事务书信的格式和写作要求[五篇]

第一篇：事务书信的格式和写作要求

事务书信是指涉及各种事务问题，联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格，要特别慎重对待。

1.事务书信的格式

事务书信通常由下面七部分组成：信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外，有的事务书信还有下列项目：投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。

2.事务书信的写作要求

信头：

信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。

如临时打印信头，则寄信人的名称和地址，应打在信纸的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。

日期：

事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。有两种写法：英式为19（th）april，1995；美式april 19，1995。英式写法日在先，月在后，而美式则相反。如全部使用数字表示日期，容易引起误解，应避免使用。

收信人名称及地址：

信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边，在签名下约二至四行处。

收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式，出于礼貌和准确性，切勿擅自更改。

敬语的用法及略写也有一定习惯。比如，mr.（mister）冠于男子姓氏前。messrs.（messiears）是英语 mr.的复数，相当于gentlemen，不含人名而冠以定冠词the的公司名称，均不用messrs.在英国，如公司行号含人名时，多用messrs.。例如：messrs.lake kane＆ co.，ltd；mrs.为已婚女子，则在后面写其夫姓，mrs.judd；miss为未婚女子，其复数为misses；dr.（doctor）冠于博士姓名前；rev（reverend）用于神职人员姓名前，可加定冠词the。另外还有某地长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用hon.，总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用pres，教授姓名前用prof.信内地址写法，英美格式差别较大。美式写法：门牌号前没有no.字样，后面也没有逗点。而英式写法则相反。如：

mr.clark cooper

no.8，queen victoria street

london，e.c.2england

注：e.c.2指伦敦东区2。

称谓：

事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼：sirs。公司行号等商业书信多用dear sirs，英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用gentleman称呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号，gentleman和dear gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数sir，而要在sir前面加上dear，即dear sir。也可写上姓，如“dear sir lewes：”。

正文：

正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始，顶端书写（不像中文信要空两格）；段落之间空双行。正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短一些。正文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，两边及信纸上方要留有适当的边缘，下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐，右边则尽可能整齐。

结尾套语：

结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号。较常见的有：yours truly，yours very truly，truly yours，very truly yours，yours faithfully，faithfully yours。如果收信人是个人，则可用：yours sincerely，sincerely yours。

签署：

签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般事务书信，常在结尾语下面空五行处签名，然后将发信人的姓名用打字形式打出，也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下：

签名者代表公司、行号名义时，应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称，然后再签署。

女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（miss）或（mrs）。

当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by、for或perpro字样。

其他事项：

其他事项包括：注意事项、事由、备查、附件、附言等。

注意事项（attention，缩写：attn），这是发信人要求特定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。通常放在信内“姓名及地址”下面，或与称谓同一行之右边。

事由（subject），其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注意。

备查，为明确责任，便于日后查考，在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母。其排列方式很多，发信人的姓名缩写要大写并要排在前面。

附件（enclosure，缩写为encl），在“发信人及打字员姓名首字”下面，应附注表明有几个附件，以方便收信人查点。如：encl.：one check（指附有一张支票）；encl，a/s（指附件如信中所述，a/s即as stated）。

附言（postscript的缩写p.s.）。“附言”要用得合理，一般情况下不要用。如附言的主体与信文分开时，或信文写完后，又有新情况而又必须通知对方时，才能使用。它通常用p.s.开头，写在信的最后一行，附件下一行处。

第二篇：事务文书写作要求学习要求

学习本章了解事务文书的概念、特点、作用。

掌握计划、总结、调查报告、述职报告、简报、规章制度的概念、特点、写作要求。

重点掌握：计划、总结、调查报告、述职报告、简报、规章制度的一般写法。

一、重难点内容提示

(一)事务文书的概念、特点

事务文书是机关、团体、企事业单位为反映事实情况、解决问题、处理日常事务而普遍使用的文书，它具有很强的实用性、事务性和某种惯用格式。从广义上说，事务文书也是一种公务文书，目的是处理公务和传递信息，使用“事务文书”这一名称，是相对于正式公文而言的。

事务文书的特点：

1．对象的明确性

事务文书的写作有明确的对象，特定的读者，对于对象有明显的约束力，一般来说对象非看不可。如给所属上级单位的计划、总结、简报、调查报告等，所属上级单位或领导必须看它。再如条例、办法、规定、章程等，凡涉及到的人都一定得看。

2．内容的实效性

事务文书是直接用来处理事务工作的，要注意实用，讲求效率。为此，事务文书从主旨的确立到材料的使用都必须切合实际讲求效率；写作形式的运用也要讲求实际和效率，便于文书内容的落实和处理。

3．一定的程式性

事务文书一般都有一定的程式性，有约定俗成的惯用格式。虽然它不像法定公文那样有着非常严格的格式要求，但在长期的应用中，事务文书的实用性和真实性决定了它逐渐形成了较为稳定的结构层次、习惯用语、处理程序等组成要素。虽然格式上有一定的灵活性，但总体上是相对稳定的。

4．较强的时限性

事务文书总是针对工作、生活中的具体事务而撰写的。而一项工作任务的完成，一个问题的解决，大都有一定的时间要求，虽然它没有法定公文那样紧迫，但同样也要在限定的时间内及时完成，否则很难发挥事务文书的作用。

（二）事务文书的作用

1．宣传教育作用

事务文书通过分析形势，申明政策，或者介绍经验、表彰先进及揭露时弊、抨击丑恶，可以起到宣传教育群众，使人们统一认识，并提高政策水平和工作热情的作用。

2．沟通和指导工作作用

事务文书是沟通机关、企事业单位的桥梁和纽带。各部门之间既有横向的联糸，也有纵向的联系。从纵向的联系来讲，在管理者与被管理者之间，上下级之间，存在着指导与被指导的关系。因此, 它具有作为这种关系的指导工作作用。

3．积累和提供资料作用

有些工作的进行，需要人们积累有关资料，如计划、总结、调查报告、简报等文种，可以集中、详尽地反映情况，说明问题，起到为人们提供所需资料的作用。

（三）计划的概念、特点

计划是人们对未来一定时间的任务，提出明确目标，规定具体要求，制订相应措施，作出切实安排的一种文书。计划是一个统称，常见的“方案”、“要点”、“安排”、“打算”、“规划”、“设想”等，都属于计划一类。一般说来，对某项工作从目的、要求、方式方法到具体进度，都作了全面计划的叫方案；上级对下级布置一个阶段的工作或者一项重要任务，需要交代政策、提出具体要求的叫要点；预定在短期内要做的一些具体事情，叫安排；准备在近期要做的事情而对其中的指标或措施等考虑得还不周全的，叫打算；拟订比较长期的计划而涉及面广，又只能是一个大轮廓的，叫规划；如果为长远的工作或某种利益着想作个非正式的、粗线条的计划，叫设想。我们可根据内容、性质、范围、时间的不同而选用不同的名称。

