档案文化的实践与探讨

第一篇：档案文化的实践与探讨

【全市档案文化建设研讨会发言材料】

档案文化建设的实践与探讨（二稿）

龙泉市档案局（2010年6月26日）

档案是人类认识世界和改造世界的历史记录，是一种宝贵的精神财富，是人类智慧的物态结晶，也是一种凝结着一个民族价值取向的文化载体，它忠实地记录了社会文化发展的内容和进程，存储了前人的知识、经验及教训，为社会的进步、文化的发展提供重要的参考依据，促使人们不断地积累文化成果，修正文化行为，走向更高层次的文明。

随着社会进步，档案已不再仅仅是政治的产物、政府的珍藏,一切都在悄悄地发生变化，档案文化作为整个社会的财富，正在由幕后走向前台，自2006年，省档案局提出《档案工作服务文化大省建设实施方案》以来，我局结合当地实际，以特色档案收集、历史档案编研和档案陈列展览为主要内容，在发挥档案文化的社会功能上进行了积极的探索。

借此机会，就我局近年来档案文化建设方面所做的工作向大家作一汇报，敬请指正。

一、加强对外交流合作，开发档案文化精品。

龙泉历史悠久，文化底蕴深厚，档案馆自然也馆藏了大量珍贵的档案资料，近代的民国档案（1858年至1949年）就达2.4万卷，是 全省馆藏量最多的县级馆。为做好这批珍贵档案的价值挖掘，使其重放光彩，为现实服务。近年来，我们打破传统闭门搞编研的观念，树立档案是全社会共同财富的理念，以开放的姿态引进外部力量来推进档案的编研工作。2006年以来，龙泉市提出“依托高校、借力发展”的新思路，并全力组织实施“背靠浙大，联姻高校，发展龙泉”战略。龙泉市档案局紧紧抓住龙泉与浙大开展全面合作的重要机遇，将馆藏民国司法档案的整理与研究以项目的形式进行包装，主动赴浙大联系、推荐项目。并两次邀请浙大人文学院历史系领导、教授来龙泉考察项目。通过省档案局的牵线搭桥，在龙泉市党政领导的关心下，几经协商，双方达成合作意向。2008年7月14日，浙江大学〃龙泉市2008年度校市合作项目签约仪式在市行政中心隆重举行，时任浙大党委书记张曦和龙泉市委、市政府主要领导出席仪式。作为此次签约的31个科技合作项目之一，龙泉市档案局与浙江大学人文学院历史系“合作整理、研究龙泉市档案馆所藏民国龙泉地方法院卷宗”项目顺利签约。

该项目的内容主要是通过对龙泉民国司法档案的数字化，龙泉市档案局为浙大历史系提供一套完整的加印“龙泉市档案馆藏资料”水印的电子副本，浙大历史系编研团队在此基础上进行整理与研究，达到最终出版资料集和研究著作的目标，在经费投入上，龙泉市档案局除承担40%的数字化费用外，余下的60%及后期的出版费全部由浙大历史系承担。在版权方面，所有著作由双方联合署名。

为顺利实施项目，我局先后向市分管领导及市委常委会汇报项目情况，得到市领导的支持，市财政专门安排32万元项目启动经费。2008年底，项目完成第一阶段的数字化工作，投入44.7万元对1.7万卷77.8万页的龙泉民国司法档案进行全彩扫描，建立龙泉民国档 2 案数据库。2009年初，浙大历史系编研团队利用数字化成果进行编目整理。为推进项目的实施，2008年9月，我们邀请由浙江大学、浙江省社会科学界联合会组织的“汉学研究与中国社会科学的推进”国际研讨会的代表来龙泉就民国档案资源开发进行考察，来自10余所国内外高校的20多位资深教授充分肯定了龙泉民国档案的史料价值，并为编研开发提出了宝贵的建议。2010年5月8日，龙泉市档案局与浙江大学历史系在杭州召开“民国龙泉地方法院档案整理与研究”合作项目工作会议，双方负责人及相关工作人员出席了会议。会议邀请了来自中国政法大学法律史学研究中心的王宏治教授和华中科技大学近代法研究所所长俞江教授等法学界专家到会并作指导。2011年2月25目，为加强项目编研力量，浙江大学地方历史文献编纂与研究中心成立。目前，双方合作的“民国龙泉地方法院档案整理与研究”项目已作为浙江省地方文书整理与研究工程的重点示范项目，列入浙江省社科联“十二五”规划。《龙泉司法档案选编》出版规模约为80册，浙大历史系研究团队现已完成全部卷宗的编目工作，《龙泉司法档案〃晚清卷》2册文稿已于2011年5月初交由于中华书局排版，预计年内可出版。

