如何提升职场写作能力

如何提升职场写作能力

身在职场，我们随时都要将自己的想法转化为文字。或写在纸上，或敲进电脑，或打印出来，然后传递给别人，让他们了解我们所要表达的想法。这是一个显性化的过程，也是一个转化的过程。如何将原本隐藏在自己大脑中的那些想法有效地提取出来，然后组织语言形成文字，最后清晰准确地呈现在他人面前，这需要强大的写作能力。

为什么职场中善写之人更容易得到领导的青睐？真的是因为“写作能力强”吗？我们从深层次的角度看，其实不尽然，写作不仅仅是写作。写作能力不仅是思维水平的体现，更是职业素养的体现。写作能力与水平问题其实困扰着许多人。信息的采集、加工、传递，都需要写作，因此写作的重要性就不言而喻。如何提高职场写作能力与水平呢？其实有很多方法与技巧，针对这些问题我提出一些浅显的看法。

职场写作有何意义

写作是职场底层能力，是每一个职场人都应该必备的基础素质，好比大厦矗立的根基，大河流淌的河床；同时，它还决定了其他各项能力所能发挥的高度，是一个人职场综合能力的天花板。

1.锻炼逻辑能力

不善写作的人往往很难通过文字准确地描述出问题的关键所在，他们的表达总是显得混乱模糊。他们很少对行文脉络进行构思，总是想到哪里写到哪里。在他们的文章中看不到明确的观点和有效的论证。再看善于写作的人，他们目标明确，能有效制定写作策略，系统地构思，并以系统的眼光看问题，在那些看似孤立、彼此不相关的信息间建立联系。通过归纳概括进行有机整合，最后还能通过演绎的方式进行推理和预测。

2.提升沟通能力

职场写作的本质是沟通，而沟通能力是一个职场人必备的重要底层能力之一。相信我们在职场中，既感受过有效写作表达传递信息带给我们的愉悦体验，也体会过糟糕文字给我们的困惑。我们在职场的每一次写作，不只是为自己传递了一次信息，更是为同事和领导创造了一次愉悦的阅读体验。职场写作能力表面上看是笔杆子功夫，但背后是一个员工在工作上的目标感、计划性、思考深度、态度的最佳体现。

3.建立信任关系

我们写出的内容在传递信息的同时，也在向外界展示我们的态度，过硬的职场写作能力，能快速建立领导、同事间的信任。一份一封思路清晰、表达精彩的项目邮件会让同事和领导看完后眼前一亮；一篇主题明确，观点突出，逻辑清晰、案例精彩的项目报告，能帮助自己在领导或者客户面前快速建立信任；一份优势、成绩突出的简历，能让你在众多简历中脱颖而出。

4.打造个人标签

职场写作对个人影响力主要体现在三个方面：第一方面是掌握基本的写作能力，用写作达成职场上的沟通目标，让表达更清晰、更有说服力，从而提高职场竞争力；第二个方面是尝试利用写作能力，在职场内部创造价值，例如坚持输出分享自己的经验和知识，从而在职场内形成一定的影响力；第三个方面是面向社会的价值，如运营自媒体、写作出书，从而持续提升社会影响力。

写作能力差的原因

大部分只在大学之前练习过写作，而大学及以后的漫长岁月中，都缺乏写作的训练。如果说读书时代的写作关联的是考试的分数，那么成年人的写作则是牵涉个人能力。

1.认知理解肤浅

有的人原本写作功底也不错，文章四平八稳，但是缺乏高度，没有思想，由于理论功底不足，写出的材料层次受限；站立点不高，视野不够开阔，特别是理论功夫不厚实。因此要想所写的内容有高度、深度，让别人看了觉得有“沉甸甸的干货”，就要自己努力学习，不断“充电”加深认知，改善知识结构。

2.知识消化不良

知识的消化吸收有一个过程。有些人急于求成，阅读时囫囵吞枣没有细读，对于写作技巧理解不到位，甚至理解有偏差。这样对于写作当然就起不到促进作用，有时甚至还会起反作用，导致自己写作时不知所措，无从下手。另外，阅读时只注重量的积累，没有注意知识的消化与吸收，导致写作水平提升不明显。

