丽水市电子公文管理工作的特色研究[精选]

第一篇：丽水市电子公文管理工作的特色研究[精选]

丽水市电子公文管理工作的特色研究

丁建萍

（丽水市公路管理局）

摘要：丽水是经济后发地区，在档案信息化建设方面起步较往。如何以较少的投入，获取更大的收益，走出一条独具丽水特色的电子公文无接收、移交和管理的新路子，为市委、市政府提出的“绿色崛起、科学跨越”发展战略服务，是丽水市各级档案部门在全面推进省“两个战略”实践中的工作重心。通过“一年探索（2010年）、两年推进（2011年、2012年）”，丽水市基本形成了与全省档案登记备份战略同步推进的“统、前、新” 三大特色。笔者作为电子公文接收和管理工作的参与单位和省级科研课题“1+9+N模式档案与电子文件登记备份策略研究”课题研究的主要研究人员之一，对近年来丽水市档案系统全面推行电子公文接收管理和档案登记备份工作的特点进行了研究，提出如下意见，供同行参考。

关键词：档案；电子电子公文；接收管理；登记备份

一、统

统一网络平台、统一技术标准，建设全面覆盖1市9县各级党政部门的“云档案”信息共享系统。

（一）统一规划全市党委政府各部门协同办公系统内电子文件的归档功能，建设全市统一的数字档案协同管理系统平台。目前，我市党政机关运行的协同办公系统，范围涵盖1市9县1500余个收（发）文部门和单位，统一的办公平台实现了电子公文的全流程生成和全覆盖管理，以最小的投入，获取最大的收益，也为档案信息资源整合打造了统一的运行平台。2011年，丽水市档案局制订了《“1+9+N”的机关数字档案室和登记备份中心建设方案》，依据《电子文件归档与管理规范》、《电子档案迁移指南》《电子文件长期保存格式需求》等档案专业技术标准，建设全市统一的，与党政机关协同办公系统同一平台部署的数字档案协同管理系统，对协同办公系统内形成的电子文件进行及时归档迁移。《方案》于2011年5月经市发改委组织专家论证后开始实施。2012年进入试运行阶段。

（二）统一电子文件的技术标准，规范电子公文的归档格式，实现电子公文元数据的无缝归档迁移。丽水市推行的数字档案协同管理系统，统一了电子公文的形成格式，统一的电子公文的归档迁移方式，打破了“信息割据”的局面，为电子文件以统一的标准归档迁 1

移和档案信息的资源共享创造了良好的基础条件。2012年，市档案局制定了《丽水市市直单位电子目录数据结构与交换格式》《丽水市数字档案协同管理系统电子公文归档与登记备份管理规范》等业务规范文件，在电子公文的形成之时，即对公文的开放等级、公文的运行流程等元数据进行规范化管理。在归档阶段，各单位机关档案室电子目录数据库结构实行统一标准，档案管理系统自动读取应归档电子公文的元数据，自动归档并以统一的板式迁移到档案库，以减少机关档案员的工作量。

（三）统一档案登记备份技术标准，以系统容灾备份和单点备份相结合，确保电子公文的安全。丽水市政府协同办公系统已经在市政府信息中心实现了容灾备份。数字档案协同管理系统项目建成后，备份包将定时通过系统传输到登记备份中心进行容灾备份，2012年度，市本级和9县市对协同办公系统的数据进行了备份。但是，考虑到各部门的需要，一旦一个部门出现数据问题，不可能让整个系统都还原到备份点，为此，市档案局研发了单部门单点备份的功能，即每一个部门都能在指定时段内，将电子公文原数字、电子公文实体打包备份到市档案局登记备份中心。备份包采取多种形式打包，其中基于XML的电子文件备份功能实现了电子公文目录数据、电子公文实体打包备份，与其它档案管理软件兼容的功能，确保档案的安全管理。