在与浙大开展合作的同时，我们也自行组织力量对除民国司法档案以外的其它全宗的档案进行编研开发，先后编写了《龙泉民国档案系列（概要、文献选编、专题介绍）》（在全省档案部门优秀编研成果评选活动中获二等奖）、《龙泉--浙江抗战大后方》、《龙泉民国档案辑要》（中国档案出版社出版，入选浙江省“百项档案编研精品工程”项目）。

我局的编研工作，特别是同浙江合作这一创新做法，取得了很好的效果，这不仅破解了自身编研力量不足、经费紧张等难题，而且也 3 使得我们这样一个县级馆开发档案文化精品成为可能，同时，也进一步宣传了我市档案工作。这一做法得到了省、市档案局领导肯定，同时，也引起了媒体的关注。2011年2月，由中国第二历史档案馆主办的《民国档案》杂志刊发了“龙泉司法档案的主要特点与史料价值”一文，文章认为龙泉司法档案是目前所知民国时期保存最完整、数量最大的地方司法档案，其史料价值主要体现在司法史、社会史、法律社会史三个层面。它为研究中国司法从传统到近代的演变，包括制度、程序、法理、实践等各方面的过渡和衔接，以及法律与社会变迁之关系，近代浙南地方经济发展、政治军事、宗教组织、婚姻形态、社会问题等各个方面，提供了极为丰富的第一手资料。文章的发布，引起国内多家媒体关注，纷纷来电来人进行采访。4月18日《光明日报》以“来源确切 数量巨大 保存完整 年代清晰——龙泉发现民国时期地方司法档案”为题作了报道，新华网、中国文化传媒网等众多媒体进行了转载。6月上中旬，《丽水日报》、《剑瓷龙泉》及龙泉电视台都对龙泉民国档案编研市校合作项目作了报道。

二、广泛收集特色档案，加强档案文化资源建设。

近年来，我局在做好到期档案接收的同时，更加注重本地特色档案的收集。一是征集名家宗谱。2004年，我局在本市的兰巨乡一村民手中征集到了距今已有500多年的《清源何氏宗谱》，该宗谱后被评为省级档案文献遗产。二是征集名人档案。陈万里先生是中国著名陶瓷学家、考古学家、摄影家、故宫博物院研究员，被称为“中国陶瓷考古之父”。上世纪30年代初，陈万里对龙泉青瓷产生了浓厚的兴趣，曾先后8次到我市大窑等地考察古瓷窑址，并著有《青瓷之调查与研究》、《瓷器与浙江》、《中国青瓷史略》等著作，在中国陶瓷史上 有举足轻重的地位，是中国陶瓷考古界的泰斗。2007年，在开展“纪念中国田野考古先驱陈万里先生诞辰105周年”活动期间，我市领导带领相关单位负责人专程赴天津，从陈万里先生三位孙女陈申、陈康、陈卫的手中接收了近百件陈万里先生的遗物。这批遗物分为30个类别，包括村居手记、印章、照片等，我局不仅在第一时间对这批档案进行数字化，而且还将其申报为国家重点档案，并在节庆活动期间进行陈列。三是接收重大节庆活动档案。从2006年开始，为弘扬龙泉青瓷、龙泉宝剑文化，我市连续举办了五届中国龙泉青瓷〃龙泉宝剑节。节庆活动的成功举办，使龙泉青瓷和龙泉宝剑的知名度进一步提升，影响力进一步扩大，外界对龙泉青瓷和龙泉宝剑的关注度也逐步提高。2008年9月，中国龙泉青瓷〃龙泉宝剑节被浙江省文化厅公布为全省重点扶持的十八个文化节庆活动之一。节庆活动形成了大量纸质、照片及声像档案，内容丰富，为做好这些档案的收集整理工作，及时制定了《龙泉市重大活动档案管理的实施方案》，对重大活动的定义、范围、组织机构、工作原则、承办单位及重大活动档案的产生、收集、移交、保管、利用等方面作了明确规定。每年节庆活动一结束，所形成的档案第一时间移交到档案馆。2010上海世博会举办期间，我局派出业务人员进驻上海世博园40余日，收集龙泉参与世博会活动第一手档案，形成照片档案1.2万余幅。《中国档案报》对我局参与世博档案工作作了3次报道。四是建立名人档案。在2010年“浙江名人”推报过程中，我局确定了第一批推报对象29名，其中作为文化领域中文化保护方面的龙泉青瓷宝剑国家级大师就达8人，充分 体现了龙泉作为“青瓷之都、宝剑之邦”的地方特色。