计划的特点：

1．目标性

写计划前要对全局性的各项工作作全面、合理的安排考虑，保证统筹兼顾，防止顾此失彼,因此计划必须要有明确的目标性。目标是计划的核心,计划的全部内容紧紧围绕着目标展开，为这个既定的目标谋划最优的策略和步骤、落实具体的措施或方案等。

2．预见性

计划是事先对活动所作的安排与打算。而任何事物在其发展过程中会出现这样或那样的变化，为实现预定目标，必然要对活动过程中可能出现的情况进行分析与估计，并要对可能出现的困难、问题等，提出切实有效的措施和方案。这样，才能确保计划顺利进行，并达到预定目标。

3．规范性

计划的内容不同，可以有不同的写法。但它们都必须具备计划的三要素：任务、措施和完成的时间，即做什么、怎么做、什么时候做、何时完成。这就构成了计划的比较固定的写作程式和规范。

（四）计划的种类

计划的种类很多，按照不同的标准，可以分为不同的种类：

1．按计划的性质划分

有综合性计划和专题性计划。

综合性计划又称总体计划，是对某一单位或部门在一定时期内的所有工作作出的全面安排和计划。专题性计划又称单项计划，是对某一方面的工作作出安排和计划。

2．按计划范围划分

有国家计划、地区计划、系统计划、单位计划、个人计划等等。

3．按计划涉及到的时间划分

有长期计划（10~15年以上）、中期计划（5年左右）、短期计划（1年及1年以下）。

4．按计划的形式划分

条文式计划、表格式计划、条文加表格式计划等。

条文式。即把计划分为若干条款或部分，通过文字加以阐述，涉及到数字指标也都穿插在有关部分的文字叙述之中。这种写作形式，条理分明，层次清楚，说理性强，容易把计划的内容准确地表达出来。这是目前比较常见的一种写作形式。

表格式。即用表格来表达计划内容。表内栏目通常包括任务项目、执行部门、完成时间、执行措施等。这种样式的计划比较醒目、简洁、容易使人理解把握，也便于对照和检查。定期的、以数据为指标的计划，适宜用这种方式。如企业的产销计划、国家经济管理部门下达经济任务的计划，常常是定期制订，以数据为指标的，用表格式较为合适。

条文加表格式。即指计划的内容既有条文的表述，又有表格的形式。条文和表格相配合，能把比较复杂的内容用简洁的方式表达出来。

此外，计划还可以采用其它一些方法进行分类，这里就不一一例举。

（五）计划的一般写法

计划没有固定不变的格式，可以写成一篇叙述的文字，也可以分条分项列出，还可以采用表格的形式写出，或者把几种方法“综合运用”，既有表格，又有文字的叙述和说明。总之，应根据实际情况而定。一般说来，计划应包括如下三个部分。

1．标题

计划的标题一般包括制订计划的单位（个人计划的姓名不写在标题内）、计划的期限、事由、文种四部分。如《**公司XX年新产品开发计划》这个标题各要素俱全，专题性计划的标题常采用这种写法。也有些计划的标题有所某某略，如《**某地税务局XX年第三季度工作要点》标题没有涉及计划的内容，这是综合性计划标题的一般写法。如果所订的计划还不够成熟，需试行一段时间，待征求意见后再进行修改定稿，或者还未经过法定的会议讨论通过，可在标题后或下加上“初稿”、“草案”等字样，并加上括号。

2．正文

正文是计划的主体部分。这部分通常包括前言、任务和目标、步骤及措施、结语等几个部分。

（1）前言

前言，不宜写长，应简明扼要写清楚：制订计划的指导思想，包括有关的方针政策和上级的指示；分析现时形势的要求，本单位的基本情况（完成任务的主观和客观条件的分析）；计划的总任务，计划的目的要求等。前言通常以“为此，“秘书工作”年（或第*季度）要做以下几项工作”来领起下文。上述几项内容，并不是每份计划都必不可少，要根据计划任务的对象、范围情况的不同，酌情取舍。有的计划前言部分可不写，而直接写计划的具体事项。

（2）目标和任务

这一部分同下面的步骤和措施部分是计划的核心部分。计划就是为完成一定的任务而制订的，如果没有明确的任务，没有具体的要求和目标，也就没有必要制订计划。计划要明确的写明一定期限内，必须完成哪些任务，实现什么目标，做哪些事，数量和质量上有什么要求等，使计划执行者一看便知道准备做什么，做多少，什么时间完成，由什么部门负责执行等，使之心中有数。

（3）步骤和措施

在明确了工作任务之后，计划还要根据主客观条件，设计必要的步骤和措施，以保证任务的完成。步骤是指工作的程序和时间安排。每项目标和任务，在完成过程中都有其阶段性，先做什么，后做什么；主干什么，次干什么；每一步在什么时间，达到何种程度；人财物力如何调配、布局；各阶段如何配合、衔接等等，都必须写得合情合理，环环紧扣，步步落实。措施主要是指达到既定目标需要采取什么方法，动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难等。

总之，计划的正文要按照“做什么——怎么做——做到怎样”的顺序来安排结构内容，只有这样才能简明、全面、清楚地制订好计划。

（4）结语

这一部分是总结全文，在正文的末尾提出希望和号召。也有的计划不写结语，计划事项写完后自然结束。是否写结语，要根据计划的具体情况而定。

3．署名和日期

计划的结尾要写上制订单位的名称与制订日期两项内容。如果标题中已标明单位名称，结尾可某某去单位署名，写明制订日期即可。

（六）计划的写作要求

1．调查研究，实事求是

制订计划前，必须深入实际，认真的调查研究，既要“吃透”上级的精神，又要虚心听取群众的意见，“摸清”本单位的实际情况，分析主客观条件，尽可能预测到计划执行过程中的困难和问题，以便在计划中写明预防和解决问题的方法。制订计划时还要从本单位、本部门的实际出发，任务和指标应是经过各方面的努力可以达到的理想指标，既不要过高，也不能过低。计划切忌说假、大、空话，写得不实用。

2．内容具体明确，语言简明扼要

计划是将所要进行的工作作出的安排和打算，为收到良好的效果，计划的整体设想要明晰，并将实现目标的途径和办法一条一条地列出来。计划切忌语言含糊，职责不清，便之无法落实和检查。计划的内容，一般要分条分项来写，叙述要平直、说明要简洁，如内容复杂，每个问题可设小标题，以示醒目。

3．针对性和灵活性

计划的内容既要全面，又要有针对性，重点要突出。一个单位、一个部门，在一定的时期内，有许多工作需要做，如果全部并列起来，平均使用力量，就会影响重要工作的完成。因此，我们在制订计划时，要针对本单位、本部门的工作重点，保证计划中能够反映出当前要解决的主要问题。计划是根据客观情况制订的，客观情况在不断的变化，所以计划还要有灵活性，应留有一定的余地，当某种未预见的因素发生时，计划能及时调整、完善和补充。

