物料供应商质量档案标准管理规程（大全）

第一篇：物料供应商质量档案标准管理规程（大全）

编码： SMP-B-034-00



标准管理规程(SMP)
规程名称： 编订部门： 审核部门： 批准部门： 变更申请 变更内容： 本 SMP 下发至： 质保部、物资部、生产部 存放部门 质保部□ 物资部□ 生产部□ 生效日期： 有效控制印章： 年 月 日 物料供应商质量档案标准管理规 程 质保部 质保部长 总经理 申请日期： 起草人： 审核人： 批准人： 年 月 日 批准日期： 规程编号： SMP-B-034-01 年 年 年 年 月 月 月 月 日 日 日 日

1 目的：建立物料供应商质量档案标准管理规程，实行定点采购，保证产品质量稳定。2 范围：原料、辅料、包装材料、化学试剂等供应商和生产商的质量档案。3 责任：质保部、物资部。4 程序： 4.1 确定的物料供应商均应对其建立质量档案。4.2 供应商需提供的企业及产品资料： 4.2.1 供应商提供盖有红章的企业资质证明文件。4.2.2 供应商签订质量保证协议。4.2.3 供应商提供的盖有红章产品质量标准。4.2.4 供应商提供样品检验数据和报告。4.2.5 供应商提供样品检验报告。4.3 对主要物料供应商进行实地考察，进行现场质量审计，形成审计报告。4.4 对供应商定期进行产品稳定性考察，形成报告。4.5 对供应商定期进行产品质量回顾、分析，形成报告。4.6 经过一段时间考察，确定供货质量好、重合同、守信誉的供应商为长期优质供应商。

管理规程

第二篇：仓库物料管理规程

物料部岗位操作规程及物料管理

第一章：岗位操作规程

一、成品入库：

1.成品接收

1.1.每批产品生产结束后，由车间工艺员填写请验单，3小时之内向中心化验室请检，并填写待验产品交接记录，写明品名、规格、批号和数量，与仓库保管员进行待验产品交接。

