关于城建档案管理中的问题及对策（共5篇）

第一篇：关于城建档案管理中的问题及对策

关于城建档案管理中的问题及对策 作者：贾亦俭来源：思考的轨迹发布时间：2008-12-18 11:34:35| 收藏

浅析城建档案管理中的问题及对策

城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城市建设档案源于日新月异的城市建设，具有很高的科技含量，与直接、现实的生产力、经济效益和社会效益联系密切。城建档案的收集、保管和利用带有一定的行政职能，受一系列的法律法规所约束和保护，但在实施过程中仍有不少的制约因素，影响了城建档案事业的健康发展。在目前状况下，进一步加强城建档案的管理具有一定紧迫性和必要性。下面笔者以浙江省金华市为例，对此进行一番分析和探讨。

一、现状及主要问题

我国的城建档案工作机构主要有两种类型：一类是各级建设主管部门为履行对本单位和所属单位城建档案工作的管理职能而建立的行政管理型机构（有时也同时负责本级机关档案的收集和保管）；另一类是面对城市建设活动所产生的城建档案而建立的保管利用型工作机构。金华市所属9个县（市、区）的城建档案工作机构上述两种类型都有，除金华市城建档案馆和兰溪市城建档案馆属第二种类型外，义乌市建设局城建档案馆、东阳市城建档案室、永康市建设局城建档案室、浦江县建设局城建档案室、武义县建设局城建档案室、磐安县建设局城建档案室及金东区、婺城区建设局二个档案室均偏属于第一种类型工作机构。城建档案工作机构在上世纪八十年代末和九十年代初曾有过一段令人羡慕的辉煌历史，但随着工程档案保证金的取消，绝大多数城建档案馆（室）出现了一系列新的问题。

1、人员编制严重不足。金华市各级城建档案馆（室）的事业人员编制数除义乌馆的编制数相对充足外，其余的均严重短缺。如金华市城建档案馆1987年初成立时事业编制数为4名，在以后的20年中仅增编过1名，浦江等县城建工作机构还无专门的人员编制。而《金华市城建档案事业“十一五”规划》要求，到2010年金华市级馆人员要达到15至25人（现连聘用人员仅14人），兰溪、永康、东阳三个县级市馆（室）要达到8至10人（现最多的连聘用人员只有6人），其他馆（室）要达到5至10人（现最多的连聘用人员只有3人），与规划和现实的需求都有较大的差距。由于编制的限制，致使专业紧缺人才无法引进。

2、经费十分紧张。金华市各级城建档案管理机构，除磐安县馆（室）靠其他途径解决和兰溪市馆靠自收自支外，其他的均为财政拨款。自从城建档案保证金停收后，靠财政拨款只能维持正常的开支，一些科研、设备更新等经费却无从保障，特别是像金华市城建档案馆现编制数只有5名，而实际却有正式员工10名，财政拨款就明显不足，有时连发工资都困难，严重影响了城建档案事业的发展。

3、设备无法更新提升。由于资金短缺，除义乌馆外，目前其他各级馆（室）的办公场所均未能得到扩展，设备无法及时更新和添置，现代化的科技手段得不到很好的应用，使档案的管理手段和水平得不到提升。

4、机构资质普遍偏低。由于人员和经费的不足，造成的后果就是工作机构资质偏低。除义乌馆升格为省一级，金华馆保留省二级、兰溪馆保留省三级外，其他的工作机构还没有级别，离《金华市城建档案事业“十一五”规划》中的金华、义乌馆要达到省一级、兰溪馆达到省二级，其他县（市）馆（室）全部达到省三级城建档案馆以上的标准还有较大差距。而且编研成果也较少，在行政部门组织编写《金华市城乡建设志》时，各级城建档案馆（室）能提供的资料都极少。

5、领导重视不够，社会档案意识不强。各级领导对城建档案工作重视还普遍不够，认为这是软指标、常规性的工作，只要应付得过去就可以了。社会上对城建档案的意识也不强，甚至有些工程建设各方业主也认为城建档案没必要抓得这么紧，不能主动配合城建档案工作机构做好相关工作，对顺利开展城建档案管理工作造成了一定影响。

二、主要对策

（一）领导支持，加大投入。

城建档案是最原始、最完整的城市建设工程的历史资料，是建筑文化的重要组成部分。各级建设行业主管部门领导都必须予以高度重视，把城建档案事业的发展纳入城市建设发展规划，研究、制定鼓励和扶持城建档案事业发展的各项政策。积极争取上级领导和财政等相关部门的支持，加大经费投入，努力争取城建档案管理工作机构的编制，与编委等部门讲清随着城市的扩大、工程量的增加，档案量的不断成倍增多，需要有相应的人员从事这一重要工作，要让全社会都理解城建档案的重要性，全力支持这项工作。

