《防灾科技学院教学档案工作规范》撰写过程说明（范文模版）

第一篇：《防灾科技学院教学档案工作规范》撰写过程说明（范文模版）

《防灾科技学院教学档案工作规范》撰写过程说明1、2009年9月—10月，教务处在调研同类院校教学档案管理规范的基础上，完成学院教学档案工作规范、分类目录的初稿撰写；

2、2009年10月27日，教务处内部系统讨论教学档案工作规范；

3、2009年10月30日与档案馆、个别系部讨论，充分征求档案馆在档案管理过程中的意见，对文件结构、分类目录、归档流程等问题进行讨论；

4、2009年10月31日—11月5日：结合处内及与档案馆讨论的意见，对文件进行修改，完善了文件结构、重新修改了分类目录；

5、2009年11月6日上午，教务处内部再次讨论文件，要求除了完成工作规范、分类目录的撰写外，需要草拟教学档案指导手册；

6、2009年11月6日下午，再次与档案馆讨论，达成要在分类目录中增加组卷责任人员的一致意见，对指导手册的撰写进行了规范；

7、2009年11月7日—11月30日：撰写指导手册，进一步完善文件和分类目录； 8、2009年12月15日，教务处再一次讨论文件，达成一致意见；

9、2009年12月16日—24日，修改三个文稿；

10、2009年12月25日—2010年1月15日在全院范围内征求意见； 11、2010年1月15日—1月18日，根据意见局部修改。

第二篇：苏州科技学院实习工作规范

苏州科技学院

实习工作规范

（试行）

实习是高等院校教学活动中主要的实践性教学环节之一，既是培养学生理论联系实际，将所学知识与生产、教学实践相结合的重要手段，又是理论性教学环节的重要补充部分。为规范各类实习的组织和实施，保证实习质量，特制定实习工作规范。

一、实习的基本要求

1、实习指参观实习、认识实习、生产实习、写生实习、野外实习、社会调查，以及测量实习、地质实习等各类专业教学实习及毕业实习（师范类专业的教育实习另文规定）。

2、所有学生必须按照教学计划的要求，在各系部的统一组织下认真完成实习任务，不得以任何理由免修实习。非师范类专业的学生不得参加师范类专业的教育实习；师范类专业的学生不得参加非师范专业的毕业实习。

3、教务处负责全院实习工作的宏观管理，各系部是实习工作组织实施的主体，按实习教学大纲或总体方案严格操作。

4、各类实习均应根据专业培养目标和教学计划，制订相应的实习教学大纲或总体方案，其内容一般包括以下方面：

⑴实习的目的；

⑵实习的内容及要求；

⑶实习的方式及对实习场所（基地）的选择；

⑷实习日记和实习报告的要求；

⑸实习成绩评定或考核办法。

实习教学大纲或总体方案需经有关教研室认真讨论，报各系部审定后执行。课程教学实习要求应写入课程教学大纲之中。

二、实习的计划安排

1、实习任务的落实

各系部应根据教学计划的安排，于实习实施前一学期，在执行教学计划中填报实习项目，经系部主任批准，报教务处审核后，正式下达实习任务。

2、指导教师的安排

实习必须由专业教师指导。各系部应挑选教学经验丰富、熟悉生产、有组织能力、工作责任心强的教师作为实习指导教师。指导教师的人数配备要适量，以保证指导任务较好地完成。各系部应将实习任务安排情况填入教师教学任务表中。

3、实施计划的拟定

各类实习均应根据实习教学大纲或总体方案的要求，由实习指导教师拟定实施计划，其内容应包括：实习班级和人数、实习内容和要求、实习地点和单位、实习时间安排、实习经费预算等。

拟定实习实施计划，必须讲求实际效果；选择实习地点和单位，应坚持就近、就地，相对稳定的原则，建立相对稳定的实习基地；合理安排实习时间，节省实习经费。实习实施计划应在学期开学两周内送系部主任批准，并报教务处备案。

4、实习地点及实习单位的联系

实习指导教师在正式实习前半个月，应考察好实习地点，或联系好具体实习单位，并根据实习教学大纲或总体方案，与实习单位一起安排好实习时间和内容，聘请好实习单位的指导教师，请他们作好实习指导准备。

5、实习形式的确定

实习一般以班级为单位，在指导教师带领下采取集中实习或分组实习等形式。若为提高实习效果，培养学生独立工作能力，也可采取部分学生自选实习地点或单位分散实习的形式，但应在系部认真研究及实习单位许可的前提下，并且要有切实可行的检查、考核措施，并经教务处批准。

三、对指导教师的要求

1、与实习单位密切配合，制定好学生的实习计划，负责实习全过程的组织与管理工作。

2、以身作则，深入实习现场，指导学生了解和掌握实习内容，解决学生在实习中遇到的具体问题。

3、做好学生思想政治工作，关心学生的生活和健康，严格要求学生，经常做好安全保密教育，防止发生事故。

4、对学生进行考勤和考核，对实习中学生的违纪行为要严肃批评教育，及时向本系部汇报，按学院有关规定提出处理意见。

5、检查和批改学生的实习报告，评定实习成绩。

6、有较详细的实习情况记录，并做好总结工作。

四、对学生的要求

1、按实习教学大纲或总体方案的要求，认真完成实习任务。

2、认真写好实习日记、实习报告，实习结束后及时交指导教师。

3、严格遵守考勤制度，不迟到、不早退、不擅离实习岗位。

4、加强组织性、纪律性，服从指导教师指导，严格遵守实习场所操作规程和安全、保密等各项规章制度。

5、虚心向实习场所的技术人员、管理人员和工人师傅学习，服从

实习单位的安排。保持好与实习基地和实习单位的良好关系，维护学校声誉。

五、实习成绩的评定

1、各系部应根据实习教学大纲或总体方案中制定的考核办法，在学生完成实习的全部任务，并提交实习报告的前提下，进行实习成绩的评定。

2、实习成绩由指导教师根据实习报告质量和学生在实习期间的表现综合评定，实习成绩由指导教师于实习结束后的一周内交学生所在系部。

3、教学计划中集中安排的实习应单独考核，按优秀、良好、中等、及格和不及格五级评定，记入学生成绩总表；非单独考核成绩的实习，其成绩按一定比例计入相应课程的学期总成绩。

