电子公文培训资料2008-4-22（合集五篇）

第一篇：电子公文培训资料2008-4-22

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第一章

即时通讯系统

1.1 用户登录

首先启动即时通讯系统，弹出登录对话框输入用户名和密码。

成功登陆后会出现下图所示界面： 中铁十局网络办公培训

1.2 发送消息

首先，可以通过在用户项上单击鼠标左键，或者在用户项上单击右键，在弹出的用户菜单中选择“发送消息”来发送。

发送消息可以对多人同时进行。单击发送窗口中的“一对多”按钮，右边会出现一个用户选择窗口，窗口的人员名单是该用户的常用联系人列表。

1.3 收消息

如果选择图标闪动方式，那么接收到信息后，在用户窗口工具条中的即时通图标会变为

2，并不停的闪动。用户如果阅读信息，只需双击该图标，同样

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可弹出“接收消息”对话框。

1.4 消息广播

点击“即时通”按钮，选择系统菜单中的广播消息。在信息窗口中输入需要发送的信息内容，然后点击“发送”按钮或者按Ctrl+Enter组合键即可将消息广播到相应的用户。

1.5 语音通讯

语音通讯是指用户可以直接通过电脑的麦克风与耳机等建立信息交流，效果如同打电话。

选择一个需要进行语音通讯的用户，然后在用户项上单击鼠标右键，弹出的用户菜单上选择“语音通讯”。此时，首先向对方发送语音通讯请求，对方用户会收到通知提示。对方点击“同意”，双方即可进行语音通讯了。

1.6 文件传输

首先，将要发送的文件拖到相应的人名上，松开左键弹出如下对话框。然后选择“服务器转发”或者“发送”即可。

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如果要发送给多人时，只需点击“分发”按钮，选择分发对象。

1.7 文件储藏

点击即时通主界面中的文件管理按钮，可以进行文件的上传下载。

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1.8 网络会议

点击“即时通”－>“会议室”，此时弹出确定会议主题窗口，主持会议人员需要添加参与人员，只要从即时通主窗口中将相应的用户项拖入参与人员列表中即可。

第一步：进入所有发言窗口如上图。

第二步：选择接收对象，对所有人或者某个具体的人员

第三步：在后面的对话框输入内容，点击“发送”或按回车键即可。此时在发言窗口中其他与会人员都可会看到发言内容。

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1.9 查看屏幕

选择要查看的用户－>点击右键－>选择查看屏幕。

1．10 手机短信

打开“即时通”中“快捷”栏，双击“手机短信”。在“短信助手-发送短信”对话框中输入目标手机号及短消息内容，点击“发送”。

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或者选用用手机短信通知您所要通知的人员，只要在消息模式中勾上用手机短信通知即可。（如图 4-5）

图 4-5 手机短信模式

注意：此选项必须在授权管理中设置发手机短信的人员，是否有权限发送手机短信通知，如没有系统会提示您没有此权限。

可以看到“察看短信发送记录”选项，点击可以查询短信记录。如（图 4-42），中铁十局网络办公培训

图 4-42 短信记录

第二章 文档管理系统

OA系统文档管理包括三个小模块：发文管理、收文管理和流程设计。用户可以使用公文流转功能，使文档按照预先设置的流程进行自动流转，充分利用计算机网络高效、快捷的特点，提高办公自动化水平。文档管理系统采用公文流程定制技术和即时通讯技术，提供了以下几个功能：

文档的网络传输功能 文件到达等即时通知功能 办公流程的定制功能

办公文档的审批及办理功能 督办功能

文档归档功能

下面以行政发文为例简单介绍一下发文管理。发文管理根据发文过程的各个环节，分为：发文拟稿、发文处理、发文督办、已发文件和已处理发文等模块；

2.1 发文拟稿

发文拟稿是指用户编辑文档并引入到系统的过程，是所有发文流程的开始。用户在进入发文管理模块后，点击文件夹树的拟稿箱，即可进入发文拟稿的界面。

发文拟稿主要包含新建发文、文件编辑、附件管理、拟稿纸属性设置、文档发送等操作。

2.1.1 文件导入 用户打开【文档管理】，选择【发文管理】中【待处理】目录下的【拟稿箱】，右键点击【标题】下方空白处，点击【新建发文】按钮。

进入发文导入向导，选择【从服务端导入模板】或【从本地文件导入】两种方式新建发文。（建议使用【从本地文件导入】）。

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选择【从本地文件导入】。然后点击文件路径编辑框右边的图标，弹出选择文件对话框，选择需要导入的文件。

按【下一步】，将进入选择拟稿纸界面。选择发文模板及拟稿纸，界面如图所示：

用户在左边的的类别树上选择模板类别后，右边的列表中将显示这个类别下

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所有的发文模板，如果需要选择某个模板，只需在模板上前用鼠标打钩即可。界面的三个快捷按钮

分别代表刷新列表、模板属性和模板预览。用户可以分别通过这三个按钮，刷新当前显示的模板类别和模板列表、查看模板的属性、对模板进行预览。

用户选择完模板后，点击【下一步】按钮，将进入拟稿纸选择界面。与选择模板的操作类似，用户可以通过选择左边拟稿纸类别树的不同节点，查看到各种类别的拟稿纸。如果要选择某个拟稿纸，只需用鼠标在其前面的方框中打勾即可。拟稿纸选择界面，也有和模板选择界面类似的三个按钮。它的功能也和模板选择界面的按钮类似，分别可以用来刷新拟稿纸类别和列表、查看拟稿纸属性和进行拟稿纸预览。

用户如果不选择任何拟稿纸，那么如果文档在流转过程中，流程需要附带拟稿纸，系统将使用缺省的拟稿纸。

用户还可以在导入文件之后，在拟稿纸设置中重新选择拟稿纸。设置新发文属性。

在完成拟稿纸的选择之后，点击【下一步】按钮，系统将进入发文属性设置界面。

在完成各属性的填写后，点击结束按钮，新的发文文件将显示在拟稿箱的文件列表中，模板导入操作完成。在完成模板导入操作后，用户也可以通过拟稿纸上方工具条【拟稿纸设置】按钮，重新设置发文稿纸和发文属性。

2.1.2 文件编辑

对于一个已经引入的文件，如在正式流转前需要进行进一步的编辑，可在文稿列表中选择相应的文件，在拟稿界面右中的工具条上点击【编辑】按钮，将直接使用与对应的编辑工具打开文档，进行编辑。