三、办好档案陈列展览，加强档案文化宣传。

我局（馆）于2005年开设档案精品陈列室和展览厅，同年12月，被命名为龙泉市爱国主义教育基地。几年来，我馆不仅收集展示了龙泉宝剑、龙泉青瓷、名人字画等实物档案200多件，而且还围绕市委、市政府重大节庆纪念活动，先后举办了改革开放30周年、龙泉置县1250周年、龙泉撤县设市20周年等综合性展览和“龙泉青瓷之光”50年成就展、“回望千年”龙泉文化遗产展、浙江大学在龙泉办学70周年档案史料展等专题展览。组织全市党员干部、中小学生和广大群众参观展览，累计接待参观10万多人次。为扩大宣传面，我们利用展览素材，分别编印了《庆祝建党85周年暨龙泉“十五”成就“十一五”展望图片集》、《好龙泉——龙泉改革开放30周年成就展》、《盛世跨越——纪念龙泉撤县设市20年》等画册，其中《盛世跨越——纪念龙泉撤县设市20年》画册成为2011年龙泉市“两会”热门资料，受到人大代表和政协委员的高度赞誉。市委、市政府两次授予我局节庆活动“先进集体”称号。

以上是近年来，我局团绕档案文化建设所做的三方面具体工作，取得了一定的成效，也形成几点体会。一是档案文化建设内容丰富，大有可为。在工作环节上，贯穿于档案文化资源的“收集、管理、利用”全过程。如办一个展览所需的图片资料，既要充分利用馆藏，又要广泛向社会征集，只有做到内容丰富、生动、详实，展览才有可看性；在表现形式上，搞编研、办展览毫无疑问是档案文化建设的重要 内容，但档案文化建设是一个系统工程，涉及经济、政治、社会等多方面。2011年省档案局部署的档案文化建设工作就包括重大宣传活动、推进当地名人建档、著名镇、村的申报工作等多方面工作，虽然做好任何一项工作都不易，但做好任何一项都能彰显我们档案工作的价值，都是为当地的文化建设添砖加瓦。二是开展档案文化建设要主动融入党委、政府中心工作。在龙泉市与浙江大学开展全面合作期间，我们抓住机遇，与浙大历史系开展合作，使我们的编研工作走向一个新的起点。围绕龙泉市开展重大纪念节庆活动，我们抱着“小单位，大作为”的工作理念，勇敢地承担起全市综合性展览的筹办等工作，让档案工作从“三线”走向“一线”，以此来推动档案文化建设。

大力推进档案文化建设是今年初全省档案局长会议提出“两个推进”战略之一，是我省“十二五”时期档案事业科学发展的重要目标，是我们当前及今后一个时期的工作重点。虽然我们做了一些工作，也取得了一定的成绩，但离档案文化建设的目标还有很大的距离。我们将按照省、丽水市档案局的工作部署，加强与兄弟县市之间的学习交流，结合我市实际，进一步丰富档案文化建设内容，创新工作方式，争取档案文化建设取得更大成效。

第二篇：档案信息化建设的实践与探讨

档案信息化建设的实践与探讨

阿克塞县档案局 常青

【摘要】随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。

【主题词】档案信息化 问题 重点

档案作为众多信息资源中的基础信息源，来源于人类社会的各项实践活动，产生于社会管理、经济管理、科学技术、生产建设、文化等各个领域，是经济和社会发展的历史的科学地记录，是人类宝贵财富。其作用及价值愈来愈得到广泛地认识，但是在面对信息化、数字化、网络时代，传统的档案管理模式遇到了严重的挑战，大量信息的存储、电子档案的管理等具体问题日益突出，已成为档案管理发展中迫切需要得到解决的问题。