1.2.仓库保管员按交接记录写明的内容核查无误后，在交接记录上签字。

1.3.保管员将产品用黄色绳围定，挂上黄色“待验”标志，并填写货位卡。

2.成品入库

2.1.中心化验室接到请验单，3小时之内取样检验，检验结束后，填写检验报告单一式三份，一份留质量管理部存批检验记录中，一份送仓库，一份送车间。

2.2.如检验合格，由车间工艺员填写成品入库单一式二份，一份入批生产记录，一份交仓库。

2.3.保管员检查成品入库单和检验报告单所写明的品名、规格、批号、数量是否相一致，无误后在入库单处签字。

2.4.保管员取下黄色绳，挂上绿色合格标志，并检查货位卡和入库单上的内容是否相一致，无误后登记台帐。

2.5.如检验不合格，由保管员取下黄色绳和“待验”标志，将其转移至不合格库，贴上“不合格证”，标明不合格品的品名、规格、批号、数量并签名。

3.贮存

3.1.按品种分类、分批号码放。

3.2.离墙、梁间距离不小于30cm。

3.3.垛与垛之间距离不小于100cm。

3.4.与地面间距不小于10cm。

3.5.按质量标准规定的储存条件储存。

3.6.保持库容整洁，包装清洁。

3.7.每天上午、下午定时记录温、湿度记录，如超过规定须采取除湿、降温、通风措施。

3.8.成品入库与成品发放不能同时进行。

二、成品发放：

1.严格执行先产先出、按批号发放的原则，并做好发放记录，写明收货单位、地址、品名、规格、批号、数量等。

2.由销售部部长签发的提货通知单，成品库保管员凭提货通知单和质量管理部部长签发的成品合格放行单发货。

3.发货人及提货人经对货物核对无误后在发货凭证上签名。

4.发货后由成品库保管员认真填写成品出库分类台帐，台账保存到该产品有效期后一年。

三、物料接收入库：

1.物料进公司后，由仓库保管员根据到货凭证核对厂名、物料名称、规格、批号、数量。

2.检查外包是否完整，无破损，无污染。

3.如果出现异常，仓库保管员则拒收。

4.对物料外包装进行清洁。

5.对有油脂类污物，应用清洁剂擦洗干净。

6.清洁后，将物料转移至相应的库区，用黄色绳围定，挂上“待验”标志。

7.需冷藏和阴凉储藏的物料应先安排清洁及清点工作，即时放入冷库和阴凉库。

8.由仓库保管员负责填写请验单一份，交质保部请检。

9.质保部收到请验单后，3小时内派人取样检验。

10.检验结果合格，则由质保部在3小时内下发检验合格报告单给仓库。

11.仓库保管员接到合格报告单后，则立即办理入库程序，编制物料编号，登记货位卡和台帐，将黄色绳和“待验”标志取下，挂上“合格”标志。

12.如经检验不合格，则质保部立即发一份“不合格”的报告单给仓库。

13.仓库保管员接到“不合格”报告单后，则将黄色绳和“待验”标志取下，将不合格的物料转移至不合格品库，不办理入库手续。

14.质量管理部协同物料部在规定时间内对不合格的物料进行相应的处理。

四、物料发放与退库：

1.物料发放

1.1.仓库保管员根据生产指令或包装指令，预先将物料准备好，将生产所需的各种物料放在备料区。

1.2.备料时，不能拆包的物料，取最小单元准备物料。

1.3.药品内包装材料及原辅料不得在仓库拆包。

1.4.所备物料数量必须能满足生产指令的要求。

1.5.如有零散物料（上次结余的退库物料），须先发零散物料。

1.6.物料的发放应严格遵守“先进先出”、“近效期先发”的原则，前一批发放完，再发新的一批。

1.8.仓库保管员在物料领用、退库记录中填好物料名称、物料编号、检验单号、请领数量、实发数量、领料日期。

2.物料退库

2.1.生产结束后，结余物料必须及时退库。

2.2.物料退库时，退库班组组长须在物料领用退库记录中填写退库数量和退库日期，并填写退库单一份，同仓库取得联系后，交车间领料员退料。

2.3.车间领料员核对退库物料名称、物料编号、检验单号、数量，无误后将物料、退库单及物料领用退库记录退往车间指定地点。

2.5.物料交接时，仓库送料员核对物料名称、物料编号、检验单号和数量，无误后将物料及退料单、物料领用退库记录交仓库保管员。

2.6.仓库保管员根据物料领用、物料退库情况及时做好物料台帐，调整货位卡。

第三篇：呆滞物料管理规程（范文模版）

.呆滞物料管理规程

起

草 部 门：风扇财务管理物管 起

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人： 批

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修改理由/内容

码

修改/日期

批准/日期

1．目的

为进一步加强库存管理，减少呆滞物料的资金占用，提高库存质量，优化库存结构，降低经营风险，根据公司相关管理制度的要求，特制定本办法。2．适用范围

适用于风扇公司库存材料、外协厂材料考核。3．定义

呆滞物料是指公司在生产经营过程中，由于各种原因造成库存物料的实际价值已经或即将发生损失，或在一定生产经营期内不需使用的物料，包括本厂材料料、委外加工材料、委外加工成品、车间材料、自制半成品适合下列条件之一的均视为呆滞物料：

（一）储存期超过一个月或无使用机会的物料；

（二）因质量不符合标准、设计技术更改、订单更改等原因导致无法消化的物料；

（三）大宗原材料若超过储备期（六个月）或无使用机会的；

4．呆滞物料类型及形成来源

4-1 客户取消、更改、推迟定单而形成的呆滞物料 4-2 生产采购计划偏差、变动或失误等原因形成的呆滞物料 4-3 生产订单尾数而形成的呆滞物料

4-4 技术工艺、设计更改后仍有剩余而形成的呆滞物料 4-5 仓储管理不善导致陈腐、劣化、变质的呆滞物料 4-6 其它原因产生的呆滞物料 5．呆滞物料损失的定义

主要指仓储费用、存货占用资金利息、呆滞物料处理损失。6．呆滞物料处理原则及方式

呆滞物料处理必须遵循处理损失最小化原则，尽可能降低公司呆滞物料损失；处理方式包括：排产使用、改型代用、退货、报废等。

6-1 排产使用：对于能以替代或其他方式使用的呆滞物料，在生产中优先使用。

6-2 改型代用：通过开发、工艺出具匹配消化方案，并在指定的订单中使用。* 以上方案的呆滞物料使用，重新报检，合格后方可使用 6-3 退货：对于部分呆滞的供应商能使用材料，由采购部门负责与原供货厂家协调退货。