文件如需附带一些参考资料对本身的内容进行补充，可在拟稿界面右中的工 10

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具条上点击【附件】，可以在对话框中对附件进行：开、另存、添加、删除、打改变列表视图等操作。添加的附件标题将自动加到拟稿纸设置的附件字段中。

2.1.3 文件发送

拟稿人在完成以上相关操作后，即可发送给其他用户进行处理。按【发送】按钮完成发送操作，弹出界面如下图：

【发文流程】下拉框中列出了可以选择的所有发文流程；

选择合适的流程，如行政发文流程：

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从【下一步处理】下拉框中可以选择文档的下一步处理环节；之后，再从“处理人下拉框”中选择具体的处理人，点击【确定】按钮即可将文档发送给相应的处理人进行处理。

2．2 发文处理

文件处理人接收到拟稿人发出的【即时通】消息。即可按流程进行文件发文处理。

发文处理是指用户对接收的文档按流程预设的方式进行处理的过程。在发文文件夹树中选择【发文处理】即可进入发文处理的界面。

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发文处理主要有文档编辑、文档处理、查看流程、查看附件、设置拟稿纸、查看处理过程、意见汇总、文档发送等操作。

部门审核

对于接收的文件，用户可以进行编辑。在待处理发文列表中选择相应的文件，点击发文处理界面右中工具条上的【编辑】按钮，直接使用与对应的编辑工具打开文档，进行编辑。

根据流程的设置，本处理环节为部门审核，那么文档处理区的将出现【同意】/【不同意】按钮。如果点【同意】按钮，系统将弹出签名界面，点击右中工具栏上的【意见】按钮，在弹出的对话框中填写本环节的处理意见，也可以保存并引用经常使用的快捷意见，以加快填写的速度。

如果点击【不同意】则表示文档为通过审批。在签发时，系统将自动提示签发人有人反对通过该文档。

点击【发送】，将文件发至拟稿人。会签

文件如需会签，拟稿人将部门审核后的文件发送至会签领导。会签领导在【意见】栏中输入处理意见，发送至拟稿人。

司办核稿

部门审核、会签后的文件发送至司办核稿。核稿人在【同意】/【不同意】栏中填写处理意思。发送至领导签发。

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签发

签发环节中，文档处理区的出现【同意】/【不同意】按钮。如果点【同意】按钮，系统将弹出签名界面。

在本界面上，可以直接用手写笔或鼠标签名；也可以点击按钮使用准备好的签名图片（比如扫描进来的签名，由系统管理员在【签名维护】模块进行统一维护）进行签名。还可以点击工具栏上的按钮填写签发过程中的撤消本处理意见，可以通过按钮调整签字笔的线宽，也可以通过次签名。

文件签发完毕，点击【发送】至文整。文整

进入文整界面，工具栏中自动添加如下按纽。

在文件流程中，【文整】包括：

文件编号。在【设置】栏中添加文件编号、封发日期。文件整合。接收或拒绝对文件所作修订。

套红头文件。选择相应的红头文件，正式文件自动生成。

签章。选择印章类别，加盖电子印章。注：请选择置于文字下方。

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文档保护。一旦选择文档保护，将不能对文件进行任何修改。

分送

选择好要分送的用户列表，按确定即可把文档分发给选定的多个用户，如果选择部门或角色，可把文档分发给该直接从属该部门的人或从属该角色的所有人。同时，系统将自动通过【即时通】发送提示消息给处理人。

归档

点击【发送】按钮，将会弹出归档目录选择对话框，只需在对话框中选择合适的目录（可多选），点击确定后文档即被归档。用户可以根据自己的权限，在文档管理模块检索和下载打开。

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文件归档后，系统自动提示【流程结束】

处理过程和意见汇总

点击督办界面下方的【处理记录】标签，可以切换到处理记录界面，可以看到文档的所有处理情况；还可以点击处理记录的打开图标，打开相应处理环节所提交的文档。

点击发文处理界面下方的【意见汇总】标签，可以切换到意见汇总界面，以查看文档的处理意见汇总，并进行打印。文档流转结束时，意见汇总文件会作为附件归档。

2．3 发文督办

在发文文件夹树上点击【发文督办】即可进入督办界面。在流程设计过程中，可以指定流程的督办人。流程的督办人可以在督办界面看到正在流转的文档中自己所能督办的所有文档。对于自己督办的文档，督办人可以更改当前文档的处理、可以停止文档的继续流转、也可以查看文档的整个流转过程及当前流转情况等信息；通过对流转情况的掌握，督办人还可以通过即时通，和相关处理人员进行交流(收、发文督办能识别某文件停留在当前处理人处的时间，如果超过48小时，在收文督办或发文督办的文件列表中文件标题前会有红色的“！”以提醒），以协调处理人之间的办文工作。

发文督办主要包含以下操作：更改当前处理环节和处理人、通知处理人、停止流转、打开文档、查看收文属性、另存收文、查看流程、查看附件、查看文件批示单、查看处理记录等。下面做详细介绍。

更改当前处理环节和处理人

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督办人可以更改督办文档的当前的处理环节，也可以重新设置当前的处理人。点击右中工具栏上的【更改处理人】按钮，将弹出如下对话框：

图35 督办人点击对话框上的【更改...】按钮，将弹出流程节点选择对话框。选择合适的流程节点，点击流程节点选择对话框的【确定】按钮，即可更改当前的处理环节，上图对话框中的当前处理标签将变成当前选择处理环节的名称。如果需要选择其他的处理人，只需在?请选新处理人?标签后的人员选择下拉框（和带按钮的编辑框）中选择合适的人员即可。更改处理节点和人员后，点击【确定】按钮，督办人的对当前处理进行的更改将正式生效，系统将通过?梦龙即时通?发送消息给被停办的处理人和新选择的处理人。

通知处理人

可以通过即时通信给处理人发送提醒消息。停止流转

督办人可以停止文档的继续流转，并将其放到?文档管理－文档浏览?模块的停办文件夹中，由文档管理员对其进行处理。点击【停止流转】按钮，系统则会弹出提示对话框。如果用户点击【是】，那么系统将会自动将文档放到?文档管理－文档浏览?模块的停办文件夹中，同时发送停办消息给当前处理人。

