存档技术文件保管及借阅管理办法[样例5]

第一篇：存档技术文件保管及借阅管理办法

存档技术文件保管及借阅管理办法

1.产品技术鉴定或设计定型后，应由项目负责人系统地组织整理全

部设计文件和技术资料，经审批后，及时交档案室实行集中统一管理。

2.设备验收合格后，由设备管理人员，将设备的有关文档及时交档

案室实行集中统一管理。

3.部门或个人需要借阅技术文件时可根据工作需要，填写借阅登记表，办理相关借阅手序；

4.所有借阅的技术文件未经许可，一律不得带出公司；

5.技术文件的借阅原则上不得超过1个月，超出1个月应重新办理

借阅手续；

6.各部门借阅的技术文件只能用于本部门工作，不允许跨部门使用。

7.生产重复使用的技术图纸应有档案室统一复印，原稿存档，未经许可各人不得私自复印。

7.所有外借技术文档，由借阅签字人负责保管，不等随意借与他人，文档在使用时需爱护，使用完毕及时归还；统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录。如未能完整回收者，将按公司制度予以处罚。

2014.6.4

第二篇：档案存档、借阅管理制度

山东益康药业股份有限公司 档案存档、借阅管理制度

一、总则

1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。

2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。

3、本制度最终解释权归集团公司办公室。

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，凡申报文件，包括重点科技项目的申报材料、设备文件、其他项目的申报等，由各部门负责人或经办人整理完后，形成纸质文件或电子档文件，交档案管理人员保存，并填写档案收录登记册。

3、各部门负责人接收到的重要文件，由各部门负责人传阅后，交档案室，交档案管理人员保存，并填写档案收录登记册。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知（红头文件）、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文和与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总体要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

五、档案借阅流程

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《档案借阅登记表》，如有保密性严格的材料（例公司生产技术性文件、车间生产工艺流程等）需报公司总经理批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门负责人签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

山东益康集团药业股份有限公司

2014-05-16

第三篇：技术文件管理办法

技术文件管理办法

一、目的

规定本公司技术文件的编制、审核、批准、更改、发放、借阅、复制、使用和保管要求，确保相关部门使用的技术文件有效性和完整性。二、适用范围

适用于本公司工艺文件(工艺图纸和作业指导书)、设计文件(设计图纸)、外来技术标准(公司企业标准、国家和行业标准)和本公司自行编制的检验规范/规程等技术文件的管理。

三、职责 3.1 文控中心

a)负责内部技术文件的编号、发放、归档、使用和借阅的管理； b)负责外来技术文件的识别、发放和归档。3.2 各相关部门负责技术文件的编制、审核、批准。四、工作程序

4.1 技术文件编制、审核、批准的管理

4.1.1 各部门针对产品的要求，根据行业标准，参考有关资料，制定规程、工艺、标准等技术文件，必要时组织公司有关人员参与制定。4.1.2 各部门编制的技术文件由各部门领导审核，由总经理批准。4.1.3 本公司编制的技术文件批准后，由文控中心登记发放，对失效或作废的技术文件应由其一并收回，并予以集中归档。

4.1.4 任何部门及其个人对收集到的如国家标准、行业标准等外来文件，均应移交到文控中心归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由文控中心负责复印，将复印件按《文件控制程序》的要求进行控制，进行发放，防止

文件误用。

4.2 技术文件的更改

4.2.1 在使用中发现技术文件有差错或需进行更改，由原编制部门进行更改，若指定其它人员更改，更改实施者应取得相应的背景资料。4.2.2 技术文件更改后，应执行本文件4.2.2条款的要求。

4.2.3 使用技术文件部门的任何人员均不得擅自更改文件，若有更改需求，应向质量部提出更改申请，由质量部确认后方可按本文件规定的要求实施更改。

4.2.4 当发现擅自更改或不执行情况，质量部开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反公司规章进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。4.3 技术文件使用的管理

4.3.1 文控中心接收技术文件时应仔细检查文件的完整性，如是否有漏页等，确认无误给予接收，并对技术文件进行登记造册，原件存放档案室保管，将其复件存放档案柜中以供各部门借阅使用。

