。律师所作为律师的依托，既是工作发展的平台，也是生活的靠山。好多工作都是从细微处着手，事无巨细，工作的细节决定了这个家能不能称其为家。我们主要做了一下几件事：

一是做好所年终总结会和半年总结会的筹备服务工作； 二是每年组织若干体育及娱乐活动；

三是每位康桥员工的生日祝福及特殊需求的服务； 四是做好外部来所沟通培训学习考察的接待服务； 五是做好对康桥员工的全面日常工作的支持服务； 六是统筹康桥总部及分所的各项行政工作； 七是联系沟通司法行政机关及律师协会等。

2013年12月19日星期四

第三篇：办公室管理(行政管理)

第1题: 礼宾次序亦称礼宾序列。它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾(尊卑有序)平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题。

第2题: 会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流交换意见、达成协议等。会谈的内容比较正式，而且(专题性)较强。

第3题: 应邀赴家宴时，到达时间应该(稍晚几分钟)。

第4题: 会议的其他要素包括(内容要素、财务要素、程序要素、形式要素)。

第5题: 从系统工程的角度看，会议是组织运作中的一种管理方式。会议能在如下哪些方面发挥管理（协调行动、管理监控、决策部署、上下沟通）

第6题: 以分散方式召开的会议包含(广播会议、网络会议、电视会议、电话会议)。

第7题: “会海”的危害有(滋长不正之风、造成经济的浪费、造成时间、精力的浪费)。

第8题: 提出会议议题有(由秘书部门上下广泛征求意见后，按照重要程序、缓急程度提出由领导提出)种情况。

第9题: 确定会议场所要做到(地点合适、附属设施齐全、大小适中)。

第10题: 日常办公会、座谈会等小型会议，宜采用的桌形有(椭圆形、长方形、圆形)。第11题: 会前准备应注意的问题有(集中力量，确保时限、反复检查，杜绝隐患、安排周密，不丢不漏)。

第12题: 签到方法主要有(证卡签到、工作人员代签、簿式签到、电子计算机签到)。第13题: 会议经费预算的原则为(精打细算，厉行节约、量人为出，收支平衡、遵守制度，严格手续)。

第14题: 分发会议文件时要注意(登记手续完整无误、保密性、准确性)。

第15题: 会议记录内容包含对会议的描述，即要交代(开会时间、会议主办方、会议名称、会议地点)。

第16题: 会议简报的要求是（实、新、快、短)。

第17题: 会议通讯录的主要信息包括(通讯地址、邮编、单位、姓名、联系电话)。第18题: 做好会议后的检查催办工作必须依靠一整套科学的方法和制度来保障，包括(健全登记制度、加强催办人员的责任感、建议反映汇报制度)。

第19题: 工作会议的特点是(会议时间、地点、与会人员相A稳定、议题相A集中、具体)。

第20题: 代表会议的特点是(代表必须依法选举产生，并经过严格的程序和相应的资格审查、代表会议是权力最大的会议、代表会议依法定期召开，与会必须达到法定人数)。第21题: 与会人员一般包括(来宾、记录人员、主持人、会议代表)第22题: 签约必须在(形成表达清晰、周密的文本、双方或多方充分讨论、平等协商、达成共识)的基础上进行。

第23题: 五位公司高层开会讨论公司重大人事变动事项，从会议规模和涉密角度看，这个会议应分(机密会议、小型会议)第24题: 会议策划方案一般包括会议(筹备方案、预算方案)。

第25题: 检查会场布置的情况应注意的方面是(旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体、会标是否庄严醒目、领导者名签安排是否委当)。

第26题: 在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到(及时将纠偏的结果进行通报、在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备)。第27题: 提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要(进行会商、广泛征求意见)。第28题: 会议营销预算内容中一般包括(寄送宣传物品的邮寄费用、宣传材料的制作成本、宣传广告的花费)。

第29题: 会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括(会议场地定金、展览区位定金、视听设备定金)。

第30题: 提出会议预算方案，要拥有（时间观念、成本观念、效率观念)。

第31题: 会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持(时间性、全面性、及时性)原则。

第32题: 会议总结的目的在于(检查会议目标实现情况、积累经验)。

第33题: 举办会议既要确保会议质量，又应遵循(勤俭节约)的原则。

第34题: 会议纪要的拟写要求是(忠于会议实际)。

第35题: 会议文件的归档应(遵守档案制度)。

第36题: 在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容(是否偏离会议主题)。

第37题: 在会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为(损益平衡法)。

第38题: 会议的主题除了要有切实的依据之外，还要(结合本单位的实际情况)。

第39题: 与会人员交费的计算公式正确的表述是(预期的与会人员数X交费额+预期陪同人数X资费额—交费折扣额)。

第40题: 在会议文件审核修改之后，要由(主要领导或主管领导)进行终审。

第41题: 在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可(直接使用带有免提扬声器的电话机)会议。

第42题: 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现的同步传输，因此需要(配置视频设备)。

第43题: 《国务院关于加强水土保持工作的通知》，其主题词是(农业 水土保持 通知)。

第44题: “人是能够制造和使用生产工具的动物。”此句话所用的说明方法是(定议)。第45题: “××省商业储运公司关于××FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的()”，括号处应填写的最恰当的文种是(商洽函)。