4、学生在实习期间因故请假所缺席时间超过全部实习时间三分之一（含三分之一）者，不予评定实习成绩。实习期间学生无故缺席以旷课论，并视情节按学院有关规定处理。

5、学生实习成绩不及格或无实习成绩，按学籍管理办法的有关条款处理。

六、实习工作的总结

实习任务完成后，各系部应对实习计划的实施情况、实习过程中的经验和存在的问题作出总结。指导教师应向本系部提交书面实习工作总结，作为教学资料备案，并填写《实习总结表》报教务处。

第三篇：吉林农业科技学院论文撰写规范新（共）

吉林农业科技学院

本科生毕业论文(设计)撰写规范

本科生毕业论文(设计)是实现培养目标的重要教学环节，是教育与生产劳动和社会实践相结合的重要体现,是培养大学生的创新能力、实践能力和创业精神的重要实践环节。毕业论文（设计）的质量是衡量教学水平和学生毕业及学位资格认定的重要依据，毕业论文（设计）的撰写是体现毕业论文质量的一项重要指标，为了保证我院本科生毕业论文（设计）质量，特制定《吉林农业科技学院本科生毕业论文（设计）撰写规范》。

1．结构与写作要求

毕业论文（设计）撰写包括封面、中文题目、中文摘要与关键词、英文题目、英文摘要与关键词、目录、正文、结论、参考文献、致谢和附录等部分。

1.1封面

要求标明论文题目、学生所在专业年级、学生姓名、指导教师姓名、职称等事项。用我院统一规定的“吉林农业科技学院学士学位论文”封面，具体要求见“吉林农业科技学院本科毕业论文（设计）模板”。

1.2中文题目

另起一页，中文题目应以简明、确切词语反映论文中最重要的特定内容，一般不超过20个汉字，必要时也可以加副标题。中文题目，三号，黑体，居中，段前1行，段后0.5行，1.25倍行距；“学生”、“专业”、“指导教师”小四号宋体、段前、段后0行，1.25倍行距。

1.3中文摘要与关键词

“中文摘要与关键词”与“中文题目”在一页上，“摘要”是摘要部分的标题，不可省略。“摘要”两字中间空四个汉字，也就是在中文状态下按四次空格键。

标题“摘要”选用模板中的样式所定义的“标题1”，再居中；或者手动设置成字体：黑体，居中，字号：三号，1.5倍行距，段后10磅，段前为0。

摘要是毕业论文（设计）的缩影，文字要简练、明确。内容要包括目的、方法、结果和结论。单位采用国际标准计量单位制。

摘要正文选用模板中的样式所定义的“正文”，每段落首行缩进2个汉字；或者手动设置成每段落首行缩进2个汉字，字体：宋体，字号：小四，行距：多倍行距 1.25，间距：段前、段后均为0行，取消网格对齐选项。

摘要篇幅以一页为限，字数为300字以内。

摘要正文后，列出3-5个关键词。“关键词：”是关键词部分的引导，不可省略。关键词请尽量用《汉语主题词表》等词表提供的规范词。

关键词与摘要之间宋体小四号空一行；“关键词”三个字为黑体，小四。关键词之间用分号间隔，最后不加标点符号。字体：楷体，小四，1.25倍行距。

1.4英文题目

另起一页，论文英文题目，字体：Timse New Roman，三号，居中，段前1行，段后0.5行，1.25倍行距。“Name: ×××、Major: ×××、Tutor: ×××”字体：Timse New Roman，小四号；段前、段后0行，1.25倍行距。

1.5英文摘要与关键词

英文摘要要求用英文书写，内容应与中文摘要对应，避免直译。使用第三人称，最好采用现在时态编写。

“Abstract”不可省略。标题“Abstract”选用模板中的样式所定义的“标题1”，再居中；或者手动设置成字体：Times New Roman，居中，字号：三号，1.5倍行距，段后10磅，段前为0行。

Abstract正文选用设置成每段落首行缩进2个字符，字体：Times New Roman，字号：小四，行距：1.25倍行距，段前、段后均为0行，取消网格对齐选项。

Key words与摘要正文之间宋体小四空一行。Key words与中文“关键词”一致，3-5个。“Key words”为Times New Roman，小四号，加粗。关键词之间用分号间隔，末尾不加标点，字体：Times New Roman，小四号，1.25倍行距。1.6目录

包括论文中摘要与关键词（中、英文）、正文全部章节标题、结论、参考文献、致谢、附录等以及它们的对应页码，在“吉林农业科技学院本科毕业论文（设计）模板”该页面中点击鼠标右键，选择“更新域…”，在弹出窗口中选择“更新整个目录”，确定即可自动生成目录。也可手动设置标题“目录”，字体：黑体，字号：三号。“目录”两字中间间隔两个字符，章、节标题和页码，字体：宋体，字号：小四。章、节序号的后面，空一个字——即汉字状态下输入两下空格键。这样，序号与标题文字之间界限清楚。具体要求见“吉林农业科技学院本科毕业论文（设计）模板”。