打开文档

点击【打开】按钮，系统将启动相应的编辑软件打开当前文档，提供给督办人查看文档的当前内容。

查看收文属性

点击右中工具栏上的【属性】按钮，系统将弹出对话框，显示收文属性。另存收文

点击右中工具栏上的【另存】按钮，系统将弹出保存文件夹选择对话框，选择合适的文件夹并点击【确定】按钮即可。

查看流程

点击【流程】按钮，系统将弹出对话框，显示文档流程的内容，其中蓝色节点为当前处理节点。

查看附件

点击【附件】按钮，系统将弹出对话框，显示附件列表。督办人可以通过附件对话框工具栏上的按钮打开或另存附件。

查看文件批示单

点击督办界面下方的【批示单】标签，可以切换到批示单界面，以看到文档批示单记录的处理情况（哪些节点的处理记录会填到文件批示单中，可以通过流

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程设计器的节点属性确定）。

查看处理记录

点击督办界面下方的【处理记录】标签，可以切换到处理记录界面，以看到文档的所有处理情况；还可以点击处理记录的打开图标，打开相应处理环节所提交的文档。

2．4 已发文件

点击发文文件夹树的【已发文件】节点，即可进入已发文件界面。在这里，用户可以查看由自己拟稿发出的文件的当前情况。

2．5 已处理文件

点击发文文件夹树的【已处理发文】节点，即可进入已处理发文界面。在这里，用户可以查看自己处理过的文档的当前情况。

第三章

工作管理系统

3.1 我的工作

点击“快捷”，选择“工作管理”，进入我的工作管理系统。

3.1.1 工作总结

点击“工作总结”选择工作总结类型（日、周、月、年）“保存”。

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3.1.2 日程安排

点击“日程安排”在工作的日期点击右键，选择“新建”输入会议主题、地点、参与人、会议内容等相关信息即可完成会议的安排，同时相关人员也能收倒会议通知。

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3.1.3 任务备忘

任务备忘视图中单击鼠标右键，选择新建，创建新的任务备忘。

3.1.4 个人助理

选择“个人助理”，点击“便笺”，在信息分组中点击右键，点击“新建组”可以建立信息组，在便笺内容区点击右键建立相应的便笺内容

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选择“个人助理”，点击“通讯录”，在联系人分组中点击右键进行分组，在联系人姓名中点击右键就可以加入常用联系人。

3.1.5 请示汇报

选择“请示汇报”，在请示汇报中点击右键，选择“新请示”输入请示主题、内容，选择审批人。即完成请示汇报。

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3.2.组织管理

3.2.1 部门人员工作总结

在组织管理中选择“工作总结”，选择所要查看的部门人员，在右侧显示出该用户的工作总结。

在权限范围内，还可以进行审核、批注。

3.2.2 部门人员日程安排

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在组织管理中选择“日程安排”，选择相应的部门人员就可看到该用户的工作总结，同时也可以为他人安排日程。

3.2.3 人事管理

在组织管理中选择“人事管理”，选择部门的相应人员，即可看到改人的相关信息。

第四章

信息发布与网站管理系统

共发为两部分，一部分是展示信息结果的信息发布系统，另一部分是维护信息的网站管理系统。

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4.1 首页设置

第一步：进入网站管理系统—》选择“信息发布”—》点击“首页设置”，选择“投票管理”，在投票名称中点击右键选择“添加”，填写投票名称、结束时间、投票内容。

第二步：在投票名称右侧点击右键，选择“添加”，填写“投票项目”。

第三步：在“投票名称”中选择“关于新网站”点击右键，选择“设置为当前投票”—》在“软件频道”中选择“信息发布”，进入即可显示网站投票。

内容如下图。

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第一步：在“信息发布”中选择“首页设置”，选择“友情链接”，在“网站名称”中点击右键，选择“添加链接”，输入网站名称、网站地址、网站Logo。

第二步：在“软件频道”中选择“信息发布”，在友情链接中可以看到刚才的设置。

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4.2 交流园地

在“信息发布”中选择“交流园地”，在“论坛类别”中点击右键，选择“添加”输入类别名称，在“版面名称”中点击右键，选择“添加版面”输入版面名称、版面公告。

在“交流园地”中选择“权限管理”，点击“部门结构”，在“用户代码”上点击右键，选择“添加发文权限”如图那么此人就可以在“内部网站”中的“谈天说地”版面中发表文章。

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4.3 资料下载

第一步：在“信息发布”中选择“资料下载”，在“资料类别”中点击右键，选择“添加”输入资料类别等信息。

第二步：在“资料名称”中点击右键，选择“资料上传”输入相关信息 27

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4.4 通知公告

选择“信息发布”中选择“通知公告”，点击右键选择“发布通知公告”，输入相关信息选择“部门名称”或者“角色”。如图相应的部门或者角色就

可以收到通知。

4.5 规章制度

在“信息发布”中选择“规章制度”，在“制度名称”选择“发布”，输入 28

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相关制度信息。

在“规章制度”中选择“权限管理”，选择选择部门，在“用户代码”中点击右键，选择“权限设置”。如图此人就有发布相关制度的权限。

4.6 通讯录

在“信息发布”中选择“通讯录”，选择单位名称—》右侧点击右键选择“添加”，输入相关信息。同时也可以添加其他单位名称。

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4.7 新闻浏览

第一步：在“信息发布”点击“新闻浏览”，在新闻类别选择“添加类别”输入类别名称。

第二步：在“新闻浏览”中“新闻类别”右侧区域点击右键，选择“发布新闻”，输入相关信息，即可发布新闻。

4.8 信息发布 信息发布结果如下：

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第二篇：公文写作培训资料

公文写作培训资料

一、公文的概念

公文，全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。

二、公文种类

公文是一个独立的文体，它是若干具体种类组成的，由于这些种类的性质不同、作用有别，我们为每一具体的公文种类分别赋予了一个具体的名称，如“通知”、“意见”、“报告”、“请示”、“总结”、“计划”等，这就是公文的文种。根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，国家行政机关使用的主要文种为13个。

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的 决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文格式

（一）公文的组成要素

无论是党的机关公文，还是行政机关公文，都十分突出强调它的“规范格式”与“规范体式”。这里所讲的“规范”，是指它的行文格式是十分严格的，而且是党和国家统一制定的标准。

公文格式要素一般由版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、抄送机关、秘密等级、紧急程度、主题词、印制版记等组成。现择要分述如下：

1．版头

所谓版头即指公文首页上端印有“XXX”文件字样的一行红色大字，例如“中共中央文件”、“国务院文件”、“中共XXXX委员会文件”等等。人们习惯上称之为“红头文件”。