（四）统一数字档案的展现方式，全市1市9县已经开放的数字档案在同一个平台上实现一站式查阅利用，建设覆盖全市各部门的“云档案”信息共享工程。在市、县两级基本建成规范数字档案室的基础上，以市本级为中心，9县市为节点，以“网络爬虫”的形式，建设“云档案”信息共享平台。对县（市、区）节点的档案进行“爬虫式搜索”，在市中心节点建成“丽水市党政机关数字档案目录数据库”和“丽水市党政机关数字档案全文数据库”。全市在协同办公系统内的所有单位用户在指定权限内，实现“百度”式一站检索，共享开放级档案资源，依申请共享限制利用级档案资源。

二、前

提前介入，超前管理，谋划好电子公文安全保管、永久保存的策略。

（一）市委市政府出台《关于切实加强电子公文归档管理的意见》（该文件政府已经审核，现正在党委领导签发），从机制体制上将档案行政管理部门对电子公文的监管职能从文件后期提前到包括电子公文的形成、流转的前期管理。《意见》要求各级各部门充分认识电子公文归档管理的重要意义，切实加强机关数字档案室和登记备份中心建设，夯实电子公文归档管理的软（硬）件基础，规范电子公文的开放利用工作。《意见》规定全市数字档

案协同管理系统实行统一规划、分级管理。由市档案局协同市政府信息中心根据电子公文归档迁移、安全保管的要求，统一规划数字档案协同管理系统的功能，并于2012年下半年分级部署到各级党政机关协同办公系统中。《意见》从体制、机制上将档案行政管理部门对电子公文的监管职能从文件归档后期提前到包括电子公文的形成、流转的前期管理。

（二）丽水市档案局出台的一系列规范，就电子公文的形成格式、元数据管理、开放鉴定等作了规定，实现电子公文在形成之时，就符合归档要求。协同办公系统根据市档案局提出的《丽水市档案电子目录数据库结构与交换格式》《丽水市数字档案协同管理系统电子公文归档与登记备份管理规范》，对电子公文形成格式、数据库结构、开放等级鉴定作了调整。同时两办《意见》要求没有运行协同办公系统的党政部门要对目前已经运行的OA系统进行评估，确保本单位本系统形成的电子公文能够根据市档案部门的规范要求实现归档迁移，并定期向同级档案行政管理部门登记备份。目前，市教育局、市公路管理局等单位已经决定废止已经运行的上级部门配发的OA系统，改运行协同办公系统。

（三）以国家档案局科研项目的实施为契机，建设具有超前功能的现代化的档案智能化库房。运用RFID技术（无线射频技术）管理档案实体，在图书馆应用方面已经比较成熟。但在档案馆应用方面，全国都处于试验阶段。2012年，市档案向国家档案局申报了《RFID技术应用于档案实体管理的可靠性研究》，据悉国家档案局已经立项为2012年科研项目，这是我市第一次被列入国家级科研项目。市档案局已经于去年开始调研，制定了建设方案，目前已经开始实施。

（四）以电子公文转缩微胶片的异质备份为主要手段，超前谋划电子公文永久保管的策略。由于电子公文对系统和运行环境的依赖性，任何人都不能保证50年或100年之后，以电子公文形式保存的电子档案在脱离了原来运行的环境，还能被后人读取，也不能保证为电子公文提供运行环境的软（硬）件供应商尚存在并能提供软（硬）件环境。目前档案系统普遍采用的是将电子公文打印为纸质档案，实现电子公文与纸质档案的双套制保存的方法。但是，以激光打印机打印的文件资料，其通过高温附着在纸质上的墨粉也只有短期的安全保管期限。以缩微胶片形式保存永久保存价值的档案，是确保电子公文永久保存的有效手段。为此，市档案局在《数字档案馆建设方案（二期）》中提出了电子公文异质备份系统建设的目标，以解决协同办公系统内电子文件转为缩微胶片的备份问题。该《方案》已经于2011年10月经市发改委组织专家论证，2012年的电子公文异质备份资金200万元计划，目前项目正在实施中。

三、新

创新工作机制，创新监管手段，全面开创各部门齐抓共管的档案工作新局面。

（一）市政府出台《丽水市重点建设项目档案专项验收办法》。《办法》明确市档案行政管理部门为重点建设项目档案专项验收的主体。并规定，列入市级以上的重点建设项目，在档案验收之前，必须进行档案数字化加工，并完成登记备份工作。未通过档案专项验收的市级重点建设项目，不得通过竣工验收。此举推进了重点建设项目档案的数字化和信息化工作，同时，档案数字化成果通过登记备份之后，上传到1+9+N档案协同管理系统中，与电子公文一起进行统一管理。

