办公室接待来宾流程规范

第一篇：办公室接待来宾流程规范

办公室来客接待管理流程

第一条为规范公司来客、来电、来函管理，特制订本流程。

第二条来客接待

（一）办公室接待人员在遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找哪一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。

（二）来宾来访，由办公室接待人员与公司领导对接，请来宾在办公室稍事等候，由接待人员通告相关领导，接见来宾。

（四）遇来宾要访问的领导外出，或遇领导在会议中或其他特殊情况，不便接待来宾时，由接待人员向来宾说明缘由，并有请来宾在联络单上填写个人信息及联系方式等，在领导方便的时候，由接待人员通知来宾，再次来访。

（五）来宾来访结束后，由接待人员或领导将来宾送在楼梯处，并欢迎来宾再次来访。

第三条来电管理

（一）电话铃声在响第二声到第三声之间必须要接起来。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。

（二）接待人员在接听电话时要使用规范用语。接起电话使用规范用语：“您好！xxxxxx，请问您找哪位？”。在通话结束后，“谢谢您的来电，我们会尽快答复，祝您工作愉快！再见！”

（三）来电为一般事项，由接待人员电话告知相关部门即可。对要求转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上告知。

（四）来电为重要事项，则由接待人员要将来电内容转相关负责人，由领导回复来电。

（五）如果来电要求知道领导电话，对方知道领导姓名，但不知道电话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位，或可直接转办公室。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。

第四章 来函管理

（一）一般函件要及时通知函件接收人领取，函件一般要求本人领取，函件接收人或他

人代为领取时要签字。

办公室接待来宾流程规范细则

（一）办公室接待来宾规范用语

1、当客人进入办公室时接待人员请说：“你好，先生/小姐，请往这边走--请坐（如果被拜

访人不在的情况下）”

2、当客人坐下时接待人员则说：先生/小姐，麻烦您等一下，我们**经理马上过来

3、当接待人员给客人上茶时则说：先生/小姐，请用茶

4、当公司负责人来临时，接待人员则说：先生/小姐，您请这边(引领客人进入领导办公室)

5、当客人离开时，接待人员把客人送出办公室门口并说：先生/小姐，请慢走，欢迎下次来

我们公司做客,并把客人引领到楼梯处。

（二）办公室接待人员行为准则

1、接待礼仪：仪表：面容清洁，衣着得体。举止：稳重端庄，从容大方。言语：语气温和、礼貌文雅。态度：诚恳热情，不卑不亢。

2、客人来公司拜访时，恰遇被拜访人不在，应把客人引导入座并立即通知被拜访人。

3、客人过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸 右手

示意，并说“这边请”。

4、座谈时，客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

5、当客人落坐与拜访人进行交谈时，接待人员应退出，并每隔一小时进入交谈区域对客人的茶杯进行蓄水。

6、如遇特殊时间来客，例如：中午或者下班后，接待人员需等客人离开公司后方可下班。

第二篇：办公室接待来宾流程规范

办公室来客、来电接待流程

一、来宾接待：

(一)接待人员在遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。

(二)来宾来访，由接待人员请来宾在办公室坐下稍事等候，通知领导接见来宾，并询问喝茶、白开水、还是咖啡？

(三)领导和来宾如坐下谈话，接待人员要立刻打开泡茶机，准备好烟灰缸，等茶水烧开后为领导和来宾倒好茶水，在递茶时提醒来宾“小心烫”。谈话过程中要及时添加茶水，如果茶水凉了要及时倒掉更换新的茶水。

(四)领导和来宾在聊天的过程中不要随意插话，如有同事过来汇报工作只要不是特别紧急的事情就提醒同事稍等片刻再行汇报，不要刻意打断谈话。

(五)提前准备好手提电脑上的PPT课件，每个人都要会开投影仪，会操作PPT，熟悉每个课件、视频的内容。如果领导把来宾带到会议桌前谈话，接待人员要立刻准备好手提电脑和投影仪，准备好PPT，并关闭窗帘和灯光。准备好烟灰缸，重新为领导和客人倒好新的茶水。