4.3.1 文控中心应妥善保管各种技术文件，并经常检查有关人员对技术文件的使用情况，避免其出现遗失、损坏等现象。如发现技术文件遗失、损坏，应及时报告质量部，由其根据需要，联系相关部门予以补发并重新登记。4.3.2 作废技术文件按照《文件控制程序》关于作废文件的管理要求实施。4.4 技术文件的归档、保存和借阅

4.4.1 文控中心对公司所有技术文件进行收集、整理、登记、保管及办理借阅记录。

4.4.2 工艺文件、技术标准(国标、行标、企标或内控标准)、试验方法标准(国标、行标、内控标准)、设计文件通常情况下保存10年，若因特殊需要

可适当延长2-3年。

4.4.3 技术文件原则上仅供本公司人员借阅使用，确因工作需要或向外部提供时，总经理报告并办理借阅的相关手续，并在规定的期限内予以归还。4.4.4 借阅的技术文件必须保证完整与安全、不得私自拆散、涂改、换页。用毕后立即归还。

4.4.5不得私自转借、复制或供外单位使用技术文件，一旦发现，报请公司领导处理。

4.6 本办法由质量部结合平时执行情况一同监督实施。

五、相关文件

《文件控制程序》

第四篇：文件存档基本格式

办公室存档的打印稿、电子稿均需设置为如下格式：（1）纸型：A4纸，如有特殊设计需要除外。

（2）标题字体大小为二号字，黑体，加粗（有副标题则为四号字，加粗）。（3）正文部分字体大小为小四字，宋体(小标题要加粗)。（4）页边距一般为默认值，如特殊设计需要可适当调整。（5）每段首行缩进2个字符，行间距统一设置为1.5倍。

（6）部长每月工作总结标题统一为“部门+月份+工作总结”；干事工作月份总结标题统一为“月份+部门+个人工作总结”。落款统一为“部门+姓名”，下一行写“某年某月某日”。

（7）院系的月份总结标题统一为“院系科协+月份+工作总结”。落款统一为“院系+姓名”，下一行“某年某月某日”。院系部门总结由院系自行收齐归档。（8）活动总结标题统一为“活动名称+部门+工作总结”。落款统一为“部门+姓名”，下一行写“某年某月某日”。

（9）部长总结统一交给办公室收齐，部门干事的小结交由部门自行保管，皆为电子稿存档。

（10）所有需要上交的材料，请在规定时间内统一由相关人员发送到计算机科协邮箱（jsjkx2011@163.com，每年院科协的邮箱可能不一样）。（11）院系的月份总结在规定时间内，由主席团完成后统一发到校科协邮箱（cslgdxskx@126.com）。

（12）大家要注意格式，不要重复上交或者打印，配合办公室工作，配合校科协工作。

第五篇：技术文件更改管理办法

技术文件更改管理办法

版 本 号：

编 制：审 核：

标 准 化: 批 准：

1.0

范围

本文件规定了XXXXXXXXXXXX公司技术部门（包括产品开发部和产品技术部）下发的技术文件更改原则、程序及方法。

本文件适用于XXXXXXXXXXXX公司签署完整、设有更改栏、并归档的纸质技术文件的更改管理。术语和定义

无 职责

3.1 技术部门负责《技术文件更改通知单》的填写、审批、编号、归档、复制、盖章和发放。3.2 技术文件各使用部门指定的专（兼）职更改员负责按《技术文件更改通知单》实施更改。3.3 采购部负责将更改要求传递给供应商。3.4 技术部门负责技术文件更改情况的检查考核。管理程序

4.1 技术文件更改的一般原则

4.1.1 技术文件的更改必须填写《技术文件更改通知单》。

4.1.2《技术文件更改通知单》由主管技术员填写，并进行统一编号。

4.1.3《技术文件更改通知单》的填写应用词准确，简明扼要，突出重点，只说明更改的内容就行，与更改内容无关的文字、尺寸和图形都可不注出，不能含糊不清、模棱两可或有两种(含 两种)以上的解释，各栏目的填写的具体要求如下：