2．发文字号

凡正式公文均应有发文字号，表面一篇公文发出的数量和次序。根据公文法规的规定，一个机关制发公文的发文字号，由机关代字、年份、序号三个要素组成。

3．标题

标题是公文的“眉目”和“眼睛”，是公文必备的一个格式要素。一般由制发机关（即发文机关）名称、事由和公文种类三个要素组成。

4．主送机关

主送机关是行文的致送对象，即要求主办和答复的单位，也就是负有对公文内容进行掌握、答复或者贯彻执行责任的受文机关。除少数直接面向社会或本机关全体工作人员发布的文件外，一般公文均应写明主送机关的名称。主送单位的书写位置是“标题之下，正文之上，靠左顶格，后加冒号”。上级机关对下发的通知、指示、通报、决定、决议等，需要所属各单位了解和执行的可以送几个或全部下属机关，如“市属各单位”、“局属各单位”等。一般公文，根据主管业务的分工，只有一个主送机关，即由一个主管机关主办或答复，特别是下级机关向上级及业务指导机关请示或报告事项时更应如此，以免造成责任不明、互相推诿或答复意见不一致等问题的出现。

5．正文

是公文的主体部分。不同文种的公文，各有其特点，因此写法也不一样。

6．附件

附件也是公文的一个重要格式要素，但不是必备要素，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。公文如有附件，应注明附件的标题和件数，不要只写“附件如文”、“附件X份”，附件名称之后不加标点符号。有的人把附件解释为“副件”，认为不是主要的，甚至在传递文件和归档时把附件丢失，这是不允许的。常见的附件有两类：一类是用于补充说明或证实正文的附件，包括各种形式的说明材

料、参考材料、图表、凭据等。一类是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。前一类附件是真正意义上的附件；后一类附件实际是主件，而主件实际上只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。

7．发文机关

即制发机关，也称落款。它是公文格式中的一个重要组成部分。发文的名义必须是法定的公文作者，党和国家机关以及企事业单位，都是依据法律、条例而建立的，它们可以根据自己的职能和权限制发公文，都是法定的公文作者。发文的名义主要是以单位组织的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如《中华人民共和国主席令》、机关首长对所属工作人员的《任免令》等。以领导人名义作为公文的作者，并非以其私人身份出现，而是以他所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。以单位名义发文要写全称或者规范化简称，以领导人名义发文要注明其职务和姓名，两个以上机关联合行文要联合落款。党的机关发文一般在落款处署上发文机关名称，应用全称或者规范化简称。落款的位置，应在正文的右下方，正文与落款间应有一定距离（一般为2-3行间距）；如有附件，落款则要置于附件标注的右下侧。按照惯例，落款的头一个字要放在公文用纸宽度的1/2处，而最后一个字应靠右空1-2个字格，以求整齐美观。

8．成文日期

成文日期即文件生效的日期，是公文格式的一个重要组成部分。任何一份文件 都必须标有文件制成的具体时间。成文日期确定的原则是：

⑴会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；

⑵领导人签发的，以签发日期为准；

⑶联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；

⑷法规性文件以文件批准日期为准；

⑸一般电报、信函等以实际发出日期为准。

成文日期在文面上的位置有两种安排方式：一是安排在标题之下，年月日用括号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”（即带有红色版头的文件）形式发出且无主送标识的公文；二是安排在文件末尾，落款之下；没有落款的文件，日期直接写在正文右下方。成文日期与落款要上下对称匀称，年月日的第一个数目字不宜超越落款第一个字，日字靠右以空4个字格为宜。成文日期必须写明年月日，行政公文要用汉字，“零”写“○”，例如“二○○四年十月三十日”不能写成“二00四年十月三十日”，也不能写成“二零零四年十月三十日”，或者诸如“04年10月30日”、“04.10.30”之类的简化形式。党的机关公文可使用阿拉伯数码标识。

9．抄送机关

一般是指需要了解和知晓公文内容的机关。按照公文法规的规定，对于抄送机关的确定，不分上级、平级与下级，均使用“抄送”一词。不宜沿袭过去多年一直使用的“抄报”、“抄发”的提法。抄送单位的标注位置，在公文末页的最下端，靠左空一字格，其上下各印一条隔离线，两条横线之中写抄送单位名称。要按照先上级、后下级，再不相隶属机关的次序排列，在最后一个抄送单位名称后标句号。

（二）公文格式的组成，除上述9个项目外，还包括下列8个版记：

1．密级

密级是指公文的机密等级，是公文格式的组成项目之一。应当注意的是，不是所有公文都有密级标记。密级一般分做三级：第一，绝密公文，是指涉及国家核心秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受到特别严重的损害；第二，机密公文，是指涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害；第三，秘密公文，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。密级的标注位置，党的机关公文标在文件的左上角，行政公文则标于右上角。

2．紧急程度

紧急程度是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是法定公文格式的组成项目之一。按公文送达和办理的时间要求，紧急程度分为“特急”“急件”（行政公文及人大公文这样划分，党的机关公文则分为“特急”、“加急”），标注位置一般在公文首页的右上角处、密级的下方。有的公文在标题中对紧急性质已作了标示，例如《关于XXXX的紧急报告（或紧急通知、紧急指示）》等，就可不再另外加注紧急程度标识。

电报的紧急标识分为“特提”、“特急”、“加急”与“平急”。

3．印发传达范围

印发传达范围（阅读范围）是对公文发送范围和阅读对象的限定，如“此件发至省”、“军级”、“此件发至县、团级”，“此件可登党刊”等。党的机关公文称“印发传达范围”，行政公文则成为“附注”。确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。需要限定阅读范围的，一般是属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要。阅读范围的标注位置一般在成文日期的左下方。对上行文可标注阅读范围。

4．份号

即依据同一份文件印制若干份时对每份公文所进行的顺序编号，与前面所讲的发文字号不同。这是指发出一个文件的份数编号，如一篇公文印发了2600份，编号就为0001-2600。

5．印发版记

党的机关发文与人大机关公文称“印制版记”，行政公文则称“印发机关和印发时间”，军用公文称为“印发说明”。印制版记，亦称承办文件记录，即由承办印制文件部门、印制日期和印刷份数组成，标注在文尾最下端处，上下各有一条隔离线，上线与抄送机关相隔离，下线齐着地边。承办文件部门，是指发文单位的中心机构或业务主管部门，标注承办文件部门的目的，在于收文单位对文件内容中未尽事宜的询问或工作中遇有什么问题、什么情况需要联系、反映时，径直与承办为变化不部门联系，不必凡事都找机关领导，以提高工作效率。印发日期和成文日期不同，印发日期是机关或单位的中心机构接到定稿后起印公文的时间，它的作用是供收文单位参考，一般写作：“XX年X月X日印发”；印刷份数，是文件印制的数量标记，是由文秘部门在定稿上标明了的，一般写作：“（共印XX份）”。

