公司合同归档办法

第一篇：公司合同归档办法

南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法

一、公司合同按内容共分为三类

1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号

包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙 方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同

2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号

包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同

3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号

包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等

二、合同接收程序

合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并 签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。

三、合同存档程序

合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。

四、合同补充协议接收、存档程序

由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。

五、《付款审批表》和《入库单》存档程序

合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。

六、副本合同向财务部移交程序

副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记 本》上签字确认，包括：合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记 本》保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记 本》上签字确认。

七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。

八、本管理办法由行政部负责解释。

第二篇：合同归档整理

档案整理

在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附扫描件）

（二）合同审批表。（附扫描件）

（三）与合同签署有关的基础、背景资料。（附扫描件）

（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。

（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明，当对方签字人不是其法定代表人时，应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人的应当索取其身份证明。

合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括：

（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。（附扫描件）

（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。（附扫描件）

（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（附扫描件）

（四）其它应当存档的合同相关资料。（附扫描件）

法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账，但承办部门没有上交的合同资料，由

法务部专人通知相应承办部门立即上交；对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交。

合同承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同履行，办理相关事项，重大合同每季度填写《合同履行情况统计表》报法务部备案。

《合同履行情况统计表》应包括合同编号、合同对方、合同标的、合同履行阶段、合同收付款金额、对方资信状况、或有的履行争议以及违约情况等。

第三篇：合同归档管理办法

板府办[2012]xx号

印发《××镇政府合同归档管理暂行办法》的通知

各村（居）委会、部门、单位：

《××镇政府合同归档管理暂行办法》业经镇委、镇政府同意，现印发给你们，请遵照执行。

××镇人民政府办公室

二○一二年一月xx日

××镇人民政府办公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××镇政府合同归档管理暂行办法

第一章总则

第一条为了加强合同管理工作，促进依法理财和各项事业的发展，按照《中华人民共和国合同法》以及国家、省、市有关规定，结合我镇实际，制定本暂行办法。

第二条本办法所称的合同是指××镇机关部门、镇属企事业单位，镇财政供养的市直属机关基层分局（所），医院、居委会以及各公办中小学校幼儿园（下称合同承办部门）作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间明确双方的权利、义务关系所设立的书面协议。具体包括：

（一）建设工程项目的勘察、设计、施工、监理等合同；

（二）物质、仪器、设备的买卖等合同；

（三）向外借款或在法律法规许可的前提下为其他单位提供担保的合同；

（四）物业租赁、土地租赁、委托管理合同、承包合同以及其他涉及镇政府利益的合同及服务合同等。

第三条合同承办部门签订本办法第二条所规定的合同，其归档管理均应遵守本办法。

第二章相关管理机构及职能

第四条镇政府办公室职责

（一）宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施镇政府合同归档管理的规章制度；

（二）负责镇政府对外合同签字或委托签字的审核和盖章工作，如无合同编号的合同，一律不予盖章；

（三）督促合同承办部门及时将签订的合同送合同归档管理部门；

（四）负责已执行完毕的合同的归档管理。

（五）镇政府规定的其它职责。

第五条 合同归档管理部门职责

镇财政所是镇的合同归档管理部门，全面负责合同的归档管理工作。其主要职责是：

（一）对所有合同统一编号；

（二）按合同编号、内容、甲乙双方、要点摘要、时间、标的、履行完毕等项目分类归档；

（三）督促合同承办部门及时报送合同；

（四）负责对单位合同签订情况的日常抽检；

（五）协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督、监察；

（六）对合同执行期间的档案资料安全负责。合同执行完毕

3后移交至党政办档案室。

（七）镇政府规定的其它职责。

第六条各合同承办部门的职责

（一）签订合同前到镇财政部门领取合同编号，如承包部门签订没有合同编号的合同，财政所原则上不予补发合同编号及收付款项。

（二）签订合同后2个工作天内要将1份合同正本送合同归档管理部门；

（三）监督检查本部门承办合同的履行情况，发现问题及时解决，建立合同时限条款预警机制，定期向合同归档管理部门反映合同监督管理情况；

（四）发生争议的合同应及时向合同主管部门和镇相关领导汇报，参与争议处理，及时提供处理争议的有关证据；

（五）镇政府规定的其它职责。

第三章合同的签字和盖章

第七条对外订立的合同，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁在空白文本上盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有特殊情况的，需经有关镇领导批准。

