关于毕业生档案的几点说明

第一篇：关于毕业生档案的几点说明

关于毕业生档案工作及相关事宜的说明

2006届毕业生：

你们好！一年一度的发档工作即将开始，为了让毕业生明确发档工作和注意事项，我们特向本届毕业生作以下几点说明：

1、每年七月中旬，我校对毕业生档案以机要形式邮寄。由于机要局对机要邮寄底单只保存一年，因此，有需要查询档案邮寄去向的，一定要在一年内查询。

2、学校是按照派遣证（报到证）上所写的单位寄递档案的，因此，查询档案去向也要严格按照所接受单位查询。如果学生单位有变动，及时与就业指导中心联系更改。如果报到证上的单位没有保存档案的权利，我们将发往其上级单位。

例如：某毕业生报到证上的地址为：

哈尔滨市人事局

哈尔滨***有限公司

如果此公司人力资源部没有收到该生档案，应去哈尔滨市人事局查询。

3、学生档案的转递是由机要局以机密件发到各单位收，如果有个别学生工作单位有变动，需要从工作单位转出档案，通过本人携带转回学校，必需是加盖公章的密封档案袋，如有档案袋有破损或开口，我校档案馆将拒收，由此引发的一切后果自负。

4、有些工作单位比较特殊，例如，“****科技股份有限公司人力资源部”，机要局很难明确该单位是否有权接收机要文件，机要局将不予转递，需要本人自带。如有此种情况的学生请及时和我们取得联系，出具工作单位调档函后方可自带。

5、同专业同姓名的同学，请注意查收档案材料，如发现有任何问题请及时与我馆联系。

6、原则上，发档期间不允许自带档案，毕业生需在8月份以后查询档案是否邮寄到派遣证（报到证）上所写的单位。学生务必去派遣证（报到证）上所写的单位报到并核查档案。您也可以从北师大档案馆的网站上查询，网址为：http://archives.bnu.edu.cn/pa/（输入您的学号和姓名）。

北京师范大学档案馆

人事档案室

二〇〇六年六月十五日

第二篇：毕业生档案完善说明

毕业生档案完善说明

毕业生档案完善说明（2010年3月23日）

一、毕业生档案至少应包含三部分——①高考档案（封面为XX年河南生普通高等学校招生考生档案）、②大学档案、③就业报到证（我院就业办办理）。

以上3项缺少任何一项档案均为废档。

1、高考档案——至少包含以下3项内容：

①招生考生体格检查表②招生考生报名登记表③招生考试志愿表

除此之外还可能有高中（中专）的学籍档案（可缺少）

2、大学档案——至少应包含以下5项内容：

①郑州华信学院新生入学登记表②郑州华信学院军训鉴定表③郑州华信学院学生学年鉴定表（一学年一份，五年制五份）④学生成绩单（教务管理软件打印、盖章）⑤高等院校毕业生登记表。

除此之外还可以有以下内容（可缺少）：

①新生入学体检表、毕业体检表。②系部毕业论文、实习鉴定（护理专业实习鉴定装复印件，原件学生保存）。③在校期间奖惩材料或证书复印件。④该学生其他可供保存材料。

二、毕业生大学档案整理、填写要求：（以07级为例）

1、所有字迹均用黑色签字笔填写、要求字迹工整。

2、学生基本信息、个人鉴定需学生本人亲自填写；班级鉴定、辅导员鉴定等由辅导员如实填写。

3、毕业生登记表最后学校意见填写“成绩合格，准予毕业”

4、时间的填写：入学登记表填表日期为2007年9月10日左右、学年鉴定表日期分别为2008、2009、2010年6月5日左右、军训鉴定表军训时间为2007年9月1日，鉴定时间为9月30日左右。毕业生登记表所有日期为2010年6月20日左右，注意日期先后。

5、档案袋的填写：右上角填写学号，正面姓名、性别、籍贯以及各项材料名称、份数等都要黑色签字笔填写工整。

6、各系部于5月底之前到教务处在“成绩单”上加盖教务处公章，到学生处将毕业生登记表中“学校意见”盖章完毕

三、装袋密封：将高考档案袋中所有内容(到学生处领取)与大学档案一起装入填写完整的“郑州华信学院档案袋”内，一人一袋，封口。

四、整理、上交。

毕业生上交分为两类：

1、5月底前交了“郑州市人才”或“河南省人才”的协议书的，档案直接整理好后交给就业办，由就业办负责办理报到证并直接转送人才交流中心。

2、剩余档案直接贴好封条发给学生自带，交代、嘱咐学生两年内必须签订就业协议书、办理就业报到证。并将报到证和档案送到所签协议当地人事局报到，办理档案手续。两年后未交给人事局的档案作废。