（七）总结的概念、特点

总结是单位或个人对前一阶段的工作或一项活动，进行全面、系统的回顾、分析研究，从中找出经验教训，引出规律性的认识，明确今后努力方向，从而写成的书面材料。常用的小结、体会，也是总结，只是它反映的内容较为单纯或经验不成熟、时间较短、范围有限。

总结的特点：

1．自我性

从写作的内容和目的看，总结仅限于本系统、本单位或者本人前阶段的实践活动，总结的目的是为了改进、指导今后的工作，有很强的自我性。调查报告与总结相比则不一样。调查报告是调查者总结他人的工作，为上级领导提供信息，以“点”上的经验来指导“面”上的工作。总结在写作手法上常用第一人称。

2．说理性

总结离不开叙事，要用事实来说明任务完成的情况。但是，它并不停留在事实上，而是通过对事实材料的分析综合，抽象出带有规律性的经验教训，用于指导日后的工作。因此，总结的表述不但要有材料、观点，还要求有内在的逻辑联系，把实践中的做法理论化，以提高人们认识客观世界的能力。

3．客观性

总结十分重视内容的客观性，即按事物的本来面目加以反映。客观事实是总结的基础。不论是反映全面工作，还是反映局部工作的，虽有概括和提炼，但都要以实际工作活动为依据作客观分析，不允许主观臆断或虚构。

（八）总结的种类

总结的种类繁多，按照不同的标准划分，有不同的种类：

按照性质划分，有工作总结、生产总结、会议总结等。

按照范围划分，有地区总结、部门总结、单位总结、个人总结等。

按照时间划分，有总结、半年总结、季度总结、月份总结、阶段总结等。

不管哪一类总结都可以按其内容所涉及的范围，分为全面总结、专题总结、个人总结。

1．全面总结

全面总结，也叫综合性总结。主要用于对一个部门、一个地区、一个单位在一定时期内的各项工作进行全面的总结。如年终总结、阶段总结等。这类总结，一般是对做完的工作进行一次总的回顾和检查，从中找出经验和教训，以发扬成绩，克服缺点，把今后的工作做得更好。

全面总结要全，但这种“全”也不是包罗万象，面面俱到，把什么都写进去，而是要点面结合，突出重点。“点”要详，“面”要略，有详有略，主次分明。

2．专题总结

专题总结，是对某一项或某一方面的问题进行专门的总结。它一般选取工作中的突出成绩、典型经验或者存在的问题进行分析研究，以便指导工作。专题总结，针对性强，使用广泛，写这类总结，要明确总结的重点，不能把面铺得过宽。

专题总结经常用于推广典型经验或揭露问题。

3．个人总结

个人总结，主要着重总结个人在某个阶段或问题上的工作情况。

（九）总结的一般写法

总结一般由标题、正文、结尾三部分组成。

1．标题

总结的标题主要有以下几种形式：

⑴直陈式标题。一般由单位名称、时限、事由和文种四个要素组成。标题各项内容，也可根据具体情况有所某某略,如标题中可某某略单位名称，有的综合总结，标题中也可某某去总结内容这一项。

⑵正副标题。一般说来，正标题概括总结的主要内容或基本观点，副标题说明单位名称、时限、文种等,如《适应新的形势，努力做好财会工作——**厂财务处XX年工作总结》。

⑶不标文种式标题。写成一般文章的题目形式，虽未注明“总结”字样，但标题本身体现出总结的性质或内容。

2．正文

这是总结的重心所在。由于具体情况不同，总结的内容也不一样,但各种总结都有共同点，其内容一般包括以下几个方面：

⑴基本情况

这部分是总结的前言。一般用简洁的语言，概述完成工作的基本情况，交代清楚工作的时间、地点、背景，进行某项工作或认识某个问题的依据，工作的简单过程、基本做法，对工作完成情况的基本看法和总体评价等。有的总结，还在这部分运用数据，说明工作的成绩或不足。概述的内容，根据总结的不同要求有所侧重，不是千篇一律。基本情况这一部分内容要写得提纲挈领、简明扼要，以便读者对总结先有一个大概的了解，为下文具体介绍经验教训打好基础。

⑵成绩和经验

这是总结的精华和重点部分。成绩是指实践活动中所取得的物质成果或精神成果。经验是取得优良成绩的原因和条件，如正确的指导思想、积极的工作态度、科学的工作方法、坚强的意志等。这部分的结构方式，要依据总结的目的、作用来决定。旨在向上级汇报工作或向本系统、本单位职工总结工作的，多采用先谈取得的主要成绩，然后概括出几条经验体会的方法。旨在总结取得重大成绩的某项工作，并要向外介绍经验的，常采取先提问题，叙述取得的巨大成绩，然后着重谈经验体会的方法。写好这部分内容，必须力戒就事论事，要在对过去工作情况的分析研究中，提炼出带有理论色彩的观点，以指导今后的工作。要求做到材料翔实、言之有物、条理清晰、脉络分明，能给读者留下深刻的印象，使读者受到启迪。

⑶问题和教训

总结的写作，要用一分为二的观点，既总结成绩、经验，也要找出存在的问题和教训。存在的问题和教训，这两者是有区别的：存在问题，是指在工作实践中切实感到应该解决而暂没有解决或没有条件解决、没有办法解决的问题。教训，是由于指导思想不明、方法不当，或其他原因犯了错误，造成了损失而得出的反面经验。总结存在的问题和教训是为了进一步做好工作。因此，我们要着重分析问题和教训存在及产生的主观原因。当然，这部分内容也可视总结的重点来取舍，如果是着重反映问题的总结，则应把这一部分当作重点写；如果是专门总结成功经验的总结，也可以不涉及存在的问题和教训。这部分要根据实践活动的具体情况和总结的目的要求而灵活掌握。

⑷努力方向

这部分是在总结经验教训的基础上，针对工作中存在的问题，提出切实有效的改进措施、今后打算、努力方向，或者提出新的奋斗目标，表明决心、展望前景、鼓舞斗志。这部分在写法上要有新意，防止落入俗套。

总结的正文是重点，内容较复杂的总结一定要安排好结构层次，就一般情况而言，总结的正文部分常用的结构方式有：时序式、并列式、总分式等，这些结构方式第一章已经介绍了，这里就不重复。

3．落款

总结的落款包括署名和日期。标题中已标明，或标题下已署名，结尾则可不写。个人总结署名，一般写在正文的右下方

（十）总结的写作要求

1．表达要叙述、议论相结合 叙述、议论是总结最常用的表达方法。叙述是总结行文的基础，它通过对过去工作情况的交代，使读者明白某单位、某个人的工作状况。议论则是指分析、综合、论证，它能把分散的、感性的材料转化为具有指导意义的理论。总结写作时应注意：在说明工作过程，列举典型事例时，应以叙述为主；分析经验教训，阐明努力方向时，应以议论为主。叙述是议论的依据，议论又是叙述的分析综合和提高。