a)“产品型号”栏：应填写此次更改车型的型号；

b)“更改图样或文件名称”栏：应填写此次更改图样名称或文件名称； c)“产品代号”栏：应填写此次更改车型的开发令号；

d)“更改图样或文件代号”栏：应填写此次更改图样代号或文件代号； e)“所属总成图样名称”栏：应填写此次更改零部件图样所属总成图样名称； f)“实施日期”栏：应填写此次更改的实施日期； g)“更改原因”栏：应选择此次更改的原因；

h)“需作相应更改的零部件”栏：应填写此次更改所涉及的所有相关图样和技术文件的编号或名称；

i)“库存品或在制品的处理”栏：应选择此次更改库存品及在制品的处理方法； j)“发往单位”栏：应选择此次更改发送的单位或部门； k)“签收”栏：此次更改发往单位或部门接收人员签字；

l)“更改内容”栏：应填写此次更改前和更改后的顺序号、具体情况或具体尺寸、处数以及具体更改原因； m)“更改确认”栏：应填写已经更改的图样或文件代号，并签上更改人的姓名及日期。4.1.4《技术文件更改通知单》的编号为ZSJ10·××××-☆☆☆☆，其中××××为顺序号，☆☆☆☆为年份。

4.1.5《技术文件更改通知单》的审批应符合相关规定并签署完整。

4.1.6 技术文件的更改不得降低产品质量,亦不得违反有关标准的规定,更改后的图样及技术文件应正确、统一、完整和清晰。

4.1.7 一个更改项目所涉及到的全部图样及技术文件应成套更改完整。

4.1.8 一个更改项目不得涉及到几个车型，如几个车型都需同时更改时，应分别填写《技术文件更改通知单》。

4.1.9 当更改较大（如零部件设计结构发生变化）或经多次更改的图样或技术文件应换新图或换新文件。更换新图时，应改变图样编号中的设计变更代号，同时应将原图样或技术文件收回。4.1.10 图样或技术文件脏烂、看不清楚、缺损、丢失，责任部门或个人应写出书面申请，经技术部门负责人批准后才能补发（补发时，受控文件应盖受控印章），同时应将原图样或技术文件收回。

4.1.11 收回的图样或技术文件经技术部门负责人批准后统一销毁；收回作废的图样或技术文件，如为法律或积累知识的目的所保留的，均应盖红色“作废”章。4.2 技术文件的更改程序

4.2.1当发现图纸或技术文件与实物不一致时，经论证确需更改的由技术部门负责进行更改，主管技术员填写《技术文件更改通知单》，部门负责人审核，公司主管领导批准。技术文件更改前应注意：

4.2.1.1对装配、互换、可维修性、可检验性等应进行充分论证，必要时，应进行样件检验、试验、试装和道路试验等。

4.2.1.2涉及库存品或在制品处理的，还应经采购部、物管部会签。库存品或在制品的处理应在数量上或时间上给予明确，便于操作。

4.2.2 生效的《技术文件更改通知单》由各部门专（兼）职更改员根据更改内容和要求，对本部门技术文件进行更改，并作好更改确认记录。

4.2.3对于发往供方的《技术文件更改通知单》，由采购部负责及时发到持有相应技术文件的供方，并且各种签收手续应齐全。4.2.4图样或技术文件更改方法

4.2.4.1 更改应使用黑色签字笔，对需要更改的内容用两平行细实线划掉，不允许刮改或涂改（被划掉部分应能清楚地看出更改前的内容），然后填写新的内容。更改后的新内容应正确、完整，字迹应清晰、端正、整洁、大小和位置恰当，不得覆盖更改前的内容。

4.2.4.2 同一次更改时，不论更改几处，都用相同带圈的小写拉丁字母在更改部位附近表示，如第一次更改用ⓐ，第二次更改用ⓑ，第三次更改用ⓒ，依次类推，必要时画一细实线，引向被更改部位。4.2.5 更改应在图样的标题栏或技术文件的更改栏内注明：标记、处数、更改文件号、签名、年.月.日。4.3 考核

4.3.1 技术部门负责不定期地对技术文件更改的执行情况进行监督检查。4.3.2 对未改、错改和漏改的情况，处以有关责任者20元/次的罚款。

4.3.3 对未按相关规定完成审签便擅自进行更改者，处以有关责任人20元/次罚款。相关记录

《技术文件更改通知单》 《文件发放记录表》 《文件回收记录表》