一、信息时代的档案管理

随着档案管理现代化步伐的加快，电子文件、现代化办公、档案收、管、用全程信息化将进入管理领域，信息技术的广泛应用对国民经济和社会发展产生了深刻的影响。档案管理工作比任何行业或部门更加需要信息化、现代化。加强信息化条件下的档案管理工作，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必由之路。

信息化极大的提高了档案管理的水平，同时，信息化对

档案管理工作也提出了更高的要求，使档案管理工作处于不进则退的境地。信息化条件下的档案管理工作是传统的档案工作与现代科学技术结合的产物。要顺利实现信息化条件下的档案管理工作，就必须认证研究信息化的特点，解决好档案管理工作的技术难题，构建出档案管理工作新形式，使档案管理工作迅速进入信息化时代。

目前，传统的档案管理观念落后，开放意识与创新意识不强。档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着等、靠、要、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念。现代信息社会日新月异，新技术及相关学科理论的不断渗透，使得来源于社会而服务于社会的档案管理领域不断出现一些新情况、新问题。

二、开发档案信息资源，加快档案信息化建设步伐当前在推进信息化进程中，特别要注意解决三方面的问题：①保持档案信息化建设与各地党政机关和各部门信息化建设同步发展。做好电子文件归档管理和档案信息资源数据库建设等工作，力争把档案信息化建设纳入各地方和部门信息化建设的总体框架，实现档案信息化与社会信息化同步发展。②实现档案信息化各项工作的协调发展。各地区、各部门一定要根据经济和社会发展对档案工作的要求，以实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平为目的，明确不同阶段档案信息化建设的侧重点。③把建立和完善档案信息安全保障体系作为档案信息化建设的关键环节。要认真执行档案信息化管理的各项责任制度，杜绝一切安全隐患；严把档案利用审查关，非开放的档案信息一律不得上外网；要严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案信息和网络安全。

信息时代的到来，给档案工作带来发展的机遇，同时也提出了严峻的挑战，它迫切要求运用信息技术推动档案工作，以提高档案工作的效率和质量。现就档案信息化建设中应注意的几个问题讲以下几点：

1、系统设计的完善及档案信息录入的规范化

在信息化条件下的档案管理工作较传统的档案管理工作更需要标准化和规范化，它需要有统一的档案信息采集标准，统一的规范化的数据类型。实行科学管理，统一技术标准、统一档案用语，建立一个完善的档案信息资源开发利用网络系统，快速、有效、有序、合法地把档案信息资源数字化，大幅度提高档案数据库的信息量，档案部门通过挖掘自身潜力或借助外力加强数据库管理软件的研制，是加强档案建设的当务之急，搞好各项档案基础业务的标准化和规范化建设是档案管理的前提和基础。所谓档案信息化管理，主要包括电子文件归档和电子档案管理。具体做法是将纸质档案通过扫描，将档案以数字图像形式存储和显示，或者通过缩微设备将纸质档案转换成缩微胶卷，或者进行档案数据录入，保证数据的质量，这些都要求认真校对、严格审核，同时重视已输入计算机档案和数据的校对审核工作，减少失误，保证数据的质量。从而实现档案信息资源由传统向现代转化。

2、档案数据库的建设

数据库是否符合档案著录范围，是否设计了转入、转出接口，接口是不是标准化，这是将来档案信息共享、档案管理软件升级的保障。在制定数据库结构时，应由懂计算机业务、熟悉档案整理编目、著录、标引的人员共同协商完成，以满足利用者的各种检索要求。只有规范了档案数据库建设，才能为档案信息共享打好扎实的基础。在数据管理方面应建立健全数据库质量管理体系，把好质量关，根据实际情况，制定严格的数据质量考核指标，责任到人，定期检查。

3、档案信息的安全性

档案计算机信息安全就是保护档案计算机信息资源，防止未经授权或者偶然因素对档案信息资源的破坏、更改、非法利用或恶意泄漏，以实现计算机信息保密性、完整性和利用性。保证档案信息的安全，首先要具有档案信息保护技术，对于敏感信息、秘密信息和重要数据，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离，对电子知识产权的访问和使用进行许可、控制和监督，并保护信息拥有者和最终用户的利益。建立网站必须设立防火墙，进行安全扫描入侵检测，安全或隔离等。用户通过网络进入网站服务器，需要对档案信息利用者进行身份认证，从而得到在网上利用档案的资格，积极采取授权访问、拒绝非法访问，安全监控、日志管理、病毒防