（二）借力执法，创新档案安全监管的手段。2011年，市档案局与市监察局、市发改委联合开展了市级重点建设项目档案执法检查。对全市“十一五”以来的280个重点建设项目进行了全面检查和重点抽查。通报了重点建设项目档案管理工作方面存在的问题。2011年，借档案重点建设项目执法检查之力，当年完成16个重点建设项目档案专项验收。超创历年验收之总数。

2012年，市档案局与市政府法制办、市监察局、市经信息委联合开展重点民生领域档案执法检查。重点检查社会保险、劳动人事仲裁档案、城乡最低生活保障、婚姻档案、房产档案、城市拆迁档案、移民档案、学籍档案、计划生育档案、土地（山林）承包（延包）档案、土地流转档案、农村养老保险档案、农村合作医疗档案、困难家庭和失地农民档案、社会救助档案管理情况和电子业务数据登记备份情况，借各部门之力，全面推动重点涉民单位档案和规范管理和电子业务数据的登记备份工作。

（三）加强档案工作的领导，以全新的方式，形成各部门齐抓共管和档案工作新局面。2012年，是档案工作局面逐步打开，档案地位日益加强的新的一年，通过将档案工作列入市级各部门的目标责任制考核、档案评优评先等方法，逐步形成了档案工作齐抓共管的良好氛围。市环保局党组已经决定今年5月为全市环保系统档案推进月。市档案局已经应环保局的要求，对环保系统开展的档案推进月活动进行了业务方面的指导与交流。2013年，市档案局将电子公文的在线归档、电子公文及元数据的接收、移交和管理工作列入县（市、区）档案局和市直部门的考核内容，全面推进电子文件的规范化管理进程。

第二篇：电子公文制度

电子公文处理制度

公文处理是指公文办理、收文、管理、整理归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

(一)公文处理

公文处理应以《国家行政机关公文处理办法》为指导，努力做到规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量。

(二)收文办理

对收到的公文，机要局文管人员要严格按照公文处理的有关规定，认真做好签收、登记、审核、拟办、承办、催办等工作。

(三)收文登记

机要局文管人员每天定时从电子公文网签收、下载电子文件（紧急重要电报根据短信提醒随时签收办理），按照收文登记簿内容规范填写，并按要求填写《文电阅办笺》。

(四)批办程序

机要局文管人员根据文件内容和领导工作分工，先提出拟办意见，然后送呈区委办主任领导批阅，再根据领导批示传阅或送有关部门办理；对于分管领导外出而又急需办理的文件，可先转主部门办理。

(五)传阅办法

机要局按照文件分类设立传阅夹，及时呈领导传阅。传阅时本着先急后缓，先主后次的原则，特急件当时传完，重要文件一周传完，一般文件二周传完，确保不泄密，不误事，不遗失。对重要文件和急件要单独设夹，文到即送。因工作需要留存文件的，须向文管人员说明，由文管人员负责复印转送领导或部门留存。文件传阅办理完毕后，及时整档，分类保管。

(六)文件承办

各部门应确定一名文件管理人员，收到领导批办的文件后，要在文管人员处履行签字登记手续，承办部门应根据领导批示和文件紧急程度及时办理，批而不办、迟办以至贻误工作的，要追究相关人员的责任。办理完毕后，应及时将办理情况填写在《文电阅办笺》中“办理结果”一栏，并将承办文件交回机要局，确需留存的，经机要局登记后妥善保管。

(七)督查催办

对领导批示件，承办部门要认真贯彻落实，不得拖延、推诿、扯皮。机要局协同区委督查室及时做好催办工作，搞好督查、协调，保证政令畅通，使各项工作落到实处。

第三篇：电子公文报送系统功能研究(浙江档案)