1.7正文

正文是毕业论文（设计）的主体，要着重反映设计或论文的工作，要突出毕业设计的设计过程、设计依据及解决问题的方法；毕业论文重点要突出研究的新见解，例如新思想、新观点、新规律、新研究方法、新结果等。正文一般可包括：理论分析；试验装置和测试方法；对试验结果的分析讨论及理论计算结果的比较等。

正文要求论点正确，推理严谨，数据可靠，文字精练，条理分明，文字图表规范、清晰和整齐，在论文的行文上，要注意语句通顺，达到科技论文所必须具备的“正确、准确、明确”的要求。计算单位采用国务院颁布的《统一公制计量单位中文名称方案》中规定和名称。各类单位、符号必须在论文中统一使用，外文字母必须注意大小写，正斜体。简化字采用正式公布过的，不能自造和误写。

1、论文基本格式要求

（1）纸

型：A4纸，单面打印。

（2）页边距：上3.5cm，下2.5cm，左2.5cm、右2.5cm。（3）页

眉：2.5cm，页脚：2cm，左侧装订。（4）字

体：正文全部宋体、小四号。

（5）行

距：多倍行距：1.25，段前、段后均为0。

2、论文页眉、页脚的编排

一律用阿拉伯数字连续编页码。页码应由正文首页开始，作为第1页。封面不编入页码。将摘要、Abstract、目录等前置部分单独编排页码（具本参照“吉林农业科技学院本科毕业论文（设计）模板”）。页码必须标注在每页页脚底部居中位置，宋体，小五号。页眉，宋体，五号，居中。填写内容是“毕业论文（设计）的中文题目”。模板中已经将字体和字号要求自动设置为缺省值，只需双击页面中页眉位置，按要求将填写内容替换即可。

页码，居中，底部，宋体，小五，正文起始页页码为1。

3、论文正文格式

正文选用模板中的样式所定义的“正文”，每段落首行缩进2字；或者手动设置成每段落首行缩进2字，字体：宋体，字号：小四，行距：1.25倍行距，段前、段后均为0行。

4、章节标题格式

（1）每章的章标题选用模板中的样式所定义的“标题1”，居左；或者手动设置成字体：黑体，居左，字号：三号，1.5倍行距，段后1行，段前为0行。章序号为阿拉伯数字。在输入章标题之后，按回车键，即可直接输入每章正文。（此部分要求按文理分类，具体参照“吉林农业科技学院本科论文结构”模板）

（2）每节的节标题选用模板中的样式所定义的“标题2”，居左；或者手动设置成字体：黑体，居左，字号：四号，1.5倍行距，段后为0，段前0.5行。

（3）节中的一级标题选用模板中的样式所定义的“标题3”，居左；或者手动设置成字体：黑体，居左，字号：小四，1.5倍行距，段后为0，段前0.5行。

正文各级标题编号的示例如图1-1，1-2所示。

图1-1 标题编号的示例（农、理、工科类专用）

图1-2 标题编号的示例（文科类专用）

5、图的格式说明

表、图序号后面，同样留两个字符（即汉字状态敲两次空格键）。图1-3显示了论文模板中所定义的样式选择方法。使用鼠标选择相应的样式，对应的文字格式就发生相应改变。

图-1-3 样式

（1）图的绘制方法 ① 插图、照片应尽量通过扫描粘贴进本文。② 简单文字图可用Word直接绘制，复杂的图考虑使用相应的图形绘制软件完成，提高图形表达质量。

（2）图的位置 ① 图居中排列。② 图与上文之间应留一空行。（3）图的版式

“设置图片格式”的“版式”为“上下型”或“嵌入型”，不得“浮于文字之上”。（4）图名的写法 ① 图名居中并位于图下，编号应分章编号，如图1-1，3-2等。② 图名与下文留一空行。③ 图及其名称要放在同一页中，不能跨接两页。④ 图内文字清晰、美观。⑤ 图名设置为宋体，五号，居中。段后0.5行。

6、表的格式说明

表在正文中的常用格式如表1-1所示。

表序号与后面文字同样应当适当留两个字符（汉字状态敲两次空格键）。

表1-1 物流的概念和范围

本质 途径或方法 目标 活动或作业 处理对象 范围 目的或目标

过程 规划、实施、控制 效率、成本效益 流动与储存

原材料、在制品、产成品、相关信息 从原点（供应商）到终点（最终顾客）

适应顾客的需求（产品、功能、数量、质量、时间、价格）

（1）表的绘制方法

表要用Word绘制，不要粘贴，一律采用三线格。（2）表的位置 ① 表格居中排列。② 表格与上文应留一行空格。（3）表的版式 ① 表的大小尽量以一页的页面为限，不要超限，一旦超限要加续表。（4）表名的写法 ① 表名应当在表的上方并且居中。编号应分章编号，如表1-1等。② 表名与上文留一空行。③ 表及其名称要放在同一页中，不能跨接两页。④ 表内文字全文统一，设置为宋体，五号。⑤ 表名设置为宋体，五号，居中，段前0.5行。

7、正文中的编号

正文中的图、表、附注、公式一律采用阿拉伯数字分章编号。

如图1-2，表2-1，附注4-5，式6-7等。如“图1-.2”就是指本论文第1章的第2个图。文中参考文献采用阿拉伯数字根据全文统一编号，如文献[3]等，在正文中引用时用右上角标标出。附录中的图、表、附注、参考文献、公式另行编号，如图A1，表B2，附注B3，或文献[A3]。

8、公式

公式序号按章编排,并在公式后靠页面右边线标注,公式按出现先后顺序编号，如文中第一次出现的公式序号应为“（公式1）”，附录中的第一个公式为“（附公式1）”等。文中引用公式时，一般用“见公式1”或“由公式1”。