同时，建设行政主管部门还要勇于将这项工作列入相关考核内容，省级相关部门要进一步完善《城建档案馆目标管理认定办法》。通过建立灵活有效的激励机制，加强内部管理，强化制度建设，充分调动城建档案工作人员的积极性。要充分利用和发挥城建档案的资源优势，以改革创新为动力，以服务于城乡建设事业为目标，以提供城建优质服务为出发点，以扩展、优化档案资源为核心，以推进信息化和地下管线档案工作为重点，以培养一支高素质的城建档案人才队伍为基础，激活城乡建设档案事业的活力，全面推动城建档案事业的创新和发展。

（二）加强依法治档，依法行政力度

1、强化法律法规宣传力度。自1961年由国务院批转试行的《关于加强管理城市基本建设档案的意见》第一部高层次的行政法规出台后，又陆续出台了《档案法》、国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城市建设档案管理规定》、浙江省政府第217号令《浙江省城市建设档案管理办法》等法律法规，金华市政府也及时出台了《金华市城市建设档案管理办法》、《金华市城市地下管线工程档案管理办法（试行）》等政策性规范文件，对建设工程竣工验收时的档案验收和竣工验收后的档案归集等都提出了明确的要求。对行政处罚也作了明确的规定：“工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其它有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下罚款。”但社会上对这些法律法规还了解不多，一些业内人士也都知之甚少，所以，必须加大宣传力度，让大家都能懂法守法，依法办事。

2、坚持依法治档，依法管档。建设行政部门和城建档案工作机构要结合工作实际，认真落实相关法律法规，结合工作实际，从规划许可、施工许可、质量监督、竣工验收备案等环节加强城建档案的监管力度，进一步规范建设、施工、监理等单位的档案收集、报送工作。认真贯彻《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令），以指导新建地下管线工程档案的报送管理为重点，以住宅小区室外地下管线的收集为突破口，做好地下管线档案的接收和收集工作，依法开展各项城建档案管理工作。

3、加大城建档案行政执法检查力度。在指导各县（市）进一步完善城建档案管理各项规章制度，着力推进城建档案工作法治化的同时，要按照有关法规和城建档案的职能要求，加强城建档案执法队伍建设，强化执法监督，提高执法水平和执法能力，开展城建档案执法大检查，增强全社会的档案意识和法制观念，努力提高依法管档、依法行政的水平。

（三）立足本职，自我发展。

城建档案管理人员要及时转变观念，树立“有作为才有地位”的思想，不断拓展城建档案服务领域，创新服务机制，增强服务效果，积极稳妥推进城建档案馆（室）内部管理机制的改革，加强内部管理，引入竞争机制，充分调动职工的积极性。不等不靠，主动出

去，深入基层一线，主动到建设单位去指导档案制作。现在许多工程建设方缺少档案资料员，而档案管理机构少数人又没事干，通过帮助工程建设方主动整理档案资料等方式，一可以解决工程建设方档案资料不规范、人员缺的问题；二可以解决城建档案管理机构资金来源等问题；三可以乘机扩大和锻炼城建档案队伍，通过招聘一些合同制员工的办法壮大城建档案管理人员队伍；四是提高档案的质量和归集率，丰富馆藏量，为提升机构资质打下良好的基础。

在城建档案管理过程中，要积极主动，上门服务，跟踪指导，抓好“两头”：开工前申领和竣工后验收归档。开工前要做到建设单位主动到城建档案馆查询地下管线等档案资料，在申领表格时，有关工作人员要主动了解工程情况，宣传政策法规，明确归档内容，提出有关具体要求；开工后到现场指导，验收前要指出不合规定的地方，并帮助其限期改正，验收合格后督促工程建设方及时归档。对未接收进馆的，应制订具体的接收方案，逐步清理档案接收死角，不断提升管理和服务水平。

（四）加强队伍建设，提高服务水平。

城建档案内容的多样性要求城建档案工作者必须具有多方面的知识，既要有城市建设方面的知识，又要有档案管理方面的知识，这就要求档案工作人员必须不断丰富自己的各种知识，加强全面学习。