电子公文报送系统功能研究

马帅章、桑毓域（天津师范大学）

方昀（天津市档案局）

摘要：电子政务环境下，传统纸质文件的归档移交模式与体制已经不再适应新形势下电子公文的管理活动。本文尝试结合国内外电子文件管理标准和管理模式的相关经验，解析电子公文报送系统的基本概念与结构，对报送系统面临的复杂因素和实现的多元性目标进行分析，并从电子政府公文向档案部门移交报送流程出发，构建电子公文报送系统的功能需求分析模型及技术功能要求，旨在为电子公文报送系统研究和系统开发提供理论借鉴，也为电子文件中心和数字档案馆建设提供一些参考。

关键词：电子公文 报送系统 归档

Research on the functions for the system of Electronic document submitting

Ma Shuaizhang，Sang Yuyu（Management school of Tianjin Normal University，Tianjin 300387）Fang Yun（Archives Bureau of Tianjin，Tianjin 300191）

Abstract：Under the circumstance of E-government, the transferring module and management system on the traditional paper records cannot adapt to the management activities of electronic document in new time.With the related international standards and practical experiences within and out of our country, this paper not only introduces the basic concept and structure on system of electronic document submitting，but analyzes the complex conditions the system faces and the multi purposes which the system can bring.Meantime, in this paper the author tries to create the basic module of the basic functional requirements and technological function requirements which based on the considering of the electronic document processing from the electronic government to related archival institutions.The whole paper is to give theory references for the research of electronic document submitting and system development.Another purpose is to present some references for the construction of the Records Center and the Digital Archives.Keywords：Electronic document ；System of submitting；Filing

电子政务环境下，电子公文作为政务流程办公办事的载体，其流转、处理以及最后的归档保存关系到电子政务活动的顺利开展和有效运行。与纸质档案相比，由于电子文件自身许多新特点导致电子文件管理与传统纸质档案管理之间管理条件的限制与矛盾比较突出。从管理实践的角度可以看出传统文件归档移交机制已经难以适应电子公文的办理环境和现实条件。因而电子公文报送系统的设计和新的功能定位走进我们的视线。

一、电子公文报送系统的概念及结构分析

电子公文报送系统是对电子公文归档以及电子公文移交环节相结合的统称。随着各项政务性活动的完结，电子公文完成了公文流转的现实效用。归档环节的设置，为电子公文归档整理与报送移交之间搭建了桥梁。从电子公文归档整理环节至电子公文向档案馆的移交报送，该过程完成了电子公文从形成机关到保管单位的过渡。

从理论上讲，电子公文报送系统主要由电子公文归档环节与移交报送环节组成。根据当

前文档一体化的管理实际，我们在分析电子公文报送系统功能时要充分考虑电子公文流转这一前端控制过程，报送收尾阶段需考虑电子文件中心（数字档案馆）的接收需求。“归档是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对于电子文件管理工作的介入要

①向前延伸，从文件生命周期的‘前端’就开始控制文件归档活动”。整体的系统设计理念会有助于系统最后的顺利运行。法国档案学者C．诺加雷指出：“档案工作者要考虑他们在文

②件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”前端控制观点得到很多电子文件研究者的认同。

二、电子公文报送系统面临的复杂因素和实现多元性目标的分析

（一）电子公文报送系统分析面临的复杂因素分析

作为整个报送系统的核心应用对象，公文一般具有法定性、规范性等特征。同时电子公文还有一些技术性特点：如电子公文信息的非人工识读性、对系统的依赖性、电子信息与特定载体之间的可分离性、信息存储的高内存高密度性等。

此外，我们设计架构电子公文报送系统的功能体系时还需关注以下几个问题： ①保持电子公文信息的原始记录和原始凭证问题、电子公文格式规范问题等； ②组织和管理问题；

③电子公文的法定归属和权责问题；

④系统设计原则：全程性、前端控制性等。

（二）电子公文报送系统的多元性系统目标的分析

从电子公文的移交和报送系统的传输单元来看，文件、文件夹以及数据库三级保管层需要各自采取专门保管技术措施。

从电子公文的管理模式看，在设计报送系统功能时需要考虑电子公文的形成背景和部门人员对公文的操作和控制的行为，以保障电子公文管理不影响电子公文的原始性。

从电子公文的载体看，系统设计功能目标要从技术上保证公文载体的稳定性，进而确保电子公文内容的稳定。

从电子公文的内容上分析，报送系统应该对电子公文内容的秘密等级、访问权限、可读取性等全程监测。“电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、③迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性”。技术上需要做周密的计划和实施才能实现该目标。