6．主题词

主题词是表达公文主题的规范化的名词或名词性词组。具体含义有两点：

⑴公文的主题词首先是一个名词或名词性词组；

⑵能够准确地表达公文的主题。公文主题词是随着计算机等现代化办公设备的产生和应用而出现的。例如《国家行政机关公文处理办法》这份文件的主题词是：“文秘工作公文管理办法”。词与词之间空一字格。为了准确、科学地标注主题词，各级各类单位的办公部门，均应制定出各自的主题词表，以供使用。中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了各自的《主题词表》。

编制主题词的原则与做法是：

⑴由于标引主题词不受主题词类别限制，因此，标引时应当根据主题词的含义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。一份公文一般不超过七个主题词，而最后一个主题词一般都是表示文种的。

⑵标引主题词要准确、全面。

⑶标引地名、人名时，尽量使用全称。

⑷标引出的主题词前面要居左顶格冠以“主题词”三个3号黑体字，后加冒号，主题词之间要空一个字格的距离。

⑸注意选词的一致性。

主题词与公文标题的确有着十分密切的关系，但仅靠公文标题是不行的。公文主题词，即概括反映公文主题内容和反映公文类别及文种的规范性名词或词组，它是公文格式的一个要素。它应由“类别词”和“类属词”共同构成。“类别词”通常并不在公文标题文字之中，而“类属词”由于是由直接反映公文内容和文种形式的词构成的，通常存在于标题之中。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词是“农业水土保持通知”，其中第一个词是“类别词”，标题中并没有，而后面两个是“类属词”，都在标题之中。

7．签发人

签发人即签发文件人的姓名，标注在发文字号右侧适当位置，居右空1字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。值得注意的是，只有上报的公文才需要标注签发人。

8．用印

用印就是给公文盖章，它是公文格式的一个重要组成部分，也是公文产生法定效力的一种标志。除“会议纪要”（因其有特定的版式）和以电报形式发出的以外，公文均应加盖印章。联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖印章。公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。印章与公文落款要相一致。用印要注意清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是：骑年压月、上大下小。签署，是以机关领导人的名义发文，由签发

公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签章。国家行政机关公文加盖印章的要求是：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上（因其无发文机关署名）；当印章下弧有文字时，则采用中套方式，即用印章中心线压在成文时间上。

（三）公文的基本格式

题目：小标宋 加粗 2号字

正文：仿宋GB23123号字

序号大一：黑体 加粗 3号字 有顿点

小一：楷体GB23123号字无顿点

小小一：仿宋GB23123号字 圆顿点

此两处是否加粗应时而宜

第三篇：公章及公文规范培训资料

项目公章使用流程及公文处理规定培训资料

主讲：冯林

一、公章的内涵

是指公司行政公章、合同专用章、财务专用章、公司科室公章、公司法人名章；所属各单位（含公司承建的其他工程项目）公章、合同专用章、财务专用章、负责人名章。

二、公章的启用

（一）（二）公司行政公章、财务专用章、合同专用章的启用均由经理 各单位行政公章、财务专用章、合同专用章的启用，公章 办公室下发启用通知。

启用前，各单位应向公司经理办公室报备各单位公章印模式样（在A4空白纸用印），公司将下发公章启用的通知。

三、用印范围

（一）（二）

印范围。

1、为履行公司与业主签订的工程承包合同，项目经理部可在对

内、对外签署的各类协议、合同上用印，包括但不限于下列各项：内部承包合同、劳务合同、工程分包合同、买卖合同、运输合同、仓储合同、保险合同、贷款合同； 2、3、4、5、发往业主、总监办、驻地监理工程师、地方政府公函上的用印； 上报驻地监理工程师、总监办、业主结算资料上的用印； 与分包队伍签署结算协议上的用印； 发往公司（局）内各单位公文上的用印。

持有法人营业执照的所属单位的公章使用范围签署各种合同、协议、对外

行文。

四、禁用范围（项目公章）1、2、3、4、5、不得在与业主签订的工程承包合同、补充协议上用印； 不得为分包单位刻制带有“路桥集团第一公路工程局第一工 不得在公司以外的人、单位提供的担保文件、介绍信、委托 不得将公章（包括盖有公章的空白介绍信、合同书、委托书、其他违法、违纪行为。公司行政公章、合同专用章、财务专用章的用印范围对外 所属各工程项目行政公章、合同专用章、财务专用章的用 签署合同、协议，对外行文，委托书、证明等等。

（三）程公司项目经理部分部或 工区”字样的公章； 书、证明材料上用印； 证明材料及银行帐号）借给公司以外的人、单位使用；

五、日常管理

1、公司、各科室、各单位公章要由专人保管。

公司行政公章及合同专用章由经理办公室保管，财务专用章由财

务保管，各科室公章由科室负责人保管；各单位行政公章由综合办公室保管，财务专用章由财务部门保管，合同专用章由经营部门保管。

机关科室、各单位要将公章管理人员名单报公司经理办备案，人员变动时要及时通知经理办公室。

项目工程完工后，项目公章由负责收尾工作的负责人指定专人保管。

公章管理的第一责任人为单位行政负责人，各单位公章管理员负直接责任，公司经理办公室负责对公章管理员进行培训。

2、建立用印登记、审批制度

公司及所属各单位要建立专门用印登记簿，登记用印情况。用印前，要经过项目主管领导的审批，不经项目主管领导签发的文件一律不得用印，对于第四条禁用范围内的事项，各单位负责人无权审批同意，公章管理人员也无权在这类文件上用印。

公司行政公章的使用，原则上不对个人。个人如需使用公章，须由公司机关有关科室填写“公章使用审批单”，经主管领导同意后方可用印。

2、印章丢失、被盗的处理

发现公章丢失、被盗的，公章管理人员要及时汇报；公司（各单位）要及时办理公告、报案手续，并书面通知业主及有业务往来的第三人。

3、名义被盗用、公章被盗刻的处理

发现有人盗用公司（各单位）的名义或盗刻公司（各单位）的公章对外活动或签订合同的，各单位要及时向公司经理办公室汇报，并到当地公安部门报案，书面通知业主及有关业务往来的第三人。

六、处罚：对公章管理中的违法、失职行为，将追究直接责任人员及主管领导的行政、经济直至刑事责任。

七、项目所有部门在使用项目公章前，必须带着自己需要盖章的文件内容，找项目主管

领导审阅签字后，在盖公章。

公文管理办法、公文种类、公文格式

主讲：冯林

一、为了公文处理工作规范化、制度化、科学化管理。

二、公司行政公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

三、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序 的工作。

四、项目报公司公文和业主监理单位行文。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效 的原则，做到及时、准确、安全。