2．总结出个性

写一个单位的总结，一定要抓住本单位最突出的，最能反映客观事特本质特点，最具鲜明个性和特色的东西来。如新的情况、新的问题和新的经验教训等，切忌人云亦云。当然，也不能无中生有的标新立异，要注意新的情况、新的问题及经验教训的代表性和普遍意义。

3．实事求是，“一分为二”

总结不论是写成绩或缺点，都必须准确把握分寸，实事求是地叙述事物发展的全过程，用“一分为二”的观点，研究事物的内部联系，寻找其中的规律性。成绩不夸大，缺点不缩小。这样的总结才能指导今后的工作。

（十一）述职报告的概念、特点

述职报告是各级机关、社会团体和企事业单位的领导及工作人员，向所在单位的组织人事部门、主管领导机关或本单位职工群众，陈述自己在一定时期内履行岗位职责情况而写成的书面报告。

述职报告是干部人事制度改革，引进竞争机制后兴起的一种新的应用文体。写好述职报告对于各级各类领导干部发扬成绩、纠正错误、改进工作，自觉接受上级机关审议、群众监督，都具有重要意义。

述职报告的特点：

1．自我评述性

述职报告是报告的一种特殊形式，它的着眼点是“述”自己“职”，自己在一定时期内履行岗位职责情况，称职与否、功过、得失，报自己的“告”，局限于个人职责范围之内的工作的自我回顾、检查、评价。

2．时间的限制性

述职报告有严格的时间界限：一是述职内容必须是本人的职务、岗位、任职期内的，不是这一期间做的工作不需写入。二是报告时间的限制性，述职者必须在考核期间，按考核时间的要求写出书面报告，向本部门群众宣读并上交上级有关部门。

（十二）述职报告的种类

按照不同的标准，述职报告可分为不同类型：

1．按时间分，有述职报告、任期述职报告、临时述职报告。

2．按内容分，有综合性述职报告、专题性述职报告。

3．按述职者分，有个人述职报告、集体述职报告。

4．按性质分，有晋职述职报告、例行性述职报告。

（十三）述职报告的一般写法

1．标题

述职报告的标题有单标题和双标题两种写法：

（1）单标题

一是由文种做标题或在文种前加人称。如《述职报告》或者《我的述职报告》。

二是由时间、所任职务、文种组成。如《XX年至XX年任教育厅厅长职务的述职报告》。

（2）双标题

双标题中的正副标题。正标题提示内容主题，副标题由“人称、文种”组成或“时间、文种”组成。如《恪尽职守搞活经济——我的述职报告（或XX年述职报告）》。

2．主送机关或称谓

述职报告以书面形式向组织呈送，要写主送机关名称，如果是向有关领导、群众进行口头陈述，则可写称谓。

3．正文

正文由前言、主体、结尾三部分组成。

（1）前言

述职报告的前言部分一般包括三个方面的内容：一是岗位职责，包括自己从何时起担任何职，主要负责什么工作，并对内容和范围作必要交代；二是指导思想，说明自己在什么样的思想原则、方针政策指导下进行工作的；三是概括评价，是对自己工作的基本评价。前言部分应写得简明扼要。

（2）主体

述职报告的核心部分。对于不同的行业、不同级别的领导来说，其述职报告的内容各不相同，写法也各异，但一般来说包括四个方面的内容：一是任职期间所做的主要工作，取得的主要成绩；二是存在的问题、缺点；三是个人的认识和体会，主要经验、教训；四是今后工作的设想、意见和建议等。主体部分的内容应该是在前言部分的基础上具体展开，各层次间的结构方式可以按时间顺序排列，也可按工作内容排列，还可以按照对问题的认识，由此及彼、由表及里、层层推进的逻辑顺序排列。述职报告不论采用哪种方式，主体部分的内容都要求观点鲜明、事实确凿、分析合理、归纳精辟。

（3）结尾

结尾一般用几句表态性的话语结束全文；也有的写今后打算或表述自己恪尽职守、胜任职位的决心等；还可用“特此报告”、“专此述职”或“以上报告，请领导和同志们批评指正”等之类的句子结束全文。

4．.落款

落款主要包括署名和成文时间两项内容。署名要写明述职人的单位、职务和姓名，此项可放在标题下，也可与成文时间一起署在正文末右下角。

（十四）述职报告的写作要求

1．突出重点

写述职报告不要事无巨细地把一切情况都一一加以反映，而要有意识地抓住核心问题，突出重要成绩，总结主要教训。凡重点部分要精心组织材料，写得详细、具体、充分、全面；次要部分可略写，有时还一笔带过。

2．突出个性

干部的岗位层次不同，述职内容自然各异。即使同一职务的干部或领导也会因分工的不同有不同的工作重点，至于工作方法，就更是各具特色。鉴于这种情况，述职者要突出自己工作的特点，显示自己的工作个性，尽量避免那种千部一腔，千人一面，没有特点和个性的写法。

3．客观评价

写述职报告不管是叙述成绩还是问题，都要客观、公正、实事求是地加以评价。写成绩，不虚夸，恰如其分，符合客观实际；讲问题，直截了当，不掩饰，抓住要害；讲经验，要有理有据，严谨求实，一分为二。述职报告最忌一味为自己唱赞歌，大谈特谈自己的成绩，对工作中存在的问题和矛盾有意遮掩。

（十五）述职报告与个人总结的区别

1．从陈述范围看，个人总结陈述的范围很宽泛，思想修养、业务进修、工作进展、为人处世等方面，都可以写成总结，都可以单独成篇；而述职报告陈述的范围仅限于履行职责的情况。在陈述履行职责的情况下，也可以涉及到思想修养、业务进修等方面，但那是为履行职责提供思想和业务基础。

2．从陈述角度看，个人总结可以按照时间、空间不同，既可从做法的角度写，也可以从体会的角度写；而述职报告只能从履行职责的情况着眼，落脚到干了哪些事克服了哪些困难，取得了什么效果。述职报告中可以有体会，但不能从体会的角度写。

3．从陈述内容看，个人总结，特别是工作经验总结，可以只讲成绩、经验，至于缺点、不足可以几笔带过，也可以不谈；而述职报告要求成绩和不足并重，实事求是，对履行职责过程中存在的问题不能轻描淡写，更不能文过饰非。

4．从作者范围看，个人总结是谁都可以写的，普通学生可以写学习总结，普通农民可以写生产总结；而述职报告的作者仅限于有职有责者。

（十六）调查报告的概念、特点

调查报告是对某一事件、某一人物、某一问题，通过深入细致的调查研究之后所写出的真实地反映情况的书面报告。

调查报告的运用范围十分广泛，凡制定正确的方针政策，解决各种实际问题，弄清事情真相，交流典型经验，吸取教训，推动工作等都离不开调查报告。

调查报告的特点：

1．针对性

调查报告的针对性体现在撰写目的上，撰写调查报告，一是为了给决策者提供决策的依据，二是发现典型，总结经验，指导工作，三是为领导机关了解情况，处理实际问题。因此，从实际出发，有针对性地调查研究，总结经验，回答人们最关心的问题，提出现实生活中迫切需要解决的问题是调查报告的关键所在。调查报告的针对性越强，社会作用越大。