范等有效措施，预防网上黑客攻击，同时档案信息资源网络系统安全需要随着网络环境的变化和技术的发展进行不断调整和加强。

4、加强人才队伍建设

档案信息资源的开发，从资源的形成、积累、贮存、管理到开发利用，是一个涉及面很宽极为复杂的系统工程，要使这个系统具备良好的服务功能，保证创造最佳的社会效益与经济效益，发挥从事档案管理信息产业人才的作用，关键是要培养一批既懂档案业务又具有网络技术知识的复合型人才。档案管理人员要有良好的信息观念，在从事档案工作实践中应具备对档案信息的收集、理解、分析、处理的能力，要有忧患意识，不断提高计算机技术、网络信息安全技术及外语能力，还要善于开发新型档案信息资源，及时、准确、全面地为档案的利用提供服务，这样才能保证档案信息的安全开发利用。档案部门应加强教育培训工作，培训内容要紧跟信息时代的需求，与时俱进，开拓创新。

三、档案信息化，时代之必然

加强档案信息化建设，使档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们带来新的机遇，只要我们抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，就能够推动档案信息化建设，就可以使档案事业实现跨越式发展。档案信息化建设是一项长期、艰巨的战略任务，在档案信息化建设的过程中，必须始终把依靠科教振兴档案事业战略放在十分突出的位置，全面提高档案科技创新能力，不断加大档案教育工作的力度，培养和造就一大批掌握现代科学技术知识的复合型档案人才和各类专门人才，以应对信息技术迅猛发展对档案工作提出的挑战，提高档案管理现代化水平，实现档案事业的持续发展。

【参考文献】

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

【作者简介】

常青，男，汉族，1984年12月出生。2011年9月至今在阿克塞县档案局工作，2004年毕业于酒泉钢铁职工大学，大专学历，计算机与经济管理专业。

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第三篇：档案整理实践总结

档案整理实践总结

――以城建档案为例

首先对这次实习中整理的档案作一个基本说明。整理的大部分档案是城建档案，整理环节相对全面，包括从文件到装盒的全部过程。但是，由于这只是一个机关单位的档案，所以某些环节可能没有档案馆整理档案的过程标准与完整。

整理的所有档案是属于人事局的军队转业干部安置办公室(简称军转办)的档案，是属于同一来源。这些军转房屋的相关文件与资料，包括军转房从准备建造(立项资料，招投标资料，拆迁安置资料，土地勘测及建筑设计资料，预算资料等)到建造中(工程决算资料，工程决算资料，工程施工管理资料等)再到建造完成后期维护(工程竣工资料，销售资料，物业管理及维修资料等)产生的全部文件与资料。

根据我自己的实操经历，将整理档案的全过程总结为八个步骤，同时以军转办的军房档案为例来辅助说明：

前期：

一，分类

先按问题分类。

比如这些军转房屋在武汉一些地区都有工程，首先按地区归类，分别归为复兴村，后湖地区，东西湖地区，晒湖地区，徐东路地区等，这种分类相当于按来源分类；开发建筑的相关文件资料有以下类：立项资料，招投标资料，拆迁安置资料，土地勘测及建筑设计资料，工程预算资料，工程决算资料，工程施工管理资料，工程竣工资料，销售资料，物业管理及维修资料，照片音像资料等，这就是按问题分类。不清楚类别的可另归为其他类。二，整理

首先要去掉重件及无关紧要的文件资料。

然后再对已分类的文件资料作一个简单的进一步的分类，把有联系的放在一起，但不用分开，比如某一文件有附件，就应把属于这一文件的附件紧随其后；也可以把大类中的一小类另作一类，比如售房合同是属于销售资料的，但售房合同较多，可以另外作为一类。

最后把每一小类按时间排序(一般情况下)，但在有些时候，就可以按其他顺序排列，比如一号楼房的售房合同，包括每个单元每户的售房合同，就不用按签定合同的时间，可以按每个单元依次排列，每个单元又可以按楼层依次排列。

