关于对公司文件、资料实行分密级管理的规定

第一篇：关于对公司文件、资料实行分密级管理的规定

关于对公司文件、资料实行分密级管理的规定

1．目的为了加强对公司内部各类文件资料的管理,使之既利于提高效率和质量,又利于安全和保密,根据有关规定,特制定本规定。

2．范围

本制度适用于公司各部门、所属各子公司、和个人内部文件资料，借阅、对外报送等事项中资料的使用、审查、审批和保密管理。

3．原则

公司各类文件资料的管理及保密工作实行“业务谁主管，保密谁负责”和“自审与送审相结合”、“先审后用，先审后发”为主要原则。

4．公司及各子公司的文件资料管理及保密工作由公司办公室及各子公司办公室归口管理。

5．资料的保密审查审批管理

5.1公司保密内容是指：

5.1.1公司重大决策中的秘密事项。

5.1.2公司尚未付诸实施或正在进行研究的发展战略、发展规划以及经营决策。

5.1.3公司内部掌握的合同、协议、意向书以及可行性报告，重要会议记录。

5.1.4各子公司财务与结算报告以及各类财务统计报表。

5.1.5公司尚未公开的各类信息和规章制度、计划、报表及重要文件。

5.1.6公司内员工人事档案、工资性、劳务性收入以及资料。

5.1.7各子公司指导生产技术性文件和资料。

5.1.8公司领导的个人情况、电传、传真、书信。

5.1.9公司的经营数据、策划方案及有损于公司利益的其他事项。

5.2公司密级的确定：

5.2.1公司的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

5.2.2公司及各子公司生产发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。

5.2.3公司发展规划、财务报表、统计资料、各类操作参数、规章制度、重要计划报告、重要会议记录、公司经营情况、给政府部门的各类请示及批复为机密级。

5.2.4公司人事档案、合同协议、职工工资等收入、尚未公开的各类信息、策划方案等为秘密级。

5.3内部文件资料的印制、借阅、复制管理

5.3.1文件印发前要根据内容准确确定主送、报送和抄送范围以及印制份数;凡涉及秘密事项的文件要准确划定秘密等级，公文的密级由公文制发部门根据公文内容涉及公司秘密的程度来划定。

5.3.2秘密文件一律由文件发出人或办公室打印,装订,办公室工作人员应严守机密。

5.3.3秘密文件要严格按照核定的份数印制, 多余的要当即撕毁待销。

5.3.4打印秘密文件时, 要及时删除或妥善保管电脑里的秘密文件，草纸、废纸等要妥善保管,定期销毁(并有监销)。

5.3.5秘密文件必须在办公室阅办, 不得带回家中,不准携带出入公共场所；要控制文件阅读范围,按规定的阅读级限阅文；若需扩大阅读或传达范围,需经主管领导和部门负责人批准。

5.3.6复印秘密文件,必须有严格的审批、登记制度, 并指定专人管理;复印的秘密文件要按正本一样进行登记和管理。

5.3.7涉及公司生产、经营、财务等方面核心数据的绝密级资料，须经公司总经理签批后方可借阅、复制。

5.3.8机密级资料须经公司分管领导或本公司总经理签批后方可借阅、复制。

5.3.9秘密级资料须经公司部门负责人或公司分管领导签批后方可借阅、复制。

5.3.10有关公司财务资料管理，各主管会计在其职责范围内，按会计核算期准确及时的填制会计凭证、登记会计账薄、编制并报送各种报表、编写财务会计报告，定期将其整理装订成册进行临时性保管。在临时保管期间，财务经理有权现场查阅和审查凭证、账薄、报表及报告。其他任何人不得在未经财务经理或主管领导批准的情况下出借或复印会计凭证、账薄、报表及报告。

5.3.11公司财务部门需向外部报送的会计资料必须经公司财务经理和主管领导许可并由公司办公室进行相应登记，加盖公章后予以报出;公司内部其他职能部门需要查阅、审查、借阅、复印、拷贝会计资料的，必须经财务部经理批准许可后方能执行。