公式较长时在等号“=”或运算符号“＋－×÷”处转行，转行时运算符号书写于转行式前，不重复书写。公式中应注意分数线的长短（主、副分线严格区分），长分线与等号对齐。

公式中第一次出现的物理量应给予注释，格式见下例：

式中： Mf—试样断裂前的最大扭矩（N·m）；

θf—试样断裂时的单位长度上的相对扭转角

原则上公式居中书写，若公式前有文字（如“解”、“假定”等），文字顶格书写，公式仍居中写。公式末不加标点。1.8 结论

结论是理论分析和实验结果的逻辑发展，是整篇论文的归宿。结论是在理论分析、试验结果的基础上，经过分析、推理、判断、归纳的过程而形成的总观点。结论必须完整、准确、鲜明、并突出与前人不同的新见解。

书写格式说明：

标题“结论”选用模板中的样式所定义的“结论”，或者手动设置成字体：黑体，居中，字号：三号，1.5倍行距，段后1行，段前为0行。

结论正文选用模板中的样式所定义的“正文”，每段落首行缩进2字；或者手动设置成每段落首行缩进2字，字体：宋体，字号：小四，行距：多倍行距 1.25，间距：段前、段后均为0行。

1.9参考文献

引用文献是论证的辅助手段，应忠于原意，表达完整，准确切题。参考文献要反映论文的取材来源、材料的广博程度。引用的文献要有说服力，注意尽量多的引用国家核心期刊文献，避免引用的资料来自于可信度不高的文献或不正规的网络资源。要以引用与论文工作直接有关的文献为主，反映与该研究相关的最新研究内容。应是作者亲自阅读或引用过的，不应转录他人文后的文献。

（1）参考文献按照在正文中引用的顺序进行编码。（2）作者一律姓前名后（外文作者名应缩写），作者间用“,”间隔。作者少于3人应全部写出，3人以上只列出前3人，后加“等”或“et al”。

（3）标题“参考文献”选用模板中的样式所定义的“参考文献”，再居中；或者手动设置成字体：黑体，居中，字号：小三，1.5倍行距，段后1行，段前为0行。

（4）参考文献正文设置成字体：宋体，居左，字号：五号，多倍行距1.25行，段后、段前均为0行。“参考文献”四个字符之间空一个字符。

（5）按照引用的文献类型不同使用不同的表示方法。① 专著（注意应标明出版地及所参阅内容在原文献中的位置），表示方法为： [序号] 作者.专著名[文献类型标志].出版地:出版者,出版年.② 期刊中析出的文献（注明应标明年、卷、期，尤其注意区分卷和期号），表示方法为：

[序号] 作者.题（篇）名[文献类型标志].刊名.出版年,卷号（期号）:起止页.③ 会议论文，表示方法为：

[序号] 作者.篇名[文献类型标志].会议名,会址,开会年: 起止页.④ 专著（文集）中析出的文献，表示方法为：

[序号] 作者.篇名[文献类型标志].见（In）:文集的编（著）者.文集名.出版地:出版者,出版年:起止页.⑤ 学位论文，表示方法为：

[序号] 作者.题（篇）名[文献类型标志]:（博（硕）士学位论文）.授学位地:授学位单位,授学位年.⑥ 专利文献，表示方法为：

[序号] 专利申请者.专利题名[文献类型标志].专利国别,专利文献种类,专利号.出版日期.1.10致谢 向给予指导、合作、支持及协助完成研究工作的单位、组织或个人致谢，内容应简洁明了、实事求是，避免俗套。毕业设计（论文）致谢中不得书写与毕业设计（论文）工作无关的人和事，对指导老师的致谢要实事求是。

对其他在本研究工作中提出建议和给予帮助的老师和同学，应在论文中做明确的说明并表示谢意。

这部分内容不可省略。书写格式说明：

标题选用模板中的样式所定义的“致谢”；或者手动设置成字体：黑体，居中，字号：三号，1.5倍行距，段后1行，段前为0行。“致谢”两字空四个字符。

致谢正文选用模板中的样式所定义的“正文”，每段落首行缩进2字；或者手动设置成每段落首行缩进2字，字体：宋体，字号：小四，行距：多倍行距 1.25，间距：段前、段后均为0行。

1.11附录

不宜放在正文中但有重要参考价值的内容（如公式的推导、程序流程图、图纸等）可编入论文（设计）的附录中。此部分内容可有可无，根据自己实际情况。

2．书写及打印要求 2.1 封面

按照首页格式制作封面。2.2 中英文摘要 双面打印。2.3 目录 单面打印。

2.4 正文

正文从开始到致谢结束，单面打印。

论文撰写规范将论文中涉及到的所有内容的格式与书写规则都做了明确的规定，此部分内容大同学可以按要求排版，也可以直接下载“吉林农业科技学院毕业论文（设计）本科模版”，在模版中直接添加论文内容即可。吉林农业科技学院本科论文结构（农、理、工科类用）