1、加大教育培训工作力度。开展多层次、多门类的档案教育培训，根据实际情况，采取多种渠道，多种形式举办各种类型的培训班，建设一支开拓进取、知识和专业结构合理，既懂业务又懂现代化技术的城建档案干部队伍。加强人才培养，不断扩大高级、中级职称的人员比例。

2、组织业务交流，专题学术研讨。举办多种形式的专业网络业务观摩等活动，介绍相关科技动态和应用情况，介绍先进管理方法和手段，提高领导和业务人员的管理水平。开展建设领域档案的调查研究工作，及时向政府主管部门提出合理化建议；加强基础业务建设，举办各种类型的训练班和讲座，提高建设行业档案工作者的技术业务素质和管理水平；介绍国内外城建工作发展动态，组织有关人员外出考察、参观学习。

3、强化档案方面的学历教育，重视再继续教育。提高职称水平，搞好编研成果。

4、提高城建档案工作人员的综合素质和道德修养。创新服务方式，积极做好相关服务工作，扩大查档等各种途径，做到热情接待，提供优质服务。

（五）加强开发，丰富城建档案信息资源。

1、加强档案资源建设。大力开展城建档案的接收、收集和征集工作，进一步丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构。加大重点工程档案、城市基础设施档案、城市地下管线工程档案、建设系统各专业管理部门业务管理和业务技术档案的收集力度，提高数字（电子）档案、声像档案等的比重。加强馆库基础设施建设，不断争取扩大馆库面积。加大硬件投入，增添与城建档案事业发展需要相适应的电子计算机、光盘刻录机、空调、去湿机、防火、防盗报警等现代化设备。

2、加强档案数字化建设。进一步贯彻《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，积极推进城建档案信息化建设。各级城建档案工作机构要完成馆藏档案目录数据库建设，实现馆藏档案检索计算机化，提高查阅利用的效率。加强电子档案管理，及时接收保存现行电子文件和电子档案，实施文档一体化管理；制定电子文件归档和电子档案管理规范；加强监督和指导，保证电子档案的真实、完整和有效。

3、加强档案网络管理和网站建设。各级城建档案馆（室）要尽快建成局域网，馆藏档案全部实现计算机管理；建成一批以全文和多媒体为主体的，比较齐全的城建档案基本信息数据库和专业数据库；依托现代高科技对城建档案进行全方位、多层次的信息化管理，实现资源共享；逐步建立城建、房产、公用事业等档案目录数据库的网络连接，在目录查询上实现资源的互通和共享。努力建成一批向社会公布城建信息、具有广泛社会影响、体现城建档案专业特色的网站（或网页），充分利用网站（页），宣传城建档案工作，传递信息，公布资料，交流经验。并力争建成部分数字城建档案馆。

4、加强声像档案管理。各级城建档案工作机构要具有编辑制作专题片的能力和多媒体宣传资料能力，购置必要的声像设备，对重点工程建设和城市重大活动等进行跟踪拍摄，紧扣城市中心工作，编辑专题片、画册等。

5、加强馆藏档案的保护工作。抓紧对馆藏濒危重点档案的抢救，建立珍贵城建档案名录，加大检查监督力度，确保各级档案馆（室）具备安全保管条件；加强档案信息网络系统的管理，确保操作、接入安全和应用服务安全；积极探索电子档案保管利用方式，建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制；筹划建设地区城建档案信息（目录）中心，城建档案信息备份中心，开展馆际间异地数据备份。

（发表在《思考的轨迹》（中国科学出版社2007年）。]

第二篇：10.4浅谈城建档案管理存在的问题及对策

浅谈城建档案管理存在的问题及对策

[沈惠利]

【 摘要 】 结合海宁市城建档案管理现状，分析城建档案管理存在的问题，提出具体对策与设想。

【主题词】 城建档案管理措施

城建档案是城市可持续发展的宝贵资源，是城市发展的真实记录。自1980年全国科技档案工作会议之后，城建档案管理已延伸、渗透到了城市社会生活的各个领域，其收集、整理、保管、编研、利用、执法等逐步得以完善，但随着城建事业的飞速发展，城建档案管理同样也面临着诸多难题及新的挑战。本文结合海宁市城建档案管理情况，分析当前管理工作存在的问题，提出具体的对策及设想：

一、城建档案管理存在的问题

1.档案资源收集、处理不尽规范。

（1）档案收集来源不均衡。一是从整体情况看，档案资料收集地上多，地下少；二是从管理权限上看，建设系统各专业部门内部档案收集得多，外部收集得少；三是从分类大纲上看，部分档案收集存在漏项，甚至是空白。