(六)如遇来宾要访问的领导外出，或遇领导在会议中或其他特殊情况，不便接待来宾时，须向来宾说明缘由，并有请来宾在联络单上填写个人信息及联系方式等，在领导方便的时候通知来宾，再次来访。

(七)来宾来访结束后，由接待人员将来宾送到电梯处，帮客人按好电梯，等电梯到达时，请客人先进，等电梯门关闭后，方可离开电梯间。

二、来电管理

(一)电话铃声在响第二声到第三声之间必须要接起来。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。

(二)接待人员在接听电话时要使用规范用语。接起电话使用规范用语：“您好！腾云网络公司，请问您找哪位？”在通话结束后，“谢谢您的来电，我们会尽快答复，祝您心情愉快！再见！”

(三)来电为一般事项，由接待人员电话告知相关部门即可。对要求转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上告知。

(四)来电为重要事项，则由接待人员要将来电内容转相关负责人，由领导回复来电。

(五)如果来电要求知道领导电话，对方知道领导姓名，但不知道电话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位，或可直接转办公室。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。

第三篇：来宾接待流程

来宾接待流程
一、二、准备工作，保持前台，接待室环境干净整洁，仪容仪表端庄大方。来宾来访时

1、为来访者打开公司玻璃门，目光直视来访者并微笑致意

2、亲切询问来宾： “您好，请问您找哪一位？” “请问您有预约吗？” “请问您贵 姓？是哪个公司的呢？” 如果来访者是熟客，可直接问候： “**先生／小姐，您好，欢迎您的到来，请问有什么可以帮到您呢？”

3、了解了来访者的相关信息后，领请客人到接待室稍坐，打开接待室的灯和空 调，并告知来访者“**先生/小姐请您稍等一会，我马上为您通知。”

4、立刻通知被访同事。（1）来访者拜访领导的情况下：如果是领导预约的来宾到访，确认来宾的身份 后，通知领导后，可引领到领导办公室，再倒茶水给客人，如果没有预约，通知 领导后，如果领导同意来访，即正常接待，如果领导不同意，即委婉拒绝来访者。（2）来访者拜访其他同事的情况下：通知要找的相关人员，告知相关人员来宾 的信息后，既倒茶水给来访者，如果来访者无预约，相关人员也不安排接见，即 委婉拒接来访者。（3）来访者拜访的人员不在的情况下：要根据来访情况看是否需要告知相关负 责人或其他同事，如果不需要，则要委婉要告诉来访者找的人不在，是否要等其 回来，或者再挑个时间来访。送客。客人要离开时，起身送客，为客人打开公司玻璃门，微笑对客人说： “请 慢走”。如果客人要离开时，前台工作人员已来不及为客人开门，则要提醒客人 按一下门左边的按钮，再微笑对客人说： “请慢走”。

三、

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第四篇：办公室接待流程规范

关于办公室接待工作流程的规范

（拟 定）

一、目的接待作为办公室工作的重要组成部分，是展示酒店形象，反映企业精神、企业文化的一项重要内容，为树立酒店良好形象，扩大酒店对外联系和交流，更好的展示企业文化，为进一步规范接待工作，特针对办公室接待工作流程作出规范。

二、原则

本着“热情礼貌，服务周到，厉行节约，对口接待”的原则。

三、管理

办公室为酒店接待工作的对口管理部门，负责接待工作的安排和管理，协调相关部门落实接待任务，提供后勤服务和保障协调。

四、接待流程

1、总体工作安排

接到客人到访通知后，根据酒店领导安排及到访客人单位、职务及到访目的等具体情况，确定接待级别，级别可暂分为A、B、C三种级别的接待，根据接待级别，拟定接待方案，具体安排相关接待人员，做好接待前的准备工作。A级为一级接待标准，一般为总经理陪同重要客人到访；

B级为二级接待标准，一般为副总经理、总经理助理等公司领导陪同到访客人；

C级为三级接待标准，一般为相关对口部门领导或人员到访，按照领导要求做好接待工作。

五、接待礼仪

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和，礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、接收名片：以恭敬态度双手接收，看后郑重收入口袋。