封皮（参照“吉林农业科技学院毕业论文（设计）本科模版”）

中、英文摘要

（参照“吉林农业科技学院毕业论文（设计）本科模版”）

目□□录

（标题“目录”，字体：黑体，字号：三号。间隔两个字符，章、节标题和页码，字体：宋体，字号：小四）1□□一级目录（黑体，三号，1.5倍行距，段后1行）

1.1□□二级目录（黑体，四号，1.5倍行距，段前0.5行）

1.1.1□□三级目录（黑体，小四，1.5倍行距，段前0.5行）1.1.1.1□□四级目录（黑体，小四，1.5倍行距，段前0.5行）

结□□论

（黑体，居中，字号：三号，1.5倍行距，段后1行，段前为0行。）

参□考□文□献

（黑体，居中，字号：三号，1.5倍行距，段后1行，段前为0行。）

致□□谢

（黑体，居中，字号：三号，1.5倍行距，段后1行，段前为0行。）吉林农业科技学院本科论文结构（文科类用）

封皮（参照“吉林农业科技学院毕业论文（设计）本科模版”）

中、英文摘要

（参照“吉林农业科技学院毕业论文（设计）本科模版”）

目□□录

（标题“目录”，字体：黑体，字号：三号。间隔两个字符，章、节标题和页码，字体：宋体，字号：小四）

一□□一级目录（黑体，三号，1.5倍行距，段后1行）

（一）□□二级目录（黑体，四号，1.5倍行距，段前0.5行）

1□三级目录（黑体，小四，1.5倍行距，段前0.5行）（1）□□四级目录（黑体，小四，1.5倍行距，段前0.5行）

结□□论

（黑体，居中，字号：三号，1.5倍行距，段后1行，段前为0行。）

参□考□文□献

（黑体，居中，字号：三号，1.5倍行距，段后1行，段前为0行。）

致□□谢

（黑体，居中，字号：三号，1.5倍行距，段后1行，段前为0行。）

第四篇：企业档案工作规范

企业档案工作规范

DA／T 42—2009(国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施)1 范围

本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB／T 9705 文书档案案卷格式 GB／T 11821 照片档案管理规范

GB／T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB／T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB／T 18894 电子文件归档与管理规范 DA／T 1 档案工作基本术语 DA／T 12 全宗卷规范 DA／T 13 档号编制规则

DA／T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA／T 22 归档文件整理规则

DA/ T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范

ISO 15489.1 信息与文献一文件管理：通则 IS0 15489.2 信息与文献一文件管理：指南

3术语和定义

DA／T 1—2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1 企业档案business records

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2 企业档案工作business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3 电子档案electronic records

具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4 档案信息化archival informationization

运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。

4档案工作总则

4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。

4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。

5档案工作组织 5.1 组织系统建设 5.1.1档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2 档案机构设置

企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。5.1.3 档案人员配备

企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4 档案工作体系

企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。5.2企业管理职责

5.2.1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。

5.2.2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。5.2.3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

5.2.4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。

5.2.5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。5.3企业部门职责

5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。5.3.2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发[2002]5号文件要求。5.4档案部门职责

5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。5.5档案人员要求

5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。

5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。

6档案工作制度 6.1 工作规章

6.1.1明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

6.1.2 制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

6.1.3 建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。

6.1.4 制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。6.2管理制度

6.2.1 文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

6.2.2 档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。

6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。6.2.7 电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。6.3业务规范

6.3.1 文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

6.3.2 档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

6.3.3 文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。6.3.4 特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

7档案业务工作

7.1 企业档案工作与业务活动

7.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

7.1.3 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。7.2文件的形成、积累

7.2.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

7.2.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

7.3文件整理与归档 7.3.1 文件整理 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA／T

22、GB／T 11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB／T 11821、DA／T

15、GB／T 18894、DA／T 32等标准的要求。7.3.2 文件归档范围

7.3.2.1 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发[2004]4号文件要求。

7.3.2.2 归档文件的主要来源有：

——本企业形成的文件；

——本企业引进项目、外购设备等接收的文件；

——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；

——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；

——本企业执行、办理的外来文件。

7.3.2.3 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA／T 28；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。7.3.3文件归档时间

7.3.3.1 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。

7.3.3.2 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

7.3.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

7.3.3.4 会计核算专业材料应在会计终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

7.3.3.7 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。7.3.4 文件归档要求

7.3.4.1 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。

7.3.4.2 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。

7.3.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

7.3.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

7.3.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。7.3.4.6 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》(见附录B表B.1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。7.4档案收集工作 7.4.1 文件归档的交接

7.4.1.1 文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。7.4.1.2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。

7.4.2 档案与资料的收集

7.4.2.1 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。7.4.2.2 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。7.4.2.3 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。

7.4.2.4 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。7.4.2.5 企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。7.5档案整理工作

7.5.1 档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。7.5.2 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

7.5.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。7.5.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA／T 13。

7.5.6 档号可采用“[全宗号—]分类号(或项目代号或目录号)—案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([ ]表示可选)结构。

全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。7.5.7 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。

互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA／T 12。7.6档案保管工作

7.6.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。

7.6.2 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。7.6.3 库房管理

7.6.3.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ 25)。

7.6.3.2 库房温、湿度应符合JGJ

25、GB／T 18894和DA／T 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。

7.6.3.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

7.6.3.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。7.7档案鉴定工作

7.7.1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。

7.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。

7.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。

7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。

7.7.5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

7.7.6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B.3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。7.8档案统计工作

7.8.1 档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。

7.8.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆(室)藏情况；入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。7.8.3 档案统计工作应保持连续性。7.9档案利用工作

7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。

7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。’

7.9.3 利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录B表B.5)。

7.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。

7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。7.9.6 企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。

7.9.7 企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。7.9.8 企业可利用档案举办档案陈列或展览。

8档案信息化建设

8.1 档案信息化目标与原则

8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。8.2电子文件的归档

8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB／T18894第6章。8.2.4 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB／T 17678.1和GB／T 18894。

8.2.5 加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。8.3传统载体档案数字化

8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。8.3.2 纸质档案数字化应符合DA／T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA／T 43的要求。8.3.3 照片档案和声像档案数字化文件格式见DA／T 32的附录B。

数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。8.4电子档案的保管

8.4.1 电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。

8.4.2 电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA／T 32的附录C，保管要求见GB／T 18894的9.4。

8.4.3 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。8.4.4 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

8.4.5超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB／T 18894中9.8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。8.5档案网络化服务

8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。

8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。

8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。

8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。8.6档案管理系统软件

8.6.1 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。

8.6.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。8.6.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