2．真实性

调查报告的主旨是调查研究后所揭示的客观事物的本质和规律。因此，写调查报告必须是自己亲自调查了解到的情况，绝不能道听途说、东拼西凑一些虚伪的材料。在调查报告中，不仅主要人物和事实要真实，就是事件的时间、地点、过程及各种细节，也要绝对真实，不能有半点浮夸和歪曲。

3．叙议结合 调查报告的表达采用叙议结合的方式，简明扼要、条理清楚地叙述事实。调查报告不追求事件的曲折波澜，只求叙说清楚。调查报告还要对调查材料中得出的结论进行适当的分析、议论，但只是画龙点睛式的，点到即止，不作展开，不反复论证，有时甚至观点于事实之中，用事实说话。

（十七）调查报告的种类

调查报告从内容上分，常见的有以下几种：

1．反映情况的调查报告

这类调查报告因调查目的、范围和用途的差异，有两种情况：一种是反映具体情况的个案性调查报告。其调研目的是为了把一个具体问题界定清楚，调研范围单

一、具体，报告的内容一般用来处理某一具体问题的依据或重要参考。另一种是反映基本情况的综合性调查报告。调研的目的是为了掌握某一领域或某一方面的概貌，调研范围相对宽泛，涉及的对象较多，报告的内容主要用作宏观决策参考，或者用于说明某种客观现象，某一观点。

2．总结经验的调查报告

这类调查报告要求把一个地区、一个部门、一个单位、一个方面的成功经验全面地总结、介绍出来，找出其中带有规律性的东西，供有关方面学习借鉴。常发挥以点带面，典型引路的作用。

3．揭露问题的调查报告

这类调查报告是针对存在的问题展开深入细致、全面的调查，弄清问题发生的原因，分析问题的实质、危害，并提出今后如何避免同类问题的发生。它既可作为公正严肃处理问题的依据，又能起到用典型教育他人的作用，引起人们的警觉，接受教训，少犯或不犯错误。

（十八）调查报告的一般写法

从结构形式上看，无论哪种调查报告都包括标题、正文和落款三个部分。

1．标题

调查报告常见的标题形式有两种：

（1）公文式。由调查单位（或调查对象）调查内容、文种三个要素组成。也有的某某略调查单位，只写调查内容、文种二项。

（2）文章式。文章式标题有单双之分，单行标题有的突出调查报告的内容；有的突出调查报告的主旨。双行标题一般用正标题突出调查报告的主旨，用副标题表明调查的对象、范围、性质、特点等，对正标题起补充作用。

调查报告无论采用哪种标题，都应做到具体、醒目、简明。

2．正文

调查报告的正文由前言、主体和结尾三部分组成。

（1）前言

前言是调查报告的开头部分，通常是简要地叙述为什么对这个问题（工作、事件、人物等）进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法；调查对象的基本情况、历史背景；以及调查后的结论等。这些方面的侧重点由调查人根据调查目的来确定，不必面面俱到。

前言部分常见的写法有：说明式、概述式、提问式、结论式等，写作时不论采用何种方法，都要简明扼要，具有吸引力，便于引出下文。

（2）主体

主体是调查报告的核心部分。是前言的引申展开，是结论的根据所在。主体的内容一般包括三个方面：一是调查到的事实情况，包括事情产生的前因后果、发展经过、具体做法等；二是研究、分析事实材料所揭示的事物本质及其特点、规律；三是提出具体建议或应采取的一些具体措施。

主体部分内容丰富，结构安排力求条理清晰、简洁明快。调查报告主体部分的结构框架有:一是根据逻辑关系安排结构如：纵式结构、横式结构、纵横式结构。这三种结构，以纵横式结构常为人们采用。二是按照内容安排结构如：“情况——成果——问题——建议”式结构，多用于反映基本情况的调查报告；“成果——具体做法——经验”式结构,多用于介绍经验的调查报告；“问题——原因——意见或建议”式结构，多用于揭露问题的调查报告；“事件过程——事件性质结论——处理意见”式结构，多用于揭示案件是非的调查报告。

（3）结尾

调查报告可以有结尾部分也可以不写结尾部分。

一般而言，结尾也叫结论。有四种情况需要写结尾：一是主体报告情况，介绍经验，需要结论；二是主体中没有提到的问题、希望、要求、建议等，需在结尾中提及；三是附带说明有关情况，如调查过程中遇到的一些情况，主体中没有提及，需在末尾加以说明；四是有附带材料需要加以说明的，如一些典型材料、专题报告、统计图表等。无论采用哪种形式，都必须简洁有力，切忌拖泥带水，画蛇添足。

3落款

为了对调查的内容负责，最后在正文的右下角写上作者名称和成文时间。如已在标题下面写明，此处可某某略。

（十九）调查报告的写作要求

1．深入调查，占有材料是写好调查报告的基础。调查报告是用事实说明道理的，而事实是客观存在的，有些事实对于写作者来说可能知之甚少或一无所知，只有经过深入细致的调查研究，详尽的占有材料，写作者才能对事物的本质有所了解、有所掌握；才能进行分析；才有写作的资本。因此，写作前一定要做好调查，详尽的占有材料。

2．认真分析，把握事物的本质特征是写好调查报告的前提。搜集材料时难免菁芜并存，纷繁复杂，写作时要对材料经过“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”的分析、判断、归纳、综合，才能分清现象与本质，真实与虚假，从而找出事物的内在联系和发展变化规律，把握本质，引出正确的结论。这样的调查报告才能发挥指导作用。

3．精心筛选，做到材料与观点的统一是写好调查报告的保证。调查报告的观点是从大量材料中提炼岀来的，观点一旦形成就要统率材料，做到观点与材料的一致。因此，写作时对材料要进行认真筛选，筛选那些最能充分说明观点的材料，尤其要典型材料，用以支撑观点，说明观点，使材料与观点形成有机整体。

（二十）调查报告与总结的区别

1．行文的目的不同。调查报告行文的目的是对事件真相的探讨，或进行工作研究，或总结先进单位的工作经验，树立典型，推动面上工作的开展。总结的目的是对自身工作的检查和评价，肯定成绩，找出不足，总结经验教训，以指导自身工作的开展。

2．反映的范围不同。调查报告所反映的范围，可以是本单位、本系统的，也可以是外单位、跨行业的。而总结主要写本单位、本系统的工作经验或教训，一般不涉及外单位的情况。

3．使用的人称不同。调查报告的作者不是以当事人的身份出现，常用第三人称写作，文中多用“他（他们）”、“她（她们）”。总结因为是当事人对自身工作的回顾、分析，所以常用第一人称写作，文中多用“我（我们）”。