五、项目综合办公室负责项目公文处理工作，并配备符合岗位要求的专职或兼职人员 负责公文处理工作。

六、项目办公室要努力提高公文处理工作的效率和质量严格执行国家保密法律、法规 和其他有关规定，确保国家以及和企业有关的秘密的安全。

七、公文的种类主要有（决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪 要）等几种。

八、公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说 明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。项目发文标识为（路桥集团公路一局一公司）ⅩⅩ路ⅩⅩ合同经理部

九、发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文只表明主办机关发文字号。项目 发文字号为“路名、标段Ⅹ 字〔〕Ⅹ”。

十、上行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处 注明联系人的姓名和电话。

十一、公文标题应当准确简要地概括全文的主要内容并表明公文种类，一般不标明发文 机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”。

十二、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范经简称、统称。除普发 性文件外，公文一般只能有一个主送单位。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位。不要多头主送和越级主送。

十三、附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参 考。公文如有附件（不包括被批转、报送件），应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。被批转或转发的文件，也是公文的附件，应随同下发，但不必表明“附件”字样。

十四、公文应当加盖公章，（会议纪要）外。联合上报的公文由主办机关加盖公章，联 合下发的公文，发文机关都应当加盖公章。

十五、成文日期以领导人签发的日期或会议通过日期为准，联合行文，以最后签发单位 领导人的签发日期为准。年月日要完整，不能省略。

十六、公文如有附件（需要说明的其他事项），应当加括号标注。公文应当标注主题词，上行文按照上级单位的要求标注主题词。文字从左至右横写、横排。

十七、项目的行文关系，应根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级请示和报告。项 目在工程管理期间，可向公司或业主监理单位行文。

十八、正文排版占满全页不能空下印章位置时，应采取调整行距，字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。

十九、公文用纸，一般采用标准的A4纸（21０ｍｍ*２９７ｍｍ）公文缮印、用印应 规范化。标题用２号宋体，正文用３号仿宋体字。“主题词”３个字用３号黑体字，词目用３号小标宋体字，左侧装订。公文打印完毕后，需要盖章时，要求上不压正文，下不骑年盖月。

第四篇：电子公文制度

电子公文处理制度

公文处理是指公文办理、收文、管理、整理归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

(一)公文处理

公文处理应以《国家行政机关公文处理办法》为指导，努力做到规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量。

(二)收文办理

对收到的公文，机要局文管人员要严格按照公文处理的有关规定，认真做好签收、登记、审核、拟办、承办、催办等工作。

(三)收文登记

机要局文管人员每天定时从电子公文网签收、下载电子文件（紧急重要电报根据短信提醒随时签收办理），按照收文登记簿内容规范填写，并按要求填写《文电阅办笺》。

(四)批办程序

机要局文管人员根据文件内容和领导工作分工，先提出拟办意见，然后送呈区委办主任领导批阅，再根据领导批示传阅或送有关部门办理；对于分管领导外出而又急需办理的文件，可先转主部门办理。

(五)传阅办法

机要局按照文件分类设立传阅夹，及时呈领导传阅。传阅时本着先急后缓，先主后次的原则，特急件当时传完，重要文件一周传完，一般文件二周传完，确保不泄密，不误事，不遗失。对重要文件和急件要单独设夹，文到即送。因工作需要留存文件的，须向文管人员说明，由文管人员负责复印转送领导或部门留存。文件传阅办理完毕后，及时整档，分类保管。

(六)文件承办

各部门应确定一名文件管理人员，收到领导批办的文件后，要在文管人员处履行签字登记手续，承办部门应根据领导批示和文件紧急程度及时办理，批而不办、迟办以至贻误工作的，要追究相关人员的责任。办理完毕后，应及时将办理情况填写在《文电阅办笺》中“办理结果”一栏，并将承办文件交回机要局，确需留存的，经机要局登记后妥善保管。

(七)督查催办

对领导批示件，承办部门要认真贯彻落实，不得拖延、推诿、扯皮。机要局协同区委督查室及时做好催办工作，搞好督查、协调，保证政令畅通，使各项工作落到实处。

第五篇：公文规范写作培训资料（最终版）

公文规范与写作培训资料

第一部分 公文起草及规范格式

一、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。

通用公文的文面格式由发文机关标识（版头）、密级、保密期限、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记等要素组成。1.发文机关标识（版头）

发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，也可以只标识发文机关全称或规范化简称。如“深圳经济特区房地产（集团）股份有限公司”、“深圳圳通工程有限公司文件”。

眉首横线长度与正文宽度相等。发文机关标识推荐使用宋体字，发文机关标识及眉首横线均使用红色标识。

2.密级与保密期限（略）3.紧急程度（略）4.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。在发文机关标识下空2行，眉首横线上居中排布；

发文字号用4号仿宋体排印。发文机关代字应准确、简练，尽量避免与其他机关代字混淆，一般以2至4字为宜； 年份、序号用阿拉伯数字标识；

年份应使用全称，用六角括号“„‟”括入，不加“第”字。发文顺序号分从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

如“深房复„2009‟44号、圳通„2009‟3号、深房党„2008‟15号、深房例纪„2009‟1号”

5.签发人

上行文应标注签发人姓名。签发人是指发文机关的主要负责人或主持工作的领导。标注签发人的目的是为了加强单位领导对公文所负的责任，把好公文关，以示公文的严肃性。

签发人的位臵在发文字号同一行，排列于公文眉首横线上右侧，发文字号排列于左侧。“签发人”三个字用3号仿宋体字，签发人后标冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

6.标题

由发文机关名称（全称或简称）、公文主题和文种组成，位于红色横线下方空2行排印。有发文机关标识的标题可省略发文机关名称。

主标题用2号宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。如标题较长，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

如：“深房集团关于东湖帝景名苑项目异地划拨建设用地的请示”。注意：标题中一般不用除书名号以外的标点符号。7.主送机关

在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印。

在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、命令、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点等公文不标注主送机关；

8.正文

正文位于主送机关下方，不空行，首行空两格。正文用3号仿宋字排印。

正文中的小标题可用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；

有两级小标题的，第一级用黑体字排印，第二级用楷体字排印； 有多级小标题的，第一级用小标宋体排印，第二级用黑体字排印，第三级用楷体字排印，第四级用仿宋体字排印。

正文中的结构层次序数是：

第一层为“

一、”、“

二、”、“

三、”； 第二层为“

（一）”、“

（二）”、“

（三）”； 第三层为“1.”、“2.”、“3.”；

第四层为“（1）”、“（2）”、“（3）”。

要注意不要把“1.”的小圆点写了顿号。在正文层次不多的情况下，第一层用“

一、”，第二层可用“1.”，但不能用“（1）”。

小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左侧空两个字排印。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。

