档案、资料管理细则

第一篇：档案、资料管理细则

档案、资料管理制度

档案、资料管理是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司和客户经济利益、合法权益、真实反映历史记录，为公司管理提供信息的必要管理制度。

一、档案概念

档案是在日常工作中形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图象、声像、实物等不同形状和载体材料。

二、档案管理方法

1．实行集中管理、分类保管的方法；

2．各项目由服务中心负责统一归口管理；物业公司由综合管理部行政员负责档案资料管理。

3．各服务中心根据档案管理归口部门配备相应档案兼职管理员，负责本部门的档案管理工作、档案资料的收集、档案归档；

4．服务中心对档案管理工作不定时的检查。

三、档案设置

暂设行政档案、物业管理档案、项目档案、设备设施档案、业主档案、人事档案、合同协议档案。

四、档案编号

1．根据档案先后编制序号，2．编制档案目录汇总，3．附档案目录样表。

五、归档要求

1．凡归档的文件材料必须完整、正确、系统。

2．归档的文件必须按照档案的要求进行部门立卷，写好目录存档。

3．档案交接时，必须填写移交清单，双方各执一份。

4．归档文件材料为便于装订应使用A4纸，并使用钢笔或者蓝黑墨水为宜，不得使用圆珠笔和铅笔。

5．凡收到的传真件为防止褪色，应及时复印，原件和复印件一起归档。

16．凡由几个单位共同协作完成的项目，主办单位应保存整套完整的档案。

六、档案内容

1．档案包括日常工作类、行政管理类、经营管理类、物业管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案等。

2．档案除了基本的纸张以外，还包括照片，录音和录像磁带、反映各种图文数据的磁盘、光盘以及金属塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容奖品等以备日后查考的实物。

七、归档时间

1．各项管理中形成、收到的文书材料，当日下班前归档。

2．各项管理中形成、收到的文书材料编写目录存档。

3．对照片、录音、录象材料和设备设施说明书、证书等其它资料性文件，应在该材料有关活动结束后一并归档。

八、档案借阅

1．任何个人和部门不得擅自保管、借阅、对外交流。

2．档案查阅、复印必须由部门经理审批后，填写复印记录后，方可进行。档案原件原则上不得借出，如遇特殊情况须由部门经理审批。

本制度自2014年6月1日起实施。

宁波千和物业服务有限公司2014年6月1日

第二篇：工程档案及竣工资料管理

工程档案及竣工资料管理

（一）工程档案资料管理

施工全过程资料收集整理符合国家档案管理及合同有关规定及公司《整合型体系程序文件》中“文件控制程序”（SBD/GC05）和“记录控制程序”（SBD/GC06）的要求。

a、开工前齐备各种资料，符合开工的先决条件后，以书面形式将开工报告提交项目法人和监理工程师，经审查并签署意见后批准开工。

b、施工中各种资料的收集，有严格的收发签字手续；各种检查记录必须齐全、真实、整洁，经现场质量监理人员检查合格并签署意见。

c、工程完工移交资料齐全，按档案管理要求及合同规定资料装订整齐，以书面形式向监理工程师和项目法人提交验收报告。

d、竣工验收后，按合同规定办理相关签证手续。

（二）竣工资料管理

1、竣工资料具体程序及措施

1）竣工资料形成过程由项目部施工技术科、质量安全科、物资供应科、综合办公室分别进行原始技术资料、质量记录、产品合格证、各种协议等资料的收集、整理及签证。

2）竣工资料必须在本工程完工并由项目部组织自检验收前,由项目部项目总工程师亲自组织施工技术科、质量安全科、物资供应科参加，对所有竣工资料内审，符合移交要求后，进行编目、装订。

3）竣工资料必须经过监理工程师审核，在工程竣工验收前提交项目法人。

2、对竣工资料的要求

移交的工程资料和施工记录必须齐全、真实、整洁，必须按档案管理要求执行，装订整齐，一式四份，施工质量记录依据原始记录填写，按样表格式填写、打印，并经现场质量监理人员检查合格并签署意见。

第三篇：化验室资料、档案的管理

化验室资料、档案的管理

一、质监部门应具有的资料

1、有关标准和分析规程

（1）本企业所有的产品，原料技术标准及其与标准有关的分析方法标准。

（2）中控分析规程和工艺规程。

（3）国家颁布的基础标准、采样标准，化验室用水标准、有效敢字修约标准等。

（4）与本厂产品有关的其他厂家同类产品的标准及有关资料包括：国外同类产品的标准国内企业的企业标准。这些标准、资料对衡量企业产品水平、产品升级、提高产品质量有极其重要的作用。