说明：专升本录取学生将专升本报考的“报名表”、“体检表”、“志愿表”和档案一起交给录取学校，未被录取的两年内要签订就业协议书，办理报到证并到人事局报到，档案过期作废 档案咨询：0371—62623354，报到证咨询：0371—62620959。

注意：

成教毕业生按照继续教育学院相关规定执行。

以上内容请所有毕业生注意，特别是加黑和加下划线的重点内容，每位毕业生要清楚自己的档案是否合格。

请毕业生认真细致，为了自己的将来做好此项工作。

第三篇：毕业生档案归档材料说明

洛阳理工学院

有关毕业生档案归档材料的说明

毕业生档案材料整理归档是一项重要的工作，各系（部、院）一定要高度负责，认真组织辅导员做好此项工作。现将有关应当归档的材料说明如下：

1.新生录取材料;

2.学生入团、入党的有关材料;

3.在校学习期间的各学年鉴定表;

4.新生军训总结鉴定表;

5.学习成绩单;

6.毕业生体检表;

7.社会实践登记表;

8.选修课成绩单;

9.《毕业生就业报到通知书》;

10.《高等学校毕业生登记表》;

11.学生在校期间所受奖励、表彰的审批表和违纪学生的处分决定书（按学生处会议安排进行）；

12．休学及留降级、试读学生的情况说明；

13．“3+2”学生中专阶段档案；

14．“专升本”2年制本科生的专科阶段档案；

15.其他有关材料。

第四篇：毕业生档案户口去向说明

毕业生档案、户口去向问题说明

各位毕业生：

临近毕业，现毕业生正陆续返校，据了解部分学生实习结束后已离开实习单位，准备重新找工作。为促进就业，学院定于5月27日举办夏季小型双选会，希望同学们本着“先就业，再择业”的阳光心态，积极主动的面对就业。现结合毕业生就业工作把毕业生档案、户口去向问题分门别类，请同学们根据自身情况“对号入座”返校前提前做好准备工作。

一、档案问题

A、有工作单位，且用人单位能签订正式协议书：

已经决定在某公司工作，而且公司已经在人才市场开户，可以接收档案的。请同学们尽快主动与用人单位联系签订正式就业协议书，一式五份（或四份）交给用人单位，用人单位盖齐章后（只盖公司章无效，关键是毕业生调配部门的章），6月5日前交回学校，交回前请与辅导员处联系，以确认手续是否办清。

B、有工作单位，但单位不能签订正式协议书，学校可帮忙办理省人事代理：

按去年政策，毕业生可自愿选择办理的省级人事代理有“河北省人才市场”和“中国国际人才市场河北市场”，上述两个人才机构均隶属于河北省人力资源和社会保障厅，为毕业生提供的服务项目基本相同，毕业生可自愿选择其一办理。

人才市场自2011年10月1日起，对应届高校毕业生免收毕业后2年人事档案管理费，自毕业后第三年开始征收保存人事关系及档案管理费。保存人事关系及档案管理费收费标准为：单位委托保管20元/人.月，个人委托保管15元/人.月，单位或个人委托单纯存档，不需要提供其他服务的5元/人.月。服务内容包括：保存人事档案、人事档案和人事关系接转、办理转正定级、调整档案工资、出具以档案为基础的相关证明。

1、有就业单位，但用人单位不能签订正式协议书（如北京、天津的用人单位），毕业生可办理河北省人事代理，档案放到河北省人才市场。就业协议书（一式四份或五份）需要在用人单位栏盖用人单位章，学校协助办理省级人才代理，户口也可和档案同时放在省人才市场。（第一年落户费230元，第二年起只收户口管理费用30元）。

人才市场的管理很规范，将来保险、公积金等服务可由人才市场办理，工龄从放档案的那天起开始计算。

2、能和公司签订一年以上（包括一年）劳动合同的，凭劳动合同复印件（不需用协议书，可留着空白协议书，以备后用），学院可帮忙联系省级人才市场办理档案托管手续。建议同学们采取这种方式，签订劳动合同是对自己合法权益的保护。有的单位托辞等以后再签，希望同学们要明白只要干一天工作，就要有书面的合同为证。