9档案工作设施设备 9.1 档案库房

9.1.1档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。

9.1.2 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。9.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。

设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。9.2业务技术用房

9.2.1 业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。9.2.2 企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。9.3阅览及陈列室

阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。

陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。9.4档案装具

9.4.1 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。

9.4.2 各类档案盒规格、式样和质量应符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。9.5保护设备

9.5.1 档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。9.5.2 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。9.5.3 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。9.6技术设备

9.6.1 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。

9.6.2 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。9.6.3 配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。

9.6.4 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

第五篇：文书撰写工作规范

文书撰写工作规范

为进一步规范中心文书撰写工作质量，有效提高工作效率，现拟定中心工作人员常用的工作计划、工作总结、调查报告、业务技术指导书及检验报告等文书撰写规范，请全体人员遵照使用，并纳入科室工作质量考核和个人技术晋升聘用考核内容。

一、各类常用文书内容规范要求(一)工作计划

计划是行动的先导。工作计划则是工作之前用文字形式拟定的工作内容和步骤。工作计划一经讨论通过，一般作为通知的附件下发（或科室作为材料上报中心），对本部门或本科室的工作具有权威性和约束力。

1.计划种类

常见有规划、设想、计划和安排打算等等。

规划属于轮廓式的，时间跨度比较长，一般设定在三五年以上；设想属于粗线条的，非正式的计划；计划则比较深入和细致；同计划相比，安排、打算的时限更短，内容更为集中和具体。

2.撰写规范

计划内容的表述形式主要有条文式和表格式两种。常见条文式计划的写法规范为：

(1)标题：通常包含单位（科室）名称、时限、内容、文种名称等四项。这四项的顺序不能颠倒，时限应写全称，内容应简明，使之一目了然。如“合肥市疾病预防控制中心二〇〇六年工作计划”、“免疫规划科二〇〇六年工作计划”。标题字数过多的，标题中可考虑不写单位（科室）名称，但就必须在落款时书写单位（科室）名称。

(2)正文：内容繁简不同，但必须包括“做什么、怎样做、什么时候做完”等三个要素。

正文开头一般应提出总的任务和要求，说明“做什么”（有的还要说明为什么要这样做和能不能这样做，以加强执行计划的信心和决心），任务和要求必须具体，能量化的必须量化。

提出总体任务和要求之后，就要分块或分条列项，把总体任务分解到有关部门（小组）或人员，并且根据实际需要或详或略地交代完成任务的步骤、方法、政策精神，提出时间要求。这就是谁去做、怎样做、什么时候做完。

(3)结尾：结尾有时要有几句概括认识、表示决心的话，有时意尽则止。计划末尾要有落款，写明制订计划的单位和时间（标题列入单位名称的可直接落款时间）。

3.撰写中应注意的问题

常见有些计划虽然提出了任务，但没有将任务分解到具体的部门（小组），有时只讲“群策群力”、“广泛发动干部群众”之类的套话；或者提出了任务，而没有交代方法、步骤与时间要求，这样的计划往往容易落空。不解决“谁去做”、“怎样做”、“什么时候做完”，计划就会流于形式。

(二)工作总结 把工作总结仅仅理解为“回答”前期拟定的计划是否完成或完成得怎么样，这是不全面的。因为工作总结以及其他内容的总结是不同于“情况反映”、“情况汇报”的，它固然要回答计划是否完成或完成得怎么样，但更重要的是要通过对工作过程的矛盾分析，说明是怎么样完成的或为什么完成不了，其间有什么经验、体会、问题、缺点，今后打算怎么办等等。简言之，只有把感性认识上升到理性认识，才能使“正确的获得推广，错误的不致重犯”。

因而说，所谓工作总结，实质上是对以往工作实践的理性概括。总结通常反映人们对工作的理性认识，对决策具有一定的参考价值，较计划相比，文字上可以写得比较生动活泼一些。

1.总结种类

常见有综合性总结、专题性总结和个人总结三类。2.结构形式与撰写要点

总结的种类不同，其撰写的结构形式不尽相同。(1)综合性总结：

单位和科室的工作总结属于这一类。

撰写的结构形式一般有分条式、分块式和三段式三类。分条式撰写方式为每条有情况、有分析、有结论。

分块式撰写方式为分门别类，自成章节。如“经济工作”、“思想工作”、“班子建设”、“今后设想”等等。

三段式的结构形式使用频率较高。三段分为：工作情况（归纳工作进展、成绩和失误，不拘泥于时间顺序，而着眼于主次、轻重，表现为横式结构），经验体会（提炼出的理性认识，不是对工作情况中每一项内容的简单评说，而是对全面工作进行综合分析后概括出来的。其中讲到的发生发展过程，按时间顺序。属于“横里藏纵”，但从总体上看，各条经验之间还是“横向联系”。），今后打算。

(2)专题性总结： 特点就是“专”，内容专项，经验专门。

向上级汇报如何开展某项工作的总结，其结构形式一般为“概括——收获——体会”。

汇报工作进展的总结撰写时通常按时间顺序，以纵式结构为主。

用于先进经验或失误教训的工作总结，其撰写的结构形式多为“成绩或问题——经验或教训——不足之处或整改措施”。开头可以采用“倒悬法”，用极简要文字说明成绩问题，随即引出几条经验或教训，以横式结构为主。