6、引领：通常走在客人右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸手示意。

7、进电梯时：引领客人先进、先出，及时按电梯。

六、注意事项

接待过程中涉及机要事物、重要会议等特殊情况下，要特别注意保密，接待中既要得当介绍酒店情况，又要内外有别，对不宜拍照摄影的场合，应持委婉态度向参观人员说明。

第五篇：办公室接待流程

办公室接待工作流程

一、目的

为保证公司的各项接待工作能够保质保量的有序进行，体现公司的水平，特对公司的有关接待工作做一下规定：

二、流程

1、任务确认：在接到相关接待任务通知后，应仔细了解接待规模、规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。

2、方案制定：在最短时间内根据接待的具体内容作出相应的接待方

案，报公司领导审批，并根据领导的意见做相应的修改，对于一

些可能存在变数的地方需要做部分预案以备用。

3、提前准备：接待方案经公司领导批复同意后，应在规定时间内做

好各项准备工作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预订、餐

厅预定、车辆安排、会场安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、接待日程、任务与人员安排等等。

4、接待执行：严格按照方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外

情况时，应及时向公司领导请示。工作人员应做到仪表端庄、和

蔼大方、语言表达准确、亲切、服务细致、周到、尽善尽美。

5、小结：每次接待任务完成后，应根据实际情况作出小结，总结经

验，弥补不足，为今后更好的完成接待任务累计经验和培训人员。

三、质量控制

公司领导和具体负责接待同志应加强对整个接待工作质量的监控，及时指出不足地方，保证任务的顺利完成。

四、其他

所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作，包括车辆保修养、原有安排等等，未经公司领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。

前期准备一

一、接机

1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间；

2、对陌生来宾制作接机牌、接站牌；

3、提前一小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机；

4、提前10—20分钟到达机场或火车站。

二、入住宾馆

1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预定宾馆房间。原则上重大领导和来宾预定套间，其余均预定标间；

2、重要来宾入住前一小时，酒店前悬挂欢迎横幅或LED显示，房间安排水果、鲜花；

3、每天早餐安排公司领导陪同；

4、离酒店当日，办公室负责接待工作人员及时办好结账手续。

三、就餐

1、确定就餐时间、人员、规格后，第一时间预定餐厅包厢；

2、就餐前四个小时，通知到来宾、陪同领导个工作人员；

3、重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡，就餐前一个小时点菜，坚持节约原则。

4、就餐前半小时，烟、酒到位。

5、落实车辆，就餐前十分钟，除主宾外，所有人员到位（重要就餐

安排照相人员）

6、办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结账，并通知司机送客。

7、办公室负责接待人员打包。

四、旅游

1、提前两天制定方案，报公司领导审核批准；并送来宾、陪同公司

领导，发接待工作人员和司机。

2、长途旅行，提前两个小时准备好所需费用，车上饮用水、酒水、水果、雨伞、相机等；

3、提前2—4个小时安旅游点入住酒店和就餐饭点；

五、送机、送站

1、离开前一天为来宾购买好机票，并交来宾审验；

2、提前两个小时购买好礼品；

3、送机、送站两个小时前，通知送机、送站公司领导和工作人员、司机；

4、提前半个小时到一个小时到达机场或火车站；

5、工作人员办理好打包、托运手续，并收回来并电子客票（若机票

有公司承担）。

六、收尾工作

1、及时核报差旅费；

2、未用完酒水、雨伞等，接待工作人员应及时收回，并交办公室统一保管；

3、完成来宾临行前交办的其他事宜。

前期准备二

1、任务确认：在接到相关接待任务通知后，应仔细了解接待规模、规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。

2、准备工作：办公室内需提前打扫卫生，做到干净、整洁，提前准

备茶水、水果。提前一个小时在公司门口做好欢迎牌，并通知公

司相应领导提前五分钟在公司门口迎接来宾。

3、待来宾至会议室坐定后，由公司领导向来宾，介绍公司历史及发

展，并一同观看公司宣传片或宣传册。（必要时需安排人员拍照）。

4、会议结束后，及时确定相关领导是否安排就餐。若需安排，第一

时间预定就餐包厢，准备就餐需用的烟、酒。

5、接待结束后，若需要，公司宣传部第一时间将次新闻发布至公司

网站及微信公众账号。