4．写作的重点不同。调查报告以陈述事实为主，具体地叙述典型事例和事物发展的过程，然后再根据事实作适当的评议。总结则着重论述有哪些成绩和经验、教训，对取得成绩或经验的过程，常用概述的方式表达。

（二十一）简报的概念特点

简报是国家机关、社会团体及企事业单位内部用来通报情况、交流信息的一种简短的文字材料。常见的“工作动态”、“情况反映”、“简讯”、“内部参考”、“快报”等，都属简报。

简报的特点：

1．简

简就是内容集中，篇幅短小，文字简要。内容集中，是指每份简报的内容要做到单

一、集中，一事一报，不要在一份简报中写许多项内容。如果为了集中反映某种情况、某个问题，也可以把几个内容相关或有共同性的短文编在一期内。篇幅短小。一份简报最好不超过一千字。有些综合性的简报，内容较多，但字数也应控制在两千字之内为宜。文字简要。是指写作简报时，文字要精炼，利索、无假、大、空话。

2．真

简报的内容必须绝对真实。简报一个重要的目的是为领导机关反映情况，而领导机关有时可能根据简报所反映的情况做出决策。正是基于这个特点，决定了简报所写的事例，包括时间、地点、人物（或单位）、事情的前因后果、来龙去脉，引用的数据、人物语言等，都必须准确无误。对上级既报喜也报忧；既不以偏概全，也不以面盖点，力求准确全面，真实地反映实际情况

3．快

这是对简报时间上的要求。简报的时限性很强，它必须及时地把工作中出现的新情况、新问题、新典型、新动向,报告给有关上级机关和业务部门。如果简报编写不迅速及时，作用就会大大缩小，有时甚至会变成“马后炮”，失去其意义，毫无作用。

4．准

就是针对性强。简报应根据国家的法律、法令及各级政府的指示或上级机关的有关规定，围绕本单位工作的重点，抓住工作中的关键问题，准确地加以反映，为领导运筹决策提供依据。

（二十二）简报的种类

从内容和作用上划分，简报大体上有三类：

1．会议简报

会议简报主要用于报道会议情况和主要精神，反映与会人员的意见、建议。会议简报一般用于较大型会议。内容简单的会议就不需要简报。

2．专题性简报

专题性简报是就人们关心的、重要的某一议题专门出一期简报。专题性简报的内容集中、单一，一般是写一个问题或一件事。语言简洁，篇幅短小，时效性很强。

3．综合性简报

综合性简报是指在内容方面对某些情况或问题作全面的、综合性的反映。这种简报的主要特点是涉及面广，情况复杂，材料丰富，带有综合性，能给人以全面的、概括性的认识。

（二十三）简报的格式

简报的格式是固定的，由报头、正文、报尾三部分构成。现分别介绍：

1．报头

用16开白纸印，报头部分占1/3篇幅。报头一般包括如下内容：

（1）简报名称

常见的名称有“简报”、“工作简报”、“工作动态”、“内部参考”等。名称确定后，一般不要经常更换。为了醒目，简报名称字体应大些。字可用印刷体，也可用书写体。名称一般套红，也可不套红。名称的位置应固定在第一页上方正中。

（2）期数

简报期数一般放在简报名称下方，横隔线之上。

（3）编发单位

一般在名称下面的左侧。

（4）印发日期

标在名称下面的右侧。

（5）密级

密级程度一般标在报头的左上角。根据简报内容所涉及机密的程度，可注明“绝密”、“机密”、“秘密”或“内部参考”等字样。如果有传阅范围限制，可以在密级程度下面注上“供**级以上领导参阅”等字样。

（6）编号

根据印发份数依次编号，每份一号，以便登记、保存和查核利用。编号一般放在报头的右上角，与密级形成对称。

（7）横隔线

在报头的下方，也就是在第一页上方1/3处用一条醒目横线将报头与报文隔开。

2．正文

正文是简报的核心部分，一般由标题和正文两个部分组成（将专门论述）。

3．报尾

报尾位于简报最后一页下方。一般在最后一页的下端用两条间距适度的平行横线画出，在两条平行横线之内写清简报的发送单位，包括：报（指上级单位）、送（指平行或不相隶属的单位）、发（指下级单位）。并在平行横线内的右端注明共印份数。

（二十四）简报正文的写法

简报的正文部分主要包括标题、正文、供稿单位三个部分，如有按语，先写按语，然后再写标题。

1．标题

简报的标题和新闻的标题相似，有单行标题、双行标题、多行标题。简报无论采用哪种标题形式，都应该尽可能地概括出正文的主旨，让人见题知意。

（1）单行标题

用一句话概括正文的主要内容。

（2）双行标题

正标题揭示正文的内容或意义，副标题起补充说明作用，强化正标题的含义。

（3）多行标题

引题交代背景或揭示意义，正题概括正文的内容，副题补充或说明正题。

2．正文

简报正文的内容最关键的是要抓准主要问题，一份简报写出，效果如何，起的作用大小，主要在于反映的问题抓得准不准。写简报，要认真地研究本单位、本系统在贯彻执行国家的有关法令、方针、政策及上级的指示，开展各项工作中出现的新情况、新经验、新问题。抓住这些重要的、关键性的问题及时反映出来，有利于我们做好工作。

简报的正文一般分为三个部分。

（1）前言部分

一般用简洁、明确的一段话（有的仅一句话），总括全文的主要事实，先给人一个总的印象。接着交代时间、地点、事件、原因、经过、结果。简报的开头类似新闻开头中导语的写法。

（2）主体部分

主体部分是简报的主要部分，是对开头部分概括内容的进一步具体化。这部分要选择富有说服力的典型材料，加以合理地安排，中心内容要突出、具体，条理要清楚，语言要简洁。一个自然段最好写一层意思，不要把各个方面的内容都汇集在一个自然段里。段与段之间应按照事物的内在逻辑联系层层深入，环环紧扣，使之无懈可击。

（3）结尾部分

用一句话或一段话，概括正文的主要内容，或指明事件发展的趋势，或发出号召，或提出今后的打算。事情单一，篇幅短小的，可不写结尾部分。

3．供稿单位

简报一般不具名，必要时在正文的右下方写明“**供稿”。

4．按语

对于内容重要的简报，有时要在正文之前加写一段文字，以表示发文单位的意见，这段文字就是简报的按语。

按语常常是根据领导的意见起草，对简报的内容加以提示、说明和评注，用以表明简报编者的意向，转达有关领导的看法和意图，以引起读者注意。

（二十五）简报的写作要求

1．材料真实，有新意

材料的真实是简报写作的“生命”。简报是向领导和有关部门传递信息、报告情况的，上级部门将依据这些信息、情况作出相应的决策。因此，材料的真实可靠应该特别注意。

简报不但要注意材料的真实，还要注意所用的材料一定要有新意。那些缺乏新意，尽人皆知的事情或过时的信息，只会使读者失望。简报所反映的问题、经验、观点、信息，都必须具有新意。只有具有新意的东西，才能给人以启发、借鉴。