6-4 报废：对确实已不能使用的呆滞物料，走报废流程，经相关部门批准 后作报废处理。

6-5 其它适当的处理方法。7．月度呆滞物料处理流程

7-1仓库、车间、采购、物管分别对仓库材料、仓库自制半成品、外协厂材料每月末进行清理，并于每月4日前编制上月呆滞物料明细表，报财务中心汇总整理、核对呆滞物料明细表，匹配金额。

7-2 预算会计在每月7日前负责对整理后的呆滞物料明细表发送至采购、工艺部门对呆滞物料的原因及责任部门进行确认，结构/研发支持中心、技术工艺、采购部门出具初步处理方案。并在两个工作日内反馈结果至预算会计处。

7-3 预算会计对采购、开发、工艺的资料进行汇总整理后，以电子档的形式发送给呆滞物料小组成员，并在每月10日左右，通知呆滞物料小组成员召开会议。会议内容主要针对有争议的问题以及价值较高的物料进行讨论分析，并可采用到仓库现场办公的形式解决争端，所有争议均由呆滞物料小组组长裁定。

7-4预算会计针对会议确定的方案以及后续跟踪的事项，编制呆滞物料处理明细表，该份呆滞物料明细表详尽的描述呆滞原因、责任部门或个人、消化处理方案、跟进责任人、消化日期（对于消化日期超过半年以上的物料，由呆滞物料小组组长裁定处理方案）。并报各部门会签，财务中心经理审核。另外由仓库对报废物料按照公司报废流程，办理相关报废手续并进行及时处理。

7-5 财务中心对呆滞物料进行全程跟踪与支持，并在每月10日通报上月留用呆滞物料的处理进度。对于未按进度落实的责任人、不按流程办理的责任人，财务科及时提交相关部门予以考核。

9．考核细则

9-1 对产生呆滞物料的责任部门或个人的考核：按公司已有考核标准进行考核。

9-2 对呆滞物料跟进落实的考核：对于确立的跟进人未按照处理进度及时消化的，按照100元/款予以考核。对于非本部门责任形成的呆滞物料，其他部门应积极配合消化，对于配合消化部门公司给予适当的奖励。由消化跟进部门提出申请，成本会计确认后，由公司进行奖励。

9-3流程执行情况考核：在呆滞物料的考核流程中，相关责任人不按规定的进度要求完成指定的工作；或虽按时完成，但敷衍了事、出现明显错误或遗漏的，按不少于100元/天（未按时完成）及不少于50元/项进行考核。

9-4 考核执行：由预算会计在每月15日左右统计呆滞物料考核情况，将考核情况报公司，由公司相关部门执行考核。

第四篇：物料采购管理规程(含中药材)范文

物料采购管理规程（含中药材）目的

规范原、辅材料、包装材料的采购原则，保证药品生产所需物料的质量。适用范围

适用于药品生产所需物料的采购管理。3 责任

物料管理部和质量保证部对实施本规程负责。内容 4.1 采购计划

4.1.1 物料采购员应根据生产计划，制定、季度、月采购计划。制定的采购计划应做到合理贮备、库存余量适宜，不造成积压。

4.1.2 采购计划内应包括：物料名称、规格（验收标准）、数量、供货单位、运输方式、采购时间安排、物料到货进度、资金预算。

4.1.3 采购计划经供应仓储部经理批准后实施，采购应按《合格供应商目录》》或《试用供应商目录》进行选择供应商。

4.2 采购原则：严格管理，廉洁奉公，保质、保量、保供应；货比三家； 4.3 采购依据：各部门填制并履行完审批手续的采购计划。

4.4供应商必须具有有效的下列文件，复印件加盖供应公司公章送质量保证部存档：

4.4.1原、辅料供应商：营业执照；国家法定机构合法的有效证书；符合药品管理的原、辅料，需有国家食品药品监督管理局核发的生产许可证和生产批准文号，GMP/GSP证书等。