三、电子公文报送系统的功能需求分析

（一）总体功能需求分析

报送系统的总体功能分析需要站在整个系统的角度，并且需要贯穿整个系统流程进行宏观的功能定位和把握。

1、应报送电子公文范围的划定 参照我国《电子文件归档与管理规范》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等标准，根据地区实际确定捕获范围和制定捕获标准。在报送系统的接口需要设计电子公文的捕获范围数据对照和电子设备验证操作端口，按照相应的类别进行归档、移交报送。

2、电子公文报送的格式要求

系统数据管理标准应与国际标准接轨，并且要与我国电子公文形成系统兼容，这样才能确保数据的有效衔接。GB/T15489-1—2009中元数据的定义为“描述文件的背景、结构及其

管理过程的数据。”在元数据的选择上控制电子公文的报送格式规范和管理标准能够有效保持整个系统的格式统一。

3、电子公文报送的管理和权限

按照系统的功能要求和系统运行具体阶段的划分，报送系统参与人员需做出实际的系统操作控制并注意保密意识培养和全程跟踪的谨慎态度。同时，关于电子公文的实体归属和权限应该依照相关规定执行。

（二）分阶段详细功能需求分析

1、报送前

当前我国政府机构办公系统产生的电子公文有很多问题，例如电子公文的格式标准不规范统一、电子公文的质量参差不齐等。在系统的开发阶段需要将这些问题嵌入系统功能设计中。以下是基本功能构想：

 报送前审查：首先需要形成一个数据统计表，将立档单位准备移交报送的电子公文做一个初步的统计和目录备份。对归档的电子公文做初步的审查，包括是否齐全、是否合乎归档的格式要求等质量初审。系统设计可以利用系统对接的机会将此功能实现，起过滤作用；  格式规范转化：国家正在制定长期保存的电子文件格式，电子公文在归档报送前应将各种电子公文格式统一转换成国家规定的电子文件格式。需要注意的是格式转换前后公文内容必须保持一致。转换前原文备份可以暂时留存于立档单位，备以查考；  统一封装技术：统一的封装技术需要将同一份文件的不同组成部分进行绑定，以防数据传输过程中出现错乱；电子公文的说明文件、操作日志和公文格式修改记录等需要同时封装；封装后需要数字签名，立档单位与接收部门利用CA或通过加密的电子公务邮件进行报送手续的办理；  统计并留下保留系统数据：封装后需要将封装的电子公文进行二次统计，以系统文件的形式一式三份，一份立档单位留存，一份留在系统内部便于系统数据交换时的对照，另一份送至接收单位，提供质量检查的目录。

2、报送时

 报送时机的确定：立档单位做好报送前准备工作后，封装与数据的上传时机便可进行选择；

 系统对接：系统对接注意接口问题以及数据上传与打包功能；  集成化的传输技术：集成化的条件下批量数据的传输，足够的网络技术和集成化设备支持是基础；  网络应用：电子政务平台下，政务网与电子公文报送接收的档案部门之间的网络架构需要注意网络的传输速度、网络的安全保障以及网络传输数据的保密性等；  安全保障技术：封装、保密、防火墙的设置；从电子公文的物理层安全控制、系统层安全控制、应用层安全控制以及数据层安全控制进行安全防控；  传输中的封装管理：传输中需要进行相关操作需要及时报请系统管理人员，取得批准后方可进行慎重的修改与更换活动，且需要记录操作日志。

3、报送后

 电子公文封装拆包与复查：电子公文传输到档案部门后需要首先进行封装包拆除，进行质量的检查，参照相关的标准和报送前的电子公文统计目录进行；非规范性电子公文（包括不需要报送的以及不合乎规范的）可以进行适当回流，且数据往返传输时必须采取封装技术；