9.附件

如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。附件名称与正文空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字，后面标冒号和附件名称。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。

公文主题词与印制版记一般应标注在附件最后一页的下端。如无法装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。

10.发文机关署名

单一机关发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，2个以上机关联合行文，应署名。

11.成文日期 成文日期的写法：

根据国家标准规定，党的机关公文用阿拉伯数字表示，如：“2009年5月11日”；

行政公文用汉字表示，如“二○○九年五月十一日”； 党政联合行文从党的机关行文规定用阿拉伯数字。行政公文成文日期的数字表示应注意两点： 1．年月日要标全，不能省略年份，也不能用简写。如“二○○九年”不能简写为“○九年”。

2．用汉字的小写数字而不用大写数字。

国家标准规定:“零”是汉字的大写数字，与汉字中的其他大写数字“壹、贰、叁”等搭配使用。“○”是汉字的小写数字，与汉字中的其他小写数字“一、二、三”等搭配使用。

“○”是一个独立的汉字，不能写成阿拉伯数字“0”,也不能写成英文字母“O”。在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为阿拉伯数 字“0”，如误写为“二00九年”，或将“○”写成英文字母“O”，如“二OO九年”。

“○”的计算机标准输入法：在智能ABC输入法状态下，先敲入字母“i”，再敲入年份的阿拉伯数字“2009”，然后敲空格键，即可转换成“二○○九年”的标准写法。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空４字，成文日期与正文的距离要根据印章的大小而定，要保证印章不能压正文。

12.印章

除“会议纪要”以外，所有公文均应加盖发文机关的印章。加盖印章时，要做到端正、清晰，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。单一机关行文印章居中压成文日期。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采用“此页无正文”的方法解决。

13.主题词

“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号；主题词用3号宋体字；一篇公文最多不超过5个主题词，每个词目之间空1格。主题词的使用参照《深房集团公文主题词表》。

14.抄送机关

在印制版记上方，主题词下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关按机关大小和排列习惯依次进行排列，如果一行排不下需要回行时，与冒号后的抄送名称对齐。抄送机关名称用3号仿宋体字，左空1字排印；之间用逗号（不是顿号）隔开，末尾用句号。

15.印制版记

印制版记即印发机关和印发时间。

其位臵在抄送机关下一行，印发机关左侧空1字，印发时间右侧空1字，用3号仿宋体字排印，印发时间用阿拉伯数字标识。印发日期下一行对应位臵用圆括号标注共印份数。

16.页码

页码用阿拉伯数字标注，单数页码居右空1字，双数码居左空1字。空白页不标识页码。

二、公文种类

1、根据行文关系，公文分为上行文、下行文和平行文。请示、报告、意见等文种用于上行文；决定、通知、通报、批复等文种用于下行文；函用于平行文。

2、作为上行文，“请示”、“意见”应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当作出处理或给予答复。“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，上级机关无需处理或答复。

3、“函”是平行文，主要用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

三、行文方式和规则

1、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。

2、向上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

3、“请示”必须一文一事，一般只写一个主送机关，不得在非请示中夹带请示事项，其他机关应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

4、“报告”不得夹带请示事项。

5、上行文必须标注签发人，且应由主要负责人或主持工作的负责人签发。

6、不相隶属机关之间，不论级别如何，只能用函行文，不能在函中带有指令性、指示性、指挥性、决断性的语言，不能用上级对下级的口气行文。

7、请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

8、不得以发文单位名义向领导个人报送“请示”、“意见”或“报告”。是否送领导阅由上级机关秘书部门决定（不是由发文单位决定）。

四、公文的语言要求

庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。庄重--指语言端庄，格调郑重严肃。

准确--指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。

朴实--指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。

精练--指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要。严谨--指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。规范--指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。

五、常用公文的写法

（一）请示

请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。请示的行文目的是请求上级批准，解决某个具体问题，要求作出明确答复。请示的行文时机具有超前性，必须在事前行文，等上级机关作出答复之后才能实施。请示事项具有单一性，要求一文一事。

1、请示的分类

请示分为事项性请示和政策性请示。

2、请示的写法

⑴标题。请示标题一般要写明“发文机关+事由+文种”，发文机关有时可以省略，事由不能省略。

⑵正文。请示的正文都要包括原由、事项和结语3部分。a．原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据。原由应十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写上。

b．事项。包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。

c．结语。请示的结语有一般写“以上请示，请批复”、“以上请示如无不妥，请批复”、“当否，请批示”等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。

（二）报告

1、“报告”是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。

2、“报告”是陈述性文体。写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。“报告”是上行文，写“报告”的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布臵工作，或作出某一决策提供依据。

3、写“报告”的目的是“下情上达”。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。

4、报告的主要特点：

一是报告不带请示事项，不直接请求上级机关正面回答报告中的问题。

二是报告中一般不提出建议或意见。

三是报告可以“一文多事”，在内容上可以在一份文件中综合报告几件事情，层次结构也可以比较复杂。不像请示那样有“一文一事”的要求。

（三）批复

1、批复的特点：

⑴下行文。批复是答复性的下行文，是上级机关答复下级机关请示事项的指导性文件。

⑵针对性。批复是针对下级机关的请示写的，下级机关请示什么问题，上级机关就批复什么问题，主要是为了解决下级机关在工作中遇到的具体困难和问题，不能离开所请示的问题谈其他的事项。不能含糊其辞，同意就同意，不同意就不同意。

⑶及时性。对请示件要及时批复，下级机关有问题解决不了或无权解决才会向上级请示，有时请求的问题很紧急，上级机关对请示件要及时研究，及时批复，以免误事。

⑷制约性。批复有一定制约力，是上级机关根据有关法律法规和政策经研究而批复的，下级单位必须遵照执行。

2、批复的格式：

⑴标题。由发文机关、事由、文种等部分组成，发文机关可省略，可以只用介词“关于”+事由+文种组成。有的在介词“关于”后面还加上“同意”两个字起表态的作用，如：“关于同意××××的批复”

⑵主送单位。就是报送请示的机关单位规范名称。

⑶正文。批复的正文由三部分组成。一是批复的依据。如：“××年××月××日关于××请示收悉，根据××××规定（政策），经研究，批复如下”。二是批复内容。如果对请示的内容同意或不同意都要写明理由。因一定情况暂不能批复的，要说明情况。批复内容要明确具体，不能含糊其辞。三是结语。批复的结尾一般写：“此复”、“特此批复”。