（2）档案收集方式过于单一。主要反映在纸质档案收集比较多，特

种载体档案少，满足不了城建档案信息化管理的需要。

（3）档案资源处理不规范。一是只重视馆藏数量，盲目收集，范围过于粗放，有利用价值的资料难以准确、完整的接收进馆，质量难以保证；二是缺乏必要的、规范的整理、分类，造成不必要的人力、物力的浪费。

2.档案信息化建设力度不能满足现实需要。

（1）信息化建设中，硬件投入滞后。城建档案信息化要求资源共享与快速流转，而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用显然不能适应信息化快速发展的要求。

（2）信息化建设中，软件或系统开发节奏过缓。软件或系统开发是对传统档案管理手段的提升，需要纵向和横向的分步实施，也就是说需要从整个系统或地区统筹安排，而目前软件或系统开发缺乏积极应对。

（3）既有管理理念有待转变。信息化档案管理与传统的档案管理有着质的飞跃，仅靠按部就班的理念转变，不仅满足不了城市建设的迅猛发展，也有悖科学发展观的基本要求，这就迫切需要档案管理人员拓宽视野，不断进行管理知识和手段的更新，而此方面恰恰是当前城建档案管理的薄弱环节。

3.城建档案行政执法的落实不够深入。

（1）城建档案执法细则有待进一步完善。城建档案事业的发展需要法律法规文件作为保障，2008年1月1日，《城乡规划法》的颁布实施，从法律条款上进一步对城建档案工作给予了支持，同时也拓展了城建档案的服务地域，如：城市、乡村都纳入了城建档案的业务范畴，但相应的实

施细则尚无进一步修订或完善。

（2）城建档案的行政执法过缓。目前城建档案的行政执法大多还停留在行政检查阶段，行政处罚刚刚迈出第一步，不移交档案或者档案散失等状况时有发生。

二、对策及设想

1.实施目标管理，规范档案资源的收集、处理。

（1）统筹安排城建档案资源的收集。一是把资源收集纳入目标管理，统一规划收集的对象、结构和层次，制定相应目标，分阶段达标；二是严格按照城建档案管理分类大纲逐步堵漏补空；三是认真分析资源分布结构，有重点地突破资源收集结构不合理的现象。

（2）积极推行档案资源收集方式的多元化。对于能够纳入特种载体收集的资源，力求搭建微机化或网络化管理平台进行采集，进一步提高管理效率，为资源使用、服务提供保障；同时，对符合既有收集资源向特种资源转换条件的，逐步进行载体转换。

（3）加强档案资源的规范化处理。一是做好档案分类研究，把好关口，分清层次，做好档案资源的数量和质量上的统一，杜绝垃圾资源的侵入；二是进一步优化档案资源的收集、处理的工作流程，结合多元化的处理方式进行处置，提高管理效率；三是加强档案管理的检查督促。采用平推检查和互检的方式予以监督和交流。

2.加快城建档案管理信息化进程。

（1）合理加大硬件投入。根据信息化建设需要，利用现有现代化办公设施，逐步搭建档案资源流转、利用平台，缩短档案资源归档的周期，提高城建档案的准确性、时效性及利用率。

（2）积极进行软件及系统开发。对横向和纵向的档案信息管理实施分步开发，优先满足小区域既有档案资源的信息化需求，并兼顾大区域信息化开发的过渡，同时，统筹规划大区域信息化系统的研发，为整体城建档案管理信息化提供有力支持。

（3）加强城建档案信息化管理的宣传，加快管理人员的培训。利用各种渠道加强理念宣传；对管理人员采用观摩、送培、参与信息系统研发及服务等手段，加大其参与信息化建设的介入力度，切实加快观念的转变。

3.加大城建档案管理的执法力度。

（1）进一步修订或完善城建档案的管理办法。结合《海宁市城乡建设档案管理办法》，制订出实施细则，明确权利义务，保障城建档案管理，为城建档案的行政执法工作提供可靠的依据。

（2）找出突破口，切实履行行政执法的职能。一是有针对性地利用宣传媒体，加大对执法的宣传力度；二是调整内外部执法机构与管理机构的协作，积极参与执法；三是对于多发、贯发违法案件重点突破，加大责任追究及处罚，使行政执法健康有序地发展。

【结束语】 总之，城建档案管理依据科学发展观的要求，结合城市建设发展的现实需要，有针对性地趋于完善，不仅要体现理念的转变，还要做好扎实的基础工作，敢于突破与创新。