2．以叙述为主，议论为辅

4．细则

细则是对某项法令、条例、规定或其中的部分条文进行解释或说明的文书。它是一种派生性文件，是对有关法令、条例的辅助性规定和补充说明，使之具体化，更便于执行。如《国家行政机关工作人员贪污贿赂行政处分暂行规定实施细则》。

5．章程

章程是党派或团体等组织，用于规定自身的性质、宗旨、组织机构、活动形式和行动准则等内部事务的文书。如《中华全国总工会章程》。

6．制度

制度是国家机关、社会团体、各企业单位为了建立正常的工作、学习、生产秩序，而制定的一种要求所属人员共同遵守的准则。如《职工休假制度》

7．规则

规则是国家机关、社会团体、企事业单位对某一事务或活动的行为准则作出具体规定的规范性文书。如《交通规则》。

8．规程

规程是国家机关、团体、企事业单位或科研机构，为了保证质量，使工作、试验、生产按程序进行而制订的一些具体规定。规则和规程的使用范围，没有条例、规定、办法广泛，它多用于一些具体的事务性的工作，侧重于统一的要求和规格，是管理某项事务的章法和程序。如《**型机床操作规程》。

9．守则

守则是国家机关、社会团体、企事业单位为维护公共利益和工作秩序，向所属成员发布的行为准则和道德规范。守则通行于某一系统或某一单位内部，其成员必须共同遵守。如《高等学校学生守则》。

10．公约

公约是某一社会组织或行业的所有成员，在自觉自愿的基础上，经过充分的讨论，达成一致的意见而制定的行为准则和道德规范。如《文明公约》、《爱国卫生公约》。

（二十八）规章制度的一般写法

规章制度的种类不同，内容、范围各异，写作格式和方法也有所不同。但一般的格式是相同的，都包括标题、正文、落款三部分。

1．标题

规章制度的标题大体上有以下几种：

（1）发文单位名称、事由、文种三项要素构成。如《国务院关于进一步扩大国营工业企业自主权的暂行规定》。

（2）事由、文种二项组成。如《工伤保险条例》。

（3）发文单位名称、文种二项组成。如《湖北写作学会章程》。

（4）适用对象、事由、文种三项构成。如《湖北某某人民调解工作规定》。

（5）适用对象、文种二项构成。如《公安干警守则》。

（6）只有文种。如《公约》。

如果制定的规章制度是草案或暂行、试行的，可在标题内写明，也可在标题后加括号注明。

2．正文

规章制度的种类很多，各类的结构安排与写法有别。常见的有章条式、条文式两种。

（1）章条式

章条式的结构方式适用于表述内容比较复杂的规章制度，如条例、章程、办法等。其内容可分为总则、分则、附则三部分。每一部分均可按内容的多少分列若干章或若干条款，用序数表明。

一是总则是文章的开头部分或第一章，一般用小标题写明“总则”。主要概括说明制定规章制度的目的、要求、原则和适用范围、主管部门等情况，类似于文章的前言，对全文起统领作用。

二是分则是从总则以下到附则以上，中间的若干章均为分则。“分则”二字一般不写出来。分则是规章制度的主要内容，也就是要求遵守的事项，应分章分条具体、扼要地写明所规定的若干内容；分则的每章要设小标题，标明本章的主旨。

三是附则是对中心内容的补充和说明，放在最后一章。一般小标题要注明“附则”。主要写明规章制度的适用范围、解释权限、生效日期等内容。附则只设一章，根据需要，下分若干条，也有附在最后不单独成章的。

（2）条文式

条文式适用于表述内容相对简单的以及非权力机构制定的规章制度。如规则、守则、公约等。条文式不分章，而分条列项阐述。条文式可分为两种：

一是主体条文式，这种形式分前言和主体两部分。前言不设条，只用简明扼要的文字概述制定该文的目的、依据、性质、意义。主体部分则分若干条款写作。

二是条文到底式，是将前言、主体、结尾都用条款标示出来。

3．落款

在正文的右下方写明制度规章制定的单位名称和日期。如果在标题中已出现或在标题下面已注明的，就无需再写。由上级领导机关随公文发送的规章制度也可某某略。

（二十九）规章制度的写作要求

1．符合国家的法律、法规和政策

所有的规章制度，都必须符合国家的法律、法规和政策，不能自行其事，另搞一套，或为满足局部利益、小集体利益搞土政策。

2．明确制定的权限

规章制度的制定有明确的权限规定，写作时要注意不能超越权限、越级制定，也要注意不能同上级已制定的有关规章相抵触。

3．内容具体明确，语言严谨、规范

规章制度的内容应力求具体明确；语言表达应严谨、准确、简洁、规范，不能有歧义，更不能含混不清，前后矛盾。

第三篇：中文书信的写作格式及要求（定稿）

中文书信的写作格式及要求

对秘书人员而言，写成一封得体、明确的信，不仅要有对书信内容所涉业务或相关背景的熟悉，还应了解中外书信的基本规范。

中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。

2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。

3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。

4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。

5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。

6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。

7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。

中文书信行款规范

1、字迹端正清晰，易于认辨。不写错别字，不写错句。单字不成行，单行不成页。

2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。

3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。

4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写信。

5、对境外华语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。

6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外。信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。

7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。

8、邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误，邮票贴法要规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。航空信的标签要明显。

第四篇：私人书信的格式和写作要求

私人书信是指那些涉及私事，告知自己近况的家信，以及亲戚、朋友、熟人之间的互通情况保持联系的信件。它包括约会、介绍、邀请、接受邀请、婉拒、感谢、问候、祝贺、送礼、送别和告别、唁函（电）等。

1.私人书信的格式

私人书信通常由下列五部分组成：

信头（含发信人地址、发信日期）、称呼（对收信人的尊称）、正文（发信人要说的内容）、结尾（发信人对收信人的谦称或致敬语）和签名（发信人姓名签字）。如上图所示。

2.私人书信的写作要求

信头的写法：

信头位于信笺的右上角（如上图），包括发信人地址和发信日期，通常是以写信人自己的地点开头。给好友、熟人的信，可以不写地址，只写日期。有的信笺上已经印好地址，就不必再写。

信纸上的地址写法应与信封上的写法一样，每一行末应该用逗号，在最后一行的末尾用句号。每行末也可不用标点，但行中某某（州）名与国名、某某名与某地、某地名之间，均需用逗号。

在地址下面紧接着写日期，信首日期须按july 1s，1995或15th july，1995的写法。7/15/95或7-15-95之类的写法不用在信头，只可用在信的正文部分。年份之前须有逗号。