5.3.12其他资料须经部门负责人签批后方可借阅、复制。

5.3.13经批准翻印文件时,要注明翻印单位,时间和份数。

5.3.14禁止在无保密措施的通信设备上传输秘密信息。

5.4对外提供资料的保密审查审批管理

5.4.1凡对外提供公司系统的统计数据等资料，一律以公司办公室提供的数据为准，其他任何单位、部门和个人不得提供和使用与其不一致的数据。

5.4.2对外提供资料凡涉及应属于保密范围的内容一律不予提供，特殊情况下确需提供须公司分管领导审查，经公司总经理审批后方可提供。

5.4.3对外提供资料涉及公司生产、经营、财务等方面数据须本部门负责人同意经公司办公室审查、备案后方可提供。

5.4.4对外提供的其他资料须经本部门负责人审批并到本公司办公室备案后方可提供。

6.会议及文件保密管理

6.1召开秘密程度较高的会议，会前应认真研究安全保密措施，并对与会人员进行保密教育，严明保密纪律。

6.2出席、列席会议人员名单，由主管会务的领导审定；严禁与会议无关的人员进入会场；会议印发的秘密以上文件，不准带回家或带到公共场所。

6.3会议期间印发的秘密文件一律标明密级，统一编号，登记分发，不得代转。会议结束前，应收回的文件全部收回。

6.4与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容；凡规定不准记录的会议内容，一律不得记录；需公开报道的，稿件须经主管领导审查总经理审批。

6.5涉及公司秘密的会议纪要,均须划分密级,妥善保管与传阅。

7.公司已经界定密级的文件、资料任何人不得对外泄漏。员工离职时，应交回相关文件与资料； 员工（包括试用期的员工）离职后，亦不得泄露本公司的商业秘密。

8．措施

8.1出现下列情况之一者，给予警告并处以500元以上1000元以下扣款。

8.1.1泄漏公司秘密尚未造成严重后果或经济损失的。

8.1.2已泄漏公司秘密但采取补救措施的。

8.2出现下列情况之一的，给予辞退并赔偿经济损失，直接追究法律责任。

8.2.1故意或过失泄漏公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。

8.2.2违反本保密制度规定，为他人所窃取、刺探、收买、提供公司秘密的。

8.2.3利用职权强制他人违反保密规定的。

9.公司原有制度如与本制度相抵触的，以本制度为准，本制度未尽事宜或与国家有关法律、规定相悖的，按国家有关法律、法规等规定执行，并及时修改本制度，报总经理办公会审议通过。

10．本制度由公司人力资源部编制、负责解释并监督执行。

第二篇：公司行文及文件资料管理的规定

公司行文及文件资料管理的规定

第一章 行文的分类

第一条 上行文：指向上级单位的请示、报告，以“xx文”的文号行文。

第二条平行文：指平级单位或不相隶属单位之间的商函，以“xx函”的文号行文。

第三条 下行文：指下发各部室及所属公司的文件，以“xx发”的文号行文。

第二章 公文格式

第四条 设置文件版式。

设置公文版心距公文用纸上下左右的距离：

1．首页红头纸：上6.2厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

2．公文用纸天头(上白边): 上3.7厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

3.公文一般每页排22行，每行排28个字。

第五条 发文字号、签发人姓名以及会议纪要的期数、制文部门名称、成文日期设置（红色反线上的部分公文要素）。

1．上行文（请示、报告）：发文字号、签发人姓名平行排列，发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“„‟”括入，序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名（签发人姓名是两个字的，一般两个字中间空1个字）。

2．平行文、下行文（函、通知、通报、决定、意见等）：发文字号居中排布，不署签发人姓名。

3．会议纪要：“第×期”用3号黑体，居中排布；制文部门名称、成文日期（会议召开日期）平行排列，用3号楷体字，制文部门名称居左空1字，成文日期居右空1字。

第六条 公文标题设置。

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，行距设置值为34磅）。

第七条 主送机关设置。

标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

第八条 公文正文设置。

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋体字标识。数字、年份不能回行。

第九条 附件设置。

在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。1．与公文正文一起装订的附件，在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

2．与公文正文不一起装订的附件，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

第十条 成文日期设置

右空4个字，中文简体大写，如 “二〇〇×年×月×日”）。

第十一条 附注设置（“请示”类的公文的联系人姓名及电话）

居成文日期左下方，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。

第十二条 主题词和词目设置

主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

第十三条 抄报（送）机关设置

在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄报（送）”，后标全角冒号抄报（送）机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报（送）机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