⑷落款。有版头的，发文单位名称可省略，只标成文日期，盖章。

（四）函

1、函的特点

⑴商洽性；函是不相隶属的单位之间相互商洽工作的公文，如公务往来、事物洽谈、经贸活动、请求支持等事项。人事部门的商调函不属于公文的范畴。

⑵问答性。不相隶属的单位之间可以用函来相互询问和答复问题。事由具体、单一。

⑶请求支持批准性。可以用函来向有关业务主管部门请求支持批准有关事项。

2、函的格式

⑴标题。跟其他公文都差不多，可以省略发文机关名称，用介词“关于”+事由+文种就可以了。

⑵正文。正文一般包括原由、事项和结语等。要求文字简明扼要，说明发函的目的、原由和根据，不必写寒暄客套的话。如果是复函，要写明“××号文收悉”，以示本函的针对性。

⑶结语。一般写：“此函，请复”或者“特此函达”等。⑷落款。成文日期加盖章，也可以注明联系人和联系电话。

（五）会议纪要

1、会议纪要的特点：

⑴纪实性。会议纪要是用于传达会议精神和会议议定事项的公文。内容上必须忠于会议的宗旨、基本精神和议定事项，不能把未经会议审定和讨论的事项写进去。

⑵概括性。是指将会议的主要精神、观点、议定事项按一定逻辑顺序归纳出来，通常采取摘要的形式，既要写出结论又要有分析论述总结出规律。

⑶指导性。是指会议纪要的内容与会单位必须共同遵照执行。

2、会议纪要的格式：

⑴标题。如：“总经理办公会议纪要”、“关于研究××问题的会议纪要”

⑵正文。正文的开头要写明会议概况，包括会议时间、地点、主持人、参加人员、会议议题等。正文要写明会议的主要情况、需要解决的问题及解决办法，会议议定或决定的事项。

⑶会议常用语。一般写：“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”等等。

⑷结尾。正文之后要列明出席人员、列席人员和请假人员，一般性的工作会议纪要只要写参加单位或人员即可。

3、会议纪要写作注意事项。

⑴概括性。要适当总结和概括，围绕中心综合、提炼、归纳语言。

⑵真实性。一定要如实反映会议情况，不可将拟稿者的个人意见加进去，必须限定于会议内容，这是会议纪要最重要的一点。

⑶突出中心。任何一个会议都有一个中心，就算有好几个议题，每个议题也有重点，这个重点就是研究问题的意图所在。

⑷条理和理论化。要注意将口语化的语言提炼成书面语，根据会议的主旨作必要的补充和提高。

第二部分 公文中的常见错误

一、文种错误

1、自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并以正式公文行文。比如：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。

2、误用文种。把其他应用文种，误作为正式公文文种使用。比如：把计划类应用文文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《海燕大酒店2009年工作要点》（工作要点不是正式文种）。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”等作为正式文种直接使用，这些都是不规范的。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如：“关于印发深房集团2009年工作要点的通知”。

3、混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。主要表现为将“通告”误用为“通知”，将“通知”误用为“通告”，将“请示”误用为“报告”，将“报告”误用为“请示”，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，将“决定”误用为“决议”，将“函”误用为“请示”或“报告”，将“复函”误用为“批复”。

二、发文字号错误

1、年号不全。如：将“2009”省略为“09”。

2、括弧不对。如：将六角括弧“„‟”用成方括弧“［］”或圆括弧“（）”，年份要用六角括号。

3、一文多号。

三、签发人标注错误

1、上行文未标注签发人姓名；

2、下行文也标注了签发人姓名；

3、标注不规范。签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；（应该都用3号仿宋体，除了签发人的姓名是3号楷体字以外）

四、公文标题中的错误

1、缺少发文机关。有版头的，标题可省略发文机关，但 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关。如：“深房集团关于表彰2008先进单位、先进集体和先进工作者的决定”。

2、缺少事由。

3、用发文字号代替文件名称。如：“关于××字„2008‟第×号文的批复”。

4、文字累赘。如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。

五、主送机关中的错误

1、多头主送。上行文一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式。

2、主送个人。

3、越级主送。

六、正文中的常见错误

1、错别字。主要表现：

“截止”和“截至”

“截止”后面带介词“到”，“截至”后面直接带宾词 “帐”和“账”

“帐”只限于指帐篷、蚊帐等丝织品。所有跟钱有关的一律都用“账”。（经常用错）

“制订”和“制定”

“制订”针对的对象是具体的措施、方案，是具体层面的，强调的是拟定、创制的过程；

“制定”针对的对象是路线、方针、政策等，是宏观层面的，抽象的，强调的是结果。“做”和“作”

“作”是古汉语的字，“做”是后造字，有时候可以通用。他们的区别比较复杂。总体来说，有几个原则：

a、具体东西的制造一般写成“做”，如“做面包、做衣服”，抽象一点的、书面语言色彩重一点的词语，特别是成语里，一般都写成“作”，如“作文、作曲、作对、作废”等。

b、宾语是动名词的(如：报告，调查，榜样，处理，动员，贡献)，一般用“作”。

c、遇到没有把握的词，宁可写“作”不写“做”

2、数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错写成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。正文中的数字有个规定，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的、语句中作为词素的数字必须用汉字书写，如“五六十人”、“两三百个”、“十七届一中全会”等。其余的应当使用阿拉伯数字。

3、标点符号错误。

七、附件标识中的错误

1、有附件不标注；（正文之后没有标注附件名）

2、附件名未标全称；

3、标注不规范。有的将“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）； 有的只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）。

八、成文日期标识中的错误

1、汉字和阿拉伯数字乱用；（党内公文和行政公文的区别）

2、标识不全。只署月日不署年份，如：“三月二十日”

3、将月日写成“分子式”。如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。注：“一月”不能写成“元月”。

九、印章使用中的错误

1、位臵不当。不该压正文而压了正文，应该压成文日期而没有压成文日期。

2、模糊不清

十、主题词标识中的错误

1、将标题简单切分后当主题词用。

如：“关于拨付空臵房管理费的请示”这个标题。将主题词标称“拨付、管理费、请示”。

主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，主要是为了检索查询方便，由类别词+类属词+文种词组成。标引主题词时应该根据公文内容进行分析，搞清楚公文的类别、主题和表现形式后，再按照主题词标引的规范进行标引。具体使用方法参照《深房集团公文主题词表》。

2、乱用标点符号。两个主题词之间应该用一个空格符分开，不应使用 顿号或逗号。