称呼的用法：

称呼是对收信人的尊称语，通常写在信纸的左边，大约在信头下面半英寸左右的地方。在私人书信中，除了mr.、mrs.、miss等称号外，熟人和亲友之间通常以教名（或昵称）相称。下面是私人书信中常用的称呼（接亲密程度顺序排列）：

dear anna 亲爱的安娜

my dear anna 我亲爱的安娜

dearest anna 最亲爱的安娜

my dearest anna 我最亲爱的安娜

my dearest 我最亲爱的 darling anna 亲爱的安娜（夫妻之间的称呼）

mg darling 我亲爱的 my very own darling 我最亲爱的 写给同龄的友人，通常在朋友名字的前面冠以“亲爱的”或“我亲爱的”。如果你朋友的姓名是鲍伯•威廉，就写“亲爱的鲍伯”或“我亲爱的鲍伯”。

写给长者或熟人，比如是给一位亚当•戴维斯教授写信，恰当的称呼是“亲爱的戴维斯教授”。不过要是收信人喜欢别人称呼他的名字，你也可以写“亲爱的亚当”。

写给兄弟、姐妹或堂（表）兄弟（姐妹），在“亲爱的”之后加上他（她）的名字。假如你的堂（表）兄弟的名字叫亨利•哈里森，那就写“亲爱的亨利”。

写给家庭中比你年长的其他成员，如你的父母、祖父母、叔叔、姑妈等，就写亲属关系的名称，如“亲爱的妈妈”、“亲爱的叔叔”等等。

正文：

信的正文应该在称呼下面一行开始，信纸的左边要留有一英寸左右的空白。私人写信话题广泛，可不拘形式，语言随意。

结尾套语：

私人书信中的结尾套语通常是几个常用的词或词组，接在信的正文下面。结尾的第一个词应该大写，最后一个词的后面有逗号。不同的结尾套语将取决于发信人对收信人的亲密程度。

私人书信中一般常用的结尾语是：

with best wishes，致以最良好的祝愿

all the best，但愿诸事如意

with kind regards，致以亲切的问候

with kindest regards，顺致最亲切的问候

kind regards，此致亲切的问候

with all good wishes，祝万事顺利

best regards，顺致敬意

all my love，致以衷心的爱

with undying love，但愿友谊长存

yours，你的朋友

yours ever，你的莫逆之交

ever yours，你的莫逆之交

yours as ever，永恒的朋友

yours sincerely，你忠实的朋友，你真诚的 your devoted friend，你的挚友

sincerely yours，忠实于你的，你的忠诚的 yours very sincerely，你最忠诚的朋友，你最忠诚的 yours affectionately，你的亲密的 love，爱你的 签名：

在结尾下面空开一点，略偏右的地方签上姓名。如果是打字的，习惯上仍需亲笔签名。私人书信一般只签教名。当然，不太熟悉的人之间也有签全名的。在私人书信中，写信人为了表示对收信人的亲密和尊重，一般不应将自己的职务或职衔写上。

第五篇：私人书信的格式和写作要求

私人书信的格式和写作要求

私人书信的格式和写作要求 私人书信是指那些涉及私事，告知自己近况的家信，以及亲戚、朋友、熟人之间的互通情况保持联系的信件。它包括约会、介绍、邀请、接受邀请、婉拒、感谢、问候、祝贺、送礼、送别和告别、唁函等。

1.私人书信的格式

私人书信通常由下列五部分组成： 信头、称呼、正文、结尾和签名。如上图所示。

2.私人书信的写作要求 信头的写法：

信头位于信笺的右上角，包括发信人地址和发信日期，通常是以写信人自己的地点开头。给好友、熟人的信，可以不

写地址，只写日期。有的信笺上已经印好地址，就不必再写。

信纸上的地址写法应与信封上的写法一样，每一行末应该用逗号，在最后一行的末尾用句号。每行末也可不用标点，但行中某某名与国名、某某名与某地、某地名之间，均需用逗号。在地址下面紧接着写日期，信首日期须按july1s，1995或15thjuly，1995的写法。7/15/95或7-15-95之类的写法不用在信头，只可用在信的正文部分。年份之前须有逗号。称呼的用法：

称呼是对收信人的尊称语，通常写在信纸的左边，大约在信头下面半英寸左右的地方。在私人书信中，除了mr.、mrs.、miss等称号外，熟人和亲友之间通常以教名相称。下面是私人书信中常用的称呼：

dearanna亲爱的安娜

mydearanna我亲爱的安娜 dearestanna最亲爱的安娜

mydearestanna我最亲爱的安娜 mydearest我最亲爱的 darlinganna亲爱的安娜 mgdarling我亲爱的

myveryowndarling我最亲爱的 写给同龄的友人，通常在朋友名字的前面冠以“亲爱的”或“我亲爱的”。如果你朋友的姓名是鲍伯%268226;威廉，就写“亲爱的鲍伯”或“我亲爱的鲍伯”。

写给长者或熟人，比如是给一位亚当%268226;戴维斯教授写信，恰当的称呼是“亲爱的戴维斯教授”。不过要是收信人喜欢别人称呼他的名字，你也可以写“亲爱的亚当”。

写给兄弟、姐妹或堂兄弟，在“亲爱的”之后加上他的名字。假如你的堂兄弟的名字叫亨利%268226;哈里森，那就写“亲爱的亨利”。

写给家庭中比你年长的其他成员，如你的父母、祖父母、叔叔、姑妈等，就写亲属关系的名称，如“亲爱的妈妈”、“亲爱的叔叔”等等。

正文：

信的正文应该在称呼下面一行开始，信纸的左边要留有一英寸左右的空白。私人写信话题广泛，可不拘形式，语言随意。

结尾套语：

私人书信中的结尾套语通常是几个常用的词或词组，接在信的正文下面。结尾的第一个词应该大写，最后一个词的后面有逗号。不同的结尾套语将取决于发信人对收信人的亲密程度。

私人书信中一般常用的结尾语是： withbestwishes，致以最良好的祝愿 allthebest，但愿诸事如意

withkindregards，致以亲切的问候

withkindestregards，顺致最亲切的问候 kindregards，此致亲切的问候 withallgoodwishes，祝万事顺利 bestregards，顺致敬意 allmylove，致以衷心的爱

withundyinglove，但愿友谊长存 yours，你的朋友

yoursever，你的莫逆之交 everyours，你的莫逆之交 yoursasever，永恒的朋友

yourssincerely，你忠实的朋友，你真诚的

yourdevotedfriend，你的挚友

sincerelyyours，忠实于你的，你的忠诚的

yoursverysincerely，你最忠诚的朋友，你最忠诚的

yoursaffectionately，你的亲密的 love，爱你的 签名：

在结尾下面空开一点，略偏右的地方签上姓名。如果是打字的，习惯上仍需亲笔签名。私人书信一般只签教名。当然，不太熟悉的人之间也有签全名的。在私人书信中，写信人为了表示对收信人的亲密和尊重，一般不应将自己的职务或职衔写上。