中期：

三，打页码

最好是用铅笔，以免在整理结束后发现未加入的资料。如果资料已经整全，可以用自动号码机打页码。注意空白页面不要打页码。四，编卷内目录

卷内目录分为卷内文件目录和卷内资料目录，以表格的形式作为目录，目录的表头写有“案卷名称”，应根据整个案卷的内容写出案卷名称。

卷内文件目录包括以下几列：序号，文件编号，责任者，文件材料题名，日期，页次，备注。卷资料目录包括以下几列：序号，责任者，文件材料题名，日期，页次，备注。

这里要注意的是，责任者是形成文件或资料的人，如果有公章最好以公章上的名称为准；文件材料题名有时候需要根据文件或资料内容拟出。比如有的文件的题名只有“请示”二字，应根据文件或资料内容拟出题名，可以为“关于XXX的请示”；日期是形成文件或资料的时间，如果一类资料的形成时间不止一个，就填写这些资料的起始日期，比如施工日志是几 1 个月内每天对施工概况的记录，就应填写施工日志记录的起止日期，如果开始日期是2004年3月20日，结束日期是2005年5月30日，就可写为：2004.03.20-2005.05.30。

校对后可打印出来，分别按顺序放在一类资料的最前面，如果一类资料太厚可以分成若干本，一本不要超过两厘米（档案盒脊厚度为1.5厘米或2厘米），并将每一本用长尾夹夹好以免丢失或混淆。

后期：

五，打孔。

打孔的时候将夹好的档案靠左并靠下对齐，然后在左边打三个孔，三个孔之间距离平均。六，穿线和装盒。

穿线是将档案和档案盒联结起来，以免档案从盒内掉出来，穿完线后系个活结，以便以后加资料或取用资料。

七，贴案卷名称和卷脊名称。

案卷名称的宽度应和档案盒正面写名称的格子的宽度一致。

卷脊名称的宽度有1.5厘米和2厘米之分，从上到下应写明档号和名称。档号的编写规则有一定的标准，比如这盒档案是属于复兴村的销售类档案，如果代表复兴村的字母是A，代表销售的字母为S，而这一本档案是复兴村销售档案的第12本，就可以按如下格式编写：A-S12，以此类推。卷脊名称应和卷面名称一致。八，按顺序排列到柜架上。

首先将涉及该公司相关工程的总档案放在最前面，竖立排好；然后将A地区的某类档案依次竖立排好，接下来是B地区的各类档案……以此类推，从上到下，从左到右依次竖立排好。

总结

这只是该单位整理档案一系列的规则与过程，虽然有一定之规，但是在具体操作中具体问题还应当具体分析，对于有些环节并不能适用于对其他档案的整理，当然有些环节也有不规范之处，比如对案卷目录的输入，该单位并没有相应的数据库软件，只是用Word自制表格，而且表格中各项输入标准也不一定准确和统一。同时也有欠考虑之处，比如在整理档案时，只是作了去重的工作，并没有对其进行鉴定，还可以去掉没有价值的资料或文件，节省时间和空间。这是这次实践的不足之处，亟待解决。

第四篇：浅谈房产档案数字化的应用与实践

浅谈房产档案信息数字化的应用

一、房地产档案信息数字化建设的重要性

近几年,常熟房地产开发建设领域发展迅速，房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料和其他档案材料进行接收、扫描、整理入库。保证产权产籍档案信息的完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的一个中心。而随着计算机的发展和普及，房地产行业也逐步进入信息化管理，这对房屋产权产籍的管理的要求也越来越高,而建立加强房产档案数字化建设也是必然的发展趋势

二、房产档案信息数字化的主要内容

档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它可以把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，可以结合网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

房产档案信息数字化是房产档案数字信息建设的最基础的工作，就是将传统栽体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、互联网进行计算机检索。这项建设可以为房产档案信息服务开创一个新的环境，为提高管理水平、提高效

率，增强档案业务部门的服务水平提供一个很好的数字平台，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

三、房地产档案信息数字化的具体组成部分(一)档案扫描仪器的要求

（1）档案信息数字化一般采用扫描方式为主进行。以我们现在使用的佳能扫描仪CR-2510C为例，要求扫描仪每一页的扫描分辨率在200DPI以上，并支持双面扫描功能，可同时输出彩色、灰度、黑白三种图像，自动进纸并检测重张。按国家档案局要求档案扫描精度不能低200DPI，为保证存储和使用，扫描图像使用通用格式，黑白二值档案使用TIFF图像格式、彩色档案使用JPEG图像格式。档案图像数字化后成品不能有黑边、畸变、出现阴影，字迹不能有变形、模糊现象。