4.4.2外包装材料供应商：营业执照；税务登记证；印刷经营许可证；商品条码印刷资格证等。

4.4.3直接接触药品的内包装材料供应商：营业执照、《药品包装用材料、容器生产企业许可证》、产品注册证等。

4.5 采购药品生产用原料、辅料、包装材料应符合药用标准或食用标准，药品上直接印字所用油墨应符合食用标准要求。中药材、中药饮片的包装标记内容应包含：品名、规格、数量、产地、来源、采收（加工）日期和合格证。包装标签等主要物料应从通过供应商质量审计合格的供应商采购。

4.6签订采购合同时，应在合同中详细注明具体的质量要求和验收方法。每一批次定货供应商均应出具“产品检验报告”。采购合同应存档备查。

4.7按生产部下达的生产计划，物料部编制采购汇总计划并按计划采购，采购部门应考虑供应商的生产时间、运输、报关、化验等因素，并制订出提前时间，决定何时采购。

4.8供应商的确定应当进行质量评估，并经质量管理部门批准后方可采购。供应商不宜选择过多，同一原、辅料、包装材料选择两家供应商为宜。

4.9物料应从符合规定的供应商购进并相对固定，供应商一经选定，应尽可能减少变更，需要变更时，按规定申报。质量保证部应履行审查批准变更程序。

4.10采购人员及质量保证部应经常了解原、辅材料的质量情况，并及时反馈给供应商。定期对供应商进行质量审计。4.11 采购人员采购对运输条件有特殊要求的物料，其运输条件应当由质量管理部门确认后，再进行采购。

4.12购进中药材的途径有三种 4.12.1 从产地直接购进。

4.12.2 从药材交易市场或药材收购站购进。4.12.3 从饮片生产公司购进。

从产地直接收购，无须提供证件，但收购人员须问明采收季节并记录。从药材交易市场、药材收购站、饮片生产公司购进时应索取其相关证件。

中药材、中药饮片购进时，采购人员应问明所购中药材、中药饮片的产地、采收季节或初加工日期，并详细记录，购进后由中药材库保管员负责填写中药材 状态标志牌，标明中药材产地、采收季节或初加工日期。

4.13采购人员采购药品生产所用中药材应按质量标准购入，产地应保持相对稳定。采购的进口原料药、中药材、中药饮片应具有《进口药品注册证》（或《医药产品注册证》）或《进口药品批件》，应符合药品进口手续,有口岸药品检验所的药品检验报告。

4.14采购人员采购药品生产所用物料需经质量保证部检查，应符合药品标准、包装材料标准、生物制品规程或其它有关标准,不得对药品的质量产生不良影响。4.15 采购员及时跟进采购进度，严格按合同督促供应商及时供货。4.16通知收货：物料到厂前，提早通知仓管员做好收货准备。