第46题: 刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X表示每秒钟能够传输(1200KB)的数据。

第47题: 一般研讨会、汇报会、座谈会等小型会议最好用(精要)记录法。第48题: 会议决定事项的传达要求是(及时到位)。

第49题: 会后不需要立卷归档的会议文件资料有(重份文件)。

第50题: 会议文件分发传递的正确步骤是(登记、附清退目录、装封、发出)。第51题: 会议信息从内容方面划分可分为(指导性、宣传性信息)。

第52题: 会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适，一般不用考虑会议的(时间)。第53题: 小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于(远离入口处、正A门)的位置。

第54题: 为了压缩会议的时间，提高会议的效率，对于代表的口头报告一般要求(只涉及最重要的项目或者需要集体进行讨论的事项)。

第55题: 制定会议的议程首先要明确(会议的目标)。第56题: 会议中心文件不包括(讨论稿)。第57题: 会议日程表属于(会议程序性文件)。

第58题: 在庆祝开业时，用的花饰形式是(花篮)。

第59题: 召开人代会应该在会场装饰的花卉是(君子兰、铁树、万年表)。第60题: 会议记录主体部分是会议内容的记录，这部分不包含(出席情况)。第61题: 哪一项不属于会议保健工作(会场设置保安人员)。第62题: 会议简报编写要求“新”，指的不是(要提出新人)。

第63题: 董事会、院务会等会议属于(工作会)。

第64题: “朝鲜核问题六方会谈”是涉及朝、中、俄、韩、美、日六国之间的谈判，这种多边会谈，应该将会场格局布置为(多边形)。

第65题: 签字仪式会场布置时不应该(准备好签字双方座位，主方座位居右)。第66题: 以与媒体单向沟通为主，重点在组织发言人将事先准备好的内容报告给记者们以期理解和支持并广为宣传的会型是(新闻发布会)。

第67题: 报告会“会务要点”说明有误的是(报告会结束就算完成了报告会所有工作)。

第68题: 会议通讯录的主要信息一般不包括(出生年月)。第69题: 不属于会场装饰物的是(饮用水)。第70题: 展览会布置要求(新颖别致)。

第71题: 隆重典雅是(纪念会)会场的装饰要求。

第72题: 电脑、投影、白板属于会议的(演示设备)。

第73题: 不属于书面形式的会议通知的是(电话通知)。

第74题: 会议为议事而开，要讨论的核心内容，即为会议的(议题)。第75题: 按照会议的规模分类，数人到数十人的会议，算(小型会议)。

第76题: 会议主持人评估的要素包括(对会议进程的控制能力、对会议时间的控制能力、业务水平)。

第77题: 在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列、(按时间顺序排列、不排列、按来宾身份排列)第78题: 选择恰当的会议地点要综合考虑的因素有(交通便利、良好的设备配置、场地租借的成本合理、会场的大小应与会议规模相符)。

第79题: 在确定会议住宿地点之前，应随意抽查(一个套房、一个单人房间、一个双人房间)的设备。

第80题: 会议组织方在去接待会议的酒店做考察之前，应先具备以下条件(报价方（酒店）拟订的合同条款能否基本接受、报价方（酒店）是否接受会议明细表中各项事宜、报价方（酒店）是否是候选名单中较好的一个，领导是否已审核认可)。

第81题: 会场的主席台和场内座次一般根据(是否是正式代表、职务的高低、选举的结果)安排。

第82题: 会场的附属性声像设备包括(立体电视、电脑控制的多镜头幻灯)。

第83题: 会议召开前，秘书一般应在会议主席的桌位上放置(上次会议的记录、会议文件、会议日程)。

第84题: 会议议题性信息包括(各项决议的草案、预算决算报告)。

第85题: 会议签到时发给与会人员的文件一般有(会议须知、工作报告、日程安排、会议议程)。

第86题: 提供给新闻单位的图片、表格和音像资料要重点审核(是否涉及商业秘密、是否涉及知识产权)。

第87题: 会议安全保卫人员的职责包括(熟悉地方和国家法律、法规、能够协助公安人员冷静制服滋事者、监督装卸货，防止会议有关的财产或展品被盗、向领导汇报事故情况、熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序)。