（2）当影像文件的清晰度不佳时，应根据实际情况调整扫描分辨率及其他相关参数。

（3）扫描影像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的影像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的影像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、修补（已完成的数字化档案文件不能修补）等影像优化工作，保证处理后的影像清晰端正而且有效信息完全与档案资料完全一致。

(二)档案扫描的具体操作流程

房产档案扫描项目的每部分工作包括了许多项详细的工作内容，只有在完成前一项工作后才能进行下一步工作。下面就结合我档案室日常的房屋档案扫描举例说明：

1、档案分类整理

首先按要求把同一房产档案中的扫描件和非扫描件区分开。文件区分的普通原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。由于对于不同类别的档案的规定和要求都不同，所以在建档时各种收件就不同，主要表现在收件标准不统一、各类表格名称不同、档案组卷排序不统一、档案纸张的厚、薄、大、小、颜色不同，特别是档案袋中的收件在扫描处理中难度较大。必须要求工作人员熟练准确的区分开来。

2、拆除装订物

在不影响档案扫描工作的进行，应先拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害并且保证纸张的完整性。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

3、保证实体档案的原始性

对易破、易损、易脆的纸质档案必须进行裱贴，才能使扫描中不损坏档案纸质，申请表、协议书、合同书等多页组成的

档案整页扫描后会造成页号排序混乱所以在扫描前都应该拆成单页扫描，使档案扫描后能与电子档案保持统一，也能使档案扫描后装档案袋时有一个完整的统一性。通过实物档案的人工扫描整理归档工作，才能使档案扫描过程与目录管理实现对应连接的关系。

4、整理顺序

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述顺序对档案进行适当整理后放入扫描仪扫描：

⑴ 目录 ⑵ 房屋所有权证

⑶ 房屋平面图（包括权属附图，分户平面图，规划图）⑷ 各类申请表

⑸ 身份证明（当事人有效身份证件；单位营业执照、事业单位法人登记证书或组织机构代码证、法定代表人身份证明；委托办理的，另需提交有效的授权委托书及代理人身份证件）

⑹ 交验的权属证件文书（房屋权属证书、国有土地使用权证；商品房买卖合同；商品房销售发票；商品房结算清单；契税税票及其它完税证明）

⑺ 交验的其他证件文书；（有关竣工验收证明材料和其他必要材料）

⑻ 其他材料（收件收据）

以上操作使得扫描编码时方便整理，简化扫描时间，确保档案信息数字化质量。

4、扫描后各类文件的编码分类

为了规范档案中的各项目录和内容。将所有扫描好的图像的文件名重新按照类别进行代码命名，包括确定档案目录进入档案数据库中便于查找：目录编码代号为 “0000” 一房屋所有权证编码代号为“C”一房屋平面图编码代号为 “T”一各类申请表编码代号为“S”一当事人身份证件编码代号为“R”一交验的权属证件文书编码代号为“Z”一交验的其他证件文书编码代号为“Y”一其他材料编码代号为“0002”。

5、将数据提交入虚拟数据库

6、导入虚拟数据库之后可以对照上下卷的档案材料做对应的校对和质量检查，检查无误后导入终端电子数据库。

7、完成扫描导入后将档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节和工作人员相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的、审核工作。

二、实行房地产档案信息数字化的意义

1、使检索查询更为便捷

传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，要找出所需的档案来，然后根据电子数据库的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，在扫描上传后能尽快进行查阅和操作。使得我们可以提供更详细更完整的数据信息，为网上审批提供很大的便利。

提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。数字化档案管理使查询资料变得简单，真正让办公人员提供了便利。

2、简化了档案管理的程序，提高工作效率

实行档案管理的信息化后，简化了档案日常操作的步骤，工作人员可以更好的从事档案的归档工作极大提高了工作效率。这样就使得档案的使用更加方便与安全。

第五篇：浅谈房产档案数字化的应用与实践

浅谈房产档案数字化的应用与实践

一、房地产档案数字化建设的必要性

近几年,常熟房地产开发建设领域发展迅速, 而随着

计算机的发展和普及，房地产行业也逐步进入信息化管理，这对房屋产权产籍的管理的要求也越来越高,房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料进行接收、扫描、整理入库、保证产权产籍档案信息完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的一个中心。而房地产档案数字化的建设也是势在必行。