C、没有签约的单位：

1、不办上述手续的档案打回原籍，毕业生在离校前发放一份报到证，报到证的报到单位是***市人力和社会保障局，毕业生凭此报到证将档案自己放到生源地所在地级市。因各地市政策不同，有些地区可能并不接受自动打回的人事档案。同意接收的两年之内一般也要求档案需提走，自动打回的很容易出现丢挡、断档的问题，如遇到上述情况，只能自己解决，学校无法协调。

2、为避免出现问题，学生也可办理各市县人才代理。由于各市县政策不同，需要学生自己去询问，办理，很多地市没有工作单位已经不给办人才代理了，能办的话，需要盖托管人才市场的章和市人事局的章。

D、升学的同学

专接本的同学在知道是否被录取前，上述工作已完成，在自愿的原则下，学院可帮忙办理“省级人才市场”档案托管手续，如接上本科后，学校科协省人才把档

案调回学校，没接上本科的可一直放省人才市场。

考上研究生的本科生档案和户口签到录取学校，不用考虑上述问题。

以上主要说明的是档案去向问题，希望同学们要重视起来，因为档案每个同学早晚都需要，如不闻不问不考虑档案问题，丢失或不知去向了，将无法补充，给个人造成很大的麻烦。

为规范毕业生就业，保护学生的合法权益，建议只要有工作单位的最好是都签订劳动合同，但现在一些公司找借口说等拿到毕业证后在签订劳动合同或根本不签订劳动合同。希望同学们能说服企业签订劳动合同，对于签订劳动合同的同学返校时带回原件和复印件。

二、户口问题

户口的去向有四种：一是可和档案同放在各级人才市场；二是打回生源地（需提前沟通生源地是否接收，问清具体地址）；三是可以放在亲戚家，只要当地派出所同意接收；四是可暂时由学校代管。5月25日前学校登记户口迁往具体地址，请尽快与各班负责人联系填写，不要错过了时间。

三、其它事宜：

1、返校时间根据个人情况而定，没有具体时间要求，5月底前后都可。离校时间未确定，每年大概6月下旬。毕业论文和毕业总结、答辩事宜和指导教师联系。

2、毕业生清考已结束，请同学们关注自己的成绩，如不能在毕业前拿到毕业证，下半年还有最后一次考试机会，再错过就永远领不到毕业证了。

3、同学们记着返校时带上实习鉴定书，鉴定书盖上实习单位章，写上评语。

4、到毕业离校这段时间要遵守学校纪律，注意交通和财务安全，不允许酗酒滋事，如有违纪情况发生，严加处理。

5、档案和户口放省人才的需要准备以下材料：报到证原件及复印件、毕业证复印件、身份证复印件（以上复印件均为A4纸一份；身份证复印件上注明血型、身高；

已办过二代身份证的需将身份证正、反面复印到同一张纸上）、户口迁移证、2张1寸白底彩色大头照片、组织关系介绍信。户口迁移证转至：“河北省人才市场”或“中国国际人才市场河北市场集体户”。

只托管档案的准备报到证原件及复印件。

学生党员档案放省人才的党组织关系转至：“河北省人才交流服务中心流动人员党委”或“中共中国国际人才市场河北市场流动人员委员会”。

注意：以上政策只是建议，最后如何决定视同学情况而定。政策如有变动再随时通知，有不明白的或特殊情况尽快和辅导员沟通。

第五篇：毕业生档案户口去向说明

毕业生档案、户口去向问题说明

各位毕业生：

临近毕业，现毕业生正陆续返校，据了解部分学生实习结束后准备重新找工作。为促进就业，学院定于5月24日举办夏季小型双选会，希望同学们本着“先就业，再择业”的阳光心态，积极主动面对就业。现结合就业工作把毕业生档案、户口去向问题分门别类，请同学们根据自身情况对号入座，返校前提前做好准备工作。

一、档案问题

A、有工作单位，且用人单位能签订正式协议书：

已经决定在某公司工作，而且公司在人才市场开户，可接收档案的。请同学们尽快主动与用人单位联系签订正式就业协议书，一式五份（或四份）交给用人单位，用人单位盖齐章后（只盖公司章无效，关键是毕业生调配部门的章），5月20日前交回学校，办理前请与辅导员联系，以确认该单位是否有签订协议资质。

B、有工作单位，但单位不能签订正式协议书，学校可协助办理省人事代理： 毕业生可自愿办理省级人事代理，河北省人才市场隶属于河北省人力资源和社会保障厅，河北省人才市场在农大东校区信息楼（老农学楼）一楼西侧设有办事处，办理省人事代理的同学，档案放在东校区省人才办事处。