参考文献:

1.《基本建设项目档案工作法规规范选编》浙江省档案干部培训中心2007年9月

2.《档案馆业务建设与管理》盛彦主编档案出版社出版1993年

3.《科技档案管理学》王传宇主编 中国人民大学出版社出版 1999年

4.《浙江省城市建设档案管理办法》2006年9月

5.《城乡规划法》2008年1月

第三篇：中专学校档案管理中的问题与对策

中专学校档案管理中的问题与对策

【摘要】当前许多中专学校的档案管理存在制度缺乏，管理队伍不稳定，基础设施落后，以及信息化程度低等问题。针对这些问题，要采取针对性的措施，从制度建设入手，改变档案管理队伍的现状，从而使档案管理工作真正做到为教学、科研服务，为学校的科学发展服务。

【关键词】档案管理；问题；对策

学校档案作为学校各项工作的真实历史记录，记载了学校教育教学的主要活动，是学校发展过程的真实记录，体现了学校管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等内容。通过对中专学校档案的分析，对于总结学校发展的成败、得失，为以后学校的发展规划提供科学的依据。因此，加强学校档案管理水平对于加强学校建设、进一步推进教学改革、不断提高教育质量等，均具有十分重要的意义。但是，受自身条件的限制，许多学校，尤其是中专学校档案管理水平比较落后，档案收集偏重于文书档案，门类单一，无法适应学校各项事业科学发展的要求。

一、中专学校档案管理中存在的主要问题

1.管理制度没有得到贯彻落实

从表面看，大多数中专学校制订了一些档案管理工作规范（如档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等）、档案工作人员岗位职责等规章制度，每年也撰写工作计划和工作总结。但是，这些规章制度往往是写在纸上、挂在墙上，没有真正得到贯彻落实。工作计划和工作总结也往往是为应付上级的检查而写，说的多，做的少。

2.缺乏稳定的档案人员队伍

档案工作本身枯燥、乏味，不易出成绩，需要有较强的工作耐心。因此，这一岗位对年轻缺乏吸引力。在中专学校，档案部门属于教学辅助部门，档案管理人员属于教学辅助人员，这一机构往往不受重视，所以，档案管理人员大多由其他部门人员兼职，缺乏专业背景。而且许多人年龄偏大，学历低，知识比较单一。再加上日常工作的忙碌，造成他们没有更多的时间和精力钻研业务，缺乏必备的专业技能。这种状况直接导致了档案管理人员结构老化，甚至档案队伍不稳定的局面。

3.档案基础建设比较落后

不少中专学校档案室的建设投入严重不足，个别学校甚至没有设立专门的档案室，电子档案分别保存在不同的职能部门中，硬件投入远远不够，设备陈旧老化，办公条件比较差，导致档案丢失现象严重，无法给教学、科研提供更多的支持。

4.现代信息技术没有得到充分利用

不少中专学校的档案管理仍以手工为主，没有实现档案资料的信息化处理。主要表现为：收集的档案材料仍以纸质为主，电子文件的收集整理步伐缓慢，导致档案的查询非常不便；档案管理人员对信息技术的应用不够主动，对计算机网络技术、信息化管理的方法掌握程度较低，有的甚至不想了解，更不想接触，要想掌握更是无从谈起，这种得过且过，不求进取的想法对提高档案管理水平是非常不利的。

二、提高中专学校档案管理水平的措施

针对中专学校档案管理中存在的上述主要问题，应主要采取以下措施：

1.进一步完善并落实档案管理制度

进一步完善进一步完善档案管理制度，是实现档案工作规范有序的基本保证。为此，要在《中华人民共和国档案法实施办法》的指导下，制定并完善本单位的《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度规章，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。从而使中专学校档案工作走上科学化、制度化发展轨道。

2.建立一支稳定的档案管理人员队伍

中专学校要重视档案工作的重要性，要把档案管理人员与教学、科研、图书管理人员同等对待。要注重对档案管理人员的培训，要依照学以致用的原则，尤其是要结合他们的年龄、文化程度、业务熟悉程度来进行培训，使他们掌握有关档案的新知识、新技术、新技能，了解档案界的研究动态、档案工作发展趋势及现代科学技术在档案工作中的运用等内容。鉴于许多中专学校经费不足的现状，要充分利用计算机网络技术和多媒体技术等现代化教育手段，使他们获得多样化的信息来源。这样，既可以不断提高档案管理人员的业务素质，又可以节约经费，同时又解决了工学矛盾。