二、房地产档案数字化的优势

1、提高了办事的效率

首先，档案数字化就是将纸制档案转变为数字化电子档案后，进行信息化系统管理，这样就使得档案的使用更加方便与安全。

并且使各类档案资料能及时归档，在扫描上传后能尽快进行查阅和操作。使得我们可以提供更详细更完整的数据信息，为网上审批提供很大的便利。数字化档案管理使查询资料变得简单，真正让办公人员提供了便利。

2、提高了经济效益

过去一直使用纸制档案，致使管理成本比较大。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为电子图像档案，不仅节约了费用，节省了占地空间，而且

查阅起来极为方便迅速，从而避免了纸张和人员的浪费。

三、房地产档案数字化的具体组成部分

(一)档案扫描仪器的要求

（1）档案数字化一般采用扫描方式为主进行。这要求扫描仪每一页的扫描分辨率在200DPI以上，并支持双面扫描功能，可同时输出彩色、灰度、黑白三种图像，自动进纸并检测重张。按国家档案局要求档案扫描精度不能低200DPI，为保证存储和使用，扫描图像使用通用格式，黑白二值档案使用TIFF图像格式、彩色档案使用JPEG图像格式。档案图像数字化后成品不能有黑边、畸变、出现阴影，字迹不能有变形、模糊现象。

（2）当影像文件的清晰度不佳时，应根据实际情况调整扫描分辨率及其他相关参数。

（3）扫描影像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的影像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的影像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、修补（已完成的数字化档案文件不能修补）等影像优化工作，保证

处理后的影像清晰端正而且有效信息完全与档案资料完全一致。

(二)档案扫描的具体操作流程

房产档案扫描项目的每部分工作包括了许多项详细的工作内容，只有在完成前一项工作后才能进行下一步工作。下面就结合我档案室日常的房屋档案扫描举例说明：

1、档案分类整理

首先按要求把同一房产档案中的扫描件和非扫描件区分开。文件区分的普通原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。由于对于不同类别的档案的规定和要求都不同，所以在建档时各种收件就不同，主要表现在收件标准不统一、各类表格名称不同、档案组卷排序不统一、档案纸张的厚、薄、大、小、颜色不同，特别是档案袋中的收件在扫描处理中难度较大。必须要求工作人员熟练准确的区分开来。

2、拆除装订物

在不影响档案扫描工作的进行，应先拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害并且保证纸张的完整性。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

3、保证实体档案的原始性

对易破、易损、易脆的纸质档案必须进行裱贴，才能使扫描中不损坏档案纸质，申请表、协议书、合同书等多页组成的档案整页扫描后会造成页号排序混乱所以在扫描前都应该拆成单页扫描，使档案扫描后能与电子档案保持统一，也能使档案扫描后装档案袋时有一个完整的统一性。通过实物档案的人工扫描整理归档工作，才能使档案扫描过程与目录管理实现对应连接的关系。

4、整理顺序

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述顺序对档案进行适当整理后放入扫描仪扫描：

⑴

⑵

⑶ 目录 房屋所有权证 房屋平面图（包括权属附图，分户平面图，草图，规划图）

⑷

⑸ 各类申请表 身份证明（当事人有效身份证件；单位营业执照、事业单位法人登记证书或者组织机构代码证、法定代表人身份证明；委托办理的，另需提交有效的授权委托书及代理人身份证件）

⑹ 交验的权属证件文书（房屋权属证书、国有土地使用权证；商品房买卖合同；商品房销售发票；商品房结算清单；契税税票及其它完税证明）

⑺ 交验的其他证件文书；（有关竣工验收证明材料和其他必要材料;）

⑻ 其他材料（收件收据）

以便在扫描后编码时方便整理，简化扫描时间，确保档案数字化质量。

4、扫描后各类文件的编码分类

为了规范档案中的各项目录和内容。将所有扫描好的图像的文件名重新按照类别进行代码命名，包括确定档案目录进入档案数据库中便于查找：目录编码代号为 “0000” 一房屋所有权证编码代号为“C”一房屋平面图编码代号为 “T”一各类申请表编码代号为“S”一当事人身份证件编码代号为“R”一交验的权属证件文书编码代号为“Z”一交验的其他证件文书编码代号为“Y”一其他材料编码代号为“0002”。

5、将数据提交入虚拟数据库

6、导入虚拟数据库之后可以对照上下卷的档案材料做对应的校对和质量检查，检查无误后导入终端电子数据库。

7、完成扫描导入后将档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。