第十四条 印发机关和印发日期设置

位于抄报（送）机关之下(无抄报（送）机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第十五条 页码设置

用4号半角白体阿拉伯数码标识，左右插入4号仿宋体的带“－－”格式的一条一字线。单页码居右空l字，双页码居左空1字。

第十六条 表格设置

1．公文如需附表，对横排A4型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

2．公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三（封底的里面一页）、封四（封底）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。

第十七条 特定格式公文设置

信函式格式，首页不显示页码。会议纪要格式，不加盖印章。

第三章 行文的流程及要求

第十八条 内部文件：

1.各部室起草的公文，将发文稿纸上的各项填写齐全经部门经理签字后，送交主管经理审批；领导审批同意后，到办公室申请文号并正式行文； 2.各部室将打印好的正式公文到办公室盖章并登记，同时留一份附有发文稿纸或合同协议审批单的正式文档原件存档；

第十九条 上级机关及外来文件：

任何部室及个人必须将收到的外单位来文或外出开会带回的文件先交档案员登记、编号后再由办公室统一传阅、转发。行政文件统一由办公室负责登记、传阅、转发；党务文件由党办负责登记、传阅及转发。其他部室不得对外发文。

第二十条 如有部室将未挂档案室编号的文件交领导批示时，总经理秘书有权将文件退回承办部室，要求文件登记、编号。

第二十一条 加盖公司印章的文档，印章管理人应留存一份附有发文稿纸或合同协议审批的正式文档原件，并按规定定期向档案室定期移交。

第二十二条 公司行文实行自下而上，自上而下的流程，不得出现横传文件。

第四章 文件资料的管理

第二十三条 应归档的文件范围：主要包括以公司文号发出的正式公文；各职能部室形成的文件（包括会议纪要、董事会、监事会、股东会文件、合同协议及各种报表）；上级机关颁发的属本级机关主管业务并要执行的文件。

第二十四条 不归档的文件范围：

1、上级机关文件材料：任免、奖惩非本机关工作人员的文件；普发供参阅、不办的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件。

2、文件材料：无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经领导审阅签发的未生效文件；无需处理的一般性人民来信；为参考目的从各方面收集的文件材料。

3、同级机关各非隶属机关的文件材料：不需贯彻执行和无查考价值的文件；非隶属机关抄送的不需办理的文件。

4、下级机关的文件材料：参阅的简报、情况反映；不需办理的文件；抄报备案的一般性文件材料。

第二十五条 文件材料归档要求：

公司内部文件及外单位来文，待公司领导批示后，总经理秘书将文件原件存档，复印件交承办部室。

总经理秘书每两天将收集的文件原件与档案员进行交接。

不归档的文件材料可作为资料保存三年，到期后，经本部门经理同意后自行销毁。

第五章 文件资料的借阅

第二十六条 档案室只对公司各部室及所属公司提供调档的有关服务。公司档案原则不外借，因特殊情况外单位调档时，必须经主管领导及相关部室同意并在经办人带领下方可调阅。

第二十七条 公司各部室及所属公司调阅档案时必须严格履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。第二十八条 调阅本公司档案时，须经本部门经理同意后调阅；调阅相关公司档案时，须经本公司部门经理及相关公司部门经理同意后调阅；

第二十九条 调阅重要档案，如公司《营业执照》、《产权证》、董事会文件时，须经本公司部门经理、主管经理同意后调阅。调阅党委会纪要时须经xx公司党办主任同意后调阅。调阅会计档案时，须经财务部经理同意并在相关财务人员带领下调阅会计档案。

第三十条 档案资料原件不外借，因特殊情况外借档案时，需部门经理及主管经理审批后方可调档。

第三十一条 档案资料借期一周，因工作需要延期使用的，在《档案借阅申请单》的备注栏加以注明，并经办公室主任同意后到档案室办理续借手续。

第三十二条 借阅者要爱护档案，不准在档案上加注、勾划、涂改，不准抽拆文件，如发现以上情况，按《档案法》有关规定追究责任。

第六章 文件密级的规定

第三十三条 文件密级视重要程度，可分为绝密、机密、秘密三个等级。各部门起草文件时，依据重要程度，在文件的右上角注明各自的密级，如不注明，档案室将全部按内部文件处理。