 电子公文的集中管理和存储：通过“安检”的电子公文可以直接导入电子公文数据

库中，等待下一步的操作；非在线传输的电子公文应该与在线传输的电子公文进行系统整合，形成新的电子公文目录，并及时反馈给立档单位进行备案；  开放条件的设定：在报送末端设立基本保管期限审核接口，传输过程一结束就应将符合开放条件的电子公文进行标识，与政务公开网进行直接的衔接；同时将开放电子公文的文件信息和备份传入集中管理的数据库；

 编研工作基础架构：在报送系统设计时将档案的编研要求和编研的需求考虑进去，对电子公文采取适当的转换和整理为编研工作做基础性准备。

在功能设计全程需要全面保障系统一些最基本的技术要求的实现。首先安全保密性功能是做好电子公文保密的关键，电子公文真实完整性和可读性要求也是实现系统功能的基本保证；其次还要从技术上满足整个系统的集成化、兼容性技术支持和可扩展性要求的条件。

电子公文报送系统的功能模型需要来源于实践管理的经验。如何安全、高效、易行的实现电子公文的报送过程是整个系统功能设计的焦点。实践中我们还需要不断摸索电子公文报送系统功能，在实践中对系统进行功能的改造和技术的创新。

注释：

①王强，李振生.以归档为契机的文件、档案一体化管理战略研究[J].山西档案 2004（5）.②蔡利剑.电子文件的前端控制[J].中国科技博览2010（5）.③冯惠玲 主编.《电子文件管理教程》，2001年中国人民大学出版社，2001年8月第一版.参考文献与标准规范：

① 刘越男.建立新秩序——电子文件管理流程研究[J].档案学通讯2004（3）.② 杜晓宇.美国国家电子文件档案馆建设的功能需求研究及其启示[J].档案2006（6）.③ 张正强 翻译.美国国防部第5015.2号标准《电子文件管理软件应用系统设计标准》.④ Model Requirements for the Management of Electronic Records.⑤ 中华人民共和国国家标准GB/T 15489-2—2009.信息与文献--文件管理--第2部分：指南Information and documentation-Records management(Part 2: Guidelines).⑥ 国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》.⑦ ISO/TR 15489-2:2001《信息与文献——文件管理 第2部分：指南》（英文版）.

第四篇：电子公文培训班总结

“方正书版排版”“电子公文处理系统”

“档案管理系统”培训班的总结

按照总行做好电子公文处理系统、档案管理系统培训工作的有关要求，我行高度重视，精心准备，于8月23日至9月1日举办了全省农发行方正书版排版、电子公文处理系统、档案管理系统培训班。现将有关情况总结如下：

一、领导高度重视

省行办公室召开专门会议，研究了全省电子公文处理系统、档案管理系统培训有关工作，并向行领导汇报了具体情况。行领导非常重视电子公文处理系统、档案管理系统的推广应用，就举办培训班情况行领导几次听取了办公室的汇报，并做出了重要批示。同时，有关处室还给予了大力地支持与配合，为培训班的顺利举办提供了可靠保证。

二、培训圆满完成办公室明确专人负责培训班具体工作，授课人员认真准备讲义，合理安排授课时间，每期都能认真完成所有培训内容，使参训人员切实掌握所学内容。这次培训班按照总行培训的内容，结合我省电子公文、档案管理的应用实际，重点学习了北大方正9.11排版，打印机、扫描仪的安装和使用，县级支行电子公文处理系统参数设置,文档库的设置与修改,行长查询库、公共信息库的操作,市、县行“电子公文处理系统和档案管理系统”应用情况等内

容。培训班上组织学员上机操作和考试。从培训情况和考试结果看，这二期培训班都达到了预期目的，收到了很好的效果。

三、目前电子公文处理系统档案管理系统运行情况及存在的问题

电子公文处理系统、档案管理系统是总行开发研制的对农发行公文进行处理、传输和档案管理的软件系统，该系统实现了上下级行之间公文传输的无纸化和档案管理的电子化，大大提高了全行公文的传递速度，对促进全行规范高效运转具有重要意义。从近两年全省市分行电子公文处理系统的运行来看，效果十分明显，一是提高了办文效率，从拟稿到发文，从收文到阅办，从查询到归档全部实现了计算机操作；二是缩短了上下级行之间和机关内部公文传输的时间，时效性和安全性大大提高；三是为工作人员查询、利用电子文件和资料提供了快捷、简便的条件。