（5）本企业产品的沿革标准。这对于研究产品质量的变化有帮助。

2、制、修订标准资料

（1）参加制、修订国家标准方面资料、其内容包括：召开各次会议的材料、会议纪要，试验方法研制报告，迭审稿等。

（2）企业标准制、修订有关资料，其中包括走访用户意见，与有关部门协商内容，试验方法验证报告，积累的数据，有关领导指示等。

（3）审批标准的有关手续。

（4）贯彻标准方面资料，其中包括有关领导批示，方法验证报告，产品实测数据积累情况。

还有上级有关文件、法规、国家质量法、计量法、商检法等文件。以及要经常收集新的产品标准和方法标准，避免使用过期的标准，防止发生技术事故。

二、质监部门应建立的技术档案。

凡是有保留价值，以后工作中需要查找的一些资料，数据都应建立档案。

1、仪器设备档案

仪器档案应包括：仪器使用说明书，验收和调试记录，仪器的各种初始参数，定期保养维护记录、检定、校准以及使用情况的登记本。

2、人员状况档案

有人员情况一览表，历届领导人的自然状况表，此表应包括自然状况、学历、工作简历等。

3、人员培训档案

应包括：姓名、培训内容、时间、考核成绩。

4、质量管理档案

内容包括：质量统计台帐；年、季、月、报表；检验报告、原始记录、质量分析事故。

第四篇：资料档案管理制度

资料档案管理制度

一、记录的收集

1．检测人员对已完成的质量活动，按规定的记录格式认真做好记录并整理收集。

2．检测原始记录应填写完整、及时、字迹清楚，不得随意涂改，确保检测过程的可复现性。原始记录中还应包括检测人员和核验人员的签名。3．如因笔误或计算错误要修改原数据时，在原数据处划二条水平线，将正确数据填写在上方，并签更改人姓名。4．检测数据的计量单位均用法定计量单位。

二、记录的保存

1．各类人员的培训考核记录、检定/校准证书、服务和供应品的采购记录、环境监控记录及检测原始记录、报告、实验室间比对和能力验证记录、由档案资料员保存，保存期为五年。

2．检测原始记录、报告、实验室间比对和能力验证记录、文件控制记录由检测组保存，保存期为五年。

3．技术人员的技术档案、大型仪器设备的维护记录应长期保存。

三、记录的管理

1．各相关人员应及时将记录交档案资料员存档，并认真履行交接手续。2．存放记录的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易爆易燃物品，外来人员未经许可不得进入。3．档案资料员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。

四、记录的销毁 各种记录超过保存期，由档案资料员提出销毁申请，经试验室负责人批准后，由档案资料员进行销毁。

五、检验报告的编写

1．检测人员根据检验工作的不同项目，选择合适的检验报告格式。2．检测人员根据检测原始记录，按报告的规定要求填写规定栏目，编制检验报告。

3．检测人员按照检验报告编号的规定对检验报告进行编号。

六、检验报告的核验

1． 检测人员在编制的检验报告上签字后，交审核人员审核签字。2． 审核人员要对检测人员编制的检验报告的正确性、完整性、与原始记录的一致性进行认真地审核。

七、检验报告的签发

1． 工地试验室负责人对检验报告与检验任务要求的符合性以及检验结论进行审查与批准。

2．审核的检验报告由工地试验室负责人签发。

八、检验报告的发放和存档

1．经工地试验室负责人签发的检验报告由档案资料员发放。2．档案资料员每月要把检验报告分门别类地汇总检查，并归档。

第五篇：档案考试资料

公务文书的作用：法律约束作用、领导和指导作用，公务联系作用，宣传教育作用，凭证依据作用。

公文管理制度：保密制度、阅文、公布、用印、清退、归档、销毁

文书基本原则：实事求是精简高效 文书基本要求：及时、准确、安全

文书特点：政治性、时效性、程序性、技术性

文书作用：它是机关工作的纽带，是机关领导工作的助手，是保守党和国家机密的重要环节，为档案工作打好基础。撰写公文的基本要求：观点正确符合党和国家的方针、政策及法律法规；切合实际准确无误，文字简明，条理清楚，篇幅简短；体式规范书写优良

文书工作的基本任务：撰制、处理、管理、整理归档

行政机关：命令、议案、公告、通告

党的机关：公报、指示、条例、决议、规定

归档形式

逻辑、物理归档要求：保证内容准确、进行规范化整理 电子文件存储：温度17-20度，湿度35-45% 电子文件管理原则：全程管理原则、前端控制、真实性、完整性、可用性

《档案法》1987.9.5 /1988.1.1实行 《关于加强国家档案工作的决定》1956

档案法规体系：档案法律、档案行政法规、地方性档案法规、档案行政规章 法律规范结构：假定、处理（可以应该禁止）、法律后果（肯定否定）

法律种类：权力性、义务性

法规作用：规范作用（指引评价预测教育强制）、管理作用 立法宗旨：为了加强对档案的管理和收集整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务。

基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则（前提基础），维护档案完整与安全（基本条件），便于社会各方面利用（根本目的）。三者不可分割有机整体。

行为规范：1确有其要 方可发文2行文应

党政分开3不越级行文4尽量直接对口行文5涉及路线方针政策和其他部门职权范围的事项应联合行文6分清主送和抄送机关7选择正确的文种8政府各部门一般不得向下一级政府行文9部门内设除办公厅外不得对外正式发文。

档案信息资源建设：档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、电子文档归档管理 档案信息化建设原则：文档一体化原则、电子文件与纸质文件并存原则、确保网络安全原则

档案信息化保障体系：标准规范建设、人才队伍建设、信息安全措施

电子文档特点：非只读性、系统依赖性、信息与载体的可分离性、信息的不稳定性、信息存储的高密度性、多媒体集成性、信息的可操作性。

电子归档组织管理：加强电子文件归档的组织领导、明确电子文件归档的技术条件、采取必要的质量控制措施。

一切国家机关武装力量政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务。档案：过去和现在的国家机构社会组织及个人从事经济政治军事科学技术文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字图标声像等不同形式的历史记录。

档案人员任职条件：忠于职守、遵守纪律、具备专业知识 档案征集方式：接收捐赠、接收寄存、收购、代为保管、征购、接收移交、其他合法方式 档案刑事责任：抢夺和窃取国有档案罪、擅自出卖、转让