第八条属政府签订的合同，须由镇长签字或镇长书面委托

4相关人员签字，政府办方可盖章。属部门对外签订的合同，须填写《签订合同审批表》，经主管镇领导审批同意后，由部门法人或负责人签订。

第九条对于两页以上的合同须标明页码并加盖骑缝章。

第十条签订的合同一般应有一式四份，对方一份，合同承办部门一份，合同归档管理部门一份，镇财务会计一份。

第四章合同归档责任与纪律

第十一条合同承办部门所有对内、对外签订合同前，必须到合同归档管理部门领取合同编号；合同签订后要及时将一份送合同归档管理部门，一份送镇财务部门。如工作失误造成经济或其他损失，将依照有关规定追究相关责任人的责任。

第十二条合同归档管理部门必须依法并按规定的程序严格履行岗位职责，督促合同承办部门及时报送合同，开展日常抽检，做好分类归档工作，加强合同日常保管，确保合同不损坏或遗失，否则将依照有关规定追究责任。

第五章附则

第十三条本暂行办法与上级新的文件规定相矛盾时，按上级文件规定执行。

第十四条本办法自2012年x月x日起施行。以前签订正在执行的合同，合同承办部门须于x月x日前将合同复印件（盖合同承办部门公章）交合同归档管理部门。

第十五条本暂行办法由镇政府办公室负责解释。6

第四篇：公司合同管理奖惩办法

公司合同管理奖惩办法

（一）规章概述

合同管理奖惩办法是为了调动员工的积极性、推进合同法制化管理、严肃合同责任、维护企业合法权益而制定的。奖惩的对象是企业的合同管理人员。原则上以鼓励为主，处罚为辅。凡是合同管理工作未出差错的，均应获得奖励；而在合同履行和合同纠纷处理中有重大过失或者故意而导致公司经济损失的，则要追究行政责任和经济责任。(范文网　www.xiexiebang.com)因此，要有这样一个规章，明确各方面的权利义务，做到有章可循。

（二）主要内容

该规章的主要内容包括规章的适用范围、对合同管理人员的业绩的考核、奖惩标的的设定、奖惩的程序等。

（三）制作要求

制作要求是在起草该办法时，一定要结合本公司的实际情况，明确奖励与惩罚的具体条件和程序。

（四）范本

_____公司合同管理奖惩办法

年　月　日发布（）法合奖字第　号

1.目的为提高合同的履约率、维护企业的合法权益、调动合同管理人员的积极性，根据公司合同管理办法，制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于本公司的各级合同管理人员，包括法律顾问、专职和兼职合同管理员及部门领导。

3.考核

3.1考核方式：以签订合同数和合同标的额作为考核指标；

3.2考核组织：由公司人力资源部作为考核管理部门，法律顾问室和财务部派人参加，组织考核小组，决定考核的有关问题；

3.3考核程序：对全体符合条件的合同管理员进行总体评价，然后通过无记名投票方式，确定其属于哪个档。

4.奖励

4.1凡是在1年内签订合同总数在_____件以上或者合同标的额在_____万元以上，未发生纠纷争议的，都可获得公司颁发的优秀合同管理员的荣誉称号，并增加两个月的平均奖金；

4.2凡是签订合同的标的额在_____万元以下，未发生纠纷的，可增加1个月的平均奖金；

4.3本单位的合同管理基础考核总评分为全优的，对主管的合同管理人员奖励奖励金_____元。

5.处罚

5.1凡是因经办人自身的过错造成签订的合同发生纠纷的，扣罚本人1个月的平均奖金。给公司造成经济损失的，公司保留追究经济赔偿的权利，并取消1年的评先资格。

5.2在诉讼或者仲裁过程中，不认真对待，导致该赢的未赢，该少赔的未少赔，参与处理的经办人应承担相应的责任。同时，取消评选资格。

6.程序

对合同管理人员的奖惩程序是：由考核小组提出考核意见，符合奖励条件的，由人力资源部发文奖励；给予处罚的，则由总经理办公会议讨论决定，由人力资源部发文通知本人及全公司。