3.目标观点不准

文档的立意能够通过标题有所反映，很多文档文笔出众，看似精彩，但仔细品味就察觉缺少目标观点或文档立意不够清晰。甚至有的文档在通读后并不能抓住作者的观点，让人一头雾水。此种文档并没有价值可言，长此以往也无法提高自身能力，真正精彩的文档并不是辞藻华丽，而是能够让读者把握全文主旨，能够恍然大悟或者感同身受，这才是撰写的真正目的。

4.素材储备不足

有些人虽然掌握了写作方法，但是不注重日常各方面知识的积累，或者是积累的方式不实用，看过的好材料、好方法过目就忘，这样写作时自然就用不上，看书几乎等于白看，关键时刻还得急急忙忙找资料。“巧妇难为无米之炊”要想解决没米下锅的难题，要学会积累写作材料，这样写作时才会不犯难。

职场写作学习方法

1.强化深度思考

想要摆脱肤浅的理论层面，需要强化深度思考，想要把思考的东西写成一篇完整的文章，需要前后呼应、自圆其说，需要对写的内容进行研究，理清楚他们的前后关系，努力把内容放到一个完整的逻辑构架中来。原本有的限制，无法轻易绕开；原本没有的条件，也不能随意增加上去；原本不怎么深入考虑的东西，在写作过程中，就要一层一层的深入思考下去。

写东西，有两种情境：一种情境是写自己知道的东西，另外一种是写自己不知道的东西。

写自己知道的东西，是梳理已有知识，并分享出来，这也有很大的益处，因为梳理和分享，本身就是进一步学习的过程。

写自己不知道的东西，就是思考和探索了。从已知的东西出发，探索未知的的世界。即使结果是错的，也没有关系。回退回去，从错误之处重新推演来过，总能得到一些正确的东西。

2.锻炼逻辑能力

写作写得好，大多数人直觉上觉得是文字的能力，是遣词造句的功夫。但事实上一个人文章能够写得好，真正关键的其实是逻辑能力。良好的逻辑能力有助于构建文档结构，主要体现在如下方面：

主旨鲜明

文章要明确表达作者的观点，不能模棱两可，意思不明；

条理分明

要按照一定顺序进行书写，从几个角度或方面论证观点，每个部分之间结构应该清晰分明；

主次分明

文章应该分清主次，不应该什么内容都同样篇幅，要分出重点内容和非重点内容，重点的内容重点论述，彻底说清楚，没那么重要的，点到即止；

逻辑自洽

论证的逻辑要自圆其说，绝不能出现前后矛盾的情况；

逻辑严密

论证要全面，不能遗漏，也不能重叠。

3.储备写作素材

要想提升职场写作能力，把文档写好，一是要注重知识积累、知识储备，平时学到的、看到的、听到的有价值的各种资料信息，不能漫不经心，看过就丢；二是要当有心人、识货人，及时用适当的方式和形式记录下来、集中起来，持续积累，掌握更多的“活材料”。有了素材，才能创造出更多优秀的作品。

阅历

一个有阅历的人就像一本书，他的经历、感悟、包括对过去的追忆，都是写作的好素材。同时多与有阅历的人聊天，多听、多看，可以将他人的阅历收集到自己的素材库中。

观察

对于同一件事，有的人写出来的内容，能够做到内容详实，细节生动，而有的人却只能写出干巴巴的两三句话，这是什么原因呢？原因在于对于时间观察的程度不同。细致入微的观察有助于接近事情的本质。

思考

人的大脑总是一刻不停地转动，每一刻都会有很多的想法和念头。当不注意时，这些想法可能就消失了，但当我们沿着一个想法一直思考，就会得到很多的结论。

阅读

其实人们大部分的知识都是从阅读中学习的，你可以没登陆过月球，但直到月球的地貌，没在古代生活过，却能了解当时的历史，这都是书本提供的写作素材。通过书籍，使我们增长见识。

4.养成写作习惯

大多数人把写作当成了一个非常正式的行为，好像没个一天半天的时间，不打开电脑写两三千字，就不算写作，这就错了。写作是一门手艺，用进废退，经常练手就熟，练得少手就生，所以养成写作习惯是提升写作能力的一个有效方法。

随时写作

养成写作习惯的第一步，是放弃大段的、固定的、安静的写作时间，要学会培养随时写作的能力。一天当中突然产生写点什么的冲动，不要压制它，不要说等晚点再写，马上动笔。

随地写作

很多人必须在书桌前坐下，来杯咖啡，打开电脑，才能写作。写作本身就不是高大上的事情，而是个苦差事，所以不要太注重这些形式化的东西。写作灵感、情绪和感受是随时随地被触发的，当被触发时，就应该写下来。