3.加强对档案基础设施的投入

中专学校要加大对档案基础设施的投入，建立起专门的档案室，定期更新、添置必要的档案设备，尤其是要不断更新管理软件，以便于开展工作。这一工作如果能得到长期坚持的话，每年的投入并不算大。所以，学校要每年拿出一定数量的经费，投入到硬件建设中去，维护档案的完整与安全。从而使档案工作能真正为学校的教学、科研等工作服务。

4.加强现代信息技术在档案管理中的运用

随着计算机在档案管理中的应用程度的不断提高，档案管理的效率也大大提高，传统的手工操作的档案管理方式也显得越来越跟不上时代的要求。因此，中专学校要不断提高档案管理的信息化程度，不断发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，应用计算机技术管理档案，建立起现代模式的档案数据库。当然，提高档案管理的信息化程度并不是要完全排斥纸质档案，许多档案原件的保留仍要以坚持纸质和电子档案同时保留的方式，以确保其准确性。

总之，要不断提高中专学校的档案管理水平，除了上述努力之外，提高档案管理人员的责任意识也是必不可少的。责任心的强弱往往体现在对工作的态度上，反映在工作成效的好坏上，不求进取、混日子的思想对做好档案管理工作是非常有害的。所以，在注重提高相关人员业务素质的同时，还应加强职业道德教育，建立一支政治立场坚定，业务素质精良的专职档案管理人员队伍，从而使档案管理工作真正能为教学、科研服务，为学校的科学发展服务。

第四篇：城建档案管理心得体会

城建档案管理心得体会

随着建设工程的发展，城建档案管理工作在整个建设工程中发挥着越来越重要的作用，在一定程度上成了影响工程管理效率的重要因素。通过这几年的档案管理工作实践，我认识到工程档案管理的重要性，对进一步做好档案管理工作也有了更清晰的思路。借此《档案在你身边》征文之际，对自己的工作进行总结和反思，以促进今后的工作。

1、严格管理，保证档案归档质量

一是把好“收集归档关”。对工程竣工档案归档首先明确了档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，并要求他们及时移交。平时集中力量对库藏全部档案逐卷逐条地进行检查和对照，将原有不规范的案卷进行重新整理、分类、组卷、编目和装订，做到及时发现及时整理。

二是把好“档案整理关”。在档案整理过程中，我严格按照有关规定要求，对各种门类和载体的档案进行了科学分类。加强档案的保密性。认真填写专题目录索引、全引目录等较为齐全的编研资料，做到组卷合理，排列有序，编目规范，实现了档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。

三是把好“档案保管关”。对档案及时入库，对档案摆放整齐有序，入库档案保管齐全完整，未出现丢失和损毁等现象。并且对档案的摆放作大体规划，让检索利用更快捷方便，把档案入库区分成相应小区，一般预留出相同类别的区来，作到心中有数。

四是把好“统一录入关”。定期对入库档案进行统一录入，作到纸质登记目录与计算机录入同步，实现计算机查询，对所有的各类档案的分类号、主题词、形成时间等输入了微机，形成了一个有序的整体。初步形成了计算机辅助的档案管理系统，初步建成了数字化档案室，真正做到档案

信息开发利用和资源共享。

2、狠抓实效，不断优化档案开发利用

搞好档案管理工作的目的就是更好地为各界咨询利用提供优质高效服务，服务是档案工作的出发点和归宿，这既是档案工作的基本要求，也是档案工作的价值所在。我不断拓宽服务领域，优化服务方式，让档案工作焕发出了新的活力。一是档案检索工具编制基本齐全。我编制了案卷目录、全引目录等各种齐全配套的检索工具索引，对库藏档案进行了分类编号，能够方便快捷地检索到相关档案。

二是档案利用效果丰富。做好了查询登记和利用效果登记，实行借阅登记，对借出的档案及时催回，严格执行借阅程序，通过提供利用档案，取得了明显的社会效益和经济效益。

3、今后努力提高的方向

在这几年的工作中接触到了许多新事物、产生了许多新问题，也学习到了许多新知识、新经验，使自己工作技能上了一个新台阶，在思想认识和工作能力上有了新的提高和进一步的完善，每一项工作都有了明确的计划和步骤，行动有了方向，工作有了目标，心中真正有了底，基本做到了忙而不乱，紧而不散，条理清楚，事事分明，从根本上摆脱了刚参加工作时只顾埋头苦干，不知总结经验的现象。在日常的工作中，我时刻要求自己从实际出发，坚持高标准、严要求，力求做到业务素质和道德素质双提高。在明年的工作中，我会继续努力，及时纠正和弥补自身的不足和缺陷。进一步不断加强档案管理的科学化、规范化和现代化，创新管理，创新服务，与时俱进，奋发有为，切实提高档案管理质量和水平，促进档案管理的协调持续发展。