(3)个人工作总结：

应要求选择感受最深的一两点来写，交流工作过程、做法和措施等，只取与感受有关的部分，其余略去，做到不记“流水帐”。

3.撰写中注意的问题

无论是哪一种结构形式，都少不了介绍情况，归纳经验。工作总结撰写中表述情况和经验应注意一下几个问题：

(1)表述情况要清，切忌“记流水帐”。

由于往往专题总结时间跨度较短，如“艾滋病宣传周总结”等极易写成流水帐，对此类专题总结可以写成归纳式，要高度概括，不要总觉得归纳会抹煞工 作成绩。将宣传周内的所有宣传形式、印制的宣传品种类、数量、受教育的人数作分别统计，对宣传周期间创新的形式，效果好的做法作详细阐述，而不能把每一项内容都大篇幅赘述。

描述情况至少要注意三点：①点面结合，突出重点；（既然要避免以点代面，又要防止面面俱到）②交代一下环境和背景，使人明白你的工作是在什么情况下开展的；③详略得体，容易明白的少写，有助于说明经验的多写。

(2)阐明经验要新，切忌“官话和套话”。总结检验不是指蓄意“标新立异”，故弄花样，而是要求总结出一些新鲜、管用的经验，使本部门、本单位能够超越自我，前进一步。

(3)常规工作有数字且对比，切忌“空洞无数据”。

总结切记就事论事，总结的目的是发现问题，总结经验和教训，所以总结的数据要有纵向比较，使阅读者了解当前此项工作所处的水平，工作是呈上升势头还是下降趋势。

(4)语言内容宜朴实无浮华，切忌“溢美和护短”。

总结内容的语言力求准确、朴实，避免浮华。在指导思想上要注意“不溢美、不护短”，特别是总结中查摆问题应客观公正，避免“成绩都是自己努力获得的，存在问题都是其他协作部门，甚至外单位、外环境造成的”。这样不利于对问题的下一步纠正，甚至陷入整改问题的“死胡同”，同样失去总结应具有的“正确的获得推广，错误的不致重犯”的重要意义。

(三)调查报告

调查报告是介乎工作总结和新闻通讯之间的一种边缘性文体。也是中心专业技术人员必备的技能。它以记叙为主，兼用说明、议论、描写等多种表达方式。因此，它的表达方式灵活多样，可以写得比较生动活泼一些，甚至五光十色。

1.调查报告种类

调查报告一般分为综合性和专题性两种。

综合性调查报告的容量大，涉及面广，通常是分工合作去完成；专题性报告一般是对某项工作（事件），某个问题或某人某事的调查，内容比较单纯，可以单独执笔或一两个人合作写成。

2.调查报告的选题

无论哪种类型，调查报告的选题非常重要，题目选得比较恰当，调查与写作就较为顺利。选题应考虑：

(1)考虑本系统、本单位、本部门比较突出的难题，目的是通过调查研究，寻找解决的办法与出路。

(2)选择本系统、本单位解决得较好的问题，旨在总结新经验，推动面上的工作。

(3)围绕领导班子在某段时间内试图解决的问题，以便为决策提供充分、有力的依据，使调查报告“言当其时，切中时需”。

(4)针对干部、群众在某个时期内的情绪、愿望与心态选题，以帮助各级领导机关及时调整政策，做好工作，密切党和人民群众的联系。

我中心业务技术人员多用于调查“公共卫生突发事件”采写的调查报告，就属于针对短期内急待解决的问题。调查报告撰写的质量直接关系到“反映对该 突发事件的理性认识，对上级领导决策具有重要的参考价值”，重要意义无须赘述。

3.撰写规范

调查报告的文体可以比较活泼，但不代表没有约束。撰写应注意以下几个问题：

(1)情况要清楚，观点要鲜明：

调查情况与研究成果这两个概念是密切联系在一起的，就是说，既然作了调查，就要把情况说清楚，调查了什么？情况怎么样？你的基本看法如何？有什么理由和根据？观点要鲜明，便于领导审阅和决策。

切忌调查报告没有自己的观点，仅将调查事件情况简单罗列、数据胡乱堆砌，无调查结论、无基本看法，或者结论无根据，成为有调查无结果。

(2)开头应“艺术”，文体可活泼：

调查报告因其文体的特殊性，完全可以采用一上来就非常吸引人们“眼球”的方式。但是至于用什么方式开头比较好，很难“一言以蔽之”。简单说调查报告的开头可以五光十色、多种多样。好的开头应做到“因文制宜”，“各得其所”。

主要表现手法有：

①设臵悬念法：利用人们的好奇心、求知欲，用设问句开头，以吸引读者。②揭示主体法：把基本观点或调查的结论在开头表述出来。③强调危机法：即开头揭示事态严重性的方法。

④交代背景法：指交代调查的目的、对象、经过等。

⑤突出成绩法：开头概述调查对象的显著成绩以引人入胜的方法。(3)结构可随事，逻辑应严密：

撰写调查报告，其主体结构重在随事立体，合理安排，使之具有严密的逻辑性。

常见类型有：

①按时间顺序写。特别是对某件事态发展始末的调查，常以时间为线索。这样写易于揭示因果关系，给人留下完整的印象。

②按经验或问题写。围绕基本经验，概括几条具体经验、具体做法，有的冠以小标题。这种写法眉目清楚，脉络发明。

③纵横交织写。例如先按事物发生、发展的顺序写，然后从中归纳出几条经验、做法或有待进一步处理好的矛盾关系。纵中有横，具体充实。

以突发公共卫生事件调查报告为例，此类文种最常见。撰写的要求为： ①总体概括 发现事件的时间、谁报告的、调查的时间、病例统计截止时间、有无死亡。

②详细叙述流行病学调查结果 病例出现的时间（传染病首发病例），病例的三间分布和主要临床表现，环境卫生状况，事件发生地与事件分析有意义的其他情况，如果系一起呼吸道爆发疫情，食品卫生、饮水卫生状况不必罗列其中。总之，所有调查紧紧围绕着弄清事件性质而展开，报告也应围绕着事件性质而分析。检验结果报告等。