人才市场自2011年10月1日起，对应届高校毕业生免收毕业后2年人事档案管理费，自毕业后第三年开始征收保存人事关系及档案管理费。保存人事关系及档案管理费收费标准为：单位委托保管20元/人.月，个人委托保管15元/人.月，单位或个人委托单纯存档，不需要提供其他服务的5元/人.月。服务内容包括：保存人事档案、人事档案和人事关系接转、办理转正定级、调整档案工资、出具以档案为基础的相关证明。

1、有就业单位，但用人单位不能签订正式协议书（多数企业不能办理，尤其是北京、天津的用人单位），毕业生可办理省级人事代理，档案放到省级人才市场。办理办法：凭就业协议书（一式四份或五份）在用人单位栏盖用人单位章后，交到学院，学院统一协助办理省级人才代理，户口也可和档案同时放在省人才市场。（第一年落户费230元，第二年起只收户口管理费用30元）。

2、和公司签订一年以上（包括一年）劳动合同的，凭劳动合同复印件（不需用协议书，学院协助办理省级人才代理。

建议同学们采取这种方式，既保护自己合法权益，又可留下协议书，以备后用。办理省级人才代理的，5月20日前将盖好章的协议书和劳动合同交院团委。办理省级人才代理需备齐以下材料：

办理档案的情况：报到证原件及复印件（下发后再收取）。

办理档案和落户的情况：报到证原件及复印件、毕业证复印件、身份证复印件（以上复印件均为A4纸一份；身份证复印件上注明血型、身高；已办过二代身份证的需将身份证正、反面复印到同一张纸上）、户口迁移证、2张1寸白底彩色大头照片、组织关系介绍信。户口迁移证转至：“河北省人才市场”。党组织关系转至：“河北省人才交流服务中心流动人员党委”。

C、没有签约的单位：

1、不办理上述手续的档案打回原籍，毕业生在离校前发放一份报到证，报到证的报到单位是***市人力和社会保障局，毕业生凭此报到证将档案自己放到生源地所在地级市。因各地市政策不同，有些地区可能并不接受自动打回的人事档案。同意接收的两年之内一般也要求档案需提走，自动打回的很容易出现丢挡、断档的问题，如遇到上述情况，只能自己解决，学校无法协调。

2、为避免出现问题，学生也可办理各市县人才代理。由于各市县政策不同，需要学生自己去询问，办理，很多地市没有工作单位已经不给办人才代理了，能办的话，需要盖托管人才市场的章和市人事局的章。

D、升学的同学

专接本的同学在知道是否被录取前，上述工作已完成，在自愿的原则下，学院可帮忙办理“省级人才市场”档案托管手续，如接上本科后，学校负责从省人才把档案调回学校，没接上本科的可一直放省人才市场。

考上研究生的，档案、户口和党组织关系迁到录取学校，不用考虑上述问题。

以上主要说明的是档案去向问题，希望同学们要重视起来，因为档案每个同学早晚都需要，如不闻不问，丢失或不知去向了，将无法补办，给个人造成很大的麻烦。

为规范毕业生就业，保护学生的合法权益，建议只要有工作单位的最好是都签订劳动合同，但现在一些公司找借口说等拿到毕业证后在签订劳动合同或根本不签订劳动合同。希望同学们能说服企业签订劳动合同，对于签订劳动合同的同学返校时带回原件和复印件。

二、户口问题

户口的去向有四种：一是可和档案同放在各级人才市场；二是打回生源地（需

提前沟通生源地是否接收，问清具体地址）；三是可以放在亲戚家，只要当地派出所同意接收；四是可暂时由学校代管。5月底学校会登记户口迁往具体地址，请提前做好准备。

三、其它事宜：

1、返校时间没有具体时间要求，根据毕业论文准备情况，5月底前后都可。离校时间未确定，每年大概在6月份第三周。毕业论文和实习总结、答辩事宜和指导教师联系。

2、同学们记着返校时带上实习鉴定书，鉴定书盖上实习单位章，写上评语。

3、到毕业离校这段时间要遵守学校纪律，注意交通和财务安全，不允许酗酒滋事，如有违纪情况发生，严加处理。

4、学生党员要提前考虑党组织关系转出问题，5月底统计党组织关系转出去向。

注意：以上政策只是建议，最后如何决定视同学情况而定。政策如有变动再随时通知，有不明白的或特殊情况尽快和辅导员沟通。