村镇建设办：林绍吉 二Ｏ一三年五月二十七日

第五篇：浅析建设项目档案管理中存在的问题及对策

浅析建设项目档案管理中存在的问题及措施

[摘要] 对于工程建设而言，工程建设项目的档案是一种非常重要的依据，记录了工程建设的真实数据和质量鉴定结果。无论是对于企业本身还是国家都非常的重要。当前由于国家的建筑市场的改革在不断深化，发展速度也越来越快，所以对于工程档案管理工作的要求也越来越高。本文尝试对目前工程建设项目的档案管理中存在的问题进行分析，结合当前社会发展以及新形势和要求对档案管理相关工作给出合理措施。

[关键词] 工程项目建设 档案管理

一、建设项目档案管理工作中存在的主要问题

（一）建设工程项目档案管理体系存在漏洞

与国外的同类所提供的原始设计和施工材料相比，建设工程项目档案的资料比之要晚得多，并且保存在国家的建设档案部门。早在一百多年前，就已经有非常有力的证据表明国外对于建设工程项目档案管理工作做得非常的系统和规范了。建设工程项目档案管理不光晚于国外同类行业，同时也晚于诸如工商、公安、税务以及教育等国内的行业。自从建国开始至70年代末，我国的建设档案都没有系统的管理和应用，只有少部分凭借行政管理使得国家的 重大工程建设项目得到保留。借助行政以及经济管理办法，建设项目档案的管理工作在上世纪80年代初开始得以正常的运转和持续的发展。因此到目前为止，由于建设项目档案事业以及相关的法律法规的制度建设起步都较晚，所以到目前为止，建设档案管理工作依然缺乏较为完善的管理体系支撑。

（二）不够重视工程项目档案管理工作

工程建设的过程中，经常存在因为建设项目点多线长，所以将一个大型的工程项目建设拆分为十几个甚至几十个部分，然后再在每个部分中进行分包，参加项目建设的施工队伍质量水平参差不齐，数量繁多。因为大部分的施工队伍本身的编制单位并非常设，所以这些施工队伍无论是底层的施工人员还是上层的项目经理或者部门领导都对建设项目的档案管理相关工作缺乏足够的意识，从上到下都错误的认为，工程才是施工过程中最为重要的部分，对于项目档案管理工作则不用太过上心，所以对于工程项目的档案管理工作一直是持轻视的态度，并未设置专业人员进行档案管理工作，所以一直在存在职责不清和工作不够渗入到位的问题。

（三）缺乏完整的档案管理制度，项目档案管理人员素质水平有待提高

很多工程项目建设过程中缺乏完整健全的档案管理制度，也没有实行工程中的档案质量否决制。普遍将工程能否顺利的按时完工作为第一要求，较为重视建设工程的工程进度以及工程质量，但是未能注重日常建设项目的档案材料的形成和累计。甚至部分工程建设单位和施工单位并没有专门的负责工程建设项目档案的管理人员，普遍采用的管理办法是交由兼职人员处理，或者是定期的委派人员进行和立卷。由于只有极少项目档案管理人员接受了较为系统的档案管理专业培训，所以这些绝大部分没有经历过系统的档案管理专业培训人员自然也就无法保证档案卷宗的质量水平，所以待到工程竣工之后，移交到档案馆的工程建设项目档案的质量基本都不过关，需要专业人员进行拆封和返工，这无疑在人力和资源方面都造成了浪费，而且影响了整个档案管理工作的进程。

二、提高工程建设项目档案管理工作相关措施

（一）构建较为完整和系统的工程建设项目档案管理体系

工程建设项目在立项审批投入建设的时候，为了保证各个部门之间的工作联系渠道便捷通畅，确保工程建设可以顺利进行，所以应当根据工程的工作重点和需要有针对性的成立专门的重点工程建设指挥部门。此外，还需要安排一定量的具有足够的档案管理工作经验的档案管理专职人员进行工程建设项目档案管理部门的组建。档案管理工作人员要做好两件事情，第一件事情是平时要注重对工程建设指挥部门所形成的各种文件以及图纸进行及时收集和保管；第二个方面就是加强对于工程建设过程中诸如建设、设计、监理、勘察以及施工等单位的档案管理人员在档案资料的收集和管理方面的培训。因此，工程建设的各个参与单位也都应该配备属于自己的专职或者兼职的档案管理人员，还要注意对这些档案管理人员进行相关业务的培训。认真地收集、整理和管理施工过程中所出现的各种工程档案，待到整个工程建设完工之后，再将所收集的各项档案移交给建设单位。要保证各个施工单位的档案管理部门与工程建设项目的指挥部门的档案管理部门之间保持着密切的联系，确保可以进行顺畅的日常交流以及沟通工作。