③事件性质判断 事件性质很清楚时直接报告事件性质，如检验结果尚未出来或一时难以明确，可以加上“疑似”二字。④已采取的措施和下一步工作打算 将已采取的措施和下一步的处理打算交代清楚即可。

(四)业务技术指导书

业务技术指导书是中心业务技术人员深入现场检查、指导使用的专用文书，该文书一式两份，撰写后即现场交被指导单位一份，具有直接的业务技术指导意义。

1.指导书制作原则

(1)代表中心实施疾病预防控制工作督导，不代表个人意见和行为。(2)针对特定的被指导单位和事，在实施具体疾控指导行为时制作。(3)指导意见的提出有法律法规及疾控工作规范要求作为依据。(4)指导书主题明确，指导意见具体并具有可操作性。2.撰写规范要求(1)填写完整性：

按照业务技术指导书的规定格式逐项逐栏填写，不空项不漏项，保持指导书的完整性。同时，完整性的要求还应包含其项目和栏目填写的准确与正确（譬如被指导单位名称应该使用全称）。

(2)用语规范性：

业务技术指导书是一种实效性文书，从文体上讲属于一种应用文。除了要采用正确的遣词造句、正确的标点符号、保持文字精炼、做到言简意骇、切忌罗嗦重复外，特别要强调运用法律法规政策，并使用疾病预防控制专业技术用语。

不能使用方言、俗语、土语、缩写词和非规范化简化字，在文字描述上不要使用模棱两可性词语，不使用不确切语言，在描述数量时不要含糊不清等。

(3)文字严谨性: 严格由事及理、由理而断的逻辑关系，充分运用、引用法律法规政策依据和卫生技术规范要求，对描述的属于违反上述要求的事实要明确详细，不能使用“不符合要求”“存在问题”等语句，详细提出改进意见。

(4)制作合法性: 严格按照疾病预防控制工作的要求和管理范围进行业务技术指导书的制作，按照职责范围进行业务技术指导。同时，注意不超越职权范围提出其他意见。

(5)出具时效性: 第一是制作和发出时间的时效，应在发现问题的第一时间予以提出指导意见和要求；第二是复查时间的限定，对查出的问题提出整改期限，并明确复查的时间，强调对问题的整改时间要求，以增强被指导单位迅速整改的迫切性。要充分体现业务技术指导书的高效性及一定时间内的有效性，并注意文书制作后被检查单位陪同人员的签收。

(五)检验报告 1.撰写规范要求

检验报告按照合肥市疾控中心国家实验室认可制定的《程序文件》中“检测报告管理程序”要求进行编制，在此不再赘述。

2.考核评定

中心质量管理科按照《作业文件》中“检测报告质量检查考核办法”的内 容定期进行抽查考核，考核依据质量管理科全年考核成绩予以评估。

二、文书格式及相关通用要求(一)文书打印件排版要求

此处要求主要针对工作计划、工作总结和调查报告的打印件排版。业务技术指导书及检验报告有另行统一文本，按文本要求执行。1.页面设臵

为方便操作，也考虑到页面的美观，可直接选择“Microsoft Word”默认值，即页边距上下采用“2.54”厘米，左右采用“3.17”厘米即可。注意超过2页的内容应设臵页脚标注页码。

除了标题居中外，正文各行开头均应空两个汉字距离，并采用“两端对齐”设臵（包括小标题）。

2.字体选择

为统一规范，字体选择为： 标题一律采用“宋体”，正文采用“仿宋体”。3.字号及行距选择

为统一规范，同时考虑美观，字号选择为： 标题为“二号”、正文用“四号”或“小四号”（根据内容多寡决定）。行距固定值一般选用19～23磅（四号字）或18～22磅（小四号字）。行距在此区间的多少磅的选择应根据正文页面控制，尽量不要将最后一页仅留不到半页的字数。

(二)文书内容中数字用法要求 1.成文日期要用汉字书写，如“二〇〇六年十二月二十日”，而不能写成2006年12月20日，更不能缩略成2006.12.20。

2.以下涉及数字用汉字书写：

(1)由数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略词或具有修辞色彩的语句，其中的数字用汉字书写。

如：一定 两岸 十月革命 第三世界 一年四季 “十一五”规划 三令五申(2)邻近的两个数字（一、二、三、……九）并列连用表示概数的时候，要用汉字书写，中间不宜用顿号隔开。

如：三五天 四十七八岁 五六十种

(3)个位数字（一、二、三……九）的口语化成分较重，如果不是表示科学计量和具有统计意义，可以用汉字书写。

如：一天假 两个人 三本书 四种意见 读了五遍(4)夏历和中国清代以前历史纪年用汉字书写。

如：正月初一 丙子年八月十五日 太平天国庚申十年九月二十四日(5)星期几一律用汉字书写。

3.以下涉及数字用阿拉伯数码表述：(1)一般年、月、日和时刻。

如：2002年9月9日早上7点20分 下午4时3刻

毛泽东（1893.12.16~1976.9.9）民国30年（1941年）(2)统计数字： 4位数以下，直接按数字表述； 如：4000元 500克

5位数以上，尾数零多的，按实际需要用万或亿作单位。如：2.5万元 3.45亿公里（不能写作3亿4千5百公里）

总之，凡是可以使用阿拉伯数字而且又得体的地方，均应使用阿拉伯数字。(三)文书内容中结构层次序数的规范要求

有的文书内容丰富，叙事、说理涉及的层面较多，结构层次序数应规范设臵为：

第一层：“一”；第二层：“(一)”；第三层：“1.”；第四层：(1)。有助于文面清晰，加强文字的条理性。

注意“1”的后面使用“.”而不是“、”，“(一)”或(1)后面不能再书写“、”等其他标点符号。