4.17付款：到厂物料经检验合格后，财务部根据合同规定的付款日期，按公司管理规定办理审核和批准手续。

4.18文件存档：合同签章生效后其原件一份交财务部，一份交供应商；物料管理部保留一份复印件以备查。

4.19 供应商管理：采购物品的供应商每考核一次。

第五篇：物料出入管理规程规定

1、物料出入管理规程规定，购进物料应在接收区进行核对、检查、清扫后才能 进入库房。

2、印刷包装材料库只允许专职管理员进入，装卸工可在专职管理员在场的情况下，进行搬运物料的作业。

3、本企业生产的产品送至仓库，经货梯运送到产品收货区，成品管理员完成核对、检查后进入各自库房存放。

4、产品入库和产品发货应错时作业，上午入库，下午发货

5、除收货、发后期间外，应保持仓库大门关闭，工作人员出入一律通过感应门，货物不得从感应门进出。

6、仓库地面每天必须用略湿拖把揩净，运送物资后的路线应及时揩净，保持地面干净。地面不得用水冲，保持仓库湿度。

7、经常保持仓库内通道、楼梯、安全出入口及通向消防设备和水源的道路畅通，应经常检查安全应急灯正常工作，严禁仓库物货乱堆乱放。

8、不得将化学性质、防护、灭火方法相互抵触的物品储存在一起。

9、化学危险品应分类分项存放，堆垛之间的主要通道应当有安全距离，不得超量储存。

10、按印刷包装材料命名原则，药品说明书命名原则：“产品名称+说明书”组成，药品小包装盒命名原则：“产品名称+小盒”组成

11、物料和产品代码：采用“代号+序号”的方式组成每种物料的代码，序号按自然数顺序排列

12、每种物料和产品的代码是唯一的。变更物料代码应经申请和批准，然后在物料代码清单中删除此物料代码。

13、除收货、发后期间外，应保持仓库大门关闭，工作人员出入一律通过感应门，货物不得从感应门进出。

14、同种原辅料或包装材料在同一天到货有2个批号或以上时，可设亚批号，即在原设置批号后加—

1、—2„„.如20110305—2

15、退货产品的接收批号：原始批号+R01的形式，R代表退货，01代表退货次数，用流水号表示。如20110318-R03表示批号为20110318的产品第3次退货。

16、货位卡用于标志一个货位一单批物料的品名、规格、批号、数量和来源去向的卡片，识别货垛的依据。

17、物料质量状态标识分为待验、合格和不合格。并分别用黄、绿、红三种不同色标来区分。

18、物料信息标识包括物料标签和货位卡两种。

19、原辅料接收程序规定，检查物料时要求包装完好，标签清晰可辨，标签内容有生产批准文号、执行标准、生产批号、生产日期、有效期、生产企业等信息，随货有检验合格报告单。

20、初验合格的原辅料在收货区清洁外包装，对来货外包逐件用扫把除去浮灰或用略湿揩布揩去外包装上的灰尘。

21、原辅料入库时，按照来货标示重量随机抽取进行复核，到货数量＞50件时，复核10-15件。

22、对有温度、湿度及特殊要求的原辅料应按规定条件储存在阴凉库或冷库。

23、中药饮片要求供应商使用内包装，入库后存放在饮片库内，不得与未加工、炮制的原药材同库存放；直接用于制剂的中药净粉应专库存放，并采用双层洁净包装。

24、中药材、中药饮片贮存期间，必须按规定养护，并有养护记录。

25、按品种、规格、批号分区码放。一个货位只能存放同一品种、同一规格、同一批号、同一状态的原辅料。

26、垛与垛间距、垛与柱间距不少于30cm；垛与地间距不少于15cm；消防过道不少于100 cm；仓库内主要通道不少于120cm。

27、原辅料库房（含中药材及中药饮片）应设置一定数量温湿度计，每天上午和下午检查并记录一次温湿度，要求常温库10-30℃，阴凉库＜20℃，湿度≤65%。超出规定时应采取措施使其恢复至合格范围。