第88题: 影响接待规格的因素有(上一次的接待标准、突然的变化、对方与我方的关系)。

第89题: 了解来访者的基本情况，应包括其所在单位的全称、(业务范围、来访者人数、发展态势、来访的目的)、姓名、性别、身份、民族（国籍）、宗教信仰等。

第90题: 在拟定接待计划时，要与(下级单位、本单位相关部门)沟通情况并报请上司审批。

第91题: 劳动标准法的构成为(工资法、工作时间法、劳动安全卫生标准法)。

第92题: 劳动保障法的构成为(职业培训法、劳动福利法、社会保障法、促进就业法)。

第93题: 劳动关系转变为劳动法律关系的条件为(存在现实劳动关系、存在调整劳动关系的法律范畴)。

第94题: 劳动法律关系主要包括的类型为(劳动行政法律关系、劳动服务法律关系、劳动合同关系)。

第95题: 劳动法律关系的特征包括(具体国家强制性、其内容是权利和义务、双务关系、是劳动关系的现实形态)。

第96题: 劳动者成为劳动法律关系主体的前提条件是必须具有(行为能力、劳动权利能力)。

第97题: 劳动法律关系的构成要素分别为劳动法律关系的(客体、内容、主体)。

第98题: 法律通常将自然人分为(无劳动行为能力人、限制劳动行为能力人、完全劳动行为能力人)。

第四篇：业务管理

教师业务档案管理办法

为促进教师自身专业发展，学校要求每位教师积累材料建立各自专业成长档案，主要内容有教师成长自我设计、课题研究方案、学习笔记、公开课教案、听课笔记、经验总结、论文、竞赛获奖等，为学校期末对教师考核评定提供依据。教师业务档案管理办法公布如下：

1、管理对象：全体在职教师

2、本档案袋主要归入有关教师专业化发展的各类培训及证书、教案或案例、“科研论文”三类内容。

3、各类培训及证书是指：各级各类教育行政部门和学校组织的培训以及取得的证书复印件。如：学历进修；非学历进修；校本培训；新教师试用期培训；骨干教师教育部；学科带头人培训；特级教师上岗培训；名师名校长计划培训；专门学科培训；研究生课程班；校长（领导干部）培训等等。

4、教案或案例是指教师在一年中执教的公开课、示范课、研究课、精品课等教案，以及撰写的教学故事、教学案例、教学反思、读书笔记等。

5、科研论文是指教师一年中所完成的科研课题资料，撰写的论文情况（包括发表的和未发表的论文）。

6、教师专业化发展档案每学期归档一次，每年的材料装订成一册并加上统一的首页，送教导处审核。

7、教师专业化发展的档案、学分管理必须符合浙江省中小学教师继续教育管理规范的有关规定。所建档案须经主管校长审核。

第五篇：行政管理——文书档案资料管理

行政管理——文书档案资料管理

一、文书管理工作知识准备

（一）公文的一般格式

公文格式一般包括标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。

1．公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

2．向上级请示的公文一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门），可以采用抄报的形式。

3．发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。4．公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单位（部门）的公文编号。

5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。6．收、发文单位（部门）应写明单位（部门）全称或规范化简称。联合发文应将主办单位（部门）排列在前。

7．文字一律从左至右横写横排。

8．公文纸一般用16开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。

二、达成工作目标的四个工作事项

（一）文书管理

企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权；下级向上级报告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。

（二）档案管理

档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。

四川瑞联精工装饰设计工程有限责任公司

（酒店、办公室、餐饮茶楼、商场地产、KTV娱乐空间设计及施工）

（三）信件管理

处理信件是行政部办公事务的主要内容，也是日常行政事务的主要内容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。

（四）资料管理

企业的内部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。内部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。

信件与便函的写作步骤

商业信件与便函是企业经营中不可缺少的书面沟通工具。

好的信函应该通过语气、短句、标点等元素显现出“简洁、热情、友好”的情绪。信函的表现技巧有以下几点：使用清晰、简洁而又准确的语言；不要用官话、行话、抽象的词语和废话；用短句；使用自然、幽默、友好的词汇。

1．信件

商业信件一般都按照公司的既定格式和惯例要求来书写，主要包括以下十个操作步骤。（1）判断信件的类型，确定使用的格式。（2）看是外文信件还是中文信件。（3）信件标题（私人信件没有）的书写。（4）敬语和称呼的书写。

（5）开头部分的书写：告知写信的目的。（6）中间部分的书写：提供详情。

（7）结尾部分的书写：表明希望对方采取什么行动。（8）祝福语或附词的书写。（9）签字、日期的书写。

（10）另附内容（如果有的话；商业信件最好没有）。2．便函

商业便函一般比较短，正规性也要比信件低一些。书写要求与信件基本相同，即简洁、准确、通顺、易懂；关键的一点，是便函把需要传达的议题、要点醒目地突现出来。便函的书写主要包括以下十个操作步骤。

（1）确定目标：为什么要写这个便函。

四川瑞联精工装饰设计工程有限责任公司

（酒店、办公室、餐饮茶楼、商场地产、KTV娱乐空间设计及施工）

（2）什么类型的便函：问候函、问讯函、招待函、邀请函、致谢函、通知函、任职函、请假条、约会函、预订函等。

（3）组织材料。（4）称呼的书写。（5）开头：说明原因。

（6）中间部分的书写：写出对方必须知道的事情，不是绝对必要的内容不要写。（7）结尾部分的书写：向对方表示感谢或提出要求。（8）敬语、谢语的书写：根据情况确定是否需要。（9）签字、日期的书写。

（10）添加附件：如活动项目、日程安排。

四川瑞联精工装饰设计工程有限责任公司

（酒店、办公室、餐饮茶楼、商场地产、KTV娱乐空间设计及施工）