第三十四条 各部室所有密级文件，从产生到归档期间，应加强管理，严格控制复印及发放数量，做好密级文件的管理工作。

第三篇：公司文件管理规定

公司文件管理规定范文 1目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2使用范围

适用于公司文件的编号管理和控制：

a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；

c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3编号办法

3.1公司名称及项目名称约定:

公司全称为：南非中国制衣集团(北京)

本组织简称：CGMBJ

项目全称：CGM 企业信息管理系统 1.0版

项目简称：CGM v1

3.2日期表示

格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd

yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。

mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。

dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。

例如：

2003-10-27或20031027 表示（2003年10月27日）

3.3文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3,..., 0.10。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。

版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2,..., 1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

3.4技术文件命名

格式：CGM-vnn-(AA-)BB-yy

CGM:项目缩写。

nn:版本号，参见3.3节。

AA:子项目名称。

yy:文件版本号。

BB:工作过程名称：

相应工作过程名称的简称（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。

验收测试计划

（Acceptance Test Plan）ATP

验收测试报告

（Acceptance Test Report）ATR

检查单

（Check List）CL

程序修改报告

（Code Difference Report）CDR

软件构成设计文件

（Software Component Design Document）CDD

具体设计文件

（Detail Design Document）DDD

软件功能设计文件

（Software Function Design Document）FDD

软件功能说明书

（Software Function Specification）FS

手册

（Hand Book）HB

系统集成测试计划

（System Integration Test Plan）ITestPlan

系统集成测试报告

（System Integration Test Report）ITestRep

组间协作文件

（Intergroup Coordination Document）ICD

初步设计文件

（Preliminary Design Document）PDD

软件配置管理文件

（Software Configuration Management Plan Document）SCM

软件开发策划文件

（Software Development Plan Document）SDP

软件项目策划文件

（Software Project Plan Document）SPP

软件质量保证计划

（Software Quality Assurance Plan）SQA

软件需求规格说明

（Software Requirements Specification）SRS

工作说明

（Statement of Work）SOW

子系统测试计划

（Sub-System Test Plan）SSTP

子系统测试报告

（Sub-System Test Report）SSTR

子系统测试脚本

（Sub-System Test Script）SSTS

软件维护计划

（Sustaining Plan）SP

系统操作描述

（System Operations Description）SOD

系统测试计划

（System Test Plan）STestPlan

系统测试报告

（System Test Report）STestRep

培训计划

（Training Plan）TP

例如：

CGM-v1-需求规格说明书-0.1.doc

CGM-v1-SRS-1.2.doc

CGM-v1-信息控制子系统-验收测试计划-2.0.doc

3.5其他文件的编号

3.5.1公司规章制度和管理文件

公司规章制度和管理文件的编号格式为：CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd

DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

TT：大写英文字母，文件类型；

RR — 规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度；

QS — 质量管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录。

AB：文件名称

dd：文件版本号。

例如：

CGMBJ-RR-考勤管理规范-01.doc

CGMBJ-RR-绩效考核规范-1.2.doc

3.5.2合同协议

合同协议的编号格式为：yyyy CGMBJ-T-nnn

yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份；

T：合同类型

S-销售合同

P-采购合同

C-合作协议

H-劳动合同

O-其它合同

nnn：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0。

3.5.3传真

发出的传真编号结构为：CGMBJ-AA-R/S–BB-yyyymmdd-nn

AA：

人员姓名

BB：传真的主题（不超过15个汉字）。

nn：流水号。

yyyymmdd：表示日期。

R表示收到传真，S表示发出传真

传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。

例如：

CGMBJ-张三-R-台湾需求的回复-20030314-01（表示在2003年3月14日收到从台湾发来的传真，主题为“台湾需求的回复”。

3.5.4电子邮件的命名规则

电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。

3.5.5外来文件

外来文件结构为：CGMBJ – AA – yy-nnnn

AA：

文件种类编号:

RM：需求相关

yy：文件来源编号:

01：台湾嘉可公司

nnnn：文件流水号。

例如：

CGMBJ-RM-台湾公司操作手册-01-0001.doc

3.5.6对外发文

指公司发给公司外部的通知、公函等。

yyyy CGMBJ（外）文字第nnn号

yyyy：阿拉伯数字，发文的年份

nnn：流水号，每年1月1日自动归0。

3.5.7会议纪要

指公司内部会议的记录等。

CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd

yyyymmdd:日期，详见4.2节日期表示。

AB：会议主题（不超过15个汉字）。

dd：阿拉伯数字，文件流水号。

例如：

CGMBJ-20030314-M-周例会-0001

3.5.8其它文件

项目周报:

CGM-vnn-yyyymmdd-周报-AB

周工作计划:

CGM-vnn-yyyymmdd-周计划-AB

工作任务单:

CGM-vnn-yyyymmdd-任务单-AB

工作日报:

CGM-vnn-yyyymmdd-日报-AB

nn:版本号，参见3.3节。

yyyymmdd:日期，详见4.2节日期表示。

AB：

人员姓名

例如：

CGM-v1-20030312-周报-张三

CGM-v1-20030312-日报-李四

3.5.9文件附件

所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：-M nn(-NA)M：附加内容类别；

T：表格

A：附件

S：补充文件

nn：附加文件流水号

NA：文件名称；

4编号管理

Ø合同协议由公司办公室统一编制管理。

Ø传真由公司办公室编制和管理。

Ø对内、对外的发文统一由公司办公室编制和管理。

第十条 发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

第四篇：公司文件编码管理规定 - 副本

公司文件编码管理规定

一、目的为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司

管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

二、编号规则

文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要

设置，在主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：

□□□□□

12345

产生日期

文件类别号

文件流水号

部门代号

代号公司流水号

说明：由1、2、3组成主文件号；

4、5组成辅文件号。

主文件号部分

1、公司代号：信和-XH2、部门代号：用字母表示

财务部-CW、产品部-CP、销售部-XS、策划部-CH、仓

管部-CG、办公室-BG。

3、文件流水号：数字表示，从0001到9999。辅文件号部分

1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。文件类别代号：ZD-制度文件、LC-流程文件、BD-表单文件、HT-合同文件、MB-模板文件。

2、办公用品的编码：具体的辅编码由物品名字的首写字母代替。如：14年5月1日给销售部配电脑数量一台XHXS/0001-DN/140501。

3、日期代号

日期代号由年月组成，如2014年1月产生的文件则写：201401。

其他分项子文件代号各部门可自行规定，报办公室中心备案。

举例说明：

销售部于2011年9月1日以公司名义与某医院签订一份销售彩超系统合同，这是销售部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：XH-XS/0001-HT/140901，由销售部下单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往医院，再由某某实施工程安装。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备销售部归档。然后将项目移交

给售后，根据此编码建立售后服务体系。

三、使用规定

1．各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。

2．各部门/单位进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，办公室备案并建立电子档管理。

其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。

第五篇：公司文件编码管理规定

公司文件编码管理规定

一、目的：

为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

二、编号规则

文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在 主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：

□□□□□

1234

5产生日期

文件类别号

部门代号 文件流水号

公司代号

说明：由1、2、3组成主文件号；

4、5组成辅文件号。

主文件号部分

2、部门代号：用字母表示

GMO-总经办

HRD-人力资源部 流水号

FIN-财务部

SOM-运营管理中心

R&D-研发部

MKTG-市场部

3、文件流水号：数字表示，从0001到9999

辅文件号部分

1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。

文件类别代号：

ZD-制度文件

LC-流程文件

BD-表单文件

HT-合同文件

MB-模板文件

2、日期代号

日期代号由年月组成，如2011年九月产生的文件则写：1109

其他分项子文件代号各部门可自行规定，报行政人事中心备案。举例说明：

市场部于2011年9月以公司名义与某公路管理局签订一份高速公路信息管理系统合同，这是市场部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：LM-MKTG/0001-HT/1109，市场部再以这个编码实行项目立项，立项后将文件模板发往项目部开始定点，项目部定点完之后，提交定点确认函反馈给市场部，再由市场部下

单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往施工场地，再由项目部实施工程安装。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备人力资源部，然后将项目移交给客服部，客服再根据此编码建立售后服务体系。

三、使用规定

1．各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。

2．各部门/单位进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，办公室备案。合同签定完成后需归档资质办，并建立台帐管理。

其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。

深圳市神州龙脉信息工程有限公司行政人事中心

二〇一一年十月十五日