28、已到复验期的原辅料及时转为待验状态，通知质量部取样、复验，合格后方可使用。特殊情况及时复验。超过有效期的原辅料按不合格品处理。

29、原辅料发放时，仓库管理员依据生产指令或需料送料单所列生产物料的品名、批号、规格、数量等进行备料。

30、应按先进先出，近效期先出，零头先发和被取样件先发的原则发放原辅料，退回仓库的生产剩余物料，在下一次生产时应首先发放。

31、直接用于制剂投料的整桶或整袋装的原辅料应按原包装发到车间，不得在库房拆分，以免污染物料。

32、送料员和需料车间在物料收货区完成交接，由车间转运员送至物料存放处，车间管理员核对无误后在需料单上签字，一联由领料部门留存，一联带回仓库存档。

33、原辅料发放完成后，管理员应及时整理货位，清扫作业场所。

34、中药材包装应标明品名、规格、产地、采收（加工）时间、调出单位、质量合格标志。

35、中药饮片外包装应当标明品名、规格、产地、批号、生产日期、生产企业名称、质量合格标志，随货应有检验合格报告单。

36、直接从农户收购的中药材，管理员应在入库前逐件贴上标签。

37、对含挥发油多的药材，如薄荷、当归、川芎等应置阴凉干燥处保存。

38、毒性和易窜味的中药材和中药饮片应当分别设置专库存放。

39、印刷包装材料应按首次印刷的原版实样验收，核对文字内容、图案、色泽、材料质量、规格尺寸等。

40、以重量计的包装材料，应按照来货标示重量随机抽取进行复核，≤3件应每件复核重量。

41、包装材料库房在合适的位置设置温湿度计，每天上午 和下午 各记录一次温湿度，要求常温库10-30℃，阴凉库＜20℃，湿度≤75%。

42、印刷包装材料储存在专库，或专柜上锁存放，专人管理。

43、切割式标签或其它散装印刷包装材料从仓储区运送至生产区的过程中应分别置于密闭的大箱或容器内储运，以防混淆、丢失。

44、每批发放的与药品直接接触的包装材料均应有识别标志，标明所用产品的名称和批号。

45、印刷包装材料的发放有专人负责，特殊情况确需他人代管时，应有部门授权的经岗位培训合格的人员代理，非指定人员不得随意替代指定人员履行发放职责。

46、固体试剂、液体试剂分库存放；氧化剂、还原剂分开存放。

47、需拆包分发的化工原料、试剂在分发时应穿戴防护面具，胶皮手套，发放前库房应通风10分钟。

48、易变质、易受微生物污染的物料，储存时间较长时，领用前应复验。

49、生产剩余物料退库时，退库单及实物经QA检查员核实，并签字。50、无原始包装的物料应增加外包装，重新标识，注明品名、数量、规格、物料批号、有效期。

51、内包装破损或疑似污染的内包材、原辅料应重新检验合格后退库。

52、不同批号产品分类存放，合理放置，以利于执行先进先出原则，药品码放时应把标签和有效期标识向外，便于信息识别和核实。

53、成品库要求常温库10-30℃，阴凉库＜20℃，湿度控制在45-75%。

54、管理员填写成品入库记录，包括入库日期、产品规格、产品批号、入库数量、入库人员、接收人员。

55、仓库接收人员在同一时间段内接收两批或以上的相同产品或不同产品时，应注意分开接收和存放，避免混批和差错情况发生。

56、产品在质量管理部门未作出放行前，按“待验”状态管理。

57、发运合箱药品需有醒目的合箱标识，防止发运差错，在合箱外标签上，注明全部批号。

58、产品装货前检查：运输车辆应满足产品储存要求；车厢能防水防潮；车厢内没有积水，生锈、大量灰尘、油污等；随货文件（如产品检验报告、发运单）备齐。

59、产品发货要按照外包装图示标志要求堆放，不得倒置、重压，堆码整齐，高度适中。

60、设置退货接收批号，按“原始批号+R+流水号”的形式定义接收批号。61、填写退货台账，内容应包括产品名称、批号和/或退货接收批号、规格、退货数量、退货原因、退货单位和地址、退货日期。

62、将退货存放在退货区，在包装上逐个粘贴退货物料标签。标明“待验”质量状态。

63、危化品库内应使用防爆电器、开关，库房应安装避雷设施。

64、注射剂生产使用的溶剂回收后，只能用于同一品种的提取，不得混用。相同品种、不同时间回收的同一溶剂可以合并。65、仓库如何防虫、防鼠 66、不合格物料如何处理

67、要根据物料的供应渠道、运输距离的远近、结合上期库存、物资的紧缺状况，在保证资金的合理使用，不超储，不积压的前提下，编制采购计划。

68、根据生产计划与库存情况，认为确有必要时，提出采购计划包括品种、规格型号、数量、技术要求（质量）、参考价和需货日期及供货单位或采购地点等，其中技术要求（质量）资料另附。

69、采购计划应体现询价情况，综合考虑选择供应商。70、采购计划经部门负责人审核，总经理批准后实施。

71、选择供应商：根据采购量的大小，选择一家或数家经质量管理部批准的供应商供货。

72、采购人员应严格按照《药品管理法》及《经济合同法》及《中华人民共和国反不正当竞争法》与本规程进行采购。

73、生产物料应向经质量管理部批准的供应商采购，需改变供应商时应按规定重新审批，相同价格应坚持质量第一的原则。

74、先款后货的物料，到货检验不合格，经办人应负责联系退货、退款或换货。75、中药材水份略有超标但不影响储存、投料的应扣除重量后入库。

76、非生产物料的采购，仓库或使用部门填写购买申请单，请购部门负责人审批。