（二）有序管理工程建设项目档案

在工程的施工建设的过程中，图纸和文件材料必不可少，图纸和文件材料上包含众多工程建设信息，所以对于施工图纸以及相关资料的收集和整理保管的工作非常的重要。工程建设的进展状况与施工图纸以及资料等档案的收集和管理之间存在着密切的联系，所以想要保证工程建设工作可以顺利的进行，就必须要保证工程建设资料的整齐和完备，想要满足以上的需求，就需要加强工程建设的日常台账登记的管理工作。其中收、发、资料审核、归档文件的登记、收发文件的时间，收发单位的名称、收发的数量以及资料和图纸的名称、经办人等等。在资料到达档案管理部门之后，档案管理人员首先应当对资料进行存档留存，然后再分发给其他的单位和部门，在分发的过程中，要做好台账的登记工作，诸如复印件、“三笔”现象以及缺乏必要的足够签章的情况要通知相关单位尽快解决和整改。此外，对于指挥部门之外的其他部门日常运行形成的各种文件和资料以及在工程建设的准备阶段所形成的各种文件材料都需要尽快的整理归档，如此才能确保档案的整齐完整。

（三）注重培养档案管理人员的自身素质水平

大部分的工程建设都需要涉及到众多施工单位，并且这些施工单位来自不同的地方，所以每一个施工单位在档案管理方面的要求也都存在着不同，所以在档案管理的业务水平方面也存在差距，进而所形成的档案质量也水平也就存在参差不齐的现象，为了尽可能保证来自不同单位的档案的水平基本相同，需要在日常对于各个施工单位的档案管理进行检查和指导的同时，还需要帮助他们主动挖掘档案管理中所存在的问题，定期的对各个单位的档案管理、工程监理以及施工技术等方面的人员进行培训，积极解决资料管理过程中所存在问题，规范各单位的档案管理的工作习惯，引导档案管理人员主动学习如何把握档案的接受和整理方面的质量，如何对竣工图进行编制，规范竣工图的样式。

（四）加强工程建设项目档案的同步管理

签字手续在工程建设项目档案资料的收集过程中具有重要的意义。一般的工程建设中，参建的工程队伍普遍是来自外地，当工程项目完工之后，施工队伍将会很快的离开本工程，进入到一下个工程的建设中区，所以就需要档案管理人员及时的收集和审查工程资料，第一时间发现问题，并且敦促施工单位尽快解决问题。不要等到施工队伍已经离开本工程，才发现很多档案资料上需要施工队伍中的技术人员、技术负责人进行签字盖章，这无疑会严重拖延档案收集和处理的速度，同时也浪费了大量的人力、物力以及财力。所以，为了保证工程建设项目档案的整齐、完整和准确，要尽可能保证档案的管理与工程建设施工可以同步的进行，在工程建设还在准备阶段就需要开始进行档案管理的筹备工作，确保档案管理工作可以贯穿工程建设的始终。

（五）借助多媒体技术加强档案的收集和保存

多媒体技术很早就被应用于档案管理工作中，如今声像等媒体信息在档案管理中占据着重要的地位。这种档案不仅仅记录文字，同时也包含了视听两方面，可以更加真实、准确和系统的展现工程建设项目档案，确保档案自身的整齐和完备。所以，工程建设项目档案管理工作中需要跟随工程进度，对建设过程中的每一道程序和采用新的技术、结构、材料以及工艺的部位进行跟踪拍摄，加强对于声像媒体文件的收集，并且将其形成档案资料。诸如地下工程、隐蔽工程因为其环节较多，并且单纯的书面文件很难进行足够详细的记录，所以更适合采用声像录制的方式进行归档。

三、总结

工程建设项目档案是工程建设的真实记录和质量鉴定的重要依据，是一项非常宝贵的资源和财富。做好工程建设项目的档案管理工作，不仅仅是促进了工程建设项目的管理，同时可以更好的保证工程建设的自身质量。

参考文献

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