尽管如此，全省电子公文处理系统、档案管理系统在应用方面还存在一些差距，个别基层行的电子公文管理和档案管理系统掌握的不够熟练。因此，全省各级行要不断加强培训工作，扩大培训覆盖面，使更多的同志掌握电子公文的相关操作，提高全辖电子公文、档案管理系统的应用水平。

农发行辽宁省分行办公室

二○○四年九月三日

第五篇：电子公文管理办法(试行)

中国科学院地质与地球物理研究所

电子公文管理办法(试行)

第一章 总 则

第一条 为规范我所电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、可用和安全，根据国家和中国科学院电子公文管理的有关规定，制定本办法。

第二条 本办法中的电子公文，是指所属各部门通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。

第三条 电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律，坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的原则。

第四条 本所电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照《中国科学院公文处理标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。

第五条 ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。

第二章 机构及职责

第六条 ARP公文系统由所综合办公室负责组织实施工作。具体职责是：

(一)督促指导所属各部门ARP公文系统的使用，组织开展培训工作，协调解决ARP公文系统使用中出现的问题；

(二)负责所级电子公文的审核，院及院属各单位电子公文的接收。

(三)电子印章管理。

(四)院级、所级电子公文的归档管理。

第七条 研究所信息网络管理部门负责ARP公文系统的技术支撑和运行维护。具体职责是：

(一)提供ARP公文系统软件平台的技术支持，负责ARP公文系统的日常运行维护和技术保障。

(二)系统进行维护、升级、迁移等操作时，应确保电子公文内容和元数据的一致性。

第三章 发文与收文办理

第八条 发文办理：

(一)通过ARP公文系统行文，行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理标准》，并按ARP公文系统设定的规范进行操作。

(二)电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文处理工作。完成电子公文流程后，公文管理员负责加盖发文机关电子印章，拟稿人审核无误后方可发送。

（三）电子公文发送后，拟稿人应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查，对紧急公文应及时与接收部门联系，确保公文正常接收。

（四）联合发文在主办部门签发后，可以纸质件送其他单位会签。

（五）主送部门实施ARP公文系统的，以ARP公文系统发送；主送部门没有实施ARP公文系统的，以纸质件发送。

第九条 收文办理：

(一)公文管理员应及时登录ARP公文系统查收电子公文，每个工作日的上、下午至少查收1次。

(二)公文管理员接收电子公文后，应核查公文的完整性和有效性，检查无误后方可办理。

第十条 电子印章的使用：

(一)ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。

(二)严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打印、空发印章。

第五章 应急与安全

第十一条 应急与安全管理：

(一)当ARP公文系统出现故障，引起电子公文无法正常办理时，应及时与办公室或网络室联系，查明原因，排除故障。

（二）0.5个工作日内不能排除的故障，所ARP公文系统运维单位（信息网络部）必须及时报告办公厅。由办公厅视情况协调处理。

第十二条 各部门应加强对ARP公文系统的安全管理及使用人员的安全保密教育。

(一)使用人员首次登录系统时，应立即修改口令，并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。

(二)当使用人员调离或岗位发生变化时，应及时进行用户删除或权限调整，并办理相关手续。

第六章 归 档

第十三条 电子公文的归档管理按照《中国科学院档案管理工作标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。

第十四条 电子公文归档范围和保管期限执行《中国科学院院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》及《中国科学院机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表》。

第十五条 归档要求：

(一)办理完毕且具有保存价值的电子公文，必须适时打印纸质件。进行归档时，必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。

(二)打印的纸质发文稿纸，在签发栏中应由签发人签名(或盖签名章)。

(三)电子公文应及时进行预归档，并参照纸质档案管理要求进行分类整理后，于次年6月底之前归档。

(四)电子公文归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认后，办理移交手续。

第十六条 电子公文档案的保管和利用执行国家及我院相关规定。

第七章 附 则

第十七条 本办法由综合办公室负责解释。

第十八条 本办法自2009年12月1日起施行。