随意写作

如果坚持写，可能有一天进入“主题短缺”的情况，即想写却不知道些什么，那么可以随意一些，为了写而写。我们可以写原创的观点，也可以写看完某个观点的感受，可以自己写故事，也可以写听完某个故事的启发……实际上不是没有东西可写，而是思路没有打开，思考维度没有得到拓展。

职场写作进行步骤

职场写作可能是很多职场人的“老大难”问题，从文档构思、收集素材、快速发版、反复修改这四个步骤入手，写出一篇职场佳作并不难。

1.文档框架构思

仔细思考核心观点。文章的核心观点是什么？要表达什么样的主题？这是在动笔之前必须想明白的。想清楚核心观点，关键是要抓住问题的本质，用高度概括、凝练的语言把要表达的思想说清楚。

仔细思考文章结构。整篇文章应该如何设计，如何形成一个结构紧凑、观点明确、内涵丰富、逻辑严谨的文章框架？这也是动笔之前必须思考的一个问题。要切忌“找”提纲，翻阅各类材料，这里摘一个意思，那里找一个想法。拟定提纲，最起码要写到二级，想得清楚的地方要写到三级。

仔细思考文章的重点。如果动笔之前，不考虑清楚文章的重点在哪里，那就会眉毛胡子一把抓。要想清楚重点，必须学会抓住主要矛盾，明白哪些是最主要的，哪些是相对次要的。

仔细思考文章的亮点。每篇文章都应该有其亮点。如果没有，那文章自然黯淡无光，难以获得认可。要想清楚亮点和创新点，必须大胆创新。

2.搜集素材资料

平时积累材料很重要，这不仅是掌握知识的重要方法，更是成为职场写作高手的重要手段。将日常工作中的学习到的内容进行随手记录，记录到工作文档中，先整体进行记录，可以记录一个大框，再到局部，将内容进行层层细化，后续对这些记录进行完善与总结，形成知识体系。在写文档前找出可以借鉴使用的素材，通过学习和模仿，写出来的文章在结构上、内容上不会出现大的偏差。

3.加快发布初版

长期用电脑写作，很多人往往养成“先写容易的”和“复制粘贴”的习惯。好的职场文章应该文气贯通，如果先写材料丰富的、容易的、想清楚的，会使文章看上去是“拼凑”出来的，而不是“写”出来的。这是写作的大忌。另外，灵感时稍纵即逝的，有时候灵感很充足，情绪很到位，但是在创作的过程中，突然被打断，可能就记不起来了。所以形成良好的写作习惯，动笔之前想清楚，按照提纲，从头到尾写下来、顺下来，然后快速发布初版。初版内容中往往有一些不尽如人意的地方，通过与同事沟通交互，迭代发版，让内容精进。

4.根据反馈修改

好文不厌百回改。成稿之后每阅读一次都会发现自己不太满意的地方。通过理顺逻辑、整理情节、精炼语句、校对词句保证文章本身的质量。要强迫自己多换角度、加深思考、提高站位，对已有的文稿反复琢磨，反复修改，有时甚至还要推倒重来。一篇文章每突破一次“改不动”的困境，就会上升一个水平，自己的写作能力也会提高一个层次。另外，自己修改后的作品要勇于让同事进行点评，细心听取他人的反馈意见，慎重修改一定能使文章的境界得到很大地提升。

数通畅联认为：在工作学习过程中通过不断地记录文档，可以从多方面提升自身的综合能力。一方面可以感觉到自己的逻辑思维有了很显著的提升，尤其是在记录教程类的文档时，例如某些系统的使用手册。可以重新梳理一遍系统的技术要点；另一方面通过对系统的梳理，过程中可以不断提高自己的逻辑思维，进而提高自己的技术能力和水平。同时撰写文档也是一个总结、反思的过程，能够帮助个人促进深入思考的能力。

就目前的IT行业来看，撰写文档也并不是毫无缘由的，一个优秀的IT从业者势必具有过硬的笔头功夫。除此之外，不管向项目实施、项目管理、项目经理或是后端开发等任何方向发展，都会有撰写项目总结、实施进度汇报、需求设计文档等的要求，因此提升文档撰写能力刻不容缓，重视并培养自己撰写文档的能力、提高职场写作水平至关重要。