7.附则

7.1本办法经董事会讨论通过，由总经理发布施行。

7.2本办法自发布之日起施行。

第五篇：档案村级文件材料归档整理办法

村级文件材料归档整理办法

按照国家、省、市档案局文件精神，进一步规范村级文件材料，保证村级文件材料的齐全完整，便于提供利用，现规定村级档案整理方法（整理步骤）。

一、区分

按照市局统一要求，我县村级文件材料归档采用“保管期限-”分类方法。将收集来的各种文件材料按不同区分开来（一个一堆）。

二、划分保管期限

在每个内文件材料划分不同的保管期限。即：永久、定期（30年）。

三、文件排列

在不同保管期限内排列顺序，排序过程中应遵循三个结合。即：级别、重要程度、时间。

四、整理

永久：装袋，以件为单位，每件一袋（定期：可不装袋，用线装订）。然后去掉金属物，破损的进行裱糊。需说明，请示与批复，草稿与正文为一件，一次会议为一件。

六、盖归档章：盖在每件文件首页右上角的空白处。

全宗号：档案局给的固定号

：此件文件的年代

件号：即此件所在的顺序号

保管期限：此件文件保管期限是什么（永久、30年）

七、填写目录

件号：即此件所在的顺序号

责任者：文件的作者，即文件的制作机关，部门或个人

文号：文件的字号，制作文件机关的发文号。如法政发

[2006]24号就是文号

题名：文件的标题

日期：文件的日期，例：2008年2月5日。20080205.页号：文件的页数

备考：需要说明的地方。

八、装盒：填写备考表，盒内有需要说明的地方

九、脊背盖章

全宗号：档案局给的固定号

：此盒文件针对的年代

保管期限：此盒文件针对的保管期限（永久、30年）

起止件号（室）：此盒文件共有多少件，从几至几件。

例：1-25，说明此盒共有25件，即从1至25.法库县行政村文件材料收集归档范围

1、村民委员会选派结果报告单；永久

2、本村关于党（团）员名册，培养和发展新党（团）、党员转

正等材料；永久

3、协议、合同（30年以上，包括30年）；永久

4、各种补贴、发放明细、汇总表；永久

5、党支部、村委会会议记录；永久

6、审批、统计表（）；永久

7、本村土地证书、区域示意图；永久

8、参合人员注销登记表；永久

9、新增参合人员登记表；永久

10、注销参合农民基本信息；永久

11、本村协查结果反馈联签单；永久

12、低保发放明细表；永久

13、残疾人自然状况登记表；永久

14、迁入、迁出介绍信、分户、落户等存根；永久

15、户卡、土地账；永久

16、本村会计交接书；永久

17、本村村委会分工，三年任期目标等方面材料；永久

18、本村的干部名册；永久

19、法院、乡镇法律服务所关于本村民事、经济、裁定、判决

等材料；永久

20、本村村史、历史沿革、大事记、家谱、族谱。历任村领导的资料；永久

21、本村关于文化活动设施、村级图书资料、村级文艺团体、民间艺人、手工技能、保护与开发等文件材料；永久

22、民兵、征兵、预备役军人登记表、民兵花名册、审批表等

文件；永久

23、本村干部任期届满或离任审计，资产审计材料；永久

24、本村农民受益分配表册；永久

25、本村关于集体及村民债权债务及其清理化解情况材料永久

26、本村招商引资形成的材料；永久

27、本村外出务工人员相关材料；永久

28、本村林权登记申请，林权登记证发放表；永久

29、自留山，家庭承包集体预留林地台账；永久

1、省、市、县委县政府减轻农民负担的各种材料30年

2、加强村级管理规定30年

3、乡镇对村里下发的各种材料30年

4、本村各种季报表30年

5、本村选民名单30年

6、承包各种合同、协议（30年以下的）30年

7、本村关于护林防火、村规民约等材料30年

8、本村妇女工作会议记录、培训、竞赛活动等材料30年

9、本村文明家庭各种活动的文件材料30年

10、本村司法调解工作会议记录30年

11、本村综合治理、治安保卫、安全生产等协议书文件材料 30年

12、本村计划生育总结、计划、宣传教育、统计、登记台账等材料30年

13、本村专业户、科技示范户、典型户情况调查材料30年

14、本村土特产品情况的材料30年

15、本村高龄老人生活补助的规定、名单30年

16、廉政建设、党员教育等材料30年